Pautas para la emisión y expedición de Carnés Universitarios - Proceso de Admisión 2015 - II 1.1 Solicitud de información y estimación de la demanda de carnés universitarios:
La finalidad de esta etapa es la de prever la cantidad de carnés universitarios que deberán emitirse y expedirse, mediante la cual las universidades remitirán la información a la SUNEDU, correspondiente a la población universitaria.
Para ello se efectuará el siguiente procedimiento:
a) La Dirección de Documentación e Información Universitaria y Registro de Grados y Títulos dirigirá un oficio a las universidades solicitando el número de la población universitaria regular y/o el estimado de la nueva población universitaria que ingresará a través de los procesos de admisión previstos para el respectivo año en curso. El objetivo es determinar la cantidad de carnés universitarios que deberán emitirse.
b) La Unidad de Documentación e Información Universitaria procederá a monitorear el cumplimiento por parte de las universidades, a fin que remitan la información necesaria en los formatos que se les envíe y dentro de los plazos que se establezcan, luego de lo cual procederá a consolidar la información, así como brindará la asistencia técnica respectiva mediante el portal institucional de la SUNEDU: www. sunedu.gob.pe.
c) Las filiales tramitarán la emisión de carnés sólo a través de la Oficina Central de la respectiva universidad.
1.2 Elaboración de la Base de Datos de Carnés Universitarios:
Las universidades tienen la obligación de utilizar el Programa de Control de Información (PCI), con la finalidad de registrar y verificar que la información relacionada a los estudiantes para el proceso de emisión de carnés, se efectúe con el detalle solicitado, cuidando de no presentar errores y, a su vez, remitan la información por medio físico conforme al Anexo 1, la misma que conformará la Base de Datos de Carnés Universitarios, de acuerdo al cronograma contenido en el Anexo 2.
El Programa de Control de Información (PCI), estará disponible para su descarga en el portal institucional de la SUNEDU: www.sunedu.gob.pe.
Para enviar la mencionada información, el Rector de la universidad debe estar debidamente inscrito en el Registro de Firmas de Autoridades Universitarias de la Unidad de Grados y Títulos de la Dirección de Documentación e Información Universitaria y Registro de Grados y Títulos.
El Rector de la universidad designará al responsable de llevar a cabo el proceso de envío de información y recepción de carnés universitarios, cuya firma deberá registrarse según el Anexo 3.
1.3 Envío de la información por parte de las universidades:
Para el envío de la información requerida a las universidades, deberán cumplir con presentar lo siguiente:
a) Dirigir un oficio a la Dirección de Documentación e Información Universitaria y Registro de Grados y Títulos, precisando el tipo de proceso para la emisión de carnés universitarios (Regular, corrección, duplicado y actualización), adjuntando el documento del Anexo 3.
b) Presentar de manera obligatoria el Reporte de Generación de Archivo del Programa de Control de Información (PCI). De no contar con el mencionado Reporte, no se procederá a la emisión de los carnés y se devolverá oficialmente el requerimiento.
c) Adjuntar un DVD-ROM en estuche, debidamente rotulado con el nombre de la universidad y número de oficio y firma del Rector, conteniendo lo siguiente:
(i) Padrón de estudiantes en formato Access que genera el Programa de Control de Información (PCI) y que debe respetar la estructura del Anexo 1.
(ii) Sobre las imágenes digitalizadas de los estudiantes, éstas deben de cumplir con las siguientes características:
•Imagen a color con fondo blanco. No se procesarán las que tuviesen fondo a color.
•Tomada de frente, sin gorra y sin gafas o lentes de color oscuro. En el caso de los estudiantes invidentes, la universidad precisará dicha condición en el oficio.
•Nombre del archivo compuesto por el código de la universidad (tres caracteres numéricos), seguido de un guión bajo “_” y seguido del código del estudiante (10 caracteres).
•Extensión: jpg.
•Dimensiones: 240 x 288 pixeles. •Resolución mínima de 300 dpi.
•Tamaño del archivo, no mayor a 50 Kb. •Sin sellos ni enmendaduras.
•La imagen debe enfocarse en el rostro del estudiante a partir de los hombros. No mostrar medio cuerpo. Ejemplos:
1.4 Confiabilidad y veracidad de la información remitida por las universidades: La información proporcionada por las universidades, atendiendo el requerimiento efectuado por la SUNEDU, es de exclusiva responsabilidad de quienes la emiten.
Toda la información será remitida únicamente mediante comunicación oficial escrita, en los plazos determinados por la SUNEDU, de acuerdo al Anexo 2. Esta información debe estar suscrita y dirigida por el Rector de las universidades. 1.5 Verificación y consolidación de la información proporcionada:
El objetivo de esta etapa es que la Unidad de Documentación e Información Universitaria proceda a la revisión y conformidad de la información proporcionada por las universidades, de acuerdo al siguiente procedimiento: a) La Unidad de Documentación e Información Universitaria procederá a la
revisión de la información remitida por las universidades. Si es que, producto de la información se detectaran espacios en blanco, éstos no serán validados, dado que es información que disponen las universidades de manera exclusiva.
b) En caso de detectar errores u omisiones en la información proporcionada por las universidades, de acuerdo al formato previsto por la SUNEDU en el Anexo 1, se les devolverá la información mediante comunicación oficial escrita para su debida subsanación, que tendrá que ser remitida posteriormente de la misma manera.
c) La subsanación de observaciones deberán ser levantadas por las universidades, en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles, luego de notificada por medios físicos. Se dejará constancia de dicho plazo en la notificación de la SUNEDU.
d) Presentada la subsanación dentro del plazo señalado, se reiniciará el trámite previsto en el estricto orden establecido, con los documentos señalados en el presente documento.
