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HAPI
MANUAL DE USUARIO
DEL REPOSITORIO
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
2
Identificación del documento
Datos del Documento
Nombre de archivo: manual usuario del repositorio.docx
Fecha de creación: 24 julio 2012
Última modificación: 24 julio 2012
Historia de Revisión del Documento
Fecha Versión Información de los Cambios
24 julio 2012 1.0 Versión inicial.
Este Sistema fue desarrollado con el aporte del Programa
de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (UNEP,
por sus siglas en inglés
) y el Fondo para el Medio Ambiente
Mundial (GEF,
por sus siglas en inglés
), bajo el marco del
Proyecto No. GLF/2328-2716-4B61 "Implementación de un
Marco Nacional de Bioseguridad para Costa Rica"
Se le agradece a Hermes Soluciones de Internet S.A. por el desarrollo de la
herramienta. San José, Costa Rica www.hermes-soft.com
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
3
Tabla de contenidos
INTRODUCCIÓN ... 7
NAVEGACIÓN Y BÚSQUEDAS ... 7
ESTRUCTURA DEL REPOSITORIO ... 7
REQUISITOS PARA ACCEDER EL REPOSITORIO ... 9
NAVEGACIÓN DEL REPOSITORIO ... 9
Referencias ...12
Menú de contexto del navegador ...13
Visualizar la página detallada del documento ...14
Visualizar la página detallada de la carpeta ...16
Despliegue de documentos escaneados ...17
Visualizar los signatarios de un documento ...20
Visualizar las firmas digitales de un documento ...21
Visualizar los permisos de un documento o carpeta ...22
Bitácora de cambios de un documento o carpeta ...23
Visualizar los datos operativos de un ítem del repositorio ...25
Visualizar las reglas de datos operativos del repositorio ...26
CONSULTA DE DOCUMENTOS ...28
OPERACIONES EN EL REPOSITORIO ...32
CREAR GRUPO, EXPEDIENTE O CARPETA ...32
INCLUIR UN DOCUMENTO...34
ACTUALIZACIÓN DE UN DOCUMENTO ...37
INCLUIR UN DOCUMENTO ESCANEADO ...40
MANTENIMIENTO DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS ...42
Incluir un tipo de documento ...44
Eliminar un tipo de documento ...45
Modificar un tipo de documento ...45
EDITAR LOS PERMISOS DE UN ÍTEM DEL REPOSITORIO ...45
Cambiar el dueño de un ítem ...48
Cambiar el status de privado o público de un ítem ...49
Agregar una autorización para un usuario...49
Agregar una autorización para un rol ...51
Modificar una autorización ...52
MOVER UN ÍTEM DEL REPOSITORIO A OTRA CARPETA ...52
CREAR UNA REFERENCIA A UN ÍTEM DEL REPOSITORIO EN UNA CARPETA ...53
ELIMINAR UN ÍTEM DEL REPOSITORIO ...54
DATOS OPERATIVOS ...56
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Insertar una regla ...58
Modificar una regla ...59
Eliminar una regla ...60
REGISTRAR DATOS OPERATIVOS ...60
Insertar un dato operativo ...61
Modificar un dato operativo ...62
Eliminar un dato operativo ...62
FIRMA INTEGRADA DE DOCUMENTOS ...62
EDITAR LA LISTA DE USUARIOS QUE PUEDEN FIRMAR UN DOCUMENTO ...63
FIRMAR UN DOCUMENTO ...68
Denegar una firma ...74
DEFINIR UNA LISTA COMÚN DE FIRMANTES ...74
DEFINIR LOS SUPLENTES DE UN USUARIO ...78
ACTIVAR UN SUPLENTE ...81
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Estructura del repositorio ... 7
Ilustración 2 Rol requerido para acceder el repositorio ... 9
Ilustración 3 Opción "Repositorio" en accesos rápidos ... 9
Ilustración 4 Vista inicial del navegador del repositorio ...10
Ilustración 5 Vista del contenido de repositorio en el navegador ...10
Ilustración 6 Referencia a un documento ...12
Ilustración 7 Menú de contexto del navegador ...13
Ilustración 8 Página detallada del documento ...14
Ilustración 9 Editar propiedades de una carpeta ...16
Ilustración 10 Página detallada de la carpeta ...16
Ilustración 11 Despliegue de documento escaneado ...18
Ilustración 12 Vista de archivos de un documento escaneado ...19
Ilustración 13 Pestaña de signatarios de un documento ...20
Ilustración 14 Documento con una firma digital ...21
Ilustración 15 Detalle de una firma digital ...22
Ilustración 16 Pestaña "Permisos" de una carpeta ...23
Ilustración 17 Pestaña "Bitácora" de una carpeta ...25
Ilustración 18 Pestaña "Datos operativos" de un documento ...26
Ilustración 19 Pestaña "Reglas de datos operativos" del repositorio ...27
Ilustración 20 Consulta de documentos firmados digitalmente ...29
Ilustración 21 Resultado de la consulta de documentos ...31
Ilustración 22 Documento actualizado con una versión anterior ...39
Ilustración 23 Lista de tipos de documentos ...44
Ilustración 24 Pestaña "Permisos" de una carpeta ...46
Ilustración 25 Página para editar los permisos de un ítem del repositorio ...47
Ilustración 26 Mantenimiento de reglas de datos operativos ...57
Ilustración 27 Formulario para insertar una regla del repositorio ...58
Ilustración 28 Edición de datos operativos ...61
Ilustración 29 Formulario para insertar un dato operativo ...62
Ilustración 30 Modificar un dato operativo ...62
Ilustración 31 Edición de signatarios de un documento ...67
Ilustración 32 Notificación de solicitud de firma ...68
Ilustración 33 Página inicial con firmas pendientes ...69
Ilustración 34 Documentos asignados para firmar ...70
Ilustración 35 Opciones para firmar un documento ...70
Ilustración 36 Ventana de confirmación para abrir firmador ...71
Ilustración 37 Firmar documento con el firmador de HAPI ...72
Ilustración 38 Ventana de confirmación de firmador – Firmar documento ...73
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 40 Denegar una firma ...74
Ilustración 41 Mantenimiento de listas de signatarios...75
Ilustración 42 Mantenimiento de usuarios ...80
Ilustración 43 Página inicial del usuario ...81
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Introducción
El repositorio de HAPI permite el almacenamiento, organización, administración y consulta de los documentos digitales de una organización. Este repositorio está especialmente diseñado para manejar documentos con firma digital aunque también permite manejar documentos sin firma digital.
El repositorio de HAPI se puede utilizar directamente o se puede utilizar desde el módulo de flujos de trabajo para almacenar los formularios y documentos de los flujos de trabajo de HAPI. En este manual se explica cómo utilizar de manera directa el repositorio de documentos.
