Guía para la aplicación
de la Norma UNE-EN ISO 14001
CEPYME
A R A G O N
Confederación de la Pequeña y Mediana Empresa AragonesaGuía para la aplicación
de la Norma UNE-EN ISO 14001
en la pyme
Diseño y maquetación: BLOCK, C.I. Impresión: ARPIrelieve, S.A. Depósito legal: Zaragoza. Febrero 2002
En los últimos años las empresas se han visto envueltas en una continua adaptación a fin de cumplir todos los requisitos legales que les han ido solicitando. En este sentido la normativa ambiental es quien más ha exi-gido al tejido industrial, pues nos enfrentamos a una legislación amplia, dispersa y compleja.
Tanto el conocimiento de la legislación aplicable, como los gastos eco-nómicos que conlleva la adecuación de los procesos industriales a la nor-mativa vigente, han sido algunos de los mayores problemas con los que se han enfrentado las empresas en los últimos años. Este problema se ve incrementado en las pymes, donde no se dispone en muchos casos de los recursos económicos y de los profesionales especializados suficientes. Ante esta situación, el medio ambiente sigue siendo un reto fundamental que las pequeñas y medianas empresas deben afrontar si quieren conser-var o mejorar su competitividad.
En este momento las empresas se empiezan a plantear la implantación de Sistemas de Gestión Medioambiental como una herramienta válida en su escalada hacia la competitividad. La incorporación de la gestión medioambiental dentro de la gestión global de la empresa ayuda a implantar el uso racional de los recursos naturales, armonizar los proce-sos productivos, preservar el medio ambiente, facilitar el cumplimiento de la actual y futura legislación medioambiental y elevar los rendimientos. Desde las organizaciones empresariales conocemos la necesidad informa-tiva que demandan las empresas en este y otros temas. Es por este moti-vo que una de nuestras acciones primordiales es y será la formación, infor-mación y sensibilización a fin de facilitar el correcto desarrollo de las acti-vidades de todos nuestros asociados.
Por ello, dentro de las actuaciones que CEPYME ARAGON realiza habi-tualmente en esta dirección, presentamos la “Guía para la aplicación de la
Norma UNE-EN ISO:14001 en la PYME” con el objetivo de ayudar a la pequeña empresa en su acercamiento a estos sistemas de gestión. En ella nos familiarizaremos con el contenido de la norma ISO 14001, encontra-remos respuestas a las preguntas que se nos plantearán en el transcurso de la implantación del sistema y ejemplos prácticos de situaciones reales.
Esta guía complementa otras publicaciones que CEPYME ARAGÓN ha editado anteriormente sobre temas medioambientales: “Requisitos Empresariales de la Ley de Envases y Residuos de Envases”, “Las energías renovables aplicadas a las pymes”, “Guía de Ahorro y Eficiencia Energética en las pymes”, “Manual para elaborar estudios de minimización de Residuos Peligrosos”, “Normativa Básica Medioambiental, volúmenes I, II, III y IV”.
Por último, queremos agradecer a AENOR la preparación de la guía y el esfuerzo en acercar el texto de la norma a la realidad práctica de la pyme.
7 Introducción ……..………..……… 9 ¿Por dónde empezar?: nos ponemos en marcha ….…...……… 11 ¿Qué nos propone la norma? …….……...……… 25 La norma paso a paso: Sistemas de gestión
medioambiental UNE-EN ISO 14001 ...…………...……… 33 Algunos puntos problemáticos ………..…...….……… 61 Ejercicios propuestos .……….……… 71
ANEXOS
UNE-EN ISO 14001:1996. Definiciones …………...……… 81
Normas de consulta …....………...……… 85
9 Cada día es mayor el interés y la preocupación que el medio ambiente y su adecuada conservación suscita en nuestro entorno próximo y en la sociedad. Es importante reflexionar sobre el hecho de que toda actividad empresa-rial entraña la posibilidad de generar impactos medioambientales. Esta creciente demanda social ha provocado el inicio de un cambio en las prácticas industriales mundiales, siendo cada día más las organizaciones que se esfuerzan por mantener un comportamiento respetuoso con el medio ambiente.
No menos importante es el reflejo que estas preocupaciones han tenido en el desarrollo y actualización de disposiciones reglamentarias que regu-lan dichas materias.
El desarrollo de Sistemas de Gestión Medioambiental fundamentados en las directrices de una norma de referencia puede ser una herramienta útil que ayude a las empresas en este esfuerzo.
Las normas de la serie 14000 nacieron con el propósito de proporcionar un núcleo común internacional aplicable y accesible a cualquier industria o sector económico.
Dos son las ventajas principales que pueden obtener de su aplicación: • Disponer de una estructura que permite evaluar e integrar los
intereses económicos y medioambientales
• Proporcionar la posibilidad de mostrar la conformidad de nues-tro comportamiento ante terceros.
Pero además, no hay que olvidar que el hecho de disponer de una correc-ta gestión ambiencorrec-tal favorece el desarrollo de unas buenas prácticas en la gestión empresarial a efectos globales.
Hay que ser conscientes sin embargo, de que se trata de un instrumento, de un medio que refuerza y facilita la búsqueda de las mejores prácticas Ventajas
que se obtienen de aplicar la norma.
empresariales mediante una estructura estable y consolidada, y no de un fin en sí misma.
Esta guía tiene por objeto acercar al lector los principios y prácticas rela-tivas a la gestión medioambiental contemplados a través de la norma internacional UNE-EN ISO 14001 como herramienta normalizada para el desarrollo de sistemas que ayuden a las organizaciones a :
• Mejorar su comportamiento medioambiental.
• Satisfacer las exigencias y/o expectativas de las partes interesa-das.
• Recoger los beneficios que una efectiva gestión medioambiental proporciona.
En ocasiones, las dificultades inherentes a la implantación de un sistema de gestión medioambiental pueden verse incrementadas en el caso de la pequeña y mediana empresa por la limitación de recursos disponibles y la dificultad de interpretación y aplicación de la norma de forma adaptada a las mismas.
Por ello, esta guía tratará de proporcionar un enfoque sencillo de sus con-tenidos y requisitos, con el fin de colaborar en el desarrollo de sistemas de gestión medioambiental funcionales y eficientes que reviertan final-mente en un aumento de la eficacia del proceso.
Por último indicar que esta guía no pretende sustituir la norma UNE-EN-ISO 14001ni recoger la totalidad de los requisitos que deben plantearse para dar cumplimiento a lo establecido en dicha norma de referencia. Los criterios o comentarios que en ella se recogen están planteados con la intención de servir de orientación a un amplio número de organizacio-nes que desarrollan actividades diferentes, pero que tienen en común su estructura de pequeña y mediana empresa. Dichos comentarios deben por tanto interpretarse en el contexto de la propia guía, y pueden reque-rir en ocasiones de aclaraciones complementarias.
La guía tiene por objeto
¿Por dónde
se empieza?
En este capítulo plantearemos una serie de preguntas a las que trataremos de dar respuesta y que nos ayudarán a reflexionar sobre los motivos que conducen a implantar un sistema de gestión medioambiental, los benefi-cios que de él esperamos obtener y la forma en que la norma UNE-EN ISO 14001puede ayudarnos a conseguirlo.