1.6 Proceso de emisión de carnés universitarios y supervisión:
Esta etapa tiene por objetivo emitir los carnés universitarios de acuerdo a la información consolidada, proceso que se desarrollará bajo medidas de supervisión que deben garantizar la calidad y oportunidad dentro del plazo previsto para su emisión.
Los carnés universitarios serán impresos en estricto orden de presentación, salvo que presenten observaciones por la Unidad de Documentación e Información Universitaria, en cuyo caso se tendrán que subsanar previamente.
Las universidades precisarán en el oficio que remitan a la SUNEDU la cantidad de carnés solicitados, según el tipo de proceso:
a) Regular: Proceso de emisión de carnés universitarios de los estudiantes matriculados y nuevos ingresantes. En este tipo de proceso se encuentran también, aquellos estudiantes que efectúan su reincorporación a los estudios.
b) Duplicado: Proceso de emisión de carnés universitarios de los estudiantes matriculados que habiendo tenido carné universitario solicitan otro, por pérdida o sustracción. El carné duplicado llevará impresa la palabra duplicado en la parte central a 45 grados. Es importante tener en cuenta que:
• No se efectuará cambio de datos.
• Las universidades adoptarán las acciones necesarias para la emisión del Duplicado.
• Las universidades verificarán que se ha efectuado la denuncia policial por pérdida o sustracción del carné universitario.
• El carné duplicado sólo se emite una vez.
c) Corrección: Carnés emitidos durante el proceso de producción, que por error de envío de la universidad, ya sea de imagen o de datos no están correctos. En este caso, se atenderá únicamente los pedidos de las universidades, en cuyo oficio se especifiquen los errores, haciéndose entrega de los carnés errados.
d) Actualización: Procede antes de la emisión del carné original, cuando se quiere cambiar la imagen o datos por cambio de facultad y/o especialidad o por mala imagen.
1.7 Expedición de los carnés universitarios:
Esta etapa tiene por objetivo realizar la entrega de los carnés universitarios a las universidades de acuerdo al siguiente procedimiento:
a) La Unidad de Documentación e Información Universitaria adoptará las acciones de seguridad que garanticen la entrega de los carnés universitarios al representante acreditado de cada universidad (según Anexo 3). En caso el representante acreditado no pueda recabar los carnés universitarios, de forma excepcional podrá hacerlo otro representante, previa designación por el Rector. En el oficio de la universidad se hará mención del nuevo representante, adjuntando a su vez el nuevo formato del Anexo 3.
b) Las universidades recogerán los carnés universitarios en las instalaciones de la SUNEDU, de acuerdo a las fechas que disponga la Unidad de Documentación e Información Universitaria y que serán publicadas en el portal institucional: www.sunedu.gob.pe.
c) Se procederá a la entrega de los carnés universitarios al representante designado oficialmente por la universidad, de acuerdo a lo previsto en el Anexo 3, dejando constancia de la recepción.
1.8 Custodia del archivo físico y virtual de la base de datos:
La Unidad de Documentación e Información Universitaria, a fin de consolidar y custodiar la documentación e información universitaria, dispondrá de un registro con la finalidad de almacenar los carnés expedidos, así como también permitirá generar el informe de cierre de producción respectivo.
La SUNEDU tendrá la custodia del acervo documental físico y virtual de los archivos respectivos.
ANEXOS
1. Registro de datos para la emisión de carnés universitarios.
2. Cronograma de presentación de solicitudes de carné universitario.
3. Registro de datos y firma de la persona autorizada por la universidad para el trámite de carné universitario.
ANEXO 1
REGISTRO DE DATOS PARA LA EMISIÓN DE CARNÉS UNIVERSITARIOS
NRO CAMPOS TIPO DE
CAMPO TAMAÑ O CAMPO DESCRIPCIÓN 1 CODUNIV TEXTO 3 CÓDIGO DE LA INSTITUCIÓN
Colocar el código asignado a la universidad conformada por 3 dígitos numéricos.
2 CODALU TEXTO 10
CÓDIGO DE ALUMNO
Corresponde al código asignado al alumno por la universidad al momento de su ingreso.
3 APEPAT TEXTO 30
APELLIDO PATERNO
Llenar el apellido paterno del titular tal como aparece en su Documento de Identidad.
4 APEMAT TEXTO 30
APELLIDO MATERNO
Llenar el apellido materno del titular tal como aparece en su Documento de Identidad.
5 NOMBRE TEXTO 30
NOMBRES
Llenar los nombres tal como se visualizan en el Documento de Identidad del titular.
