SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN. DESPACHO DEL C. SECRETARIO.

(1)

SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

DESPACHO DEL C. SECRETARIO.

Manual De Procedimientos 2017.

(2)

ÍNDICE

Resumen Procesos _____________________________________________________________________ 3 ASESORÍA ____________________________________________________________________________ 4 ASESORÍA A MUNICIPIOS _______________________________________________________________ 4 Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios ______________________________________ 4

Flujograma Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. _______________________________ 9

Anticipo de Participaciones para Municipios _______________________________________________ 10

Flujograma Anticipo de Participaciones para Municipios. ________________________________________ 14

Seguimiento para la Comprobación del Recurso ____________________________________________ 15

Flujograma Seguimiento para la Comprobación del Recurso. _____________________________________ 18

GESTIÓN DE PLAZAS __________________________________________________________________ 19 Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas ____________________________ 19

Flujograma Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas. ______________________ 22

CONTROL DE CORRESPONDENCIA ______________________________________________________ 23 Registro de Correspondencia ____________________________________________________________ 23

Flujograma Registro de Correspondencia. ___________________________________________________ 24

Turnar de Correspondencia _____________________________________________________________ 25

Flujograma Turnar de Correspondencia. _____________________________________________________ 26

Seguimiento de Turnos de Correspondencia _______________________________________________ 27

Flujograma Seguimiento de Turnos de Correspondencia. _______________________________________ 28

ATENCIÓN DE AUDIENCIAS _____________________________________________________________ 29 Atención a Audiencias del C. Secretario __________________________________________________ 29

(3)

Resumen Procesos Datos Generales Total Macroprocesos 2 Total Procesos 4 Total Procedimientos 8 Áreas:

Despacho del C. Secretario Coordinación de Asesores

Coordinación para asuntos municipales

No. Macroproceso No. Procesos No. Procedimientos Claves

1 Asesoría

1 Asesoría a Municipios

1 Convenios de Transferencia

de Recurso con Municipios. MP-DESP-CAM-CTR-1.1

2 Anticipo de Participaciones

para Municipios. MP-DESP-CAM-APM-1.2

3 Seguimiento para la

Comprobación del Recurso. MP-DESP-CAM-SCR-1.3

2 Gestión de Plazas 4 Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas. MP-DESP-CA-EyP-2.1 2 Gestión Administrativa 3 Control de Correspondencia

5 Registro de Correspondencia. MP-DESP-GC-RC-3.1

6 Turno de Correspondencia. MP-DESP-GC-RC-3.2

7 Seguimiento a Turnos de

Correspondencia. MP-DESP-GC-ST-3.3

4 Atención de Audiencia 8 Atención a Audiencias del C.

(4)

ASESORÍA

ASESORÍA A MUNICIPIOS

Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios

Área responsable: Coordinación para Asuntos Municipales

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento

Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Gestionar los Convenios de Transferencia de Recursos con Municipios para apoyar su gestión municipal.

CLAVE:

MP-DESP-CAM-CTR-1.1

Clientes:

Presidencias Municipales del Estado

Proveedores:

Presidencias Municipales del Estado Subsecretaría de Finanzas e Inversión Procuraduría Fiscal del Estado

Alcance:

Convenios autorizados para la Transferencia de Recurso.

Tiempo aproximado de ejecución:

Variable según en tiempo de contar con expedientes completos.

Indicadores:

Realizar el 100% de la gestión de convenios autorizados.

Puntos Críticos:

1. Documentos de solicitud incompletos que envía el Municipio

2. Tiempo que tarda el municipio para complementar la información faltante de solicitud.

3. Tiempo en recabar las firmas

Atribución de las personas involucradas en el proceso:

Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración: Analizar y autorizar solicitud de apoyo, firmar acuerdo y

convenio de transferencia de recurso.

Auxiliar de información financiera: elaborar acuerdo.

Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales: remitir convenios a las partes interesadas y

actualizar el control de correspondencia.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales: Notificar sobre apoyo no procedente, firmar convenio, solicitar elaboración de

convenio, coordinar con la Presidencia la firma del convenio, solicitar registro y transferencia del recurso e informar a la Presidencia la fecha de transferencia del recurso.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales: Solicitar factura a Presidencia Municipal.

Presidencia Municipal: Enviar documentación completa para su gestión, firmar convenio, enviar factura y confirmar de

transferencia recibida.

Secretario(a) Particular del Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión: Indicar número consecutivo de acuerdo.

Coordinador(a) de Asesores: Rubricar acuerdo y convenio.

Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión: Firmar acuerdo y convenio.

Director(a) General de Presupuesto: Rubricar acuerdo y convenio y elaborar póliza.

Procurador(a) Fiscal del Estado: Elaborar convenio y rubricar.

Director(a) General Financiera: Notificar fecha aproximada de transferencia del recurso.

Normatividad a la que está sujeto:

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recibir solicitud de apoyo económico de Presidencia Municipal.

Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración

Oficio de solicitud

2 Analizar solicitud de apoyo con el C. Gobernador(a) para definir viabilidad.

Oficio de solicitud

3 Turnar solicitud de apoyo a la Coordinación de Asuntos Municipales informando si fue o no autorizada.

Coordinador(a) de Asesores

(5)

4 Recibir solicitud de apoyo económico para Presidencia Municipal. Coordinador(a) de Asuntos Municipales Oficio de solicitud

5 Turnar la solicitud de apoyo a la Secretaria de la Coordinación de Asuntos Municipales para el registro del folio en sistema de control interno.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales

6 Registrar solicitud en sistema de control de correspondencia interno.

¿Es Autorizada?

Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales

7a NO. Elaborar oficio de notificación a Presidencia Municipal sobre la no procedencia de su apoyo solicitado.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 8a Enviar oficio de respuesta firmado por el o la

Coordinador(a) de Asuntos Municipales mediante correo certificado, con la notificación a la Presidencia Municipal de apoyo no procedente.

9a Archivar en expediente el acuse de recibido de oficio para el control de correspondencia de la Coordinación

FIN DEL PROCEDIMIENTO

7 SI. Solicitar al municipio los documentos requeridos para integrar el expediente completo de solicitud.

- Oficio de solicitud. - Original de Acta del H. Ayuntamiento o documento certificado en el cual se autorice al Presidente Municipal a suscribir convenios, contratos. En caso de gasto de Inversión agregar: -Carátula de obra validadas 8 Recibir y verificar documentación

¿Documentación completa?

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales

- Oficio de solicitud. - Original de Acta del H. Ayuntamiento o documento certificado en el cual se autorice al Presidente Municipal a suscribir convenios, contratos. En caso de gasto de Inversión agregar: -Carátula de obra validadas 9b NO. Continuar en paso 5.

9 SI. Solicitar al Secretario(a) Particular de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión número de acuerdo.

(6)

10 Indicar el número consecutivo de acuerdo. Secretario(a) Particular del Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 11 Elaborar acuerdo con base a los datos de solicitud y turnar

para su validación.

Auxiliar de información financiera

Acuerdo

12 Revisar y validar acuerdo. Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 13 Firmar acuerdo y enviar a rúbrica del Coordinador de

Asesores. Coordinador(a) de Asuntos Municipales Acuerdo firmado 14 Rubricar acuerdo. Coordinador (a) de Asesores Acuerdo

15 Turnar acuerdo a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión.

Acuerdo firmado

16 Recibir y enviar acuerdo a la Dirección General de Presupuesto para recabar rúbrica.

Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión

Acuerdo firmado

17 Recibir y rubricar acuerdo. Director(a) General de Presupuesto

Acuerdo 18 Enviar acuerdo firmado y rubricado a la Subsecretaría de

Finanzas e Inversión.

Director(a) General de Presupuesto

Acuerdo firmado

19 Firmar acuerdo. Subsecretario (a) de Finanzas e Inversión.

Acuerdo 20 Enviar acuerdo firmado al C. Secretario. Subsecretario (a) de

Finanzas e Inversión.

Acuerdo firmado 21 Firmar y entregar acuerdo. Secretario(a) de Finanzas,

Inversión y Administración.

Acuerdo 22 Recibir y turnar acuerdo firmado a la Coordinación de

Asuntos Municipales.

Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión.

Acuerdo firmado

23 Recibir acuerdo firmado y turnar a la o el Coordinador(a) operativa.

Acuerdo firmado

24 Elaborar oficio de solicitud de elaboración de Convenio de Transferencia de Recurso.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales

-Oficio de solicitud

25 Enviar oficio firmado por la o el Coordinador (a) de Asuntos Municipales a la Procuraduría, anexando la documentación requerida. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales -Copia de Oficio de solicitud de municipio -Copia del acuerdo -Copia del Acta del H. Ayuntamiento 26 Elaborar Convenio de Transferencia de Recurso. Procurador(a) Fiscal del

Estado

Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 27 Rubricar y remitir los 4 tantos del Convenio de

Transferencia de Recurso.

