This advice and the content of these introductory letters and guides are based on the feedback from existing JobClock System users. They are not intended as legal advice or employment advice. State and local rules vary, and it is your responsibility to make sure the practices and recommendations you implement are valid and legal according to your local laws, rules and regulations.
Fecha: 2/1/2010 Para: XYZ Employees De: Jim Smith
A partir del día Lunes 15 de Febrero de 2010, empezaremos a utilizar el sistema de
PocketClock para monitorear (registrar y almacenar) las horas trabajadas por el empleado. Este nuevo sistema nos ayudará a mejorar nuestro proceso de pago y a ser mas precisos y exactos en los costos de mano de obra y materiales. Aparte de eso, el sistema de PocketClock nos
permitirá determinar el tiempo de manejo del empleado de un proyecto o lugar de trabajo a otro y a calcular horas extras trabajadas, así como también nuestro departamento de
contabilidad se verá sumamente beneficiado con este proceso, al no tener que actualizar esta información manualmente; además, PocketClock proveer la opción de transmitir
inalámbricamente la información a nuestras oficinas.
A cada empleado se le proporcionará un código personal (PIN), el cual será privado y servirá para identificar al trabajador. Por ninguna razón deberá compartirlo con otra persona. Se tomarán medidas disciplinarias con los empleados(as) que se encuentren usando el PIN que pertenezca a otra persona.
PocketClocks vienen con su propio cargador (de carro) y protectores a prueba de agua. Cinco pasos para el uso de PocketClock:
1. Introduzca su código personal (PIN) en el teclado numérico 2. Presione: Clock Me In (este proceso talvez no sea necesario) 3. Presione: Entrar o Salir
4. Seleccione el proyecto o lugar de trabajo 5. Seleccione la actividad o tarea a realizar
Normalmente, PocketClocks serán manejados por los encargados de las obras o proyectos y los usará para monitorear o registrar las horas de trabajo de los obreros/trabajadores en el
transcurso de la semana; al final del período de pago, esta información será propocionada al departmento de contabilidad para ser revisada y corregida en caso de ser necesario.
Entre las fechas de hoy día y el Lunes 15 de Febrero, usted continuará usando su tarjeta para marcar las horas trabajadas, tal y como lo ha hecho hasta el momento, PERO TAMBIEN comenzará a utilizar el sistema PocketClock, como segunda alternativa en esta etapa de transición. Despuès del día 15 de Febrero, la compañía usará únicamente el sistema de PocketClock para monitorear sus horas de labores e iniciar y preparar sus respectivos pagos. Negligencia en el uso de este programa, atrasará su cheque de pago, por el tiempo que sea necesario hacer los ajustes manualmente. “SE ME OLVIDO” no será aceptado como excusa por la falta de uso del sistema PocketClock. Por favor asegúrese de empezar a practicar este nuevo programa para familiarizarse con el proceso de marcar su horas de entrada y salida. Se espera que los trabajadores pongan de su parte para que este nuevo sistema trabaje apropiadamente. Recuerde que marcar Entrar y/o Salir es mucho mas sencillo que tratar de
recordar horas trabajadas al final de cada semana. Si tiene alguna pregunta por favor comuníquese con Jim.
PREGUNTAS BASICAS ACERCA DEL POCKETCLOCK
P: Que puedo hacer si en el proyecto/lugar de trabajo donde me encuentro no hay nadie usando el sistema de PocketClock para señalar mi hora de entrada?
R: Cuando usted llegue al lugar de trabajo, comuníquese inmediatemente con el supervisor o persona encargada del PocketClock. Igualmente deberá comunicarse con el supervisor o persona encargada del PocketClock al tiempo de Salir.
P: Cómo monitoreo la hora de almuerzo?
R: El empleado debe marcar Salir cuando vaya a tomar su almuerzo y Entrar, cuando esté listo para reiniciar sus labores.
P: Entonces estaría marcando SALIDA dos veces al día?
R: Correcto. Normalmente usted marcará SALIDA dos veces al día, para ir a almorzar y al final del turno de trabajo.
