Cooperación Financiera entre Alemania y Perú
a través del KfW Entwicklungsbank
Proyecto N° BMZ 201197789
LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL N° 004-2016/EPS TACNA S.A.
PRIMERA CONVOCATORIA
DOCUMENTO BASE DE CONTRATACIÓN
PARA LA CONTRATACIÓN DEL
SERVICIO DE ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES
VERSIÓN FINAL
Tacna, Agosto 2016
PROYECTO DE REDUCCIÓN DE PÉRDIDAS DE AGUA
EN TACNA, PERÚ
EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIO DE SANEAMIENTO TACNA S.A R.U.C Nº 20134052989
Av. Dos de Mayo Nº 372 – Tacna AVISO DE PRIMERA CONVOCATORIA
LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL Nº 004-2016/EPS TACNA SA LPN Nº 004-2016/EPS TACNA SA
“Servicio de actualización de los Catastros de Clientes de la EPS Tacna para el Programa Reducción de Pérdidas en Tacna – PRPA-TACNA”.
1.- ENTIDAD CONVOCANTE:
EPS TACNA S.A.
PROYECTO DE REDUCCIÓN DE PÉRDIAS DE AGUA EN TACNA – PRPA-TACNA
R.U.C Nº 20134052989
Dirección: Av. Dos de Mayo Nº 372 – Tacna. 2.- DATOS DEL PROCESO:
a) NUMERO DE PROCESO: L.P.N. Nº 004-2016/EPS TACNA SA b) FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Kreditanstalt fur Wiederaufbau -KFW.
c) OBJETO DEL PROCESO
Seleccionar a un proveedor(es) para el ““Servicio de actualización de los Catastros de Clientes de la EPS Tacna para el Programa Reducción de Pérdidas en Tacna – PRPA-TACNA”.
d) DESCRIPCION DEL OBJETO
“Servicio de actualización del Catastro de Clientes”.
3.- VENTAS DE BASES:
Lugar : Av. Dos de Mayo Nº 372 – Tacna.
Horario: De lunes a Viernes desde las 8.30 horas hasta las 16:00 horas Costo : S/. 5.00 Soles.
Bases en: http://www.epstacna.com.pe/ 4.- CALENDARIO :
a) Venta de bases: Desde el 19 de Agosto del 2016
b) Consultas: Hasta el 10 de Octubre del 2016 hasta las 16:00 horas. c) Aclaración al DBC escritas: Hasta el 13 de Octubre del 2016. d) Integración del documento DBC: El día 14 de Octubre del 2016
e) Presentación de propuestas: El día 25 de Octubre del 2016 a las 15.00 horas. El acto público se realizará en las instalaciones de la EPS TACNA S.A. (Av. Dos de Mayo Nº 372 – Tacna 3er piso, Cercado de Tacna)
Tacna, Agosto del 2016
INDICE
PARTE I: INFORMACIÓN GENERAL PARA POSTORES... 7
1 PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN ... 8
1.1 Generalidades ... 8
1.2 Entidad que Convoca ... 8
1.3 Normativa Aplicable al Proceso de Contratación y Objeto ... 8
1.4 Objeto del Proceso de Contratación ... 8
1.5 Solicitud de Información Adicional ... 9
1.6 Idioma de la Oferta ... 9
1.7 Moneda del Proceso de Contratación ... 9
1.8 Entrega de la Oferta ... 9
1.9 Modificación a los Documentos de Licitación... 9
1.10 Costos de Participación en el Proceso de Contratación ... 9
1.11 Postores Elegibles ... 10
1.12 Rechazo y Descalificación de Propuestas ... 10
1.13 Inspección Previa ... 10
1.14 Errores Subsanables y No Subsanables ... 11
1.15 Garantías ... 11
1.16 Valor Referencial ... 11
2 PREPARACIÓN DE PROPUESTAS ... 12
2.1 Cronograma del Proceso de Selección ... 12
2.2 Registro de Participantes y Entrega de Bases ... 12
2.3 Preparación de Propuestas ... 12
2.4 Moneda del Proceso de Contratación ... 13
2.5 Periodo de Validez de la oferta ... 13
3 CONTENIDO DE LA OFERTA ... 13
3.1 Contenido del sobre “1” – Información de la Empresa o Consorcio ... 13
3.2 Contenido del sobre “2” – Propuesta Técnica y Económica ... 14
3.2.1 Documentos de la Propuesta Técnica Sobre “A” ... 15
3.2.2 Documentos De La Propuesta Económica Sobre “B” ... 15
4 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS ... 15
4.1 Forma de presentación ... 15
4.2 Plazo y lugar de presentación ... 17
4.3 Modificaciones y Retiro de Propuestas ... 17
4.3.1 Modificación de Propuestas ... 17
5 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ... 17
5.1 Generalidades ... 17
5.2 Apertura y Evaluación del sobre “1” - Información de la empresa y/o Consorcio ... 17
5.3 Apertura y Evaluación del sobre “2” – Información de la Propuesta ... 18
5.3.1 Evaluación y Calificación del Sobre "A” ... 19
5.3.2 Apertura y Evaluación del Sobre "B” ... 19
5.4 Determinación del Puntaje Final ... 20
6 SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO ... 20
6.1 Declaratoria Desierta ... 20
6.2 Negociación ... 20
6.3 Documentos a Presentar, Garantías y Firma de Contrato. ... 21
6.4 Anticipo y Garantía de Correcta Inversión de Anticipo. ... 22
6.5 Cancelación del Proceso de Contratación ... 22
7 ENTREGA DE LOS RESULTADOS DEL SERVICIO ... 22
7.1 Recepción de los Productos del Servicio. ... 22
8 Términos de Referencia ... 22
PARTE II: INFORMACIÓN TÉCNICA DE CONTRATACIÓN ... 23
“ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES“ ... 24
1 INTRODUCCIÓN ... 24
1.1 Antecedentes ... 24
1.2 Catastro de Clientes Existente ... 24
1.3 Lineamientos del Servicio de Castro del Clientes ... 25
2 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO, ... 26
2.1 Objetivos ... 26
2.2 Alcances ... 27
2.3 Producto Esperado ... 28
2.4 Metodología ... 29
2.5 Actividades Fase I: Preparación y Planificación del Catastro de Clientes ... 30
2.6 Actividades Fase II: Ejecución del Censo y Estructuración de la Base de Datos de Clientes ... 33
3 PERSONAL MINIMO ... 35
4 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA – SOFTWARE Y HARDWARE ... 37
5 EQUIPOS – EQUIPAMIENTO DE OFICINA ... 38
6 INFORMES ... 38
7 PLAZO ... 39
8 FORMA DE PAGO ... 39
9 FACILIDADES PROVISTA POR AL EPS TACNA ... 39
ANEXO 1: Sistema de Evaluación y Calificación de la Propuesta ANEXO 2: Modelo de Contrato
ANEXO 3: Formularios para la Presentación de las Propuestas ANEXO 4: Modelo de Garantías
ANEXO 5: Directrices para la Contratación de Suministros, Obras y Servicios Asociados en el Marco de la Cooperación Financiera Oficial con Países Socios
GLOSARIO DE TERMINOS
1. PRPA-T : Proyecto de Reducción de Pérdidas de agua en Tacna.
2. KfW : Kreditanstalt fur Wiederaufbau.
3. MO : Manual de Operaciones.
4. EPS TACNA S.A. : Empresa Prestadora de Servicio de Agua Potable de Tacna
5. DNS : Dirección Nacional de Saneamiento.
6. MVCS : Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento
7. UE : Unidad Ejecutora de la EPS.
1 PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN 1.1 Generalidades
En el marco de los convenios de Cooperación Financiera Oficial entre Perú y Alemania, se acordó la asignación, por parte del Gobierno Alemán, de fondos para el financiamiento de un Programa de Reducción de Pérdidas en Ciudades de Provincias en Perú, dichos fondos provienen de medios financieros del Gobierno Alemán destinados al financiamiento de proyectos tendientes a la adaptación y mitigación del efecto del cambio climático en diversos países, entre ellos la República del Perú.