Procurador(a) Fiscal del Estado

28 Recibir los 4 tantos del Convenio debidamente rubricados y verificar la información municipal.

¿Son correctos? Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos.

(7)

29c NO. Solicitar la modificación y/o adecuación del convenio. Continuar en paso 26.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 29 SI. Coordinar con el Presidente Municipal y Secretario de

Ayuntamiento las firmas del convenio.

30 Firmar Convenio Presidente(a) Municipal Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 31 Firmar Convenio Secretario(a) de

Ayuntamiento

Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 32 Firmar Convenio Coordinador(a) de Asuntos

Municipales 33 Enviar Convenio en 4 tantos a rúbrica del Coordinador de

Asesores.

34 Rubricar Convenio. Coordinador (a) de Asesores

35 Turnar Convenio a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión.

36 Enviar Convenio a la Dirección General de Presupuesto para recabar rúbrica.

Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión

37 Recibir y rubricar Convenio. Director(a) General de Presupuesto

38 Enviar Convenio firmado y rubricado a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión.

39 Firmar Convenio. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 40 Enviar convenio firmado al C. Secretario. Subsecretario(a) de

Finanzas e Inversión. 41 Firmar y entregar convenio. Secretario(a) de Finanzas,

Inversión y Administración. 42 Recibir y turnar convenio firmado a la Coordinación de

Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 43 Recibir Convenio firmado. Coordinador(a) de Asuntos

Municipales 44 Contactar al Tesorero(a) Municipal para solicitar la factura

correspondiente.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 45 Elaborar y enviar factura electrónica a la Coordinación de

Tesorería Municipal

46 Recibir factura Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 47 Elaborar oficio de registro y transferencia del recurso

correspondiente.

(8)

48 Enviar oficio firmado por la o el Coordinador(a) de Asuntos Municipales, así como la documentación necesaria para el trámite, a la subsecretaría de Finanzas e Inversión Con Copia (CC) a la Dirección General de Presupuesto.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales -Convenio -Acuerdo -Recibo de pago en original.

49 Proporcionar copia del acuse digitalizado al Auxiliar de información financiera para el registro y vinculación de la información financiera municipal.

50 Recibir copia del Oficio y elaborar Póliza. Director(a) General de Presupuesto

Póliza 51 Enviar la póliza vía correo electrónico a la Dirección

General Financiera Con Copia (CC) a la Coordinación de Asuntos Municipales.

52 Turnar a la Dirección General Financiera el convenio de transferencia y factura electrónica para generar pago, asimismo se solicita la fecha de transferencia del recurso.

-Convenio -Factura

53 Informar a la Coordinación de Asuntos Municipales, la fecha aproximada de transferencia del recurso.

Director(a) General Financiera

54 Notificar la fecha de pago a la Presidencia Municipal, así como solicitar confirmación vía correo electrónico cuando se efectúe la transferencia.

55 Recibir la transferencia del recurso y confirmar la misma mediante correo electrónico.

Tesorero(a) Municipal

56 Recibir confirmación del recurso otorgado. Coordinador(a) de Asuntos Municipales

57 Elaborar oficio para la entrega del convenio. Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales

58 Remitir oficio de entrega firmado por la o el Coordinador(a) de Asuntos Municipales junto con los juegos del convenio a:

- Presidencia Municipal

- Coordinación de Asuntos Municipales - Procuraduría Fiscal del Estado

Convenio

59 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios entregados.

(9)

Flujograma Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios.

(10)

Anticipo de Participaciones para Municipios

Área responsable: Coordinación para asuntos municipales

Anticipo de Participaciones para Municipios Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Gestionar el anticipo de participaciones con municipios para fortalecer sus finanzas municipales.

Clave:

MP-DESP-CAM-APM-1.2

Clientes:

Proveedores:

Presidencias Municipales del Estado Subsecretaría de Finanzas e Inversión Procuraduría Fiscal del Estado

Alcance:

Solicitudes de anticipo de participaciones autorizadas.

Variable según en tiempo de contar con expedientes completos.

Indicadores:

Realizar el 100% de la gestión de anticipos de participaciones a Municipios autorizados.

1. Documentos de solicitud incompletos que envía el municipio.

2. Tiempo que tarda el municipio en integrar información faltante.

3. Tiempo en recabar las firmas

Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración: Analizar y autorizar solicitud, Firmar convenio.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales: Enviar requisitos al Municipio interesado, notificar sobre anticipo no

procedente, solicitar elaboración de convenio, Coordinar con Presidencia Municipal la firma del convenio, solicitar a la Dirección General Financiera el registro del convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública, solicitar la transferencia del recurso y notificar fecha aproximada de la transferencia.

