Procedimiento para la Planificación del Cierre del Proyecto

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la Planificación del

Cierre del Proyecto Código: PG-GGO-06 Revisión: 4 Página: 1 de 6

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 12-01-12 Emisión Luis Gotelli Ing. de Gestión de Operaciones Melquiades Damián Jara Gerente de Gestión de Operaciones Melquiades Damián Jara Gerente de Gestión de Operaciones

1 22-07-14 Revisión General y cambio de codificación (anterior PG-GGO-PCP).

Eduardo Palomino, JC Gómez Sánchez Ing. Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones 2 14-10-15

Incorporación proceso para entrega de Informe Final, Servidor y Archivos del Proyecto. Se cambió el nombre del documento, antes: Guía - después: Procedimiento. JC Gómez Sánchez Coordinador del SGP Elmer Chávez Jefe de Oficina Técnica - SC Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones 3 08-04-16

Se agrega las plantillas de Informe Final y Reunión de Retroalimentación como anexos, actualización de los códigos. Luz Sanabria Asistente de Gestión de Operaciones Elmer Chávez Jefe de Oficina Técnica - SC Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones

4 16-06-17 Revisión general del documento, incluye actualización de los anexos.

Luz Sanabria Asistente de Gestión de Operaciones Elmer Chávez Jefe de Oficina Técnica - SC Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

Procedimiento para la Planificación del Cierre del

Proyecto

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Tabla de Contenido 1. Propósito ... 3 2. Alcance ... 3 3. Documentos de referencia ... 3 4. Definiciones ... 3 5. Desarrollo: ... 3

5.1.1. Reunión de Planificación de Cierre del Proyecto: ... 3

5.1.2. Entregables del Proyecto ... 4

5.1.3. Lista de Verificación de Entrega de Informe Final y Servidor de Proyecto: ... 4

6. Responsabilidades: ... 6

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

1. Propósito

Definir el procedimiento para que el Gerente de Proyecto organice y dirija las actividades de cierre del proyecto en forma eficiente y oportuna.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los proyectos de construcción que Cosapi ejecuta, y es responsabilidad directa del Gerente de Proyecto velar por su cumplimiento. En el caso de consorcios, el presente procedimiento regirá cuando el Comité Técnico Administrativo lo determine.

3. Documentos de referencia

 PG-OT-35 Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los Proyectos.

 PG-ADM-010 Procedimiento para la entrega de Documentos del Proyecto a la Operadora de Almacenaje.

 PG-GGO-07 Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros

4. Definiciones

Cierre del Proyecto: Proceso por el cual se concluyen todas las actividades administrativas y operativas de una Obra/Proyecto cuyo resultado final se plasma o evidencia en documentos que conformarán parte del Archivo de la Obra/Proyecto.

Equipo de Dirección del Proyecto (EDP): Es el equipo conformado por Gerente y los jefes de las áreas del proyecto.

5. Desarrollo: 5.1. Ejecución:

5.1.1. Reunión de Planificación de Cierre del Proyecto:

El Gerente de Proyecto debe convocar una reunión con el EDP para el proceso de cierre y dar inicio a dicha etapa del proyecto parcial o total. Se recomienda realizar ésta al:

o Término de una etapa del proyecto, o Término de un área del proyecto, o 75% de Avance del Proyecto

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Cierre del Proyecto Código: PG-GGO-06 Revisión: 4 Página: 4 de 6 o Actividades o procesos necesarias para el cierre del proyecto e identificar los

requisitos del Cliente y Cosapi.

o Responsable para ejecutar o liderar cada actividad o proceso. o Procedimientos para la ejecución de las actividades.

o Prioridades.

o Plazos, recursos y restricciones.

Para llevar en forma ordenada este proceso, el EDP puede usar el formato del Programa de Cierre del Proyecto (PG-GGO-06-F1), en el cual se definen por áreas las actividades a desarrollar; también se indican los procedimientos aplicables para la ejecución de las mismas. Asimismo, se debe identificar los entregables para el Cliente, por tal motivo se deben revisar los requerimientos particulares del cliente y el contrato específico, ver sección 5.1.2.

5.1.2. Entregables del Proyecto

Cada área del proyecto generará entregables para el Cliente e Internos (Cosapi), previamente deberán ser identificados e incluidos en el Programa de cierre.

Los entregables principales de la Gerencia del proyecto son: Informe Final, Servidor del Proyecto, Archivos físicos y la presentación de la Reunión de Retroalimentación. En el Cuadro 1 se indican los responsables y los tiempos establecidos para los procesos de revisión, aprobación y entrega; adicional a ello se detallan los procesos de Archivo y Publicación para cada uno.

Para mayor detalle del proceso de elaboración, consultar los anexos PG-GGO-06-A3: Diagrama de Flujo para la Elaboración, Aprobación y Entrega del Informe Final, Servidor del Proyecto y Archivos del Proyecto, y PG-GGO-06-A4: Diagrama de Flujo Reunión Retroalimentación.

