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Área de Articulación y Gestión
Programa Agenda de Conectividad
Estrategia de Gobierno en línea
© República de Colombia - Derechos Reservados
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F FOORRMMAATTOOPPRREELLIIMMIINNAARRAALLDDOOCCUUMMEENNTTOO Título:ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Fecha elaboración
aaaa-mm-dd: 2009 – 09 – 01
Sumario: Documento descriptivo de la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial Palabras Claves: Gobierno en línea Territorial, GELT
Formato: Doc Lenguaje: Español
Dependencia: Área de Articulación y Gestión
Código: Versión: 1.0 Estado:
Categoría:
Autor (es): Lina María Cruz Silva
Revisó: Francisco Camargo
Aprobó: Francisco Camargo
Firmas:
Información Adicional: Ubicación:
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VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1.0 2009/09/01 NA Lina María Cruz Elaboración del documento
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T TAABBLLAADDEECCOONNTTEENNIIDDOO DERECHOS DE AUTOR 5 CRÉDITOS 6 1. AUDIENCIA 7 2. INTRODUCCIÓN 83. ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 9
DERECHOS DE AUTOR
menos que se indique de forma contraria, el copyright (traducido literalmente como derecho de copia y que, por lo general, comprende la parte patrimonial de los derechos de autor) del texto incluido en este documento es del Gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:
• El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido.
• La copia no se hace con el fin de ser distribuida comercialmente.
• Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso.
• Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. Todos los derechos reservados”.
• El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la República de Colombia.
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CRÉDITOS
l documento descriptivo de la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial está basado en la experiencia adelantada por el área de Articulación y Gestión del Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
1. AUDIENCIA
stá dirigido a todos los interesados en conocer la experiencia adelantada por el Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como, a los servidores públicos de las entidades del orden territorial interesados en la implementación de la estrategia.
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2. INTRODUCCIÓN
l propósito de este documento es orientar al lector en los temas relacionados con la Estrategia de Gobierno en línea. En el mismo, se desarrollan cada uno de los temas de manera descriptiva y ordenada para facilitar el conocimiento, logrando consolidar una formación que permite la apropiación activa de la estrategia, teniendo como referente el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la modernización del Estado para la prestación de mejores servicios, que respondan a las necesidades de los ciudadanos y las empresas.
La Estrategia de Gobierno en línea, tiene por objeto contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las TIC, lo cual redunda en un sector productivo más competitivo, una administración pública moderna y una comunidad más informada y con mejores instrumentos para la participación, en este marco se diseñó e implementó la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial.
3. ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y EJES DE ACCIÓN
acia fines de los años noventa se comienza a trabajar sobre el concepto de Gobierno en línea como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a través del uso de las TIC. Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquellas iniciativas que tienen que ver con las relaciones gobierno-ciudadanos, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades democratizadoras y proyectos en los cuales el foco es el incremento de la eficiencia, calidad y efectividad de las funciones gubernamentales.
Debe entenderse que el Gobierno en línea es mucho más que tecnología, pues implica promover y desarrollar un mejor gobierno, lo que significa, a su vez, alcanzar mayores niveles de eficacia y eficiencia en el quehacer gubernamental, mejorando la calidad de los procesos y procedimientos; aumentando la calidad de las políticas públicas, incorporando más y mejor información en los procesos decisorios y de implementación en tiempo real; aumentando los grados y calidad de la coordinación del quehacer gubernamental mediante servicios de Gobierno en línea, que sean seguros, que resguarden la privacidad de los datos y que sean interoperables.
A partir de lo anterior, pueden mencionarse ciertos principios del Gobierno en línea en Colombia, a saber: • Gobierno centrado en el ciudadano
• Visión unificada del Estado • Acceso equitativo y multi-canal
• Gobierno en línea es más que tecnología • Protección de la información del individuo • Credibilidad y confianza en el Gobierno en línea
En consecuencia, la Estrategia concentra sus esfuerzos en tres ejes fundamentales, cada uno de los cuales se describe a continuación:
Incrementar la eficiencia del Estado
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• Mejorar la eficiencia del Estado.
• Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia
del Estado y la participación ciudadana.
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Este objetivo busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia del Estado. Las principales iniciativas en este ámbito son:
El rediseño y simplificación de procesos apoyados en el uso de las TIC.
El desarrollo de programas continuos de sensibilización, capacitación y formación utilizando las TIC.
La disponibilidad de sistemas de información que apoyen funciones internas que faciliten y promuevan el flujo de información al interior de las entidades.
Racionalizar y automatizar trámites de alto impacto para el ciudadano y las empresas.
Integración e interoperabilidad entre instituciones públicas para la prestación de servicios unificados.
Lograr mayor transparencia y participación ciudadana
Este objetivo se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana sustentado en gran parte por la publicidad de información, pues de hecho la información pública es pública. Las principales iniciativas en este ámbito son:
La implementación de medidas para facilitar a la ciudadanía y a las empresas el acceso a información pertinente a las entidades públicas, desde la información misional hasta la contractual y financiera.
El diseño de escenarios virtuales que permitan a los ciudadanos la construcción de la política pública y recibir sus opiniones y sugerencias.
La creación de instancias de participación ciudadana y transparencia de la gestión.
Prestar mejores servicios
Este objetivo considera el establecimiento de nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio. Entre las iniciativas de implementación de este eje se cuentan:
El uso progresivo e interrelacionado de las TIC en las instituciones públicas.
