GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 1
Guia externa de justificació FOAP 2013
Setembre 2014
Versió 1
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 2 ÍNDEX: 1. Introducció 2. Marc jurídic 3. Eina de suport 4. Terminis de presentació
5. Lloc de presentació de la documentació
6. Documentació tècnica i econòmica de la justificació de les accions formatives 6.1 Documentació tècnica
6.2 Documentació de la justificació econòmica 7. Còmput d’alumnes subvencionables
8. Subcontractació 9. Període d’execució
10. Despeses subvencionables 11. Despeses no subvencionables
12. Altres obligacions de les entitats beneficiàries
13. Justificació de les despeses salarials de personal en nòmina 13.1 Com acreditar i calcular aquests valors.
13.2 Com introduir les dades a l’aplicació informàtica JERjes.
14. Presentació de la relació de despeses a través de l’aplicatiu informàtic JERjes
15. Instruccions per a l’informe d’ús de fons públics elaborat per una auditor/a de comptes. 15.1Objecte.
15.2 Elecció de l’auditor/a
15.3 Normes d’actuació dels auditors/es 15.4 informe de l’auditoria
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 3 1. Introducció
Aquesta Guia és d’aplicació per a la justificació de les accions de formació d’oferta en àrees prioritàries (FOAP), adreçades preferentment a treballadors/res desocupats/des que promou el Servei d’Ocupació de Catalunya, per a la convocatòria de l’any 2013.
L’objectiu és clarificar la forma i els requisits que s’han de seguir per la justificació de la realització de cadascuna de les accions subvencionades, així com de les despeses generades per les accions esmentades i la correcta aplicació dels fons percebuts.
La justificació de les entitats subvencionades determinarà la liquidació econòmica, a partir de la comprovació de la correcta acreditació de les despeses finançades per la subvenció.
A l’Annex 4 de l’Ordre de bases es detalla la documentació que ha de contenir la justificació econòmica, l’Annex 5 conté una relació de les despeses subvencionables i a l’Annex 6 trobareu els criteris d’imputació de les despeses.
2. Marc jurídic
Al web del Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC) es poden consultar els enllaços per accedir a l’Ordre de bases de la convocatòria publicada al DOGC (EMO/248/2013, de 14 d’octubre) i la resta de normativa així com als documents necessaris per a la justificació de FOAP 2013.
3. Eina de suport
Per a la realització de la relació de despeses del compte justificatiu, s’utilitzarà l’aplicatiu JERjes.
4. Terminis de presentació
El termini per a la presentació de la justificació relativa a aquesta subvenció és el comprés entre els dies 1 al 30 de novembre de 2014.
5. Lloc de presentació de la documentació
La justificació s’ha de presentar en suport paper al registre d’entrada del Servei d’Ocupació de Catalunya, conjuntament amb la documentació que preveu el punt 6 d’aquesta Guia sens perjudici del que preveu l’article 39.4 de la Llei 30/1992.
Les adreces de les direccions territorials són les següents:
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Barcelona Llull 297-307
08019 Barcelona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Tarragona C. Pompeu Fabra, 1
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 4 43004 Tarragona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Girona Plaça Pompeu Fabra, 1
17002 Girona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Lleida General Britos, 3
25007 Lleida
Servei Territorial d’Empresa i Ocupació a les Terres de l’Ebre Carrer de la Rosa, 9
43500 Tortosa
6. Documentació tècnica i econòmica de la justificació de les accions formatives 6.1 Documentació de la justificació tècnica.
Acreditació del compliment de les condicions imposades a la concessió de la subvenció, amb indicació de les activitats realitzades i els resultats obtinguts. Per justificar aquest apartat es requereix la presentació de:
Memòria anual sobre la gestió de la formació impartida: l’entitat haurà de presentar una memòria que es presentarà entre els dies 1 al 30 de novembre de 2014. Serà una única memòria per a la totalitat de les accions.
En l’annex 3 de la Guia per a la gestió de les accions de formació per a l’ocupació, convocatòria FOAP 2013 hi ha un guió per a l’elaboració d’aquesta memòria.
6.2 Documentació de la justificació econòmica.
El compte justificatiu ha d’incloure, sota responsabilitat del beneficiari, la informació necessària per acreditar el compliment de l’objecte de la subvenció.
Per a aquesta convocatòria s’acceptaran les següents modalitats de justificació econòmica: Compte justificatiu amb informe d’auditor per als atorgaments superiors a 60.000 euros. Compte justificatiu simplificat per als atorgaments inferiors a 60.000 euros.
Documentació a presentar:
1.Document G146NFO-307 de sol·licitud d’acceptació de la justificació: Instància de presentació de la justificació econòmica. Aquest document inclou:
Les declaracions per a la justificació següents:
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 5
2. Declaració que els pagaments corresponen a accions formatives correctament realitzades i justificades mitjançant factures pagades o d’altres documents comptables de valor probatori equivalent abans de la finalització del període de justificació.
3. Que els imports i hores justificades són les que es detallen en la relació de despeses adjunta. 4. Que per realitzar el repartiment just i equitatiu de les despeses generals entre les accions subvencionades s’ha utilitzat el mètode proporcional o algun altre. En el supòsit que no s’indiqui, s’entendrà que el repartiment és proporcional.
5. Que per al finançament de l’activitat subvencionada no s’ha rebut cap altre ingrés o subvenció, o, i si se n’ha rebut algun, cal detallar-ne l’import i procedència.
