Procedimiento para el Reclutamiento y Selección de Personal

Texto completo

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Datos de Control Fecha de entrada en vigor:

CONTROL DE FIRMAS

Elaboración

Sergio Navarrete Arvizu Jefe de Departamento de Formación

y Desarrollo

Revisión

Ing. Víctor Leonardo Beltrán Sánchez de Aparicio

Subdirector de Recursos Humanos

Aprobó

Lic. Rebeca Josefina Molina Freaner Directora de Planeación, Administración, Evaluación y

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Hoja de Control de Cambios No. Rev. Pág (s)

Afectadas Descripción del Cambio

Fecha de Emisión

1 Portada Actualización de autorizaciones por cambios en la organización. Enero 2007

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Contenido 1. Objetivo

Definir las actividades y lineamientos para el reclutamiento y selección de personal de nuevo ingreso, a fin de asegurar que el personal contratado a partir de la identificación de las necesidades de las áreas cumpla los requisitos definidos en la descripción y perfil de puesto correspondiente y, en lo posible evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del servicio e incluso la seguridad de la organización.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los candidatos interesados en incorporarse como personal del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos.

3. Referencias

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Título Primero. Capítulo I. Artículo 3°, Frac. V, Artículo 5, Título Tercero Capítulo II Artículo 73, Fracciones X y XI Capítulo III Artículo 89 fracción II, 109, Fracción III. Título Sexto Artículo 123 apartado B D.O.F. 5-II-1917 y sus Reformas

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Título Primero, capítulo único. Artículo 1°, 2° 9°, 17°, 19°. Capítulo II, Artículo 38° Frac. I Inciso C. D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Decreto por el que se crea el Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. D.O. 31-08-1981.

Estatuto Orgánico del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. Capítulo segundo. De la Organización y Estructura, Artículo 14.- Fracción XXIII. Artículo 16.- Fracción XV. Capítulo Quinto Artículo 22.- Fracción XII, XIII, XVIII y XX. Artículo 26.- Fracción IV. Artículo 30.- Fracción IX.

4. Criterios de Calidad/Lineamientos/Políticas

5. Responsabilidades

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Aprobar este procedimiento para su implantación.

5.2 Del Subdirector de Recursos Humanos

Revisar este procedimiento para su implantación.

Asegurar que los documentos que se solicitan se encuentren disponibles para su acceso cuando sea requerido.

Entregar las copias controladas obsoletas al titular del Departamento de Formación y Desarrollo.

5.3 Del Titular del Departamento de Formación y Desarrollo

Elaborar y actualizar este procedimiento, cada doce meses o antes si se requiere, a partir de su fecha de emisión.

Resguardar y mantener los documentos internos originales asociados a este procedimiento.

Conservar los documentos obsoletos (en original) de la versión anterior a la vigente, así como su identificación.

Destruir las copias controladas obsoletas.

Revisar la estructura del documento y realizar su distribución, entrega y retiro. Capacitar al personal responsable en la aplicación del procedimiento.

Aplicar este procedimiento con el apoyo del personal a su cargo.

5.4 De los Jefes de Departamento y Responsables de la aplicación del procedimiento.

Aplicar estrictamente los documentos aprobados. Apegarse estrictamente a este procedimiento.

Participar en la elaboración y actualización de los documentos según se requiera.

Asegurar el estado de los documentos en condiciones que prevengan su daño o deterioro.

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6. Definiciones

Administración de personal. Es la utilización de los recursos humanos para alcanzar

objetivos organizacionales. En consecuencia, comprende a los mandos de todos los niveles. Es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

Entrevista de selección. Pese a ser subjetiva, la entrevista personal es un factor

determinante en la decisión final respecto de la aceptación o no de un candidato al empleo. La entrevista de selección debe ser dirigida con gran habilidad y tacto, para que realmente pueda producir los resultados esperados. Además, tiene innumerables aplicaciones: elección en el reclutamiento, selección, consejería y orientación, evaluación del desempeño, desvinculación, etc.

Etapas de la entrevista de selección.

a) Preparación: Las entrevistas de selección, determinadas o no, deben ser preparadas o planeadas de alguna manera. Aunque el grado de preparación varíe, debe ser suficiente para determinar:

• Los objetivos específicos de la entrevista;

• El método para alcanzar el objetivo de la entrevista; y

• La mayor cantidad posible de información acerca del candidato entrevistado.

b) Ambiente: puede ser de dos tipos. • Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y solo para ese fin; • Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial.

c) Desarrollo de la entrevista: es la etapa fundamental del proceso, en el que se obtiene la información que ambos componentes desean. • La entrevista es dirigida: cuando el entrevistador sigue un derrotero establecido previamente, el cual sirve como lista de verificación, y por lo general, utiliza un formulario que sigue el orden de la solicitud de empleo. Este proceso es sencillo, fácil y rápido porque exige hacer anotaciones mínimas. lo cual permite que el entrevistador se concentre en el sujeto y no en las anotaciones ni en la secuencia de la entrevista. • La entrevista es libre o no dirigida: cuando sigue el curso de las preguntas-respuestas-preguntas, es decir cuando no hay un derrotero preestablecido para cada entrevista. En una entrevista inicialmente se busca establecer contacto con el candidato para obtener información respecto de su vida y de su carrera profesional. Su infancia, su educación, los grados obtenidos en las escuelas donde estudio, la manera como enfrento los trabajos que le fueron encomendados, las razones por las cuales se desvinculo de las empresas donde trabajo. No debe darse oportunidad para que períodos oscuros de su vida pasen inadvertidos. El papel del entrevistador es de importancia capital en la entrevista.