El fomento y promoción del acceso de los ciudadanos a los servicios e informaciones gubernamentales.
La orientación hacia la atención a través de Ventanillas Únicas.
La siguiente figura presenta de manera esquemática los objetivos de la Estrategia de Gobierno en línea en nuestro país.
Incrementar la eficiencia del Estado
• Información de calidad y oportuna
• Racionalizar y optimizar los recursos del Estado
Lograr mayor transparencia y participación ciudadana
Prestar
mejores servicios
• Visibilidad de los asuntos públicos • Conocimiento de la gestión del Estado • Confianza en el Estado
• Nuevos canales para la participación ciudadana y el control social
• Servicios que respondan a necesidades • Mejora en la calidad
• Ahorro en costos y tiempo • Simplificar trámites
• Promover el acceso por múltiples canales • Atención unificada
Figura 1. Objetivos de la Estrategia de Gobierno en línea
FASES DE GOBIERNO EN LINEA
El Decreto 1151 de 2008 y el Manual de Gobierno en línea para la implementación de un Gobierno en línea, establecen los parámetros para cumplir con las fases de información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea. Estas fases no son dependientes entre sí, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distintos objetivos y exigencias en términos de decisión política, necesidades de conocimiento, costos y nivel de uso de las TIC. Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente:
Fase de Información en línea
Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas básicos de búsqueda. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción, sino una relación primariamente unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web.
Sitio Web de la Caja de Compensación Familiar Campesina de Colombia, que proporciona información y orientación sobre los servicios sociales a la población campesina afiliada y usuaria.
www.comcaja.gov.co
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Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos.Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web. Un ejemplo de esta fase es:
Es el sitio Web oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a través del cual es posible realizar consultas en línea relacionadas con la propiedad industrial, la protección del consumidor y la metrología, entre otros.
www.sic.gov.co
Fase de Transacción en línea
Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español. Con la ayuda de firmas digitales legalmente válidas y sitios Web seguros, las personas pueden remitir información personal y adelantar transacciones como la solicitud de expedición y renovación de documentos, certificaciones, licencias, permisos y autorizaciones; inscripción de matrículas, registros, afiliaciones y financiaciones; entrega, compra y venta de productos y servicios; y pago de obligaciones, aportes, tasas, multas y sanciones, todas están disponibles para el acceso y seguimiento en línea.
Adicionalmente, se publica información sobre contrataciones por realizar; además los proveedores de servicios pueden hacer ofertas en línea por enlaces seguros. Los sitios Web cuentan con políticas de seguridad visibles que protegen el acceso a la información privada de los usuarios y con herramientas para la medición del grado de satisfacción del ciudadano. Un ejemplo de esta fase es:
La Dirección Nacional de Derecho de Autor de Colombia, ofrece en su sitio Web el Registro Electrónico de de obras, prestaciones, actos y contratos relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos.
www.derautor.gov.co
Fase de Transformación en línea
Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de manera que se eliminan los límites entre las entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de los ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales
integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias.
También se introduce una mejor regulación y políticas que reduzcan la demanda de interacciones con el Gobierno, de tal modo que se disminuya la carga administrativa para el gobierno, ciudadanos y empresas. Con todo esto, el Gobierno en línea deja de ser una iniciativa aislada para convertirse en parte de una transformación más amplia del servicio a la ciudadanía. Un ejemplo de esta fase es:
La Ventanilla Única de Comercio Exterior cuenta con tres módulos que son Importaciones, Exportaciones y Formulario Único de Comercio Exterior. El usuario podrá efectuar las operaciones de comercio exterior vía Internet, ante las entidades competentes para la realización de sus operaciones de comercio exterior.
Este sistema garantiza la seguridad tecnológica y jurídica de los diferentes trámites al integrar la firma digital. Adicionalmente, permite el pago electrónico en línea, buscando de esta manera agilizar este trámite. A través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior, se integran 18 entidades relacionadas con 98 trámites de comercio exterior, dependiendo del producto.
www.vuce.gov.co
Fase de Democracia en línea
Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como, a participar en la toma de decisiones y en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables, así como una administración pública para niños. Un ejemplo de esta fase es:
La plataforma electrónica para la construcción colectiva del Plan Nacional Decenal de Educación 2006 – 2015, ganadora del premio excelGOB 2007, otorgada por la OEA y el BID, le ha permitido al Ministerio de Educación Nacional articular a las diversas instituciones relacionadas con la educación en el país y la ciudadanía en general, en un proceso continuo de construcción colectiva para trazar la carta de navegación de la educación en el país con una visión a diez años, brindando una oportunidad única de tomar decisiones que tengan impacto en la realidad educativa del país. Éste es un ejemplo claro de las ventajas de Gobierno en línea para involucrar a la ciudadanía en la toma de decisiones.
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Fase de Transformación
Servicios organizados a partir de las necesidades
Fase de Transacción
Obtención de productos y servicios en línea Fase de Democracia
Construcción colectiva de políticas y toma de decisiones
Fase de Información
Publicación de información en línea
Fase de Interacción
Comunicación de dos vías y consulta a bases de datos
2000 2008 2001 2008/ 2009 2003 2009/ 2010 2005 2010/ 2011 2007 2010/ 2012 Decreto 1151 de 2008
Figura 2. Fases de Gobierno en línea en Colombia
COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
Adicional a los principios y las fases ya descritas, la Estrategia de Gobierno en línea en nuestro país tiene dos componentes fundamentales: los Servicios de Gobierno en línea y la Intranet Gubernamental. En cada componente se han definido objetivos, actividades y metas a corto, mediano y largo plazo.