6. Que durant el període d’ impartició de les accions formatives, i als efectes de l’IVA, l’entitat beneficiària es troba en alguna de les situacions següents:
L’única activitat que ha desenvolupant ha estat la de formació, per la qual cosa, i d’acord amb el que estableix la normativa vigent, les seves operacions estan exemptes d’aquest impost.
Que ha estat subjecta al règim de prorrata general o bé especial, i de les quotes efectivament suportades i no deduïbles i indica el percentatge que representen.
7. Que la documentació justificativa s’ha estampillat amb el % d’imputació de la despesa, l’any de la subvenció i el programa subvencionat, excepte les factures electròniques, i les nòmines i els documents TC2 de la Seguretat Social que hagin servit com a base per al càlcul del cost/hora del personal.
8. Que resta arxivada tota la documentació original justificativa de la subvenció (rebuts, factures, justificants de pagament, comptabilitat, etc.), que estarà disponible a requeriment de l’administració i fins el 31.12.2021.
9. Declaració que l’entitat no té cap vinculació amb aquelles empreses que ha subcontractat per a l’externalització de la docència, entenent vinculació la establerta al reglament de la Llei 38/2003, General de Subvencions, llevat de disposar d’autorització expressa del Servei d’Ocupació de Catalunya.
10. En el cas que concorri el supòsit d’obligatorietat de presentar un mínim de tres ofertes establert a l’apartat b) de l’Annex 6 de l’Ordre, declaració que l’entitat beneficiària ha elegit entre tres ofertes presentades, conforme els criteris d’eficiència econòmica.
Només si s’escau, renúncia de fons públics percebuts com a bestreta i no aplicats a l’objecte de la subvenció, i declaració que ha presentat comprovant del reintegrament de l’import de la renúncia, així com els interessos legals que se’n derivin a comptar des de l’endemà del termini de finalització de la justificació econòmica.
2. Relació de despeses de la justificació econòmica. Document PDF JERjes. Una relació classificada de totes les despeses subvencionables al desenvolupament de les accions formatives. Es obligatori informar com a mínim, els camps de dades que indica el punt 1 de l’annex 4 de l’Ordre EMO/248/2013, de 14 d’octubre, amb identificació del creditor i el document, la descripció de la despesa, l’ import, la data d’emissió, la data de pagament i la forma de pagament. En el cas de les
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 6
depeses del personal formador, s’ha d’indicar també el preu o cost/ hora, calculat tal com s’indica a l’apartat 13 d’aquesta guia.
Aquesta relació classificada es pot realitzar sense haver d’esperar que finalitzin totes les accions formatives subvencionades i es presentarà telemàticament mitjançant l’aplicatiu informàtic JERjes, disponible a la web del Servei d’Ocupació de Catalunya, a l’apartat per a entitats col·laboradores, accés a JERjes, (consulteu l’apartat 14 d’aquesta Guia) Un cop validada telemàticament la relació de despeses, s’ha d’imprimir el document codificat en format PDF i presentar-lo per registre d’entrada, tal i com preveu l’apartat 5 d’aquesta Guia, juntament amb la resta de documentació que ha de contenir la justificació.
Es presentarà una sola relació de despeses per expedient atorgat.
Si cal esmenar aquesta relació de despeses per una incidència o errada detectada podeu presentar el document model G146NFO-330 (Sol·licitud retorn justificació econòmica) per sol·licitar el retorn de la relació de despeses errònia i presentar la correcta telemàticament en el JERjes i per registre del SOC.
3. Original o còpia compulsada del rebut de pagament de l’assegurança d’accidents dels participants
4. Document G146NFO-311: L’informe auditor
En el supòsit del compte justificatiu amb informe d’auditor, s’ha d’incloure aquest informe de revisió del compte justificatiu que ha de realitzar un auditor de comptes inscrit com a exercent al Registre oficial d’auditors de comptes dependents de l’ Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes, que ha de garantir, mitjançant un examen independent, que les despeses són elegibles segons el que s’estableix a l’Ordre, que estan pagades, comptabilitzades i degudament identificades com a despeses finançades per fons comunitaris. Aquest informe ha de fer referència a la codificació de la relació de despeses presentada telemàticament.
5. En el supòsit de justificar despeses de personal propi, s’ha de presentar:
Document G146NFO-331: Temporalització mensual del personal adscrit a l’execució de les actuacions.
S’ha d’adjuntar una temporalització mensual de les hores invertides en cada tasca. En aquesta temporalització s’hi ha de fer constar la descripció de cadascuna de les tasques desenvolupades i ha d’estar signada tant per l’entitat beneficiària com per la persona responsable de la seva execució. S’admet que aquesta temporalització mensual sigui el resum de la temporalització diària o setmanal, la qual quedarà a disposició dels òrgans de control corresponents.
Document G146NFO-332. Sistema de càlcul del cost/hora segons model normalitzat.
Document G146NIA-192. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF de les persones treballadores pròpies imputats com a despesa, amb indicació del perceptor, els imports liquidats, les dates i la forma de pagament, amb l’objectiu de facilitar el seguiment de la traçabilitat de la subvenció o de la pista d’auditoria.
6. En el supòsit de presentar despeses de personal extern, que s’imputi en concepte de preparació, impartició, tutoria i avaluació de la formació, també caldrà presentar el Document G146NIA-193,
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 7
corresponent a la declaració dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF en concepte de factures.
7. Memòria justificativa de l’elecció d’un proveïdor entre tres ofertes, en el supòsit de subministrament de bens d’equip o prestació de serveis per a empreses de consultoria o assistència tècnica, quan l’import de les despeses subvencionables superi la quantia de 18.000 euros.