Para ello nos detendremos en cada una de las etapas:
• Decisión:¿Por qué?
• Propósito:¿Para qué?
• Desarrollo:¿Cómo?
Decisión:
¿Por qué?
¿Tenemos claros los motivos que nos han
lle-vado a adoptar la decisión de implantar un sistema de gestión medioam-biental?
Aunque parezca una cuestión menor, conocer con claridad las razones que nos han empujado a emprender el esfuerzo de elaborar y poner en práctica un sistema de gestión es muy importante para garantizar un resultado final satisfactorio.
Será satisfactorio un resultado que nos permita cumplir con los requisitos de la norma de referencia, y a su vez cumpla con nuestras propias expectativas. Hay que tener en cuenta que en función de cuáles hayan sido nuestros objetivos de partida, también serán diferentes los resultados que desea-mos obtener.
nos ponemos en marcha
11
Es habitual que la decisión no nazca como consecuencia de una única causa, sino de un conjunto de motivos, producto de las circunstancias y la situación propia de la empresa.
Algunas de las razones más frecuentes se incluyen a continuación: • Un sistema de gestión medioambiental proporciona las
directri-ces para establecer un prodirectri-ceso estructurado.
• Ayuda a conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental.
• Mejora la identificación de los requisitos legales actuales y futuros. • Facilita una adaptación planificada a las nuevas exigencias
pre-vistas.
• Favorece la detección de oportunidades de mejora.
• Proporciona datos objetivos que permiten establecer priorida-des de actuación.
• Potencia el acceso a información actualizada relativa al desarro-llo de nuevas tecnologías aplicables al sector.
• Permite del acceso a nuevas oportunidades de negocio.
• Proporciona la posibilidad de competir en condiciones de igual-dad con otras empresas de mayor tamaño.
• Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas.
• Mejora nuestra imagen pública y recoge la demanda social exis-tente.
• Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno más próximo. • Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioam-bientales en sus productos o en los procesos que los generan. • Permite colaborar con empresas que han implantado un sistema
de gestión medioambiental.
• Mejora nuestra competitividad en relación con el resto de empresas del sector.
Algunas razones más frecuentes para poner en práctica un sistema de gestión
• Permite el acceso a concursos públicos, para los cuales se esta-blece como requisito.
• Permite el ahorro en costes mediante la optimización de recur-sos y materias primas.
• Mejora la comunicación interna mediante la participación en el desarrollo de objetivos fundamentados en criterios compartidos que redundan en un beneficio general que trasciende a la pro-pia empresa.
Como vemos a través de esta breve relación, es posible agrupar los moti-vos en tres grandes grupos:
• Los que responden modelos éticosde comportamiento. • Los que contemplan oportunidades económicas o exigencias
de mercado.
• Los fundamentados en las ventajas que un modelo estructu-rado de gestión proporciona.
En cada uno de estos grupos podemos identificar algunas de las principa-les líneas de actuación de una organización, haciendo más sencilla de esta forma la tan necesaria integración de los intereses medioambientales con los propios objetivos estratégicos de empresa.
No hay que olvidar en ningún caso que la implantación de un sistema de gestión medioambiental constituye un esfuerzo y una inversión inicial de tiempo y dinero que puede y debe finalmente justificarse por unos resultados que permitan compensar la inversión realizada.
Propósito:
¿Para qué?
Una vez hemos dado respuesta a la pregunta anterior y hemos concreta-do por tanto los motivos de nuestra decisión, el siguiente paso es plante-arnos de forma clara las propias expectativas y los beneficios que espera-mos obtener.
Conocer la naturaleza de los objetivos perseguidos nos ayudará a comprobar la evolución de las acciones adoptadas y su eficacia, mejorando nuestra capacidad de revisar, cuestionar y modificar si fuera necesario las decisiones iniciales.
Plantear objetivos:
“lo que queremos conseguir”
!
Definir su alcance y los medios y acciones necesarias para alcanzarlos.
Revisar:
“ver cómo va”
!
Comprobar los resultados reales obtenidos en un momento determinado.
Cuestionar:
“¿es lo que esperábamos?”
!
Analizar su correspondencia con los resultados previstos para ese
momento.
ISO
"
#
?
Tres pueden ser las preguntas iniciales a las que debemos responder para perfilar los rasgos y características de excelencia de las que queremos dotar a nuestro sistema:
1.-
¿Qué grado de compromiso queremos adquirir con el medio ambiente?2.-
¿Cuál es el que las partes interesadas esperan que se adquiera?3.-
¿Qué objetivos pretendo alcanzar?1.- ¿Qué grado de compromiso queremos adquirir con el medio ambiente?
El compromiso de la alta dirección y su liderazgo de la mejora de la ges-tión medioambiental determinan en gran parte el éxito de la aventura ini-ciada y son la mejor garantía para su posterior desarrollo, crecimiento y consolidación.
Conviene tener en cuenta que a mayor profundidad y transparencia con que se analice la situación existente, mayor será la fiabilidad de los resulta-dos que de ella se obtengan y por tanto, el grado de eficacia real de las medi-das que posteriormente se adopten para su mejora.
2.- ¿Cuál es el compromiso que las partes interesadas espe-ran que se adquiera?
Para responder a esta pregunta conviene revisar algunas de las razones que nos han podido impulsar a implantar un sistema de gestión medioam-biental:
• Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas.
• Mejora nuestra imagen pública y recoge la demanda social exis-tente.
• Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno más próximo. • Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioam-bientales en sus productos o en los procesos que los generan.
Conocer en cada uno de los casos las expectativas concretas puede ser difícil; sin embargo a través de la Norma ISO 14001 podemos encontrar un punto de partida aceptado y común para dar una respuesta adecuada a todos ellos. Tres son los compromisos fundamentales que recoge la norma:
• Mejora continua del comportamiento medioambiental. • Prevención de la contaminación.
• Cumplimiento de la legislación y la reglamentación medioam-biental aplicable.
La norma incluye además una invitación a completar dichos compromi-sos con otros propios de cada organización.
Estos compromisos quedarán plasmados a través de un documento –la Política Medioambiental – que constituye la estructura en torno a la cual se desarrollará el sistema y que estará a disposición del público, facilitan-do de esta forma la comunicación con todas las partes interesadas.
3.- ¿Qué objetivos pretendemos alcanzar?
Entre las ventajas y beneficios que la implantación de un sistema de ges-tión medioambiental proporciona nos encontramos algunos de los expuestos con anterioridad y que pueden constituir en sí mismos objeti-vos a conseguir:
• Establecer un proceso estructurado.
• Conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental. • Mejorar la identificación de los requisitos legales actuales y futuros. • Lograr el acceso a nuevas oportunidades de negocio.
• Optar a competir en condiciones de igualdad con otras empre-sas de mayor tamaño.
• Poder colaborar con empresas que han implantado un sistema de gestión medioambiental.
• Mejorar nuestra competitividad en relación con el resto de empresas del sector.
Compromisos fundamenta les de la norma
• Tener acceso a concursos públicos, para los cuales se establece como requisito la implantación de un sistema de gestión medioambiental.
• Lograr un ahorro de costes mediante la optimización de recur-sos y materias primas.
• Apoyar la protección medioambiental y la prevención de la con-taminación en equilibrio con las necesidades y exigencias socioe-conómicas.
