WO/IAOC/46/2 ORIGINAL: INGLÉS FECHA: 6 DE NOVIEMBRE DE 2017
Comisión Consultiva Independiente de Supervisión de la OMPI
Cuadragésima sexta sesión
Ginebra, 17 a 20 de octubre de 2017
INFORME
INTRODUCCIÓN
1. La 46.ª sesión de la Comisión Consultiva Independiente de Supervisión (CCIS) de la OMPI se celebró del 17 al 20 de octubre de 2017. Estuvieron presentes las Sras. Tatiana Vasileva y Maria Vicien-Milburn, y los Sres. Gábor Ámon, Egbert Kaltenbach y Othman Sharif. Los Sres. Mukesh Arya y Sr. Zhang Long estuvieron ausentes con aviso.
PUNTO 1 DEL ORDEN DEL DÍA: APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
2. La Comisión aprobó el orden del día revisado, que consta en el Anexo I del presente informe. En el Anexo II figura una lista de los documentos de la sesión.
PUNTO 2 DEL ORDEN DEL DÍA: CUESTIONES PLANTEADAS EN LA SESIÓN ANTERIOR 3. La CCIS tomó nota de las medidas ejecutadas a raíz de las decisiones adoptadas en su 45.ª sesión.
PUNTO 3 DEL ORDEN DEL DÍA: CUESTIONES PLANTEADAS EN LAS SESIONES DEL COMITÉ DEL PROGRAMA Y PRESUPUESTO, LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OMPI Y EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE LA OMPI
4. El presidente informó brevemente a la Comisión de las deliberaciones efectuadas durante la 27.ª sesión del Comité del Programa y Presupuesto (PBC), la Asamblea General y el Comité de Coordinación de la OMPI.
5. El presidente recordó que, a petición del PBC en su 26.ª sesión, la Comisión había
proporcionado comentarios sobre las modificaciones propuestas en el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera. Esos comentarios respaldan la agilización de la presentación de informes sobre el desempeño financiero y el rendimiento de los programas propuesta por la Secretaría. Tras la recomendación del PBC, la Asamblea General de la OMPI aprobó las modificaciones.
6. El presidente informó asimismo a la Comisión de que el Comité de Coordinación de la OMPI aprobó las enmiendas al Estatuto del Personal propuestas por la CCIS. La Comisión tomó nota de que la OMPI es el primer organismo especializado de NN.UU. que promulga disposiciones apropiadas en caso de falta de conducta del jefe ejecutivo.
PUNTO 4 DEL ORDEN DEL DÍA: SUPERVISIÓN INTERNA
7. La Comisión, junto con el director de la DSI, examinó el informe de actividades
correspondiente al período que finaliza el 30 de septiembre de 2017. La Comisión tomó nota de que, a pesar de que algunos cargos esenciales (jefe de auditoría interna, jefe de evaluación) han estado vacantes durante el año, la mayoría de las tareas planificadas se llevarán a cabo con arreglo al calendario previsto. Cinco de las tareas que figuran en el plan de trabajo de 2018 se han aplazado hasta 2018 y más adelante, habida cuenta del examen de mitad de año del plan de trabajo anual efectuado en junio de 2017, al tomar en consideración los comentarios recibidos de los directores de programa acerca del nivel de preparación y pertinencia de esos cinco ámbitos que han de auditarse/evaluarse. Sin embargo, esas cinco tareas se han sustituido por otras previstas en 2018 con lo que se mantiene al mismo nivel el número de auditorías y evaluaciones previstas.
8. La Comisión, junto con el director de la DSI, examinó las repercusiones de las enmiendas en el Estatuto del Personal aprobadas por el Comité de Coordinación de la OMPI. Como sugirió la Comisión, el director de la DSI reflexionará sobre las enmiendas efectuadas en la
Política de Investigación, el Manual de Investigación y, según proceda, los procedimientos operativos estandarizados de la DSI. Esto se aplica, entre otros casos, al nuevo requisito mediante el que se ha de informar al demandante sobre el estado de la cuestión en un plazo de seis (6) meses a partir de la recepción de la demanda.