8. Si es justifiquen despeses de lloguer s’haurà d’ajuntar detall dels càlculs efectuats per a la determinació de la despesa imputable. La seva imputació s’ha de fer d’acord amb el període d’utilització i l’espai utilitzat, en el cas de locals, o bé persones usuàries, en el cas d’equipaments. El punt g) de l’Annex 6 de l’Orde recull les instruccions per justificar aquesta despesa.
9. Si es justifiquen despeses d’amortització, s’haurà d’aportar detall dels càlculs efectuats per a la determinació de la despesa imputable, d’acord amb les instruccions que es recullen al punt f) de l’annex 6.
7. Còmput d’alumnes subvencionables Còmput d’alumnes
Són alumnes subvencionables els següents:
- Els que tinguin un 75% d’assistència, tant si han finalitzat el curs com si han causat baixa durant l’acció formativa.
- Els alumnes que causin baixa per col·locació desprès del 25% de la durada del mòdul formatiu en cas de certificats de professionalitat (en endavant CP) o de l’especialitat en cas de no CP. El Servei d’Ocupació de Catalunya verificarà que efectivament hi ha hagut col·locació mitjançant la consulta de les dades de contractació/cotització.
Els alumnes han de complir els requisits establerts a l’Ordre de bases i per calcular el còmput es tindrà en compte la no acreditació del compliment dels requisits exigits a la data d’incorporació a l’acció.
Com a màxim se subvencionaran el nombre d’alumnes establert a la resolució d’atorgament. Aclariment dels alumnes subvencionables en el cas de certificats de professionalitat.
S’ha d’entendre que tots els alumnes que finalitzin o almenys completin el 75% d’una acció són subvencionables. A aquests efectes, les especialitats CP estan dividides en tres blocs formatius: el conjunt de mòduls formatius (identificada amb el sufix “CEN)”, el mòdul de formació pràctica i el mòdul de formació complementària. Cada bloc es justifica separadament perquè té assignada una subvenció independent i es gestiona de manera diferenciada.
En el cas del bloc identificat com a “CEN”, que pot incloure diversos mòduls, seran subvencionables els alumnes que completin (o facin un mínim del 75%) un o més d’un mòdul. La subvenció serà proporcional a les hores del mòdul o mòduls cursats per l’alumne. Així, per exemple, si un alumne només fa un mòdul, es subvencionarà l’import d’aquest mòdul, no la totalitat del bloc “CEN”.
Aquesta casuística no és aplicable a les especialitats no CP, ni de CP antics (anteriors al RD 34/2008) ja que estan programades com a especialitats senceres i no permeten acreditacions parcials acumulables.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 8
El percentatge d’assistència es calcula tenint en compte els dies que l’alumne ha assistit realment al curs d’acord amb les signatures d’aquest que constin en els controls d’assistència que ha de tenir el centre i que han d’estar informats a l’aplicació informàtica GIA.
Causes de revocació per incompliment de l’objectiu de l’activitat que fonamenta la concessió de la subvenció.
Les causes de revocació i la normativa reguladora estan contemplades a l’Ordre de bases.
Els incompliments parcials o totals dels requisits o les obligacions de les entitats beneficiàries, l’execució incorrecta de les accions que es posin de manifest en la verificació administrativa o en la verificació in situ de les accions subvencionades, així com també la justificació d’una quantia inferior a la quantia atorgada inicialment, implicaran l’inici d’un procediment de revocació parcial o total de les subvencions concedides, que pot comportar la minoració de l’import pendent de pagament i/o el reintegrament, per part de l’entitat beneficiària, de les quantitats pagades (bestretes) amb els interessos de demora corresponents, des del moment del pagament de la subvenció i fins la data en què s’acordi la procedència del reintegrament.
Si els òrgans de control aprecien algun motiu d’infracció hauran d’instar l’inici del procediment sancionador, d’acord amb el que preveu la secció cinquena del capítol 9 de la Llei de finances públiques de Catalunya i el que preveu la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions. Així mateix, si la Intervenció General durant els controls que dugui a terme es troba amb una conducta per part del subjecte controlat tendent a entorpir, dilatar o impedir la seva actuació, proposarà a l’òrgan competent l’inici del procediment de revocació i sancionador.
Si s’escau minorar la subvenció per raons d’incompliment que afecti al nombre d’alumnes que han realitzat la formació o les hores lectives efectivament impartides, es tindrà en compte la següent fórmula per realitzar el càlcul:
Preu màxim subvencionat = hores * nombre d’alumnes atorgats * import mòdul econòmic de l'especialitat
També serà causa de revocació total de la subvenció la no presentació o no mecanització a GIA de la informació/documentació següent:
- La relativa a la totalitat dels o de les alumnes.
- La relativa a la totalitat de la durada del curs de l’assegurança de l’alumnat. - DL1, DL2 amb les corresponents fitxes de tots els alumnes.
- IFA de tots els alumnes.
- Acta d’avaluació de tots i totes les alumnes. - Totes les fitxes d’experts i d’expertes.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 9
Serà causa de revocació parcial de la subvenció la no presentació o no mecanització a GIA de la informació/documentació relativa a una part dels o de les alumnes o a una part de la durada del curs:
- Si falta alguna fitxa d’expert o d’experta o no reuneix els requisits, no serà subvencionable l’import de les hores impartides per aquest.