La Intranet Gubernamental es la estructura tecnológica que permite la interconexión e integración de las instituciones públicas, sus sistemas de información y aplicaciones.
Los Servicios de Gobierno en línea corresponden al conjunto de iniciativas que simplifican la interacción de los ciudadanos con el Estado, en su propósito de obtener un bien y/o servicio de la administración pública y de cumplir con sus obligaciones frente al Estado, de manera unificada y respondiendo a sus necesidades.
En el siguiente gráfico se muestra la relación de los dos componentes dentro de la Estrategia de Gobierno en línea.
Plataforma de interoperabilidad Infraestructura tecnológica
Intranet Gubernamental
Servicios sectoriales Servicios transversales
Servicios de Gobierno en línea
Portales de acceso
Cable Móvil Fibra DSL Inalámbrico Satelital PLC
Redes
Centros de Contacto/Atención Telecentros
Teléfono Fax PC Móvil PDA TV Digital
Dispositivos
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Figura 3. Los componentes de la Estrategia de Gobierno en línea
INTRANET GUBERNAMENTAL
Desarrollar una arquitectura integral del Gobierno en línea incluye contar con sistemas de información al interior de los entes gubernamentales, interconectados a través de una red rápida y segura, estándares de intercambio de información entre las instituciones y, en general, todos los diferentes elementos que permiten el intercambio de información de manera eficiente y segura tanto para la provisión de servicios a los ciudadanos como para el desarrollo de las actividades propias de la Administración Pública. Cumplir con esta meta exige el desarrollo de una infraestructura tecnológica a través de la cual se interconecten e integren las entidades, en otras palabras, una Intranet Gubernamental.
Con esta perspectiva, debe existir una adecuada Infraestructura Tecnológica que facilite el flujo de información entre entidades con niveles adecuados de rendimiento y disponibilidad, así como también la interacción con la comunidad a través de múltiples canales. Para esto, el Gobierno de Colombia ha dispuesto para el uso de las instituciones públicas:
La Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano -RAVEC-, una red de datos que interconecta a las instituciones a altas velocidades y con altos niveles de disponibilidad y seguridad, para permitir una transferencia eficiente de información entre organismos gubernamentales y para mejorar los servicios que se entregan a los ciudadanos. Actualmente, 62 instituciones públicas se encuentran conectadas e intercambiando información a través de la RAVEC.
El Centro de Datos, una infraestructura tecnológica basada en la modalidad de computación por demanda, que permite migrar las aplicaciones y alojar los servidores de las entidades públicas, así como proveer mecanismos de contingencia y continuidad del negocio y almacenamiento de información, con niveles adecuados de calidad de servicio, de seguridad informática, similares a los del departamento de defensa de los Estados Unidos. El centro de datos del Estado Colombiano está al servicio de toda la administración pública y con este modelo se logran economías de escala en la contratación de las soluciones computacionales que requiere el Estado. El centro de datos se encuentra disponible desde octubre de 2005 y a la fecha se encuentran alojadas 17 sistemas de información de 6 entidades del Estado.
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El Centro de Contacto Ciudadano, es el punto integrado de contacto donde, a través dediferentes canales como el teléfono, correo electrónico, charlas interactivas y fax, se brinda atención, respuestas inmediatas y seguimientos a las solicitudes de ciudadanos, empresas y servidores públicos.
El núcleo de los desarrollos de Gobierno en línea corresponde al logro y consolidación de una Plataforma de Interoperabilidad, pues es a través de la interacción con los sistemas de información misionales de las diferentes entidades de gobierno que se logra poner a disposición de toda la comunidad los nuevos servicios en línea. El Gobierno en Línea no puede entenderse como el desarrollo de todos los sistemas de información que requiere el gobierno, sino como la interoperabilidad entre éstos. La Plataforma de Interoperabilidad incorpora:
El lenguaje común para que los diferentes sistemas de información puedan entenderse e intercambiar información de manera adecuada, denominado GEL-XML, a través del cual se han definido 308 elementos de datos para el intercambio de información.
Un Núcleo Transaccional, compuesto por el “enrutador”, un software que facilita el intercambio de información entre entidades del Estado a través de esquemas modernos basados en una arquitectura orientada a servicios, y por un conjunto de transacciones típicas entre las cuales se están desarrollando la notificación electrónica, la autenticación del ciudadano, el estampado de tiempo y el pago electrónico, tanto para población bancarizada como no bancarizada.
SERVICIOS DE GOBIERNO EN LÍNEA
La información del Estado es un bien público, por lo tanto, es un derecho de los ciudadanos y es un deber del Estado el proveerla de tal forma que pueda ser accesible de manera ágil y oportuna a todas las personas que deseen consultarla; en este propósito, la utilidad de Internet es considerablemente valiosa y efectiva. Así mismo, la aplicación de TIC optimiza la provisión de trámites y servicios ofrecidos por las entidades públicas, lo cual impulsa un modelo de gestión pública orientado a una mayor satisfacción del ciudadano, como eje central de los procesos administrativos y consumidor de los servicios del Estado. Para esto, nuestro país, gracias al liderazgo del Programa Agenda de Conectividad desarrolla servicios de Gobierno en línea de tres tipos:
Sistemas Transversales
Son sistemas de información que involucran la cooperación y participación activa de diferentes instituciones públicas, desde el diseño mismo de la solución hasta el aprovechamiento de los servicios que generan.