Navegación y búsquedas
Estructura del repositorio
El repositorio está organizado en carpetas y subcarpetas. Una carpeta puede contener documentos y otras carpetas.
Ilustración 1 Estructura del repositorio
pkg Diagrama repositorio Repositorio Carpeta 1 Carpeta 2 Expediente 1 Subcarpeta 1 Grupo 1 Excel Excel Word Word Escaneado Word Word PDF Pow erPoint XML Formulario Notificación
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
8 El repositorio distingue varios tipos de carpetas:
Repositorio: es la carpeta principal y el primer nivel de clasificación. Típicamente cada organización o departamento tiene su propio repositorio. Un repositorio puede contener documentos o cualquier otro tipo de carpeta excepto otros repositorios.
Carpeta: es una carpeta sencilla que puede tener otras carpetas de cualquier tipo excepto repositorios.
Grupo: es una carpeta que solo puede tener documentos y no puede tener
subcarpetas. Se utiliza para agrupar documentos que forman un solo paquete y que se reciben al mismo tiempo.
Expediente: es una carpeta cuyos documentos y subcarpetas son numerados secuencial y automáticamente. Un expediente solo puede tener documentos o grupos de documentos.
Documento escaneado: esta es una carpeta especial que solo puede contener imágenes que corresponden a las páginas de un documento escaneado y
opcionalmente un pdf con el documento escaneado y consolidado. En el repositorio se registran las siguientes características de una carpeta:
Tipo: tipo de carpeta
Nombre: nombre obligatorio que identifica la carpeta. El nombre de una carpeta no puede repetirse dentro de su carpeta padre.
Descripción: texto descriptivo y opcional de la carpeta.
El dueño. Es el usuario que tiene control completo sobre la carpeta. El dueño
inicialmente es la persona que crea la carpeta, pero puede trasladársela a otro usuario.
Bitácora de cambios. En esta bitácora se registra información sobre cada modificación que ha habido en una carpeta.
Permisos. Es una lista de los usuarios que tienen permiso para visualizar la carpeta o incluir y eliminar documentos o subcarpetas.
Datos operativos. Son datos asociados a una carpeta y que son necesarios en algún proceso que involucre la carpeta, por ejemplo: fecha de recepción, número de expediente y enviado por.
Un documento en el repositorio tiene las mismas características que una carpeta y además tiene las siguientes:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Lista de signatarios: lista de personas que deben firmar un documento
Firmas digitales: lista de firmas digitales de un documento
Requisitos para acceder el repositorio
Para poder acceder el repositorio el usuario debe tener el rol “RepositorioFDG” y debe estar autenticado en HAPI.
Ilustración 2 Rol requerido para acceder el repositorio
El rol “RepositorioFDG” lo debe asignar el administrador de usuarios como se explica en la sección “Administración de usuarios internos” del “Manual de usuario de HAPI” y en la sección “Inscripción y autenticación de usuarios” de ese mismo manual se explica cómo autenticarse en el sistema.
Navegación del repositorio
El usuario debe estar autenticado en HAPI y debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio). Para ingresar al repositorio se debe hacer clic en el botón
“Repositorio” de los accesos rápidos:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
10 El sistema mostrará el navegador del repositorio con la lista de repositorios que se han
registrado:
Ilustración 4 Vista inicial del navegador del repositorio
En la anterior ilustración se muestran tres repositorios: “Repositorio 1”, “Repositorio 2” y “Flujos de trabajo”. El repositorio “Repositorio 2” se muestra sin subrayar porque el usuario actual no tiene permisos para visualizar su contenido, los demás se muestran subrayados porque el usuario actual si tiene permisos para visualizarlos. Para visualizar el contenido de uno de los repositorios se debe hacer clic sobre el nombre del mismo, por ejemplo al hacer clic sobre “Repositorio 1” se va a mostrar en el navegador el contenido del “Repositorio 1” como se ve en la siguiente ilustración:
Ilustración 5 Vista del contenido de repositorio en el navegador
1 2 3 4 5 6 7 8 B C D 9 A
Clic para ver contenido
Clic para ver detalle de documento
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11 La información que se muestra en el navegador es la siguiente:
1. El nombre del documento o carpeta y un icono que refleja el tipo de archivo. Los documentos o carpetas para los cuales el usuario actual tiene permiso de visualizar se muestran subrayados. Al hacer clic sobre el nombre de un documento el sistema mostrará la página detallada del documento y al hacer clic sobre una carpeta el sistema mostrará en el navegador el contenido de esa carpeta. Note que el nombre del documento o carpeta no puede repetirse entre los
elementos de una carpeta. En la sección “Estructura del repositorio” se muestran los iconos para los diferentes tipos de carpetas.
2. Estado del documento. Columna que muestra un icono que representa el estado de un documento que está en proceso de firmas.
3. Firmas. Muestra la cantidad de firmas digitales que tiene un documento. Al
posicionar el mouse sobre el número se mostrarán los nombres de las personas que firmaron digitalmente el documento.
4. Tipo. Descripción del tipo del documento desde el punto de vista del negocio, por ejemplo: orden de compra y contrato. Los tipos de documento son definidos por el usuario.
5. Dueño. El nombre del usuario dueño del documento o carpeta. 6. Fecha. Fecha de creación del documento o carpeta.
7. Barra de navegación. Muestra la ruta completa de la carpeta que se está
visualizando actualmente en el navegador. Los enlaces en la ruta permiten navegar directamente a cualquier parte de la ruta haciendo clic sobre el nombre. Además la barra de navegación permite ir a la carpeta anterior haciendo clic en el icono . 8. Descripción. Texto descriptivo definido por el usuario en el momento de incluir el
documento o de crear la carpeta.
9. Número de página. El navegador del repositorio muestra los ítems agrupados en páginas. Para cada página se muestran 10 ítems.
A. Iconos de acción. Permiten iniciar las siguientes acciones:
Nueva carpeta: lleva al formulario que permite crear una nueva carpeta dentro de la carpeta actual. Solo se activa si el usuario actual es el dueño o tiene permisos para incluir en la carpeta actual. Para más información ver la sección “Crear grupo, expediente o carpeta”.
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Incluir documento: lleva al formulario que permite incluir un nuevo documento en la carpeta actual. Solo se activa si el usuario actual es el dueño o tiene permisos para incluir en la carpeta actual. Para más información ver la sección “Incluir un documento”.
Editar propiedades: lleva al formulario que permite visualizar y editar la información detallada de la carpeta actual. Solo se activa si el usuario actual es el dueño de la carpeta. Para más información ver la sección “Visualizar la página detallada de la carpeta”.
