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Manual de Políticas y Procedimientos

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Manual de Políticas y Procedimientos

Inducción a Clínicas (VP-UDN-39)

Vicepresidencia de Unidades Especiales

Directora Académica de Clínica Clínica U Dental

Versión 1.0 27 de mayo, 2013

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ÚLTIMA MODIFICACIÓN

MOTIVO PÁGINAS AFECTADAS

Creación del documento Todas las páginas

ELABORADO REVISADO

FECHA 27/05/2013 27/05/2013

FIRMA Dra. Eva Cortés MBA Alejandra

Quirós

CARGO Directora Académica

de Clínica

Vicepresidencia de Unidades Especiales

APROBADO

FECHA 27/05/2013 27/05/2013 27/05/2013

FIRMA (Colocar firma

y número de cédula del responsable) (Colocar firma y número de cédula del responsable) (Colocar firma y número de cédula del responsable) CARGO Directora Académica de Clínica Vicepresidencia de Unidades Especiales Consejo Universitario

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Sección Página I. Registro de actualizaciones 2 II. Indice 3 III. Introducción 4 IV. Alcance 5 V. Responsables 6

VI. Marco Normativo 8

VII. Políticas y Procedimientos 9 1. Sección uno: Inducción a Clínicas 9 1.1. Objetivo principal 9 1.2. Politicas de operación 9 1.3. Descripción del procedimiento 17 1.4. Diagrama de flujo 23 1.5. Formatos e instructivos 27 1.6. Listas de Distribución 27 1.7. Glosario/definiciones 27 VIII. Anexos 28

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 4 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

III. Introducción

La Vice Presidencia de Unidades Especiales, como ente administrativo de la Clínica U Dental, suscrita a la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología (ULACIT), emite el presente documento con el propósito de contar con un instructivo que permita a la Dirección Académica y a los Docentes de la Clínica U Dental, estandarizar el control, la supervisión, la capacitación, la actualización y la comunicación de las políticas, procedimientos, procesos y actividades específicas que se ejecutan en sus áreas de trabajo, mediante la documentación de los mismos, con el fin de cumplir con las políticas y procedimientos relacionados con la inducción a clínicas.

Este manual está conformado por un marco normativo de políticas y reglamentos internos, los responsables específicos de las actividades de trabajo, los objetivos del procedimiento, las políticas de operación, la descripción de actividades, los diagramas de flujo del proceso, los formatos e instructivos de llenado respectivos y un glosario de términos específicos.

La Vicepresidencia de Unidades Especiales será responsable de la generación, modificación, aprobación y difusión de las políticas y procedimientos incluidos en este documento; coordinará con la Dirección Académica de Clínica y los docentes las actividades complementarias requeridas para generar y actualizar este documento.

Cualquier contravención (desobediencia, desacato, falta) a las políticas y procedimientos definidos en este documento y que afecte a la prestación del servicio ofrecido por la Clínica U Dental se ajustará a lo dispuesto en los reglamentos de régimen disciplinario establecidos por la Presidencia y el Consejo Universitario de ULACIT, en los casos que corresponda.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 5 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

IV. Alcance

Este documento abarca los procesos, subprocesos y actividades administrativas, operativas, académicas y clínicas ejecutadas por el personal administrativo y docente de la Clínica U Dental, relacionado con las actividades programadas de inducción de los cursos clínicos de Odontología y del Posgrado de Ortodoncia de la Facultad de Ciencias de la Salud.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 6 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

V. Responsables

 Vicepresidencia de Unidades Especiales: es responsable de emitir, evaluar, aprobar, actualizar, comunicar y colaborar en la ejecución de las políticas y procedimientos documentados; genera las recomendaciones y disposiciones finales relativas a la inducción a clínicas de los de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud, en plena coordinación con la Directora Académica de Clínica.

 Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud: es responsable de evaluar y aprobar las políticas y procedimientos documentados; genera las recomendaciones y disposiciones finales relativas a la inducción a clínicas de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad, en plena coordinación con la Directora Académica de Clínica.