Evaluación
9. La Comisión examinó el informe de evaluación de las actividades de comunicación
institucional de la OMPI y su contribución a la imagen institucional y a la reputación de la OMPI, que se emitió el 1 de septiembre de 2017 y se publicó en la página de la DSI del sitio web de la OMPI.
10. La Comisión examinó los principales resultados de la evaluación con la directora general adjunta (DGA) del Sector de Derecho de Autor e Industrias Creativas, el director de la División de Comunicaciones, el director de la DSI y el equipo de evaluación. La Comisión tomó nota y apoyó las recomendaciones para fortalecer la incidencia estratégica de la División de
Comunicaciones, elaborar una estrategia de comunicación institucional y coordinar más adecuadamente las actividades de comunicación emprendidas por las diversas dependencias administrativas de la OMPI.
11. La Comisión valoró positivamente el hecho de que los informes de evaluación de la DSI se presenten acompañados de una breve reseña en la que se resumen concisamente las constataciones, conclusiones y recomendaciones. Dijo que considera esas reseñas una herramienta muy útil para informar a los diversos sectores interesados. No obstante, la Comisión instó a la DSI a seguir poniendo empeño en que los informes de evaluación sean breves y sucintos.
Auditoría interna
12. La Comisión tomó nota del informe de auditoría sobre la gestión de eventos de terceros organizados/acogidos por la OMPI, emitido el 29 de septiembre de 2017. La Comisión examinará detalladamente el informe en su siguiente sesión, cuando estén disponibles los directivos que se ocupan de dichas actividades.
Investigaciones
13. La Comisión recibió información acerca de la situación de los casos objeto de examen y tomó nota de que actualmente hay 24 casos pendientes (21 casos resultantes de las
demandas recibidas en 2017). La Comisión dijo que acoge con agrado el hecho de que las evaluaciones preliminares de las demandas se llevan a cabo por lo general en un breve período de tiempo, permitiendo de ese modo que se den por concluidos lo más pronto posible los casos que no requieren de una investigación completa.
14. De conformidad con la Carta de Auditoría Interna, la Comisión proporcionó
asesoramiento al director de la DSI en varios casos. En uno de ellos, el director de la DSI, ejerciendo su independencia y juicio profesional, decidió no someterse al parecer que había formulado la Comisión en su sesión anterior.
Dotación de personal
15. El 1 de septiembre de 2017 se cubrió el cargo de jefe de la Sección de Evaluación, que había permanecido vacante desde 2016; la Comisión se reunió con el titular de dicho cargo y dijo que espera con interés la interacción futura. Asimismo, la Comisión se reunió con el auditor contratado recientemente. Siguen en curso los procesos de contratación del jefe de la Sección de Auditoría Interna, un investigador y el secretario de la Sección de Investigación.
PUNTO 5 DEL ORDEN DEL DÍA: SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EN MATERIA DE SUPERVISIÓN
16. La Comisión tomó nota de que se ha avanzado considerablemente en la aplicación de las recomendaciones de auditoría externa que están pendientes, y se ha reducido su número a 42. El número de recomendaciones de supervisión interna que siguen pendientes ha permanecido prácticamente estable, y se han dado por aplicadas varias recomendaciones, además de añadirse otras nuevas, con lo que existe un total de 154 recomendaciones pendientes de aplicación.
17. La Comisión tomó nota de que en algunos ámbitos auditados recientemente se han emitido nuevas recomendaciones mientras que algunas recomendaciones resultantes de auditorías anteriores siguen pendientes de aplicación. La Comisión sugirió que los informes de auditoría traten explícitamente de las recomendaciones pendientes de aplicación en el mismo ámbito. De ese modo se garantizará la pertinencia y validez de dichas recomendaciones y se evitará que se superpongan recomendaciones.
PUNTO 6 DEL ORDEN DEL DÍA: SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE LA DEPENDENCIA COMÚN DE INSPECCIÓN (DCI)
18. La Comisión examinó la situación de la aplicación de las recomendaciones formuladas por la Dependencia Común de Inspección (DCI) y se mostró complacida por los avances realizados. La Comisión alabó a la Secretaría por el nuevo formato de seguimiento y presentación de informes sobre las recomendaciones de la DCI que facilita enormemente la supervisión de los avances realizados.