- Si manca el DL1 o el DL2 d’alta d’algun alumne, aquest o aquesta no serà subvencionable. - Si manca la documentació mensual, les hores de classe impartides durant el mes que no
s’ha presentat la documentació no es consideraran subvencionables.
- Si manca la documentació de les pràctiques o no es pot comprovar la seva realització, no es considerarà subvencionable la despesa corresponent.
D’acord amb la base 17.10 de l’Ordre de bases, la manca de presentació de la justificació en el termini establert serà causa de revocació total de la subvenció atorgada.
8. Subcontractació
La convocatòria contempla, a la base 13, la possibilitat de poder subcontractar part de les actuacions subvencionades, complint les condicions següents.
Només es pot subcontractar, parcialment o en la seva totalitat, les despeses vinculades a la retribució de formadors en l’exercici de les activitats de preparació, impartició, tutoria i avaluació als participants de les accions formatives.
L’import màxim que es pot subcontractar és un 80% de la subvenció atorgada per cada acció formativa. L’ import imputat per a aquesta despesa que superi aquest tant per cent no serà subvencionable.
És molt important que la subcontractació estigui correctament informada a l’aplicació informàtica GIA i que constin totes les dades de l’empresa subcontractada, sigui una o varies per acció formativa.
L’annex 3 de l’Ordre EMO/248/2013 de 14 d’octubre, recull totes les condicions i requisits en cas de subcontractació de la docència.
Per que sigui subvencionable la despesa subcontractada, a més de complir amb el que estableix l’annex 3 esmentat, aquesta ha d’haver estat autoritzada pel SOC.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 10
Es considera període d’execució el que va des d’un mes abans de l’inici de la primera acció i un mes desprès de la finalització de l’última acció. Les dates de les factures i els conceptes facturats relatius a les despeses subvencionables han d’estar dins d’aquest període d’execució.
10. Despeses subvencionables
Són subvencionables aquelles despeses que s’imputin al desplegament de les accions per respondre de manera inequívoca a llur naturalesa, que s’hagin realitzat durant el període d’execució de l’actuació, i hagin estat efectivament pagades pel beneficiari abans de la presentació de la justificació econòmica.
Les despeses dels formadors/ores s’han d’imputar al període de durada de l’acció formativa.
L’Annex 5 de l’Ordre especifica les despeses directes, les indirectes i les altres despeses subvencionables.
L’Annex 6 especifica els criteris d’imputació de les despeses.
Les despeses directes s’han d’imputar a l’acció formativa a què correspongui o, si afecten diverses accions, de manera proporcional entre les accions afectades. Els percentatges màxims següents, establerts per la convocatòria, es calcularan sobre imports totals de l’expedient, i no per cada acció formativa:
Despeses de docència: mínim el 40% de la despesa total justificada. L’ import imputat per a aquesta despesa que no arribi a aquest tant per cent no es podrà imputar a un altre concepte i per tant serà objecte de minoració de la subvenció.
Despeses de preparació i seguiment de la formació (avaluació i tutoria): màxim el 20% de les despeses totals de docència. L’ import imputat per a aquesta despesa que superi aquest tant per cent no serà subvencionable.
Les despeses indirectes s’imputen mitjançant un tant alçat, vinculat a cada acció formativa.
Aquest percentatge de tant alçat, es calcularà sobre les sumes de les despeses directes més la despesa vinculada a l’informe d’auditor, exceptuant les despeses d’amortització d’equips didàctics i plataformes tecnològiques, i el lloguer o arrendament financer d’aquests. També s’exceptua les depeses de transport, manutenció i allotjament per les persones treballadores ocupades que participin en les accions formatives.
Aquest percentatge no podrà superar el 10% de les despeses esmentades justificades de l’activitat formativa, no obstant podrà arribar al 15% en les accions en què per a la seva execució no s’hagi incorregut a la subcontractació prevista a la base 13 de l’Ordre EMO/248/2013, de 14 d’octubre. L’import de tant alçat finalment acceptat es calcularà sobre les despeses indicades anteriorment, correctament verificades.
A continuació figura un quadre que resumeix les despeses directes i els altres costos subvencionables, la manera de desglossar-los i la documentació acreditativa. En cas de dubte sempre cal consultar la normativa reguladora, és a dir, l’Ordre de bases i convocatòria corresponent.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 11
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 12
DESPESES DIRECTES
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
Retribucions de formadors/ores
Aquesta despesa ha de ser un mínim del 40% del total justificat.
Despeses derivades de l’exercici de les activitats dels formadors/ores interns o externs. Aquestes despeses inclouen les de preparació, impartició, tutoria i avaluació de la formació.
Impartició de docència: Cal detallar les depeses, mes a mes, dins l’apartat del JERjes. Només s’admeten despeses imputades pel període de durada de l’acció formativa.
Preparació, tutoria i avaluació: Cal detallar les despeses, mes a mes, dins l’apartat del JERjes (preparació, seguiment i tutoria). No poden superar el 20% de la despesa justificada en la partida de formadors/ores.
Tutoria per al mòdul de formació pràctica en centres de treball dels certificats de professionalitat.
Les despeses s’han d’imputar al mòdul de pràctiques i el preu és de 1,5 € per alumne que ha realitzat com a mínim el 75% del mòdul i per hora realitzada. DESPESA PRÒPIA Personal en nòmina: Nòmina, TC1 i TC2. Acreditació de pagament. Temporalització horària.
Acreditació càlcul cost/hora treballador Document de declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF.
Personal extern: Factura
Acreditació de pagament.
Document de declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF.