B. El icono muestra las opciones de búsqueda de documentos dentro de la carpeta actual o sus subcarpetas . Para más información ver la sección “Consulta de documentos”.
C. En este campo se puede filtrar la lista de ítems por nombre o descripción. Por ejemplo si digita la palabra “manual” y se presiona enter el sistema mostrará solo los documentos o carpetas cuyo nombre o descripción tengan la palabra “manual” D. Estas opciones permiten seleccionar que tipos de ítems se muestran en el
navegador del repositorio:
Carpetas: el navegador solo va a mostrar las carpetas excluyendo los documentos
Documentos: el navegador solo va a mostrar los documentos excluyendo las carpetas
Note que el navegador permite ordenar los ítems de una carpeta por cualquier de las columnas.
Referencias
Un documento o carpeta solo puede estar contenido en una carpeta, dicha carpeta es el padre, sin embargo el repositorio permite agregar referencias a un ítem en otras carpetas diferentes a la carpeta padre. Las referencias se distinguen porque tienen una flecha negra sobre el icono del ítem. Por ejemplo en la siguiente figura se observa una referencia al documento “Reporte 26072012.pdf”
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
13 Para más información sobre referencias ver la sección “Los pasos para mover un ítem son:
1. Navegue a la carpeta en la cual se encuentra el documento que desea mover (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
2. Haga clic derecho sobre el documento o carpeta que desea mover. El sistema mostrará un menú de contexto como el que se muestra en la siguiente ilustración:
3. Haga clic en la opción “Cortar” y luego navegue a la carpeta anterior a la carpeta a cual desea mover el ítem (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”) 4. Haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta a la cual desea mover el ítem
5. Haga clic en la opción “Pegar”. El sistema le mostrará un mensaje de confirmación como en la siguiente ilustración:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Menú de contexto del navegador
Al hacer clic derecho sobre el nombre de un ítem en el navegador del repositorio el sistema mostrará un menú de contexto que permite realizar diferentes acciones sobre el ítem seleccionado:
Ilustración 7 Menú de contexto del navegador
Las opciones que se muestran activas en este menú dependerán del tipo de ítem que se haya seleccionado, si el usuario actual es el dueño del ítem y de los permisos que se tengan sobre la carpeta actual. Las posibles opciones son:
Cortar: permite cortar un ítem para luego ponerlo en otra carpeta. Esta opción se muestra solo si el usuario actual es el dueño del ítem. Para más información ver la sección “Mover un ítem del repositorio a otra carpeta”.
Pegar: permite mover un ítem previamente seleccionado con la opción “Cortar” a la
carpeta sobre la que se hizo clic derecho. Esta opción se muestra solo si el usuario tiene permisos para incluir en la carpeta actual. Para más información ver la sección “Mover un ítem del repositorio a otra carpeta”
Copiar: permite seleccionar un ítem que se desea referenciar desde otra carpeta. Para Para más información ver la sección “Los pasos para mover un ítem son:
6. Navegue a la carpeta en la cual se encuentra el documento que desea mover (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
7. Haga clic derecho sobre el documento o carpeta que desea mover. El sistema mostrará un menú de contexto como el que se muestra en la siguiente ilustración:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
15 8. Haga clic en la opción “Cortar” y luego navegue a la carpeta anterior a la carpeta a cual
desea mover el ítem (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”) 9. Haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta a la cual desea mover el ítem
10. Haga clic en la opción “Pegar”. El sistema le mostrará un mensaje de confirmación como en la siguiente ilustración:
Crear una referencia a un ítem del repositorio en una carpeta”.
Pegar referencia: permite incluir una referencia a un ítem que previamente fue
seleccionado con la opción “Copiar” en la carpeta sobre la cual se hace clic derecho. Para más Para más información ver la sección “Los pasos para mover un ítem son:
11. Navegue a la carpeta en la cual se encuentra el documento que desea mover (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
12. Haga clic derecho sobre el documento o carpeta que desea mover. El sistema mostrará un menú de contexto como el que se muestra en la siguiente ilustración:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
16 13. Haga clic en la opción “Cortar” y luego navegue a la carpeta anterior a la carpeta a cual
desea mover el ítem (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”) 14. Haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta a la cual desea mover el ítem
15. Haga clic en la opción “Pegar”. El sistema le mostrará un mensaje de confirmación como en la siguiente ilustración:
Crear una referencia a un ítem del repositorio en una carpeta”.
Eliminar: permite eliminar un documento o carpeta. Un documento se puede eliminar solo eliminar solo si no tiene firmas digitales y una carpeta se puede eliminar solo si está vacía. vacía. Para más información ver la sección “El sistema le permite a un usuario copiar una referencia de una carpeta a otra. Primero se debe “copiar la referencia al ítem” y luego se debe “pegar la referencia” en la carpeta destino.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
17 Además de los requisitos que se explican en la sección “Requisitos para acceder el repositorio” el usuario debe tener permiso para incluir en la carpeta donde desea pegar el ítem.
Los pasos para mover un ítem son:
1. Navegue a la carpeta en la cual se encuentra el documento o carpeta que desea copiar (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
2. Haga clic derecho sobre el documento o carpeta que desea copiar. El sistema mostrará un menú de contexto como el que se muestra en la siguiente ilustración:
3. Haga clic en la opción “Copiar referencia” y luego navegue a la carpeta anterior a la carpeta en cual desea copiar la referencia al ítem (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
4. Haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta en la cual desea copiar la referencia al ítem
5. Haga clic en la opción “Pegar Referencia”. El sistema le mostrará un mensaje de confirmación como en la siguiente ilustración:
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Visualizar la página detallada del documento
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Se debe navegar a la carpeta que contiene el documento que se desea visualizar (ver sección “Navegación del repositorio”)y se debe hacer clic en el nombre de un documento en el
navegador del repositorio. El sistema mostrará una página detallada del documento.
Ilustración 8 Página detallada del documento
Los datos que se muestran en el detalle del documento son:
1. El icono permite volver al navegador del repositorio posicionado en la carpeta que contiene el documento
2. Muestra la ruta completa del documento que se está visualizando actualmente. Los enlaces en la ruta permiten navegar directamente a cualquier parte de la ruta haciendo clic sobre el nombre. Además la barra de navegación permite ir a la carpeta anterior haciendo clic en el icono .
3. Muestra los datos del documento:
El nombre del documento y un icono que refleja el tipo de archivo. Al hacer clic sobre el nombre del documento el sistema iniciará la descarga del mismo. Note que el nombre del documento o carpeta no puede repetirse entre los elementos de una carpeta.
