DETERMINAR LAS FUNCIONES PARA CADA UNO DE LOS CARGOS DE LA EMPRESA INVERSIONES C.L.H. S.A. DE LA CIUDAD DE CALI PARA EL AÑO
2017.
FRANCEDY LAME ARCOS 201052466
UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PALMIRA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PALMIRA
DETERMINAR LAS FUNCIONES PARA CADA UNO DE LOS CARGOS DE LA EMPRESA INVERSIONES C.L.H. S.A. DE LA CIUDAD DE CALI PARA EL AÑO
2017.
FRANCEDY LAME ARCOS 201052466
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DIRECTOR
PS. ESP. VICTOR HUGO LEAL LONDOÑO
UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PALMIRA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PALMIRA
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 8
ANTECEDENTES ... 10
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ... 13
1.1 Planteamiento del problema ... 13
1.2 Formulación del problema ... 15
1.3 Sistematización del problema ... 15
2. JUSTIFICACIÓN ... 16
2.1 Justificación del Problema de investigación ... 16
2.2 Justificación Práctica. ... 17 2.3 Justificación Teórica ... 18 2.4 Justificación Metodológica ... 19 2.5 Justificación Institucional ... 19 3. OBJETIVOS ... 21 3.1 Objetivo General ... 21 3.2 Objetivos Específicos... 21 4. MARCO CONTEXTUAL ... 22 4.1 Topografía ... 23
4.2 Población y actividad económica ... 23
4.3 Descripción de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 24
4.4 Identificación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 25
4.5 Ubicación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A ... 25
4.6 Diseño de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A ... 26
4.7 Reseña histórica de INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 27
4.8 Misión ... 29
4 4.10 Estructural organizacional ... 31 4.11 Horarios de trabajo ... 32 5. MARCO CONCEPTUAL ... 33 6. MARCO TEÓRICO ... 37 7. MARCO LEGAL ... 48
7.1 Deberes de los comerciantes ... 48
7.2 Registro mercantil. ... 49
7.3 Funciones generales del registro público... 49
7.4 Matrícula mercantil. ... 50
8. MARCO METODOLÓGICO ... 51
8.1 Nivel de investigación. ... 51
8.2 Diseño de la investigación. ... 51
8.3 Población y área de estudio. ... 51
8.4 Delimitación. ... 52
8.5 Muestra. ... 52
8.6 Fuentes de información. ... 52
8.7 Técnicas e instrumentos de recolección de datos. ... 53
9. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS ... 59
9.1 Tipificación de preguntas ... 59 9.2 Matriz de entrevista... 63 9.3 Matriz de observación ... 68 10. CONCLUSIONES ... 84 11. RECOMENDACIONES ... 86 BIBLIOGRAFÍA ... 87 WEBGRAFÍA ... 89 ANEXO ... 90
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ANEXO A: Estructura de la entrevista ... 90
ANEXO B: Resultados de la entrevista ... 92
Gerente General ... 92
Contadora Pública. ... 96
Auxiliar Contable ... 100
Jefe de compras ... 103
Ingeniero de sistemas ... 106
ANEXO C: Rejilla de observación. ... 109
Gerente General ... 109
Contadora Pública. ... 110
Auxiliar contable ... 112
Jefe de compras ... 114
Ingeniero de sistemas ... 115
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1, Población actual Ciudad de Cali. ... 24
Tabla 2, Generalidades de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 25
Tabla 3, Estructura de la Entrevista. ... 54
Tabla 4, Tipificación de Preguntas. ... 60
Tabla 5, Matriz de Entrevista. ... 64
Tabla 6, Matriz de Observación. ... 69
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1, Ubicación Ciudad de Cali. ... 22
Ilustración 2, Logo Empresarial. ... 24
Ilustración 3, Ubicación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 26
Ilustración 4, Área Administrativa INVERSIONES C.L.H. S.A... 27
Ilustración 5, Representante Legal Fredy Canencio Sánchez. ... 28
Ilustración 6, Auxiliar Contable Janneth Saldarriaga ... 28
Ilustración 7, Misión INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 29
Ilustración 8, Visión INVERSIONES C.L.H. S.A. ... 30
Ilustración 9, Organigrama INVERSIONES C.L.H. Cali ... 31
Ilustración 10, Ejemplo de Rejilla de observación. ... 58
Ilustración 11, Formato Manual de Funciones para la empresa INVERSIONES S.A. ... 73
Ilustración 12, Manual de Funciones para el cargo de Gerente General. ... 74
Ilustración 13, Manual de Funciones para el cargo de Contador Público. ... 76
Ilustración 14, Manual de Funciones para el cargo de Auxiliar Contable. ... 78
Ilustración 15, Manual de Funciones para el cargo de Jefe de compras. ... 80
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INTRODUCCIÓN
Actualmente las organizaciones están obligadas a hacerse competitivas en el mercado dadas las múltiples exigencias del entorno, es por ello que dirigen todos sus esfuerzos hacia ese objetivo. El fenómeno de la globalización es un ejemplo de dichas exigencias. Y para lograrlo han comprendido que uno de los campos que se la puede generar es el de la verdadera gestión del talento humano. Pues al fin y al cabo son las personas quienes con sus talentos las hacen competitivas. Y es, en medio de los diferentes procesos de esta gestión, el de la selección de personas, el que se hace fundamental dado que es a partir de él que se decide la inclusión de ese talento que debe ser el idóneo para tales fines.
Sin embargo no es posible hacer procesos de selección sin la existencia de unos perfiles para cada cargo, los que a su vez para poder ser determinados exigen unos manuales de funciones, puesto que son las funciones las que especifican las habilidades y competencias requeridas para el buen desempeño y la productividad. Poder contar con las personas idóneas, para el cargo idóneo y para la empresa idónea, es obtener un valor agregado para la empresa, ya que este personal le ayudará a que permanezca en este ámbito tan extremadamente competitivo en el cual se desenvuelven; hay que centrarse en las actividades que verdaderamente son generadoras de valor, aquellas que orienten los cambios hacia la perfección. Lo anterior justifica claramente la importancia que tiene que cada empresa posea para cada cargo un manual de funciones. Y no solamente para desarrollar las tareas conforme a lo que establecen los mismos, sino también para determinar las diferentes responsabilidades de cada cargo y poder evaluar los desempeños de quienes los ejercen y, con base en dichas evaluaciones elaborar los planes de desarrollo organizacional para finalmente poder establecer el plan de remuneración acorde con las responsabilidades. De esta manera en el presente trabajo se tuvo como propósito general elaborar los manuales de funciones para cada cargo, los cuales hasta la fecha no existían en la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A., organización que se dedica a la ingeniería civil, a la ingeniería eléctrica y al suministro de materiales de construcción y materiales eléctricos para alcaldías e instituciones del país.
Para empezar, en el presente trabajo se planteó el estado del arte o antecedentes investigativos sobre el tema, en el que se describen algunos de ellos, lo cual me permitió tener una idea de cómo se viene abordando dicha problemática en materia de investigación. Seguidamente se presentan investigaciones y teorías de autores como Idalberto Chiavenato sobre el tema de la gestión del talento humano. Lo anterior inmerso en el correspondiente marco teórico.
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Posteriormente se planteó el problema de investigación, haciendo una descripción sobre lo que la falta de manuales de funciones le ocasiona a las empresas y se formuló la pregunta de investigación la cual fue ¿Cuáles son las funciones que se requieren llevar a cabo para el cumplimiento de cada uno de los cargos de la empresa? De la misma forma se plantearon los interrogantes esenciales para llevar a cabo la sistematización de este problema de investigación.
