ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
ING. SOFÍA AMALIA RIVERA HERNÁNDEZ, Directora de Administración y Presidenta del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 2o., último párrafo, y 40 de Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 1o. de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; 15, 17 y 21, fracción V, de la Ley de Archivos del Distrito Federal; acápites 7.4.6, fracción I, y 7.4.14, fracción III, de la Circular Uno 2012. Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal; el registro número ME-13DEA-01/13 otorgado por la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Contraloría General del Distrito Federal mediante oficio CG/CGMA/1151/2013, de fecha 21 de junio de 2013; Registro Archivístico número MX-09-GDF-ESAP-COTECIAD-2013, otorgado por la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, mediante oficio OM/DGRMSG/DAI/1755/2013, de fecha 5 de noviembre de 2013; y acuerdo número COTECIAD/01/06/2013, aprobado por Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal en su Primera Sesión Ordinaria celebrada el 13 de mayo de 2013, he tenido a bien emitir el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESCUELA DE
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL ÍNDICE
I. PRESENTACIÓN II. ANTECEDENTES
III. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS
V. OBJETIVO GENENERAL VI. INTEGRACIÓN
VII. ATRIBUCIONES
VIII. FUNCIONES DEL COTECIAD IX. POLITICAS DE OPERACIÓN X. PROCEDIMIENTO
XI. FORMATOS I. PRESENTACIÓN
De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos dentro de los Entes Públicos.
Como órgano colegiado, el COTECIAD tiene la obligación legal de3 propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público (artículo 21, fracción III, de la Ley de Archivos del Distrito Federal). Dicha obligación se concretiza, en parte, en la elaboración de instrumentos normativos internos que delimiten de manera clara las competencias, funciones, obligaciones y maneras de proceder de sus miembros en los asuntos que son sometidos a su consideración.
Por lo anterior, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal, el cual tiene por objeto establecer la organización, atribuciones, políticas y procedimientos para la operación del COTECIAD de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal y de sus integrantes, observando las disposiciones jurídicas, técnicas y administrativas aplicables en la materia, coadyuvando de esta manera a la eficiente administración del patrimonio documental de la Entidad.
II. ANTECEDENTES
Derivado del sismo en la Ciudad de México ocurrido el 19 de Septiembre de 1985, la forma de resguardar la información fue modificada para proteger y preservar la información ante cualquier fenómeno perturbador. En la segunda parte de los 80’s, el Gobierno Federal estableció el SISTEMA DE RED DE ARCHIVOS, mediante el cual estableció las reglas para la oportuna toma de decisiones y la administración eficaz y eficiente en todas las instituciones.
En 1985 el entonces DEPARTAMENTO DEL DISTRITO FEDERAL (DDF) estableció el COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, cuyo objeto era organizar el funcionamiento de los archivos y documentación de la entonces dependencia federal.
En 1996 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la LEY DE RÉGIMEN PATRIMONIAL Y SERVICIO PÚBLICO (LRPSP) en la cual se estableció que los documentos y los archivos son bienes de dominio público.
En 1997, el Distrito Federal dejó de ser un departamento federal y se organizó como Gobierno de elección popular. Con la expedición de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y la publicación del respectivo Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, se estableció que la administración de documentos y procesos archivísticos quedarían a cargo de la Oficialía Mayor a través de Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, unidad administrativa que tendría la atribución para normar y vigilar la salvaguarda, preservación, restauración y uso de los archivos de trámite, de concentración e histórico, formando éste último parte del patrimonio histórico del Distrito Federal.
Por otro lado, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de Mayo de 2003, señalaba dentro de sus objetivos, el de mejorar la organización y manejo de los documentos; asimismo, disponía que los archivos con datos personales en poder de los entes públicos, deberían ser actualizados de manera permanente y utilizados exclusivamente para los fines legales y legítimos para los que fueron creados.
Atento a lo dispuesto por esta ley, el 12 de abril de 2007, se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, la Circular Uno, la cual establecía la normatividad que rige la administración de recursos en la Administración Pública del Distrito Federal.