 Directora Académica de Clínica: es responsable de generar, comunicar, aplicar, evaluar y actualizar las políticas y procedimientos documentados; genera las disposiciones y recomendaciones complementarias relativas a la inducción a clínicas de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud, en plena coordinación con la Vicepresidencia de Unidades Especiales, la Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud y el personal administrativo y académico de la Clínica U Dental. Supervisa y participa en todas las actividades relacionadas con la semana de inducción a clínicas: planificación, programación, ejecución, evaluación, retroalimentación y mejora continua del proceso.

 Docente Titular, Profesor: coordina con la Directora Académica la actualización, divulgación y aplicación apropiada de las políticas y procedimientos amparados por este manual. Ejecuta actividades específicas relativas a la programación de inducción establecida: charlas, talleres, conferencias, simulación clínica.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 7 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

 Asistente Administrativa: es responsable de coordinar con la Directora Académica y

la Vice Presidencia de Unidades Especiales, así como ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Colabora con la actualización, difusión y ejecución de las políticas documentadas en este manual.

 Coordinadora de Atención al Paciente (CAP): es responsable de coordinar con la Directora Académica y la Vicepresidencia de Unidades Especiales, así como de ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Colabora con la actualización, difusión y ejecución de las políticas documentadas en este manual.  Coordinadora de área clínica: es responsable de coordinar con la Directora

Académica y ejecutar las actividades de inducción de su competencia.

 Auxiliar de área clínica: colabora con la Coordinadora de área clínica en la ejecución de las actividades de inducción de su competencia.

 Estudiante: tiene la responsabilidad de cumplir con todas las actividades de inducción programadas y supervisadas por la Directora Académica de la Clínica U Dental.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 8 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

VI. Marco Normativo

Legislación nacional

o Código de Ética del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica.

Manuales y Políticas de la Vicepresidencia de Unidades Especiales

o Reglamento General de Clínica (VP-UDN-01)

o Manual de Normas y Procedimientos Clínicos (VP-UDN-02)

o Política y procedimiento que regulan los mecanismos de comunicación con los estudiantes de clínica (VP-UDN-04)

o Normativa de presentaciones de caso. o Manual de uso de Digital Dental Manager.

o Política y procedimiento que define los materiales disponibles en U Dental y su uso de acuerdo con el Manual y Procedimientos

Clínicos (VP-UDN-05)

Documentos de referencia institucionales

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 9 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

VII. Políticas y Procedimientos 1. Sección uno: Inducción a clínicas

1.1. Objetivo de la política y procedimiento

 Establecer los lineamientos para la gestión de las actividades de inducción a clínicas que deben realizar los estudiantes de todos los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente clínico.

1.2. Políticas de operación

Art. 1. El proceso de inducción a clínicas engloba las actividades de planeamiento y programación, ejecución, evaluación, así como de mejora continua y optimización del proceso, el cual es considerado como fundamental y obligatorio para todos los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente clínico.  Art. 2. Las actividades planificadas y programadas de inducción a clínicas

para los estudiantes, deben ejecutarse en la semana (-1) del calendario académico de ULACIT, denominada como “Semana de Inducción”, y comprenden todas las actividades administrativas y académicas cuyo propósito primordial está orientado a:

a. Lograr que los estudiantes aprendan elementos clave administrativos, operativos, académicos y clínicos para uniformar (nivelar) su conocimiento con respecto al que poseen todos los demás estudiantes de la carrera respectiva.

b. Transmitir a los estudiantes conceptos y aspectos académicos que les permitan desarrollar su aprendizaje y mejorar sus habilidades, aptitudes y actitudes, con el fin de optimizar el aprendizaje para su futuro profesional.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 10 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

c. Comunicar a los estudiantes aspectos administrativos de la Clínica U

Dental, tales como: reglamentos, normativas, manuales de políticas y procedimientos, que les faciliten un adecuado tránsito y desenvolvimiento ordenado, así como les permitan lograr un desempeño personal y profesional óptimo en la Clínica.