La factura ha de contenir les següents dades del formador: Nom i cognoms, DNI, hores d’impartició i hores de preparació, així com el cost de la impartició i de la preparació.
DESPESA SUBCONTRACTADA
Factura
Acreditació de pagament.
La factura ha de contenir les següents dades per cada formador:
Nom i cognoms, DNI, sou brut, seguretat social, hores d’ impartició i les de preparació, així com el cost
Les despeses de formadors/ores, tant propis com externs s’han de desglossar per acció formativa, hores dedicades exclusivament a la impartició de la docència i les de preparació i seguiment, i incloure també el cost/hora.
Quan l’import de la contractació d’una despesa subvencionada superi els 18.000 €, el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la contractació tres ofertes de diferents proveïdors.
En el supòsit de subcontractació (servei extern de formació): la factura que justifica els serveis ha d’incloure de forma desglossada per a cadascun d’ells, l’acció formativa, les hores dedicades exclusivament a la impartició i el cost/hora.
Les despeses del personal que fa la tutoria de les pràctiques, tant propis com externs, s’han d’indicar en l’acció corresponent a les pràctiques i desglossar les hores dedicades a aquesta activitat.
Els alumnes que realitzin aquest mòdul de pràctica sense reunir els requisits exigits no es consideraran subvencionables.
Aquestes despeses del personal que fa la tutoria de les pràctiques, no es
comptabilitzaran als efectes del compliment dels percentatges mínims establerts per a la
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 13
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
(cost/hora) de la impartició i de la preparació.
despesa destinada a docència ni per a la destinada a preparació, tutoria i avaluació. Dietes. Les despeses de dietes han
d’estar desglossades de forma separada del sou de les formadores o dels formadors.
Rebut comptabilitzat de dietes. No es podran admetre tiquets de transport, gasolina o pàrquing per justificar les dietes dels formadors o de les formadores. Aquests conceptes estaran recollits en un rebut de dieta, signats pel treballador/a.
Amortització
Amortització d’equips didàctics i plataformes tecnològiques amb una vida útil més enllà d’un exercici pressupostari.
Cal detallar l’equip adquirit i que s’hagi utilitzat per a la realització del curs. Cal imputar-lo per acció formativa. Si l’ús és individual s’ha d’imputar pel nombre d’alumnes.
Factura
Acreditació de pagament dels elements amortitzables.
Quadre financer de l’amortització i detall dels càlculs realitzats per a determinar l’import amb indicació del percentatge imputat de cadascuna de les factures.
El material amortitzat ha d’estar relacionat amb l’especialitat del curs.
Els elements amortitzables han de tenir una relació directa amb el contingut de l’acció i assentaments comptables de les amortitzacions.
L’amortització es farà d’acord amb les taules de la Hisenda Pública (RD 1777/2004, Reglament impost societats).
L’amortització ha de ser proporcional a l’ús temporal i espacial que es faci del bé en la realització de l’acció.
No són subvencionables les despeses d’amortització d’instal·lacions o equips adquirits amb subvencions.
Mitjans didàctics
Adquisició de mitjans i material didàctic, així com despeses de bens consumibles. S’inclou el material de protecció i seguretat.
Cal detallar el tipus de mitjà/material adquirit. Cal imputar-lo per hores d’utilització per acció formativa o per alumnes si es d’ús individual.
Factura pagada Acreditació de pagament
El mitjà/material adquirit ha d’estar relacionat amb l’especialitat del curs.
Quan l’import de la contractació d’una
despesa subvencionada superi els 18.000€, el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la contractació tres ofertes de diferents proveïdors
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 14
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
Lloguer i arrendament financer d’equipaments i locals Lloguer o arrendament financer de locals o d’equips i plataformes destinats a les accions formatives, excloses les despeses financeres.
Cal especificar el bé o equip llogat.
Cal detallar els metres quadrats utilitzats.
Contracte de lloguer.
Rebut amb els diferents conceptes del lloguer desglossats (material, període, etc.)
Extracte bancari o els rebuts acreditatius del pagament.
IVA (model 303 i 390), IRPF (model 115 i 180) i documents acreditatius d’Hisenda si hi ha exempcions.
Lloguer de locals:
No són despesa subvencionables conceptes com l’IBI o despeses de la comunitat.
Lloguer i arrendament financer:
La seva imputació ha de ser proporcional a l’ús temporal i espacial que es faci del bé en la realització de l’acció, així com dels alumnes si és un bé d’ús individual.
Ens aquest sentit, s’han de poder acreditar els càlculs dels valors imputats.
No són elegibles les despeses en concepte d’interessos, ni les despeses d’assegurances, ni l’IVA (llevat que representi un cost afegit per l’entitat).
Només és elegible la part neta de la mensualitat.
Arrendament financer. Només es imputable la part que correspon a capital i no es poden imputar els interessos.
Contracte de renting o lising (o altres tipus d’arrendament financer).
Quadre financer i acreditació de pagament.
Assegurança
Assegurança
d’accidents obligatòria per a tots l’alumnat.
Cal detallar el nombre d’alumnes participants.
Pòlissa d’assegurança amb les condicions i l’acreditació de pagament.
Aquesta despesa té caràcter obligatori i s’ha de presentar original o còpia compulsada, juntament amb la sol·licitud de la justificació econòmica. Transport, manutenció i allotjament de persones treballadores ocupades Despeses generades per l’entitat per al pagament de beques per a alumnes treballadors i treballadores en actiu que participin en les
Els límits són els següents: Locomoció: 0,19 € per quilòmetre.