Entonces el Numeral 7 definía de manera específica las bases normativas para la generación, operación, administración, conservación y baja documental, la correcta organización de la información, estableciendo las disposiciones generales para la integración y organización de los archivos que integran la documentación que representa la gestión de todas las dependencias, órganos y entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
Fue la entrada en vigor de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada el 28 de marzo de 2008, la que abrogó a la ley del 8 de mayo de 2003, dejando el tema de archivos públicos fuera de esta norma y precisando que sería otra ley específica la que en su momento lo regularía.
Consecuentemente el 8 de octubre de 2008 es publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, la Ley de Archivos del Distrito Federal, que tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos de los entes públicos obligados conforme a esta Ley, así como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
Posteriormente, el Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2006-2012, estableció como una de sus acciones la de instrumentar un Sistema Institucional de Archivos conformado por componentes normativos y componentes operativos. Estos componentes, de manera conjunta, podrán realizar de forma ágil, oportuna y confiable la toma de decisiones y conformar la memoria institucional.
En 2007, se reforma el artículo 6to. constitucional, reconociéndose el derecho de acceso a la información pública y estableciéndose a cargo de los entes públicos, el deber de garantizar su ejercicio. Lo anterior significa que la información debe ser accesible y estar disponible para quien la solicite, por lo que, en congruencia, en 2008, la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, emitió la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Archivos del Distrito Federal, la primera tiene como uno de sus objetivos garantizar el efectivo acceso de toda persona a la información pública en posesión de los órganos locales, así como de cualquier entidad, organismo u organización que reciba recursos públicos del Distrito Federal, mientras que la segunda tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de los documentos y archivos de los entes públicos locales, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de sus Sistemas Institucionales de Archivos.
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, el 19 de julio de 2010 la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal constituyó e instaló su COTECIAD, como elemento normativo de su Sistema Institucional de Archivos. Su propósito primordial es la implementación de las normas y acciones archivísticas tendientes a la mejora integral de los archivos de la Entidad.
En ese contexto, la administración de la documentación que esta entidad produce, utiliza y distribuye tiene dos propósitos fundamentales: transparentar la gestión pública y construir una memoria institucional.
III. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de febrero de 1917 y su última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de febrero de 2013.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de junio de 1995 y su última reforma, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 28 de enero de 2011.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1982 y su última reforma, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 9 de abril de 2012.
Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008.
Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 4 de noviembre de 2009.
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 19 de diciembre de 1995 y en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 21 de diciembre de 1995. Su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito federal el 7 de abril de 2011.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 3 de octubre de 2008.
Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público del Distrito Federal, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de diciembre de 1996 y en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 27 de octubre de 2010.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de marzo de 2008, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de agosto de 2011.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 12 de enero de 2012.
Ley Orgánica de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 22 de enero de 2009 y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 26 de enero de 2012.
Estatuto de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 16 de diciembre de 2011 y su última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 19 de julio de 2012. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de noviembre de 2011.
Circular Uno 2012, Normatividad en materia de administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012. Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 26 de octubre de 2009 y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 22 de marzo de 2010.
IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta: Documento formal que constata los hechos y actos realizados en las sesiones del COTECIAD de la EAPDF.
Acuerdo: Resolución formal y obligatoria que expresa las decisiones y acciones que aprueba en consenso el COTECIAD de la EAPDF para la solución o tratamiento de los asuntos.
Asunto: Planteamiento de un tema relacionado con la Administración de Documentos y Archivística que amerite el conocimiento y, en su caso, el acuerdo del COTECIAD de la EAPDF.
Calendario: Documento autorizado que establece las fechas para celebrar las sesiones ordinarias que se llevarán a cabo durante el ejercicio.
Carpeta: Cuaderno de trabajo que contiene los asuntos de la administración de documentos y archivística y demás documentos, necesarios y suficientes para sustanciar la sesión de acuerdo al orden del día preestablecido.
Componentes Operativos del Sistema Institucional de Archivos: De conformidad con el artículo 14 de la Ley de Archivos del Distrito Federal los componentes normativos son la Unidad Coordinadora de Archivos y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) y tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del Sistema. (Art. 13, LADF)
Consejo: Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
COTECIAD DE LA EAPDF: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal.
Convocatoria: Documento formal por el que se convoca a los miembros del COTECIAD de la EAPDF a las sesiones, en lugar, fecha y hora determinada.