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d) Terminación de la entrevista: Para su terminación existe una necesidad semejante. • El entrevistador debe hacer una señal clara que indique el final de la entrevista. • El candidato tiene que recibir algún tipo de información referente a lo que debe hacer en el futuro.

e) Evaluación del candidato: A partir del momento en que el entrevistado se marcha, el entrevistador debe iniciar la tarea de evaluación del candidato, puesto que los detalles están frescos en su memoria.

Pruebas Cualquier medida de rendimiento u otra información escrita utilizada para tomar una

decisión laboral.

Pruebas de conocimiento o de capacidad. Las pruebas de conocimiento tienen como

objetivo evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades adquiridos mediante el estudio, la práctica o el ejercicio.

1- Según la manera como las pruebas se apliquen, pueden ser: Orales: preguntas y respuestas verbales; Escritas: preguntas y respuestas escritas; De realización: ejecución de un trabajo, prueba de mecanografía, de taquigrafía, de diseño, o de manejo de un vehículo o fabricación de piezas.

2- En cuanto al área de conocimientos, las pruebas pueden ser generales cuando tienen que ver con nociones de cultura o conocimiento generales y específicos cuando indagan conocimientos técnicos directamente relacionados con el cargo en referencia.

3- En cuanto a la manera como se elaboran: • Tradicionales: disertativo, expositivo; • Objetivas: mediante pruebas objetivas; • Mixtas

Pruebas psicométricas. Se basan en el análisis de muestras del comportamiento humano,

sometiéndose a examen bajo condiciones normativas, verificando la aptitud, para intentar generalizar y prever como se manifestara ese comportamiento en determinada forma de trabajo.

La prueba psicométrica es una medida objetiva y estandarizada de una muestra de comportamiento.

Se basan en las diferencias individuales que pueden ser físicas, intelectuales y de personalidad, y analizan cómo y cuánto varía la aptitud del individuo con relación al conjunto de individuos, tomado como patrón de comparación.

Prueba de conocimiento ofrece un diagnostico real de las habilidades del candidato, en tanto que una prueba de aptitud proporciona un pronostico futuro de su potencial de desarrollo.

Pruebas de personalidad. Las pruebas de personalidad pretenden analizar los diversos

rasgos determinados por el carácter (rasgos adquiridos) y por el temperamento (rasgos innatos). Se denominan genéricas cuando revelan los rasgos generales de personalidad en una síntesis global; y especificas, cuando investigan determinados rasgos o aspectos de la

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personalidad como equilibrio emocional, interés, frustraciones, ansiedad, agresividad, nivel de motivación, etc.

Puesto. Consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organización

pueda alcanzar sus objetivos. Conjunto de tareas y responsabilidades especificas que debe asumir una persona y que generalmente incluye una relación entre dos o más personas. Descripción de las actividades que se realizan en el trabajo y las condiciones bajo las cuales se realizan.

Reclutamiento. Es el proceso de atraer individuos de manera oportuna, en número suficiente

y con los atributos necesarios, y alentarlos para que soliciten los puestos vacantes en una organización. Entonces se pueden seleccionar los solicitantes con los atributos que están relacionados más estrechamente con las especificaciones del puesto. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la organización.

Selección. Proceso administrativo para la identificación de candidatos e incorporación de

personal en el INEA, realizado a partir de la definición de las necesidades de la organización, sus objetivos y resultados previstos. Es un proceso complejo que implica equiparar las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad de los solicitantes con las especificaciones del puesto.

Es la etapa final del proceso de reclutamiento, durante la que se decide quién ocupará el puesto. Una decisión tan importante debe tomarse de la manera más objetiva posible. La selección tiene como objetivo asignar a cada puesto a los individuos que tendrán éxito en la realización de su trabajo, alcanzar las metas de desempeño e integrarse a los equipos de manera que sea efectiva en cuanto a los costos, legal y no discriminatoria.

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7. Diagrama de Flujo FO-AM-01 Solicitud de Contratación FO-FD-07 Solicitud de Empleo FO-AM-06 Requisición de Personal INICIO

Dirección de área solicita contratación

Depto. Admisión verifica disponibilidad de plaza

Depto. Admisión transfiere requisición original validada al Depto. Formación

4 2 1

3

Depto. Formación identifica candidatos en cartera interna y fuentes externas

Depto. Formación. Convoca candidatos. Entrega formato solicitud. Programa

Entrevistas

Elabora informes de evaluación y envía al área solicitante.

