Manual Sap Business Planning and Consolidation (SAP BPC Planificación)

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Sub Gerencia Control de Gestión ACHS

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Terminado Enero, 30 2015 1.0 30.01.2015

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INDICE

I. Notas Generales ... 4

II. Inicio Común a Todos los Procesos ... 4

III. Aprobación de los Procesos ... 8

IV. Carga de Datos... 10

V. Ingresos VSC ... 56

VI. Gastos en Prevención ... 70

VII. Ingresos Registrados por Control de Gestión ... 74

VIII. Gastos Registrados por Control de Gestión ... 76

IX. Ingresos y Gastos del CEM ... 78

X. Cuentas Subgerencia de Contabilidad ... 79

XI. Ingresos y Gastos de ESACHS ... 81

XII. Cuentas Subgerencia de Finanzas ... 82

XIII. Cuentas Gerencia Administración y Servicios Generales ... 85

XIV. Cuentas Gerencia Estrategia y Desarrollo ... 88

XV. Cuentas Gerencia de Personas ... 90

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I. Notas Generales

1. Cada vez que se abra el excel, apretar “Actualizar” en la pestaña de “EPM”

2. Cuando cierre el Excel seleccione siempre “No guardar”

3. Al completar un paso, seleccionar “Completado”

II. Inicio Común a Todos los Procesos

1. Entramos a la página de BPC y ingresamos a “Planning and Consolidation Administration”

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Página 5 de 98 2. Ingresamos a “Flujos de procesos de negocios”  “Instancias de proceso”

3. Seleccionamos “Nuevo” para agregar un nuevo proceso

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Página 6 de 98 5. Elegimos el nombre del usuario que va a realizar el proceso y seleccionamos

“Siguiente”

6. En “Tiempo” seleccionamos el año en el cual vamos a introducir datos, y en “Versión” seleccionamos la versión que queremos completar (existen diversos planes para trabajar simultaneamente), luego ponemos “Siguiente”

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Página 7 de 98 7. Seleccionamos “Iniciar instancia se proceso” y luego ponemos “Terminar”

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III. Aprobación de los Procesos

1. Para aprobar un proceso se debe ir a “Inicio”  “Actividades”  Proceso a aprobar  Doble click en el paso que se quiere aprobar (para poder aprobar tiene que haber sido previamente “enviado” como vemos en el Status)

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Página 9 de 98 3. Seleccionar “Actualizar” y revisar los datos ingresados. Si estamos conformes,

cerrar el Excel (sin guardar)

4. Aprobar el paso

5. Revisamos si el paso está efectivamente aprobado. Si es así debe decir “Completado” en la columna de Status

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IV. Carga de Datos

1. Entramos a la página de BPC y ingresamos a “Planning and Consolidation Administration”

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Página 11 de 98 3. Seleccionamos “Nuevo” para agregar un nuevo proceso

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Página 12 de 98 5. Elegimos el nombre del usuario que va a realizar el proceso y seleccionamos

“Siguiente”

6. En “Tiempo” seleccionamos el año en el cual vamos a introducir datos, y en “Versión” seleccionamos la versión que queremos completar (existen diversos planes para trabajar simultaneamente), luego ponemos “Siguiente”

(13)

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Página 13 de 98 7. Revisamos los pasos que tenemos que llenar y ponemos “Siguiente”

8. Seleccionamos “Iniciar instancia se proceso” y luego ponemos “Terminar”

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Página 14 de 98 10. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso VPF01.01 – PP

11. Seleccionamos el primer paso que es la “Carga de Datos”

12. Dentro de la Carga de Datos tenemos la “Carga de Datos Maestros”, que debemos ejecutar para todos sus subprocesos.

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Página 15 de 98 13. Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde debemos seleccionar “Siguiente”

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Página 16 de 98 15. Luego de lo anterior, viene la “Carga de Datos Transaccionales”

16. En la siguiente pantalla seleccionamos “Carga de Datos Transacciones” y ponemos “Set prompt” y luego en la nueva pantalla “Configurar Sel”

