MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
Fecha de aprobación: 15 de febrero de 2013. Fecha de Vigencia: 2013
Instancia de aprobación: Comité de Archivo Dependencia: Secretaría General
Versión del documento: Primera Responsables de su elaboración:
Luz Ángela González Gómez, Directora Administrativa
Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo Administración Documental
2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN ... 6 OBJETIVOS ... 8 OBJETIVO GENERAL ... 8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 8
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA ... 9
1. PRODUCCIÓN ... 9
1.1 FIRMAS AUTORIZADAS: ... 11
1.2 CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS: ... 11
1.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ... 12
1.3.1 CARTA: ... 12 1.3.2 MEMORANDO: ... 19 1.3.3 CIRCULARES ... 24 1.3.4. ACTAS ... 33 1.3.5. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS: ... 39 1.3.5.1. Certificado: ... 42 1.3.5.2. Constancia……….42 1.3.6 INFORMES: ... 45
1.3.7 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES ... 50
2. RECEPCIÓN: ... 51
2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS: ... 51
2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS: ... 54
3. DISTRIBUCIÓN: ... 58
3.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ... 58
3.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS ... 62
3.3 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS ... 62
4. TRÁMITE ... 65
3
5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ... 67
5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ... 67
5.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL ... 67
5.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ... 68
5.2.1.1 Sistemas de Ordenación Numéricos ... 68
5.2.1.2 Sistemas de Ordenación Alfabéticos ... 68
5.1.2.3 Sistemas de Ordenación Mixtos: ... 69
5.2.2 ORDENACIÓN DEL EXPEDIENTE... 70
5.2.2.1 DEPURACIÓN DOCUMENTAL: ... 70 5.2.2.2 FOLIACIÓN DOCUMENTAL ... 71 5.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ... 73 5.3.1 INVENTARIO DOCUMENTAL: ... 73 5.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ... 77 5.4.1 Transferencias Primarias: ... 77 5.4.2 Transferencias Secundarias ... 79
5.5 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ... 79
5.5.1 ORGANIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES ... 81
5.5.1.1 Organización de Historias Laborales: ... 81
5.5.1.2. Organización de las Series Contratos y Convenios: ... 83
5.6 ORGANIZACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL ... 84
5.7 ORGANIZACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO ... 88
5.8 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: ... 89
5.9 APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ... 89
6. CONSULTA DOCUMENTAL ... 90
7. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ... 93
7.1 INFRAESTRUCTURA-EDIFICIO ... 93
7.2 DEPÓSITOS DE ARCHIVO: ... 93
4
7.3.1 Estantes: ... 94
7.3.2 Mobiliarios para Otros Soportes: ... 94
7.3.3 Carpetas:... 95 7.3.4 Cajas: ... 95 7.3.5 Condiciones Ambientales: ... 95 7.3.5.1. Iluminación: ... 96 7.3.5.2 Ventilación: ... 96 7.4 Almacenamiento-Mantenimiento ... 96 7.5 Seguridad de la Información: ... 97
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ... 98
8.1 CONSERVACIÓN TOTAL ... 98 8.2 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: ... 99 8.3 SELECCIÓN DOCUMENTAL: ... 99 8.4 MICROFILMACIÓN DOCUMENTAL ... 100 Ventajas de la microfilmación ... 100 Desventajas de la microfilmación ... 101 8.5 DIGITALIZACIÓN ... 101 Ventajas de la digitalización: ... 102 Desventajas de digitalización: ... 102
8.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS SOPORTES ... 103
8.6.1 Disco Compacto. ... 103 8.6.1. DVD: ... 103 8.6.2 VHS: ... 103 8.6.3 Casete: ... 103 8.6.4 Cinta Magnética: ... 104 8.6.6 Memoria USB: ... 104 8.6.7 Disquete ... 104 8.6.8 Tarjeta de Memoria ... 104 9. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ... 107
5
9.1 MANEJO DE CORREO ELECTRÓNICO: ... 108
Anexo N° 01: Anexos en otros formatos y /o soportes ... 110
Anexo N° 02: Registro de documentos para recorridos internos. ... 111
Anexo N° 03: Programación de pago de facturas. ... 112
Anexo N° 04: Formato de recepción de respuestas. ... 113
Anexo N° 05: Formato devolución en la producción de documentos. ... 114
Anexo N° 06: Formato acta de aclaración en la radicación. ... 115
Anexo N°07: Formato “Registro de documentos para recorridos externos”. . 116
Anexo N° 08: Formato “Solicitud de Información”. ... 117
Ver Anexo N° 09: “Afuera de Préstamo”. ... 118
Ver Anexo N°10: Formato Control temperatura y humedad relativa. ... 119
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INTRODUCCIÓN
Las políticas y normas archivísticas en Colombia son relativamente nuevas, y gracias a la carencia de estas, en las entidades públicas no se tuvo ningún control sobre los documentos y su tratamiento, se constituye entonces, lo que se conoce,
en el ámbito archivístico, como fondos acumulados1.
A partir de la promulgación de la ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, se ha procurado por no incurrir en los mismos errores del pasado. Esta Ley, básicamente está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.
Es por esto, que en el Título V de la Ley 594 - Gestión de documentos-, se hace obligatorio para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Por tal razón el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se ve en la necesidad de cumplir con esta disposición y se pone en la tarea de desarrollar un Programa de Gestión Documental de acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de la Nación y que dé cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la norma.
