MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
INSTRUCTIVO
PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DEL SECTOR PÚBLICO PANAMEÑO
(XIV EDICIÓN)
Para facilitar la etapa de recopilación y análisis de la información, detallamos a continuación los principales insumos requeridos para iniciar la fase de actualización de la estructura organizacional y funcional de las Instituciones que conforman la Administración Pública de la República de Panamá, a objeto de que se incorpore en la XIV versión del Manual de Organización del Sector Público Panameño.
1
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
INSTRUCTIVO
PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO PANAMEÑO
(XIV EDICIÓN)
Para facilitar la etapa de recopilación y análisis de la información, detallamos a continuación los principales insumos requeridos para iniciar la fase de actualización de la estructura organizacional y funcional de las Instituciones que conforman la Administración Pública de la República de Panamá, a objeto de que se incorpore en la XIV versión del Manual de Organización del Sector Público Panameño.
CONTENIDO 1. Base Legal
Identifique en orden cronológico y jerárquico la legislación y reglamentación institucional vigente (Constitución, Leyes, Decretos, Resoluciones y otros), que tienen impacto directo en la configuración de la organización y en las funciones de la Institución. Anotar el No. de Gaceta Oficial y fecha, excluyendo toda legislación que haya sido derogada por la normativa vigente.
En atención a lo anterior, se requiere adjuntar fotocopia de todas las disposiciones y normas que respaldan la creación, modificación, fusión, cambio de nombre, asignación de funciones y responsabilidades de las diferentes unidades administrativas (Direcciones y Departamentos) de la entidad.
2
2. Organigrama Analítico y General
Remita el Organigrama Analítico actual de la Institución, debidamente aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas (utilice el programa PowerPoint o Visio). Debe incluir nombre correcto de la entidad y de todas las unidades administrativas que la conforman.
El Organigrama Analítico, es la representación esquemática de la estructura administrativa de la Institución desglosada por nivel jerárquico: Dirección, Departamento, Sección, Unidad, Oficina, Centro.
De igual forma, la entidad deberá elaborar un Organigrama General, es decir, la representación gráfica de la Institución (utilice el programa PowerPoint o Visio) presentada hasta el nivel jerárquico de Dirección, señalando los niveles estructurales que rigen para la Administración Pública: Político y Directivo, Coordinador, Asesor, Fiscalizador, Auxiliar de Apoyo, Técnico y Operativo. Los nombres de las unidades administrativas deben estar legalizados y oficializados. No se aceptarán propuestas.
3. Manual de Organización y Funciones
Suministre copia del Manual de Organización y Funciones de la Institución aprobado y formalizado. El manual debe contener las siguientes descripciones: - A nivel General
Objetivo y Funciones Principales de la entidad, que le corresponde de acuerdo a lo que establece la Ley de creación.
Misión
Visión
- Objetivo específico por unidad administrativa (solamente hasta el nivel de Dirección). El objetivo debe tener correspondencia con los productos y servicios que se brindan en base a lo que establece la Ley.
- Funciones realizadas por las distintas unidades administrativas (Dirección, Departamento, Sección, Unidad, Oficina, Centro) según la Ley, para evitar distorsiones y/o interpretaciones subjetivas.
3
4. Relaciones Intrasectoriales e Intersectoriales.
Defina las relaciones que tiene la Institución en función de la Estratificación del Sector Público y según la Clasificación por Sector de Actividad al que pertenece. Para manejar un mismo lenguaje, es oportuno definir los siguientes conceptos:
Intrasectorial: relaciones con Instituciones dentro del mismo sector de actividad.
Intersectorial: relaciones con Instituciones de otros sectores de actividad.
5. Juntas Directivas, Comisiones, Comités y otros
La entidad debe entregar información sustentada jurídicamente sobre las Juntas Directivas, Comisiones y Comités que existen en la Institución. Entre otras cosas señale: nombre oficial de la unidad, objetivo general, funciones y miembros (adjuntar copia de la Base Legal de cada una).
6. Manuales de Procesos y Procedimientos
La Institución debe hacer un inventario (identificación) de los procesos y los procedimientos que le competen y que estén documentados a través de Manuales preparados por la propia entidad, y que dichos procedimientos especifiquen los que generan trámites.
Un Manual de Procesos es un documento que describe la sucesión de actividades en que se divide la producción de un bien o servicio. Los procesos se identifican a partir de los productos que generan las diferentes unidades sustantivas en función de las necesidades y expectativas de los ciudadanos o usuarios, señalando los responsables de las actividades y las tareas que componen el proceso.