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MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Estado del documento. Si el documento está en proceso de firmas muestra un icono que representa el estado:
o Signatario pendiente de firmar
o Documento firmado por todos los signatarios
o Signatario rechazo el documento
Tipo. Descripción del tipo del documento desde el punto de vista del negocio, por ejemplo: orden de compra y contrato. Los tipos de documento son definidos por el usuario.
Dueño. El nombre del usuario dueño del documento o carpeta.
Fecha Registro. Fecha de creación del documento o carpeta.
Descripción. Texto descriptivo definido por el usuario en el momento de incluir el documento o de crear la carpeta.
4. Pestaña “Signatarios”. Muestra la lista de usuarios que deben firmar un documento y el estado de cada uno (firmado, pendiente o denegado). Para más información ver la sección “Visualizar los signatarios de un documento”.
5. Pestaña “Firmas digitales”. Muestra una lista con el detalle de las firmas digitales que tiene el documento. Para más información ver la sección “Visualizar las firmas digitales de un documento”.
6. Pestaña “Permisos”. Muestra la lista de usuarios que tienen algún permiso sobre este documento. Para más información ver la sección “Visualizar los permisos de un
documento”.
Pestaña “Bitácora”. Muestra los cambios o eventos que ha sufrido el
Para más información ver la sección “Visualizar la página detallada de la
carpeta
Para visualizar la información detallada de una carpeta se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe ser el dueño de la carpeta.
Primero se debe navegar hasta la carpeta que se desea (ver sección “Navegación del
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 9 Editar propiedades de una carpeta
El sistema mostrará la página detallada de la carpeta que se muestra en la siguiente imagen:
Ilustración 10 Página detallada de la carpeta
Los datos que se muestran en el detalle de la carpeta son:
1. El icono permite volver al navegador del repositorio posicionado en la carpeta 2. Muestra la ruta completa de la carpeta que se está visualizando actualmente. Los
enlaces en la ruta permiten navegar directamente a cualquier parte de la ruta haciendo clic sobre el nombre. Además la barra de navegación permite ir a la carpeta anterior haciendo clic en el icono .
3. Muestra los datos de la carpeta:
El nombre de la carpeta y un icono que refleja el tipo de carpeta. El nombre del documento o carpeta no puede repetirse entre los elementos de una carpeta. En la sección “Estructura del repositorio” se describen los posibles iconos.
Tipo. Descripción del tipo de carpeta. Los tipos de carpeta se explican en la sección “Estructura del repositorio”.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Público. Puede tener dos valores “Si” o “No”. El primero indica que la carpeta
es pública y cualquiera puede visualizar su contenido. El valor “No” indica que la carpeta no es pública y que solo los usuarios autorizados explícitamente pueden visualizar su contenido.
Fecha Registro. Fecha de creación del documento o carpeta.
Descripción. Texto descriptivo definido por el usuario en el momento de incluir el documento o de crear la carpeta..
4. Pestaña “Permisos”. Muestra la lista de usuarios que tienen algún permiso sobre este documento. Para más información ver la sección “Visualizar los permisos de un
documento”.
5. Pestaña “Bitácora”. Muestra los cambios o eventos que ha sufrido el documento. Para más información ver la sección “¡Error! La autoreferencia al marcador no es válida.”.
6. Pestaña “Datos operativos”. Muestra los datos operativos asociados al documento tales como número de oficio y fecha de recepción. Para más información ver la sección “Visualizar los datos operativos de un ítem del repositorio”.
Despliegue de documentos escaneados
El repositorio provee soporte especial para documentos escaneados. Una de las funciones que provee es el despliegue en línea de los documentos escaneados.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Un documento escaneado es una carpeta que contiene un archivo “jpg” para cada página del documento y opcionalmente un documento pdf con el documento escaneado completo. El despliegue de un documento escaneado está diseñado para que sea muy fácil visualizar las páginas que lo componen. Los documentos escaneados se representan con un icono especial ( ) en el navegador del repositorio.
Para visualizar un documento escaneado se debe navegar a la carpeta que lo contiene (ver sección “Navegación del repositorio”) y se debe hacer clic en el nombre del documento. El sistema mostrará una página como la siguiente:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 11 Despliegue de documento escaneado
A continuación se describe como utilizar esta página para visualizar el contenido de un documento escaneado:
1. En esta área se muestra la imagen de la página seleccionada del documento escaneado.
2. Página: El botón visualiza la página anterior, el botón visualiza la siguiente página, en la lista que está en el medio de los dos botones se muestra la página que está seleccionada actualmente y se puede seleccionar directamente la página que se desea visualizar.
3. Tamaño: La opción “Reducido” permite ver la página en un tamaño reducido y la opción
“Normal” permite ver la página en su tamaño real.
4. Descargar: Este enlace se muestra solo si el documento escaneado tiene asociado un documento pdf con todas las páginas. Al hacer clic en este enlace se inicia la descarga del documento pdf.
5. Archivos: Al hacer clic en este enlace se mostrará la vista normal del navegador del repositorio con todos los archivos correspondientes a las páginas del documento. En
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
23 esta vista el dueño del documento escaneado puede manipular las páginas del
documento escaneado usando las operaciones normales del navegador del repositorio como incluir nuevas páginas, reemplazar o eliminar.
Ilustración 12 Vista de archivos de un documento escaneado
Para más información ver la sección “Incluir un documento escaneado”.
Visualizar los signatarios de un documento
Los signatarios de un documento son los usuarios asignados por el dueño para firmar digitalmente el documento.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver Visualizar la página detallada del documento) y luego debe hacer clic en la pestaña “Signatarios”. El sistema mostrará una lista de los signatarios del documento como se muestra en la siguiente imagen:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 13 Pestaña de signatarios de un documento
Las columnas de esta lista se explican a continuación:
1. Estado: Representa el estado del signatario. Los siguientes son los posibles estados:
Signatario pendiente de firmar
Documento firmado por el signatario
Signatario rechazo el documento
2. Identificación: Cédula de identidad del signatario 3. Nombre: Nombre del signatario
4. Comentarios: este campo muestra los comentarios que introdujo el signatario cuando firmó digitalmente
5. Fecha: Fecha y hora de la firma digital
El enlace “Editar signatarios...” se muestra si el usuario actual es el dueño del documento y permite ir a la página de edición de signatarios. Ver la sección “Editar la lista de usuarios que pueden firmar un documento” para más información.