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
De acuerdo a lo planteado, el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, presenta una serie de normas y técnicas utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución,
7 trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, sujetándose al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública.
Es de advertir, que el programa de Gestión Documental requiere ser aplicado en todas las unidades administrativas del IDEA ya que contiene los lineamientos para la documentación producida por el Instituto, con el fin de lograr eficiencia en el desarrollo de las actividades y en la toma de decisiones institucionales.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Presentar el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, con el fin de normalizar los procesos archivísticos llevados a cabo en esta Institución con los documentos, desde su recepción o producción hasta su disposición final.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Estandarizar los formatos y determinar las características para la
producción de los documentos teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas, con el fin de controlar la generación de documentos en el Instituto.
• Identificar las características de recepción y aceptación de documentos, con
el fin de iniciar los trámites según las funciones indicadas para cada unidad administrativa.
• Identificar el flujo de los documentos para garantizar la distribución
adecuada y la entrega correcta a sus destinatarios.
• Agilizar el trámite de los documentos al interior de la Institución, por medio
de controles efectivos que permitan dar respuesta rápida a los usuarios.
• Identificar y estandarizar criterios que permitan la clasificación, organización
y conservación de los documentos y soportes documentales, teniendo en cuenta lo establecido en las Tablas de Retención y Valoración Documental. • Establecer criterios y mecanismos que faciliten el acceso a la información,
agilicen y garanticen el servicio de consulta a todos los usuarios en el Centro de Administración Documental.
• Establecer los mecanismos y los diferentes elementos que garanticen la
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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA
El Programa de Gestión Documental según el Archivo General de la Nación (AGN) es el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
A continuación se muestran los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos propios del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.
1. PROCESOS
Los procesos del Programa de Gestión Documental, habitualmente se presentan en forma secuencial, pero en algunas ocasiones se dan simultáneamente. A continuación se presenta cada uno de los procesos con las características y actividades que se desarrollan en cada uno.
1. PRODUCCIÓN
La producción documental en el IDEA está enmarcada tanto en el Sistema de Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera se dictan normas para la elaboración de documentos administrativos como las cartas, memorandos, circulares, actas, entre otros, teniendo en cuenta la guía técnica colombiana ICONTEC GTC185.
• ASPECTOS GENERALES:
En la producción de los documentos se deben tener presentes los siguientes aspectos:
Se empleará papelería pre-impresa o diseñada en el computador de acuerdo con el modelo adoptado en el Manual de Identidad Institucional.
10 Utilizar letra arial, tamaño entre 10 y 12, de acuerdo al contenido.
Utilizar papel bond blanco de 75 gramos. Imprimir por ambos lados de la hoja.
Firmar en tinta seca negra, en ningún caso se debe utilizar micropunta, esferos de tinta mojada o de color.
Se sugiere no utilizar negrilla o texto resaltado en la redacción de los documentos.
Según el Decreto 2150 de 1995. Artículo 29. Expedición de actos y comunicaciones de las entidades públicas. “Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad”. Las comunicaciones oficiales enviadas, solo se imprimen en original y una copia, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias para otros destinatarios, esta última reposará en el expediente correspondiente.
Todos los documentos producidos deben tener identificado, en el encabezado, el código de la dependencia según se haya asignado en la Tabla de Retención Documental.
Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final a que contrato o convenio pertenece, registrando el número, el año en que se suscribió y la entidad con la cual se suscribió, de la siguiente manera: Archivar en: Contrato o Convenio XXXX de XXXX, suscrito con XXXXX. Esto después de la línea donde se identifica el transcriptor. Se numeran o radican en el Centro de Administración Documental, las comunicaciones oficiales enviadas, Circulares Generales, Carta Circular y Resoluciones de Gerencia. La numeración de la Actas de Junta Directiva la establecen desde la elaboración, y la numeración de las actas de los demás Comités o Grupos Primarios será responsabilidad de la Dependencia o grupo de trabajo.
Evitar el uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados que afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear notas adhesivas.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
El formato de actas, presentado en este Programa de Gestión Documental, no se utilizará para registrar los errores en la numeración de Contratos,
11 Comunicaciones Oficiales, Resoluciones, Actas y demás documentos
institucionales a los cuales se les asigna numeración y fecha en el Centro de Administración Documental, debido a la información específica que se requiere para aclarar la situación presentada con estos tipos documentales. Se anexa el formato que se utilizará y se menciona en la parte de Producción Documental.
1.1. FIRMAS AUTORIZADAS:
Con base en el Manual de Autorizaciones del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, están autorizados a firmar las comunicaciones oficiales el Gerente General, el Secretario General, Subgerentes, Directores Operativos y Jefes de Oficina, la secretaria de la Unidad de Control Disciplinario, funcionarios del comité Asesor y de Seguimiento.
En general todos los funcionarios vinculados al Instituto podrán firmar documentos, siempre y cuando lleve el visto bueno del jefe inmediato.
Los memorandos pueden ser producidos por todos los funcionarios vinculados al Instituto.
1.2. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS:
N° NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO
1 GERENCIA GENERAL 1000
2 OFICINA ASESORA JURÍDICA 1100
3 OFICINA DE CONTROL INTERNO 1200
4 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 1300
5 OFICINA DE MERCADEO ESTRATÉGICO 1400
6 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1500
7 SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y
DESARROLLO 1600
12 1.3. ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
A continuación se describen uno a uno los tipos de documentos administrativos y los lineamientos que deberán seguir los funcionarios del Instituto para su elaboración:
1.3.1 CARTA:
Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con personas naturales o con los empleados.