d. Dar a conocer a los estudiantes, en forma ordenada y estandarizada, la normativa, los procedimientos y protocolos clínicos vigentes.

e. Realizar la simulación de diferentes tratamientos dentales tomando en cuenta el Manual de normas y procedimientos de U Dental vigente.  Art. 3. La Directora Académica es responsable en forma integral de planificar,

elaborar y supervisar la programación y ejecución de la inducción a clínica para el cuatrimestre respectivo (ver formato en Anexo 1), según las siguientes condiciones y actividades:

a) Planificar y designar los temas a ser desarrollados en la semana de inducción.

b) Asignar el personal docente y administrativo a cargo de cada actividad o tema de inducción específico contenido en la programación de la inducción a clínica (conferencias, charlas, talleres, sesiones de capacitación, simulaciones clínicas, sesiones de evaluación de la inducción).

c) Comunicar al personal docente y administrativo que participa en la planificación las actividades y responsabilidades designadas, según las siguientes condiciones:

i. Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de la semana de inducción, vía correo electrónico.

ii. Designar una semana antes los profesores aprobados en U Dental.

iii. Designar una semana antes, un miembro del personal administrativo de clínica que realice llamadas telefónicas a

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 11 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

estudiantes para recordar su asistencia a la semana de inducción, con base en la lista de matrícula generada por la Directora Académica, así como recordar los requisitos de ingreso que debe cumplir.

d) Coordinar y asegurarse de la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para las sesiones de inducción: salas de la Clínica, auditorio, sala de profesores, aulas, etc.) con las áreas involucradas (Vicerrectoría de Gestión Tecnológica, personal de clínica).

e) Validar la programación con las diferentes jefaturas de la Clínica U Dental, antes de la semana (-1). El personal involucrado es: Asistente Administrativa, Coordinadora de Atención al Paciente (CAP), docentes titulares, coordinadoras de área clínica.

f) Coordinar con la Vicepresidencia de Unidades Especiales todas las actividades requeridas, que sean de su competencia y solicitar su aprobación cuando sea necesario.

g) Invitar en caso necesario, a agentes externos para incorporarse a las actividades y temas que den valor agregado a la semana de inducción, tales como representantes del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica, personeros del Ministerio de Salud (MINSA); microbiólogos y otros profesionales del área de ciencias médicas. h) Definir los tratamientos y asignar el docente titular encargado de la

simulación clínica en cada sesión programada.

i) Comunicar al docente encargado, en la semana (15) del calendario académico del cuatrimestre anterior, el tratamiento que se le ha asignado en la simulación clínica. El docente a su vez, es responsable de seleccionar el paciente para realizar el tratamiento.

j) Asegurarse de que la normativa a ser incluida en las actividades programados de inducción incluya prioritariamente al menos los siguientes documentos:

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i. Reglamento General de Clínica.

ii. Manual de Normas y Procedimientos Clínicos. iii. Manual de materiales dentales de U Dental.

k) Verificar que el documento de programación de la inducción siempre incluya los siguientes elementos (ver formato de Programación de inducción a clínica, en Anexo 1):

i. Los requisitos de ingreso a clínica: por ejemplo, la vacunación contra la Hepatitis B o recuento de anticuerpos, la póliza de seguro estudiantil e ingreso de la totalidad del instrumental solicitado.

ii. Los nombres del cuerpo docente titular a cargo de la actividad respectiva.

l) Comunicar a los estudiantes la programación respectiva y el temario a desarrollar en la semana (15) del cuatrimestre anterior (según el calendario académico), en una actividad académica (lección en clase) que permita reunir a todos los estudiantes requeridos. Los estudiantes podrán recibir la programación en forma impresa o acceder a esta en forma digital, mediante la plataforma Blackboard.

m) Solicitar a los estudiantes a más tardar el viernes de la semana de inducción (semana -1), la entrega del comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, o en su defecto un examen clínico microbiológico de recuento de anticuerpos contra hepatitis B, para el cumplimiento de los requisitos de ingreso a la Clínica.

n) Auditar el cumplimiento del programa de inducción durante la semana y realizar cualquier cambio que asegure el cumplimiento de la programación.