Visualizar las firmas digitales de un documento
El repositorio de documentos provee soporte especial para los documentos firmados digitalmente. Una de las características es que permite visualizar las firmas digitales de un documento directamente desde la página detallada del documento.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
25 Primero debe ir a la página detallada del documento (ver Visualizar la página detallada del documento) y luego debe hacer clic en la pestaña “Firmas Digitales”. El sistema mostrará una lista de de las firmas digitales que tiene el documento. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un documento con una firma digital:
Ilustración 14 Documento con una firma digital
La pestaña de “Firmas Digitales” muestra una lista con el nombre y cédula de cada una de las firmas digitales. Al hacer clic en la fila de la firma digital se abrirá el detalle de esta:
Ilustración 15 Detalle de una firma digital
El detalle de la firma digital tiene tres secciones. Al hacer clic en cualquiera de ellas se mostrará el detalle de la sección. A continuación se explica el contenido de cada sección de una firma digital:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Detalle del titular: muestra el nombre y cédula de la persona que firmó digitalmente
Detalle del certificado: muestra el nombre del emisor, periodo de validez, el estado de revocación y un enlace para descargar el certificado.
Detalle del CRL y OCSP: muestra lo datos de las revisiones de cada uno de las listas de revocación de certificados (CRL) y la consulta OCSP que se realizaron para validar el certificado digital con el cual se firmó. Permite descargar los CRLs consultados y la respuesta OCSP.
Visualizar los permisos de un documento o carpeta
El dueño de un documento puede autorizar a otros usuarios para visualizar sus documentos y puede autorizar a otros usuarios para incluir o eliminar ítems de sus carpetas. El dueño puede autorizar directamente un usuario o puede autorizar a todos los usuarios de un rol.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver “Visualizar la página detallada del documento”) o a la página detallada de la carpeta (ver “Visualizar la página detallada de la carpeta”) y luego debe hacer clic en la pestaña “Permisos”. El sistema mostrará una lista de usuarios y roles que tienen algún permiso sobre el documento o carpeta. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo con los permisos de una carpeta:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 16 Pestaña "Permisos" de una carpeta
La lista contiene las siguientes columnas:
Autorizado: Nombre del usuario o rol que está autorizado
Visualizar: Indica si el usuario o rol están autorizados para visualizar el documento o el contenido de la carpeta
Incluir: Indica si el usuario o rol están autorizados para incluir ítems en la carpeta
Eliminar: Indica si el usuario o rol está autorizado para eliminar ítems de la carpeta El enlace “Editar permisos...” se muestra solo si el usuario actual es el dueño del documento y permite ir a la página para editar los permisos del ítem. Para más información ver la sección “Editar los permisos de un ítem del repositorio”.
7. Bitácora de cambios de un documento o carpeta”.
8. Pestaña “Datos operativos”. Muestra los datos operativos asociados al documento tales como número de oficio y fecha de recepción. Para más información ver la sección “Visualizar los datos operativos de un ítem del repositorio”.
Visualizar la página detallada de la carpeta
Para visualizar la información detallada de una carpeta se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe ser el dueño de la carpeta.
Primero se debe navegar hasta la carpeta que se desea (ver sección “Navegación del
repositorio”) y luego se debe hacer clic sobre el icono que se muestra en la siguiente imagen:
Ilustración 9 Editar propiedades de una carpeta
El sistema mostrará la página detallada de la carpeta que se muestra en la siguiente imagen: 2
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 10 Página detallada de la carpeta
Los datos que se muestran en el detalle de la carpeta son:
7. El icono permite volver al navegador del repositorio posicionado en la carpeta 8. Muestra la ruta completa de la carpeta que se está visualizando actualmente. Los
enlaces en la ruta permiten navegar directamente a cualquier parte de la ruta haciendo clic sobre el nombre. Además la barra de navegación permite ir a la carpeta anterior haciendo clic en el icono .
9. Muestra los datos de la carpeta:
El nombre de la carpeta y un icono que refleja el tipo de carpeta. El nombre del documento o carpeta no puede repetirse entre los elementos de una carpeta. En la sección “Estructura del repositorio” se describen los posibles iconos.
Tipo. Descripción del tipo de carpeta. Los tipos de carpeta se explican en la sección “Estructura del repositorio”.
Dueño. El nombre del usuario dueño del documento o carpeta.
Público. Puede tener dos valores “Si” o “No”. El primero indica que la carpeta
es pública y cualquiera puede visualizar su contenido. El valor “No” indica que la carpeta no es pública y que solo los usuarios autorizados explícitamente pueden visualizar su contenido.
Fecha Registro. Fecha de creación del documento o carpeta. 1
3
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
29
Descripción. Texto descriptivo definido por el usuario en el momento de incluir el documento o de crear la carpeta..
10. Pestaña “Permisos”. Muestra la lista de usuarios que tienen algún permiso sobre este documento. Para más información ver la sección “Visualizar los permisos de un
documento”.
11. Pestaña “Bitácora”. Muestra los cambios o eventos que ha sufrido el documento. Para más información ver la sección “¡Error! La autoreferencia al marcador no es válida.”.
12. Pestaña “Datos operativos”. Muestra los datos operativos asociados al documento tales como número de oficio y fecha de recepción. Para más información ver la sección “Visualizar los datos operativos de un ítem del repositorio”.
Despliegue de documentos escaneados
El repositorio provee soporte especial para documentos escaneados. Una de las funciones que provee es el despliegue en línea de los documentos escaneados.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Un documento escaneado es una carpeta que contiene un archivo “jpg” para cada página del documento y opcionalmente un documento pdf con el documento escaneado completo. El despliegue de un documento escaneado está diseñado para que sea muy fácil visualizar las páginas que lo componen. Los documentos escaneados se representan con un icono especial ( ) en el navegador del repositorio.
Para visualizar un documento escaneado se debe navegar a la carpeta que lo contiene (ver sección “Navegación del repositorio”) y se debe hacer clic en el nombre del documento. El sistema mostrará una página como la siguiente:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 11 Despliegue de documento escaneado
A continuación se describe como utilizar esta página para visualizar el contenido de un documento escaneado:
6. En esta área se muestra la imagen de la página seleccionada del documento escaneado.
7. Página: El botón visualiza la página anterior, el botón visualiza la siguiente página, en la lista que está en el medio de los dos botones se muestra la página que está seleccionada actualmente y se puede seleccionar directamente la página que se desea visualizar.
8. Tamaño: La opción “Reducido” permite ver la página en un tamaño reducido y la opción
“Normal” permite ver la página en su tamaño real.
9. Descargar: Este enlace se muestra solo si el documento escaneado tiene asociado un documento pdf con todas las páginas. Al hacer clic en este enlace se inicia la descarga del documento pdf.
10. Archivos: Al hacer clic en este enlace se mostrará la vista normal del navegador del repositorio con todos los archivos correspondientes a las páginas del documento. En
2 3
4 5
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
31 esta vista el dueño del documento escaneado puede manipular las páginas del
documento escaneado usando las operaciones normales del navegador del repositorio como incluir nuevas páginas, reemplazar o eliminar.
Ilustración 12 Vista de archivos de un documento escaneado
Para más información ver la sección “Incluir un documento escaneado”.