El Manual de Procedimientos es la documentación en detalle, de la forma en cómo se ejecutan las actividades y tareas que se realizan en cada proceso.
7. Servicios Públicos
Corresponde a cada Institución identificar los Servicios Públicos (Productos o Producción Pública) que de acuerdo a las normas vigentes, deben entregar a sus usuarios (clientes, ciudadanos, sociedad en general). Para ello, es necesario hacer una descripción del o los servicios, la unidad que lo presta, los requisitos que se necesitan para adquirirlo y las instancias administrativas que intervienen.
4
Por Servicios Públicos se entiende “toda acción o prestación realizada por la Administración Pública, directa e indirectamente, para la satisfacción concreta de necesidades colectivas”.
La gestión pública debe orientar sus esfuerzos en mejorar la calidad de los Servicios Públicos, ya que de ello depende en gran medida, la calidad de vida y el bienestar de la mayoría de la población, por lo que es imperativo introducir mejoras considerando los requerimientos, deseos y aspiraciones del público al que se pretende servir, entregando como productos de los entes públicos, servicios que realmente satisfagan las necesidades de los ciudadanos.
Por lo que, las entidades deberán seguir los lineamientos establecidos en el documento “Guía para la Implementación de la Calidad en la Gestión Pública”, disponible en cada entidad del Sector Público y elaborar su “Portafolio de Servicios” indicado en dicha Guía igualmente disponible en la Web del MEF
(www.mef.gob.pa), entrar en Servicios y después en Organización del Estado.
8. Formato para la presentación de la información
Las Instituciones deberán cumplir con los siguientes requerimientos:
Manual de Organización y Funciones
Entregar el documento en forma impresa y en CD ó enviarlo por correo electrónico de Microsoft Outlook al funcionario contraparte del MEF en el formato de Microsoft WORD.
El tipo de letra sugerido para el documento es Time New Roman, tamaño de letra doce (12); título de la Institución en tamaño catorce (14), mayúscula cerrada y en negrilla; subtítulos (nombre de las unidades administrativas – Direcciones, Juntas Directivas, Comités, etc.-) en mayúscula abierta, en negrilla y subrayado.
Organigramas
Remita el organigrama en forma impresa y en CD utilizando el formato para Microsoft POWERPOINT (ppt) o VISIO. Todos los cuadros deben tener el mismo tamaño (diámetro).
En formato anexo, se debe detallar la cantidad de personal (no nombres de personas ni títulos de puestos) por cada unidad administrativa que conforma la estructura organizativa (en el mismo orden en que las unidades están ubicadas en el Organigrama) y el total de funcionarios la entidad.
5
IMPORTANTE:
La información total, debe ser remitida mediante Nota firmada por el Titular de la institución dirigida al Ministro de Economía y Finanzas.
Fundamento de derecho:
Ley No. 75 de 21 de octubre de 2013 “Por la cual se dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal 2014”:
Artículo 303
Manual de organización y de clases ocupacionales. Las instituciones del Sector Público deberán actualizar sus respectivos manuales institucionales de organización y de clases ocupacionales, según la metodología adoptada por el Ministerio de Economía y Finanzas y la Dirección General de Carrera Administrativa, en lo que corresponde al Manual de Clases Ocupacionales.
La actualización de ambos manuales será adoptada para la elaboración de los subsiguientes presupuestos.
Artículo 305
Modificación a la estructura organizativa. Las instituciones del Sector Público solicitarán al Ministerio de Economía y Finanzas modificaciones a su estructura organizativa, a través del Departamento de Organización del Estado de la Dirección de Presupuesto de la Nación, que las evaluará y aprobará.
Artículo 46 de la Ley No. 38 de 31 de julio de 2000 que regula el Procedimiento Administrativo General:
… Los decretos, resoluciones y demás actos administrativos reglamentarios o aquéllos que contengan normas de efecto general, sólo serán aplicables desde su promulgación en la Gaceta Oficial, salvo que el instrumento respectivo establezca su vigencia para una fecha posterior.
Para una mejor comprensión del fundamento de derecho, significa que la Estructura Organizativa y el Manual de Funciones de las instituciones del Sector Público, deben estar aprobadas por el Ministerio de Economía y Finanzas y es posterior a esa aprobación, que la entidad debe formalizar y legalizar mediante el instrumento respectivo (Decreto, Resolución, Reglamento) que se promulgará en Gaceta Oficial.