El Programa de Reducción de Pérdidas en Ciudades de Provincias en Perú, tiene como objetivo final la reducción de las pérdidas de agua, el fortalecimiento institucional y el mejoramiento de la gestión técnica y comercial de las Entidades Prestadoras de Servicios Públicos de Tacna y Chimbote, ciudades seleccionadas para ser incluidas dentro del proyecto.
Una Entidad responsable de la prestación del servicio de abastecimiento de agua potable debe contar con información completa y actualizada de la infraestructura del sistema. El catastro técnico y de clientes es un instrumento de gestión que compila la información y datos técnicos de los diferentes componentes de la infraestructura del sistema de agua potable, e incluye los procedimientos y herramientas para la gestión de dichos datos, por lo que es un elemento básico dentro de la gestión técnica, operativa y comercial en la EPS. Es clara la necesidad de contar con datos completos y actualizados de los clientes, tanques, redes, sistemas de bombeo y demás componentes, a fin de lograr una apropiada y eficiente operación del sistema de agua potable. Un catastro técnico y clientes completo y actualizado facilita en gran medida la realización de actividades y proyectos técnicos como sectorización hidráulica de la red, programas de búsqueda de fugas y reparaciones, y modelación hidráulica entre otros.
1.2 Entidad que Convoca
Empresa Prestadora de Servicios de Saneamiento de Tacna S.A. - EPS TACNA S.A.
RUC Nº : 20134052989
Domicilio legal : AV. DOS DE MAYO N° 372 Teléfono/Fax : 052-583431
1.3 Normativa Aplicable al Proceso de Contratación y Objeto
Este proceso se rige por las normas KfW para la contratación, reflejadas en el presente documento base de contratación (DBC), de acuerdo con lo estipulado en el Contrato de Aporte Financiero, suscrito entre la República del Perú ("Beneficiario"), representado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y el KfW ("KfW”), suscrito el 23.12.2013, así como el Acuerdo Separado.
1.4 Objeto del Proceso de Contratación
El proceso tiene por objeto la contratación de los servicios DE ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES DE LA EPS TACNA S.A.
El detalle de los servicios requeridos se describe en la sección II del presente documento. Debemos precisar que todos los plazos indicados se refieren a días naturales, siempre que no indique lo contrario.
1.5 Solicitud de Información Adicional
Cualquier pregunta, comunicación o solicitud de información adicional referente a la presente convocatoria de licitación deberá hacerse únicamente por escrito a la dirección señalada en el numeral 1.2 y dirigirse a [email protected] con copia a [email protected] la dirección indicada en el numeral 1.2, y serán aceptadas hasta 14 días antes de la fecha de entrega de ofertas.
Las respuestas a las consultas escritas serán enviadas a todos los postores en forma simultánea hasta 7 días antes de la fecha de entrega de ofertas.
1.6 Idioma de la Oferta
La propuesta, los documentos relativos a ella y toda la correspondencia que intercambien entre el postor y el Convocante, deberán presentarse en idioma español.
1.7 Moneda del Proceso de Contratación
Todo el proceso de contratación, incluyendo los pagos a realizar, deberá efectuarse en Soles.
1.8 Entrega de la Oferta
Los postores deberán enviar o entregar personalmente, contra confirmación de recepción un (01) original debidamente firmado y claramente marco como “original” y dos (02) copias de la oferta en la siguiente dirección:
Empresa Prestadora de Servicios de Saneamiento de Tacna S.A. - EPS TACNA S.A.
RUC Nº : 20134052989
Domicilio legal : AV. DOS DE MAYO N° 372 Teléfono/Fax : 052-583431
Horario : de 9:00 a 14:00 horas,
1.9 Modificación a los Documentos de Licitación
Cualquier modificación de los documentos de licitación efectuada por la entidad convocante, será comunicado sin demora y en forma escrita a todos los potenciales postores que hayan recibido los documentos de licitación, junto con un aviso de prórroga de plazo de entrega de las ofertas, en caso que se considere necesario para asegurar que los postores puedan tomar en consideración la respectiva modificación.
1.10 Costos de Participación en el Proceso de Contratación
Los costos de la elaboración y presentación de propuestas, y cualquier otro gasto que demande la participación de un postor en el proceso de contratación, cualquiera fuese su resultado; corren total y exclusivamente a cuenta de cada postor.
1.11 Postores Elegibles
En esta convocatoria podrán participar las empresas las empresas a nivel nacional y/o internacional que cuenten con experiencia demostrada satisfactoria en servicios de catastro de servicios públicos y/o sistemas de información georeferenciados. Las empresas que serán calificadas como elegibles en la presentación de propuestas podrán ser:
a) Empresas consultoras de ingeniería especializadas en el Sector Servicios a nivel inter-nacional y/o inter-nacional.
b) Asociaciones de empresas Consultora especializadas en el Sector servicios a nivel inter-nacional y/o inter-nacional.
1.12 Rechazo y Descalificación de Propuestas
Las causales de rechazo y descalificación de propuestas, son las siguientes: a) Incumplimiento en la presentación de la Garantía de Seriedad de Oferta. b) La falta de propuesta técnica.
c) La falta de propuesta económica.
d) La ausencia del Poder del Representante Legal que hubiera acreditado el postor.
e) Cuando la Garantía de Seriedad de Oferta, sea girada por monto o plazo de vigencia menores a los requeridos o la misma fuese emitida en forma errónea.
f) Los consultores que hayan influido de manera probada en el proceso de selección me-diante pagos ilícitos o la concesión u ofrecimiento de otro tipo de ventajas.
g) La oferta que en algunos aspectos importantes no cumpla con los requisitos menciona-dos en la invitación, sea incompleta o incluya limitaciones inaceptables.
h) Las empresas que no hayan presentado la declaración de compromiso (Formulario A-12, del Anexo 3).
i) Incumplimiento de acreditación de validez de cualquier documento presentado y no sea este incumplimiento considerado como error subsanable.
j) Si se verifica que estuviese en trámite o declarada la disolución o quiebra del postor o cualquiera de sus miembros en caso de consorcio.
k) Si se determina que el postor se encuentra dentro de los impedimentos para contratar con el estado.
l) La ausencia de documentación y aspectos solicitados específicamente en el DBC, de acuerdo al tipo de contratación.
m) Si la propuesta es presentada después de vencido el plazo para la presentación de ofer-tas.
1.13 Inspección Previa
Se recomienda a los postores tomar conocimiento de las condiciones geográficas y de desarrollo local de la empresa por cuenta propia, de tal manera que una vez obtenida la buena pro, el postor no podrá argüir desconocimiento de las condiciones y características del lugar donde se desarrollará e implementará el objeto de contratación.
1.14 Errores Subsanables y No Subsanables Error subsanable
Error subsanable es el que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, acceso-rios o de forma; sin afectar la legalidad ni la solvencia de las propuestas. Es susceptible de ser rectificado siempre y cuando no afecte los términos y condiciones de la propuesta, no conceda ventajas indebidas en detrimento de los otros postores y no se considere omisión de la presentación de documentos.
La omisión no se limita a la falta de presentación de documentos, sino que cualquier do-cumento presentado, no cumpla con las condiciones de validez requeridas.
Todo error considerado subsanable, será consignado en el Informe de Calificación y Re-comendación, con la justificación respectiva.
Errores no subsanables
Se consideran errores NO subsanables, siendo objeto de descalificación, los establecidos en el inciso 1.12
1.15 Garantías
Solo se aceptarán carta fianzas bancarias, que cumplan los requisitos de renovable, irrevo-cable y ejecutable a primer requerimiento. Para la firma del contrato será de acuerdo al modelo de KfW (ver anexo 4).