Con el ánimo de resaltar la importancia del presente trabajo, a continuación se plantearon las respectivas justificaciones, siendo la más importante la del problema de investigación, y en la que se resaltó lo fundamental e indispensable que es para cualquier organización, elaborar un estudio sobre el diseño del manual de funciones. También se plantearon las justificaciones teórica, práctica, institucional y metodológica.
Igualmente se plantearon los objetivos generales y específicos a lograr en el trabajo investigativo y los respectivos marcos de referencia.
Para el caso del marco contextual, que es la descripción del lugar en el que se va a llevar a cabo la investigación, se trató de la empresa mencionada anteriormente. En el marco conceptual se definieron los principales conceptos técnicos tal y como fueron aplicados o empleados en el marco teórico de esta investigación y cuyo énfasis fueron las obras de Idalberto Chiavenato, adicionalmente, se consultó información de otros autores, artículos, tesis, etc. que sustentaban más el tema. En el contenido también se plantea el marco legal que es el que regula desde lo legal este tipo de actividades investigativas y los alcances de los manuales de funciones para las organizaciones. Posteriormente aparece la metodología cualitativa y descriptiva que fue necesaria para resolver la pregunta de investigación y cumplir con los objetivos propuestos. Las técnicas para la recolección de la información tales como la observación sistematizada, las entrevistas semi-estructuradas y las rejillas de observación también se describen.
Se muestra en la propuesta la identificación del cargo, el propósito, la descripción de las funciones o tareas pertenecientes al cargo, las competencias requeridas, etc. Para finalmente entregar el diseño del manual de funciones a partir del uso de técnicas como la rejilla de observación directa, matriz de entrevista y observación etc.
Por último, en el estudio del diseño de los manuales de funciones para la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. de Cali, se establecen conclusiones y recomendaciones, como resultado de la observación directa llevada a cabo durante la práctica de aprendizaje ejecutada en la empresa ya mencionada.
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ANTECEDENTES
Acto seguido se detallan una serie de antecedentes que aportan a la presente investigación entre los que se encuentran Fuentes (2007), “Diseño de un manual
de análisis y descripción de cargos para la empresa Cooperativa de Motoristas del Huila y Caquetá - Coomotor -”, determino lo siguiente:
“Un Manual de Descripción y Análisis de Cargos responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que este Manual tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan, por lo cual este análisis es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí”.
Diseñar un manual de funciones es sumamente importante para la organización, ya que, es una herramienta lo bastante útil para ser usada en los diferentes procesos administrativos puesto que permite reducir problemas en la administración de recursos humanos que por lo general manifiesta.
Por otra parte, Hernández y Lezama (2008), “Diseño de un manual de descripción
y análisis de cargos para la empresa licorería LA FLORIDA C.A (LIFLORCA). CUMANÁ-ESTADO-SUCRE, año 2008”, quienes muestran que para la planeación
de RH la descripción y el análisis de cargos es una fuente información clave, pues las empresas la requieren para el proceso de selección, para los programas de capacitación, para determinar la carga laboral, los incentivos e igualmente la administración de remuneración.
Estos autores afirman que para que las organizaciones o empresas puedan llegar a estandarizar la descripción y el análisis de los cargos de manera confiable y segura, deben contar con una herramienta o un instrumento que guie adecuadamente el proceso, tal como el Manual de Descripción y Análisis de Cargos para la empresa Licorería La Florida C.A. que se presenta y viene a llenar el vacío que actualmente existe en esa organización.
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“ Los Manuales de Descripción y Análisis de Cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implica una relación directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Estos Manuales son herramientas que permiten la eficiencia de la administración de personal, ya que proporcionan información relevante sobre un conjunto de actividades entre las cuales se encuentran las tareas, responsabilidades, condiciones ambientales, reclutamiento y selección, adiestramiento, riesgos, remuneración, inducción, evaluación de desempeño, entre otras”
INVERSIONES C.L.H. S.A. al igual que la Licorería La Florida C.A. tomo la decisión de implementar los manuales de funciones, ya que si continuaba sin implementarlos seguirían generándose problemas cada vez más grandes al definir las labores para los diversos cargos, lo que trae como consecuencia la duplicidad de tareas entre los colaboradores que actualmente hacen parte de INVERSIONES, además de no tener una guía donde se le explique al colaborador que ingresa por primera vez a la empresa qué es lo que debe hacer o cuales son específicamente las funciones que va a desarrollar.
Sin embargo, autores como Figueroa y Arévalo (2010), en su Proyecto de Grado Titulado “Determinar el estado actual del clima laboral de la Empresa Municipal de
Aseo de Cuenca (EMAC) de la ciudad de Cuenca durante el periodo 2009-2010 y elaboración de una propuesta de mejora”, establecen que uno de los factores que
motivan a que los trabajadores presenten quejas o inconformidades es el no tener claridad sobre el rol que desempeña dentro de la empresa, lo que provoca insatisfacción al ejecutar o desarrollar las actividades que le han sido asignadas, no obstante Figueroa y Arévalo determinan que esto
“Genera problemas personales e interpersonales, haciendo necesario buscar una alternativa, en este caso un sindicato que les escuche sobre sus necesidades, ya que puede estar causando estrés no solo afecta a la parte emocional del individuo sino que también a su parte física, provocando enfermedades por somatización”.
Para evitar este tipo de situaciones la empresa INVERSIONES C.L.H. debe empezar por definir las funciones y las responsabilidades que atañen a cada colaborador en un manual de funciones, con el objetivo de mejorar los procesos de reclutamiento y selección, además de mejorar la productividad de la empresa.
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Seguidamente Garzón y Palacio (2013), “Propuesta de un modelo administrativo
para el diseño de cargos bajo la metodología por procesos en la universidad Tecnológica de Pereira” establecieron que a fin de realizar una efectiva medición es
necesario contar con los manuales de funciones y responsabilidades, así como los procedimientos previamente rediseñados, donde se establece su quehacer y su operación integral; siendo esto fundamental para dar continuidad a la metodología planteada en la institución.
No obstante Jimenez (2015), “Propuesta de diseño y actualización de manual de
funciones por competencias laborales para la empresa SUMOTO S.A. de la ciudad de Palmira para el año 2015”, concluyó que el manual de funciones por
competencias laborales se convertirá en una herramienta multifuncional para la administración, los colaboradores y quienes deseen ser parte de la empresa SUMOTO S.A. con el fin de formalizar, evaluar y capacitar en aquellas habilidades y conductas necesarias para cumplir con la misión de los cargos respectivos”. Es el gerente de la empresa INVERSIONES C.L.H. uno de los más interesados en conocer e implementar los manuales de funciones, debido a que con el tiempo ha observado que el rendimiento de sus empleados ha disminuido considerablemente lo cual no le conviene a la empresa, es por eso que a partir de este estudio se puede determinar que así como SUMOTO decidió implementar los manuales de funciones para formalizar sus procedimientos y asegurar que desde el nivel más alto hasta el nivel más bajo de su organigrama se comprometiera con la misión que obedece a cada cargo, INVERSIONES también puede al implementar esta guía estar elevado la productividad de sus colaboradores y asimismo disminuir los conflictos que conlleva la duplicidad de tareas.