5

6

Depto. Formación. Prepara y realiza Entrevistas. Prepara Baterias de Pruebas.

7

Formación realiza pruebas y coordina aplicación de exámenes técnicos.

Dir. Area analiza resultados y comunica a S. RrHh decisión final

Dir. Area envía a Depto. Admisión Solicitud de Contratación 8 9 10 11

Depto. Formación informa a los candidatos no seleccionados la decisión e inicia proceso de

Inducción. 12

Formación integra resultados del proceso. Transfiere documentación del nuevo empleado a Admisión y conserva los restantes.

13

FIN

RE-AM-02 Registro de solicitudes de Selección

Depto. Admisión registra Solicitud. Conserva copia de la requisición

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8. Descripción de Actividades A c ti v id a d Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control)

1 Director de Área Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos se cubra una vacante en su área

Requisición de personal FO-AM-06

2 Subdirección de Recursos Humanos

Recibe requisición y turna al Departamento de Admisión y Movimientos para verificación de

disponibilidad de la plaza solicitada.

3 Departamento de Admisión y Movimientos

Verifica disponibilidad. En caso de que afirmativo turna requisición al Departamento de Formación y Desarrollo para

iniciar el proceso de reclutamiento y selección. En caso negativo notifica al Área.

4

Departamento de Admisión y Movimientos

Registra los datos generales de la solicitud. Turna original al titular del Departamento de Formación y Desarrollo.

Registro de Solicitudes de Selección RE-AM-02 5 Departamento de Formación y Desarrollo de Personal

Recibe Requisición de Personal, consultando cartera de personal para determinar si tiene candidatos. En caso de no existir candidatos busca opciones en fuentes de

reclutamiento externo. 6 Departamento de Formación y Desarrollo de Personal

Convoca a candidatos para dar inicio al proceso de selección. En caso de existir una propuesta específica por parte del área solicitante se considera como uno de los candidatos. Integra batería de pruebas psicotécnicas

para aplicar según la descripción/perfil del puesto correspondiente. Entrega a los candidatos Solicitud de Empleo para su llenado previa a la fecha prevista para

la entrevista inicial. Y solicita la incorporación de Currículo Vitae actualizado.

FO-FD-07 Solicitud de

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A c ti v id a d Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control) 7 Departamento de Formación y Desarrollo

Programa entrevistas con los candidatos y prepara la documentación para la realización de la misma. Llena

Registro para Entrevistas. Realiza Entrevista al candidato(s).

RE-FD-02 Registro de Entrevistas 8 Departamento de Formación y Desarrollo

Programa aplicación de pruebas y registra en el formato correspondiente. Aplica exámenes psicométricos y en su caso solicita al área que requiere la contratación exámenes técnicos. En caso necesario el área solicitante podrá aplicar

y evaluar el resultado de exámenes técnicos.

RE-FD-03 Registro de Aplicación de Pruebas Baterías de Exámenes FO-FD-08 Reporte de Evaluación Psicotécnica 9 Departamento de Formación y Desarrollo

Integra los resultados de los tres candidatos que hayan obtenido la calificación más alta. Elabora informe y envía a la Dirección de Área.

Informe de Evaluación.

Oficio

10 Dirección de Área

Considerando el informe proporcionado por la Subdirección de Recursos Humanos, define la persona que debe contratarse y comunica a la Subdirección de Recursos

Humanos la decisión final.

Oficio

11 Dirección de Área

Envía al Departamento de Admisión y Movimientos la Solicitud de Contratación de Personal Honorarios capítulo 1000 u oficio de alta (estructura), según corresponda, junto con la documentación personal. (PR-AM-01 Procedimiento para Contratación de Personal de Honorarios/ Lineamientos

Contratación de Personal/Reglamento de Ingreso y Promoción)

Formato FO-AM-01

12 Departamento de Formación y Desarrollo

Informa a los candidatos que no fueron seleccionados el resultado del proceso de selección

Inicia proceso de inducción informando al seleccionado fecha y hora de la misma (PR-FD-01 Procedimiento para la

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A c ti v id a d Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control) 13 Departamento de Formación y Desarrollo

Integra expedientes de los candidatos. En el caso de personal contratado como resultado del proceso entrega al

Departamento de Admisión y Movimientos toda la documentación generada para ser integrada en el

expediente del nuevo empleado.

En el caso de candidatos no contratados archiva documentación en el Departamento y la preserva por un

periodo de 2 años.

9. Registros

No. de Control Nombre Responsable de Retenerlo

Tiempo de Retención

RE-AM-02 Registro de Solicitudes de Selección de Personal Departamento de Admisión y

Movimientos 5 años

RE-FD-02 Registro de Entrevistas Departamento de Formación y

Desarrollo 5 años

RE-FD-03 Registro de Aplicación de Pruebas Departamento de Formación y

Desarrollo 5 años

10. Anexos

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