DGRMSG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. EAPDF: Escuela de Administración Pública del Distrito Federal.
Fundamento: Las disposiciones específicas contenidas en el ordenamiento legal o administrativo que establecen o encuadran la acción o propósito que se presenta a acuerdo.
Grupos de Trabajo: Grupos constituidos por el COTECIAD de la EAPDF para auxiliarlo en las labores específicas que éste le encomiende.
Unidad Coordinadora: Unidad Coordinadora de Archivos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal. Reglamento del COTECIAD de la EAPDF: Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal.
Representantes: Responsables de aportar criterios técnicos que fundamenten los acuerdos tomados en las sesiones del COTECIAD de la EAPDF.
Sistema Institucional de Archivos: De conformidad con el artículo 12 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, es el encargado de la correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital.
Suplente: Servidor Público designado por el miembro titular para asistir, de manera ocasional y por causa justificada, a la sesión del COTECIAD DE LA EAPDF.
V. OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos de carácter general que orientaran la toma de decisiones en la realización de las actividades encomendadas por la Ley de Archivos del Distrito Federal y demás normatividad aplicable en materia archivística al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal (COTECIAD de la EAPDF), así como las normas de operación que regularan las actividades específicas encomendadas a sus miembros en lo particular, o en su conjunto, con la finalidad de crear el Sistema Institucional de Archivos, y con ello facilitar la localización oportuna de la información y los documentos, así como garantizar su conservación de manera permanente.
VI. INTEGRACIÓN
De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal el COTECIAD deberá contar con la siguiente estructura mínima:
Cargo Responsable
Presidencia Director de Administración o equivalente
Secretaría Técnica Subdirección de Documentación y Biblioteca en su carácter de titular de la Unidad Coordinadora de Archivos
Secretaría Ejecutiva Titular de la Oficina de Información Pública
Vocales JUD de Análisis y Control de Gestión en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección General
JUD de Perfiles en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Secretaría General
Líder Coordinador de Proyectos “C” en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Coordinación General de Certificación, Soporte Legal e Informática
JUD de Diseño Curricular en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección Ejecutiva de Formación.
Titular de la Coordinación de Proyectos de Investigación en su carácter de Responsable de Archivo de Trámite de la Dirección Ejecutiva de Investigación y Documentación.
JUD de Informática en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Coordinación de Informática y Medios.
JUD de Documentación en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica.
Titular de la Subdirección de Certificación en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección de Certificación y Concursos.
JUD de Recursos Humanos en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección de Administración.
JUD de Documentación en su carácter de Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Subdirección de Documentación y Biblioteca y responsable del archivo de concentración.
JUD de Biblioteca en su carácter de Responsable del Archivo Histórico o equivalente. Representantes Titular de la Dirección Jurídica o equivalente
Titular de la Contraloría Interna
Titular de la Coordinación de Informática y Medios Titular de la JUD de Recursos Financieros y Tesorería
VII. ATRIBUCIONES
De conformidad con el artículo 21 de la Ley de Archivos del Distrito Federal las funciones del COTECIAD son:
I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
II. Realizar los programas de valoración documental del ente público;
III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales e internacionales;
V. Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley; VII. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
VIII. FUNCIONES
I. Aprobar el orden del día de las sesiones.
II. Proponer, elaborar y aprobar la normatividad necesaria para el buen funcionamiento de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos de la EAPDF.
III. Aprobar el Manual Específico de Operación Archivística de la EAPDF. IV. Modificar su reglamento.
V. Constituir grupos de trabajo para llevar a cabo la valoración de los documentos de la EAPDF y determinar su destino.
VI. Emitir, a solicitud del área generadora, el dictamen de valoración documental.
VII. Emitir la declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios, en el caso de la documentación que causará baja definitiva.
VIII. Emitir la declaratoria de inexistencia de valores primarios y detección de valores secundarios de la documentación que será transferida al archivo histórico.
IX. Enviar a la DGRMSG, el dictamen de valoración documental y el expediente de baja documental para su registro. X. Aprobar anualmente, la actualización de los instrumentos de control archivístico a que refiere el artículo 35 de la
Ley.
XI. Aprobar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la EAPDF y enviarlo a la DGRMSG de la Oficialía Mayor para su registro.