Estos antecedentes llevados a cabo en diferentes campos administrativos sirven como base para investigar porque es vital que la empresa INVERSIONES C.L.H S.A cuente con los manuales de funciones, ya que en estos estudios se puede observar y comprobar que si la empresa en cuestión desea obtener un excelente rendimiento o alcanzar sus objetivos misionales, debe implementar estos manuales, porque de lo contrario continuara con la misma rutina laboral, en donde solo uno o dos empleados desempeñan el trabajo de todos los colaboradores de la oficina y donde poco a poco la empresa terminara comprometiendo su futuro.
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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema
Hoy en día las organizaciones se preocupan por lograr una mejora continua con respecto a todos sus procesos, y aún más en los concernientes a los de la gestión del talento humano, pues son las personas quienes con su talento las hacen competitivas y sostenibles en el mercado. Para INVERSIONES C.L.H. S.A. esta no puede ser la excepción, por ello es fundamental que al identificar que en ella hacen falta los manuales de funciones correspondientes a los diferentes cargos, se determinó la necesidad de hacerlos de manera inmediata como parte de esas mejoras que le permitirán ser más competitiva.
El no tener manuales de funciones genera muchísimos inconvenientes en el funcionamiento de la empresa, es por eso que, por su carencia no solo ha sido imposible establecer los perfiles de los colaboradores para los diferentes cargos sino también la estandarización de las funciones por cargo, lo cual conlleva a interferencia de unos colaboradores con otros respecto a las mismas. Tampoco ha sido posible establecer los niveles de responsabilidad por las ineficiencias en los desempeños. Adicionalmente hay muchas funciones que se quedan sin efectuar debido a que ninguno de los empleados las asume, pues no tienen la certeza de que sean parte de su actividad laboral.
Por otra parte no es posible realizar procesos de inducción adecuados a los nuevos integrantes que por primera vez ingresan a la empresa, puesto que no se conocen las funciones a las cuales se les debe inducir. Igualmente no es posible evaluar el desempeño de los colaboradores, pues al no haber estándares de funciones y responsabilidades claras no es posible hacerlo. Tampoco se pueden llevar a cabo los procesos de desarrollo organizacional con determinados colaboradores teniendo en cuenta que no se puede determinar en qué se debe capacitar y mucho menos a quién.
También se hace imposible determinar los recursos que requiere cada colaborador para desempeñarse en su cargo pues al no tener claridad sobre cuáles son sus funciones no puede igualmente precisarse cuáles serían los recursos que requiere para ellas. Además no se pueden determinar los niveles salariales ya que éstos se asignan acorde con la cantidad y complejidad de las funciones del cargo. El trabajo en equipo tampoco es posible de lograr y mucho menos la complementariedad en el trabajo por parte de los miembros de la empresa.
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El clima organizacional también se ve afectado pues hay constantes reproches entre colaboradores acerca de quiénes debieron haber asumido ciertas funciones y responsabilidades y se endilgan unos a otros el no haberlas asumido. No obstante, nadie asume las mismas y se evaden aduciendo que esas funciones no les corresponden porque nadie se las ha asignado; terminan todos haciendo de todo y nadie haciendo muchas cosas. En ocasiones aquellos colaboradores que tienen una mayor disposición de trabajar, terminan siendo recargados y asumiendo toda la responsabilidad de funciones que deberían ser de varios cargos y se generan en ellos altos niveles de estrés laboral.
Otra problemática que se deriva de lo anterior es que se hace imposible ante este hecho que se pueda buscar especializar la mano de obra y cualificarla en ciertas áreas o disciplinas pues habría que hacerlo con todos en lo mismo y en todo. Es imposible poder alinear a los colaboradores de una empresa con los objetivos organizacionales si estos carecen de funciones determinadas que permitan dichos logros. La ausencia de conocimiento respecto de las funciones impide las posibilidades de empoderamiento de los colaboradores y por supuesto se disminuye el nivel de compromiso de los mismos.
Finalmente vale la pena resaltar en el planteamiento de la problemática de investigación que en INVERSIONES C.L.H. S.A. no existe un departamento de Gestión Humana, área que es sumamente valiosa para ejecutar diferentes procedimientos dentro de la empresa. Hoy por hoy en la organización existe un colaborador que se encarga de los procesos que están relacionados con la gestión humana, aunque no cuenta con las capacidades para encargarse de esto, pues fue contratado para llevar procesos del área contable, es decir, esta labor no atañe a sus funciones, lo que le impide tener un compromiso pleno con el área de Talento Humano y por ende no poder llevar un control que mida y evalué el rendimiento de los empleados en cada uno de los cargos de INVERSIONES C.L.H.
¿Cómo se pueden hacer cumplir las políticas institucionales sin determinar las funciones de cada quién?, ¿Cómo se sancionarían si fuere necesario ante negligencias u omisiones si en los contratos no está estipulado para qué cargo fue contratado y para qué responsabilidades? Como se puede observar, son muchas las problemáticas que se suscitan por la inexistencia de los manuales de funciones y es por ello que para el presente trabajo se determinó plantear la siguiente pregunta de investigación:
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1.2 Formulación del problema
¿Cuáles son las funciones para cada uno de los cargos de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. de la ciudad de Cali para el año 2017?
1.3 Sistematización del problema
Para dar respuesta a la pregunta de investigación se requiere dar respuesta a otros interrogantes tales como:
¿Cuál es la responsabilidad de cada uno de los cargos de INVERSIONES C.L.H. S.A.?
¿Cuáles son las funciones para cada uno de los cargo de la empresa INVERSIONES C.L.H.?
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2. JUSTIFICACIÓN
2.1 Justificación del Problema de investigación.
La esencia de este trabajo de grado reside en evaluar instrumentos o teorías administrativas de diversos teóricos con la intención de dar a conocer una propuesta sobre los manuales de funciones, a fin de, proporcionarle a la empresa una herramienta contemporánea y/o técnica, la cual pueda ser manejada fácilmente por la persona o el colaborador encargado del proceso de reclutamiento y selección de personal que requiere la organización para ocupar las vacantes existentes, alcanzando así los objetivos misionales que se ha propuesto, impulsando el establecimiento de distintos métodos y teorías administrativas que favorezcan a cada empresa y por consiguiente que contribuyan a la economía, de manera que permita exponer los elementos esenciales para ejecutar el trabajo y darle al problema de investigación una solución efectiva. Igualmente la investigación facultará la revisión y el estudio de métodos o técnicas que son usadas para la estructuración de la descripción y los perfiles de los cargos con la metodología a utilizar.
La planeación personal es un 1proceso decisorio respecto de los RH necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales en un periodo determinado. Se trata de prever cual será el talento humano y las fuerzas laborales necesarias para la ejecución de la acción organizacional futura.
Lo anterior implica contar con un manual de funciones que facilite tanto el proceso de reclutamiento y selección, así como el de contratación, explicando cual es el perfil solicitado y la descripción detallada de las funciones, nivel de formación académica, competencias, habilidades, etc.
INVERSIONES C.L.H. S.A. es una organización de carácter privado que se dedica a la ingeniería civil y a la ingeniería eléctrica en las ciudades del Suroccidente Colombiano, adicionalmente le suministra materiales de construcción, materiales eléctricos, materiales de fontanería y de calefacción, artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio a las diferentes alcaldías del país e instituciones del gobierno. Hoy en día su nómina la constituyen cinco colaboradores que trabajan en una estructura lineal.