Sistemas Sectoriales
En los sistemas sectoriales se destaca la automatización de trámites, un componente que tiene por objeto simplificar la interacción de los ciudadanos con el Estado en su propósito de obtener un bien y/o servicio de la administración pública, de manera unificada y respondiendo a sus necesidades. Para esto, se concentra en trámites tipo (que sean replicables), trámites verticales (que corresponden a una única institución) y cadenas de trámites (familias de servicios con interrelaciones o prerrequisitos entre los mismos para entregar al ciudadano el producto final que requiere).
En los sistemas sectoriales se encuentran iniciativas que han resultado del liderazgo propio de las instituciones y, adicionalmente, iniciativas que se han desarrollado con el apoyo y coordinación de la Agenda de Conectividad al ser consideradas como de alto impacto para la ciudadanía.
Portales de Acceso
Estos portales tienen como fin proporcionarles a los ciudadanos un acceso fácil y oportuno a la información y servicios provistos por las entidades públicas. Se destacan:
• El Portal de Información y Servicios del Estado Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co, punto integrado de acceso y ubicación de la información y servicios que las entidades publican en sus propios sitios Web. Tiene enlazados los sitios Web estatales y cuenta con la información, pasos y requisitos de los trámites de la Administración Pública.
• El Portal de Contratos en línea, www.contratos.gov.co, sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan las entidades públicas. • Los Portales Territoriales, bajo el estándar www.municipio-departamento.gov.co, donde cada
municipio o departamento presenta información dirigida a su comunidad y, a su vez, cada comunidad puede darse a conocer dentro y fuera de Colombia.
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4. ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAEN EL ORDEN TERRITORIAL
ANTECEDENTES
n la mayoría de los países, los esfuerzos para el desarrollo del Gobierno en línea se han concentrado en fortalecer la administración central, con el desarrollo de acciones orientadas a la prestación de servicios a los ciudadanos. Sin embargo, se ha detectado que los Municipios representan la base de las interacciones Estado-Ciudadano y como se sabe son la máxima expresión de la gobernabilidad en lo local.
En un país como Colombia en donde existen 1.101 municipios y 32 departamentos, de los cuales el 90% son pequeños, con escasos recursos financieros y población inferior a 100.000 habitantes, es indiscutible que la organización interna de la alcaldía o gobernación resulta vital para el fortalecimiento de las dinámicas de interacción con la ciudadanía y las empresas locales y regionales. Por esto el Gobierno en línea también es territorial.
¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL?
La Estrategia de Gobierno en Línea en el Orden Territorial apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en línea en todos los municipios y departamentos.
Gran parte de las entidades del Orden Territorial han recibido la conectividad a través del Programa Compartel en Banda Ancha para Instituciones Públicas; la plantilla del sitio Web siguiendo los lineamientos del sistema de Internet para la Rendición de Cuentas en un trabajo articulado entre la Agenda de Conectividad que lidera el proyecto, Colnodo, la Agencia de Cooperación Alemana - GTZ, Transparencia por Colombia y la Federación Colombiana de Municipios. Igualmente, reciben los correos electrónicos institucionales con el apoyo de Google y los equipos de cómputo necesarios para implementar el sitio Web del municipio.
De otra parte, la Estrategia se centra en brindar el acompañamiento y la capacitación necesarios para que las administraciones locales puedan crear y mantener su propio sitio Web, donde se encuentra información dirigida a su comunidad y, a su vez, cada comunidad puede darse a conocer dentro y fuera de Colombia. Pero sobre todo, la Estrategia busca generar las capacidades locales que permitan sentar las bases institucionales para que los municipios y departamentos Colombianos inicien el camino del Gobierno en línea y avancen en las Fases de de la Estrategia de Gobierno en línea.
Para las entidades del Orden Territorial se definió un estándar para la denominación de los dominios de los municipios así: www.municipio-departamento.gov.co y los departamentos así:
www.departamento.gov.co.
En definitiva, Internet se está convirtiendo en una ventana local, regional, nacional e internacional,
Adicionalmente, les permite contar con un punto de interacción constante con la ciudadanía y el Gobierno regional y Nacional.
De esta manera se fortalece la modernización del Estado desde la base de lo local, al proporcionarle a las entidades territoriales del país las condiciones tecnológicas indispensables para fortalecer la institucionalidad, mantener una comunicación interactiva con la población, ofrecer un mejor servicio y posibilitar el acceso ágil y oportuno a los servicios de gobierno desde lo Local a lo Nacional. Por otra parte, debido al papel estratégico del Concejo local en el desarrollo y el control social, se ha previsto que un canal de información sea utilizado como mecanismo de comunicación de ésta importante corporación local. Así mismo se busca identificar y publicar trámites y servicios en línea de competencia local que faciliten el acceso y uso por parte de los ciudadanos y las empresas locales. Las entidades, además de la información administrativa, comunican permanentemente al mundo las bondades de su tierra, su realidad, su cultura, la belleza de sus paisajes, sus lugares turísticos y las oportunidades empresariales existentes.