Presidencia Municipal: Entregar documentación completa, firmar convenio, enviar oficio de solicitud de registro del

convenio y confirmar la transferencia del recurso.

Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales: remitir convenios a las partes interesadas y

actualizar el control de correspondencia.

Procuradora(a) Fiscal del Estado: Elaborar convenio y rubricar.

Coordinador(a) de Asesores: Rubricar convenio.

Director(a) General Financiero: Registrar y sellar convenio, informar fecha aproximada de transferencia del recuso.

Director(a) General de Contabilidad Gubernamental: Realizar los descuentos de las participaciones.

Ley de Coordinación Fiscal del Estado de Guanajuato. Ley de Coordinación Fiscal Federal.

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

1 Recibir solicitud para anticipo de participaciones de Presidencia Municipal.

Oficio de solicitud

2 Notificar a la Coordinación de Asuntos Municipales sobre la solicitud recibida.

3 Enviar la lista de requisitos mediante correo electrónico al municipio interesado para su análisis.

(11)

4 Entregar la documentación requerida al Despacho del C. Secretario(a)

Presidencia Municipal 1.- Oficio de Solicitud

2.-Acta del H. Ayuntamiento en la que autorice al Presidente Municipal a solicitar anticipo de participaciones indicando montos, periodo de compensaciones, concepto y/o descripción del destino, y tasa de interés.

3.- Proyección financiera reflejando las compensaciones en las participaciones en Excel.

5 Analizar solicitud de anticipo de participaciones con el C. Gobernador.

Oficio de solicitud

6 Turnar solicitud de anticipo de participaciones a la Coordinación de Asuntos Municipales dando una respuesta si fue o no autorizada.

1.- Oficio de Solicitud

2.-Acta del H. Ayuntamiento

3.- Proyección financiera en Excel.

7 Recibir solicitud de anticipo de participaciones. Coordinador(a) de Asuntos Municipales

Oficio de solicitud 8 Turnar la solicitud de apoyo a la Secretaria de la

Coordinación de Asuntos Municipales para el registro del folio en sistema de control interno.

9 Registrar solicitud en sistema de control de correspondencia interno.

¿Es Autorizada?

10a NO. Elaborar oficio de notificación a Presidencia Municipal sobre la no procedencia de su anticipo.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 11a Enviar oficio de respuesta firmado por el o la Coordinador(a)

de Asuntos Municipales mediante correo certificado, con la notificación a la Presidencia Municipal de anticipo no procedente.

12a Archivar en expediente el acuse de recibido de oficio para el control de la Coordinación

Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales 10 SI. Recibir y verificar documentación completa.

¿Documentación completa? Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales -Oficio de Solicitud -Acta original del H. Ayuntamiento. -Proyección financiera

11b NO. Solicitar documentación complementaria y continuar en

paso 10.

Coordinador(a) Operativo de la Coordinación de Asuntos Municipales 11 SI. Elaborar oficio de solicitud de elaboración de Convenio

de Anticipo de Participaciones a Municipios.

(12)

12 Enviar oficio de solicitud de elaboración de Convenio firmado por la o el Coordinador(a) de Asuntos Municipales, anexando la documentación requerida.

-Copia del oficio de solicitud de municipio -Copia de acta del H. Ayuntamiento. 13 Elaborar convenio en 4 tantos. Procurador(a) Fiscal

del Estado

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 14 Rubricar y remitir los 4 tantos del Convenio de Anticipo de

Participaciones.

Procurador(a) Fiscal del Estado

15 Recibir los 4 juegos del Convenio debidamente rubricados y verificar la información municipal.

¿Son correctos?

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 16c NO. Solicitar la modificación y/o adecuación del convenio.

Continuar en paso 13.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 16 SI. Coordinar con Presidente(a) Municipal y Secretario(a) de

Ayuntamiento la firma del convenio, asimismo solicitar la entrega del oficio de solicitud de registro del Convenio del anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública.

17 Firmar convenio. Presidente(a) Municipal

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 18 Firmar convenio. Secretario (a) de

Ayuntamiento

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 19 Entregar oficio de solicitud de registro del Convenio del

anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública a la Coordinación de Asuntos Municipales.

Presidente(a) Municipal

Oficio de registro

20 Turnar convenio para rúbrica al Coordinador(a) de Asesores.

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 21 Rubricar y enviar convenio para recabar firma del C.