XII. Evaluar y aprobar, anualmente, el Informe Anual de Cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la EAPDF.
XIII. Vigilar las fases de diseño, proceso, administración y conservación de los documentos digitales y aprobar las propuestas que sobre dichas fases, someta a su consideración la Unidad Coordinadora.
XIV. Hacer las consultas necesarias para la mejor operación del Sistema Institucional de Archivos de la EAPDF al Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
XV. Proveer las medidas necesarias para la atención a las recomendaciones que en materia de gestión documental le emita el Consejo.
PRESIDENTE
I. Representar al COTECIAD de la EAPDF;
II. Convocar a sesión al COTECIAD, por sí o a solicitud de alguno de los miembros; III. Presidir las sesiones del COTECIAD de la EAPDF y participar en su debates;
IV. Autorizar y someter a aprobación del COTECIAD de la EAPDF, el orden del día de las sesiones; V. Declarar la existencia de quórum legal para sesionar, el inicio y conclusión de la sesión;
VI. Ejercer voto de calidad, en caso de empate, en la votación de los asuntos sometidos a consideración del COTECIAD de la EAPDF;
VII. Dar a conocer los acuerdos y acciones del COTECIAD de la EAPDF y procurar su cabal y estricto cumplimiento; VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD de la EAPDF y supervisar su
seguimiento;
IX. Procurar los medios y recursos necesarios para mantener la operación regular, constante y permanentemente del COTECIAD de la EAPDF; y
X. Las demás que le encomiende el COTECIAD de la EAPDF y disposiciones legales aplicables; SECRETARIO EJECUTIVO
I. Apoyar al Presidente en la dirección y coordinación de las acciones del COTECIAD de la EAPDF; II. Presidir las sesiones en ausencia del mismo;
III. Representar al COTECIAD de la EAPDF en ausencia del Presidente; IV. Fungir como moderador en las sesiones;
V. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias a solicitud del Presidente, en ausencia de éste o a solicitud de alguno de los miembros;
VI. Supervisar la integración del orden del día, de la carpeta de trabajo y del acta respectivas; VII. Registrar los acuerdos del COTECIAD de la EAPDF e informar sobre su cumplimiento; VIII. Realizar el conteo de la votación;
IX. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión;
X. Las demás que le encomiende el COTECIAD de la EAPDF, su presidente, u otras disposiciones legales aplicables. SECRETARIO TÉCNICO
I. Apoyar al Presidente en las acciones del COTECIAD de la EAPDF; II. Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo del COTECIAD de la EAPDF;
III. Elaborar convocatoria para sesionar para firma del Presidente o Secretario Ejecutivo en su caso; IV. Integrar el orden del día y la carpeta de trabajo correspondiente;
V. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión;
VI. Elaborar el acta de las sesiones y someterla a aprobación de los integrantes del COTECIAD de la EAPDF;
VII. Dar seguimiento a los acuerdos emitidos por el COTECIAD de la EAPDF e informar sobre el mismo al Secretario Ejecutivo para que éste lo informe al COTECIAD de la EAPDF;
VIII. Las demás que le encomiende el COTECIAD de la EAPDF, su presidente, secretario ejecutivo u otras disposiciones legales aplicables.
VOCALES
I. Proponer y enviar a la Secretaría Técnica, los asuntos que deban someterse a consideración del COTECIAD de la EAPDF;
II. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión;
III. Proponer mejoras y estrategias de trabajo para la implementación y perfeccionamiento de los procesos archivísticos; IV. Participar en las comisiones y en los grupos de trabajo que constituya el COTECIAD de la EAPDF ;
V. Acordar e instrumentar los mecanismos de coordinación para el adecuado funcionamiento del COTECIAD de la EAPDF;
VI. Las que, dentro del ámbito de su competencia, les sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD de la EAPDF o en ausencia de éste, por el Secretario Ejecutivo.
REPRESENTANTES
I. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión;
II. Brindar asesoría al COTECIAD de la EAPDF y a los grupos de trabajo que se integren en su seno, en el ámbito de su respectiva competencia;
III. Aportar la información y documentación que dé fundamento, justificación y veracidad a los asuntos que se presenten a la consideración o resolución del COTECIAD de la EAPDF;
IV. Las que, dentro del ámbito de su competencia, les sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD de la EAPDF o en ausencia de éste, por el Secretario Ejecutivo.