CARACTERISTICAS:
Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes:
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
9 DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO 1710
10 DIRECCIÓN OPERATIVA DE TESORERIA 1720
11 DIRECCIÓN OPERATIVA DE CARTERA 1730
12 DIRECCIÓN OPERATIVA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS Y CONVENIOS 1740
13 SECRETARÍA GENERAL 1800
14 DIRECCIÓN OPERATIVA DE GESTIÓN HUMANA 1810
15 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1820
16 DIRECCIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS 1830
17 SUBGERENCIA DE INVERSIONES Y COOPERACIÓN 1900
Entre 3cm y 4 Entre 3cm y 4 cm Entre 2cm y 3 cm Entre 2cm y
13 Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm
PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”, que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas.
ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:
Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental
1820.07.01
Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración Documental, en el momento en que se radica la comunicación.
Medellín,
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y consignar los siguientes datos en líneas independientes:
1. Título académico en mayúscula inicial
2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida 3. Cargo en mayúscula inicial
4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida
Código de subserie: Contratos Interadministrativos Código de la serie: Contratos
14 5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información
complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra completa.
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse el país en la misma interlinea.
Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra “Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto.
En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta información se puede hacer en el primer párrafo del texto.
Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia
Cordial saludo señora Lina María: Atento saludo doctor Martínez Osa:
Respetuosamente lo saludo y le comunico…
15 Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si
existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.
- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted. - Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.
- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.
Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.
Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial.
Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
Despedidas terminadas en coma: Atentamente,
Cordialmente, Sinceramente,
Anexos: uno (10 folios)
Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)
16 Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los
datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre de esta.
Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.
Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño 8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso, seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción.
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A Señor Alejandro Ríos, Jefe de seguridad, SEGURCOL
Luz Ángela González, Directora Administrativa
Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica
17
Archivar en: Convenio 0164 de 2011 Archivar en: Contrato 0143 de 2010
NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
No se remplazará las copias por fotocopias.
Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan con el texto.
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida y el remitente y cargo.
18 EJEMPLO DE CARTA
4 cm
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención
2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
3 interlineas
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia
2 interlineas
Asunto: Respuesta a solicitud préstamo auditorio
2 interlineas
Cordial saludo, ingeniero Betancur.
2 interlineas
De acuerdo a la solicitud enviada por usted, con radicado 00987 de 16 enero de 2012, le informo que ha sido aprobada bajo las siguientes condiciones:
Fecha: lunes, 20 de febrero de 2012 Horario: 7:30 a.m. a 1:00 p.m.
Servicio de cafetería: se dispondrá de una cafetería y un botellón de agua. Si desea más información al respecto favor comunicarse con la Auxiliar Administrativa, Luz Ester Gallego.
2 interlineas
Atentamente,
4 interlineas
LUZ ANGELA GONZALEZ Directora Administrativa
2 interlineas
Anexos: uno (3 folios)
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
1 interlinea
Transcriptor: Jenny López Archivar en: Contrato 0121 de 2011
19 1.3.2 MEMORANDO:
Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de Documentos.
PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los siguientes pasos:
• Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente. • Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opción completar datos del memorando:
• Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar la opción CCO.
• “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto. • “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la plantilla del texto del memorando que va a enviar.
• “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario seleccionado.
20 Para dar el “visto bueno” se da un clic en la opción Visto Bueno, luego sale una
ventana de confirmación de la acción y se da clic en Aceptar.
Una vez se da clic en Aceptar, ya nos queda el documento con el visto bueno. Para pasarlo se ejecuta:
Clic en la opción Pasar.
• Buscar el funcionario en la ventana que aparece para pasar el documento y se selecciona.
• Dar clic en Enviar.
Para radicarlo ejecutar lo siguiente: • Dar clic en la opción Radicar.
• Dar clic en la opción Aceptar, y el sistema arroja el número del memorando. Nota: La casilla del usuario DE no se escribe de ninguna forma, el sistema automáticamente escribe los nombres de los usuarios o usuarios que correspondan al documento y no es necesario modificarla, puesto que con el login de usuario aparecerá dicho documento. Si se escribe en esta casilla texto sin percatarse, el sistema radicará el documento pero la firma de dicho documento no aparecerá, puesto que esta opción ha sido creada para que cuando alguien externo al IDEA necesite realizar un documento de memorando, pueda escribir el usuario DE y el documento quede dentro del QF Document al momento de darle radicar.
Si se tienen anexos y no se pueden anexar electrónicamente, se deben llevar o enviar al Centro de Administración Documental por medio de la planilla de control de correspondencia interna. El Funcionario de ventanilla recibe y firma en la planilla de Control y pasa al encargado de tramitar la información, éste verifica que los anexos correspondan al memorando electrónico, escanea los anexos y envía al destinatario por medio de carpeta de entregas internas. Se utiliza el formato “anexo memorando” relacionando el número del radicado del memorando, asunto, remitente y destinatario.
Cuando el sistema no permita elaborar los documentos electrónicamente, se deberán hacer de forma manual, con las siguientes indicaciones, además, remitir
21 al Centro de Administración Documental dos copias una para el destinatario y otra
para la carpeta de registros realizados en el proceso de contingencia.
ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN EL MEMORANDO:
Denominación del documento: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada, si es posible asignarle número consecutivo.
Código: se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental
Fecha: Se pone la fecha del día de redacción
PARA: Poner denominación o título, nombre y cargo separados por coma
DE: Registrar el nombre y cargo separados por coma
ASUNTO: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto. TEXTO: contenido del documento con las siguientes indicaciones:
• Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
• Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
• Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
• Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un
párrafo de tres renglones.
• No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.
DESPEDIDA: Palabras cortas como: Atentamente, Cordialmente, entre otras.
REMITENTE: Debe aparecer solo la firma del funcionario que envía el memorando.
ANEXOS: Se deberán detallar en el texto y al final del memorando, se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
22 IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: Se debe poner a dos interlineas del
remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.
EJEMPLO DE MEMORANDO
MEMORANDO
1 interlineas
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención
2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
2 interlineas
PARA: Doctora Luz Ángela González, Directora Administrativa DE: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo
1 interlinea
ASUNTO: informe de interventoría contrato Thomas MTI
2 interlineas
Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es la realización del informe mensual de interventoría. De acuerdo con esta afirmación le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010. Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.
Cordialmente,
4 interlineas
ANDRES SAENZ GIRALDO Anexos: uno (20 folios)
24 1.3.3 CIRCULARES
Son comunicaciones de interés común y con el mismo contenido, dirigidas a un grupo de personas, pueden ser internas o externas. También pueden ser generales o dirigirse de manera personalizada.
CIRCULAR GENERAL
ELEMENTOS PARA CONSIGNAR EN LA CIRCULAR:
Encabezado: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada, si es posible asignarle número consecutivo. Código: a una o dos interlineas del encabezado. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.
1820.07.02
Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración Documental, en el momento en que se numera la circular.
Destinatarios: se escribe a dos interlineas del lugar de origen. Cuando son circulares generales, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario. Cuando son cartas circulares se utilizan los mismos datos que en la carta.
Código de subserie: Circulares
Código de la serie: Comunicaciones oficiales Código de la dependencia: Dirección Administrativa
25 Asunto: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase.
Saludo: Se escribe como parte inicial del texto.
Texto: Dejar dos interlineas después del asunto. Contenido del documento con las siguientes indicaciones:
• Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
• Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
• Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
• Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.
• No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de
puntuación.
Despedida: se consigna a una o dos interlineas del texto. Palabras cortas como Atentamente, Cordialmente, entre otras.
Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial.
Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora,
EJEMPLO 1: PARA PERSONAL EN CARRERA ADMINISTRATIVA PARA PROVEEDORES
EJEMPLO 2: Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia
26 seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial,
tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.
Identificación de páginas subsiguientes: la calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, identificación contra el margen izquierdo y número de página contra el margen derecho, sin adornos. Tres renglones después se continúan con el texto.
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida o el remitente.
27 EJEMPLO DE CIRCULAR CIRCULAR 2 interlineas 1820.07.02. 1 o 2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el Centro Administración Documental)
2 interlineas
PARA TODO EL PERSONAL
2 interlineas
Asunto: Instrucciones para la elaboración de comunicaciones oficiales
2 interlineas
Se informa a todo el personal que a partir del próximo lunes, 24 de septiembre de 2012, se exigirá en el Centro de Administración Documental el cumplimiento de las indicaciones dadas en las capacitaciones “Normas ICONTEC para la elaboración de comunicaciones oficiales”. Se anexa el plegable que se entregará a todos los funcionarios el día de hoy, con un resumen de dicha capacitación.
2 interlineas
Atentamente,
4 interlineas
CLAUDIA PATRICIA WILCHES MESA Secretario General
2 interlineas
Anexos: uno (1 plegable) Transcriptor: Andrés Sáenz
28 CARTA CIRCULAR
ELEMENTOS PARA CONSIGNAR EN LA CIRCULAR:
Encabezado: Bajo el logo, a una interlinea, se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada, junto a la cual le será registrado el número de radicado en la Ventanilla del CAD.
Código: a una o dos interlineas del encabezado. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.
1820.07.02
Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración Documental, en el momento en que se radica la carta masiva.
Destinatarios: se escribe a dos interlineas del lugar de origen, la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario. Se debe anexar el listado de las personas a las que va dirigida la carta circular.
Para individualizar la circular, se utilizan los mismos datos de destinatario que en las comunicaciones enviadas.
Código de subserie: Circulares
Código de la serie: Comunicaciones oficiales Código de la dependencia: Dirección Administrativa
29
Asunto: Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase.
Saludo: Se escribe como parte inicial del texto.
Texto: Dejar dos interlineas después del asunto. Contenido del documento con las siguientes indicaciones:
• Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
• Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de
usted.
• Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
• Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como
mínimo, un párrafo de tres renglones.
• No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de
puntuación.
Despedida: se consigna a una o dos interlineas del texto. Palabras cortas como Atentamente, Cordialmente, entre otras.
Remitente: Se dispone a cuatro interlíneas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial.
EJEMPLO 1: PARA PERSONAL EN CARRERA ADMINISTRATIVA
PARA PROVEEDORES
EJEMPLO 2: Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia
30 Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlíneas de
los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno.
Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del destinatario del documento y el código del área. Al margen derecho se anota el número de página, sin adornos. Tres renglones después se continúan con el texto. Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida o el remitente.
31 EJEMPLO DE CARTA CIRCULAR
CIRCULAR 2 interlineas 1820.07.02. 1 o 2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el Centro de Administración Documental)
2 interlineas
PARA SECRETARIOS DE HACIENDA Y TESOREROS
2 interlineas
Asunto: Capacitación Retención en la Fuente
2 interlineas
Se informa a todos los secretarios de hacienda y tesoreros de los municipios de Antioquia, que la capacitación sobre retención en la fuente fue reprogramada para el día 25 de septiembre de 2012, a partir de las 8: 00 a.m.
2 interlineas
Atentamente,
4 interlineas
EDISON URIEL OSSA GIRALDO
Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo
2 interlineas
Anexos: uno (1 plegable) Transcriptor: Andrés Sáenz
32 Anexo Listado de destinatarios de Carta Circular
33 1.3.4. ACTAS
Son documentos que dan fe de lo tratado en una reunión y adquieren valor administrativo, legal, jurídico y algunas actas adquieren valor histórico desde que se crean.
TIPOS DE ACTAS QUE SE GENRAN EN LA INSTITUCION: Actas de comités
Actas de Junta Directiva
Actas de reuniones administrativas (grupos primarios) Actas de baja de inventarios
Actas de entrega
Actas de eliminación de documentos.
SE DEBE TENER LAS SIGUIENTES PARTES:
Título: Se consigna el nombre del grupo que se reúne, centrado a dos interlíneas por debajo del logo. Identificar si es una reunión ordinaria o extraordinaria.
Denominación y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrado y acompañada del número consecutivo que le corresponda. No debe ponerse el símbolo número o la abreviatura No.
Lugar de origen y fecha de la reunión: se dejan dos interlíneas, se ubica en el margen izquierdo, se escribe la palabra fecha en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, y se consigna, al frente, la ciudad y la fecha (día, mes, año).
REUNION EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA
ACTA 015
34 Hora: a una interlinea de la fecha, se escribe la palabra hora en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos, y se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
Lugar: se deja una interlinea y se consigna el sitio de la reunión.
Asistentes: se continúa en el margen izquierdo, dejando una interlinea. Se escribe la palabra asistentes en mayúscula sostenida y después de los dos puntos, se ingresan los nombres de los asistentes. Así: título o vocativo, nombres y apellidos completos en mayúscula inicial, luego el cargo que desempeña en la reunión precedido de una coma, y se ubican de forma jerárquica. Si no hay nivel jerárquico se escriben en orden alfabético por apellido.
Es importante aclarar cuando un asistente está representando a otra persona, se deben poner los nombres y apellidos completos, las palabras en representación de, y el nombres y apellidos completos de quien está representando.
HORA: De las 9:00 a.m. a las 11:30 a.m.
LUGAR: IDEA, Sala de Juntas
Ejemplo 1: Doctora Claudia Patricia Wilches Mesa, Presidenta
Doctora Luz Ángela González, Secretaria
Ejemplo 2: Doctora Luz Marina Betancur
Doctora Luz Ángela González Doctora Claudia Patricia Wilches
ASISTENTES: Doctora Adriana Álvarez Trujillo en representación de Doctor Iván Mauricio
35 Invitados: después de la lista de asistentes, a una interlínea, se escribe la palabra
invitado, siempre y cuando los haya, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Se consigna el nombre y apellido completo y precedido de coma se registra el tratamiento del invitado.
Ausentes: Si los hay, se registran después de la palabra ausentes en mayúscula sostenida, y es conveniente decir si tiene excusa o no. Se debe dejar una interlínea después del último asistente o invitado.
Orden del día: Se continúa con el margen izquierdo a dos interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos, se deja una interlínea libre y se comienzan a enumerar los temas que se trataran en la reunión, con mayúscula inicial y se identifican con números arábigos. Entre tema y tema se deben dejar dos interlíneas.
Desarrollo: Se dejan dos interlíneas después del último tema citado en el orden del día, con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO acompañada de dos puntos.
Se inicia el desarrollo con la primera actividad, a dos interlineas del título la verificación del quórum, la segunda actividad debe ser la lectura del acta anterior donde debe consignarse si se aprueba y si se le hacen modificaciones.
INVITADOS: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico de Archivo
Luz Ester Gallego, Auxiliar administrativa
AUSENTES: Edison Uriel Ossa Giraldo, Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo
(Sin excusa)
36 El tercer punto debe ser el primer tema del orden del día y siguiendo en orden con
los demás propuestos, se deben registrar las decisiones tomadas con respecto a cada tema.
La última actividad, normalmente, se designa proposiciones y varios.
Entre tema y tema se deben dejar dos interlíneas libres, entre párrafos se deja una interlínea. Entre el título de la actividad y el desarrollo de cada una se deja una interlínea.
Compromisos: Son las actividades o tareas a las que se comprometen cada asistente o algunos de ellos para realizar o desarrollar los temas tratados. Se registra el nombre del funcionario, la actividad y la posible fecha de entrega de resultados o avances.
Convocatoria: Este punto se registra si se programa nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA en mayúscula sostenida y después de los dos puntos se pone el lugar, dirección, fecha y hora de la próxima reunión.