Conocer nuestras prioridades concretas dentro de estos posibles beneficios puede ayudarnos a centrar nuestros esfuerzos en aquellos puntos concretos que más lo requieran.
Desarrollo:
¿Cómo?
Lo primero es siempre conocer el punto de partida: ¿qué hacemos y cómo lo hacemos?
Antes de centrarnos en los contenidos de la norma y en su propuesta de gestión, es conveniente detenerse y reflexionar sobre el conocimiento y los datos de los que disponemos acerca de nuestra propia actividad. En realidad, todas las empresas disponen de pautas de actuación, sistemas o instrucciones que constituyen en sí mismos herramientas de gestión dirigi-das al cumplimiento y la mejora del comportamiento medioambiental.
En muchas ocasiones sin embargo, estos hábitos o normas de funcionamien-to no se encuentran definidos documentalmente ni se han establecido de forma clara los vínculos de unión entre ellos.
La ventaja de trabajar de acuerdo a un sistema de gestión normalizado es que nos permite realizar una aproximación metódica a cada uno de los aspectos relacionados con las actividades desarrolladas, utilizando crite-rios homogéneos que facilitarán el análisis inicial de la situación y de su evolución posterior en el tiempo.
!
Para saber qué hacemos y cómo lo estamos haciendo conviene realizar una revisión inicial.
El objetivo es recopilar la información existente, identificar las carencias y establecer unas pautas preliminares que nos permitan recabar datos sufi-cientes para realizar un análisis preliminar de:
• Nuestros métodos operativos, • nuestras instalaciones,
• nuestros sistemas de control y • los resultados con ellos obtenidos. Para ello podemos empezar por definir:
• Los procesos fundamentales que se desarrollan en la empresa. • La tecnología y maquinaria utilizada.
• El estado de las instalaciones y su ubicación. • Las materias primas utilizadas.
• Las fuentes de energía.
• Los efluentes y residuos generados. • El grado de cumplimiento legal.
• La gestión actual y la asignación de funciones y responsabilida-des existente.
Todos estos datos nos proporcionarán una primera aproximación para la identificación de aspectos medioambientales vinculados a nuestra actividad y pondrán de manifiesto los puntos que por su importancia, estado actual o consecuencias previsibles requieren de una especial atención.
¿Dónde o cómo podemos
obtener estos datos?
• A través de la fichas de seguridad de los productos que nos pro-porciona nuestro proveedor de materias primas.
• Consultando bibliografía especializada.
• Por medio de la documentación técnica de la empresa (proyec-tos, memorias técnicas, informes...) y del asesoramiento de los técnicos especialistas en su elaboración.
• A través de la/s empresas que realizan el mantenimiento de las instalaciones.
• Etc.
Una forma sencilla y gráfica de recoger toda esta información puede ser plasmarla en un diagrama de flujo en el que indiquemos los principales pro-cesos existentes y vinculados a los mismos establezcamos las distintas entradas y salidas que les afectan.
Otra forma posible de trabajar es establecer un listado de aspectos medioam-bientales “previsibles” y analizar en qué puntos o áreas de nuestra actividad o servicio los podemos encontrar.
EJEMPLO:
Identificamos un proceso productivo (o una parte de él) y analizamos las “entradas” y “salidas” vinculadas al mismo.
Identificación del proceso indicando:
de qué se parte
!
qué medios utiliza!
qué se obtieneDE QUÉ SE PARTE:
Materia prima principal o producto semielaborado
Materias primas secundarias
Complementos o aditivos necesarios...
➔
!
A partir de aquí podremos analizar cada uno de ellos con mayor profun-didad.
QUÉ MEDIOS/RECURSOS UTILIZA:
Materiales (instalaciones, maquinaria...)
Humanos (personal requerido y funciones realizadas)
Aportes de energía requeridos (electricidad...)
Recursos naturales utilizados (agua...)
Indirectos (operaciones de mantenimiento...)
QUÉ SE OBTIENE O SE GENERA:
Producto final conforme
Subproductos
Residuos de producto
Otros residuos
Efluentes líquidos (vertidos...)
Emisiones
Ruido...
Una vez realizada esta aproximación, otro punto fundamental es identifi-car los requisitos legales que son aplicables a la organización.
Parte de la documentación y fuentes de información antes indicadas nos servirán para este propósito, si bien, será también abundante el número de disposiciones legales que tendremos que manejar.
Tener un conocimiento amplio y detallado de los requisitos que nos son aplicables, nos permitirá comprobar posteriormente su grado de cumpli-miento actual, poniendo así de manifiesto los posibles puntos de actua-ción prioritaria y facilitando la toma de decisiones al respecto.
Algunas fuentes habituales para recabar esta información son: 1.- Bibliografía especializada
• Cuestionarios tipo. • Listas de verificación. • Guías sectoriales.
2.- La información y los documentos facilitados por nues-tros proveedores
• Revisión de la documentación técnica elaborada para la obten-ción de permisos y autorizaciones.
• Documentos de mantenimiento e instrucciones de funciona-miento de maquinaria o las instalaciones.
• Fichas de productos utilizados. 3.- Fuentes propias
• Reconocimiento visual de las instalaciones. • Revisión de los registros y documentos existentes.
• Análisis del archivo histórico de datos y consultas al personal.
Dado el amplio número de disposiciones legales existentes en materia medioambiental y su frecuencia de aparición, para mantener actualizada la identificación de los requisitos que nos son aplicables se debe sistematizar el proceso, para asegurar su eficacia y matenimiento adecuado.
!
Actualmente, son varias las empresas o entidades, como CEPYME ARAGÓN, que ofrecen servicios para facilitar el acceso a esta información mediante la suscripción a sistemas de actualización legislativa.
Para esta fase del proceso, existen además otras fuentes de información a considerar como son:
• Los organismos oficiales con competencias en la concesión de permisos y autorizaciones.
• Los organismos de control autorizados. • Las asociaciones industriales y empresariales. • Las organizaciones sociales.
• Las bibliotecas o bases de datos. • El asesoramiento profesional.
En cualquier caso, la opción de realizar este análisis a través de un proce-so de autoevaluación o mediante los servicios de una organización exter-na, es una decisión que la empresa adoptará en función de sus recursos y preferencias.
EJEMPLO
Algunas preguntas que podrían incluirse en un cuestionario relativo al comportamiento medioambiental en materia de residuos:
1.- ¿Se generan residuos clasificados por la legislación vigente como peligrosos?
2.- ¿Se han identificado los tipos de residuos peligrosos genera-dos?
3.- ¿Se dispone de contenedores adecuados para su segregación? 4.- ¿La disposición de dichos contenedores facilita su
accesibili-dad y uso?
5.- ¿Están identificados los contenedores por tipo de residuo? 6.- ¿Dicha identificación es visible y conocida?
7.- ¿Se conocen mediante datos fiables las cantidades generadas? 8.- ¿Se producen más de 10 000 Kg/año de residuos peligrosos? 9.- Si las cantidades producidas son inferiores a 10 000 Kg/año: ¿ha solicitado o está inscrito en el Registro de Pequeños pro-ductores de residuos peligrosos de su comunidad autónoma? 10.- En caso de superar los 10 000 Kg/año: ¿dispone de
autori-zación como productor de residuos peligrosos?