1.16 Valor Referencial
El valor referencial total asciende a
S/
1,704,617.00(Un Millón Setecientos Cuatro Mil Setecientos Diecisiete con 00/100 Soles), incluido los impuestos de Ley y cualquier otro concepto que incida en el costo total del servicio convocado. El valor referencial ha sido calculado al 30 de marzo de 2016.
IMPORTANTE:
(*) El valor referencial Total incluye todos los costos, gastos, impuestos, tasa, contribuciones, e IGV.
La propuesta económica se debe detallar los Impuestos, tasas y contribuciones por separado de los costos directos.
2 PREPARACIÓN DE PROPUESTAS 2.1 Cronograma del Proceso de Selección
- Convocatoria El día 18.10.2016
- Registro de Participantes A partir del 19.08.2016 hasta el 25.10.2016, de 08:00 hasta las 14:59 horas.
- Formulación de Consultas Hasta el 10.10.2016, de 09:00 hasta las 16:00 horas - Absolución de Consultas Hasta el día 13.10.2016
- Integración de Bases El 14.10.2016
- Presentación de Propuestas El día 25.10.2016, a las 15:00 horas
El acto público se realizará en las instalaciones de la EPS TACNA S.A. (Av. Dos de Mayo N° 372, 3er piso, Cercado de Tacna).
- Acto de apertura de Propuestas El día 25.10.2016, a las 15:01 horas
- Buena Pro El día 22.11.2016
2.2 Registro de Participantes y Entrega de Bases
El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno de sus integrantes.
El registro de los participantes se realizará en la Oficina de la EPS TACNA S.A., ubicado en Avenida 2 de Mayo 372 Tacna, en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 9:00 a 16:00 horas, o mediante correo electrónico de la EPS
[email protected] con copia a [email protected]
La persona natural o jurídica que desee ser notificada electrónicamente, deberá consignar una dirección de correo electrónico y mantenerla activa, a efecto de las notificaciones que, conforme a lo previsto en el Reglamento, deban realizarse.
Las bases podrán ser obtenidas sin costo alguno en la página Web del SEACE (http://portal.osce.gob.pe/osce/node/14336) y en la página de EPS TACNA S.A. (http://www.epstacna.com.pe). En el caso de requerir las bases impresas, se deberá abonar por costo de reproducción S/. 5.00 (cinco y 00/100 nuevos soles), monto que deberá ser cancelado en caja de la Entidad o en cuenta en soles 0232-0200-143738 del Banco Continental.
2.3 Preparación de Propuestas
Las propuestas deben ser elaboradas conforme a los requisitos y condiciones establecidos en el presente DBC, utilizando los formularios incluidos en el Anexo 3.
La propuesta deberá prepararse en dos sobres cerrados: El sobre “1” conteniendo información sobre la empresa acompañada de los documentos legales y administrativos establecidos en estas bases, y el Sobre “2” con la propuesta técnica en el sobre “A” y la propuesta económica en el sobre “B”.
La propuesta debe ser presentada en un ejemplar original y dos copias, identificando claramente el original. En caso de contradicción entre la copia y el original, prevalecerá el original.
El original de la propuesta deberá ser mecanografiado o escrito con tinta indeleble y tener todas sus páginas numeradas, selladas y rubricadas por el Representante Legal del postor, con excepción de la Carta de Fianza de Seriedad de Oferta.
La propuesta debe incluir un índice, que permita la rápida ubicación de los documentos presentados.
2.4 Moneda del Proceso de Contratación
Todo el proceso de contratación, incluyendo los pagos a realizar, deberá efectuarse en Soles.
2.5 Periodo de Validez de la oferta
El periodo de validez de la oferta contado a partir de la fecha cierre de recepción de ofertas deberá ser de noventa (90) días. La propuesta cuyo período de validez no se ajuste al plazo mínimo requerido, será descalificada.
3 CONTENIDO DE LA OFERTA
3.1 Contenido del sobre “1” – Información de la Empresa o Consorcio
El sobre “1” contendrá, además de un índice de documentos, la siguiente documentación:
Para empresas:
Los documentos que deben presentar los postores, según sea su constitución legal (empre-sas, consorcio u otros), y su forma de participación (asociada o individualmente), son: 1. Carta de presentación de la propuesta declarando la conformidad del postor con la
con-vocatoria y el DBC, y su acreditación para participar del proceso de contratación (For-mulario A-1, del anexo 3).
2. Identificación del Postor (Formulario A-2, del anexo 3).
3. Copia del Poder del Representante Legal del postor, con atribuciones para presentar propuestas y suscribir contratos. Este documento deberá ser presentado para la firma del contrato, en original y con la constancia de su inscripción en Registros Públicos (o entidad similar) del país en la cual se constituyó la empresa. Deberá presentarse los do-cumentos que acrediten que la empresa se encuentra inscrita, regulada o aceptada a funcionar como tal en su país de origen. Si dichos documentos se encuentran en otro idioma distinto al español, deberán acompañar una traducción en español.
4. Carta Fianza de Seriedad de Oferta, por un monto equivalente al 10% del precio refe-rencial señalado en el numeral 10, por un plazo no menor de noventa (90) días natura-les a partir de la fecha fijada para la apertura de propuestas; y que cumpla con las ca-racterísticas de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata, emitida a nombre de la entidad convocante, en original.
5. Formulario de Información Financiera (Formulario A-9 del anexo 3)
6. Declaración Jurada de que no se encuentra impedido legalmente de suscribir contratos con el Estado Peruano (Formulario A-10, del anexo 3).
7. Declaración de auto-compromiso contra actos corruptivos y de respeto a las normas fundamentales de trabajo de la KFW (Formulario A-12, del Anexo 3).
Para Consorcios:
En el caso de que el postor sea un Consorcio, los documentos deberán presentarse diferen-ciando los que corresponden a la asociación y los que corresponden a cada asociado. La documentación a presentar, debe ser firmada por el Representante Legal del Consorcio,
es la siguiente:
1. Carta de presentación de la propuesta declarando la conformidad del postor con la con-vocatoria y el DBC, y su acreditación para participar del proceso de contratación (For-mulario A-1, del anexo 3).
2. Identificación del postor, según el formato para identificación de Consorcio (Formulario A-2, del anexo 3).
3. Identificación del Postor, según el Formato para identificación de integrantes del Con-sorcio (Formulario A-2, del Anexo 3).
4. Formulario de Información Financiera (Formulario A-9 del anexo 3).
5. Promesa de Consorcio original, que indique el porcentaje de participación de los asocia-dos, la designación de la empresa líder, la nominación del Representante Legal del con-sorcio y el domicilio legal del mismo. Este documento deberá ser presentado para la firma del contrato, en original (Formulario A-11, del anexo 3).
6. Carta de Fianza de Seriedad de Oferta, conforme con lo requerido en la Convocatoria. Esta Garantía podrá ser presentada por la Asociación, o individualmente por uno o más socios, siempre y cuando cumpla con las características de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata; y cubra el monto requerido.
7. Declaración Jurada que no se encuentra impedido legalmente de suscribir contratos con el estado.
8. Declaración de auto-compromiso contra actos corruptivos y de respeto a las normas fundamentales de trabajo de la KFW. (Formulario A-12, del Anexo 3).
Cada socio, en forma independiente, deberá presentar la siguiente documentación, fir-mada por el Representante Legal de cada asociado, y no por el Representante Legal de la Asociación.
9. Poder del Representante Legal inscrito en registros públicos, con facultades expresas para presentar propuestas, negociar y firmar contratos a nombre de la empresa inte-grante del Consorcio.
Estos documentos deberán ser presentados para la firma del contrato, en original.
Los Formularios de la propuesta son declaraciones juradas de los postores, que deben ser presentados en original, con la firma del Representante Legal de la empresa o del consorcio. Para las empresas individuales, estos Formularios podrán ser firmados directamente por su propietario, cuando no acrediten a un Representante Legal.