Con la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial se beneficia de manera directa los municipios y departamentos y los grandes beneficiarios son los ciudadanos, al contar, en el futuro cercano, con un Estado que responda a sus requerimientos en forma oportuna, ágil y permanente. Igualmente, el país, al establecerse un vínculo permanente entre los gobiernos locales y los ciudadanos. De hecho, la creación del sitio Web y la generación de capacidades locales en los servidores públicos tan solo son un primer paso; de tal suerte que los municipios y los departamentos utilicen las potencialidades de las TIC para facilitar la interacción constante, eficiente, eficaz y transparente del ciudadano y las empresas con el municipio, el departamento y la región.
Actualmente se encuentran disponibles los sitios Web de la totalidad de los municipios del país. Gracias a ello se ha dado el primer avance dentro de la fase de información de la Estrategia de Gobierno en línea,
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previendo información, servicios y trámites de interés para sus comunidades, el Gobierno y al mundo entero a través de Internet.METAS E IMPACTOS ESPERADOS
La Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial busca los siguientes propósitos:
• Generar capacidades locales a través de las cuales se masifique el uso de Gobierno en línea como una estrategia de comunicación, participación y gestión de trámites y servicios.
• Promover procesos de colaboración y participación ciudadana. • Iniciar a los gobiernos locales en la Estrategia de Gobierno en línea.
• Diseñar sitios Web con sentido de pertenencia, de tal forma que sus contenidos muestren la cultura, la idiosincrasia, la economía y el desarrollo de cada uno de los municipios o departamentos del país.
• Acompañar a las entidades territoriales en la construcción de las fases de Gobierno en línea.
• Articular el gobierno local, con el regional y nacional en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.
• Identificar trámites de alto impacto para la administración local, susceptibles de ser automatizados, con el propósito de ofrecer mayores posibilidades de interacción al ciudadano con la alcaldía y la gobernación.
• Contribuir al buen manejo de información de la gestión local.
• Contribuir a la prestación de mejores servicios dirigidos a ciudadanos, empresas y entidades públicas.
• Contribuir a la interacción con otros entes de gobierno (municipal, departamental y nacional). • Contribuir al cambio de los procesos internos de las alcaldías y gobernaciones.
• Automatizar servicios de alto impacto para la comunidad.
• Promover un cambio en la manera de gobernar en las administraciones locales.
• Reconocer en las TIC un instrumento para la participación, la gobernabilidad local, la transparencia y la eficiencia del Estado.
• Conformar una red de entidades que interactúan ampliamente con los ciudadanos, facilitando su acercamiento al Estado y a la administración local.
• Contribuir a mejorar la atención al ciudadano, haciéndola ágil, flexible, eficiente y eficaz.
RESPONSABILIDADES EN LA ESTRATEGIA
Para ejecutar la Estrategia de Gobierno en línea en el Orden Territorial, se debe suscribir un convenio interadministrativo de cooperación entre el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones1 y cada una de las entidades territoriales. El convenio tiene por objeto aunar esfuerzos y establecer las obligaciones de quienes lo suscriben, así como regular los términos y condiciones para la ejecución de los componentes de la Estrategia de Gobierno en Línea en el Orden Territorial.
A través del convenio, el Programa apoyará la implementación de las fases de Gobierno en línea.
1
Entidad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones cuyo objetivo es financiar planes y programas de inversión destinados a la instalación, operación o el mantenimiento de proyectos de telecomunicaciones sociales, en especial el
RESPONSABILIDADES DE LAS ALCALDÍAS Y GOBERNACIONES
a) Destinar los bienes entregados exclusivamente para uso institucional y especialmente para el desarrollo de la Estrategia en el municipio o departamento. La indebida destinación de los bienes que se entregan tendrá, por parte de las autoridades pertinentes, las sanciones penales, disciplinarias y fiscales a que haya lugar, de acuerdo con las normas vigentes.
b) Suministrar al Fondo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la información necesaria para desarrollar la Estrategia en el municipio/departamento.
c) Adelantar las acciones tendientes a garantizar el cumplimiento de los criterios establecidos para cada una de las fases en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea del que trata el Decreto 1151 de 2008.
d) Crear al interior de la entidad un Comité de Gobierno en línea, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea del que trata el Decreto 1151 de 2008.
e) Formular el Plan de Acción de Gobierno en línea de la entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea del que trata el Decreto 1151 de 2008.
f) Publicar y mantener actualizada la información mínima establecida para la Fase de Información en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, utilizando la herramienta para implementar el sitio Web.
g) Utilizar como correo electrónico oficial las cuentas institucionales entregadas por el Fondo.
h) Utilizar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, www.contratos.gov.co, para la publicación y gestión de los procesos contractuales (fases informativa y transaccional), de conformidad con la normatividad vigente y en especial la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008. Para la gestión electrónica de los procesos, la entidad se compromete a iniciar el uso del SECOP a partir del momento en que sea habilitado para entidades territoriales.
i) Hacer uso de los sistemas de información que el Fondo desarrolle y ponga a disposición de la entidad de forma gratuita en el marco de de la Estrategia de Gobierno en línea, para lo cual la entidad se compromete a iniciar su uso a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a entrados en operación.
j) Evaluar técnica y financieramente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma del presente convenio, la posibilidad de utilizar la Intranet Gubernamental, y en especial el Centro de Datos del Estado, hacer uso de la misma en caso de encontrarlo viable y revisar esta evaluación en los años posteriores.
k) En la medida de sus posibilidades, la entidad se unirá a los contratos marco de adquisición de tecnologías que adelante COINFO con los proveedores, obteniendo de esta manera beneficios de economía de escala.
l) Cumplir con los compromisos de capacitación y acompañamiento que se generen en desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea. Así mismo, prestar toda la colaboración a las personas enviadas por el Fondo para la realización de labores de capacitación y acompañamiento, garantizando la asistencia de funcionarios, preferiblemente personal vinculado laboralmente a la entidad, a las sesiones de trabajo que se establezcan.
m) Desarrollar acciones que faciliten a la ciudadanía mantenerse informada sobre los avances del municipio en desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea, en especial aquellos relacionados con el acceso a servicios de Gobierno en línea. Lo anterior, en concordancia con las directrices formuladas por el Fondo.
n) Prestar su colaboración en la ejecución de la Estrategia, destinando los recursos humanos y físicos que se requieran durante la ejecución de la misma.