IX. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1.1. El calendario de sesiones ordinarias a que hace alusión el artículo 15 del Reglamento de Operación del COTECIAD de la EAPDF, así como el Informe Anual de Cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del año siguiente, deberán ser aprobados por los miembros del COTECIAD de la EAPDF en la cuarta sesión ordinaria del ejercicio.
1.2. En la primera sesión del ejercicio correspondiente se presentará para aprobación el Plan Anual de Trabajo del COTECIAD.
1.3. Las sesiones del COTECIAD de la EAPDF se desarrollarán conforme al Orden del Día, que al inicio de la sesión se apruebe por los miembros del mismo.
1.4. Por cada sesión, la Secretaría Técnica, levantará un acta en la que se harán constar los hechos y actos realizados, misma que será sometida a la consideración y firma de los miembros del COTECIAD de la EAPDF en la sesión siguiente.
1.5. Las sesiones del COTECIAD se llevarán a cabo en las instalaciones de la EAPDF; no obstante, cuando existan causas que por su naturaleza impidan la celebración de la sesión en sus instalaciones, ésta podrá celebrarse fuera de la misma, dejando constancia de tal circunstancia en el acta correspondiente, o bien, indicándolo de esa forma en la respectiva convocatoria.
1.6. Si alguno de los miembros del COTECIAD de la EAPDF considera conveniente tratar algún asunto en la sesión siguiente, deberá enviar, a la Secretaría Técnica, su propuesta para ser incluida en los puntos del Orden del Día próximo, con diez (10) días hábiles de anticipación a la celebración de la reunión, acompañada de la documentación que justifique su petición.
1.7. Los asuntos previstos en el Orden del Día, serán expuestos por la Presidencia, el Secretario Ejecutivo a instancia o suplencia del Presidente o por el Titular de la Unidad Administrativa que presentó el asunto.
1.8. Los miembros del COTECIAD de la EAPDF en su calidad de titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretaría Técnica y Vocales) tendrán derecho a voz y voto. En el caso de suplencia, el suplente ejercerá este derecho.
1.9. Los representantes únicamente tendrán derecho a voz, pero serán copartícipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el COTECIAD.
1.10. De conformidad con lo establecido en el artículo 21 del Reglamento del COTECIAD de la EAPDF, las sesiones ordinarias podrán ser diferidas por causas de fuerza mayor, fortuitas, o justificadas; las sesiones extraordinarias sólo podrán ser diferidas por causas de fuerza mayor o fortuitas.
1.11. Cuando el diferimiento sea por causa de fuerza mayor o fortuita, este podrá notificarse a los miembros del COTECIAD de la EAPDF hasta con dos horas de anticipación a la fecha y hora programada o si la naturaleza del evento así lo exige, a la hora de inicio señalada para la sesión. En estos supuestos la notificación podrá realizarse mediante correo electrónico u otro medio que se consideré idóneo.
1.12. Cuando el diferimiento sea por causas justificadas, deberá notificarse por escrito a los miembros del COTECIAD de la EAPDF, con un día hábil de anticipación a la fecha programada en la convocatoria.
1.13. En caso de diferimiento, la nueva fecha para la celebración de la sesión no podrá exceder, en el caso de las sesiones ordinarias, de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que desaparezca la causa del diferimiento y, en el caso de las extraordinarias, de los tres días hábiles siguientes.
CONVOCATORIA Y CARPETA DE TRABAJO
2.1 La convocatoria a sesión se realizará por escrito dirigido a cada uno de los integrantes del COTECIAD de la EAPDF, representantes e invitados, debiendo contener:
a) El lugar en que tendrá verificativo. b) El día y hora de su celebración.
d) El proyecto de orden del día formulado por la Secretaría Técnica, para ser aprobado y desahogado.
A dicha convocatoria se acompañará la carpeta de trabajo que contenga los documentos y anexos necesarios para la discusión de los asuntos contenidos en el orden del día.