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Página 17 de 98 17. Seleccionamos el rango de los datos reales que quiero comparar con el

presupuesto. En “Ejercicio” elijo el año, y en “Período contable” el mes que quiero ver. Ponemos “Aceptar”

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Página 18 de 98 18. Finalizamos el proceso seleccionando “Siguiente”  “Siguiente”  “Siguiente” 

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Página 21 de 98 19. Como última etapa de este subproceso tenemos la “Visualización de Estados de

Paquetes”. Este reporte lo abrimos a partir de Excel  “EPM”  “Abrir”  “Abrir carpeta de servidor”

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Página 22 de 98 20. Luego seleccionamos “Reportes de Visualización”  “RV 11 Reporte Tabular” 

Abrir

21. Veremos el siguiente formato

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Página 23 de 98 23. Pasamos al siguiente subproceso: “Carga de Supuestos”, que es donde se ingresa

el IPC

24. Entramos a “Ingreso de Supuestos Generales”

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Página 24 de 98 26. Cerramos el Excel sin guardar, y completamos

27. El siguiente paso es llenar las “Cuentas Colaborativas”

28. Vamos a “Presentación General” y vemos que tenemos dos pasos: i) La distribución de las cuentas colaborativas, y ii) La recolección de las mismas

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Página 25 de 98 29. La distribución de las cuentas colaborativas sigue la siguiente lógica

30. Seleccionamos “Generación de Distribución de Colaborativas”

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Página 26 de 98 32. Seleccionamos la forma de guardarlas en carpetas y “…” para encontrar la

ubicación de la carpeta

33. Seleccionamos la carpeta creada o creamos una nueva llamada “Cuentas Colaborativas” y ponemos “Aceptar

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Página 27 de 98 34. Seleccionamos “Siguiente”

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Página 28 de 98 36. Ejecutamos y una vez que finalce cerramos

37. Luego de finalizado el proceso, la carpeta anterior queda alojada en la carpeta creada por nosotros

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Página 29 de 98 38. Al interio de esta carpeta encontraremos las planillas de cada una de las cuentas

colaborativas, como la que se detalla a continuación

39. Luego viene el proceso de “Recolección de las Cuentas Colaborativas”, que se realiza de la siguiente forma. Se abre el Excel correspondiente a la recolección de las cuentas colaborativas

(30)

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Página 30 de 98 41. Luego selecciono la carpeta donde está guardada la información de las cuentas

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Página 31 de 98 42. Seleccionamos los archivos que vamos a utilizar  “Siguiente”  “Siguiente”

43. Finalmente lo guardo con los cambios que estimo convenientes y completamos

44. El siguiente paso son las “Cotizaciones”

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Página 32 de 98 46. Llegamos a la siguiente pantalla, “EPM”  “Actualizar”  Ingresamos los datos

 “Guardar datos”

(33)

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Página 33 de 98 48. Llegamos a la siguiente pantalla y realizamos lo que dice a continuación:

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Página 34 de 98 50. Apretamos “Filtrar” y seleccionamos “Year”, “=” y el año correspondiente. Luego

(35)

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Página 35 de 98 51. Nos aseguramos que el filtro esté agregado y seleccionamos “Aceptar”

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Página 36 de 98 53. Seleccionaos el plan en el que estamos trabajando y luego la flecha a la derecha

(37)

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Página 37 de 98 55. Ponemos “Siguiente” y “Finalizar” (antes de apretar finalizar hay que asegurarse

de seleccionar “Ejecutar” abajo a la izquierda)

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56. Vamos a “Verificación del proceso de cotizaciones” y vemos el siguiente reporte

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Página 39 de 98 58. El próximo paso es el regustro de las “Prestacionas Económicas”

59. Lo primero es el “Ingreso de Supuestos de Prestaciones Económicas”

60. En la siguiente pantalla: “EPM”  “Actualizar”  Ingresamos los datos  “Guardar datos”

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Página 40 de 98 61. Luego vamos al “Ingreso de Distribución de Pensiones”