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o) Reconocer el apoyo técnico y económico prestado por el Fondo en desarrollo del presenteconvenio. El reconocimiento podrá darse en todo tipo de mecanismos de comunicación, sean de manera presencial o a través de material de divulgación en medios impresos, televisivos, radiales y, en especial, deberá especificarse en el sitio Web de la entidad.
p) Informar y obtener autorización por parte del Fondo a través del Programa Agenda de Conectividad sobre cualquier cambio o requerimiento técnico en el dominio, sitio Web o correos electrónicos institucionales que necesite el municipio.
RESPONSABILIDADES DEL FONDO DE COMUNICACIONES-AGENDA DE CONECTIVIDAD
a) Coordinar la ejecución de la Estrategia, así como monitorear y evaluar su desarrollo, de manera articulada con los miembros del Comité de Gobierno En Línea.
b) Revisar y retroalimentar los informes que deberá presentar la entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.
c) Ampliar, de manera gradual y evolutiva, la funcionalidad del aplicativo del sitio Web institucional, realizando modificaciones correspondientes de acuerdo con las directrices que el Programa establezca para la implementación de las fases de la Estrategia.
d) Proporcionar el hosting gratuito hasta el 1 de enero de 2011 que garantice el alojamiento de los contenidos del sitio Web de la entidad y el servicio de las cuentas institucionales de correo electrónico.
e) Poner a disposición de la entidad sistemas de información que se desarrollen para apoyar a los municipios en desarrollo de la Estrategia, desarrollados directamente por el Fondo o de manera articulada con diferentes entidades estatales.
f) Informar a la entidad sobre las características, beneficios y facilidades que ofrece la Intranet Gubernamental, en especial el Centro de Datos del Estado.
g) Transmitir, en la medida de sus posibilidades, las inquietudes y necesidades de la entidad a COINFO.
h) Adelantar actividades de capacitación y acompañamiento a los funcionarios de la entidad durante la ejecución de la Estrategia.
i) Apoyar acciones que faciliten a la ciudadanía mantenerse informada sobre los avances de las Gobernaciones y las Alcaldías en desarrollo de la Estrategia, en especial aquellos relacionados con el acceso a servicios de Gobierno en línea.
ESTRATEGIA DE ACOMPAÑAMIENTO Y CAPACITACIÓN CICLO DE ACTUALIZACIÓN Y SOSTENIBILIDAD
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ACOMPAÑAMIENTO
El proceso de acompañamiento y capacitación y en especial, el ciclo de actualización y sostenibilidad, para el orden territorial se basa en un modelo integral de intervención y trabajo durante un tiempo determinado con los municipios y departamentos beneficiados en cuatro momentos:
- Sensibilización: Conocimiento sobre la Estrategia de Gobierno en línea y el marco conceptual del proceso.
- Coordinación institucional: Identificación de los flujos de información entre los departamentos y los municipios apoyados por las TIC, y definición de acciones conjuntas para el proceso de implementación del Gobierno en línea en el orden territorial.
- Capacitación y profundización: Desarrollo y apropiación de los contenidos definidos para la implementación de la Fase de Información de la Estrategia de Gobierno en línea.
- Sostenibilidad y socialización: Definición de las acciones que garanticen la permanencia de los resultados y generen capacidad instalada.
Cada uno de los municipios y departamentos recibe un acompañamiento durante 2,5 meses, en el cual se desarrollan una serie de actividades relacionadas con los siguientes aspectos:
- Planeación de Gobierno en línea: Definir las acciones requeridas para garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea en el orden territorial.
- Rendición de Cuentas: Contribuir al buen manejo de información y la publicación de la información relacionada con la gestión de la administración local.
- Servicio al Ciudadano: Contribuir con la prestación de más y mejores servicios desde lo local.
- Coordinación Interinstitucional: Articular el gobierno local, con el regional y nacional en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y promover procesos de colaboración y participación ciudadana.
Con el propósito de garantizar un proceso efectivo en los municipios y departamentos beneficiados, el proceso de actualización y sostenibilidad requiere de un seguimiento y monitoreo constante, verificando la ejecución de productos y la apropiación de los contenidos por parte de los participantes en el proceso. Así mismo, se necesita la participación de cuatro actores importantes:
- Alcalde o Gobernador: Como máxima cabeza del municipio o departamento, debe apoyar y liderar el tema de Gobierno En Línea, como un tema transversal a toda la gestión municipal y departamental. - Equipo de gobierno: Como grupo ejecutor de las políticas, programas y proyectos definidos en los
planes de gobierno, son ellos los invitados a apropiarse de los contenidos definidos en el proceso. - Concejo municipal o Asambleas departamentales: Como entidad decisoria de los programas y
proyectos del municipio o departamento, debe conocer el proceso y participar activamente en la toma de decisiones para garantizar la sostenibilidad.