Firmas: Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se distribuyen de forma jerárquica, es decir, el de mayor jerarquía queda contra el margen izquierdo y el que le sigue, en el mismo renglón hacia la derecha.
Se escribe en mayúscula sostenida los nombres y apellidos completos, y a una interlínea sencilla, el cargo en mayúscula inicial, sin centrar. Si el número de firmantes es impar, el último se debe centrar.
Anexos: Opcional. Si se tienen deben registrase como se hace en las cartas.
37 EJEMPLO DE ACTA
REUNION EXTRAORDINARIA COMITÉ DE ARCHIVO ACTA 015
2 interlineas
FECHA: Medellín, 20 de septiembre de 2012
1 interlineas
HORA: De las 9:00 a.m. a las 11:30 a.m.
1 interlineas
LUGAR: IDEA, Sala de Juntas
1 interlineas
ASISTENTES: Doctora Luz Ángela González Doctor Rodrigo Jaramillo Rodriguez Doctora Claudia Patricia Wilches
1 interlineas
INVITADOS: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico de Archivo
AUSENTES: Edison Uriel Ossa Giraldo, Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo (Sin excusa)
2 interlineas
ORDEN DEL DÍA:
1. Actualización de permisos documentales en software QF Document
2. Actualización de Tablas de Retención Documental (Contrato con Universidad de Antioquia) 3. Realización de Tablas de Valoración Documental (Contrato con Universidad de Antioquia)
2 interlineas
DESARROLLO:
1. VERIFICACION DEL QUORUM 2. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR
3. ACTUALIZACION DE PERMISOS DOCUMENTALES:
Se autoriza al técnico Operativo del Centro de Administración Documental a realizar todos los cambios necesarios, según indicaciones de los jefes de cada dependencia.
38
ACTA 015
REUNIÓN EXTRAORDINARIA COMITÉ DE ARCHIVO 2
2 interlineas
4. ACTUALIZACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Se autoriza a la Directora Administrativa realizar los ajustes necesarios para celebrar contrato con la Universidad de Antioquia
5. REALIZACION TABLAS DE VALORACION
Se autoriza a la Directora Administrativa realizar los ajustes necesarios para celebrar contrato con la Universidad de Antioquia
2 interlineas
COMPROMISOS: Luz Ángela González debe presentar en 15 días, al Comité de Archivo la minuta de Contrato antes de ser firmada por las partes, 5 de octubre de 2012.
4 a 5 interlineas
CLAUDIA PATRICIA WILCHES LUZ
ÁNGELA GONZÁLEZ
Secretaria General Directora
Administrativa
RODRIGO JARAMILLO RODRIGUEZ Jefe Oficina Asesora Juridica
2 interlineas
ANEXOS: (opcional) TRASCRIPTOR: Lina Suarez
39 1.3.5. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:
1.3.5.1 CERTIFICADO:
Es un documento público o privado que permite acreditar, asegurar o afirmar la verdad de un hecho. Poseen valor jurídico; por lo tanto en algunas ocasiones es necesario hacerlas autenticar ante un Notario. En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se hacen certificados para:
• Monto de créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
• Relación de retenciones de impuestos.
• Paz y Salvos
Estos son expedidos por las siguientes unidades administrativas: Dirección Operativa de Cartera
Dirección Operativa de Contabilidad y Presupuesto Dirección Operativa de Tesorería
Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo
PARTES:
Código: Se escribe a una interlinea del logo. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se consigna la ciudad seguida de una coma y el día, mes y año, a dos interlíneas del código.
Cargo: Se escribe en mayúscula sostenida el cargo de la persona responsable, centrada, precedida de los artículos el o la, a cuatro interlíneas del lugar y fecha.
40 Identificación del documento: a cuatro interlineas del cargo, se registra la
expresión “CERTIFICA” en mayúscula sostenida, centrada y seguida de dos puntos.
Texto: a dos interlineas libres de la identificación, se inicia con el párrafo del texto, se debe escribir la conjunción Que, escrita en mayúscula inicial.
En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.
Remitente y firmas responsables: Se dispone a cuatro interlineas del último párrafo. Nombre completo de quien va a firmar la certificación en mayúscula sostenida.
Transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, se utiliza el tamaño de letra Arial 8.
Estos documentos deben elaborarse en papel membrete, de acuerdo al manual de identidad institucional.
41 EJEMPLO CERTIFICADO 2 interlineas 1820.07.02. 2 interlineas Medellín, 27 de septiembre de 2012 4 interlineas
EL SUBGERENTE COMERIAL DE FOMENTO Y DESARROLLO
4 interlineas
CERTIFICA
2 interlineas
Que el Departamento de Antioquia, con nit N° 890980286, tiene actualmente un crédito aprobado por el monto de $2.000.000 millones de pesos --- ---
Este certificado se expide a solicitud del interesado para presentar ante Entidades de Control.
4 interlineas
EDISON URIEL OSSA GIRALDO
2 interlineas
42 1.3.5.2. Constancia:
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias presentes o pasadas. Pueden servir para sustentar:
• Tiempo de servicio • Experiencia laboral • Salarios u honorarios • Clase de trabajo • Jornada laboral • Cumplimiento de comisiones
• Comportamiento del trabajador
Las unidades administrativas que generan las constancias en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA son:
Dirección Operativa de Gestión Humana Centro de Administración Documental
En general todos los funcionarios que tengan en sus funciones supervisión o interventorías de contratación.