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Página 41 de 98 63. Luego de lo anterior ejecutamos los procesos de cálculo automático SL02

(sunsidios, indemnizaciones, pensiones). En específico en el caso de los subsidios (se repite para los tres igual)

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Página 42 de 98 64. En “Tiempo” seleccionamos “agregar” y llegamos a la siguiente pantalla

65. Apretamos “Filtrar” y seleccionamos “Year”, “=” y el año correspondiente. Luego seleccionamos “Agregar filtro dinámico”

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Página 44 de 98 67. En “Versión” seleccionamos “Agregar” y llegamos a la siguiente pantalla

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Página 45 de 98 69. Nos aseguramos que la información esté bien agregada y ponemos “Aceptar”

70. Ponemos “Siguiente” y “Finalizar” (antes de apretar finalizar hay que asegurarse de seleccionar “Ejecutar” abajo a la izquierda)

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71. Finalmente, vamos a “Verificación de resultados de las Prestaciones” y vemos el siguiente reporte

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Página 47 de 98 72. Cerramos el Excel sin guardar y completamos

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Página 48 de 98 74. Luego vamos a “Presentación general” donde debemos realizar dos ingresos: i)

variación de capitales y ii) el ajuste de variación de capitales

75. Primero vamos a “Variación de Capitales” y luego a “Ingreso de Variación de Capitales”

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Página 49 de 98 76. En la siguiente pantalla: “EPM”  “Actualizar”  Ingresamos los datos 

“Guardar datos”

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Página 50 de 98 78. Ahora vamos a “Ajuste Variación de Capitales” y luego a “Ingreso de Supuestos

Variación de Capitales”

80. Luego vamos a “Cálculo del reajuste de Variación de Capitales” y llegamos a la siguiente pantalla donde ingresamos lo siguiente

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Página 51 de 98 81. En “Tiempo” seleccionamos “agregar” y llegamos a la siguiente pantalla

82. Apretamos “Filtrar” y seleccionamos “Year”, “=” y el año correspondiente. Luego seleccionamos “Agregar filtro dinámico”

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Página 53 de 98 84. En “Versión” seleccionamos “Agregar” y llegamos a la siguiente pantalla

(54)

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Página 54 de 98 86. Nos aseguramos que la información esté bien agregada y ponemos “Aceptar”

87. Ponemos “Siguiente” y “Finalizar” (antes de apretar finalizar hay que asegurarse de seleccionar “Ejecutar” abajo a la izquierda)

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88. Finalmente, vamos a “Validación de Cuentas de Variación de Capitales” y vemos el siguiente reporte

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Página 56 de 98 89. Cerramos el Excel sin guardar y completamos

V. Ingresos VSC

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF02.01 – PP

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Página 57 de 98 3. Lo primero que debemos hacer es el “Ingreso de las Ventas VSC”

4. Lo anterior incluye P y Q de indicadores de Pabellones, Hospitalizaciones, Paquetes Quirúrgicos y SEP/CIEL. Para seleccionar una cuenta se debe seleccionar primero la categoría (Pabellones, Hospitalizaciones, Paquetes Quirúrgicos y SEP/CIEL)  “Actualizar”, y luego doble click en la celda de las cuentas. Ahí aparecerán las cuentas de la categoría. Seleccionar una y apretar “Actualizar”

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Página 58 de 98 5. Agregamos los datos, guardamos y seleccionamos “Ejecución proceso de cálculo

de VSC”

6. En “Tiempo” seleccionamos “agregar” y llegamos a la siguiente pantalla

Cuentas

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Página 59 de 98 7. Apretamos “Filtrar” y seleccionamos “Year”, “=” y el año correspondiente. Luego

seleccionamos “Agregar filtro dinámico” y la fleca a la derecha para añadir la información