11.- Su solicitud de autorización o registro, ¿recoge los diferen-tes tipos de residuos peligrosos generados en su empresa? 12.- ¿Conoce los puntos en los que se generan dichos residuos? 13.- ¿Dispone de un área o almacen para su almacenamiento
tem-poral?
14.- ¿Están dichos residuos adecuadamente identificados confor-me a las especificaciones legales?
15.- ¿Dispone el almacén o área designada de medidas de pre-vención de la contaminación ante fugas o derrames?
16.- ¿Realiza un control del tiempo de almacenamiento de dichos residuos?
...
Realizado este punto, es el momento de programar el diseño e implanta-ción de un sistema de gestión acorde a las necesidades y características de la organización, que contemple:
• La distribución de recursos. • La asignación de responsabilidades.
• El desarrollo de procedimientos, instrucciones y métodos. • Un sistema de evaluación continua del comportamiento
Dicho sistema deberá contemplar además aspectos como la adquisición de materias primas, sus condiciones de almacenamiento, la formación del personal, las vías de comunicación y las acciones informativas y de cola-boración dirigidas a proveedores y subcontratistas en materia medioam-biental.
La Norma UNE-EN ISO 14001 especifica los requisitos de un sistema de estas características y ha sido redactada para ser aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones.
Los requisitos en ella recogidos son aquellos que además presentan la característica de poder ser auditados objetivamente, lo que permite tras su implantación adoptar decisiones conducentes a la certificación, registro y/o autodeclaración.
En los siguientes capítulos trataremos de analizar de forma resumida sus propuestas y contenidos para proceder a continuación a comentar algu-nos de los problemas más habituales detectados en su implantación.
25 Según se indica en el texto recogido en la introducción de la misma:
“Las Normas internacionales sobre gestión medioambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión medioambiental efectivo, que puede ser in-tegrado con otros requisitos de gestión, para ayudar a las orga-nizaciones a conseguir objetivos medioambientales y económicos”.
Para aprovechar las ventajas que esta herra-mienta nos proporciona debemos en pri-mer lugar familiarizarnos con el texto y la estructura de la norma de referencia dife-renciando los distintos aspectos a los que alude, analizando los contenidos específi-cos a los que se refiere y tratando de esta-blecer la interconexión y los vínculos entre ellos.
La estructura de la norma se compone de introducción, cuatro secciones que con-forman su estructura principal y tres ane-xos que ayudan a su interpretación y apli-cación en correspondencia con otras nor-mas internacionales de gestión de la cali-dad y el medioambiente.
Dentro de las cuatro secciones principales:
• Las tres primeras establecen su objeto y campo de aplicación. Informan sobre la existencia de otras normas de consulta, e incluyen definiciones de los términos posteriormente utilizados. • En la cuarta sección se establecen los Requisitos del Sistema de
Gestión Medioambiental, cuyo contenido analizaremos de forma detallada en el capítulo “La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001”.
Las definiciones incluidas en el Anexo A se corresponden con las indica-das en la norma de referencia.
Como complemento, el Anexo B contiene una relación de normas actual-mente publicadas que permiten ampliar los temas y comentarios aquí referidos. Centrándonos ya en el análisis general de la norma UNE-EN ISO 14001, es conveniente iniciar la lectura del texto desde una perspectiva cíclica y no entendiéndolo como una mera relación de requisitos establecidos de ma-nera secuencial, cerrados e independientes entre sí.
Bajo esta perspectiva, cada uno de los puntos está implicado en el desarrollo general del sistema, y por tanto en su eficacia global, pero además mantie-ne vínculos directos o indirectos con cada uno de los restantes requisitos con-templados por la Norma.
En resumen, el ciclo de actuación que la norma propone podríamos contemplarlo a través de la siguiente secuencia:
Planificar:
• Analizando la situación existente.
• Detectar los puntos prioritarios de actuación • Programar:
qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién/es y con qué medios.
Hacer:
• Trasladar a la práctica la planificación realizada.
Verificar:
• Comprobar que lo efectuado coincide con lo previsto. • Analizar las mejoras alcanzadas.
• Contrastar la eficacia de las acciones emprendidas, comparando los resultados previstos con los realmente obtenidos.
"
!
✔
Actuar:
• Detectar las dificultades encontradas: análisis de causas. • Identificar y registrar las oportunidades de mejora.
• Identificar y registrar las deficiencias detectadas y el tratamiento propuesto.
Cerrar el ciclo: planificar de nuevo
• Analizar la nueva situación de partida.• Actualizar los puntos prioritarios de actuación. • Elaborar un nuevo programa.
Antes de profundizar un poco más en cada una de las fases descritas y su ubi-cación en la estructura de la norma, conviene tal vez detenernos para con-templar cómo el sistema de gestión propuesto se adapta y resulta compati-ble con otros sistemas de gestión posicompati-bles o existentes en la empresa. Si nos centramos por ejemplo en la Norma ISO 9001:2000, encontramos que los requisitos en ella contenidos de modo resumido podrían ser:
• Identificarlos procesos. • Establecersus interacciones.
• Definirlos criterios y métodos para su control. • Proporcionarlos recursos necesarios.
• Medir y analizarlos procesos.
• Iniciar las accionesencaminadas a conseguir una mejora conti-nua de dichos procesos.
Todos estos requisitos se pueden situar fácilmente junto a los anteriormente indicados, si bien se amplía el punto de vista medioambiental antes consi-derado a nuevos conceptos tales como la calidad.
"
ISO
S ECUENCIA F ASES N ORMA ISO 14001 PLANIFICAR: P OLÍTICA C APÍTULO 4.2 Principios de acción Compr omisos adquiridos, valores y principios fundamentales de la o rganización. P LANIFICACIÓN C APÍTULO 4.3 Análisis de la situación existente En un primer momento se puede realizar mediante el desar ro llo de una evaluación inicial. Una vez implantado el sistema entre las fuentes de información encontramos: 1.- Infor me de auditoría. 2.- Infor me de Revisión por la D irección. 3.-Identificación y Evaluación de aspectos medioambientales actualizada. 4.- Identificación de los requisitos legales. Detección de puntos prioritarios de actuación: Identificar lo que quer emos lograr , considerando también lo que otros esperan de nosotros Establecimiento de objetivos a par tir de los datos anteriormente citados y otras consideraciones tales como las opor tunidades de negocio, la situación financiera, las opciones tecnológicas o la opinión de las par tes inter esadas. En su definición, se debe tener en cuenta mediante qué indicador es se podrá realizar su segui -miento, quién o quienes lo realizarán y con qué periodicidad se revisará. Obtener ayuda en puntos específicos.