Manutenció: 26,67 € per dia.
Manutenció i allotjament:
Justificació del dret a rebre la beca i rebut comptabilitzat.
Només es podrà imputar quan el pagament l’hagi efectuat l’entitat beneficiària.
Caldrà identificar l’alumne beneficiari i el motiu pel qual se li ha pagat la beca.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 15
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
accions de formació. 53,34 € per dia.
Publicitat
Despeses de publicitat per l’organització i difusió de les accions formatives.
Factura pagada i acreditació de pagament.
Suport de la publicitat (anunci de premsa, tríptic, placa, newsletters, webs i altres mitjans de difusió).
Cal recordar l’obligatorietat de notificar la publicitat al tècnic o a la tècnica de verificació i incloure sempre els logotips oficials de l’FSE, Ministeri, SOC i Generalitat.
Les plaques només es podran imputar en una única subvenció.
ALTRES DESPESES SUBVENCIONABLES
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM
DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
Informe d’auditor/a
Despeses derivades de la realització de l’informe d’auditor/a.
Cal imputar les despeses de forma proporcional a la subvenció obtinguda.
Factura.
Acreditació de pagament.
L’import ha de suposar un mínim de 15 hores de treball i no pot superar l’1% de la subvenció.
Ha de fer referència a la codificació de la relació de despeses presentades telemàticament pel JERjes i s’ha de penjar en format PDF dins l’apartat d’informe auditor. Quan l’import de la contractació d’una despesa subvencionada superi els 18.000€, el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la contractació tres ofertes de diferents proveïdors.
GS 2 2 2 0 1 4 Q P 1 0 1 0 1 16
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM
DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS
OBSERVACIONS
Activitats
d’avaluació i control (qüestionaris d’avaluació)
Despeses generades per les activitats d’avaluació i control.
Cal detallar el tipus de despeses ocasionades.
Personal en nòmina: Nòmina, TC1, TC2. Acreditació de pagament. Temporalització horària.
Document de declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF.
Personal extern: Factura.
Acreditació de pagament.
Cost (preu/hora) de l’ import imputat. Document de declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF.
L’import màxim imputable serà del 3% del total de les despeses directes correctament verificades.
Quan l’import de la contractació d’una despesa subvencionada superi els 18.000€, el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la contractació tres ofertes de diferents proveïdors.
Matrícula o dret d’examen
Generades per la participació dels/de les alumnes en proves reconegudes de certificació de nivell equivalent al Marc Europeu Comú.
Cal detallar els alumnes participants.
Factures o rebut a nom de l’entitat beneficiària.
Condicions: Que sigui una especialitat formativa inclosa a l’Annex 8 de l'Ordre.
Hi hagi compromís de l’entitat des del moment de la sol·licitud de facilitar aquesta prova. L’entitat ha assumit el cost. No s’ha generat cost per l’alumne. Les proves s’han de fer en entitats certificadores reconegudes. Els alumnes tenen una avaluació positiva. No es subvencionen taxes.
17
11. Despeses no subvencionables
Dins del punt C de l’Annex 5 de l’Ordre es troba el llistat de les despeses no subvencionables.
12. Altres obligacions de les entitats beneficiàries
Cal guardar fins el 31 de desembre de l’any 2021 els originals de les factures i la resta de documents acreditatius de les despeses imputades a l’acció subvencionada, a disposició dels òrgans de gestió i control competents a comptar des de la finalització de l’expedient, en compliment de l’article 90 del Reglament (CE) 1083/2006, del Consell, d’11 de juliol de 2006. Els beneficiaris que, abans d’aquesta data, decideixin suspendre l’activitat o dissoldre’s, hauran de remetre els originals o còpia compulsada dels justificants de la realització de l’activitat subvencionada a l’òrgan concedent.
S’han d’incloure en la comptabilitat les despeses imputades a cadascuna de les accions de forma separada o per qualsevol mitjà que en permeti la identificació.
Cal estampillar els documents original de despesa amb un segell de l’entitat o de l’auditor/a de comptes, segons la modalitat de compte justificatiu, on hi consti el percentatge i el programa als quals s’ha imputat la subvenció i el cofinançament del Fons Social Europeu.
No s’han de segellar les factures electròniques, ni les nòmines de personal propi i els documents TC2 de la Seguretat Social que hagin servit com a base per realitzar el càlcul del cost/hora del personal.
Cal presentar a requeriment del Servei d’Ocupació de Catalunya o dels òrgans de control corresponents, la documentació material justificativa i els antecedents que es creguin necessaris per comprovar l’aplicació de la subvenció.
13. Justificació de les despeses salarials de personal en nòmina
La convocatòria de FOAP 2013 preveu a l’annex 6, els criteris d’imputació de les diferents despeses subvencionables.
Pel que respecta a les despeses de personal propi, aquesta normativa estableix que la justificació es realitzarà mitjançant la següent fórmula:
hores realitzades (1) x cost/hora del treballador (2) 13.1 Com acreditar i calcular aquests valors:
(1) Hores realitzades per cada treballador i treballadora. L’acreditació de les hores realitzades es fa mitjançant les temporalitzacions que es presenten juntament amb la justificació econòmica. Aquesta temporalització és un resum mensual de l’assistència diària.
En la temporalització diària dels formadors hi ha de constar una descripció de les tasques realitzades, el total d’hores dedicades al projecte o acció que es justifica, i a quin concepte justificable corresponen. Cal diferenciar específicament les tasques de docència de la resta.