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Página 61 de 98 10. Seleccionaos el plan en el que estamos trabajando y luego la flecha a la derecha

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Página 62 de 98 12. Ponemos “Siguiente” y “Finalizar” (antes de apretar finalizar hay que asegurarse

de seleccionar “Ejecutar” abajo a la izquierda)

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13. Vemos el Reporte de Visualización para ver cómo quedan las cuentas

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Página 64 de 98 15. Volvemos a “Inicio” -> “Actividades” y seleccionamos el proceso. Luego vamos al

siguiente paso que es Ingreso Ventas y Costos Ley

16. Lo primero que debemos hacer es el Ingreso de Cobros y Ventas Ley

17. Hacemos doble click en la celda con el nombre de cuenta para seleccionar una cuenta distinta  “Actualizar”, agregamos los datos y guardamos . Repetimos para cada cuenta

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Página 65 de 98 18. Luego pasamos a agregar los datos en todas las cuentas de “Ingreso de Ventas

Internas Ley”. Hacemos lo mismo que en el paso anterior para ingresar a todas las cuentas

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Página 66 de 98 19. Luego pasamos a agregar los datos en todas las cuentas de “Ingreso de Ventas y

Cobros Internos”. Hacemos lo mismo que en el paso 16 para ingresar a todas las cuentas

20. Validamos los datos apretando “Validación de Ventas Internas” y repetir los pasos 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12

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Página 67 de 98 21. Se revisan los datos en el Reporte de Visualización, apretando “Revisión de los

cálculos efectuados”

22. Cerramos el Excel seleccionando no gurdar, y enviamos el presupuesto.

23. Volvemos a “Inicio” -> “Actividades” y seleccionamos el proceso. Luego vamos al siguiente paso que es Gastos Médicos

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Página 68 de 98 24. Lo primero que debemos hacer es el “Ingreso de Cuentas de atenciones médicas”

25. Hacemos doble click en la celda con el nombre de cuenta para seleccionar una cuenta distinta  “Actualizar”, agregamos los datos y guardamos . Repetimos para cada cuenta

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Página 69 de 98 26. Luego pasamos a agregar los datos en todas las cuentas de “Ingreso de Cuentas de

gastos médicos externos”. Hacemos lo mismo que en el paso anterior para ingresar a todas las cuentas

27. Se revisan los datos en el Reporte de Visualización, apretando “Visualización de Ingresos Gastos Médicos”

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Página 70 de 98 28. Cerramos el Excel seleccionando no guardar, y enviamos el presupuesto

VI. Gastos en Prevención

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF03.01 – PP – GED01

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Página 71 de 98 2. Seleccionamos el paso “Gastos en Prevención”

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Página 72 de 98 4. Lo anterior incluye P y Q de las capacitaciones. Para ingresar los datos debemos

situarnos en la celda con el nombre de la cuenta y hacer doble click, seleccionamos la cuenta que vayamos a llenar (P y Q de las cuentas)  “Actualizar”

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Página 73 de 98 6. Seleccionamos “Cálculo del costo de capacitación”

7. En el siguiente paso vemos el Reporte de Visualización para ver como quedan los gastos de capacitación

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Página 74 de 98 8. Finalmente, el último paso es el ingreso manual de los gastos de capacitación

(datos que no se hayan puesto en los pasos anteriores)

9. Cerramos el Excel seleccionando no guardar, y enviamos el presupuesto

VII. Ingresos Registrados por Control de Gestión

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.01 – PGG – CDG01

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Página 75 de 98 2. Seleccionamos una cuenta por una y vamos ingresando los datos manuales. Son 5

cuentas que se deben llenar en este proceso. Cuando se abre la cuenta se debe poner “Actualizar”, y una vez agregados los datos  “Guardar datos”

(76)

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VIII. Gastos Registrados por Control de Gestión

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.02 – PGG – CDG02

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Página 77 de 98 2. Seleccionamos una cuenta por una y vamos ingresando los datos manuales. Son