o) Realizar la evaluación de la semana de inducción, acorde con lo siguiente:

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 13 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

i. Se debe entregar el formulario (Instrumento de evaluación de la

inducción al estudiante (ver formato en Anexo 1), para que evalúe la actividad, antes de salir del recinto, el último día programado de la semana.

ii. Analizar la evaluación para retroalimentar la planificación del proceso, así como al personal administrativo y académico involucrado.

p) Entregar el certificado de participación a los estudiantes (ver formato en Anexo 1), el viernes después de la actividad de evaluación realizada por el estudiante. El documento indica el cumplimiento de la inducción a clínica, requisito indispensable para empezar los cursos clínicos en la semana (1) del calendario académico. La Asistente Administrativa es responsable de elaborar los certificados y hacerlos llegar a la Directora Académica.

q) Crear una carpeta exclusiva para el curso respectivo, en la plataforma Blackboard, que incluya los documentos requeridos: el material y charlas utilizados en la semana de inducción para que sean consultados por los estudiantes en la semana (1).

r) Verificar que el proceso de inducción se reinicie en forma oportuna y apropiada en el siguiente cuatrimestre.

Art. 4. Los docentes titulares y profesores son responsables, según

corresponda, de:

a) Planificar y ejecutar la simulación clínica asignada, así como de seleccionar al paciente para el tratamiento designado. Abarca la práctica clínica guiada en la cual cada docente encargado realiza un tratamiento clínico y explica paso a paso las normas y procedimientos clínicos requeridos, durante la realización del tratamiento.

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b) Elaborar el documento de la presentación asignada en formato Power

Point, videos u otros y enviarlo a la Directora Académica, para que sea incorporado en la carpeta del curso en la plataforma Blackboard. c) Asignar tareas y lecturas adicionales a los estudiantes, en los temas

necesarios.

d) Orientar y evacuar las dudas de los estudiantes durante el proceso de simulación clínica.

e) Asegurarse de que durante la simulación clínica se apliquen apropiadamente las normas y procedimientos clínicos.

Art. 5. El personal administrativo de la Clínica (Asistente Administrativa, Coordinadora de Atención al Paciente y las Coordinadoras de cada área clínica son responsables, según corresponda, de:

a) Planear los requerimientos para la sesión de inducción asignada (materiales, documentos).

b) Generar y planificar la presentación de normas y procedimientos del área respectiva, según las siguientes condiciones:

i. Elaborarse el documento en formato Power Point.

ii. Fundamentar la presentación en los manuales de políticas y procedimientos vigentes, correspondientes a su área.

iii. Enviar el documento a la Directora Académica, vía correo electrónico, quince (15) días antes de la semana de inducción, para ser revisado. Si la Directora Académica requiere cambios o mejoras en el documento, deben corregirlo de inmediato y enviar la versión final lo antes posible.

c) Coordinar la disponibilidad de su personal auxiliar respectivo, que asegure la administración apropiada del puesto de trabajo cuando deba ausentarse para realizar la presentación en la semana de inducción. El personal auxiliar podrá sustituir o apoyar a la coordinadora en casos calificados o de fuerza mayor (enfermedad,

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incapacidad, ausencia etc.), previa autorización de la Directora Académica.

d) Designar gavetas, crear claves de acceso al sistema DDM e ingresar los estudiantes al sistema CODISA, para establecer el proceso de cobro (Asistente Administrativa).

Art. 6. El estudiante es responsable de acatar las siguientes disposiciones y condiciones:

a) Presentarse puntualmente a las sesiones de inducción durante toda la semana.

b) Presentarse con el uniforme oficial de la clínica (scrub celeste), sin excepción.

c) Participar en forma activa de las actividades planeadas en la semana de inducción.

d) Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gavetas y solicitar las claves en el sistema DDM, acorde con los requisitos y protocolos establecidos.

e) Evaluar el proceso de inducción acorde con la normativa establecida. f) Entregar el carné de vacunación cuando le sea solicitado.

g) Adquirir la póliza de seguro estudiantil de forma obligatoria en el proceso de matrícula establecido por la Universidad.

h) Justificar las llegadas tardías o ausencias a las sesiones de inducción de acuerdo con el Reglamento de Régimen Estudiantil, Capítulo IX, de la Asistencia y Puntualidad a clase (versión ULACIT, 2000). Realizar el proceso de atención de apelaciones de acuerdo con la normativa de ULACIT (ambas pueden ser consultadas en la página web ULACIT).