19. La Comisión sugirió que se utilice un formato similar para el seguimiento de las recomendaciones en materia de supervisión interna que se hallen pendientes de aplicación desde hace tiempo.
PUNTO 7 DEL ORDEN DEL DÍA: SEGURIDAD Y VIGILANCIA
20. El oficial jefe de Seguridad, de la División de Seguridad y Aseguramiento de la
Información (SIAD), y el jefe del Servicio de Coordinación en materia de Seguridad y Vigilancia informaron de las novedades habidas en el ámbito de la seguridad y el aseguramiento de la información y de la capacidad de respuesta de la OMPI a posibles amenazas a la seguridad. La Comisión valoró positivamente el enfoque estructurado para abordar las cuestiones
problemáticas en ese ámbito que resulta fundamental para la capacidad de la OMPI de generar ingresos.
21. En respuesta a las amenazas inmediatas resultantes del entorno exterior, la OMPI ha elaborado igualmente un plan de seguridad y gestión de riesgos para 2016-17 que tiene por fin entre otras cosas fomentar la seguridad física en la sede, creando un centro de operaciones y reforzando la seguridad, la toma de conciencia, los conocimientos y las capacidades del personal. La División también se ocupa de otros retos que se plantean a la seguridad física y de la información resultantes del creciente número de oficinas de la OMPI en el exterior.
22. La Comisión valoró positivamente los avances realizados en la aplicación de la estrategia de aseguramiento de la información y el plan de aseguramiento de la información institucional para 2016-20, y las constantes mejoras realizadas para dar respuesta a posibles amenazas a la seguridad.
PUNTO 8 DEL ORDEN DEL DÍA: INFORMACIÓN SOBRE EL SECTOR DE DERECHO DE AUTOR E INDUSTRIAS CREATIVAS
23. La DGA del Sector de Derecho de Autor e Industrias Creativas y su equipo directivo proporcionaron información sobre las funciones y principales actividades del Sector. La DGA subrayó la necesidad de dar respuesta a las oportunidades y desafíos del entorno digital. 24. La Comisión valoró positivamente la exhaustiva descripción proporcionada por la DGA sobre las actividades emprendidas y los esfuerzos realizados para responder a los desafíos que se presentan en el ámbito del derecho de autor.
PUNTO 9 DEL ORDEN DEL DÍA: ÉTICA PROFESIONAL
Política de la OMPI de protección contra las represalias
25. La Comisión examinó laPolítica de la OMPI de protección contra las represalias (“Política de protección de los denunciantes”) promulgada recientemente. Tomó nota con agrado de que la Secretaría había considerado en su totalidad los amplios comentarios proporcionados por la Comisión sobre el proyecto de política y que la mayoría de las sugerencias se habían
incorporado a la versión definitiva de la política. La Comisión supervisará la aplicación de la política.
26. A ese respecto, la Comisión recomendó que la oficial jefa de Ética Profesional proporcione comentarios al director de la DSI sobre la manera de detectar situaciones de posibles amenazas de represalias en la fase de investigación, y la manera de interactuar con la Oficina de Ética Profesional a la hora de hacer frente a esas amenazas.
Propuesta de Política de la OMPI de divulgación financiera y declaración de intereses
27. A petición del director general, la Comisión examinó la propuesta de Política de
divulgación financiera y declaración de intereses y discutió sus observaciones y sugerencias con la oficial jefa de Ética Superior y el consejero jurídico.
28. La Comisión dijo que acoge con agrado la propuesta de introducción de un programa de divulgación financiera que se pondrá en marcha en 2018. La Comisión tomó nota con agrado de que la propuesta de política está en concordancia con las políticas de divulgación financiera de otras organizaciones del sistema de NN.UU. y que incorpora requisitos de divulgación adicionales de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS). Asimismo, la Comisión tomó nota de que la propuesta de política contiene salvaguardias adecuadas para la protección de la confidencialidad.