2.2 Las copias de la carpeta de trabajo para los miembros del COTECIAD de la EAPDF, serán reproducidas únicamente en carpetas electrónicas y en casos excepcionales, plenamente justificado, se podrá imprimir. En este último caso, se usarán preferentemente hojas de reuso, cancelándose el lado inutilizado con la leyenda “REUSO”.
La carpeta de trabajo que corresponda al representante de la contraloría, podrá ser enviada en forma impresa e invariablemente en una carpeta electrónica.
La carpeta de trabajo original deberá ser impresa y quedará en resguardo de la Secretaría Técnica.
2.3 Para la celebración de las sesiones ordinarias, la convocatoria deberá enviarse por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha fijada para la sesión.
En el caso de las sesiones extraordinarias, la convocatoria deberá expedirse por lo menos con tres días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración.
MECANISMO DE SUPLENCIA
3.1 De conformidad con el artículo 7 del Reglamento del COTECIAD de la EAPDF, en ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las sesiones. En el caso de ausencia de ambos, se dará por cancelada la sesión.
3.2 Los miembros titulares del COTECIAD de la EAPDF podrán, en caso de ausencia, designar un suplente, eligiendo preferentemente al servidor público jerárquicamente inmediato inferior, según las respectivas estructuras dictaminadas.
3.3 La designación deberá constar por oficio dirigido por el miembro titular del COTECIAD de la EAPDF al servidor público designado, con copia a la presidencia del COTECIAD de la EAPDF.
3.4 Los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los titulares correspondan.
QUÓRUM
4.1 Para que el COTECIAD-EAPDF pueda sesionar, es necesario que estén presentes la mitad más uno de sus integrantes, incluido su Presidente.
DESARROLLO DE LA SESIÓN
4.2 El día y hora fijados para la sesión, se reunirán los integrantes del COTECIAD de la EAPDF; pasada la lista de asistencia, el Presidente declarará la existencia de quórum para sesionar, la apertura de la sesión y la validez de los acuerdos que en ella se adopten.
4.3 Acto seguido el Presidente y/o Secretario Ejecutivo en su caso, dará lectura al orden del día propuesto y lo someterá a la consideración de los miembros presentes del COTECIAD de la EAPDF.
4.4 Aprobado el orden del día, se procederá a su desahogó en los términos y orden acordados por los miembros del COTECIAD de la EAPDF.
4.5 Por cada asunto tratado en la sesión se emitirá el acuerdo correspondiente para constancia legal del mismo.
4.6 Agotado el orden del día, y no habiendo otro asunto que tratar, tratándose de sesión ordinaria, el Presidente o Secretario Ejecutivo en su caso, declarará cerrada la sesión.
VOTACIÓN
5.1 De conformidad con el artículo 24 del Reglamento del COTECIAD de la EAPDF, los asuntos sometidos a votación serán aprobados por mayoría simple de los miembros con derecho a voto presentes en la sesión.
ACTAS DE LAS SESIONES
6.1 La Secretaría Técnica levantará un acta de cada sesión, la cual contendrá, cuando menos, las formalidades siguientes: I. Fecha de celebración
II. Una relación nominal de los miembros presentes III. Verificación del quórum legal
IV. La declaratoria de apertura de la sesión por parte del Presidente del COTECIAD de la EAPDF. V. La aprobación del orden del día
VI. La aprobación del acta de la sesión anterior.
VII. Una relación sucinta y clara de los asuntos abordados, señalando los razonamientos u observaciones particulares expresados por los miembros, en su caso invitados, expresando el resultado de la votación. VIII. La redacción del acuerdo por cada punto abordado.
IX. La declaratoria de clausura de la sesión.
GRUPOS DE TRABAJO
En congruencia con el artículo 8, fracción V, del Reglamento del COTECIAD de la EAPDF, cuando se acuerde la constitución de grupos de trabajo, deberá establecerse el asunto o asuntos a cuya resolución se abocarán aquéllos y el tiempo para realizarlos, los objetivos concretos que deban alcanzar, él o los responsables de su coordinación y los miembros de los mismos.
Los miembros de los grupos de trabajo que se constituyan podrán ser o no miembros del COTECIAD de la EAPDF.
Los grupos de trabajo deberán informar al COTECIAD de la EAPDF los resultados de los trabajos encomendados, en los términos y forma que este determine.