Secretario(a).

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 22 Firmar y turnar convenio. Secretario(a) de

Finanzas Inversión y Administración

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 23 Recibir y entregar convenio a la Coordinación de Asuntos

Municipales.

24 Recibir convenio firmado Coordinador(a) de Asuntos Municipales

Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 25 Elaborar oficio para la Dirección General Financiera

anexando el oficio de solicitud por parte de la Presidencia para registrar el convenio del Anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales -Oficio de solicitud de registro

26 Enviar oficio de solicitud de registro de convenio firmado por la o el Coordinador(a) de Asuntos Municipales, anexando soporte documental. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales -Oficios de solicitud de registro de convenio -Convenio de Anticipo de Participaciones

(13)

27 Registrar convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública y sellar oficio como evidencia.

Convenio en 4 tantos

28 Remitir convenio con registro a la Coordinación de Asuntos Municipales como conclusión del registro del Convenio.

Convenio en 4 tantos con registro

29 Recibir convenio con registro como evidencia del Registro del Convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 30 Realizar oficio para turnar convenio de Anticipo de

Participaciones a Municipios, en el que se solicita el pago correspondiente. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 31 Enviar oficio firmado por la o el Coordinador(a) de Asuntos

Municipales, a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, con copia para la Dirección General Financiera. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales -Oficio -Convenio de Anticipo de Participaciones para municipios.

32 Proporcionar al Auxiliar de Información Financiera copia del convenio municipal para el registro de la información financiera municipal.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 33 Informar a la Coordinación de Asuntos Municipales la fecha

aproximada de transferencia del recurso.

34 Notificar la fecha de pago a la Tesorería Municipal, así como solicitar confirmación por correo electrónico de haber recibido la transferencia.

35 Recibir transferencia del recurso y enviar confirmación el depósito.

Tesorería Municipal

36 Recibir correo electrónico con la confirmación de la transferencia recibida.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales 37 Realizar los descuentos de las participaciones conforme a

las fechas estipuladas en el convenio.

Director(a) General de Contabilidad

Gubernamental 38 Elaborar oficio para la entrega del convenio. Personal Secretarial

de la Coordinación de Asuntos Municipales 39 Remitir oficio de entrega firmado por la o el Coordinador(a)

de Asuntos Municipales junto con los juegos del convenio a:

- Presidencia Municipal

- Coordinación de Asuntos Municipales - Procuraduría Fiscal del Estado

Convenio

40 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios entregados. FIN DEL PROCEDIMIENTO

(14)

Flujograma Anticipo de Participaciones para Municipios.

(15)

Seguimiento para la Comprobación del Recurso

Área responsable: Coordinación para asuntos municipales.

Seguimiento para la Comprobación del Recurso Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Gestionar la comprobación de la aplicación del recurso.

Clave:

MP-DESP-CAM-SCR-1.3

Clientes:

Proveedores:

Alcance:

Comprobaciones pendientes de comprobar el recurso.

Variable según el tiempo en que el Municipio entregue la comprobación debidamente requisitada.

Indicadores:

100% de seguimiento de comprobación de recurso faltante.

El tiempo en que el municipio realiza la comprobación del recurso.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales: Solicitar el informe de la aplicación del recurso otorgado.

Coordinador(a) operativo de asesoría a asuntos municipales: Revisar el cumplimiento del convenio y solicitar el

producto financiero a la Dirección General Financiera, así como el reintegro del monto total o parcial en caso de incumplimiento del convenio por parte de Presidencia Municipal.

Personal secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales: Actualizar el control de correspondencia, enviar la

documentación comprobatoria al área correspondiente según el tipo de gasto ejercido.

Tesorero(a) Municipal: Enviar comprobación del recurso con soporte documental completo y enviar factura del reintegro

del monto total o parcial, según corresponda.

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado.

1 Elaborar oficio de solicitud de comprobación de recurso, entre los siguientes cinco o diez días hábiles siguientes en que venció el término de la vigencia del convenio de transferencia de recurso. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales Oficio

2 Enviar oficio firmado por el o la Coordinador(a) de Asuntos Municipales, a la Tesorería Municipal, donde se solicita que presente su informe de la aplicación del recurso otorgado.

Oficio

3 Recibir oficio de solicitud de comprobación de recurso. Tesorero(a) Municipal 4 Enviar oficio de comprobación de recurso con la

documentación que acredite la misma.

Tesorero(a) Municipal -Oficio de entrega de información -Nóminas y Facturas para el caso de erogaciones propias y contrato de obra, fianzas, estimaciones, facturas y acta de entrega recepción de la obra cuando es para inversión.,

documentación comprobatoria

(16)

5 Recibir y registrar en control de correspondencia, el oficio de repuesta de la comprobación con los documentos que lo acrediten y turnar a la o el Coordinador(a) de Asuntos Municipales. Personal Secretarial de la Coordinación de Asuntos Municipales En caso de gasto de operativo:

-Copia de notas/ facturas de gasolina -Nómina En caso de gasto de Inversión: -Contrato de obra -Fianzas -Estimaciones -Facturas -Acta de entrega-recepción 6 Recibir y turnar oficio y documentación al Coordinador(a)

operativo de la Coordinación para su revisión.

Coordinador(a) de Asuntos Municipales 7 Recibir y revisar la integración del soporte documental.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 8a NO. Solicitar la documentación pendiente.

Continuar en paso 4.

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 8 SI. Revisar el gasto ejercido y comparar con el recurso

asignado.

¿Comprobación total del recurso?

Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 9b NO. Solicitar el total de intereses a la Dirección General

Financiera según sea el caso del cumplimiento del convenio.

10b Incumplimiento del contrato:

Elaborar oficio para la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, solicitando el descuento de las participaciones del municipio, del 100% del recurso, por el incumplimiento del convenio, más los intereses generados.

Comprobación parcial del recurso:

Elaborar oficio al Tesorero(a) Municipal solicitando el reintegro del recurso no comprobado, más los intereses generados. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales -Oficio de solicitud de descuento -Oficio de solicitud de reintegro.

11b Enviar copia de la factura del reintegro correspondiente más los intereses generados.

Tesorero(a) Municipal -Copia de Factura

12b Recibir la factura correspondiente. Continuar en paso 9. Coordinador(a) operativo de la Coordinación de asuntos municipales 9 SI. Elaborar oficio para la entrega de la documentación

comprobatoria a las áreas correspondientes.

(17)

10 Enviar mediante oficio, copia de la documentación comprobatoria de la aplicación del recurso.

Destinatarios:

1. En caso de gasto operativo: a la Dirección General de Presupuesto.

2. En caso de gasto de inversión: a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública.

1. Copia de: Nóminas y facturas. 2. Copia de: Estimaciones, pagos, facturas, contrato, acta de entrega-recepción. 11 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios

entregados.

(18)

Flujograma Seguimiento para la Comprobación del Recurso.

(19)

GESTIÓN DE PLAZAS

Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas

Área responsable: Coordinación de Asesores.

Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas

Sustantivo Adjetivo

Objetivo:

Asegurar una adecuada estructura funcional para el efectivo funcionamiento en las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado de Guanajuato.

Clave:

MP-DESP-CA-EyP-2.1

Clientes:

Dependencias / Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.

Proveedores:

Dependencias / Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Dirección General de Recursos Humanos

Subsecretaría de Finanzas e Inversión Dirección General de Presupuesto

Alcance:

Plazas vacantes y estructuras organizacionales autorizadas.

2 a 4 semanas aproximadamente, dependiendo de la disponibilidad de la información

Indicadores:

100% de solicitudes atendidas.

Documentación soporte incompleta.

Tiempo que tarda la Dependencia/Entidad en replantear solicitud o precisar información.

Dependencia/ Entidad: Integrar solicitud con la documentación soporte necesaria, Informar a la SFIA que cuenta con

recursos para movimientos compensados, solicitar descongelamiento o desbloqueo de plaza(s).

Coordinación de Asesores: Realizar análisis para la autorización del movimiento solicitado, Solicitar a la DGRH los

cambios autorizados, Solicitar costeo y elaborar dictamen de la solicitud.

Dirección General de Recursos Humanos: Realizar cambios en sistema, Aplicar descongelamiento o desbloqueo de

plaza(s).

Dirección General de Presupuesto: Autorizar fuente de financiamiento.

Condiciones Generales de Trabajo (artículo 12 y 13) Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios. Reglamento de Servicio Civil de Carrera.

Disposiciones Administrativas emitidas anualmente.

Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades.

1 Solicitar ocupación de plaza vacante, revisión de estructura o propuesta de reestructura, con previa autorización del C. Gobernador del Estado o del Secretario de Finanzas, Inversión y Administración.