3.2 Contenido del sobre “2” – Propuesta Técnica y Económica
El sobre 2 “Información de la Propuesta” contendrá a su vez dos sobres:
Sobre “B”; que contendrá la propuesta económica 3.2.1 Documentos de la Propuesta Técnica Sobre “A”
El sobre “A” contendrá, además de un índice de documentos, la siguiente documentación: 1. Formulario de Experiencia General de Empresa (Formulario A-3, del anexo 3).
2. Formulario de Experiencia Específica de Empresa en servicios similares (Formulario A-4, del anexo 3).
3. Curriculum Vitae, experiencia general y específica del Director de proyecto (Formulario A-5, del anexo 3).
4. Curriculum Vitae, experiencia general y específica del personal clave (especialistas) (Formulario A-6, del anexo 3).
5. Formulario del equipo mínimo para el servicio (Formulario A-7, del anexo 3). 6. Cronograma detallado de ejecución del servicio (Formulario A-8, del anexo 3) 7. Propuesta Técnica, que incluya
i) Enfoque (claridad y congruencia de la oferta)
ii) Objetivo y Alcance (análisis crítico del objetivo del proyecto y de los Términos de Referencia)
iii) Concepto y Metodología propuestos, incluyendo descripción de los mecanismos de control y coordinación
iv) Organización y Logística
v) Plan de Trabajo (cronograma de proyecto y empleo de personal). 3.2.2 Documentos De La Propuesta Económica Sobre “B”
El sobre “B” contendrá, además de un índice de documentos, la siguiente documentación: 1. Formulario de análisis de precios unitarios de las fases, que incluya materiales, mano de
obra, impuestos, gastos generales utilidad, de acuerdo a las normas establecidas en el Perú. (Formulario B-1, del anexo 3).
2. Honorarios Mensuales del Personal asignado (Formulario B-2, del anexo 3).
3. Detalle de Alquileres, gastos de oficina, gastos de transporte y misceláneos (Formulario B-3, del anexo 3).
4. Cronograma de desembolsos (Formulario B-5, del anexo 3).
4 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 Forma de presentación
La propuesta será presentada en dos sobres, el primero de ellos contendrá la información de la empresa que permitirá su calificación y el segundo contendrá a su vez dos sobres se-parados y cerrados:
Sobre 1: Información de la empresa y/o Consorcio. Sobre 2: Información de la Propuesta.
Sobre “A” la propuesta técnica Sobre “B” la propuesta económica
Ambos serán dirigidos a la entidad convocante, citando el Número de Licitación y el objeto de la Convocatoria.
Los sobres deberán ser presentados cerrado y con cinta adhesiva transparente sobre las firmas y sellos.
La propuesta debe ser presentada en un ejemplar original y dos copias, identificando clara-mente el original. En caso de contradicción entre la copia y el original, prevalecerá el origi-nal.
El original de la propuesta deberá ser mecanografiado o escrito con tinta indeleble y tener todas sus páginas numeradas, selladas y rubricadas por el Representante Legal del postor, con excepción de la Carta de Fianza de Seriedad de Oferta.
La propuesta debe incluir un índice, que permita la rápida ubicación de los documentos pre-sentados.
Atención: Empresa Prestadora de Servicio de Saneamiento EPS TACNA S.A. Tacna - Perú
SOBRE __
“
ACTUALIZACIÓN DEL CATASTROS DE CLIENTES DE
LA EPS TACNA S.A.
”4.2 Plazo y lugar de presentación
Las propuestas deberán ser presentadas dentro del plazo (fecha y hora) fijado y en el domi-cilio establecido en la convocatoria.
Se considerará que una empresa ha presentado su propuesta dentro del plazo, si ésta ha ingresado al recinto en el que se registra la presentación de propuestas hasta la hora límite establecida para el efecto.
Las propuestas podrán ser entregadas en persona o por correo certificado (Courier). En to-dos los casos, el postor es el responsable de que su propuesta sea presentada dentro del plazo establecido.
4.3 Modificaciones y Retiro de Propuestas 4.3.1 Modificación de Propuestas
Las propuestas presentadas solo podrán modificarse antes del plazo límite establecido para el cierre de presentación de propuestas.
Para este propósito el postor, a través de su Representante Legal, deberá solicitar por escri-to la devolución escri-total de su propuesta, que será efectuada bajo constancia escrita y libe-rando de cualquier responsabilidad a la entidad convocante.
Efectuadas las modificaciones, el postor podrá proceder a una nueva presentación. 4.3.2 Retiro de Propuestas
Las propuestas podrán ser retiradas mediante solicitud escrita firmada por el Represen-tante acreditado, hasta antes de la conclusión del plazo de presentación de propuestas. La devolución de la propuesta cerrada se realizará bajo constancia escrita.
Vencido el plazo de presentación, las propuestas no podrán ser modificadas o alteradas de manera alguna.
5 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 5.1 Generalidades
El postor será seleccionado en base a las “Directrices del KfW para la contratación de suministros, obras y servicios en el marco de la Cooperación Financiera Oficial con países socios” vigente, cuya versión actual podrá descargarse de la página web del KfW:
https://www.kfw-entwicklungsbank.de/International-financing/KfW-Development-Bank/Publications/ (ver anexo 5).
5.2 Apertura y Evaluación del sobre “1” - Información de la empresa y/o Consorcio Apertura del sobre “1”
La apertura del Sobre “1”, a cargo del Comité de Calificación, se realizará inmediatamente después del cierre del plazo de presentación de propuestas y será en la fecha, hora y lugar señalados en el aviso de convocatoria.
La apertura de las propuestas se realizará en un acto público, donde se permitirá la presencia de los postores o de sus representantes que hayan decidido asistir, así como de los representantes acreditados de la sociedad civil que quieran participar.
Para la apertura del Sobre “1”, se deberá contar por lo menos con dos (2) propuestas. En caso se haya recibido sólo una (1) propuesta, la Entidad Ejecutora someterá a consulta de KfW, la autorización de continuar con el proceso. En caso de no contar con la autorización de KfW, el Comité de Calificación recomendará a la Entidad Ejecutora que el proceso de contratación sea declarado desierto.
El acto se iniciará informando sobre el objeto de la contratación y la nómina de los postores registrados y el número de propuestas presentadas.
Se verificará la presentación de los documentos requeridos, con el método PRESENTÓ / NO PRESENTÓ del Formulario V-1 del anexo 1; hecho que se hará constar expresamente en el Acta de Apertura. Cuando no se ubique algún documento requerido en la convocatoria o en el DBC, el Comité de Calificación podrá solicitar al representante del postor la asistencia pertinente a objeto de ubicar el mismo o, en su caso, aceptar la falta del mismo. En ausencia del postor o su representante se registrará tal hecho en el Acta de Apertura. Antes del cierre del acto de la apertura del Sobre “1” todas las páginas del original de cada propuesta serán rubricadas por todos y cada uno de los miembros del Comité de Calificación.
Los representantes de los postores que tengan observaciones deberán registrar las mismas en el Acta respectiva.
Al concluir el acto público, se elaborará la lista de empresas y/o consorcios calificados, la que será suscrita por todos los miembros del Comité de Contrataciones y por los representantes de los postores que así deseen hacerlo.
Evaluación y Calificación del Sobre “1”
La información presentada por cada empresa y/o consorcio se revisará y calificará de acuerdo al método CUMPLE/NO CUMPLE, UTILIZANDO EL Formulario V-1 del anexo 1. Los resultados se expresarán en un Informe de Calificación, luego de la No objeción del KfW y antes de la apertura del sobre “2”.
5.3 Apertura y Evaluación del sobre “2” – Información de la Propuesta Apertura y Evaluación del Sobre 2
La apertura del Sobre “2”, estará a cargo del Comité de Calificación, se realizará inmediata-mente después de haber recibido la No Objeción por parte del KfW, y será en la fecha, hora y lugar comunicado por el Comité de Calificación.