X. PROCEDIMIENTO: DEL DESARROLLO DE LA SESIÓN
OBJETIVO GENERAL
Establecer las actividades a cargo de los miembros del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal (COTECIAD de la EAPDF), durante el desarrollo de las sesiones a las que se convoque la instalación del Comité, con la finalidad de agilizar el desarrollo de las mismas y facilitar la toma de acuerdos, para garantizar el trabajo constante del COTECIAD de la EAPDF.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. En los casos de ausencia del Presidente del COTECIAD de la EAPDF, la suplencia de éste por el Secretario Ejecutivo a que hace referencia el segundo párrafo del artículo 7 del Reglamento del COTECIAD de la EAPDF, no requerirá de oficio.
2. La carpeta de trabajo se integrará con los asuntos que hayan cumplido con el término establecido en el numeral 1.6 del apartado IX de este manual. La excepción al cumplimiento de este requisito podrá ser autorizada por el Presidente y/o Secretario Ejecutivo en ausencia del primero, tomando en consideración la importancia y urgencia del asunto.
3. En el caso de que se excluyan asuntos del orden del día, en el acuerdo que apruebe los términos del orden del día deberán señalarse los asuntos que fueron excluidos.
4. Debido a la complejidad diversa de los asuntos sometidos a la consideración del COTECIAD de la EAPDF, el tiempo para su deliberación y votación no estará sujeto a término. En consecuencia tampoco lo estará la duración de la sesión. 5. En el supuesto en que por la complejidad de los asuntos sea necesario continuar el día siguiente hábil, y siempre que la naturaleza del asunto lo permita, se emitirá un acuerdo en el que se haga constar está situación, señalándose en el mismo la hora en que deba reanudarse la sesión.
6. En el supuesto anterior, se elaborará un acta por cada día.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
INTEGRANTES DEL
COTECIAD No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 1 Inicia gestión para convocar a sesión 1 día Secretario Técnico 2
Elabora oficio de convocatoria para firma del presidente y/o secretario ejecutivo y carpeta de trabajo con los asuntos a tratar en la sesión.
3 días Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 3
Firma la convocatoria y ordena a la Secretaría Técnica su notificación a los integrantes del COTECIAD de la EAPDF.
1 día Secretario Técnico 4 Notifica convocatoria y carpeta de trabajo a los
miembros del COTECIAD de la EAPDF. 1 día Integrantes del COTECIAD
de la EAPDF
5 Reciben convocatoria y carpeta de trabajo para
estudio de los asuntos a tratar en la sesión. 5 y 3 días 6 Acuden al lugar y hora establecidos en la
convocatoria, para sesionar. variable Presidente y/o Secretario
Ejecutivo. 7
Pasa lista de asistencia y verifica si existe quórum
para sesionar. variable
¿Hay quórum?
NO
Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 8
Suspende la sesión por falta de quórum y solicita a la Secretaría Técnica la elaboración del acta de suspensión, para firma de los miembros del COTECIAD de la EAPDF presentes y de la 2da convocatoria.
variable
Secretario Técnico 9
Elabora acta de suspensión, por falta de quórum y recaba la firma de los miembros del COTECIAD de la EAPDF presentes.
variable Secretario Técnico 10 Elabora segunda convocatoria y regresa a la
actividad número 02. 1 día
SI
Presidente y/o Secretario
Ejecutivo. 11
Declara la existencia de quórum y el inicio de la
sesión. variable
Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 12
Procede a dar lectura al orden del día de la sesión y lo somete a votación de los miembros del COTECIAD de la EAPDF para su aprobación..
variable Integrantes del COTECIAD 13 Deliberan y votan la aprobación del orden del día
propuesto y emiten acuerdo. variable Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 14
Lee y explica los asuntos a tratar, conforme al
orden del día aprobado. variable Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 15
Somete a consideración de los miembros del COTECIAD de la EAPDF cada uno de los asuntos del orden del día para su deliberación y aprobación.
variable Integrantes del COTECIAD
de la EAPDF 16
Analizan y deliberan cada uno de los asuntos
sometidos a su consideración. variable Presidente y/o Secretario
Ejecutivo 17
Solicita la votación del asunto a los miembros del
COTECIAD de la EAPDF. variable Integrantes del COTECIAD
de la EAPDF 18
Votan el asunto sometido a su consideración y
emiten el acuerdo respectivo variable Presidente o Secretario
Ejecutivo, en su caso. 19
Declara agotado el orden del día, vistos todos los
asuntos, y clausura la sesión. variable Secretario Técnico 20 Recaba la firma de los miembros del COTECIAD
de la EAPDF en los acuerdos emitidos en la sesión. 5 minutos Fin del procedimiento.