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La empresa se siente realmente motivada por el cambio que hoy se está proponiendo, puesto que la organización después de tanto tiempo de estar funcionando en el mercado, por fin va a iniciar su proceso de modernización para terminar estructurándose conforme a sus necesidades y a las que le impone el mercado; esto justifica el porqué de la presente investigación que centra su atención en emplear una reestructuración organizacional imprescindible, que dará paso a que las vacantes que se presenten en los cargos de la empresa sean ocupadas contratando un personal calificado.
En el proceso de reclutamiento y selección de personal, los manuales de funciones le serán bastante útiles a la empresa pues guiaran acertadamente la búsqueda de personas aptas para cubrir cualquier vacante que se presente en un tiempo determinado o, el inicio de la búsqueda de un nuevo cargo dentro de la empresa, dado que en estas descripciones se estarán observando los diversos factores que ejercen influencia cuando de buscar personal se trata, en consecuencia ayudara para capte personal ágilmente dentro de la misma empresa, respaldándose en los manuales de funciones para cada cargo. Adicionalmente y tal como se dijo en el planteamiento del problema establecer los manuales de funciones permite resolver todas las problemáticas que se suscitan como consecuencia de no tenerlos.
2.2 Justificación Práctica.
Al determinar las funciones para cada uno de los cargos de la empresa en cuestión, se está empleando el conocimiento y el aprendizaje obtenido a lo largo de la carrera profesional, más exactamente, en lo que refiere a la gestión del talento humano. Asimismo, el presente estudio funciona como un complemento eficaz, debido a que desde el inicio se estableció un canal claro y honesto con INVERSIONES C.L.H. S.A. en lo que respecta a las falencias en las que está incurriendo, lo que ayudo a hallar las posibles soluciones gracias a que se contó con un punto de vista clave, crítico y objetivo de una persona externa que no pertenece a la organización. Esta oportunidad es excelente para el estudiante que aún no ha tenido la oportunidad de interactuar y poner en práctica sus conocimientos en el medio real, porque contribuye a que el alumno obtenga experiencia profesional y logre habilidades en lo que refiere a la gestión del talento humano.
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2.3 Justificación Teórica.
Basados en los planteamientos hechos por Idalberto Chiavenato considerado uno de los teóricos fundamentales esenciales en el desarrollo de la gestión del talento humano, se decidió emplear tanto sus postulados como su formato de manual de procedimientos, dado que INVERSIONES C.L.H. carece de ellos; por ende, no tiene la herramienta fundamental esencial que le permite y le ayuda a determinar responsabilidades, equívocos y perfiles para cada cargo.
Es la globalización, los T.L.C. y los cambios que ocurren a diario en el mercado mundial, los que han dirigido a las economías a fortalecer y apoyar las distintas organizaciones, lo que le exige a los empresarios conocer instrumentos o métodos teóricos y/o prácticos de los manuales de funciones otorgándoles bastante importancia, con la intención de consolidar y fortalecer el RH perteneciente a cada empresa. En este contexto estaría requiriendo la empresa de varios años para poder desarrollar un proceso de reclutamiento, selección y desarrollo del personal adecuado para conformar equipos de trabajo sinérgicos, por esa razón es que las empresas han empezado a tomar en cuenta al recurso humano como el bien más preciado que poseen dentro de la organización.
Sin embargo, la organización enfrenta a diario constantes cambios y una gran competencia, aún más cuando se sabe que el elemento fundamental que constituye al mercado son las personas, quienes actúan de forma racional si y solo si hacen buen uso de la información, favoreciendo a aquellas organizaciones que operan de forma efectiva y dinámica.
Es por ello que cualquier decisión tomada por la organización en lo que refiere a su RH, termina estableciendo su éxito, así sea que termine involucrando a ejecutivos, superiores o colaboradores de cualquier nivel de la empresa. Entonces administrar el recurso humano es captar y conservar personas en la empresa que laboren y le entreguen si es posible su cien por ciento con actitudes verdaderamente favorables. De ahí que sea relevante el esfuerzo ordenado de todos los colaboradores para alcanzar una administración eficaz y para ayudarle a la organización a lograr sus objetivos.
Por lo tanto cuando de guiar al personal se trata, los administradores deben tener un manual de funciones, en vista de que este instrumento le permite al personal que se integra por primera vez a la organización poderse familiarizar con sus labores, programas, propósitos u objetivos que tiene la empresa.
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2.4 Justificación Metodológica.
Se trató de un estudio 2cualitativo porque es un procedimiento metodológico que hace uso de palabras, textos, discursos, para construir un conocimiento de la realidad social, en un proceso de conquista-construcción-comprobación teórica desde una perspectiva holística, ya que trata de comprender el conjunto de cualidades interrelacionadas que caracterizan a un determinado fenómeno. La perspectiva cualitativa de la investigación intenta acercarse a la realidad social a partir de la utilización de datos no cuantitativos. Y descriptiva porque consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes por medio de la descripción puntual de las actividades, objetos, procesos y personas.
2.5 Justificación Institucional.
La clave de las organizaciones exitosas se encuentra en la eficacia y la eficiencia del rendimiento de cada uno de los colaboradores que la integran. Lo que al formar parte del desarrollo de los manuales tolera una perspectiva precisa para la organización y para el trabajador en lo que refiere a su rendimiento, competencias, habilidades, capacidades, etc., con las que debería contador el empleado.
Uno de los requerimientos esenciales para ser competitivos y alcanzar una posición con bases fuertes dentro del mercado se encuentra en la implementación de estándares de alta calidad, no obstante, la organización debe tener en cuenta que jamás puede perder de vista el compromiso que tiene con su capital humano, ya que, tanto la empresa como el personal que la componen deben trabajar en equipo para lograr los objetivos misionales establecidos.
Por otra parte, la Universidad del Valle sede Palmira, se preocupa por entregarle a los alumnos las herramientas necesarias para que sean excelentes profesionales, con la intención de que cuando interactúen en el campo laboral la representen de la mejor manera, esto puede lograrse a través de las consultorías, dado que a medida que se desarrolle este proyecto se presentará la eficacia que tuvo la pedagogía impartida en la universidad y su responsabilidad con la sociedad de entregarle administradores de empresas competentes, proactivos y comprometidos con su trabajo.
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En pocas palabras, la Institución al desarrollar este tipo de trabajos lo que hace es generar alianzas y beneficios para la universidad, el estudiante, la empresa y el entorno.
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3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Determinar las funciones para cada uno de los cargos de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. de la ciudad de Cali para el año 2017.
3.2 Objetivos Específicos
▪ Establecer las responsabilidades de cada uno de los cargos de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
▪ Determinar todas y cada una de las diferentes funciones requeridas para el desempeño de cada uno de los cargos de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
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4. MARCO CONTEXTUAL
Santiago de Cali, conocida usualmente como Cali, es la capital del departamento del Valle del Cauca y una de las ciudades más pobladas del país. Está ubicada al suroeste de Colombia a unos 1.000 metros sobre el nivel del mar, con un clima que por lo general es de 23 °C y con una extensión municipal de 564 Km. en una planicie entre la cordillera occidental y la cordillera central de los Andes. A continuación se muestra en el Mapa la ubicación de la Ciudad.
Ilustración 1, Ubicación Ciudad de Cali.
FUENTE: http://hugosalamancaparra.net/k109propuesta70departamento del valle del calima.htm
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4.1 Topografía.