La apertura de las propuestas se realizará en acto público, permitiéndose la presencia de los postores o de sus representantes que hayan decidido asistir, así como de los representantes acreditados de la sociedad civil que quieran participar.
El acto se iniciará informando sobre la nómina de los postores que fueron calificados. Del sobre 2 se tomará el sobre “A” referido a la Propuesta Técnica, verificándose la presen-tación de los documentos requeridos, con el método PRESENTÓ / NO PRESENTÓ del Formu-lario V-2 (Anexo 1) correspondiente, hecho que se hará constar expresamente en el Acta de
Apertura. Cuando no se ubique algún documento requerido en la convocatoria o en el DBC, el Comité de Calificación podrá solicitar al representante del postor la asistencia pertinente a objeto de ubicar el mismo o, en su caso, aceptar la falta del mismo. En ausencia del postor o su representante se registrará tal hecho en el Acta de Apertura.
Antes del cierre del acto de la apertura del Sobre “A” todas las páginas del original de cada propuesta serán rubricadas por todos y cada uno de los miembros del Comité de Califica-ción.
Los representantes de los postores que tengan observaciones deberán registrar las mismas en el Acta respectiva.
En el acto de Apertura de propuestas, no se descalificará ni rechazará a ningún postor, sien-do esta una atribución del Comité de Contrataciones en el proceso de evaluación. Los inte-grantes de la Comité de Calificación y los asistentes deberán obtenerse de emitir criterios o juicio de valor sobre el contenido de las propuestas.
Al final del Acto de Apertura, se indicará el medio por la que se informará a los proponentes acerca de la fecha y hora para la presentación de los puntajes de la calificación de propues-tas técnicas y apertura de las propuespropues-tas económicas.
Finalizada la revisión de la documentación solicitada para la Propuesta Técnica, en sesión reservada, la comisión remitirá los resultados al KfW para su No Objeción.
La apertura del Sobre “B” de la propuesta económica, se realizará inmediatamente después de haber recibido la No Objeción por parte del KfW, y será en la fecha, hora y lugar comu-nicado por el Comité de Calificación.
Durante el Acto de Apertura de propuestas, no se descalificará ni rechazará a ningún postor, siendo esta una atribución del Comité de Calificación en el proceso de evaluación.
Los integrantes del Comité de Calificación y los asistentes deberán abstenerse de emitir cri-terios o juicios de valor sobre el contenido de las propuestas.
5.3.1 Evaluación y Calificación del Sobre "A”
Luego de la apertura, se procederá en sesión reservada a la evaluación de los documentos legales y administrativos presentados.
La propuesta técnica se calificará de acuerdo con los criterios definidos en el Anexo 1 de este documento. Los resultados se expresarán en un Informe de Calificación Técnica, el cual se hará conocer en la apertura del sobre “B”, después de haber sido obtenida la no-objeción de KfW.
5.3.2 Apertura y Evaluación del Sobre "B”
La apertura del sobre "B" será en presencia de todos los postores que deseen asistir a dicho acto público.
Se procederá a la apertura del sobre "B" únicamente de aquellas propuestas que en la califi-cación de la empresa y/o Consorcio hubieran cumplido con la entrega de todos los docu-mentos solicitados. De modo seguido, se dará lectura al monto total de cada una de las propuestas económicas presentadas por los postores.
Se verificará la presentación de los documentos requeridos, según el Formulario V-2 (Anexo 1), hecho que se hará constar expresamente en el Acta de Apertura.
La evaluación de las propuestas económicas, a cargo del Comité de Calificación, se realizará de acuerdo con lo determinado en el presente Pliego de Condiciones.
El Comité de Calificación, en reunión reservada, realizará la verificación de la documenta-ción requerida presentada según los Formularios establecidos en el Anexo 1 del presente pliego de Condiciones.
Se aplicará el procedimiento del sistema de evaluación descrito en el Anexo 1 del presente DBC, determinando el puntaje que obtiene cada empresa.
Si la propuesta económica excede el valor referencial se solicitará al KfW para iniciar la eta-pa de negociación.
5.4 Determinación del Puntaje Final
La Calificación Final será la que resulte de la suma del puntaje de la calificación del sobre “A” más el puntaje obtenido en la calificación del sobre “B” con la ponderación indicada en la fórmula del Anexo 1. Estos resultados que deben ser consignados en el informe de califi-cación final, ordenando las empresas por el puntaje en forma descendente.
6 SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO 6.1 Declaratoria Desierta
El Comité de adjudicación declarará desierta una convocatoria pública previa NO Objeción de KfW, si se produce alguna de las siguientes causales:
a) No se hubiera recibido ninguna propuesta.
b) Ningún postor cumpliese con las condiciones y requisitos establecidos en el DBC. 6.2 Negociación
Se entenderá por negociación, acordar y/o confirmar la metodología de los servicios, los insumos que aportará la entidad convocante, el cronograma de actividades y presentación de informes.
Una vez que el KfW haya aprobado la propuesta de adjudicación, la Entidad Ejecutora iniciará negociaciones contractuales con el consultor clasificado en primer lugar. Si estas negociaciones no tienen éxito, se iniciarán negociaciones con el consultor clasificado en segundo lugar, previa aprobación del KfW. No se permite reanudar las negociaciones con un consultor con el que las primeras negociaciones hayan fracasado.
La entidad ejecutora realizará las negociaciones contractuales en forma fluida, limitándose por lo general a los siguientes aspectos:
- aclaración del método del servicio tareas y de la metodología a seguir;
- prestaciones de contraparte y aclaración en cuanto al monto y el pago de aranceles, im-puestos y gravámenes;
- regulación contractual en cuanto a los costos que no se consideraron en la evaluación de la oferta económica.
Sólo se podrá negociar el cambio de personal clave por motivos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificado por el adjudicado, en cuyo caso el Postor deberá ofrecer personal con características iguales o superiores al presentado en su propuesta.
Por ningún motivo la negociación deberá modificar las cláusulas del contrato, a fin de que la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial, no resulten afectados.
6.3 Documentos a Presentar, Garantías y Firma de Contrato.
El postor adjudicado deberá presentar en el plazo de quince (15) días posteriores a su notificación, que serán divididos en diez (10) días para entrega de documentación y cinco (5) días para entrega de garantías, la documentación original o fotocopia legalizada de los documentos señalados en la Solicitud de Propuestas y los especificados en la Declaración Jurada que acrediten la veracidad y autenticidad de su condición legal, administrativa y en la propuesta técnica; así como la información sobre solvencia con el fisco. Esta documentación deberá ser presentada ante la Entidad Contratante, quien la remitirá en el día al Comité de Calificación.
En el caso de consorcios, cada asociado deberá presentar su documentación en forma independiente.
Cuando el postor adjudicado no cumpla con las condiciones requeridas para la firma del contrato, se podrá adjudicar a la propuesta calificada segunda, siempre y cuando haya cumplido satisfactoriamente con las condiciones requeridas en el DBC y así sucesivamente. En este caso, los plazos se computarán nuevamente a partir de la notificación con la Resolución de Adjudicación al nuevo postor adjudicado.
El Comité de Calificación cotejará y verificará los documentos presentados por el postor adjudicado en el plazo de cinco (5) días, emitiendo su informe de conformidad o presentando las objeciones a la Entidad Contratante para su aprobación.
La Entidad Contratante instruirá al Asesor Legal de la entidad que elabore el contrato según el modelo de contrato establecido en la Solicitud de Propuestas, máximo en el plazo de dos (2) días calendario.
La Entidad Contratante enviará el borrador de contrato al KfW para su aprobación.