22 cuentas que se deben llenar en este proceso. Cuando se abre la cuenta se debe poner “Actualizar”, y una vez agregados los datos  “Guardar datos”

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Página 78 de 98

IX. Ingresos y Gastos del CEM

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.03 – PGG – CEM01

2. Seleccionamos una cuenta por una y vamos ingresando los datos manuales. Son 30 cuentas que se deben llenar en este proceso. Cuando se abre la cuenta se debe poner “Actualizar”, y una vez agregados los datos  “Guardar datos”

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X. Cuentas Subgerencia de Contabilidad

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.04 – PGG – CONTAB01

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Página 80 de 98 2. Seleccionamos una cuenta por una y vamos ingresando los datos manuales. Son

11 cuentas que se deben llenar en este proceso. Cuando se abre la cuenta se debe poner “Actualizar”, y una vez agregados los datos  “Guardar datos”

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XI. Ingresos y Gastos de ESACHS

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.04 – PGG – ESACHS01

2. Seleccionamos una cuenta por una y vamos ingresando los datos manuales. Son 29 cuentas que se deben llenar en este proceso. Cuando se abre la cuenta se debe poner “Actualizar”, y una vez agregados los datos  “Guardar datos”

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XII. Cuentas Subgerencia de Finanzas

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.06–PGG– FIN01

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Página 83 de 98

Generación del presupuesto

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Página 84 de 98 3. “EPM”  “Actualizar”  Ingresamos los datos mensuales y por centro de costo

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Página 85 de 98 4. Enviamos el presupuesto

5. Se repite el proceso para todas las cuentas

XIII. Cuentas Gerencia Administración y Servicios Generales

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.07–PGG– GASG01

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Página 86 de 98

2. Seleccionamos la cuenta que queremos presupuestar

3. “EPM”  “Actualizar”  Ingresamos los datos mensuales y por centro de costo

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Página 88 de 98 5. Se repite el proceso para todas las cuentas

XIV. Cuentas Gerencia Estrategia y Desarrollo

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.07–PGG– GED01

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“Manual Sap Business Planning and Consolidation”

(Sap BPC Planificación)

5. Se repite el proceso para todas las cuentas

XV. Cuentas Gerencia de Personas

1. Vamos a “Inicio”  “Actividades” y seleccionamos el proceso BPF04.09–PGG– GPER01

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Página 91 de 98

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 “Guardar datos”

4. Enviamos el presupuesto

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Página 93 de 98

XVI. Retracción de Datos

1. Entrar a la transacción zbw001_retraccion

2. Seleccionamos lo siguiente

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Página 94 de 98 4. Selecciono “Crear Variante para BW qery” para modificar el qery z001 que es la

que sale en la pantalla

5. Para terminar esta parte, “Grabamos”  “Grabamos”  “YES”  “Ejecutar”. Volvemos a la pantalla original y ejecutamos con el reloj

Luego de crear qery, seleccionamos el plan en el que estamos trabajando, el tiempo que queremos retraer, y la sociedad de CEBEs o CECOs.

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“Manual Sap Business Planning and Consolidation”

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Página 95 de 98 6. Luego del paso anterior llegamos a la siguiente pantalla

7. Ahora vamos a probar si la retracción se hizo correctamente. Para esto

seleccionamos un CeCo apretando Control + Y, y luego copiamos con Control + C

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“Manual Sap Business Planning and Consolidation”

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Página 96 de 98 9. Escribimos “achs” para buscar en la sociedad CO de ACHS

Vemos los datos ingresados en ese grupos de CeBes

10. Repetimos para cada CeBe y CeCo

11. Para identificar que se haya retraído correctamente los CECOS, hacemos la siguiente consulta s_alr_ 8701611

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Página 97 de 98

Finalmente podemos ver la siguiente consulta para verificar la retracción

Para CeCos, esto debe decir 000, y para CeBes 0

CeBe que estamos revisando

Concepto del CeCo, se copia de donde mismo se saca el CeCo

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