P: Cual es la manera correcta de indicar que he terminado con una actividad y voy a comenzar una nueva en el transcurso del día?
R: Luego de introducir su código personal (PIN) en el PocketClock, seleccione el mismo proyecto trabajo y luego, escoja la nueva actividad a realizar. No necesita SALIR si solamente está cambiando de actividad.
Por ejemplo:
- En la mañana, usted llega a la obra #1 y comienza a enmarcar:
* Introduzca su código personal Entrar > Obra #1 > Enmarcar - Durante el transcurso de día usted necesita comenzar a trabajar en el techo:
* Introduzca su código personal Entrar > Obra #1 > Techos/Tejado - Comienza hora de almuerzo:
* > Salir
- Termina hora de almuerzo y continua trabajando el tejado:
* Introduzca su código personal Entrar > Obra #1 > Techos/Tejado - Al final del día
* > Salir
P: Cómo registro el tiempo de manejo entre dos proyectos/lugares de trabajo?
R: Cuando el empleado se dirige a otro proyecto/obra de trabajo, vuelva a introducir su código personal (PIN), el lugar de trabajo donde todavía se encuentra y luego seleccione:
Cuando llegue a su destino, vuelva a marcar su número personal (PIN), el nombre del lugar de trabajo al que ha llegado y el tipo de actividad que realizará en dicha obra.
Por ejemplo:
- En la mañana, usted llega a la obra #1 y comienza a enmarcar: - Antes de partir de la obra#1 para ir a la obra #2:
* Introduzca su código personal > Entrar > Obra #1 > Manejar - Al llegar a la obra #2 y seguirá enmarcando:
* Introduzca su código personal > Entrar > Obra #2 > Enmarcar - Comienza hora de almuerzo:
* Introduzca su código personal > Salir - Termina hora de almuerzo:
* Introduzca su código personal > Entrar > Obra #2 > Enmarcar
P: El empleado puede ENTRA/SALIR usando diferente PocketClocks durante el día?
R: Sí. El empleado puede usar cualquier PocketClock en cualquier sitio de trabajo para indicar tiempos de entrada y de salida. Cuando estos datos son recolectados de todos los
PocketClocks al final de período de pago, toda esta información es calculada adecuadamente.
P: Puede el PocketClock indicar el lugar donde me encuentro al momento ENTRA/SALIR? R: Si. El PocketClock puede incorporar el sistema de GPS y usarlo para indicar la ubicación exacta donde el empleado presiona: ENTRAR/SALIR. Esto permite que en la oficina se puedan corregir errores de ser necesario.
P: Cómo se envía la nueva data inalámbricamente a la oficina?
R: El PocketClock tiene incorporado el sistema de WiFi, el cual le permite enviar la data a la oficina desde cualquier lugar con acceso a WiFi, como McDonalds, Starbucks y bibliotecas públicas, así como también de sus hogares, si tiene ese tipo de servicio.
A continuación, se le detalla como proceder a enviar la información de PocketClock inalámbri- camente:
1. Localize un area/lugar con acceso al sistema WiFi 2. Introduzca su PIN personal
3. Presione el botón: Cloud Service
4. Presione el botón que dice Sync, en el centro de la pantalla 5. El proceso se completará en unos 30-60 segundos
Hay ciertos proveedores de WiFi que requieren una palabra clave para poder tener acceso al sistema. En modelos con sistema operacional Windows, usted lo puede hacer de la siguiente manera:
Start > Settings > Connections > Wi-Fi > (Tap the network name) P: Podría combinar información de los JobClock con la de PocketClock?
R: Sí. Cuando en las obras o lugares de trabajo se encuentran candado electrónicos JobClock el empleado puede usar las llaves para indicar hora de ENTRADA/SALIDA. Si el
trabajador se encuentra en un lugar que no tenga JobClock deberá usar el PocketClock. En otras palabras, cualquier empleado puede combinar el uso de JobClocks (candados
electrónicos) con PocketClock; toda esta información al ser colectada y transmitida a la computadora, será procesada conjuntamente.