Visualizar los signatarios de un documento
Los signatarios de un documento son los usuarios asignados por el dueño para firmar digitalmente el documento.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver Visualizar la página detallada del documento) y luego debe hacer clic en la pestaña “Signatarios”. El sistema mostrará una lista de los signatarios del documento como se muestra en la siguiente imagen:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 13 Pestaña de signatarios de un documento
Las columnas de esta lista se explican a continuación:
6. Estado: Representa el estado del signatario. Los siguientes son los posibles estados:
Signatario pendiente de firmar
Documento firmado por el signatario
Signatario rechazo el documento
7. Identificación: Cédula de identidad del signatario 8. Nombre: Nombre del signatario
9. Comentarios: este campo muestra los comentarios que introdujo el signatario cuando firmó digitalmente
10. Fecha: Fecha y hora de la firma digital
El enlace “Editar signatarios...” se
muestra si el usuario actual es el
dueño del documento y permite ir a la
página de edición de signatarios. Ver la
sección “
El repositorio permite automatizar la recolección secuencial de firmas digitales. En las siguientes secciones se explican como implementar este proceso.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
33 Editar la lista de usuarios que pueden firmar un documento” para más información.
Visualizar las firmas digitales de un documento
El repositorio de documentos provee soporte especial para los documentos firmados digitalmente. Una de las características es que permite visualizar las firmas digitales de un documento directamente desde la página detallada del documento.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver Visualizar la página detallada del documento) y luego debe hacer clic en la pestaña “Firmas Digitales”. El sistema mostrará una lista de de las firmas digitales que tiene el documento. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un documento con una firma digital:
Ilustración 14 Documento con una firma digital
La pestaña de “Firmas Digitales” muestra una lista con el nombre y cédula de cada una de las firmas digitales. Al hacer clic en la fila de la firma digital se abrirá el detalle de esta:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 15 Detalle de una firma digital
El detalle de la firma digital tiene tres secciones. Al hacer clic en cualquiera de ellas se mostrará el detalle de la sección. A continuación se explica el contenido de cada sección de una firma digital:
Detalle del titular: muestra el nombre y cédula de la persona que firmó digitalmente
Detalle del certificado: muestra el nombre del emisor, periodo de validez, el estado de revocación y un enlace para descargar el certificado.
Detalle del CRL y OCSP: muestra lo datos de las revisiones de cada uno de las listas de revocación de certificados (CRL) y la consulta OCSP que se realizaron para validar el certificado digital con el cual se firmó. Permite descargar los CRLs consultados y la respuesta OCSP.
Visualizar los permisos de un documento o carpeta
El dueño de un documento puede autorizar a otros usuarios para visualizar sus documentos y puede autorizar a otros usuarios para incluir o eliminar ítems de sus carpetas. El dueño puede autorizar directamente un usuario o puede autorizar a todos los usuarios de un rol.
Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver “Visualizar la página detallada del documento”) o a la página detallada de la carpeta (ver “Visualizar la página detallada de la carpeta”) y luego debe hacer clic en la pestaña “Permisos”. El sistema mostrará una lista de usuarios y roles que tienen algún permiso sobre el documento o carpeta. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo con los permisos de una carpeta:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 16 Pestaña "Permisos" de una carpeta
La lista contiene las siguientes columnas:
Autorizado: Nombre del usuario o rol que está autorizado
Visualizar: Indica si el usuario o rol están autorizados para visualizar el documento o el contenido de la carpeta
Incluir: Indica si el usuario o rol están autorizados para incluir ítems en la carpeta
Eliminar: Indica si el usuario o rol está autorizado para eliminar ítems de la carpeta El enlace “Editar permisos...” se muestra solo si el usuario actual es el dueño del documento y permite ir a la página para editar los permisos del ítem. Para más información ver la sección “Editar los permisos de un ítem del repositorio”.
Bitácora de cambios de un documento o carpeta
El repositorio registra el usuario, dirección IP, fecha y hora de todos los eventos que le ocurren a un ítem del repositorio. Los posibles eventos son:
Incluir un documento, grupo de documentos, expediente o carpeta
Quitar un documento o grupo de documentos de un expedienteMANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Quitar un documento, grupo de documentos, expediente o una subcarpeta de unacarpeta
Agregar una persona o rol con derecho de visualización
Quitar una persona o rol con derecho de visualización
Cambiar el dueño de un documento, grupo de documentos, expediente o carpeta
Visualizar un documento
Agregar o quitar una persona o rol con permiso de "incluir" en un expediente o carpeta
Agregar o quitar una persona o rol con permiso de "eliminar" en un expediente o carpeta
Agregar un usuario en la lista de personas que tienen que firmar un documento
Remover un usuario de la lista de personas que tienen que firmar un documento
Firmar un documento
Denegar la firma de un documento
Eliminar un documento de una carpeta o expedientePara visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada del documento (ver “Visualizar la página detallada del documento”) o a la página detallada de la carpeta (ver “Visualizar la página detallada de la carpeta”) y luego debe hacer clic en la pestaña “Bitácora”. El sistema mostrará una lista de los eventos que le han ocurrido al documento o carpeta seleccionados. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de la bitácora de un carpeta:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 17 Pestaña "Bitácora" de una carpeta
La información que se muestra en la bitácora es la siguiente:
Usuario: Nombre del usuario que realizó el cambio
Fecha: Fecha y hora del cambio
Acción: Descripción corta del evento
Descripción: Detalles del evento
Dirección IP: dirección IP desde la que se realizó el cambio
La bitácora se actualiza automáticamente cada vez que un usuario realiza una operación en el repositorio.
Visualizar los datos operativos de un ítem del repositorio
El repositorio permite registrar datos relacionados con un item del repositorio, por ejemplo: número de oficio, número de expediente, fecha de vencimiento y fecha de recepción. Para visualizar un ítem del repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el ítem o ser el dueño de este.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
38 Primero debe ir a la página detallada del documento (ver “Visualizar la página detallada del documento”) o a la página detallada de la carpeta (ver “Visualizar la página detallada de la carpeta”) y luego debe hacer clic en la pestaña “Datos operativos”. El sistema mostrará una lista de los datos definidos para el documento o carpeta. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de los datos operativos de un documento:
Ilustración 18 Pestaña "Datos operativos" de un documento
Los datos operativos pueden variar para cada ítem del repositorio. Existen diferentes tipos de datos operativos: fecha, texto o numéricos. Los posibles datos operativos de un ítem se definen mediante reglas a nivel del repositorio.
Para más información ver la sección “Mantenimiento de reglas de datos operativos” y la sección “Registrar datos operativos”.