7 FORMATOS
FORMATO DE ACTA
logo Escuela de Administración Pública del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
----Siendo las 00:00 horas del día 00 de --- de 2013, en las instalaciones de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal, y estando presentes los CC. ---, Director de Administración y Presidente del Comité Técnico de Administración de Documentos (COTECIAD), ---, Director Jurídico, Titular de la Oficina de Información Pública y Secretario Ejecutivo del COTECIAD, ---, ---, Titular de la Unidad Coordinadora de Archivos y Secretaria Técnica del COTECIAD, y los CC. ---, Responsable de archivo de trámite de la Dirección General, -, Responsable de archivo de trámite de la Coordinación General de Certificación, Soporte Legal e Informática, ---, Responsable de archivo de trámite de la Dirección de Certificación y Concursos, ---, Responsable de Archivo de trámite de la Dirección Jurídica, ---, Responsable de Archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Formación, Daniel Díaz Juárez, Responsable de Archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Investigación y Documentación, ---, Responsable de archivo de trámite de la Coordinación de Informática y Medios, ---, Responsable de archivo de trámite de la Subdirección de Documentación y Biblioteca, ---, Responsable de archivo de trámite de la Dirección de Administración, en su calidad de vocales; así como los CC. ---, Representante de la Coordinación de Informática y Medios, ----, Representante de la Unidad de Recursos Financieros y Tesorería y ---, representante de la Contraloría General, para la celebración de la Primera Sesión Extraordinaria de 2013 del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal. En uso de la palabra el C. ---, Director de Administración, en su carácter de Presidente del COTECIAD en el organismo descentralizado, pasa la lista de asistencia a los presentes, por lo que se procede a declarar lo siguiente:--- ----DECLARACIÓN DE QUÓRUM:Pasada la lista de asistencia, el Presidente indica que existe quórum para sesionar por lo que declara instalado el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal y abierta la --- Sesión Ordinaria correspondiente al ejercicio 2013. ---1. Lectura y aprobación del Orden del Día. ---A continuación el Presidente da lectura a la propuesta de:---
--- ORDEN DEL DÍA--- 1. Lectura y aprobación del orden del día.--- 2. Se presenta para --- 3. Se presenta para --- Sometido el orden del día a la consideración de los miembros del COTECIAD, el Presidente pregunta a los miembros si tienen algún comentario y al no emitirse ninguno, se adopta unánimemente el siguiente acuerdo:--- ----ACUERDO NO. COTECIAD/SX/00/00/2013: Con fundamento en el artículo 21, fracción VI de la Ley de Archivos del Distrito Federal; acápites ---este Comité aprueba el orden del día propuesto.--- ----Como punto número 2 del orden del día, se presenta para aprobación ---acto seguido el Presidente pregunta a los miembros si tienen algún comentario,. A lo que el representante (Comentarios):--- No habiendo más comentarios, se somete a votación el asunto, aprobándose de forma unánime por lo que se emite el siguiente:--- ----ACUERDO NO. COTECIAD/SX/00/00/2013: Con fundamento en el artículo 21, fracción VI de la Ley de Archivos del Distrito Federal; acápites ---este Comité aprueba el --- Aprobados que fueron los asuntos sometidos al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal y en virtud de que no existen más asuntos a tratar, el Presidente declara concluida la sesión a las 00:00 horas del día de su fecha de inicio, firmando al calce los que en ella intervinieron.--- _____________________________ Firma y nombre ___________________________ Firma y nombre _________________________________ Firma y nombre ____________________________ Firma y nombre ____________________________ Firma y nombre ____________________________ Firma y nombre
(Firma)
Ciudad de México, D.F., a 16 de diciembre de 2013 LA DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN Y PRESIDENTA DEL COTECIAD DE LA EAPDF