- Comunidad: Como beneficiarios de los servicios de Gobierno En Línea, deben actuar como veedores del proceso y garantizar el uso de los recursos entregados, el desarrollo de mejores servicios apoyados en las TIC que favorezcan la transparencia y la eficiencia del Estado en lo local (se espera la participación de los consejos territoriales de planeación, consejos de juventud, consejos locales de competitividad, gremios, empresarios, etc.).
Basado en la experiencia recogida, el Programa Agenda de Conectividad ve como principios básicos a tener en cuenta los siguientes aspectos para la ejecución del acompañamiento en campo, y en especial el ciclo:
- Presencialidad y acompañamiento permanente. Se requiere el desplazamiento del delegado a cada uno de los municipios asignados; así mismo deben ser presenciales todos los talleres y actividades que se planeen con los funcionarios de la administración, el concejo municipal y la comunidad participante. El acompañamiento por parte del equipo de coordinadores debe realizarse a todos los municipios de manera permanente durante el desarrollo de la actualización.
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- El delegado: Facilitador para la intervención. Los delegados deben ser jóvenes universitarios,profesionales y/o recién egresados, contratados a través de la entidad, como operadora del acompañamiento. Deberán desplazarse a cada uno de los cuatro (4) municipios asignados, vivir de manera permanente durante el acompañamiento en alguno de los municipios y garantizar un trabajo continuo durante 2,5 meses en cada municipio. Si bien el delegado es el posibilitador a través del cual se desarrolla el acompañamiento y la capacitación, no puede ser el único canal de comunicación y ejecución de este proceso.
- La entidad operadora del acompañamiento: Facilitadora para la intervención. La entidad deberá definir diferentes acciones que permitan garantizar el logro de los objetivos propuestos, convirtiéndose en un eje potencial de flujo de información y de desarrollo de procesos exitosos. Estas acciones serán definidas de común acuerdo con el Programa Agenda de Conectividad y la Interventoría del contrato. Deberán implementarse mecanismos de interacción con los municipios basados en las herramientas usadas anteriormente como el aula virtual, la cual deberá seguirse utilizando y garantizarse que por lo menos tres funcionarios por municipios y tres miembros de la comunidad realicen, y aprueben la formación virtual. En el caso de no contar con los recursos tecnológicos para que los miembros de la comunidad puedan tomar el curso, se deberán hacer todas las gestiones para motivarlos a tomar el curso y en última instancia y previa aprobación por parte de la Agenda de Conectividad y de la Interventoría, estas personas deberán ser reemplazadas por personas del concejo y de la alcaldía en igual número. También deberán incorporarse nuevas estrategias que se presentarán con el plan de trabajo, el cual será aprobado por la Interventoría y el Programa Agenda de Conectividad.
- El equipo de coordinación para el acompañamiento. La entidad operadora deberá constituir un equipo de once personas: un coordinador general, un coordinador de planeación de Gobierno En Línea, un coordinador de servicio al ciudadano, un coordinador de gestión interinstitucional, un coordinador técnico, un coordinador de información y un equipo de apoyo para cada uno de los temas definidos; este equipo orientará a los delegados de manera oportuna y eficiente e interlocutará con los responsables en el Programa Agenda de Conectividad. Así mismo, es una exigencia del Programa que cada coordinador establezca una relación directa y estrecha con cada uno de los municipios y departamentos acompañados, en por lo menos cuatro ocasiones durante la ejecución del contrato que se derive del presente proceso. El Coordinador General responderá por todas las actividades y productos que debe ejecutar el equipo coordinador y los delegados en campo.
- Se desarrolla por un periodo fijo. La ejecución del acompañamiento y la capacitación se desarrollará para las entidades territoriales asignadas, de manera presencial por un periodo mínimo de 2,5 meses en cada una, tiempo en el cual se ejecutarán de manera directa las actividades diseñadas para el acompañamiento y la capacitación. Antes y después del tiempo de trabajo presencial en cada entidad territorial, la entidad operadora deberá garantizar contacto permanente por diferentes medios con cada municipio y/o departamento durante los siete meses que dura el contrato; esta labor será supervisada y evaluada periódicamente por la Interventoría, para aprobación del Programa Agenda de Conectividad. Es importante mencionar, que el Programa Agenda de Conectividad ha distribuido las entidades territoriales en dos zonas con el propósito de ejecutar de manera organizada y efectiva el proceso de actualización, garantizando una mayor interacción entre las entidades territoriales beneficiadas y el equipo de ejecución y coordinación del acompañamiento (delegados y coordinadores). Así mismo, el país se ha dividido en dos zonas, con el fin de asegurar la efectiva operación de una entidad que ejecute el acompañamiento y la capacitación en las entidades territoriales.
- Integralidad. El acompañamiento y la capacitación agrupa tres aspectos interrelacionados y que dependen entre sí: a) la sensibilización sobre Gobierno En Línea; b) la capacitación y profundización en los temas y; c) la sostenibilidad y socialización de los resultados. Así mismo se entiende por integralidad, garantizar que el acompañamiento y la capacitación a cada entidad territorial beneficiada se ejecute en igualdad de condiciones y desde distintos frentes de acción, que integre diferentes esfuerzos y voluntades, que optimice recursos, energías y garantice la calidad en la labor a desarrollar.