Es importante mencionar que los entregables del proyecto no se limitan a los mencionados en el párrafo anterior, para revisar el listado de entregables por área consultar el formato Programa de Cierre del Proyecto (PG-GGO-06-F1).

5.1.3. Lista de Verificación de Entrega de Informe Final y Servidor de Proyecto:

Para verificar la entrega correcta de la información y facilitar el seguimiento, pueden hacer uso de la Lista de Verificación de Entrega del Informe Final y Servidor del Proyecto (PG-GGO-06-F2); en donde se describen las actividades a llevar a cabo y el responsable, quien deberá firmar e indicar la fecha en que fue ejecutada.

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Procedimiento para la Planificación del Cierre del Proyecto Código: PG-GGO-06 Revisión: 4 Página: 5 de 6

Cuadro 1

Entregable Proc. / Formato Revisión, Aprobación y Entrega Archivo y Publicación (**)

Informe Final (IF)

Plantilla para la Elaboración del Informe Final de Obra

 El Gerente de Proyecto (GP) debe revisar el IF para luego presentarlo para aprobación al Director de Proyecto (DP).

 Hasta 30 días después del fin del plazo contractual, El GP o DP debe entregar el IF con la primera hoja firmada al Gerente de la Unidad de Negocio y al Gerente de Gestión de Operaciones.

 El Gerente de Gestión de Operaciones es responsable de comunicar a la Gerencia General la entrega del IF.

 El Administrador de Información de Proyectos (AIP) es el responsable de archivar el IF para su publicación en la intranet. Servidor del Proyecto (SP) PG-OT-35- A1: Estructura de la Organización de la información.

 El Equipos Dirección del Proyecto (EDP) debe revisar que cumple con la estructura definida, no están almacenados archivos personales y no existan carpetas vacías.

 Luego de la revisión, el GP tiene hasta 30 días después del fin del plazo contractual para realizar la entrega y comunicar mediante correo al área de Tecnología de la Información, quienes luego deberán comunicar al Administrador de Información de Proyectos (AIP) de Sede Central.

 El AIP revisará el Servidor, para publicarlo en la Intranet, sección “Proyectos Cerrados”; hasta 15 días después de haber recibido la información.

 El GP deberá remitir la ficha de información del proyecto, la cual es proporcionada por el AIP. Archivos del Proyecto (AP) PG-ADM-10: Proc. para la entrega de Documentos del Proyecto al Operador Logístico

 Hasta 45 días después del fin del plazo contractual, se debe entregar los AP al operador logístico, previa coordinación con Archivo Central. N/A

Reunión de Retroalimentación

PG-GGO-06-F4: Formato Reunión de Retroalimentación

 Hasta 30 días después del fin del plazo contractual del proyecto (*), el GP es responsable de convocar a una Reunión de Retroalimentación en Sede Central

 Se debe invitar al: Gerente General, Gerente de la Unidad de Negocio, Gerente de Propuestas y Licitaciones, Gerente de Marketing, Gerente de Gestión de Operaciones, Director de Proyecto, Gerentes de las Unidades de Apoyo y demás personas que consideren necesarias.

 La presentación debe estar archivada en el servidor del proyecto.

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(*)Para los proyectos de conservación vial, la reunión de retroalimentación debe llevarse a cabo hasta 30 días después de culminar el mantenimiento periódico.

(**) El área de Tecnología de la Información deberá crear permisos de solo lectura para el servidor “Proyectos Cerrados”.

6. Responsabilidades:

Administrador de Información del Proyecto (AIP): es responsable de archivar el informe final y servidor del proyecto para la posterior publicación en la intranet; además, de llevar el control de cumplimiento de la entrega de información por parte de los proyectos.

Directo de Proyecto: responsable de revisar y aprobar el Informe Final emitido por el proyecto.

Equipo de Dirección del Proyecto: son responsables de ejecutar las actividades del Programa de Cierre del proyecto.

Gerente de Gestión de Operaciones: es responsable de informar a la Gerencia General el cumplimiento de la entrega del informe final.

Gerente de Proyecto: es responsable de organizar y dirigir el cierre del proyecto. Así mismo, es responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

Gerencia de Unidad de Negocio: responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

Tecnología de la Información: responsable de revisar el servidor del proyecto y de crear los permisos de solo lectura para acceder a la información.

7. Anexos

7.1. Formato PG-GGO-06-F1: Programa de Cierre de Proyecto

7.2. Formato PG-GGO-06-F2: Lista de verificación de Entrega del Informe Final y Servidor del Proyecto

7.3. Formato PG-GGO-06-F3: Formato Reunión de Retroalimentación

7.4. Anexo PG-GGO-06-A1: Diagrama de Flujo para la Elaboración, Aprobación y Entrega del Informe Final, Servidor y Archivos del Proyecto

7.5. Anexo PG-GGO-06-A2: Diagrama de Flujo para la Elaboración, Aprobación y Ejecución de la Reunión de Retroalimentación.

7.6. Plantilla para elaboración del Informe Final de Obra 4

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