29. La Secretaría proporcionó varias aclaraciones y considerará varias sugerencias formuladas por la Comisión antes de dar forma definitiva a la política y promulgarla. La Comisión espera con interés la puesta en marcha del programa de divulgación.
Interacción con la oficial jefa de Ética Profesional
30. La Comisión discutió con la oficial jefa de Ética Profesional su función y
responsabilidades con respecto a la función de ética profesional en la OMPI. La Comisión y la oficial jefa de Ética Profesional intercambiaron opiniones sobre el plan de trabajo anual de la Oficina de Ética Profesional y la manera de mejorar la presentación de informes sobre su ejecución. La Comisión hizo hincapié en la necesidad de que en el plan de trabajo figuren las etapas importantes y las fechas previstas para la ejecución de proyectos de envergadura. La Comisión dijo que está preparada para examinar el plan de trabajo propuesto para 2018 y proporcionar asesoramiento en su siguiente sesión, en diciembre de 2017.
PUNTO 10 DEL ORDEN DEL DÍA: MEDIADOR
31. La Comisión examinó el informe de actividades del mediador de la OMPI, emitido el 26 de junio de 2017, y discutió con el mediador sus principales observaciones y recomendaciones. La Comisión tomo nota de que los casos de solución de conflictos adquieren una dimensión mucho mayor que los casos de prevención a la hora de solicitar asesoramiento del mediador. La Comisión dijo que comparte plenamente la observación del mediador en el sentido de que en los casos de presunto acoso, a menudo se “recurre apresuradamente” a las investigaciones sin considerar previamente otras posibilidades. Esta apreciación coincide con las propias observaciones de la Comisión a partir del examen de los casos de investigación a lo largo de un período de tiempo prolongado.
32. La Comisión sugirió que el mediador, junto con el director de la DSI y la directora de DDRRHH, estudie la manera en que podría propugnarse con mayor firmeza el recurso a los mecanismos de resolución extraoficiales antes de tomar la iniciativa de presentar una petición de investigación oficial.
PUNTO 11 DEL ORDEN DEL DÍA: REUNIÓN DE INFORMACIÓN PARA LOS REPRESENTANTES DE LOS ESTADOS MIEMBROS
33. Conforme a lo dispuesto en su mandato, la Comisión mantuvo una reunión de
información con los Estados miembros. Informó a los representantes de los Estados miembros sobre las deliberaciones mantenidas en la presente sesión y respondió a las preguntas
formuladas por los delegados presentes.
PUNTO 12 DEL ORDEN DEL DÍA: OTROS ASUNTOS
Próxima sesión
34. La próxima sesión de la CCIS se celebrará del martes 12 al viernes 15 de noviembre de 2017. A continuación figura el proyecto de orden del día para esa sesión:
1) Aprobación del orden del día
2) Cuestiones planteadas en la sesión anterior 3) Reunión con el director general
4) Supervisión interna: Plan de trabajo propuesto para 2018 5) Seguimiento de las recomendaciones en materia de supervisión 6) Información actualizada sobre la gestión financiera
7) Información sobre el Sector de Patentes y Tecnología 8) Ética profesional: Propuesta de plan de trabajo para 2018 9) Elección del presidente y vicepresidente para 2018
10) Reunión de información para los representantes de los Estados miembros 11) Otros asuntos
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Cuadragésima sexta sesión
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ORDEN DEL DÍA
aprobado por la Comisión Consultiva Independiente de Supervisión de la OMPI
1. Aprobación del orden del día
2. Cuestiones planteadas en la sesión anterior
3. Cuestiones planteadas en las sesiones del Comité del Programa y Presupuesto, la Asamblea General y el Comité de Coordinación de la OMPI
4. Supervisión interna
5. Seguimiento de las recomendaciones en materia de supervisión