PARTES:
Código: Se escribe a una interlinea del logo. Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se consigna la ciudad seguida de una coma (,) y el día, mes y año, a dos interlíneas del código.
Cargo: Se escribe en mayúscula sostenida el cargo de la persona responsable, centrada, precedida de los artículos el o la, a cuatro interlineas del lugar y fecha.
43 Identificación del documento: a cuatro interlíneas del cargo, se registra la
expresión “hace constar”, en mayúscula sostenida, centrada y seguida de dos puntos.
Texto: a dos interlíneas libres de la identificación, se inicia con el párrafo del texto, se debe escribir la conjunción que, escrita en mayúscula inicial.
En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.
Remitente y firmas responsables: Se dispone a cuatro interlíneas del último párrafo. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida.
Transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, se utiliza letra arial, tamaño 8.
Estos documentos deben elaborarse en papel membrete, de acuerdo al manual de identidad institucional.
44 EJEMPLO CONSTANCIA 2 interlineas 1820.07.02. 2 interlineas Medellín, 27 de septiembre de 2012 4 interlineas
LA DIRECTORA OPERATIVA DE GESTION HUMANA
4 interlineas
HACE CONSTAR
2 interlineas
Que el señor Andrés Sáenz Giraldo, identificado con cédula de ciudadanía número 1.036.718, labora en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA desde el 30 de enero de 2012.
---
Esta constancia se expide a solicitud del interesado para presentar ante la Universidad de Antioquia.
4 interlineas
ISABEL CRISTINA MEJIA FLOREZ
2 interlineas
45 1.3.6 INFORMES:
Es un texto escrito donde se expone información coherente y ordenada sobre un tema, un evento o investigación. Los Informes que se producen en el Instituto son, Informes de Gestión, informes de visitas, entre otros.
ASPECTOS GENERALES PARA LA REDACCION DE INFORMES: Tratar un solo tema por informe
Redactar de forma clara, precisa y concreta Redactar en forma impersonal
Redactar en un lenguaje técnico adecuado para las personas a las que se dirige
Seguir un orden lógico para presentar las actividades realizadas
PARTES DEL INFORME:
Razón social: solo se consigna si el papel no tiene logosímbolo o membrete. Se dispone en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo y a tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja.
Dependencia: nombre de la dependencia donde se origina el informe. Se consigna en mayúscula inicial a una interlinea del logo o de la razón social, según sea el caso.
Código: Se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental, en la misma línea de la dependencia.
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA
Dirección Administrativa
46 Título: Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, en mayúscula inicial y
centrado. Es el tema sobre el que se trata el informe.
Lugar de origen y fecha de elaboración: a tres interlíneas del título, contra el margen izquierdo, se escribe en mayúscula inicial y seguida de dos puntos, nombre del lugar de origen en mayúscula inicial, y luego, día (en número), mes (en minúscula), y año, sin separarlo con punto.
Autor (es): contra el margen izquierdo y a dos interlineas del lugar, se registran las palabras elaborado por, preparado por o responsable, seguido de dos puntos y tabulado, se escriben en orden alfabético los nombres y apellidos de quien(es) elaboraron el informe.
Objetivo: Puede tener uno o varios, se escribe, a dos interlineas del autor, la palabra objetivo(s) en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, contra el margen izquierdo, se describen en forma breve y pueden estar integrados en un párrafo. Cuando son varios objetivos, se numeran y se ponen a una interlínea cada uno.
Temas desarrollados: se inicia con el despliegue de los puntos a tratar en el informe, a dos interlineas de los objetivos y entre párrafo y párrafo se deja una interlinea libre.
Paginas subsiguientes: A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con la dependencia y el código, al frente contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin adornos. Tres renglones después se continúa con el texto.
Informe de Bienes de Consumo
Medellín, 25 septiembre de 2012
ELABORADO POR: Jenny Falsulieth López Mejía
47 Conclusiones: a dos interlineas del último párrafo de los temas desarrollados, se
escribe la palabra recomendaciones, conclusiones o sugerencias en mayúscula sostenida, para iniciar con los párrafos se deja una interlínea libre después del título y contra el borde izquierdo.
Firmas: a cuatro interlineas de la última conclusión o sugerencia, se escriben en mayúscula sostenida, el nombre(s) del autor(es), distribuyéndose por parejas o una debajo de la otra.
Si hay anexos se deberán detallar en el texto y al final del informe, a dos interlineas de las firmas de los autores; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
48 EJEMPLO DE INFORME
1 interlineas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1820.22.17
2 interlineas
INFORME DE BIENES DE CONSUMO
2 interlineas
Medellín, 20 de septiembre de 2012
2 interlineas
ELABORADO POR: Jenny Falsulieth López Mejía Luz Ester Gallego Zapata
2 interlineas OBJETIVO(S): 1 interlineas TEMAS DESARROLLADOS -- --- --- --- --- --- --- --- 2 interlineas
49 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1820.22.17 2 2 interlineas CONCLUSIONES --- --- --- --- --- --- --- --- 4 a 5 interlineas
JENNY FALSULIETH LÓPEZ MEJÍA LUZ ESTER GALLEGO ZAPATA Auxiliar Administrativa Auxiliar Administrativa
2 interlineas
50 1.3.7 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES
Los sobres son las cubiertas que guardan y protegen un documento para su entrega o envío.