Visualizar las reglas de datos operativos del repositorio
Las reglas de datos operativos definen las características de los posibles datos operativos de los ítems del repositorio. El dueño del repositorio puede incluir reglas para nuevos datos operativos y puede editar las reglas que el introduce. Además el sistema ya cuenta con algunas reglas para datos operativos predefinidos.
Para visualizar un repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol “RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar el repositorio o ser el dueño de este. Primero debe ir a la página detallada de la carpeta (ver “Visualizar la página detallada de la carpeta”) y luego debe hacer clic en la pestaña “Reglas de datos operativos”. El sistema
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
39 mostrará una lista con los datos operativos definidos para los items de este repositorio. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de las reglas de datos operativos de un repositorio:
Ilustración 19 Pestaña "Reglas de datos operativos" del repositorio
Cada fila corresponde a la regla que define un dato operativo del repositorio. Los posibles parámetros de una regla son:
Nombre: Nombre corto de la regla
Tipo de dato: Hilera, Fecha o Numérico
Único: indica si el sistema debe verificar que valor de ese dato no se repita
Múltiple: indica si el dato se puede incluir más de una vez para un mismo ítem
Patrón: Es una expresión regular usada para validar el formato del dato
Largo máximo: Largo máximo que puede tener el dato
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Editable: Indica si el dato se puede modificar luego que es creado
Tipo sistema: Indica si la regla es predefinida por el sistema:
o Número expediente: Identificador único de un expediente. Aplica solo para carpetas de tipo expediente.
o Número oficio: Identificador único de un documento. Aplica solo para documentos.
o Fecha creación: Fecha en que se incluye el ítem en el repositorio.
o Fecha recepción: Fecha en que se recibe un documento
o Fecha vencimiento: Fecha de vencimiento de un documento
o Fecha límite: Fecha límite para realizar una acción con el documento
o Ingresado por: Nombre de la persona que ingresar el ítem en el sistema
o Id correlación: Correlato numérico que permite asociar el ítem con otra información
o Consecutivo expediente: Siguiente consecutivo de un expediente. Aplica solo para carpetas de tipo expediente.
Para más información ver la sección “Mantenimiento de reglas de datos operativos” y la sección “Registrar datos operativos”.
Consulta de documentos
La consulta de documentos permite realizar búsquedas por el contenido de los documentos y por otros criterios. Para consultar los documentos de un repositorio se deben cumplir los siguientes requisitos: el usuario debe estar autenticado en HAPI, debe tener el rol
“RepositorioFDG” (ver Requisitos para acceder el repositorio) y debe tener permisos para visualizar en la carpeta donde desea realizar la búsqueda.
Para acceder a esta opción debe navegar a la carpeta en la cual quiere realizar la búsqueda (ver sección “Navegación del repositorio”) y debe hacer clic en el icono . El sistema
desplegará la página para consulta de documentos firmados digitalmente que se muestra en la siguiente ilustración:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 20 Consulta de documentos firmados digitalmente
Los criterios para realizar búsquedas se explican a continuación:
Fecha desde: En este campo se introduce la fecha mínima de registro que se desea considerar para la consulta. Si no se introduce un valor en este campo el sistema considerará desde el documento más antiguamente registrado.
Fecha hasta: En este campo se introduce la fecha máxima de registro que se desea considerar para la consulta. Si no se introduce un valor en este campo el sistema considerará hasta el documento más recientemente registrado.
Firmante: Permite buscar por la persona que firmó digitalmente un documento. Se puede introducir la cédula, parte del nombre o el nombre completo de la persona que se desea buscar.
Note que conforme digite el nombre o cédula de la persona deseada el sistema mostrará una lista con las personas que tienen un nombre parecido.
Si este campo se deja vacio el sistema no va a considerar las firmas digitales de los documentos para hacer la búsqueda.
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Contenido: texto que se desea buscar en el contenido de los documentos. Si no se introduce un valor el sistema no considerará el contenido de los documentos para la búsqueda.
Tipo de documento: permite limitar la búsqueda a un tipo de documento. Si se selecciona la opción “Todos” el sistema considerará todos los tipos de documentos.
Buscar en: permite limitar el tipo de ítem que se desea considerar en la búsqueda.
o Documentos: permite realizar la búsqueda solo en los documentos de la carpeta seleccionada,
o Formularios: hace que la búsqueda solo realice en los formularios de HAPI
o Documentos y formularios: hace que la búsqueda tome en cuenta los
documentos y los formularios de HAPI almacenados en la carpeta seleccionada.
A partir de: Este campo le muestra la carpeta en la cual se realizará la búsqueda. Note que la búsqueda se realiza en los documentos de la carpeta y de sus subcarpetas. Al presionar el botón “Consultar” el sistema realizará la búsqueda y mostrará un resultado similar a la siguiente ilustración:
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Ilustración 21 Resultado de la consulta de documentos
El resultado de la búsqueda presenta una sección por cada documento que cumplió con los criterios de la búsqueda. Los datos que se muestran para cada documento del resultado son:
1. Nombre del documento, icono correspondiente al formato del documento y la ruta completa en el repositorio. Al hace clic en el nombre del documento se desplegará la página detallada del documento (ver sección “Visualizar la página detallada del documento”).
1
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MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
44 2. Datos del documento como tipo, nombre del dueño, descripción del documento y fecha
de creación.
3. Texto del documento que coincidió con el criterio que se puso en el campo “Contenido”. Si no se indicó ningún texto en el campo “Contenido” entonces el resultado de la
búsqueda no muestra el texto que coincidió.
4. Nombre de las personas que firman digitalmente el documento.
Los resultados se muestran en páginas con 10 documentos a la vez. El enlace “<<Anterior” permite desplegar los 10 resultados anteriores de la búsqueda y el enlace “Siguiente>>” despliega los siguientes 10 resultados de la búsqueda.
El resultado de la búsqueda solo considerará los documentos para los cuales el usuario actual tiene permisos para visualizar.
En el caso de los documentos escaneados el sistema mostrará en el resultado el archivo de la página en la cual se encontró el texto consultado y al hacer clic en el enlace se mostrará la imagen de la página.
Operaciones en el repositorio
Crear grupo, expediente o carpeta
En esta sección se explican los pasos para una carpeta o subcarpeta en el repositorio.
Además de los requisitos que se explican en la sección “Requisitos para acceder el repositorio” el usuario debe tener permiso para incluir en la carpeta donde desea crear la nueva carpeta. Los pasos para crear una nueva carpeta son:
1. Navegar a la carpeta dentro de la cual se desea crear la carpeta (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
45 3. El sistema mostrará un formulario para que ingrese los datos de la nueva carpeta
4. Tipo: Permite seleccionar el tipo de carpeta que puede ser
Carpeta: es una carpeta sencilla que puede tener otras carpetas de cualquier tipo excepto repositorios.