Dependencia/Entidad

Oficio de solicitud anexando documentación soporte (de conformidad al artículo 10 de los Lineamientos) 2 Recibir y revisar integración de la solicitud

Coordinación de Asesores 3a NO. Regresar solicitud a la Dependencia/ Entidad para su

completa integración. Continuar en paso 2. Coordinación de

(20)

3 SI. Realizar análisis de información, visitas de campo en las Dependencias/ Entidades correspondientes, en caso de ser reestructura, retabulación o creación de plaza(s).

NOTA: En caso de ser descongelamiento de plaza, continúa en

paso 13.

Coordinación de Asesores

4 Atender consultas y solicitudes de información. ¿Se requiere de recurso económico para autorizar la solicitud?

Dependencia/Entidad

5b NO. Informar a la Dirección General de Recursos Humanos que realicen los cambios autorizados de modificación de estructura.

Coordinación de Asesores 6b Realizar los cambios autorizados de modificación de

estructura en Sistema SAP R3, continúa en paso 13. Dirección General de

Recursos Humanos 5 SI. Solicitar costeo a la Dirección General de Recursos

Humanos. Coordinación de

Asesores 6 Realizar costeo de plazas e informar a la Coordinación de

Asesores. Dirección General de Recursos Humanos 7

Elaborar y enviar dictamen de la solicitud. Coordinación de Asesores 8 Recibir dictamen.

¿Cuenta con recurso para movimientos compensados? Dependencia/Entidad

9c NO. Replantear solicitud, continuar en paso 1.

Dependencia/Entidad

9 SI. Informar a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión

que sí se cuenta con recurso suficiente para movimientos

compensados. Dependencia/Entidad 10 Recibir notificación del recurso suficiente, por parte de la

Dependencia/ Entidad interesada, y dar conocimiento a la Dirección General de Presupuesto.

Subsecretaría de Finanzas e Inversión 11 Autorizar fuente de financiamiento

¿Se autoriza?

Dirección General de Presupuesto

12d NO. Entregar dictamen a la Coordinación de Asesores, para notificar a la Dependencia/ Entidad.

13d Informar a la Dependencia/ Entidad que no procede su financiamiento.

Coordinación de Asesores

12 SI. Informar a la Dependencia/Entidad que procede

solicitud.

13 Realizar solicitud de descongelamiento o desbloqueo de

plaza a través de firma electrónica. Dependencia/Entidad Formato de Descongelamiento 14 Aplicar el descongelamiento o desbloqueo de la plaza en

Sistema SAP R3. Dirección General de Recursos Humanos

(21)

15 Realizar los movimientos que correspondan de conformidad los Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades.

Área de Recursos Humanos de cada Dependencia/Entidad

(22)

Flujograma Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas.

(23)

CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Registro de Correspondencia

Área responsable: Despacho del C. Secretario

Registro de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Llevar un control de la correspondencia oficial que ingresa a la Secretaría. Clave:

MP-DESP-GC-RC-3.1

Clientes:

Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA. Dependencias y Entidades Estatales o Municipales.

Proveedores:

Dependencias y Entidades Federales, Estatales o Municipales.

Asociaciones civiles. Particulares

Alcance:

Asuntos oficiales competencia de la Secretaría.

15 minutos aproximadamente por documento

Indicadores:

100% del registro correcto de correspondencia.

Falla del Sistema Integral de Gestión de Documentos

Personal secretarial: Capturar información requisitada en el Sistema Integral de Gestión de Documentos.

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.

1 Recibir documentación. Personal Secretarial Oficio y anexos 2 Sellar y plasmar fecha en que se recibió el documento. Personal Secretarial Oficio y anexos 3 Escanear documento (con anexos) Personal Secretarial Oficio y anexos 4 Registrar documento, integrando el oficio escaneado (con

anexos) en Sistema Integral de Gestión de Documentos indicando los datos generales como: Número de oficio, fecha en que se recibió, descripción breve del asunto, quién envió y a quién va dirigido, dependencia o entidad y municipio.

(24)

Flujograma Registro de Correspondencia.

(25)

Turnar de Correspondencia

Turnar de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Turnar los asuntos a la unidad administrativa competente.

Clave:

MP-DESP-GC-RC-3.2

Clientes:

Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA. Dependencias y Entidades Estatales o Municipales.

Proveedores:

Asociaciones civiles y particulares

Alcance:

Asuntos oficiales competencia de la Secretaria.

Una hora aproximadamente

Indicadores:

100% de los oficios turnados

Falla del Sistema Integral de Gestión de Documentos

Personal Secretarial: Turnar la documentación a las áreas, Dependencias o Entidades competentes.