La Entidad Contratante comunicará al postor adjudicado la fecha de suscripción del contrato en el plazo máximo de tres (3) días calendario después de recibida la no-objeción del KfW, para lo cual el postor adjudicado deberá entregar la Carta de Fianza de Cumplimiento de Contrato por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato y de ser requerido el anticipo, la Carta de Fianza de Correcta Inversión del Anticipo por el 100% del monto. La Máxima Autoridad de la Entidad Contratante suscribirá el contrato con el postor o su representante legal en el plazo máximo de tres (3) días laborables de elaborado el contrato por el Asesor Legal.
Excepcionalmente y con la debida justificación por caso fortuito, fuerza mayor o por problemas administrativos financieros, la Entidad Contratante podrá ampliar el plazo de suscripción del contrato por un plazo no mayor a quince (15) días adicionales.
6.4 Anticipo y Garantía de Correcta Inversión de Anticipo.
Si el postor adjudicado consignó en su propuesta el otorgamiento de un anticipo, deberá presentar la carta de fianza bancaria de correcta inversión de anticipo por un monto igual al cien por ciento (100%) del anticipo requerido que no será mayor al veinte por ciento (20 %) del monto total del Contrato.
6.5 Cancelación del Proceso de Contratación
El Convocante, mediante Resolución expresa podrá dejar sin efecto el proceso de contratación cuando:
No haya habido suficiente competencia
No haya sido presentada ninguna oferta que cumpliera con el pliego de condiciones
Las ofertas evaluadas sobrepasen considerablemente el presupuesto disponible.
Las circunstancias técnicas o económicas para la licitación hayan cambiado considerablemente antes de la adjudicación de la buena pro
El Convocante no incurrirá en responsabilidad alguna respecto de los postores afectados por esta decisión.
7 ENTREGA DE LOS RESULTADOS DEL SERVICIO 7.1 Recepción de los Productos del Servicio.
De acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia y la propuesta técnica, se tendrá un cronograma de presentación de los distintos productos que correspondan al servicio pactado.
El contratante emitirá un informe de conformidad sobre el cumplimiento de la prestación del servicio, dando por terminado el contrato que lo respalda.
8 Términos de Referencia
Los Términos de Referencia para los servicios de ”ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES DE LA EPS TACNA S.A.”, se presentan en la Parte 2 del DBC.
“ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES“
1 INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes
En el marco de los convenios de Cooperación Financiera Oficial entre Perú y Alemania, se acordó la asignación de fondos para el financiamiento de un Programa de Reducción de Pérdidas en Ciudades de Provincias en Perú. Dichos fondos provienen de medios financieros del Gobierno Alemán destinados al financiamiento de proyectos tendientes a la adaptación y mitigación del efecto del cambio climático en diversos países, entre ellos la República del Perú.
El Programa de Reducción de Pérdidas en Ciudades de Provincias en Perú, tiene como objetivo final la reducción de las pérdidas de agua, el fortalecimiento institucional y el mejoramiento de la gestión técnica y comercial de las Entidades Prestadoras de Servicios Públicos de Tacna y Chimbote, ciudades seleccionadas para ser incluidas dentro del proyecto. Es evidente que la reducción de las pérdidas de agua en los sistemas de abastecimiento de agua y el mejoramiento de la gestión técnica y comercial, traerá como consecuencia lógica la generación el mejoramiento de los rendimientos financieros de la EPS, mejorando sus indicadores de desempeño y asegurando su sostenibilidad a través del tiempo.
El catastro de clientes debe ser entendido como el conjunto de datos, cantidades y procedimientos que permiten la correcta y completa identificación y localización de los clientes en el área de servicio de la EPS.
Debido a la complejidad y magnitud de los datos a gestionar en sistemas modernos de gestión del servicio de agua potable, el catastro de clientes debe estar asentado en una base de datos numérico y geográfico.
El componente de bases de datos numérico, corresponde al sistema de almacenamiento estructurado y organizado de los datos de identificación y localización de los clientes, incluyendo todos los elementos asociados al mismo como son medidores, conexiones y predios o lotes. El componente geográfico corresponde a mapas o planos que reflejen la localización geográfica del cliente, así como su posicionamiento dentro del sistema comercial de la EPS.
Las herramientas de software y hardware disponibles en la actualidad, especialmente el software GIS, permite realizar un manejo integral y eficiente de los datos del catastro de clientes, por lo que se hace necesaria la implementación de este tipo de plataformas para el manejo y gestión de los datos de catastro de clientes.
1.2 Catastro de Clientes Existente
El catastro de clientes existente en la EPS TACNA S.A. es gestionado por la División de Catastro Comercial, de la Gerencia Comercial de la entidad. El catastro existente está conformado básicamente por la base de datos de clientes y los planos de catastro comercial.
La base de datos de catastro comercial contiene un aproximado total de 89,000 registros, aunque el número total de clientes activos reportados al mes de noviembre de 2015 fue del orden de 79,000 clientes. Es conveniente señalar que esta diferencia obedece a la existencia de clientes inactivos y otros factores como la ausencia de procedimientos periódicos de mantenimiento y depuración de la información de clientes.
Vale la pena señalar que el software del sistema comercial en operación actualmente, SIINCO, que fue implementado en el año 2012. En el proceso de emigración a este nuevo sistema no incluyó la depuración o actualización de los datos del catastro comercial.
En cuanto al componente geográfico, la División de Catastro de Clientes cuenta con planos de catastro comercial en formato DWG, los cuales contienen datos de ubicación de manzanas, lotes, códigos de clientes, rutas y secuencias de clientes, entre otros.
De manera similar a las bases de datos de clientes, los planos de catastro acusan un alto grado de desactualización, y solo se gestionan mediante el Autocad, por lo que presentan deficiencias en cuanto a su estructura de capas o layers, los cuales no se encuentran asociadas a tablas de propiedades o atributos a los planos existentes.
Es necesario tener en cuenta que para el desarrollo de los procesos de gestión comercial la zona urbana de Tacna ha sido dividida en 28 zonas, la cuales están conformadas cada una de ellas por rutas de lectura. Los sectores comerciales no coinciden con los sectores operativos implementados dentro del esquema de sectorización hidráulica del sistema.
Es importante señalar que la EPS TACNA S.A. no cuenta con una única base geográfica definida, es por ello que la base utilizada en el catastro de clientes difiere de la utilizada en el catastro técnico, por lo que es importante se realice la actualización de la base geográfica como etapa previa a la ejecución de los trabajos de investigación en campo del catastro de clientes.
A la fecha no se tiene implementado el uso de software GIS para el manejo o gestión del catastro de clientes.
1.3 Lineamientos del Servicio de Castro del Clientes
El catastro de clientes de la EPS TACNA S.A. se formula teniendo en consideración los siguientes lineamientos básicos:
Implementar un catastro de clientes moderno, que se constituya como una herramienta de gestión y facilite la toma de decisiones a nivel operativo y gerencial.
Recopilar información actualizada y real de la situación actual de los clientes, sus medi-dores y conexiones domiciliarias; y registrar dicha información de manera estandarizada y sistemática en una base de datos correctamente estructurada.
Promover la integración del catastro de clientes y el catastro técnico, así como la armo-nización de los esquemas de sectorización operativa y de sectorización comercial lo que facilitará la implementación de los cálculos de pérdidas de agua y la implementación de actividades para el control y reducción de las mismas.
Implementar software y herramientas SIG para la gestión del catastro de clientes de la EPS.
Promover mejores prácticas en la gestión de datos, el cálculo de indicadores y la genera-ción de reportes para la evaluagenera-ción de la eficiencia en los diferentes procesos de gestión comercial.
Implementar el uso de herramientas tecnológicas como terminales electrónicos portáti-les, GPS´s portátiles y software de manejo de bases de datos en las actividades de captu-ra de información en campo y análisis de datos.
Contribuir al mejoramiento y optimización de los flujos de trabajo y la comunicación en-tre las diferentes dependencias de la EPS.
Promover y facilitar la implementación de las tecnologías más adecuadas para la gestión de bases de datos y de información geográfica, en las áreas comerciales y técnicas de la EPS.