Capital del departamento del Valle del Cauca ubicada en las coordenadas 3°27′00″N 76°32′00″O. Geográficamente es el epicentro de Colombia sobre el Pacifico, se encuentra en el valle del río Cauca, el segundo más importante del país. A la altura de Santiago de Cali este valle cuenta con 35 km de ancho y la zona urbana esta sobre el costado occidental del río. La parte occidental de la ciudad está custodiada por los Farallones de Cali, que forman parte de la Cordillera Occidental de los Andes colombianos.
4.2 Población y actividad económica.
Cali cuenta con una población de 2.420.013 habitantes, esencialmente dirige sus esfuerzos al desarrollo de sectores económicos tales como:
▪ Industria. Se encuentra principalmente en el norte de la ciudad entre Cali - Yumbo, en esta zona se han instalado más de 2.000 grandes empresas como es el caso de Cementos Argos, Bavaria, Postobón, entre otras.
▪ Comercio. Gran parte de los centros comerciales de Santiago de Cali se caracterizan por ser bulevares urbanos con pasillos al aire libre. La mayoría cuentan con salas de cine, restaurantes, supermercados y boutiques. Son Unicentro en el sur y Chipichape en el norte de Cali por excelencia los centros comerciales más tradicionales de la ciudad.
▪ Sector público. El mayor aporte de este sector a la economía de la ciudad ha sido la construcción de importantes infraestructuras, como el MIO o las 21 Megaobras, las cuales han ayudado al desarrollo comercial e industrial de Cali.
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Tabla 1, Población actual Ciudad de Cali.
FUENTE: https://es.wikipedia.org/wiki/Cali
4.3 Descripción de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
¿Quiénes Somos?
Ilustración 2, Logo Empresarial.
FUENTE: Principios Corporativos Empresariales INVERSIONES C.L.H. S.A.
INVERSIONES C.L.H. S.A. es una sociedad anónima de carácter privado dedicada a la ingeniería civil y a la ingeniería eléctrica en las ciudades del Suroccidente Colombiano, adicionalmente se encarga de suministrar materiales de construcción, materiales eléctricos, materiales de fontanería y de calefacción, artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio a las diferentes alcaldías del país e instituciones del gobierno. Esta organización se ha preocupado por manejar políticas de calidad ambiental guiada de la mano de la seguridad social, es por eso que para cada obra que se inicia se cuenta con el personal idóneo para llevar a cabo este hecho, como son los ingenieros y los SISOS.
POBLACIÓN 2017 Total 2. 420. 013 hab. Densidad 0 hab/km² Urbana 2. 383. 392 hab. Metropolitana 2. 907. 328 hab.
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4.4 Identificación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
Tabla 2, Generalidades de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
FUENTE: ANEXO N°1: RUT, Cámara de Comercio.
4.5 Ubicación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
Principal Cali
Calle 13ª N° 100 - 35, Ciudad Jardín Torre Empresarial de Cali
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Ilustración 3, Ubicación de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
FUENTE: http://www.googlemaps.com.
4.6 Diseño de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A.
La sede principal de INVERSIONES C.L.H. S.A. se encuentra ubicada en la oficina 409 del cuarto piso de la Torre Empresarial de Cali o Edificio ICETEX, posee una área de aproximadamente 30m2 y no se encuentra dividida por secciones, solo se maneja una sección en donde se llevan a cabo los procesos administrativos de la organización, compuesta por los siguientes cinco (5) cargos:
Gerente General Contador Público Auxiliar Contable Ingeniero de Sistemas Jefe de Compras
Entre cargos no se encuentran paneles separadores entre sí, ya que se ha establecido una comunicación oral de uno para todos; una de las particularidades de la organización es que el Gerente General decidió ubicar su lugar de trabajo estratégicamente, con la finalidad de observar el desempeño de cada colaborador.
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Ilustración 4, Área Administrativa INVERSIONES C.L.H. S.A.
FUENTE: Elaboración Propia.
4.7 Reseña histórica de INVERSIONES C.L.H. S.A.
La empresa INVERSIONES C.L.H. S.A. empieza operaciones en el año 1980 con el nombre de DISTRIBUCIONES HIDROELÉCTRICAS, con dos sucursales y con aproximadamente 80 empleados, tanto en la ciudad de Cali como en la ciudad de Popayán, inicialmente se dedicó única y exclusivamente a la comercialización de productos eléctricos y de ferretería.
No obstante debido a la crisis de la construcción que sacudió al territorio nacional en 1994, la organización se vio obligada a reducir su nómina y a cerrar la sucursal de Popayán, quedándose únicamente con la sede principal ubicada en la ciudad de Cali, que en el año 2000 cambio su razón social a INVERSIONES C.L.H. S.A., la cual se constituyó el 11 de Septiembre del año anteriormente mencionado, dedicándose inicialmente al comercio de materiales de construcción y artículos de ferretería, bajo la representación legal del Señor Fredy Canencio Sánchez.
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Sin embargo, entre los años 2003 y 2006 incursiona en la construcción de obras de ingeniería civil y edificaciones. INVERSIONES C.L.H. S.A. constantemente está en la búsqueda de nuevas políticas de calidad y mejoramiento continuo tanto de sus empleados como de los materiales que suministra, por lo cual siempre se ha identificado por la calidad y los bajos costos en sus obras.
Ilustración 5, Representante Legal Fredy Canencio Sánchez.
FUENTE: Elaboración Propia.
Ilustración 6, Auxiliar Contable Janneth Saldarriaga
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4.8 Misión.
Ilustración 7, Misión INVERSIONES C.L.H. S.A.
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4.9 Visión
Ilustración 8, Visión INVERSIONES C.L.H. S.A.
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4.10 Estructural organizacional.
En la organización se emplea el modelo de estructura Lineal o Simple, se caracteriza por ser usada en empresas pequeñas como el caso de INVERSIONES C.L.H. S.A., que suelen dedicarse a una sola o pocas actividades lucrativas en un sector determinado del mercado. Es usual que las empresas que se valen de esta clase de organización, designen al propietario como el Gerente General.
3“Debido a su forma, es rápida, flexible, su mantenimiento es de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil”.
Ilustración 9, Organigrama INVERSIONES C.L.H. Cali
Cabe aclarar que al momento de llevar a cabo el desarrollo de esta investigación se pudo comprobar que la empresa INVERSIONES C.L.H. aunque ha definido su estructura organizacional (Fig.9), carece por completo de procesos definidos y establecidos, es por ello que no fue posible realizar un respectivo mapeo de procesos.
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4.11 Horarios de trabajo
CAPÍTULO IV
ART.8°- De acuerdo al Reglamento Interno de la empresa INVERSIONES C.L.H. S.A., el horario normal de entrada y salida de los colaboradores es el que a continuación se detalla: Lunes a viernes Mañana 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Hora de almuerzo. 12:00 p.m. a 2:00 p.m. Tarde. 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Sábado.
Hora de entrada: 8:00 a.m. Hora de Salida: 12:00 p.m.
Con lapsos de tiempo en cada turno de diez minutos, es decir de 10:00 a 10:10 a.m. y de 4:00 a 4:10 p.m., pausas activas que serán lideradas por un miembro de la organización previamente asignado.
