La gestión de contenidos:
Lo que necesitan las empresas y lo
que ofrecen los sistemas
Ursula Wirtz,
Gestión de proyectos, tekom
Jornada monográfica ACOMTEC Barcelona, 26 de junio 2007
Contenido
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual El estudio de tekom (2005)„La gestión de la información eficiente
mediante sistemas especiales para la gestión de contenidos“
Guía práctico:
Principios básicos
Selección e implementación El mercado actual de sistemas
Definición
Definición
Porqué CMS Requisitos
Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual La gestión de contenidos: El manejo de la información digital en todos los procesos y etapas del proceso desde la creación (a partir de
diferentes fuentes) hasta la difusión y el uso (en
Motivos para implementar un sistema
Definición Porqué CMS Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual motivos estratégicos (invertir para el futuro) innovación
cumplir con programas de certificación (ISO...) adaptarse a cambios y nuevos desafíos
solucionar problemas
automatizar para lograr más eficiencia mejorar la calidad
Las tareas de la gestión de información
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual archivar acceso fácil y rápido (por diferentes personas en diferentes lugares con diferentes horarios)
sistematizar
versionar
modificar/actualizar
integrar documentos y datos externos
reusar
ensamblar (texto con imágenes, gráficas...)
individualizar
traducir
Requisitos
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualPara conseguir estos objetivos se requiere separar el contenido de la maquetación/del
formato y de metadatos
modularizar el contenido en pequeñas entidades
estructurar la información
estandarizar (información y presentación de la información)
Modularización
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualLa informaciión se puede dividir en documentos capítulos páginas párrafos componentes datos frases
Requisitos
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualLos requisitos son variables y dependen de tamaño de la empresa
internacionalidad
estructura de la empresa marketing
requisitos legales
programas de certificación (ISO 9000) complejidad del producto
Uso de sistemas en función del tamaño
de la empresa
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Número de empleados Memorias de traducción Gestión de proyectos Workflow/ procesos Gestión de modificaciones/ actualizaciones Validación 1-10 33% 22% 33% 33% 22% 11-50 51% 25% 45% 65% 63% 51-250 65% 29% 40% 65% 51% 251-1000 72% 33% 48% 75% 60% Más de 1000 85% 47% 72% 85% 78% Promedio 72% 36% 54% 73% 64%Uso de sistemas en función del tamaño
de la empresa
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Número de empleados Sistemas de gestión de contenidos 1-10 2% 11-50 11% 51-250 15% 251-1000 29% Más de 1000 43%Funcionalidades de redacción
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual reuso, multiuso versiones (idiomas) gestión multimedial bases de datos clasificación de contenidos presentación selectiva de la información
integración de datos, gráficas...
Colaboración (interna y externa)
intercambio de datos
gestión de terminología
Metafuncionalidades
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Funcionalidades técnicas Entorno e interfaces Servicios de soporteClasificación de criterios
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualCriterios relacionados con: el producto
el uso y el manejo de los contenidos metainformación
Ejemplo de una matriz de criterios
para seleccionar un sistema
Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3
Criterios Puntos Puntos Puntos
Experiencia del proveedor
3 proyectos en este ramo
5 10 años en el mercado, sin embargo ninguna experiencia en este ramooespecífica 4 relativamente nuevo en el mercado, pocos proyectos 2 La versión estándard contiene todas las funcionalidades requeridas 75% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede configurar 4 80% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede programar 4 85% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede programar 5 Integración fácil en el entorno IT existente
Hay que programar interfaces con todos los sistemas existentes
2 Hay que programar unas pocas interfaces
3 No hay información disponible
1
Costes Resultado del análisis de comparación de costes
2 Resultado del análisis de comparación de costes
5 Resultado del análisis de comparación de costes
4
Pasos de implementación
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual1. Análisis del estado actual
2. Potencial de optimización
3. Análisis del estado objetivo
4. Definición de requisitos
5. Selección del sistema
6. Preparaciones internas
7. Adaptación del sistema
8. Implementación
Inversiones para la implementación
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualCostes y tiempo de la implementación dependen de
volumen del proyecto
tipo y clase de datos existentes entorno IT y sistemas existentes complejidad de las funcionalidades
Duración de la implementación
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualDuración de la etapa de planeación:
Entre 6 meses y 2 años (dependiendo del tamaño de la empresa)
Duración de la etapa de implementación: Entre 6 meses y 2 años
Costes de la implementación
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualLos costes promedios de los sistemas dependen esencialmente del tamaño de la empresa Número de empleados Inversión mantenimiento (costes anuales) 51-250 10 000 € 10 000 € 251-1000 100 000 € 12 500 € Más de 1000 250 000 € 25 000 €
Costes de la implementación
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualLas tareas más costosas son programaciones posteriores o
suplementarios
adaptaciones del sistema (programación de interfaces, adaptaciones de funcionalidades Es indispensable elaborar previamente un concepto completo y detallado!
Rendimiento
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Amortización inmediata: 2% después de 2 años: 41% después de 3 – 4 años : 35% después de 5 años: 15%Rendimiento
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Análisis coste-beneficio negativo/muy negativo: 3% neutral: 27% positivo : 46% muy positivo: 24%Rendimiento
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualAceptación y satisfacción de los usuarios
muy contento: 22%
contento: 45%
neutral: 26%
descontento: 3%
Rendimiento
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualFactores de un alto rendimiento madurez de procesos
planificación/concepto gestión de proyectos
anticipación de problemas
supervisión del proceso de implementación (aceptación, motivación, entrenamiento de los usuarios)
Riesgos
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual problemas técnicos de la migración de datos estandarización
fallas de programación en las interfaces carencia de recursos humanos
carencia de conocimientos técnicos y estratégicos
Sistemas analizados
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Sirius CMS TCToolboxAuthorIT Rohde & Schwarz
Life*CMS SCHEMA ST4
COSIMA HyBrix
DocMill GRIPS
ASIM Astoria
Empolis e:CLS docuglobe
TIM-RS Docato
Proveedores de sistemas
Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actualPrácticamente todos los proveedores de servicios estarán presentes en la feria de tekom/tcworld
7 a 8 de noviembre Wiesbaden, Alemania
Informaciones: h.allmaras@tekom.de www.tekom.de