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Art. 7. La asistencia durante la semana de inducción es obligatoria por lo

que el personal administrativo o académico debe pasar lista para que el estudiante firme en la entrada del recinto, al inicio de las sesiones asignadas.  Art. 8. La tarde del día viernes (último día de la semana de inducción) se

designa para que los estudiantes realicen el proceso de ingreso del instrumental a la clínica y el de asignación de gavetas, acorde con los protocolos establecidos.

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1.3. Descripción del procedimiento (1/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

1 2 3 4 5 6 7 Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Subproceso: Planificación y programación de la inducción

Planificar y programar el proceso de inducción del cuatrimestre actual, revisar la programación de cuatrimestres anteriores, así como los resultados documentados de evaluaciones.

Determinar los temas a exponer y establecer el tipo de actividad requerida: charla, conferencia, taller, simulación clínica.

Comunicar al personal el tema específico a exponer y la actividad asignada (tratamientos, simulación clínica).

Invitar a agentes externos en caso necesario.

Proponer el día específico de cada actividad y el tema correspondiente. Coordinar la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para las sesiones de inducción.

Validar con el personal administrativo y académico la programación de la semana de inducción. (Continúa subproceso…) Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Correo electrónico Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Programación de la Inducción Correo electrónico

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 18 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Descripción del procedimiento (Continuación, 2/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

8 9 10 11 12 13 Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Docente Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Directora Académica

¿Se aprueba la programación?

No

Ajustar la programación de acuerdo con la disponibilidad de los participantes (día, hora, tema, actividad) y espacio físico disponible.

Generar la versión final del documento de programación de la inducción.

Comunicar al personal participante la programación definitiva.

Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada.

Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada y enviarla a la Directora Académica para su revisión.

Revisar presentación y material adicional (vídeos, etc.)

(Continúa subproceso…) Programación de la Inducción Programación de la Inducción Programación de la Inducción Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Correo electrónico

Presentación de actividad de inducción (Power Point)

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 19 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Descripción del procedimiento (Continuación, 3/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

14 15 16 17 18 19 20 Directora Académica Docente Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Directora Académica Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Docente Titular Directora Académica

¿Se aprueba presentación/material?

No

Informar al personal académico y/o administrativo las correcciones o mejoras requeridas en presentación/material.

Modificar presentación/material y enviar versión final a Directora Académica.

Ir al paso 13

Informar al personal respectivo la aprobación final de la presentación y el material adicional (vídeos, etc.). Coordinar con personal auxiliar la administración del área de trabajo y prepararse para la actividad.

Seleccionar el paciente para la simulación clínica.

Comunicar y entregar a los estudiantes la programación de la inducción. Subir a plataforma Blackboard la programación vigente.

(Continúa subproceso…)

Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Correo electrónico

Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Correo electrónico

Correo electrónico

Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Correo electrónico

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 20 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Descripción del procedimiento (Continuación, 4/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

21 22 23 24 25 26 27 28 Estudiante Directora Académica Personal Administrativo Directora Académica Directora Académica Docente Titular Personal Administrativo Directora Académica Docente Titular Personal Administrativo Estudiante Directora Académica Acceder a la programación en plataforma Blackboard.

Generar lista de matrícula vigente y entregarla a personal administrativo para generar recordatorio a estudiantes.

Contactar a estudiantes y recordar su asistencia a semana de inducción y el cumplimiento de requisitos de ingreso. Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de la semana de inducción.

Fin del subproceso

Planificación y programación de la inducción

--- Subproceso: Ejecución de la

inducción

Ejecutar las actividades de inducción según la programación establecida.