S ECUENCIA F ASES N ORMA ISO 14001 HACER: Pr ograma Poner en práctica lo planificado I MPLANT ACIÓN Y F UNCIONAMIENTO C APÍTULO 4.4 Los objetivos definidos se trasladarán a un pr ograma de gestión en el que se contemplen las acciones necesarias para su consecución, los responsables de efectuarlas, se asignarán recursos a las mismas y se fijará el p lazo para su cumplimiento. A través de un sistema documentado en el que se describan los elementos básicos del sistema y su inter re lación entr e los que se incluirán entre otr os: - Asignación de responsabilidades. - Requisitos de cualificación, detección de necesidades for mativas y acciones de sensibili -zación. - Gestión de las comunicaciones. - Pr ocedimientos con criterios operacionales relativos a aspectos medioambientales signifi -cativos y otr os, como medio de prevenir desviaciones de la política, los objetivos y las metas medioambientales. - Pr ocedimientos para identificar accidentes potenciales y situaciones de emer gencia, que mejor en la respuesta en caso de producirse, p reviniendo y reduciendo los impactos de ellos derivados. - Contr ol de la documentación del sistema y la que se genere como consecuencia de la apli -cación de los procedimientos.
VERIFICAR: Cor respondencia entr e lo p lanificado y lo conseguido o realizado Para ello: Habrá que establecer qué se va a medir , cómo y quién, con qué medios y con qué fr ecuencia y dónde quedarán registrados los resultados obtenidos Mejoras obtenidas y eficacia alcanzada C OMPROBACIÓN Y A CCIÓN C ORRECTIV A ACTUAR: Deter minar dificultades, vacíos o car encias en el sistema C APÍTULO 4.5 - Características clave de las operaciones con reper cusión medioambiental. - Grado de control en el desar ro llo de las operaciones relevantes. - Evolución de los objetivos y avance de las metas. - Eficacia de las medidas y métodos de actuación pr eventivos establecidos. - Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales. - Análisis de los resultados obtenidos. Referencia a indicadores que faciliten el estudio comparativo de los resultados en diferentes periodos o actividades y manifiesten el grado de mejora alcanzado. - Adecuación y coherencia entr e las prácticas utilizadas y las previstas por el sistema. Detección de no conformidades, definición de las mismas y análisis de causas: - ¿Deficiencias en el método utilizado? - ¿Deficiencias en su aplicación? - ¿Ineficacia del método? - ¿Car encias for mativas? - ¿Otras? S ECUENCIA F ASES N ORMA ISO 14001
I NICIO D E CICLO Evaluar el grado de confor midad del sistema Análisis g lobal de la situación ¿Quier e o necesita demostrar la confor midad del sistema ante tercer os? Soluciones a los pr oblemas detectados Acciones cor rectoras y pr eventivas. Pr oceder a implementar las acciones propuestas y hacer un seguimiento de su pr ogr eso y eficacia. Realización de una auditoría del sistema amparada por pautas que favor ezcan la objetividad y fiabilidad de los resultados y garanticen la independencia y cualificación de los miembr os integrantes del equipo auditor . Revisión de la idoneidad, eficacia y evolución del sistema por la D ir ección a la vista de los resultados obtenidos, su percepción, su tratamiento y actualización. Debe atender las necesidades de cambios detectadas, la adaptación a nuevas cir cunstancias y el compr omiso de mejora continua. Si esta es la situación, el siguiente paso sería contactar con una entidad acr editada y realizar una auditoría de tercera par te. S ECUENCIA F ASES N ORMA ISO 14001
En el próximo capítulo: “La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001” se comenta de forma más amplia cada uno de los requisitos indicados.
Al final de la guía se incluyen algunos ejemplos y ejercicios cuyo propósi-to es proporcionar una visión práctica de cómo un hecho inicialmente vinculado a un punto concreto de la norma, tiene o puede tener implica-ciones y consecuencias que repercuten en el resto.
33 Para facilitar el seguimiento de este capítulo utilizaremos la numeración de los apartados de la norma.
Sistemas de gestión medioambiental
UNE-EN ISO 14001
1. Objeto
y campo de aplicación
En texto de la propia Norma:
“Esta Norma Internacional especifica los requisitos para que un sistema de gestión medioambiental, capacite a una organización para formular una política y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información acerca de los aspecto medioambientales significativos”.
NOTA: Las transcripciones del texto de la norma UNE-EN ISO 14001 apa-recerán recogidas en cursiva.
2. Normas
para consulta
En la norma no se indica referencia a otras normas de consulta.
3. Definiciones
Se incluyen en el Anexo A de esta guía, junto con otros términos com-plementarios que ayudan a su interpretación y seguimiento.
4. Requisitos del sistema
de gestión
medioambiental
4.1 Requisitos Generales
4.2 Política Medioambiental
En los capítulos anteriores hemosinsis-tido ya en la importancia del compromiso de la dirección con el sistema de gestión medioambiental.
Este grado de implicación se manifiesta desde el documento base del sistema: La política medioambiental definida por la alta dirección.
Cada organización puede aquí decidir y definir el grado de compromiso que
de-sea alcanzar y cuál será su nivel de autoexigencia más allá del cumplimien-to estriccumplimien-to de los requisicumplimien-tos establecidos.
Conviene sin embargo, mantener siempre una visión cercana de la realidad, que nos permita establecer propósitos apropiados y viables de acuerdo a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos o servicios.
Como ya hemos indicado anteriormente, tres son los compromisos fun-damentales que la norma establece:
• Mejora continua del comportamiento medioambiental. • Prevención de la contaminación.
• Compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación medioambiental aplicable y con otros requisitos que la organiza-ción suscriba.
Como elemento estructural del sistema, la política medioambiental es un elemento clave para su desarrollo y por tanto debe mantenerse actualiza-da, de forma que proporcione el marco para establecer y revisar los obje-tivos y metas medioambientales.
Por supuesto, dada su importancia, deberá recogerse por escrito y ser apro-bada por la alta dirección.
Su contenido íntegro estará a disposición del público y se comunicará a to-dos los empleato-dos.
REFLEXIÓN:
¿compromiso de mejora continua?
Este es un aspecto de gran importancia y una novedad respecto a los re-quisitos previamente establecidos por otras normas vinculadas al desarro-llo de sistemas de gestión.
Indica claramente que se trata de establecer un sistema dinámico, vivo, que permita conocer y controlar nuestro nivel de comportamiento ambiental pero que a su vez incluya nuevas herramientas para
su mejora gradual de acuer-do a los propios compro-misos adquiridos. Establecer mecanismos para detectar oportunidades de mejora puede ser una ayu-da eficaz para alcanzar este propósito.
Parte de estos mecanismos los desarrollaremos e im-plantaremos como parte del sistema:
• Evaluación de
aspectos medioambientales.
• Detección de no conformidades potenciales. • Hallazgos de auditoría, etc.
4.3 Planificación
4.3.1 Aspectos
Medioambientales
La norma nos habla en este punto de la necesidad de establecer procedi-mientos o metodología que permitan a la organización conocer los aspec-tos medioambientales de sus actividades, producaspec-tos o servicios.
Conocer cuáles son estos aspectos es el primer paso para poder actuar. Siguiendo la línea argumental establecida en los compromisos recogidos en la política, el propósito de nuestra actuación será asegurar el cumpli-miento de los requisitos legales vinculados a dichos aspectos, establecer me-didas que potencien la prevención de la contaminación y contribuyan a la mejora continua.
No se trata por tanto de plantear imposibles, sino de conocer aquellos aspec-tos sobre los cuales tenemos capacidad de actuar y de los cuales se derivan o se pueden derivar impactos significativos en el medio ambiente.
Dentro de este proceso de identificación podrían considerarse en función de la actividad, aspectos como emisiones a la atmósfera, vertidos, genera-ción de residuos, contaminagenera-ción del suelo, consumo de recursos, etc. Para ello debemos contemplar todas las posibles situaciones vinculadas a nuestra actividad.