18
El document ha d’estar signat tant pels treballadors i treballadores, com per la persona responsable de l’entitat beneficiària.
No són subvencionables les hores de treballadors i treballadores que estiguin de baixa.
Aquests fulls d’assistència diària es conservaran a l’entitat beneficiària i hauran d’estar a disposició del personal del SOC o dels òrgans de control corresponents per a qualsevol requeriment que aquest pugui realitzar.
(2) Cost/hora corresponent a cada treballador/a. L’acreditació del cost/hora és un càlcul que té en compte el Cost salarial del treballador, la Seguretat Social a càrrec de l’empresa i les hores anuals segons conveni. Tanmateix, cal tenir en compte els conceptes salarials i de Seguretat Social que són subvencionables i els que no ho són, d’acord amb el que es recull a l’Annex 5 de l’Ordre de bases.
Cost/hora= (Cost salarial + SS empresa) / Hores anuals Conveni
El Cost salarial més la Seguretat Social de l’empresa són el Cost laboral (numerador de la fórmula).
El Cost salarial és el salari brut, incloent les pagues extraordinàries, més els complements salarials que es trobin fitxats en el conveni col·lectiu, i que són subvencionables tal com s’indica en l’Annex 5 de l’Ordre de bases.
No són subvencionables els costos dels treballadors/es que estiguin de baixa (tant despeses salarials com de Seguretat Social). Per tant, per obtenir el cost/hora en aquests casos, el Cost laboral (Cost salarial més Seguretat Social de l’empresa) i les hores segons conveni s’hauran de calcular en la proporció que correspongui, sense tenir en compte el període de baixa.
Les despeses de personal propi es calcularan de la següent forma:
Cost/hora multiplicat pel total d’hores justificades en la temporalització horària per tasca i treballador/a.
Tot seguit, es descriu com calcular el cost laboral i les hores de conveni: (I): Càlcul Cost laboral
Cost laboral = Cost salarial + SS empresa.
Per a calcular el Cost laboral, i depenent de l’antiguitat de la persona contractada, es poden donar tres supòsits de càlcul:
a) Personal contractat amb una antiguitat superior a un any. Es considerarà el cost salarial i la Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui dels 12 mesos anteriors a comptar des del darrer mes de realització de la formació per part del treballador o treballadora. b) Personal contractat amb antiguitat inferior a un any. Es considerarà el cost salarial i la
Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui de la totalitat dels mesos des de l’inici del contracte fins a la data de finalització de les actuacions subvencionades.
c) Personal contractat exclusivament per l’execució del projecte. Es considerarà el cost salarial i la Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui dels mesos de duració del contracte.
19
(II): Hores anuals conveni: es tindran en compte les hores anuals establertes en el conveni col·lectiu que correspongui, o les proporcionals al període que correspongui computar.
S’adjunta model de resum de nòmines, indicatiu del càlcul del cost/hora. 13.2. Com introduir les dades a l’aplicatiu JERjes
A l’hora d’introduir les dades relatives a les nòmines, l’aplicatiu demana, entre d’altres dades, l’import imputat, el cost/hora i el número d’hores. En aquestes caselles, caldrà informar el següent:
Número d’hores: s’indicaran les hores reals, justificades mitjançant la temporalització. Cost/hora: s’indicarà el cost/hora calculat segons s’ha indicat a l’apartat 13.1 (2). Import imputat: s’indicarà l’import resultant d’aplicar el cost/hora al número d’hores.
14. Presentació de la relació de despeses a través de l’aplicatiu informàtic JERjes
El JERjes és l’aplicatiu informàtic que el SOC ha posat a disposició de les entitats col·laboradores per a la presentació telemàtica de la relació de despeses elegibles de les accions subvencionades en matèria de polítiques actives d’ocupació.
Cada persona usuària registrada al sistema (en principi s’ha d’estar donat d’alta a l’aplicatiu GIA – Gestió Integral d’Accions-) utilitzarà com accés al JERjes el mateix usuari definit pel GIA i ha d’informar-hi les despeses corresponents que es regulen en cada convocatòria o programa. Un cop s’hagi accedit al JERjes l’entitat ha de relacionar totes les despeses (factures, nòmines, lloguers...), i imputar els imports a les diferents accions atorgades. Posteriorment, ha de realitzar la validació de la justificació emplenada per trametre-la telemàticament al SOC.
Cada despesa introduïda es pot imputar de diferents maneres: fer un repartiment proporcional entre totes les accions formatives (s’exclou el mòdul de formació pràctica en empreses), o bé imputar diferents imports de la despesa a una o més accions.
Les despeses que estiguin clarament relacionades amb una acció formativa s’han d’imputar en aquesta.
Les despeses de les persones formadores, així com de les persones que fan la tutoria de la formació pràctica, tant personal propi com extern, s’han de desglossar per cada acció formativa. També s’ha d’informar les hores dedicades exclusivament a la impartició de la docència i les de preparació i seguiment (que inclou preparació, tutoria i avaluació) i informar el cost/hora.
A l’aplicatiu es pot trobar un manual d’instruccions i un apartat amb respostes dels dubtes més freqüents.
20
15. Instruccions per a l’informe d’ús de fons públics elaborat per una auditor/a de comptes 15.1 Objecte
En aquestes instruccions es detallen els requeriments que ha d’incloure l’informe de l’auditor/a adjunt als comptes justificatius amb informe d’auditor/a.