Grupo: es una carpeta que solo puede tener documentos y no puede tener subcarpetas. Se utiliza para agrupar documentos que forman un solo paquete y que se reciben al mismo tiempo.
Expediente: es una carpeta cuyos documentos y subcarpetas son numerados secuencial y automáticamente. Un expediente solo puede tener documentos o grupos de documentos.
5. Nombre: Nombre de la carpeta. El sistema validará que no haya otra carpeta con el mismo nombre en la carpeta donde se va a incluir.
6. Expediente: Número de expediente. Este campo es necesario solo si el tipo de carpeta seleccionado es “Expediente”. El sistema validará que no haya otro expediente con el mismo número en el repositorio.
7. Descripción: Descripción detallada de la carpeta. 8. Hacer clic en el botón “Incluir” para crear la carpeta.
9. El sistema creará la carpeta y desplegará la página con el detalle de la carpeta. Para más información ver la sección “Visualizar la página detallada de la carpeta”.
El dueño de la nueva carpeta será el usuario actual y los permisos iniciales serán los mismos de la carpeta padre. Otras secciones relacionados son:
Incluir un documento
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
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Incluir un documento escaneado
Editar los permisos de un ítem del repositorio
¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.
El sistema le permite a un usuario copiar una referencia de una carpeta a otra. Primero se debe “copiar la referencia al ítem” y luego se debe “pegar la referencia” en la carpeta destino. Además de los requisitos que se explican en la sección “Requisitos para acceder el repositorio” el usuario debe tener permiso para incluir en la carpeta donde desea pegar el ítem.
Los pasos para mover un ítem son:
6. Navegue a la carpeta en la cual se encuentra el documento o carpeta que desea copiar (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
7. Haga clic derecho sobre el documento o carpeta que desea copiar. El sistema mostrará un menú de contexto como el que se muestra en la siguiente ilustración:
8. Haga clic en la opción “Copiar referencia” y luego navegue a la carpeta anterior a la carpeta en cual desea copiar la referencia al ítem (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
9. Haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta en la cual desea copiar la referencia al ítem
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
47 10. Haga clic en la opción “Pegar Referencia”. El sistema le mostrará un mensaje de
confirmación como en la siguiente ilustración:
Eliminar un ítem del repositorio
Incluir un documento
En esta sección se explican los pasos para incluir un documento en una carpeta del repositorio. Además de los requisitos que se explican en la sección “Requisitos para acceder el repositorio” el usuario debe tener permiso para incluir en la carpeta donde desea registrar el documento. Los pasos para incluir un documento son:
1. Navegue a la carpeta dentro de la cual se desea crear la carpeta (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
48 3. El sistema mostrará un formulario para que ingrese los datos del documento
4. Debe llenar los siguientes campos
5. Tipo Documento: permite seleccionar el tipo del documento que se va a incluir. Si tiene el rol de “MantenimientoHAF” también puede seleccionar la opción “<<Nuevo>>” para incluir un nuevo tipo de documento. Si selecciona esa opción deberá llenar los campos “Código” y “Descripción” del tipo de documento.
6. Código: Si es un usuario con el rol “MantenimientoHAF” en este campo puede
introducir el código del nuevo tipo de documento que va a crear. Este campo se llena solo si en el campo “Tipo Documento” seleccionó la opción <<Nuevo>>.
7. Descripción: Si es un usuario con el rol “MantenimientoHAF” en este campo puede
introducir la descripción del nuevo tipo de documento que va a crear. Este campo se llena solo si en el campo “Tipo Documento” seleccionó la opción <<Nuevo>>.
8. Documento: En este campo se selecciona el documento que se va a incluir
9. Documento firmado digitalmente: Este campo debe marcarse solo si es obligatorio que el documento tenga una firma digital.
10. Reemplazar documento con el mismo nombre. Marque este campo para actualizar el documento en el repositorio y crear una nueva versión. El sistema mostrará un error si
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
49 este campo no se marca y ya existe un documento con el mismo nombre en la carpeta actual.
11. Documento Escaneado. Marque este campo si el documento es un pdf escaneado. El sistema creará una carpeta especial que contendrá un archivo jpg para cada página del documento escaneado.
12. Descripción. Descripción del documento.
13. Haga clic en el botón “Incluir” para registrar el documento en la carpeta seleccionada
del repositorio.
14. El sistema incluirá el documento en la carpeta seleccionada y desplegará la página detallada del documento. Para más información ver la sección “Visualizar la página detallada del documento”.
El sistema siempre validará las firmas digitales que tenga el documento, independientemente de la selección del campo “Documento firmado digitalmente”. El propósito de marcar este campo es validar que el documento tenga al menos una firma digital, por el contrario si no se marca el sistema permitirá incluir un documento que no tenga firmas.
Los formatos soportados para firma digital son: pdf, Office 2003, Office 2007, Office 2010 y xml. Si una firma digital es inválida el sistema mostrará un error y no permitirá incluir el documento. Si el campo “Reemplazar documento con el mismo nombre” se marca y en la carpeta
seleccionada ya existe un documento con el mismo nombre entonces el sistema actualizará el documento existente y creará una versión con el anterior documento. Las versiones de un documento permiten recuperar versiones anteriores de un documento.
Si la carpeta seleccionada para incluir el documento es del tipo expediente, entonces al documento se le asignará el siguiente consecutivo del expediente.
Si el documento es incluido exitosamente entonces el sistema lo indexará para que su contenido pueda ser consultado. Para más información ver la sección “Consulta de documentos”.
Con el fin de ahorrar espacio el dispositivo de almacenamiento el repositorio solo guarda una copia de los documentos. Si se trata de incluir un
documento que ya existe en otra carpeta el sistema creará una referencia al documento que ya existe.
Otras secciones relacionadas son:
Actualización de un documento
MANUAL DE USUARIO DEL REPOSITORIO
50 En esta sección se explican los pasos para incluir un documento escaneado. El repositorio provee soporte especial para documentos escaneados que facilita su despliegue en línea. Además de los requisitos que se explican en la sección “Requisitos para acceder el repositorio” el usuario debe tener permiso para incluir en la carpeta donde desea registrar el documento. Los pasos para actualizar un documento son:
1. Navegue a la carpeta dentro de la cual desea incluir el documento escaneado (para más información ver la sección “Navegación del repositorio”)
2. Hacer clic en el icono “Nuevo Documento”
3. El sistema mostrará un formulario para que ingrese los datos del documento
4. Debe llenar los siguientes campos
5. Tipo Documento: permite seleccionar el tipo del documento que se va a incluir. Si tiene el rol de “MantenimientoHAF” también puede seleccionar la opción “<<Nuevo>>”