En ocasiones una situación poco habi-tual pero necesaria, como pueda ser una limpieza de cubas o condiciones de parada-arranque, pueden tener asociados aspectos medioambienta-les relevantes.
Es importante cuestionarse, por lo tanto, los posibles aspectos medioambientales desde todas situaciones posibles:
así como los aspectos vinculados a actividades pasadas que pudieran ser relevantes.
Los aspectos identificados se ubican en el contexto de la propia organiza-ción, y es precisamente bajo este punto de vista como deben ser analizados. El paso siguiente es la clasificación o evaluación que nos permita deter-minar aquéllos que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente.
¿Cómo?
Mediante la aplicación de una metodología objetiva que recoja los crite-rios medioambientales utilizados para la evaluación y sea sensible a la mejora continua.
En el siguiente capítulo trataremos este punto con más detalle.
Situaciones anormales:
operaciones infrecuentes pero necesarias
Situaciones normales: el día a día Situaciones de emergencia: impactos potenciales
o
o
o
¿Por qué criterios medioambientales?
Porque lo que tratamos de evaluar es la relevancia medioambiental de los aspectos considerados.
¿Por qué objetiva?
Se trata de establecer un método que permita garantizar que personas dife-rentes con conocimientos similares obtendrían resultados equivalentes.
REFLEXIÓN:
¿cómo analizar la mejora continua
alcanzada?
Para garantizar el análisis comparativo de los resultados obtenidos a lo largo de las distintas evaluaciones realizadas, es necesario disponer de la informa-ción que permita interpretarlo. Disponer de una metodología reproducible y conocida, utilizar los indicadores adecuados y conservar los indicadores empleados son dos puntos fundamentales para poder efectuar este estudio.
Propuesta: Ejercicio 1
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES EN UNA PYME
CASO 1:
Actividad administrativa
CASO 2:
Actividad de construcción
(Soluciones en la página 71)
4.3.2 Requisitos legales
y otros Requisitos
La organización debe establecer un procedimiento que le garantice el acceso y la identificación de todos los requisitos legales que le sean de aplicación, incluidos los emanados de licencias o autorizaciones vincula-dos a los aspectos medioambientales identificavincula-dos.
Este procedimiento debería abarcar también aquellos requisitos volunta-rios que la organización haya suscrito como obligatovolunta-rios así como los
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posibles acuerdos establecidos con la administración u otros órganos sociales, en el caso de que existan.
Para asegurar el compromiso de cumplimiento legal, es necesario asegurarse previamente de conocer todos los requisitos legales de carácter medioambien-tal que son aplicables y hacerlo con una periodicidad adecuada.
Como ya hemos indicado existen empresas que proporcionan servicios de ayuda para acceder a las disposiciones normativas e incluso facilitan resúme-nes de sus contenidos. Esto simplifica nuestra labor, pero no la sustituye.
Conviene también revisar las licencias y autorizaciones de las que dispone-mos y su grado de correspondencia con la situación actual. En el caso de de-tectar alguna carencia en este sentido, es el momento de proceder a su reso-lución, informándonos de los documentos necesarios para su tramitación y pro-cediendo a su elaboración y presentación ante el organismo competente.
REFLEXIÓN:
¿Permite nuestro procedimiento conocer
con anticipación requisitos legales que serán de
aplicación en un futuro próximo?
El acceso a las propuestas de normas, o a futuros requisitos contemplados en la normativa cuya entrada en vigor no es inmediata nos permite adap-tarnos a los nuevos requisitos de una forma planificada y progresiva, más acorde con nuestras posibilidades.
4.3.3 Objetivos
y Metas
Una vez identificados y evaluados los aspectos medioambientales aso-ciados a nuestra actividad, productos o servicios(1) y conocidos a su vez los requisitos legales aplicables, la norma nos propone establecer y mantener documentados los objetivos y metas medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la orga-nización.
(1)Nota: Si previamente no se ha definido qué aspectos son significativos, no se podrá garantizar que los
mis-mos sean considerados en la definición de los objetivos y metas.
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!
Para su definición tendremos que mantener siempre la coherencia con la política medioambiental, incluyendo el compromiso de prevención de la contaminación, pero no debemos olvidar otros factores de influencia importantes para la organización como son:
• Las opciones tecnológicas.
• Las opciones financieras y de mercado. • La opinión de las partes interesadas.
Se trata de establecer objetivos que potencien la mejora continua y por ello, dichos objetivos y metas serán, siempre que sea posible, cuantifica-bles o medicuantifica-bles en su evolución.
En las primeras fases de implantación del sistema, determinar los indica-dores más idóneos o establecer valores precisos puede resultar difícil, debido fundamentalmente a la carencia de datos y referencias, pero ello no debe desanimarnos, pronto veremos los beneficios que estos esfuerzos iniciales nos proporcionan.
En un primer momento nuestras estimaciones serán aproximadas y es posible que a la luz de la evolución de los objetivos y metas observada, detectemos la necesidad de redefinir o ajustar alguno de ellos.
Esto no debe preocuparnos: se trata de una manifestación de un sistema vivo, funcional y eficaz, capaz de detectar precozmente posibles desvia-ciones, de analizar las causas que las motivan y de justificar las decisiones y cambios adoptados.
Es el primer paso hacia un conocimiento más certero y veraz de nuestra propia mejora y evolución. Poco a poco, dispondremos de más y mejor información y podremos definir objetivos cada vez más precisos.
REFLEXIÓN:
¿Puede una reforma de instalaciones
incluirse como objetivo medioambiental?
Los objetivos deben contribuir a la mejora continua del comportamiento me-dioambiental, pero pueden a su vez aportar otras mejoras adicionales al conjun-to de la organización. Por ello si, junconjun-to a otras ventajas, su ejecución implica tam-bién una mejora medioambiental, estaría justificada su inclusión en el programa. La definición del objetivo se realizará de forma que ponga de manifiesto la mejora medioambiental que introduce.
Alguno de los objetivos medioambientales que promueven la sustitución citada podrían ser:
• Reducción relativa del consumo eléctrico por unidad producida (%)
• Reducción de residuos derivados de pro-ductos no conformes (%)
• Menor consumo relativo de materia pri-ma (mejor aprovechamiento %)
• Reducción de residuos peligrosos gene-rados como consecuencia de inciden-tes/averías (material absorbente, mate-riales generados en las operaciones de reparación...)(%)
• Etc.
4.3.4 Programa de Gestión
Medioambiental
Ahora ya tenemos definidos los objetivos y metas, pero aún nos quedan deci-siones importantes que adoptar en la planificación que estamos realizando.
• ¿Quiénes participarán en el logro de dichos objetivos y metas? EJEMPLO: SUSTITUCIÓN DE MAQUINARIA DE PROCESO
• ¿Con qué responsabilidad y capacidad de decisión? • ¿Qué medios necesitan?
• ¿Cuáles son los plazos previstos para alcanzarlos?
Para dar respuesta, en cada uno de los casos, a las preguntas formuladas, la norma nos indica que la organización debe establecer y mantener al día un programa o programas para lograr sus objetivos y metas, que incluyan los puntos indicados.