15.2 Elecció de l’auditor/a
L’entitat pot escollir l’auditor/a que haurà d’efectuar l’informe corresponent, que, segons estableix l’article 74 del Reglament de la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions, aprovat mitjançant Reial decret 887/2006, de 21 de juliol, ha d’estar inscrit com a actiu en el Registre Oficial d’Auditors de Comptes depenent de l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes.
La revisió s’ha de realitzar seguint les normes d’actuació i supervisió establertes, a aquests efectes, en aquestes instruccions tècniques.
- En el cas que l’entitat beneficiària estigui obligada a auditar els comptes anuals per un auditor/a sotmès a la Llei 19/1988, de 12 de juliol, d'auditoria de comptes, la revisió del compte justificatiu l’ha de portar a terme el mateix auditor/a. En cas excepcional, i sempre que es justifiqui, es podrà acceptar un auditor/a diferent. En el supòsit que l’ens beneficiari no estigui obligat a auditar els comptes anuals, la designació de l'auditor/a la farà ell mateix.
- L'actuació dels auditors/es de comptes, en la realització dels treballs de revisió de comptes justificatives de subvencions, s’ha de fer de conformitat amb el que s'estableix a l'Ordre EHA/1434/2007, de 17 de maig, per la qual s'aprova la norma d'actuació dels auditors/es de comptes en la realització dels treballs de revisió de comptes justificatius de subvencions en l'àmbit del sector públic estatal, que preveu l'article 74 del Reglament de la Llei 38/2008, de 17 de novembre, general de subvencions, aprovat per Reial decret 887/2006, de 21 de juliol.
15.3 Normes d’actuació dels auditors/es
Per tal d’elaborar l’informe, l’auditor/a ha de fer les següents comprovacions: a) De caràcter general:
- Anàlisi de la normativa reguladora de la subvenció concedida, sol·licitud d’ajut, resolució d’atorgament i d’altres instruccions que hi pugui haver, relatives a la concessió de la subvenció.
- Sol·licitud del compte justificatiu a l’entitat beneficiària, que ha de contenir tota aquella documentació establerta a les bases reguladores i que s’estableixen en aquestes instruccions.
- En el supòsit que l’entitat beneficiària hagi realitzat una auditoria de comptes de l’exercici 2013, ha de sol·licitar el corresponent informe per tal de comprovar si hi ha alguna incidència que pugui afectar directament la tasca de verificació del compte justificatiu.
21
- Revisió de la documentació justificativa del desenvolupament de l’acció formativa. L’objectiu d’aquesta revisió no és el d’establir la correcta execució de l’activitat formativa sinó la de situar la justificació econòmica dins el marc de l’actuació formativa corresponent, a través de la memòria anual sobre la gestió de la formació impartida.
- Revisió de la justificació de les despeses de l’acció formativa. Aquesta revisió comporta la verificació de la totalitat de les despeses imputades en l’execució de l’activitat formativa i es concretarà en:
Verificació que les despeses responen de forma inequívoca a l’acció subvencionada. Verificació que la totalitat de les factures i despeses imputades, així com els corresponents comprovants de pagament, compleixen el que s’estableix a les bases reguladores, així com que la seva emissió és dins del període elegible i el seu pagament s’ha fet amb anterioritat a la presentació de la justificació econòmica i la comptabilització d’aquests documents.
Verificar el compliment, per part del beneficiari, de les seves obligacions fiscals i amb la Seguretat Social.
Verificar que l’entitat beneficiària disposa dels documents originals acreditatius de les despeses, fent-hi constar el percentatge d’imputació de la subvenció amb el segell d’estampillat corresponent. No s’han de segellar les factures electròniques, ni les nòmines de personal propi i altres documents de despesa que hagin servit com a base per realitzar el càlcul del cost/hora del personal.
Verificar que el percentatge dels costos indirectes que s’imputa l’entitat no supera el percentatge dels costos directes establert a la normativa reguladora.
Verificar la correcta imputació de l’IVA.
Verificar que no s’han realitzat pagaments en efectiu per un valor total superior a 3.000 € per atorgament.
Verificar que l’entitat disposa d’ofertes de diferents proveïdors, en els supòsits previstos a l’article 31.3 de la Llei 38/2003, general de subvencions, i d’una memòria que justifiqui l’elecció.
En el supòsit de subcontractació, verificar que aquesta ha estat autoritzada mitjançant resolució d’atorgament i que s’ha realitzat seguint les directrius establertes a l’Ordre de bases.
15.4 Informe de l’auditor/a
L’informe de justificació econòmica que cal presentar s’ha d’ajustar al model G146NFO-311 i ha de contenir les especificitats adients, segons l’entitat i el desenvolupament que correspongui. Aquest informe ha de fer referència a la codificació identificativa de la relació de despeses presentada telemàticament.
22
- G146NFO-307 Sol·licitud d’acceptació de la justificació econòmica - G146NFO-330 Sol·licitud de retorn de relació de despeses
- G146NFO-331 Temporalització mensual del personal adscrit a l’execució de les actuacions - G146NFO-332 Resum nòmines càlcul del cost/hora
- G146NIA-192. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF dels treballadors
- G146NIA-193. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF de factures
- G146NFO-311 Informe d’auditor/a
Els impresos estan disponibles al Catàleg del Departament d’Empresa i Ocupació dins de l’apartat formularis i documents. Hi ha documents que no es troben dins de l’apartat de la convocatòria ja que són comuns a diverses convocatòries. En aquests casos es pot utilitzar el cercador del Catàleg del Departament indicant el codi del document (G146NFO-000).