Pasar lista al inicio de cada día de actividad de inducción.

Firmar la lista de asistencia.

Supervisar las actividades de inducción programadas. (Continúa subproceso…) Programación de la Inducción Lista de matrícula Lista de matrícula Correo electrónico Presentación de actividad de inducción (Power Point)

Programación de la Inducción

Lista de asistencia

Lista de asistencia

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 21 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Descripción del procedimiento (Continuación, 5/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

29 30 31 32 33 34 35 Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Directora Académica Estudiante Directora Académica

¿Programación se desarrolla acorde con lo programado?

No

Realizar los ajustes en la programación de la inducción e informar a los estudiantes y personal involucrado.

Solicitar al estudiante los requisitos de ingreso a los cursos clínicos.

¿Estudiante presenta requisitos de ingreso?

No

Comunicar al estudiante la restricción para ingresar a clínicas.

Recibir, revisar y aceptar los requisitos de ingreso.

Fin del subproceso: Ejecución de la inducción

--- Supervisar la evaluación de la inducción: entregar el formulario de evaluación a los estudiantes.

Calificar el proceso de inducción.

Recolectar los formularios de evaluación de la inducción.

(Continúa…)

Programación de la Inducción Correo electrónico

Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico.

Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico. Formulario de evaluación de la inducción. Formulario de evaluación de la inducción. Formulario de evaluación de la inducción.

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Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 22 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Descripción del procedimiento (Continuación, 6/6)

Procedimiento: Inducción a clínicas Código:

VP-UDN-39

Última revisión:

27/05/2013

Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados

36 37 38 39 40 Estudiante Coordinadora de Área Asistente Administrativa Directora Académica Directora Académica

Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gaveta y solicitar la clave en el sistema DDM, acorde con los requisitos y protocolos establecidos.

Recibir el instrumental y asignar la gaveta al estudiante.

Asignar clave al estudiante en sistema DDM y CODISA.

Subir a la plataforma Blackboard las presentaciones, vídeos y materiales adicionales para que el estudiante los consulte en el curso respectivo, a partir de la semana (1) del calendario académico.

Analizar los resultados de la evaluación de la inducción y realizar los ajustes en la planificación de la inducción del cuatrimestre siguiente. Coordinar las actividades con la Vicepresidencia de Unidades Especiales, personal administrativo y académico.

Fin del Procedimiento

Presentación de actividad de inducción (Power Point).

Formulario de evaluación de la inducción Programación de la Inducción Documentado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales Aprobado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales Fecha de emisión: 27/05/2013

(23)

Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 23 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013 1.4. Diagramas de flujo (1/4) Inducción a Clínicas Subproceso: Planificación y programación de la inducción (1 de 2) Alejandra Quirós R. 27/05/2013 VP-UDN-39-01 Planificar/programar

proceso de inducción del cuatrimestre actual Revisar programaciones y evaluaciones anteriores Inicio 1 Programación de la inducción Correo electrónico 4 5 Proponer fechas específicas de actividades y temas Coordinar disponibilidad de espacios físicos Validar programación de semana de inducción con personal académico

y administrativo Determinar temas a exponer y actividad requerida Comunicar tema y actividad asignadas al personal designado 2 ¿Se aprueba programación? SÍ Programación de la inducción Invitar a agentes externos en caso necesario 3 Correo electrónico NO Programación de la inducción Correo electrónico Programación de la inducción Correo electrónico Ajustar programación según disponibilidad de participantes y espacio físico Programación de la inducción Generar versión final de

programación de inducción Comunicar programación al personal involucrado Programación de la inducción Correo electrónico 6 7 A

(24)

Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 24 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Diagramas de flujo (Continuación, 2/4)

Inducción a Clínicas Subproceso: Planificación y programación de la inducción (2 de 2)