2 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO,
De acuerdo con los principios y lineamientos enunciados, este servicio consiste en la realización de actividades de levantamiento de la información de los clientes y no clientes de la EPS, la validación e integración de los datos recogidos en una base de datos relacional, así como la elaboración y/o actualización de los planos de catastro comercial, lo que incluye la definición y/o verificación y/o validación de los códigos comerciales del cliente empleados dentro del sistema de información comercial de la EPS.
Las bases de datos de clientes y los mapas del catastro comercial deben ser integradas dentro de un software SIG, correctamente estructurado de modo que sea posible la localización en coordenadas geográficas planas de los clientes y el despliegue de sus datos comerciales como atributos definidos para cada uno de ellos.
El Proveedor debe considerar dentro de la definición de la estructura y propiedades de las bases de datos y mapas del catastro de clientes los requerimientos y especificaciones definidas por las oficina de tecnologías de la información de la EPS a fin de lograr una compatibilidad completa en cuanto a estructura y formatos de la información del catastro de clientes a elaborar con los sistemas de información y software con que cuenta actualmente la EPS.
Es claro que el levantamiento de datos, así como el procesamiento de los mismos, debe incluir todos los datos de identificación, localización y caracterización del cliente en el sistema comercial de la EPS. De igual manera debe incluir como mínimo el levantamiento de datos completos del medidor y conexión domiciliaria y de desagüe instalados, así como datos de la vivienda, predio o lote donde habita el cliente del sistema de agua potable. 2.1 Objetivos
El objetivo principal del presente servicio es el de realizar la actualización completa del catastro de clientes del sistema de agua potable y alcantarillado de la EPS TACNA S.A. en sus componentes geográfico y de base de datos, incluyendo datos de medidores, conexiones domiciliarias y predios.
Adicionalmente la ejecución del contrato debe permitir el logro de los siguientes objetivos específicos:
Actualizar mediante visitas de campo puerta a puerta la información del cliente, medi-dor, conexión domiciliaria y lote o predio, e integrar dicha información en una base de datos relacional.
Definir y/o validar y/o verificar la codificación de los clientes, así como el trazado y la es-tructura de rutas de lectura y orden o secuencia de los clientes dentro de las rutas de lectura. Es claro que la estructura de ciclos, zonas, rutas y secuencia se debe reflejar dentro de los códigos comerciales del cliente.
Actualizar y/o elaborar planos de catastro comercial para toda el área de servicio en la zona urbana de Tacna, estos planos deben incluir como mínimo la estructura de vías, manzanas y lotes, e incluir todos los códigos comerciales del cliente.
Integrar en un software SIG los planos de catastro comercial definiendo los datos del cliente, medidores, conexiones y predios en las tablas de atributos asociadas a los pla-nos.
Identificar la totalidad de clientes conectados, clientes potenciales, clientes con servicio cortado, predios sin servicio, y clientes conectados de manera irregular al sistema de abastecimiento de agua y reportarlos a la EPS Tacna.
Armonizar los sectores de gestión comercial con los sectores operativos identificando los clientes por sector.
Elaborar reportes o estadísticas para la caracterización del grupo de clientes de la EPS.
Identificar todos los altos consumidores y clientes con suministro prioritario conectados al sistema de abastecimiento de agua de la EPS.
Definir y sugerir a la EPS procedimientos y flujos de trabajo para la actualización perma-nente del catastro de clientes.
2.2 Alcances
Los trabajos del levantamiento del catastro de clientes se realizarán en toda la zona urbana de Tacna, que corresponden a los sectores comerciales 01 al 28 implementados actualmente. Los trabajos a realizar por el Proveedor comprenderán, como mínimo:
La recopilación de la información de catastro comercial existentes.
La validación de la información de catastro comercial existente.
El procesamiento de la información existente para preparar listados de clientes y mapas para el levantamiento de la información en campo.
Diseño, preparación y elaboración de las bases de datos y mapas para el levantamiento de información en campo.
Adquisición de terminales portátiles, hardware y software para levantamiento de la in-formación en campo, mediante encuestas puerta a puerta.
La supervisión, depuración y validación de la información levantada en campo.
El procesamiento de los datos levantados en campo, en bases de datos y mapas digitales en formato SHP y DWG.
La integración de las bases de datos y mapas digitales en software GIS.
En cuanto a los datos del cliente, medidor, conexión domiciliaria, vivienda/predio/lote, a capturar, en la siguiente tabla se presenta la lista mínima de los parámetros a capturar en campo.
CLIENTE MEDIDOR CONEXIÓN DE AGUA
CONEXIÓN DE DESAGÜE
VIVIENDA/PREDIO/LOTE
Nombre Propietario No. de medidor Diámetro Diámetro Código catastral DNI Propietario Lectura Material Material Tipo de predio Dirección Física Marca Condición Condición Predio ocupado Distrito Modelo Estado Estado Tipo de construcción Zona Qn o Qp Localización Localización Material de la
construcción Localidad Clase o R Tipo de superficie Tipo de superficie No. de pisos No. de teléfono PN Caja medidor Caja accesible Unidades de uso Condición del usuario Diámetro Caja accesible Material caja Servicios públicos Nombre del inquilino o
responsable del predio
Material Material caja Estado caja No. de familias
Código del cliente Posición Estado caja Localización caja No. de personas Sector comercial Medidor funciona Localización caja Caja con tapa Tipo de abastecimiento No. de manzana Estado del medidor Caja con tapa Material tapa Tiene jardín – huerta No. de lote Observaciones al
medidor
Material tapa Estado tapa Tiene piscina
No. sublote Estado niples - conectores
Estado tapa Abastecimiento de agua propio
Actividad económica Llave – registro EPS Tanque almacenamiento Categoría de uso Llave – registro
cliente
Volumen tanque
Unidades de uso Cliente acueducto Cliente alcantarillado
Es claro que la lista presentada no es limitante, y para cada uno de los parámetros a capturar se deben definir en el formulario de encuesta las diferentes opciones de respuesta. Dado que las encuestas se realizarán mediante dispositivos electrónicos portátiles, la información y formulario de las encuestas, deberán ser precargado al dispositivo a fin de facilitar y agilizar la toma de los datos en campo.
El proveedor deberá revisar las fichas catastrales existentes en la EPS, a fin de utilizarlas como referencia y determinar el formato de encuesta a utilizar en el catastro.
Si durante el desarrollo de las actividades el Proveedor identifica actividades adicionales que faciliten el desarrollo de los trabajos o permitan el incremento de los rendimientos o la mejora en los productos a entregar, el Proveedor los podrá implementar sin que esto genere modificaciones a las condiciones o valores definidos en el contrato.
El Proveedor deberá suministrar todos los equipos de cómputo, impresoras, software, movilidad, oficina, red de comunicaciones y demás equipamiento de oficina para el correcto desarrollo del catastro.
Es claro que el número final de encuestas domiciliarias a realizar no se puede determinar a priori debido a la desactualización de la información existente y al rápido crecimiento de la ciudad de Tacna, las cantidades relacionadas previamente son indicativas. El Proveedor deberá investigar la totalidad de los sectores relacionados previamente.
2.3 Producto Esperado
El producto esperado como resultado final del presente servicio es el catastro de clientes del sistema de agua potable de la ciudad de Tacna, actualizado y completo, incluyendo clientes conectados, clientes potenciales, usuarios o predios sin servicio, usuarios en zonas de asentamientos humanos, otros. Es decir, el inventario completo de todos los clientes asentados en la zona urbana de Tacna.
El catastro comprenderá la base de datos de clientes y los mapas digitales de todos los sectores comerciales, dentro de la información del cliente se deben capturar todos los datos relacionados con las características y estado del cliente, medidor, conexión domiciliaria de agua, alcantarillado y de predios. Asimismo, tanto la base de datos como los mapas de catastro comercial deberán permitir identificar los clientes por sector operativo y sector comercial definiendo un código de sector para cada uno de ellos.