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5. MARCO CONCEPTUAL
Actualmente, pertenecemos a una sociedad que está constituida de organizaciones sociales de la cual depende el hombre moderno para subsistir, laborar, aprender, etc. De modo que, nacemos haciendo parte de una organización, en donde constantemente interactuamos y dentro de la cual morimos. Es por ello que Idalberto Chiavenato plantea que una organización social es una entidad que se encuentra formada por personas para lograr ciertos objetivos comunes. No obstante, la organización también puede definirse como: Un grupo de personas que realizan una serie de funciones estrechamente interrelacionadas con el propósito de lograr un objetivo. Por esta razón el factor determinante de una organización eficaz es el grupo humano que lo conforma.” 4
Lo que quiere decir, que ninguna organización puede existir si no cuenta con el recurso fundamental que son las personas. Sin embargo, aunque este elemento es vital para cualquier organización, la empresa como organización social, también requiere de recursos materiales, financieros, humanos, mercadotécnicos y administrativos que permitan el funcionamiento idóneo y el logro oportuno de sus objetivos.
Aunque hay que tener en cuenta que cuando falta uno de estos recursos, se impide el debido proceso de producción y la adecuada ubicación en el mercado, de los bienes y/o servicios. Además, se debe tener presente que el recurso humano es el único que posee vida e inteligencia, lo que facilita la activación del resto.
En consecuencia, las organizaciones y las personas son quienes conforman la llamada gestión del talento humano. Pues, los individuos dedican gran parte de su tiempo a laborar en las organizaciones, las cuales terminan estableciendo lazos de dependencia con las personas para poder operar y lograr obtener el éxito esperado; el trabajo absorbe tiempo importante de la vida y del ánimo de las personas que dependen de este para conseguir y mantener éxito tanto personal como profesional. En conclusión, los individuos para poder llevar a cabo el logro de sus objetivos individuales y/o personales dependen de las organizaciones para las cuales trabajan.
4 ÁLVAREZ COLLAZOS, Augusto. Gerencia del Talento Humano, programa de administración
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Hoy, se ha constatado que la organización si desea obtener sus objetivos de manera adecuada, tiene que saber conducir el esfuerzo de cada una de las personas con el fin de que estás alcancen sus objetivos individuales, para que, de este modo, ambas partes terminen beneficiándose. Como puede apreciarse en estas definiciones hay otro concepto esencial implícito que es el de la gestión del talento humano, por lo cual en el presente trabajo se tomó la concepción que Chiavenato le concedió como el conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos de los cargos gerenciales relacionados con “las personas” o recursos humanos, incluidos reclutamiento, selección, capacitación, recompensas y evaluación del desempeño.”5
Otros teóricos, y solo como para tener otras referencias, tales como como 6Keith Davis exponen que: La administración de personal implica el manejo del recurso más preciado de la organización. La eminente dignidad de la persona humana debe guiar toda esta actividad. El sacrificio de los valores humanos a las necesidades administrativas no sólo no es aceptable en términos éticos, sino profundamente extraño a la administración moderna.
Los objetivos de esta gestión son estratégicos y sus procesos se enfocan en admitir, aplicar, compensar, retener, desarrollar y monitorear a los individuos. No obstante, su responsabilidad es de línea y función de Staff, lo que requiere que sea compartida tanto por gerentes de línea como por especialistas en recursos humanos. Y, donde los nuevos papeles de la función de recurso humano se clasifican en cuatro (4) ejes: estrategias de recurso humano, infraestructura, contribución de los colaboradores y cambio organizacional.
En la actualidad, lo que hizo la organización fue encargarse de dilatar el concepto de sociedad para que los trabajadores fueran incluidos y tratados como socios. Es aquí donde cada uno de ellos se dispone a invertir los recursos que posee en la organización, a medida que va adquiriendo los retornos pertinentes, motivo por el cual la persona dejo de verse como un simple recurso humano para tratarse como un verdadero socio.
5 CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano, McGraw-Hill.
6 Werther, B. William, Jr. / DAVIS, Keith. Administración de personal y RECURSOS HUMANOS, 3ra
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Con la finalidad de obtener a los mejores, la organización inicia su proceso reclutando las personas para integrarlas a ella. Pues es a través del reclutamiento, que la organización informa a los posibles aspirantes sobre las ofertas laborales existentes. Por ende, el reclutamiento es ese conjunto de actividades elaboradas con el propósito de captar un grupo de aspirantes competentes para que hagan parte de la organización. Puede ser interno o externo y, sus resultados son utilizados para verificar y valorar la relación entre el costo y el beneficio que incurre en este tipo de actividad.
Una vez realizado el reclutamiento, continua la selección en el proceso de incorporar personas a la organización. Se define entonces selección, como el proceso en el cual se eligen los postulantes que se encuentren mejor preparados para que integren la organización. En este proceso se hace uso de la información sobre el cargo y la aplicación de técnicas de selección (entrevista, las pruebas de conocimiento o de capacidad, etc.) para recoger información oportuna sobre el aspirante. El proceso cuenta con una serie de etapas con diversas opciones, y sus resultados se evalúan para definir cuál es su costo operativo y cuáles son los beneficios ofrecidos.
Otro de los conceptos que forman parte de la estructura organizacional son los cargos. Los siguientes 7autores Chruden, H. y Sherman, A. (1963) lo definen como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y diferente de otros cargos. Mientras que para Livy, B. (1975) es el compendio de todas aquellas actividades desempeñadas por un solo individuo que pueden ser miradas por un concepto unificado, y que ocupan un lugar formal en el organigrama.
En relación a las citas anteriores, se puede decir, que el término se refiere a la serie de funciones y labores llevadas a cabo por un colaborador que manifiesta integridad en reciprocidad con los objetivos organizacionales. Una vez determinado el cargo, se da inicio a su descripción, esta se relaciona con lo que realiza, como lo realiza, en qué condiciones lo realiza y porque lo realiza el ocupante. Termina siendo una imagen abreviada del contenido y de las responsabilidades fundamentales que posee el cargo, pues explica lo que hace el ocupante, cuando, como, donde y porque lo hace.
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Lo que implica evaluar el desempeño laboral de cada colaborador, de modo que, se 8define lo que en realidad realiza y no solo lo que sabe hacer el colaborador, por ende, le son fundamentales aspectos como: las aptitudes (la eficiencia, calidad y productividad con que se llevan a cabo las actividades laborales señaladas en un período de tiempo definido), el comportamiento de la disciplina, (provecho de la jornada laboral, el acatamiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, las específicas de los puestos de trabajo) y las cualidades personales solicitadas en el desempeño de determinadas ocupaciones o cargos y, por lo tanto, la idoneidad demostrada.
Lo expuesto en la cita anterior, puede concluir que, el desempeño laboral es donde el sujeto enseña las competencias laborales adquiridas en las que se complementa, como un sistema, experiencias, conocimientos, aptitudes, sentimientos, entre muchas más, que favorecen el logro de los resultados esperados, teniendo en cuenta las exigencias técnicas, productivas y de servicios de la organización. En este trabajo se usaron todos y cada uno de estos conceptos, ya que, fueron necesarios para finalmente desarrollar los manuales de funciones, documentos que detallan con precisión los requisitos para el cargo, la interacción con los diferentes procesos, responsabilidades y funciones. Contiene la definición de la estructura organizacional de la empresa y, sobre el cargo comprenden el diseño y la descripción del mismo fijando normas de coordinación entre ellos.
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6. MARCO TEÓRICO
En el artículo titulado 9“La realidad laboral del sector público colombiano”, se expone que la fuerza laboral con la que hoy cuenta el país, se caracteriza por ser de edad avanzada, por la poca motivación que presenta y la valoración negativa con la que la califican los mismos colombianos.