6. Seguimiento de las recomendaciones de la Dependencia Común de Inspección (DCI) 7. Seguridad y vigilancia
8. Información sobre el Sector de Derecho de Autor e Industrias Creativas 9. Ética profesional
10. Mediador
11. Reunión de información para los representantes de los Estados miembros 12. Otros asuntos
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Comisión Consultiva Independiente de Supervisión de la OMPI
Cuadragésima sexta sesión
Ginebra, 17 a 20 de octubre de 2017
LISTA DE DOCUMENTOS
aprobada por la Comisión Consultiva Independiente de Supervisión de la OMPI
PUNTO 1: APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA [01] Orden del día
[02] Calendario
[03] Lista de documentos
[04] Programa continuado de la CCIS, sesiones 44.ª a 49.ª PUNTO 2: CUESTIONES PLANTEADAS EN LA SESIÓN ANTERIOR
[05] Lista de medidas de la CCIS
PUNTO 3: CUESTIONES PLANTEADAS EN LAS SESIONES DEL COMITÉ DEL
PROGRAMA Y PRESUPUESTO, LA ASAMBLEA GENERAL Y EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE LA OMPI
[06] Informe anual de la CCIS (WO/GA/49/2) – Información del presidente de la CCIS
[07] Enmiendas al Estatuto del Personal propuestas por la Comisión Consultiva Independiente de Supervisión (CCIS) – (WO/CC/74//7 y WO/CC/74/7 CORR.) PUNTO 4: SUPERVISIÓN INTERNA
División de Supervisión Interna:
Auditoría:
[08] Informe de auditoría: Gestión de eventos de terceros organizados/acogidos por la OMPI, 29 de septiembre de 2017 (Referencia: IA 2017-02)
[09] Informe de actividades de la División de Supervisión Interna (DSI) – 2 de octubre de 2017 (Referencia: IOD-IAOC-2017/03)
Evaluación:
[11] Informe de evaluación: Evaluación de las actividades de comunicación institucional de la OMPI y su contribución a la imagen institucional y a la reputación de la OMPI, 1 de septiembre de 2017 (Referencia EVAL 2017-01)
Investigación:
PUNTO 5: SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EN MATERIA DE SUPERVISIÓN [12] Recomendaciones en materia de supervisión pendientes al 30 de septiembre
de 2017
PUNTO 6: SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE LA DEPENDENCIA COMÚN DE INSPECCIÓN (DCI)
[13] Recomendaciones de la Dependencia Común de Inspección (DCI) dirigidas a los jefes ejecutivos de las organizaciones que participan en la DCI– Situación a mediados de julio de 2017
PUNTO 7: SEGURIDAD Y VIGILANCIA
[14] Ponencia: “Información sobre seguridad y aseguramiento de la información”,
19 de octubre de 2017
PUNTO 8: INFORMACIÓN SOBRE EL SECTOR DE DERECHO DE AUTOR E INDUSTRIAS CREATIVAS
[15] Ponencia: “Panorama general del Sector de Derecho de Autor e Industrias Creativas”, 18 de octubre de 2017
PUNTO 9: ÉTICA PROFESIONAL
[16] Informe anual de la Oficina de Ética Profesional (WO/CC/74/3) a) Política de la OMPI de protección contra las represalias
[17] Orden de servicio No. 33/2017 – Política de protección contra las represalias por denunciar faltas de conducta o por cooperar con auditorías o investigaciones debidamente autorizadas
b) Política de la OMPI de divulgación financiera y declaración de intereses [18] Proyecto de orden de servicio No. [..]/2017 – Política de la OMPI de
divulgación financiera y declaración de intereses (12 de septiembre de 2017)
[19] Nota informativa sobre el proyecto de orden de servicio No. [..]/2017 – Política de la OMPI de divulgación financiera y declaración de intereses 27 de septiembre de 2017
PUNTO 10: MEDIADOR
[20] Informe de actividades, 1 de mayo de 2016 a 30 de abril de 2017 (9 de agosto de 2017]
PUNTO 11: REUNIÓN DE INFORMACIÓN PARA LOS REPRESENTANTES DE LOS ESTADOS MIEMBROS
PUNTO 12: OTROS ASUNTOS
[21] Informe – 45.ª sesión (WO/IAOC/45/2)
[22] Informe anual sobre recursos humanos (WO/CC/74/2)
[23] Informe anual sobre recursos humanos, Corrección (WO/CC/74/2 CORR.) [24] Orden de servicio No. 31/2017 – Política de sanciones a los proveedores