6 FAC_NOM TEXTO 160
NOMBRE DE FACULTAD
Indicar el nombre completo de la facultad a la que pertenece el estudiante, omitir la palabra
FACULTAD.
Nota: Para el caso de programas de posgrado que sean adscritos a alguna facultad colocar el nombre de la facultad. Para programas de posgrado que sean independientes colocar el nombre de la escuela Ejemplo: Escuela de Posgrado.
7 ABR_FAC TEXTO 40
ABREVIATURA DEL NOMBRE DE LA FACULTAD Colocar la abreviatura de la facultad a la que pertenece el estudiante, que se imprimirá en el carné universitario (considerar que si el nombre original no sobrepasa los 40 caracteres en este campo se debe de repetir el nombre de la Facultad). No deben hacer uso de SIGLAS
8 ESC_CARR TEXTO 160
NOMBRE ESCUELA / CARRERA
Indicar el nombre completo del programa académico (carrera universitaria o escuela universitaria) que cursa el estudiante.
Nota: Para los casos de posgrado colocar aquí la especialidad del posgrado que corresponde.
9 ABR_ CARR TEXTO 40
ABREVIATURA DEL NOMBRE DE LA CARRERA Colocar la abreviatura del programa académico que se imprimirá en el carné universitario (considerar que si el nombre original no sobrepasa
el nombre de la Carrera). No deben hacer uso de SIGLAS
10 DOCU_TIP NÚMERO 2
TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
1 DNI 4 CE - CARNÉ DE EXTRANJERÍA 7 PASAPORTE 12 CÉDULA DE IDENTIDAD 11 DOCU_NUM TEXTO 15 NÚMERO DE DOCUMENTO
Número del documento según corresponda. Nota: Cuando se indique un registro con un valor de “1” en el tipo de documento, se validará que los registros contengan obligatoriamente 8 caracteres numéricos.
12 AÑOING TEXO 10 AÑO DE INGRESO DEL ESTUDIANTE Colocar el año y examen de ingreso del estudiante de la universidad. Ejemplo 2015-2
13 FIL NÚMERO 3
FILIAL DE LA UNIVERSIDAD
Indicar el número asignado a la filial de procedencia del estudiante de la universidad. Este número es asignado por el SUNEDU
ANEXO 2
CRONOGRAMA DE PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE CARNÉ UNIVERSITARIO
Orden Descripción Fecha
1 Plazo para enviar las solicitudes de emisión de carnés universitarios.
Del 19 al 30 de octubre de 2015.
No se aceptarán solicitudes fuera de los plazos establecidos en el cronograma presentado, bajo responsabilidad de la universidad.
REGISTRO DE DATOS Y FIRMA DE LA PERSONA AUTORIZADA POR LA UNIVERSIDAD, INSTITUCIÓN Y/O ESCUELA DE EDUCACIÓN SUPERIOR PARA EL TRAMITE DE CARNÉ
UNIVERSITARIO
15. Firma del Rector
AUTORIDAD Apellidos y Nombres:
Firmado a los _____días del mes de _____________________ de 201__ DATOS DE LA PERSONA AUTORIZADA 1. Universidad
2.Dirección Sede Principal/ Departamento y/o Provincia 3. Abreviatura de la universidad 4. N° de oficio
5. Inicio de vigencia de autorización
6. Fin de vigencia de autorización 7. Apellido paterno 8. Apellido materno 9. Nombres 10. Documento de identidad 11. Correo electrónico 12. Teléfono oficina 13. Teléfono celular 14. Firma de la persona autorizada para trámite de carnés
DETALLE DE LOS CAMPOS A CONSIDERAR:
1. Universidad: Nombre de la universidad correspondiente que remite las firmas a ser registradas.
2. Dirección Sede Principal/ Departamento y/o Provincia: Ubicación de la Sede Principal de la Universidad.
3. Abreviatura de la universidad (máximo 50 caracteres): Corresponde a la abreviatura del nombre de la universidad. Si el nombre de la universidad no sobrepasa los 50 caracteres, repetir en este campo el nombre.
4. N° de oficio: Número de Oficio con el cual fue designada la persona autorizada para el trámite de carnés.
5. Inicio de vigencia de autorización: Fecha de inicio de la autorización para el trámite de carnés.
6. Fin de vigencia de autorización: Fecha en que concluye la autorización para el trámite de carnés.
7. Apellido paterno: Apellido paterno de la persona autorizada para el trámite de carnés.
8. Apellido materno: Apellido materno de la persona autorizada para el trámite de carnés.
9. Nombres: Nombres de la persona autorizada para el trámite de carnés.
10. Documento de identidad: Número de DNI, Pasaporte o Documento de Extranjería de la persona autorizada para el trámite de carnés.
11. Correo electrónico: Correo electrónico de la persona autorizada para el trámite de carnés.
12. Teléfono oficina: Teléfono de Oficina de la persona autorizada para el trámite de carnés.
13. Teléfono celular: Teléfono Celular de la persona autorizada para el trámite de carnés.
14. Firma: Firma de la persona autorizada para el trámite de carnés. 15. Firma del Rector: Firma del Rector.