1 Verificar en Sistema Integral de Gestión de Documentos que el documento este registrado.

Personal Secretarial Oficio y anexos

2 Revisar con el C. Secretario(a) el oficio para determinar el asunto de competencia para turnar el documento al área competente.

3 Definir área de competencia ¿Oficio competencia de la SFIA?

C. Secretario(a)

4a NO. Turnar documentación vía oficio o tarjeta a la Dependencia, Entidad estatal o Municipal competente.

Personal Secretarial

4 SI. Generar turnos en el Sistema Integral de Gestión de Documentos.

Indicar acción: a) Atender oficio b) Asistir a reunión

c) Ver asunto con Secretario(a) d) Para atención y trámite.

NOTA: Marcar copia de turno para áreas involucradas.

En caso que el C. Secretario(a) haya realizado algún comentario referente al asunto del oficio, indicarlo para la atención

correspondiente.

5 Generar acuse (volante). Personal Secretarial Oficio y anexos 6 Imprimir acuse (volante) por área y anexar los documentos

turnados que se vayan a enviar.

Personal Secretarial Oficio, anexos y volante 7 Enviar documentos originales y acuse que están siendo

turnados.

Personal Secretarial Oficio, anexos y volante 8 Escanear acuse (volante) y archivar en carpeta digital.

(26)

Flujograma Turnar de Correspondencia.

(27)

Seguimiento de Turnos de Correspondencia

Seguimiento de Turnos de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Contribuir en el eficiente desahogo de los trámites competencia de la Secretaría.

Clave:

MP-DESP-GC-ST-3.3

Clientes:

Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA.

Proveedores:

Asociaciones civiles. Particulares

Alcance:

Asuntos oficiales competencia de la Secretaría.

Seguimiento por periodo bimestral,

Indicadores:

100% de turnos atendidos.

Turnos o folios no atendidos.

Personal Secretarial: Solicitar la atención a folios turnados.

Titular de la Unidad Responsable: Capturar en Sistema Integral de Gestión de documentos las respuestas emitidas.

1 Generar en sistema el Reporte de Estatus de Documentación Turnada por área.

Personal Secretarial Reporte de estatus de turnos.

2 Enviar por instrucciones del C. Secretario cada dos meses a los Titulares de las Unidades Responsables correo

electrónico solicitando que atiendan los folios turnados que están sin concluir.

Personal Secretarial Correo electrónico

3 Capturar en el Sistema Integral de Gestión de documentos, la respuesta emitida mediante el oficio que haya proporcionado la Unidad Responsable, como evidencia de atención a folio.

Titular de la Unidad Responsable

4 Notificar la finalización de atención al folio competente de la Unidad Responsable.

Titular de la Unidad Responsable 5 Recibir notificación de la finalización de la captura y revisar la

información de la misma.

(28)

Flujograma Seguimiento de Turnos de Correspondencia.

(29)

ATENCIÓN DE AUDIENCIAS

Atención a Audiencias del C. Secretario

Atención a Audiencias del C. Secretario Sustantivo Adjetivo Objetivo:

Canalizar las solicitudes de audiencia referente a los temas competencia de la Secretaría.

Clave:

MP-DESP-AA-AAS-4.1

Clientes:

Personal de Dependencias/ Entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal.

Asociaciones civiles.

Personal de instituciones bancarias. Particulares.

Proveedores:

Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA

Alcance:

Dependencias, Asociaciones y Entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal.

2 días

Indicadores:

100% de audiencias debidamente canalizadas.

Información incompleta del asunto a tratar.

Personal Secretarial: Atender solicitud de audiencia, Programar cita con el interesado y, en su caso, con el Titular

designado.

1 Atender las solicitudes de audiencia con la o el C. Secretario, las cuales pueden ser realizadas de manera telefónica, personal o a través de correo electrónico, solicitando los datos generales del interesado como son:

-Nombre

-Empresa que representa

-Información general del tema a tratar.

Personal Secretarial Reporte de estatus de turnos.

2 Comentar con el C. Secretario la solicitud de audiencia indicando el tema que se desea tratar.

3 Determinar si es factible la atención de la audiencia por parte del C. Secretario(a).

¿Factible?

C. Secretario(a)

4a SI. Contactar al enlace de la Dependencia, Asociación o Entidad e indicar fecha y hora programada para la audiencia.

4 NO. Designar Titular de Unidad Responsable para que atienda la solicitud de audiencia.

C. Secretario(a)

5 Generar cita con Titular de Unidad Responsable según asunto de competencia.

(30)

Flujograma Atención a Audiencias del C. Secretario.