- Práctica e Instrumental. El acompañamiento y la capacitación está estructurada de manera sencilla para que la entidad operadora, el delegado, el municipio y/o departamento cuenten con herramientas básicas y útiles para realizar las actividades y alcanzar los objetivos que se propone el Gobierno En Línea.
- Organizada en torno a momentos y actividades secuenciales. Debido a la integralidad del acompañamiento y la capacitación, y a la diversidad de acciones que se necesitan del trabajo del delegado y de la entidad operadora con cada una de las entidades territoriales, el proceso se encuentra organizado por momentos y actividades específicas con sus respectivos productos esperados. De acuerdo con el tipo de entidad territorial (Tipo A o Tipo B) se ha definido una arquitectura temática que el delegado debe adelantar. Se espera que el desarrollo óptimo de cada uno de estos momentos y actividades dé como resultado el logro de los objetivos.
- Participativo y contextualizado. El acompañamiento y la capacitación debe reconocer y tener en cuenta en todo momento la experiencia, conocimientos y motivaciones de las autoridades municipales, concejo municipal y demás personas de la comunidad. Partir de esto es fundamental para generar sentido, significado y apropiación de los procesos que se adelanten.
- Articulación y cooperación horizontal. Se deben buscar espacios de formación y de intercambio de experiencias entre las entidades territoriales a través del apoyo de la plataforma virtual; con el propósito de generar redes de intercambio y gestión del conocimiento.
- Seguimiento y evaluación. La entidad operadora del acompañamiento y la capacitación debe diseñar mecanismos eficaces de seguimiento propios al trabajo del equipo de coordinación, con los delegados y con las entidades territoriales asignadas. Además debe contar con el apoyo de una herramienta tecnológica de monitoreo y seguimiento, que permitan conocer la marcha de los procesos para dar orientación o hacer ajustes a las actividades que se adelantan, de tal suerte que se cumpla con las metas y fechas definidas para el acompañamiento y la capacitación.
- Sistematización. La entidad operadora debe ser rigurosa y cuidadosa en la escritura y memoria del proceso que se adelante en todos y cada una de las entidades territoriales beneficiadas. Información que se debe sistematizar conforme a los contenidos de los informes periódicos solicitados.
- Control y seguimiento periódico: Se adelantarán reuniones de coordinación para evaluar los avances en las entidades territoriales beneficiadas, así como de la labor adelantada por delegados y coordinadores. Así mismo, el Programa Agenda de Conectividad y la interventoría solicitarán un reporte semanal sobre el avance, siguiendo el formato de informes establecido, el cual solicita información sobre los siguientes productos claves: comités GELT conformados, planes de acción elaborados, sitios Web actualizados (canales), capacitación con la comunidad, uso de la plataforma virtual, actualización del Portal del Estado Colombiano (PEC) y uso de la fase informativa del SECOP.
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METAS Y PRODUCTOS DE LA ESTRATEGIA DE ACOMPAÑAMIENTO Y CAPACITACIÓNDurante el acompañamiento y la capacitación se han definido una serie de resultados esperados, teniendo en cuenta los cuatro momentos mencionados anteriormente:
1. Sensibilización:
a. Estrategia de Gobierno en línea: Descripción y conocimiento del marco conceptual del proceso. b. Línea de base: Identificación de aspectos relacionados con la infraestructura tecnológica de la
entidad, los conocimientos en ofimática de los funcionarios y participantes del proceso, y el estado de avance de la implementación de Gobierno en línea.
2. Coordinación institucional:
a. Flujos de información: Descripción de los flujos de información entre los departamentos y los municipios en términos de información, trámites y servicios dispuestos para los ciudadanos y las empresas en lo local.
b. Plan de Acciones Conjuntas: Definición de acciones conjuntas para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de manera coordinada entre el departamento y los municipios. 3. Capacitación y profundización:
a. Conformación de un comité GELT: Grupo encargado de apoyar las acciones estratégicas del proceso, asume funciones específicas sobre la implementación y la sostenibilidad de la Estrategia de GEL en la entidad.
b. Sitio Web municipal: Mecanismo de información permanente sobre la gestión municipal, por lo tanto, es necesario garantizar su actualización constante en todos los canales diseñados. c. Correos electrónicos institucionales: Mecanismo de comunicación con los ciudadanos y las
entidades del Estado (del orden nacional y territorial, rama ejecutiva, legislativa y judicial), consiste en una relación institucional, por lo tanto, debe garantizarse su uso permanente.
d. Procesos internos de la entidad: Identificación de los principales procesos que adelanta una administración en beneficio del ciudadano.
e. Portal del Estado Colombiano - PEC: punto de acceso integrado, de fácil ubicación y acceso, a toda la información y servicios que ofrecen las entidades públicas en sus propios Sitios en Internet.
f. Sistema Único de Información de Trámites - SUIT: Los trámites y servicios como mecanismos de interacción Estado/Ciudadano, la política Anti-trámites, publicación de trámites y servicios en el SUIT. Así mismo, en concordancia con la Ley 962 de 2005, se deben poner a disposición gratuita de los ciudadanos, a través del sitio Web, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.
g. Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Fase Informativa (Portal Único de Contratación - PUC): Sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan las entidades.
h. Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Fase Transaccional: Fase del sistema que facilita la gestión de la contratación pública a través de medios electrónicos.
i. Servicio al ciudadano: La gestión pública en la era de la información y la importancia de la atención efectiva a la ciudadanía, la administración Municipal deberá definir un proceso de servicio al ciudadano que cumpla con los estándares definidos por el Departamento de