El catastro comercial actualizado deberá ser implementado en un software GIS que incluya los mapas digitales de catastro comercial y la base de datos de clientes definida como tablas de atributos asociados a los mapas digitales dentro del software GIS.
Estos productos deberán observar todas las especificaciones y requerimientos para su fácil implementación dentro del sistema de información comercial empleada en la EPS (SIINCO) y demás plataformas de software utilizadas por la EPS en su operación.
2.4 Metodología
La actualización y optimización del catastro de clientes de la EPS TACNA S.A. se desarrollará en dos (02) fases consecutivas, cada una de ellas con actividades y productos específicos. La fase I, corresponde a la preparación y planificación del catastro de clientes y la fase II, en la ejecución del censo y estructuración del catastro de clientes.
La Fase I del catastro, comprende todas las actividades tendientes a la recuperación de datos, preparación y planificación de los trabajos de levantamiento de datos en campo. Un punto de fundamental importancia a realizar en esta fase es el del ajuste, planificación y validación de las rutas de lectura y códigos comerciales de los clientes.
Partiendo de la estructura de sectores y rutas del sistema comercial de la EPS, el consultor efectuará una revisión sistemática y la validación de los códigos comerciales del cliente, para el levantamiento de la información en campo, el Proveedor deberá utilizar las rutas de lectura definidas con el propósito de simultáneamente validar los códigos del cliente así como la coherencia y facilidad de ejecución de los recorridos en campo.
Como resultado de la Fase I, se obtendrá el plan de trabajo detallado, la ficha de encuesta definitiva a utilizar, la bases de datos y procedimientos de captura de datos en campo, los grupos de trabajo conformado y debidamente entrenado, la base geográfica y planos elaborados, y en general todos los elementos requeridos para el óptimo desarrollo y supervisión de los trabajos de levantamiento de datos en campo.
Los procedimientos, metodologías y herramientas a implementar para la ejecución de la Fase II, deberán serán presentados y aprobados por la Gerencia Comercial y la División Catastro de Clientes de la EPS, previo al inicio de las actividades de la Fase II del catastro.
La Fase II del catastro básicamente comprende actividades para el levantamiento o captura de los datos del cliente en campo, la depuración, la validación y el procesamiento de los datos del cliente para la integración de los datos capturados y mapas del catastro comercial en el software GIS.
Para la captura de datos se deberán emplear terminales electrónicos portátiles. En ese sentido, el Proveedor será responsable del desarrollo de las bases de datos y mapas para la captura de datos y transferencia de datos de los terminales portátiles a bases de datos almacenadas en computadores fijos.
Como resultados de las actividades de esta fase, se obtendrán las bases de datos de clientes y mapas integrados en un software GIS, con los formatos y propiedades específicos para garantizar su compatibilidad y fácil migración al sistema de información comercial de la EPS. Las actividades que comprenden cada fase son las siguientes:
Fase I: Preparación, sectorización y planificación de catastro de clientes
Recopilación datos catastro de clientes existente
Validación y ajuste sectores, rutas de lectura y códigos de cliente
Planificación del catastro de clientes
Preparación trabajo de campo
La Fase II: Ejecución del censo y estructuración base de datos de clientes:
Levantamiento de datos en campo
Depuración y validación de datos
Estructuración de la base de datos de clientes
2.5 Actividades Fase I: Preparación y Planificación del Catastro de Clientes 1. Recopilación Datos Catastro de Clientes Existente
En esta fase se realizará el proceso de extracción de datos del catastro de clientes existente en el sistema comercial de EPS. El Proveedor trabajará conjuntamente con el personal de la División Catastro de Clientes y de la Oficina de Tecnologías de la Información con el fin de obtener una base de datos o listado de los clientes actuales del sistema de abastecimiento de agua, así como los planos o mapas del catastro comercial que cuentan actualmente para poder determinar las nueva sectorización si se requiere.
Los datos de los clientes que se extraerán del software SIINCO incluirán los datos del clien-te, medidores, conexiones domiciliarias y predios o lotes. Es claro que este proceso se reali-zará por parte del personal de EPS, sin interferir de manera alguna con el desarrollo normal de las operaciones de gestión comercial. Estos archivos serán entregados al Proveedor en formato csv, dbf, txt, xls o similar. Será responsabilidad del Proveedor el almacenamiento, gestión y salvaguarda de los dichos datos, para lo cual deberá disponer de sus propios equipos de cómputo y software.
La División Catastro de Clientes cuenta con planos de catastro comercial que contienen la estructura de manzanas y lotes, la sectorización comercial, rutas de lectura y números de lote y/o códigos comerciales. Estos planos deberán ser utilizados por el Porveedro como base para la creación de los planos de catastro comercial y para la verificación y validación de las rutas de lectura y códigos comerciales para la actualización del catastro comercial, y para la planificación de los trabajos de campo de levantamiento de datos de los clientes. Debido a la desactualización de los planos de catastro comercial, el Proveedor deberá elaborar los planos actualizados a partir de una base geográfica actualizada la cual será realizada dentro del proyecto de catastro técnico.
A partir de los planos de catastro comercial existentes y de las bases de datos de clientes, el Proveedor deberá realizar una revisión detallada del trazado y configuración de las rutas de lectura y la coherencia de las rutas con el código del cliente y los parámetros de rutas y orden o secuencia definidos para cada cliente dentro de la base de datos de clientes. Se deberán identificar los clientes con inconsistencias en la ruta de lectura, el orden o secuencia dentro de la ruta y código comercial registrados. Para estos clientes se deberá realizar el ajuste de dichos datos, para lo cual el Proveedor deberá emitir un reporte de las clientes con inconsistencias y las correcciones realizadas el cual será enviado a la División Catastro de Clientes para su validación.
Los códigos de cliente deben guardar una estructura sistemática, de fácil ubicación del predio, secuencia y coherente con el sentido del recorrido de la ruta de lectura en campo. Es claro que una vez ajustadas las rutas de lectura estas serán empleadas en la actividad de levantamiento de datos del catastro.
Los ajustes realizados a las rutas de lectura y códigos comerciales se almacenarán en las bases de datos del Proveedor. La migración de los datos de clientes al sistema SIINCO, se realizará en la siguiente etapa.
En esta actividad también se deberá incluir el análisis de los planos operativos y comerciales existentes para definir la localización de cada uno de los clientes dentro de los sectores comerciales y operativos, definiendo y validando códigos de sector comercial y operativo para cada uno de los clientes. Los códigos asignados en esta fase serán validados en campo en la Fase II del catastro.
Una vez finalizado el proceso de validación y ajuste de rutas de lectura y códigos comerciales, el Proveedor deberá consolidar la información de los clientes, tanto datos como mapas, para generar una base de datos de clientes existentes completa y depurada a partir de la cual se realizará la planificación de los trabajos de campo.
En esta etapa de elaborarán los planos de los sectores, la rutas, y manzaneo por zonas, los cuales serán empleados para el levantamiento de los datos en campo por los encuestadores, Las rutas serán verificadas mediante recorridos de campo, previo al inicio de los trabajos de encuesta.
3. Planificación del Catastro de Clientes
Una vez que se cuente con una base de catastro comercial existente completa y depurada, se realizará la planificación del catastro de clientes, dentro de la cual el Proveedor deberá definir en detalle los siguientes aspectos:
Definición de los formularios de encuesta o fichas catastral final a emplear en el levantamiento de la información en campo.
Metodología y procedimiento para la captura de información en campo.
Elaboración y preparación de bases de datos, equipos de cómputo, dispositivos móviles a utilizar en los trabajos de levantamiento de datos en campo.
Logística para la realización de los trabajos de campo y conformación del equi-po de trabajo, supervisores encuestadores y personal de aequi-poyo.
Lanzamiento de la campaña de información al usuario.
