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La gestión de contenidos: Lo que necesitan las empresas y lo que ofrecen los sistemas

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La gestión de contenidos:

Lo que necesitan las empresas y lo

que ofrecen los sistemas

Ursula Wirtz,

Gestión de proyectos, tekom

Jornada monográfica ACOMTEC Barcelona, 26 de junio 2007

(2)

Contenido

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual El estudio de tekom (2005)

„La gestión de la información eficiente

mediante sistemas especiales para la gestión de contenidos“

Guía práctico:

ƒ Principios básicos

ƒ Selección e implementación ƒ El mercado actual de sistemas

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Definición

Definición

Porqué CMS Requisitos

Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual La gestión de contenidos: El manejo de la información digital en todos los procesos y etapas del proceso desde la creación (a partir de

diferentes fuentes) hasta la difusión y el uso (en

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Motivos para implementar un sistema

Definición Porqué CMS Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

ƒ motivos estratégicos (invertir para el futuro) ƒ innovación

ƒ cumplir con programas de certificación (ISO...) ƒ adaptarse a cambios y nuevos desafíos

ƒ solucionar problemas

ƒ automatizar para lograr más eficiencia ƒ mejorar la calidad

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Las tareas de la gestión de información

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual ƒ archivar

ƒ acceso fácil y rápido (por diferentes personas en diferentes lugares con diferentes horarios)

ƒ sistematizar

ƒ versionar

ƒ modificar/actualizar

ƒ integrar documentos y datos externos

ƒ reusar

ƒ ensamblar (texto con imágenes, gráficas...)

ƒ individualizar

ƒ traducir

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Requisitos

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Para conseguir estos objetivos se requiere ƒ separar el contenido de la maquetación/del

formato y de metadatos

ƒ modularizar el contenido en pequeñas entidades

ƒ estructurar la información

ƒ estandarizar (información y presentación de la información)

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Modularización

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

La informaciión se puede dividir en ƒ documentos ƒ capítulos ƒ páginas ƒ párrafos ƒ componentes ƒ datos ƒ frases

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Requisitos

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Los requisitos son variables y dependen de ƒ tamaño de la empresa

ƒ internacionalidad

ƒ estructura de la empresa ƒ marketing

ƒ requisitos legales

ƒ programas de certificación (ISO 9000) ƒ complejidad del producto

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Uso de sistemas en función del tamaño

de la empresa

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Número de empleados Memorias de traducción Gestión de proyectos Workflow/ procesos Gestión de modificaciones/ actualizaciones Validación 1-10 33% 22% 33% 33% 22% 11-50 51% 25% 45% 65% 63% 51-250 65% 29% 40% 65% 51% 251-1000 72% 33% 48% 75% 60% Más de 1000 85% 47% 72% 85% 78% Promedio 72% 36% 54% 73% 64%

(10)

Uso de sistemas en función del tamaño

de la empresa

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Número de empleados Sistemas de gestión de contenidos 1-10 2% 11-50 11% 51-250 15% 251-1000 29% Más de 1000 43%

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Funcionalidades de redacción

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual ƒ reuso, multiuso ƒ versiones (idiomas) ƒ gestión multimedial ƒ bases de datos ƒ clasificación de contenidos

ƒ presentación selectiva de la información

ƒ integración de datos, gráficas...

ƒ Colaboración (interna y externa)

ƒ intercambio de datos

ƒ gestión de terminología

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Metafuncionalidades

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual ƒ Funcionalidades técnicas ƒ Entorno e interfaces ƒ Servicios de soporte

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Clasificación de criterios

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Criterios relacionados con: ƒ el producto

ƒ el uso y el manejo de los contenidos ƒ metainformación

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Ejemplo de una matriz de criterios

para seleccionar un sistema

Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3

Criterios Puntos Puntos Puntos

Experiencia del proveedor

3 proyectos en este ramo

5 10 años en el mercado, sin embargo ninguna experiencia en este ramooespecífica 4 relativamente nuevo en el mercado, pocos proyectos 2 La versión estándard contiene todas las funcionalidades requeridas 75% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede configurar 4 80% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede programar 4 85% de las funcionalidades requeridas cubiertas; el resto se puede programar 5 Integración fácil en el entorno IT existente

Hay que programar interfaces con todos los sistemas existentes

2 Hay que programar unas pocas interfaces

3 No hay información disponible

1

Costes Resultado del análisis de comparación de costes

2 Resultado del análisis de comparación de costes

5 Resultado del análisis de comparación de costes

4

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Pasos de implementación

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

1. Análisis del estado actual

2. Potencial de optimización

3. Análisis del estado objetivo

4. Definición de requisitos

5. Selección del sistema

6. Preparaciones internas

7. Adaptación del sistema

8. Implementación

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Inversiones para la implementación

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Costes y tiempo de la implementación dependen de

ƒ volumen del proyecto

ƒ tipo y clase de datos existentes ƒ entorno IT y sistemas existentes ƒ complejidad de las funcionalidades

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Duración de la implementación

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Duración de la etapa de planeación:

Entre 6 meses y 2 años (dependiendo del tamaño de la empresa)

Duración de la etapa de implementación: Entre 6 meses y 2 años

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Costes de la implementación

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Los costes promedios de los sistemas dependen esencialmente del tamaño de la empresa Número de empleados Inversión mantenimiento (costes anuales) 51-250 10 000 € 10 000 € 251-1000 100 000 € 12 500 € Más de 1000 250 000 € 25 000 €

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Costes de la implementación

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Las tareas más costosas son ƒ programaciones posteriores o

suplementarios

ƒ adaptaciones del sistema (programación de interfaces, adaptaciones de funcionalidades Es indispensable elaborar previamente un concepto completo y detallado!

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Rendimiento

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Amortización ƒ inmediata: 2% ƒ después de 2 años: 41% ƒ después de 3 – 4 años : 35% ƒ después de 5 años: 15%

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Rendimiento

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Análisis coste-beneficio negativo/muy negativo: 3% ƒ neutral: 27% ƒ positivo : 46% ƒ muy positivo: 24%

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Rendimiento

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Aceptación y satisfacción de los usuarios

ƒ muy contento: 22%

ƒ contento: 45%

ƒ neutral: 26%

ƒ descontento: 3%

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Rendimiento

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Factores de un alto rendimiento ƒ madurez de procesos

ƒ planificación/concepto ƒ gestión de proyectos

ƒ anticipación de problemas

ƒ supervisión del proceso de implementación (aceptación, motivación, entrenamiento de los usuarios)

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Riesgos

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

ƒ problemas técnicos de la migración de datos ƒ estandarización

ƒ fallas de programación en las interfaces ƒ carencia de recursos humanos

ƒ carencia de conocimientos técnicos y estratégicos

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Sistemas analizados

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual Sirius CMS TCToolbox

AuthorIT Rohde & Schwarz

Life*CMS SCHEMA ST4

COSIMA HyBrix

DocMill GRIPS

ASIM Astoria

Empolis e:CLS docuglobe

TIM-RS Docato

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Proveedores de sistemas

Definición Porqué CMS Requisitos Funcionalidades de los sistemas Criterios de selección Implementación Uso eficiente El mercado actual

Prácticamente todos los proveedores de servicios estarán presentes en la feria de tekom/tcworld

7 a 8 de noviembre Wiesbaden, Alemania

Informaciones: h.allmaras@tekom.de www.tekom.de

Referencias

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