Alejandra Quirós R. 27/05/2013 VP-UDN-39-01 Preparar presentación y material de actividad asignada Enviar presentación a Directora Académica 8 Presentación de actividad de inducción Correo electrónico ¿Se aprueba presentación/ material? Modificar presentación/ material y enviarlos a la Directora Académica 9 NO SÍ Presentación de actividad de inducción Correo electrónico Revisar presentación y material de actividad asignada Informar al personal respectivo la aprobación de la presentación y material de actividad asignada Correo electrónico 10 11 Coordinar la administración del área de trabajo y prepararse

para la actividad Seleccionar paciente para simulación clínica 12

Comunicar y/o entregar programación de la inducción a estudiantes Subir programación a plataforma blackboard Presentación de actividad de inducción Correo electrónico 13 Programación de la inducción Generar lista de matrícula y entregarla a personal administrativo Recordar actividad a estudiantes y cumplimiento de requisitos de ingreso Lista de matrícula 14 Recordar al personal académico y administrativo su participación en semana de inducción 15 Correo electrónico A Presentación de actividad de inducción Correo electrónico

Fin del subproceso

(25)

Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 25 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Diagramas de flujo (Continuación, 3/4)

A

Ejecutar actividades de inducción acorde con

programación establecida

Inducción a Clínicas Subproceso: Ejecución de la inducción Alejandra Quirós R. 27/05/2013 VP-UDN-39-02 Presentación de

actividad de inducción Programación de la

inducción

Pasar lista al inicio de cada día de actividad de

inducción Supervisar actividades programadas 16 17 Lista de asistencia Programación de la inducción ¿Programación se desarrolla según lo programado? Realizar y comunicar ajustes en la programación NO Solicitar requisitos de ingreso al estudiante 18 19 Programación de la inducción Correo electrónico SÍ ¿Estudiante presenta requisitos de ingreso? Comunicar al estudiante la restricción para el ingreso a clínicas NO 20

Recibir, revisar y aceptar los requisitos de ingreso

a cursos clínicos 21 Comprobante de vacunación contra hepatitis B Examen clínico microbiológico Comprobante de vacunación contra hepatitis B Examen clínico microbiológico B SÍ

(26)

Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 26 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Diagramas de flujo (Continuación, 4/4)

Inducción a Clínicas Subproceso: Calificación, cierre y

evaluación de la inducción Alejandra Quirós R. 27/05/2013 VP-UDN-39-03 B

Supervisar la evaluación de la inducción Entregar formulario a los

estudiantes Formulario de evaluación de la inducción Calificar el proceso de inducción 22 23 Formulario de evaluación de la inducción Recolectar formularios de evaluación de la inducción Formulario de evaluación de la inducción 24 25 Subir a plataforma Blackboard presentaciones y material adicional 26 Presentación de actividad de inducción

Gestionar con estudiante el ingreso de instrumental a clínica Asignar clave al estudiante

en sistemas DDM y CODISA

Analizar resultados de la evaluación de la

inducción Ajustar planificación del

siguiente cuatrimestre Formulario de evaluación de la inducción Programación de la inducción 27

(27)

Vice Presidencia de

Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 27 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

1.5. Formatos e instructivos

 Programación de la Inducción a Clínica  Lista de matrícula vigente

 Lista de asistencia

 Formulario de evaluación de la inducción (Instrumento de evaluación de la inducción).

 Título de participación en la semana de inducción

1.6. Listas de Distribución

 Vice Presidencia de Unidades Especiales

 Decanatura de Facultad de Ciencias de la Salud  Dirección Académica de Clínica

 Docentes Titulares, Profesores  Asistente Administrativa de U Dental  Coordinadora de Atención al Paciente  Coordinadora de área clínica

 Auxiliar de área clínica  Estudiantes

1.7. Glosario/Definiciones

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 28 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

VIII. Anexos

Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Inducción a Clínicas

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 29 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Inducción a Clínicas

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 30 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Inducción a Clínicas

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 31 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Inducción a Clínicas

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Unidades Especiales Versión 1.0 22/04/2013 Página 32 de 32 U Dental Revisión 22/04/2013

IX. Control de Cambios Nombre del Manual Fecha de modificación Justificación de cambios Manual de las Políticas

y Procedimientos Inducción a Clínicas Actualización de las Políticas y procedimientos institucionales Fecha de implementación

Referencias

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