Será también flexible en caso necesario, garantizando de esta manera la aplicación de la gestión medioambiental a nuevos proyectos cuyo des-arrollo conlleve modificaciones en las actividades, productos o servicios.
REFLEXIÓN:
¿Cómo influye la introducción de nuevos
equipos o procesos?
Pueden repercutir en algunos de los objetivos definidos, modificando, por ejemplo, las estimaciones de reducción de consumo realizadas. Pueden, también, introducir nuevos aspectos medioambientales o modi-ficar la relevancia de alguno de los existentes.
Propuesta: Ejercicio 2
IDENTIFICACIÓN DE UN NUEVO ASPECTO MEDIOAMBIENTAL: CONSECUENCIAS
(Soluciones en la página 71) Establecer una relación de posibles consecuencias deriva-das de la inclusión de un nuevo aspecto y tratar de relacionarlas con los puntos de la norma correspondientes.
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EJEMPLO Nº 1 Objetivo Responsable Recursos Plazos (*) Indicador Reducción del residuo: Sepiolita contaminada. Reducción 25% 1.- Colocación de medios de conten -ción en las máquinas: x-y-z y sustitu -ción de la w . Jefe de Pr oducción XXXX Œ XX horas personal inter no 6 meses 2.- Revisión del p rograma de mantenimiento pr eventivo de máquinas. 3.- Dotar de medios auxiliares ade-cuados al personal de mantenimiento. 4.- For mación para el desar ro llo de las actividades de mantenimiento, para la detección de fugas y el registr o de datos. Nº 2 Objetivo Responsable Recursos Plazos (*) Indicador ... Recursos Humanos XX Personal inter no 2 meses Mantenimiento Compras XXXX Œ XX Personal inter no 2 meses Jefe de Mantenimiento XX Horas personal inter no 1 mes Jefe de Pr oducción XX horas personal inter no. Pr ograma infor mático de gestión de datos. Los especificados para cada meta. 1 año Kg/hfm x100 Metas Responsable Recursos Plazos (*) El C omité de Medio Ambiente realizará el seguimiento de la evolución de los objetivos y la super visión del desar rollo del pr ogr ama. hfm: T otal horas de funcionamiento máquinas = ! máquina x horas (*) Desde la fecha de apr obación del pr ograma.
4.4 Implantación
y Funcionamiento
4.4.1 Estructura y
Responsabilidades
Deben definirse documentalmente las funciones, las responsabilidades y la autoridad.
Esta frase incluye los siguientes tres conceptos: • Función.
• Responsabilidad. • Autoridad.
Varios son ya los puntos de la norma en los que aparece mencionado de forma explícita el término “funciones relevantes”.
Merece la pena por ello realizar un esfuerzo para identificar aquellas fun-ciones que, en nuestro caso concreto, resultan relevantes desde el punto de vis-ta de la eficacia de la gestión medioambienvis-tal.
POR EJEMPLO:
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La responsabilidad de la correcta segregación intermedia de residuos peligrosos en contenedores ubicados en puntos próximos a los puestos de trabajo puede corresponder a cada uno de los operarios que reali-cen funciones en las cuales se generen dichos
residuos.
Dicha responsabilidad no incluye, sin em-bargo, la vinculada a su correcto almacena-miento hasta su expe-dición definitiva al ex-terior.
Igualmente es importante establecer de forma clara la asignación de res-ponsabilidades y el grado de autoridad, sobre todo en aquellas funciones que requieren libertad organizativa para adoptar decisiones relativas al sis-tema de gestión medioambiental.
En cuanto a la dirección, la norma establece:
“La dirección debe promover los recursos esenciales para la implantación y control del sistema de gestión medioambiental”.
Estos recursos podrán ser, en función de la necesidades:
Entre ellos, la alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes específicos.
Las funciones, responsabilidades y autoridad que a el/ellos les asigna, deben ser suficientes para:
• Asegurar la correcta implantación y mantenimiento del sistema. • Informar de forma directa a la alta dirección de la evolución del
mismo.
La asignación de funciones y responsabilidades podrá realizarse de acuer-do al entramaacuer-do estructural ya existente en la organización, logranacuer-do de esta forma una implicación real de todo el personal en el sistema. La dedi-cación podrá ser compartida y en todo caso será proporcional a la rele-vancia medioambiental de las actividades desarrolladas.
REFLEXIÓN:
¿dónde definir estas responsabilidades?
Puede hacerse a través de los propios documentos del sistema o median-te un documento específico que las englobe a todas. Lo importanmedian-te es que estén bien definidas y que se comuniquen al personal afectado.
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4.4.2 Formación, Sensibilización
y
Competencia profesional
Si volvemos por un momento al punto anterior, recordaremos que la dirección debe proveer los recursos esenciales, entre los que se incluyen:
• Recursos humanos y conocimientos especializados.
Para ello es necesario, en primer lugar, identificar las necesidades de for-mación, de acuerdo a las funciones y responsabilidades asignadas y a los posibles impactos medioambientales actuales o potenciales, que pudieran generarse a consecuencia de los mismos.
De nuevo tres conceptos dan título a este requisito: • Formación.
• Sensibilización.
• Competencia profesional.
No se trata únicamente de impartir contenidos formativos a través de la asistencia a cursos o jornadas, también es importante transmitir la impor-tancia del cumplimiento de la política y los beneficios para el medio ambiente que un mejor comportamiento personal proporciona.
Conviene por tanto completar el “cómo hacer las cosas”, con el “porqué”, di-cho de otra forma, con los beneficios que se consiguen actuando de esta ma-nera o los daños que se evitan.
También es importante atender a cómo actuar ante situaciones de emer-gencia.
EJEMPLO: ¿QUÉ PASA SI...?
¿Qué pasa si hago una inadecuada segregación de residuos? Es posible que como consecuencia de ello, residuos como el papel, que podrían destinarse al reciclado, lleguen al final de su vida útil. Ello im-plica que será necesario utilizar recursos naturales (madera) para fabricar
una cantidad de papel que de la otra forma hubiera sido posible obtener del propio papel que nosotros desechamos. Hay que pensar además, que ese papel ya inservible para el reciclaje, tendrá que ser gestionado, por ejemplo, destinán-dolo a un vertedero, en el que ocupará un volumen que contribuirá a su col-matación.
Conviene recordar que la implantación con éxito de un sistema de ges-tión medioambiental depende en gran medida del compromiso de todos los empleados.
En cuanto a la competencia profesional, ésta puede estar basada en la educación, formación, experiencia y entrenamiento personal para el des-arrollo de las funciones asignadas.
REFLEXIÓN:
¿Cuál es la formación de los
contratis-tas que trabajan con nosotros?
La norma, en su Anexo A indica: La organización también debería exigir que los contratistas que trabajen para ella sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la formación adecuada.
4.4.3 Comunicación
Todas las organizaciones disponen de vías y métodos de comunicación, más o menos estructurados, tanto a nivel interno (ordenes de trabajo...) como hacia el exterior (relaciones con los clientes, trámites con la admi-nistración...).
Si nos fijamos en las comunicaciones que se producen en el entorno de nuestra propia organización vemos que éstas pueden y deben darse entre los diversos niveles que constituyen la misma (comunicación ascendente, descendente y horizontal).