Este diagnóstico exige que se implemente una política pública que ayude a desarrollar las bases para una buena gestión del talento humano, con la intención de reclutar colaboradores calificados, motivados, pero sobre todo efectivos a la hora de efectuar sus obligaciones laborales.
En este estudio, se revelo que para los ciudadanos el sector público de la nación es tanto o más corrupto que el congreso. Ya que, consideran que los concursos en los cuales se promueven las vacantes para cada cargo, no son transparentes y no profesionalizan la función pública. Debido a que no se observan condiciones de igualdad y donde la meritocrática no ha sido útil para mejorar el desempeño de la organización.
“En efecto, la investigación halló enormes brechas entre la ley y la realidad organizacional. En ese proceso de diagnóstico, se realizaron 28 grupos focales y 22 entrevistas a profundidad con actores y expertos de nivel central y regional; se encuestó a 61 expertos y jefes de talento humano de 16 organizaciones públicas de nivel central y se analizaron documentos oficiales de las 24 entidades cabeza del sector. Adicionalmente, se analizó la información proveniente de la Encuesta de Ambiente y Desempeño Institucional del DANE, que cubre a cerca de 25 mil servidores públicos cada año.
De hecho, el proyecto de ley del Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 incluyó dos recomendaciones realizadas por el equipo investigador: en su artículo 126, relativo a los concursos y procesos de selección para la carrera administrativa en el sector público, se propone que el ICFES intervenga como ente elaborador de los exámenes de concursos para la selección de funcionarios de carrera. También plantea que los costos asociados a los concursos o procesos de selección sean determinados a través de acuerdos marco de precios, establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente.”
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De acuerdo con los investigadores, las organizaciones y el estado tienen en primera instancia el reto de conformar una fuerza laboral que responda con altos estándares de calidad a las diferentes necesidades que estos presentan, además de tener el desafío de atraer y vincular a los mejores, renovar su equipo de trabajo y desarrollar estrategias que valoren y visibilicen positivamente tanto a las entidades como a los trabajadores.
Pero, en este estudio se encontraron grandes debilidades, como la ausencia o la falta de información consolidada que se tiene del total de personas que laboran en el sector, dificultad al momento de alinear el diseño del concurso con el perfil del seleccionado y las necesidades que presenta la organización; problemas para despedir colaboradores con desempeños mediocres y la ausencia de una evidencia actualizada acerca de la situación salarial de los trabajadores y sus posibles efectos en los distintos aspectos organizacionales.
De igual forma, encontraron que cuando se presentan demoras en los procesos de selección, estas se deben a la gran cantidad de los puestos que se buscan proveer y a la desconexión que existe entre el nivel de formulación y el de implementación. También, se evidencio que en el sector público los cargos mejor calificados cuentan con una remuneración menor comparada con los del sector privado y que el método para evaluar el desempeño de los funcionarios usado hoy día tiene debilidades cuando de implementarlo se trata, porque no sirve ni para brindar estímulos a quienes sobresalen en su labor ni para tomar decisiones sobre necesidades de capacitación.
Pablo Sanabria, profesor de la Escuela de Gobierno de la Universidad de los Andes e investigador principal de este estudio afirmo que:
“La forma en que funciona actualmente la gestión de personas en el sector público es disfuncional. No sólo hay una brecha entre lo definido en la ley y su implementación, sino que hay múltiples aspectos que requieren acciones concretas más allá de los usuales esfuerzos normativos. Por otro lado, se le da un bajo valor a la gestión de personas dentro de la gestión de las organizaciones públicas colombianas”
Este profesor índico que el actual marco normativo por el cual es regido el sector no solo necesita actualizarse sino que también lo que existe se cumple parcialmente. Investigación que igualmente enseño la desconexión entre los manuales de funciones, las necesidades de personal de las empresas y la baja utilidad de la evaluación de desempeño, que funciona más como un formalismo que como un instrumento de gestión que permite identificar los bajos desempeños para luego corregirlos o estimular a aquellos colaboradores de gran desempeño.
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Entonces, las expectativas de la sociedad colombiana por conseguir un estado más efectivo y cercano a sus necesidades implica repensar una política integrada desde las personas y las organizaciones encargadas de generar resultados para el ciudadano. La gestión del talento humano en nuestro país requiere un componente estratégico a lo largo del ciclo de vida del colaborador (reclutamiento, selección, capacitación, compensación, evaluación y desvinculación), empero hoy por hoy las oficinas responsables de la gestión del talento humano desarrollan funciones principalmente operativas y no hay los mecanismos suficientes para evaluar si la gestión del talento humano contribuye a obtener los objetivos misionales de las entidades, añadió Sanabria.
Finalmente, para poder lograr una visión global de la gestión del talento humano, los investigadores propusieron un modelo basado en la Carta Iberoamericana de la Función Pública y en los planteamientos de Francisco Longo, que se encuentra formado por cinco (5) grandes subsistemas fundamentales en lo que refiere a la gestión de personas:
Planeación de la fuerza de trabajo. Gestión del empleo.
Gestión del clima organizacional. Gestión del desempeño.
Gestión del desarrollo.
Partiendo de lo anterior, se puede establecer que en toda organización la gestión del talento humano es de vital importancia dado que las personas dejaron de ser vistas como un recurso o un medio de las empresas, para ser consideradas un fin en sí mismo, razón por la cual, las herramientas de gestión han venido adquiriendo gran trascendencia en lo que refiere a la productividad de las organizaciones, una de estas herramientas son los famosos Manuales de Funciones, debido a que son sumamente importantes para la toma de decisiones y el adecuado ordenamiento de los diversos niveles jerárquicos en la empresa.
Según William MENDOZA docente de la Universidad Nacional Experimental del Yaracuy explica en uno de sus seminarios, que los manuales incluyen actividades sistematizadas para ser ejecutadas por quienes hacen parte de la organización además de la manera en que las mismas deben realizarse; sistematiza funciones y operaciones que desarrolla la organización como instruir sobre los objetivos al personal, políticas, labores, autoridad, etc.
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En este orden de ideas Chiavenato recomienda que los manuales deben modificarse y actualizarse constantemente para que puedan irse adaptando a los nuevos tiempos, lo cual permitirá una selección y un desempeño adecuado del personal y el afianzamiento de la cultura organizacional; hoy los manuales son utilizados por corporaciones reconocidas mundialmente que se centran en el enfoque actual de la gestión del talento humano en las organizaciones.
Del mismo modo, hay que reconocer la importancia que tienen los manuales a la hora de la inducción, en el texto 10Manual de inducción al puesto de trabajo, la inducción lo que hace es que facilita el proceso de adaptación de la persona en la empresa. No solo deja que el individuo establezca con su jefe directo una comunicación personal sino que tambien le permite mantener conocimientos amplios y permanentes de los objetivos o tareas generales del área en la cual se desempeña la persona asignada.
Esta es una responsabilidad administrativa que INVERSIONES C.L.H. sabe que es inherente a los cargos, aunque hace caso omiso de su responsabilidad, debido a que desde sus inicios, la empresa jamás a contado con los manuales de funciones, lo que le ha impedido contar con pautas generales que le permitan llevar a cabo un plan de induccion que aborde e informe adecuadamente sobre los aspectos propios que debe tener cada dependencia, a las personas que integran por primera vez la organización.
Tan pronto como se aplique en la empresa este proceso, tendrá que ser conciente de que el proceso debe ser ejecutado siempre y cuando ingresen nuevas personas a su equipo de trabajo y, de la obligación de guiar a los empleados que desempeñan funciones en la empresa, lo cual quiere decir que esta no solo se limitada a la induccion inicial al puesto de trabajo, sino que, tambien se trata de un proceso constante y permanente que se desarrolla continuamente en la administración. Uno de los cinco subsitemas que recomienda Pablo Sanabria al momento de evaluar a quienes actuan en la organización,es el desempeño laboral, puesto que si no exiten criterios, parametros o indicadores que permitan llevar a cabo esta evaluación, no podrán calificarse de manera idonea a las personas.
10 CAJA COLOMBIANA DE SUBSIDIO FAMILIAR COLSUBSIDIO, DEPARTAMENTOS DE
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11JIMENEZ ORDOÑEZ, Luis david en su Trabajo de Grado toma como referencia a Chiavenato y asevera que el buen desempeño laboral es la fortaleza más importante que posee una organización. Por consiguiente, el 12desempeño laboral es lo que realmente realiza y no solo lo que sabe hacer el empleado; le son fundamentales aspectos como: la eficiencia, calidad y productividad con que lleva a cabo las actividades laborales asignadas en un período determinado, el aprovechamiento de la jornada laboral, el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y las cualidades personales que requiere el desempeño de determinado cargo, en consecuencia, la idoneidad demostrada.
Cuando la organización no ejecuta una adecuada evaluacion del desempeño laboral, los manuales no pueden determinar a quien le corresponde asumir responsabilidades, conocer quien es el resposable de los errores o equivocos y a quien sancionar o a quien premiar. Lo cual afecta al colaborador, pues, este labora y pasa gran parte de su vida en la empresa, motivado por el hecho de ganarse un salario, que le permita recibir un ingreso justo y permanente.
En fin, para que el colaborador sea efectivo como lo requiere la organización debe reconocérsele como dice el autor Augusto ÁLVAREZ, por su esfuerzo y dedicación una recompensa que cumpla con los requerimientos del colaborador y los de su familia, sin dejar de lado las condiciones de la empresa y de la economía en su conjunto. Considerando que si el salario aumenta, eleva el status social del individuo, motivo por el cual cumplirá adecuadamente con lo impuesto por la organización.
Para 13VILLA ORTEGA, Alejandrina en su proyecto de grado “los manuales de
funciones orientan sobre la forma en que la institución está organizada para cumplir con sus objetivos”, especifica cuáles son los niveles de responsabilidad de las áreas
administrativas que la integran asimismo de sus relaciones de autoridad y dependencia; facilitando la toma de decisiones y la ejecución de las mismas, lo que minimiza los conflictos de autoridad, las fugas de responsabilidad y mantiene la disciplina.
11 JIMENEZ ORDOÑEZ, Luis david. Propuesta de diseño y actualización de manual de funciones
por competencias laborales para la empresa SUMOTO S.A. de la ciudad de Palmira para el año 2015.
12 http://www.ecured.cu/index.php/Desempe%C3%B1o_laboral
13 VILLA ORTEGA, Alejandrina. Manual de funciones para la empresa MONTAJES
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Toda empresa se organiza dependiendo de cuanto desea crecer en el mercado y de los objetivos propuestos. El conocimiento de la organización está constituido por el talento humano, dado que es el recurso vital y esencial que posee la empresa, por esa razón entre más claro tenga el capital humano sus funciones dentro de la organización, podrá aprovechar mejor sus experiencias, conocimientos, habilidades y competencias.
En este la gerencia estuvo de acuerdo con la necesidad de establecer la estructura organizacional y los manuales de funciones de la empresa, debido a que considera que estas herramientas permiten visualizarla en términos generales, en otras palabras, como un todo, puesto que a mayor organización mayor control.
El gerente es consciente de que los mercados cambian a diario, por tanto la empresa debe ajustarse a los cambios que se le presentan tanto internos como externos, lo que implica y exige que una vez se logre el objetivo del proyecto en cuestión la organización debe estar mejor capacitada a fin de ser más competitiva. Este autor finalmente recomienda la implementación del manual de funciones, a fin de iniciar con el mejoramiento de las fallas que presenta, no obstante, reconoce que la organización debe en términos generales trabajar en otros aspectos que del mismo modo afectan el desempeño de la organización, pero que no pertenecen al objeto de estudio del proyecto.
Otro autor que expone en su trabajo de grado el tema en cuestión es 14POSADA ACOSTA, Andrés gonzaga pues manifiesta que un manual de funciones y procesos, no se justifica porque así lo establezca la 15norma colombiana; sino también porque son documentos fundamentales para mejorar la atención de los clientes, gracias a que por medio de ellos en este caso se podrán llevar controles acerca de los procedimientos y actividades en las que se presente manipulación de medicamentos y productos de uso personal garantizando estándares de higiene y salubridad, de la misma manera se preocupan por guiar al cliente en el proceso de compra para que puedan realizar un consumo razonable del medicamento conforme lo expresan los profesionales de la salud.
Tan pronto como se mejore el desempeño de los procesos internos de la organización la empresa en el mercado logrará mejores resultados, a causa de procesos estandarizados que contribuyan a minimizar costos y pérdidas de mercancías por una manipulación incorrecta.
14 POSADA ACOSTA, Andrés gonzaga. Diseño de una estructura organizacional aplicada a la
droguería San Juan de Dios ubicada en la ciudad de Cali.
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Este autor encontró una serie de falencias en los procesos de la Droguería ya que no se encuentran plenamente documentados, sin embargo, hay algunos lineamientos establecidos para efectuar los procedimientos, el personal los realiza de acuerdo a su propio criterio, lo que ha afectado el desempeño de la organización. Para corregir esta situación se elaboró una propuesta de manual de funciones, con el fin de que cada cargo tenga clara sus funciones.
De acuerdo con el gerente de la droguería se concluye que “la forma de mejorar la
situación respecto a los procesos y funciones es diseñar y socializar los respetivos manuales para que los empleados los puedan aplicar y así cambiar la forma de trabajo habitual”.
Lo que propone Posada es formalizar en la droguería los procesos de acuerdo con la resolución 1403 de 2007, igualmente se formalizar los manuales de funciones para que queden claras las responsabilidades que posee cada uno de los cargos que se encuentran establecidos en el organigrama.
Sin embargo, 16Rodríguez G., Lilian M. en su informe de pasantía detectó la necesidad de analizar, desarrollar y determinar los manuales administrativos de la organización. Una vez recibida la documentación se inició una revisión de los manuales y el estudio se centró en la elaboración de manuales de normas y procedimientos en general, incluyendo todo lo que concierne el servicio consolidado de carga y de aduana de la empresa A.T.M. Para recopilar información se aplicaron entrevistas abiertas, observaciones y anotaciones. Por último se desarrolló el Manual de Normas y Procedimientos, apoyados en la descripción de los procedimientos por departamentos y las normas que debe mantener la empresa en cada procedimiento.
A medida que pasan los años los factores de desarrollo económico y social le han permitido a la empresa crecer en lo que refiere a sus actividades, procedimientos, flujo de información, reclutamiento de personal, que tienen que ser formalizados por medio de un manual de procedimientos donde cada uno de ellos debe ser recogido por una norma según sea el caso.
16 Rodríguez G., Lilian M. Diseño de los manuales administrativos de la empresa A.T.M. AGENTES