ASPECTOS GENERALES SOBRES
Los datos de destinatario deben ser iguales al de la comunicación, en forma clara y completa.
El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería, descritos en el Manual de Identidad Institucional.
El tamaño debe ser el adecuado según anexos, que permita guardarlos sin ningún doblez.
Se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de uno y medio.
La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.
Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.
Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
El sobre debe llegar al Centro de Administración Documental debidamente diligenciado.
PARTES DEL SOBRE:
Para la distribución, el sobre se visualiza en tercios
• En el tercio izquierdo se hacen observaciones tales como confidencial,
personal, contiene disquete, contiene videocinta, CD-ROM, etc., en mayúscula sostenida.
• Tercio central para ubicar datos del destinatario.
51
2. RECEPCIÓN:
Conjunto de operaciones de verificación y control que se realizan en la ventanilla única del Centro de Administración Documental del IDEA para la admisión de los documentos y envíos postales que son remitidos por otras entidades o personas naturales.
Medios de recepción: Ingresan documentos al Instituto por entrega personal, empresas de mensajería, fax, correo electrónico y cualquier otra forma de envío de documentos que se desarrollen de acuerdo con los avances tecnológicos. Horarios en ventanilla única: De 07:30 a.m. a 12:00 meridiano y de 01:15 p.m. a 5:00 p.m.
2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:
En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la documentación externa, verificando la competencia, firmas, los anexos, el destinatario y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá a separar la documentación oficial en radicable y documentación que se registra en la planilla control de recorridos internos.
Cuando se trate de documentos recibidos por fax, el funcionario de cada área debe sacar fotocopia, o imprimir (en el CAD se imprimen y radican los fax que ingresen), según el caso, y llevarlo a ventanilla única. Si es correo electrónico, no
se debe imprimir, se debe reenviar al buzón [email protected]
registrando en la descripción “COR para radicar”. Una vez se radique el correo electrónico se enviará nuevamente desde el buzón a su destinatario.
Constancia de recibido (radicación): Es el procedimiento por medio del cual, el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas, clasificadas como radicables, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
En esta actividad se debe imprimir sticker que genera el software de administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora de recibido, al documento original y a una copia. Igualmente, se pone un sello
52 manual donde se registra el nombre y nuevamente la fecha. De ser necesario
dejar constancia en más copias se pondrá solo este sello manual y se escribirá con lapicero el número de radicado a un costado.
Luego de radicar, se debe asignar el código de la dependencia a la cual va dirigida la comunicación y el código de la serie documental que corresponda, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Escanea el documento completo y si hay anexos que no se pueden digitalizar (cd, libros empastados, argollados, periódicos, afiches publicitarios, pendones, etcétera) se diligencia el formato “Anexos que no se pueden digitalizar” (Anexo 1) y se escanea con la comunicación.
Si por alguna eventualidad el sistema sufre inconvenientes o colapsos, se debe proceder a radicar manualmente, conservando el consecutivo, igualmente se levantará un acta donde se consigne los números radicados manualmente, la fecha de inicio y la terminación de este procedimiento.
Una vez terminado el escaneo, se procederá a registrar la información relacionada con la comunicación, de acuerdo con los campos establecidos en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Ver anexo 2), hora recorrido, fecha (dd/mm/aaaa), numero de radicado, tipo documental, descripción, nombre de quien recibe.
Para la recepción de facturas y cuentas de cobro externas, se utiliza un estiquer preimpreso (Ver anexo 3) donde se consigna la fecha de recibido, fecha de pago y numero de factura (cuando es cuenta de cobro, se consigna el número de la cuenta, si lo trae). Se escanea en la Subserie “comprobantes de egreso e ingreso y se relacionan en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”.
DD MM AAAA RECIBIDO POR:
53 En el caso de las facturas y/o cuentas de cobro de servicios públicos (UNE, EPM,
Claro) no se utiliza sticker sino el sello “pase a”.
A las cuentas de cobro de los contratistas (Prestación de Servicios) se les debe poner con sello manual, al original y a la copia, donde queda registrada la fecha de recibo, el código del área de Contabilidad (según codificación de las dependencias) y el nombre de quien recibe. El original se relaciona en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”, la copia y los anexos se pasan a la persona encargada de actualizar los expedientes contractuales.
Para la recepción de las propuestas de los procesos de selección pública se debe utilizar un formato donde se selecciona la modalidad del proceso (Licitación, Invitación pública, Concurso Público, selección), objeto del proceso, el nit y nombre del proponente y remitente, el nombre de quien recibe, entre otros datos. (Ver anexo 4), este formato es el que se escanea como constancia de recibido. Las propuestas se dejan dispuestas en la caja destinada para el proceso y son abiertas para la apertura de sobres.
Los documentos que no son objeto de radicación y que tienen un tratamiento especial en la institución, como por ejemplo: las revistas, ofertas de productos, folletos y boletines informativos, periódicos, tarjetas de agradecimiento o invitación, son verificados por el funcionario del CAD, quien verifica el contenido y a quién van dirigidos y relaciona en la planilla “Registro de documentos para recorridos internos”.
Nota: no todas las invitaciones que llegan a nombre del Gerente General son radicables, sólo se radican las invitaciones a reuniones de junta directiva en donde el IDEA es inversionista, o las invitaciones de la Asamblea Departamental o Concejos Municipales.
DD MM AAAA