Es importante que una instrucción de trabajo se transmita de forma ade-cuada a la persona encargada de ponerla en práctica, pero es igualmente necesario y conveniente que quien/es han participado en su elaboración conozcan las inconvenientes y las ventajas que su implantación real con-lleva.
De especial importancia puede resultar disponer de un sistema de comuni-cación conocido, ágil y eficaz para actuar ante situaciones de emergencia. En cuanto a las comunicaciones externas, la norma nos indica que la orga-nización debe establecer y mantener al día procedimientos para: recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesa-das externas.
Dos preguntas pueden surgir de su lectura:
• ¿Quiénes son o pueden ser las partes interesadas? • ¿Cuáles son las comunicaciones relevantes?
Como ejemplo de posibles partes interesadas podemos citar: • Organismos oficiales.
• Medios de comunicación.
• Asociaciones culturales o centros de formación. • Grupos ecologistas.
• Organizaciones empresariales. • Vecindad.
• Grupos financieros y aseguradoras. • Clientes directos o finales.
En cuanto a cuáles son las comunicaciones que se consideran relevantes, será la propia organización quien lo defina, considerando para ello tanto su procedencia, como su contenido.
REFLEXIÓN:
¿Hemos contemplado la conveniencia
de disponer de procedimientos que nos permitan no
sólo responder o informar, sino también conocer los
puntos de vista de las partes interesadas?
Una disposición y actitud receptiva en este sentido puede aportarnos también ayudas que incorporen mejoras en nuestro sistema.
4.4.4 Documentación del sistema
de
gestión medioambiental
Dicha documentación debe ser suficiente para describir los elementos básicos del sistema y su interrelación, así como para orientar sobre la documentación de referencia.
Puede ser independiente o estar integrada con la documentación de otros sistemas de gestión existentes.
De igual forma, puede establecer referencias y vínculos con otras docu-mentaciones relacionadas, las
cuales hayan sido elaboradas previamente, como organigra-mas, información de los proce-sos o planes de emergencia, entre otras.
La norma proporciona la flexi-bilidad suficiente para que cada organización establezca, en fun-ción de sus características, qué do-cumentos son necesarios y van a constituir su sistema, si bien,
en algunas ocasiones establece requisitos documentales explícitos: políti-ca, objetivos, responsabilidades, procedimientos de control operacional, de seguimiento y medición, etc.
Si la organización tiene implantado un sistema de calidad, puede aprove-char gran parte del esfuerzo en su día desarrollado.
4.4.5 Control
de la Documentación
La organización debe establecer procedimientos para controlar toda la do-cumentación asegurando su localización y disposición en los puntos nece-sarios, su revisión y aprobación y su adecuada identificación y conserva-ción por los periodos establecidos.
Debe ser legible, estar fechada y conservada de manera ordenada. Hay que incluir aquí documentos de aplicación en el sistema, pero que no han sido elaborados por la organización, es decir, documentos ex-ternos como puedan ser disposiciones legislativas, requisitos de grupo o de cliente, etc.
REFLEXIÓN:
La intención de estos puntos de la
norma es asegurar que las organizaciones dispongan
y mantengan la documentación suficiente y
necesaria, pero no hay que olvidar que el punto
fundamental debe estar en su implantación efectiva.
4.4.6 Control
Operacional
Como ya hemos indicado antes, nuestra principal atención debería centrarse en el funcionamiento ambiental y es en este punto en el que ahora se de-tiene la norma:
• El control de las operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos significativos identificados, conforme a su polí-tica, objetivos y metas.
Queda claro que el alcance del control operacional se extiende por tanto a todas las actividades relacionadas con:
Para ello la organización debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas.
¿Cómo hacerlo?:
Mediante procedimientos documentados, criterios operacionales, instruc-ciones o protocolos de actuación, desarrollo de buenas prácticas y defini-ción de los parámetros críticos de la gestión medioambiental.
Puede ser una instrucción específica de nuestro sistema de gestión medioambiental o utilizar documentos procedentes de producción, mantenimiento u otros, siempre y cuando, a través de su implantación permitan el control de los parámetros medioambientales vinculados al proceso.
Si disponemos de diagramas de flujo u otras herramientas de apoyo ela-boradas en su día para realizar la evaluación inicial, éstas pueden servirnos de orientación también en este momento.
ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES SIGNIFICATIVOS MEDIDAS DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO LEGAL U OTROS COMPROMISOS VOLUNTARIOS
tanto en condiciones normales, anormales o de emergencia.
En cada caso habrá que especificar cómo se realizan las actividades y quién lo hace, con qué periodicidad y con qué medios. Puede ser también be-neficioso especificar por qué.
Conviene aquí recordar que a veces, un procedimiento operativo sencillo y una adecuada formación y sensibilización de los trabajadores, es la herramienta más eficaz para alcanzar mejoras en el comportamiento medioambiental de una organización.
En ocasiones algunas operaciones vinculadas a nuestra actividad son reali-zadas por personal de otra empresa, por eso, para asegurar su control tam-bién en estos casos, la norma nos indica que se deben comunicar los pro-cedimientos aplicables a proveedores y subcontratistas.
REFLEXIÓN:
¿Disponemos de una sistemática de
trabajo que permita controlar la legalización de las
nuevas instalaciones que pudieran llevarse a cabo, y la
actualización de los aspectos del sistema frente a
nuevos proyectos en desarrollo?
4.4.7 Planes de emergencia
y
capacidad de respuesta
¿Qué se pretende?:
1.- Conocerlos accidentes potenciales y las situaciones de emergencia.
2.- Reducirla frecuencia con la que tienen lugar.
3.- Reducirla probabilidad de que sucedan.
4.- Minimizarlas consecuencias en caso de producirse.
5.- Actuaradecuadamente en la fase posterior cuando el episodio
ha finalizado en el tratamiento de las consecuencias ocasionadas sobre las que aún tenemos capacidad de control (actuaciones de limpieza, restitución...).
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Procedimientos
de identificación y respuesta:
Identificarán:
Los posibles riesgos con repercusiones medioambientales asociados a nuestra actividad, los escenarios o puntos en los que pueden materia-lizarse y el personal existente en el área.
Establecerán:
La asignación de responsables y su autoridad ante una situación de emergencia, las vías de comunicación interna y externa necesarias, la ubicación de los medios materiales de respuesta existentes, instruc-ciones para su uso e indicainstruc-ciones de evacuación.
Dichos procedimientos y planes de emergencia deberán ser revisados cuan-do sea necesario y comprobacuan-dos periódicamente, cuancuan-do ello sea posible y siempre después de un accidente.
Formación adecuada:
Ante un incidente o situación de emergencia es fundamental la formación previa.
Disponer de documentos de apoyo y consulta en la forma de actuar es muy importante, pero en estos casos la rapidez es fundamental.
Conocer lo que debe hacerse, y sobre todo, lo que no debe hacerse, pue-de ser pue-determinante para minimizar los impactos pue-del incipue-dente y evitar que se produzcan otros daños innecesarios.
PROCEDIMIENTOS DEI DEN T IFI C A C IÓ N Y RESPUESTA F O R M A C IÓ N AD EC UA DA M ED IO S M A T E R IA L E SA DE CU AD OS Para ello debemos disponer de: