Nombre del Puesto
Pagador Auxiliar General
IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título del Puesto: Pagador Auxiliar General
Puesto Superior Inmediato: Jefe Departamento de Tesorería Institucional
Dirección / Gerencia: Dirección Financiera
Departamento: Departamento de Tesorería Institucional
Puestos que Supervisa: Técnico Financiero
Técnico Administrativo Financiero Asistente Técnico de Tesorería Auxiliar de Tesorería
Fecha: 16 de septiembre de 2015
MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Planificar, organizar, coordinar, supervisar, dirigir y controlar la gestión técnica administrativa financiera de la Pagaduría Auxiliar General, relacionada con la recepción de documentos para el pago de Bienes y Servicios, emisión de quedan, cálculo y control de las retenciones tributarias, control de ejecución financiera de contratos y pago de obligaciones de proyectos financiados con fuentes externas. Así como apoyar a la Jefatura del Departamento de Tesorería Institucional en el proceso de reconocimiento de obligaciones, solicitud y percepción de fondos, pago de obligaciones institucionales, seguimiento y actualización de los registros auxiliares, de conformidad a la normativa técnica y legal, procedimientos específicos establecidos y lineamientos de la Jefatura; con el propósito de realizar los pagos de forma oportuna, proveer información financiera que sirva de base para la toma de decisiones y contribuir al logro de los objetivos institucionales.
FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS
1. Ejercer el control financiero, administrativo previo y concurrente de la documentación e información relacionada con el proceso de pago de bienes y servicios de proyectos financiados con fuentes externas. 2. Planificar, coordinar, dirigir, supervisar y monitorear el proceso de control de ejecución de contratos de
bienes y servicios y dirigir las actividades encaminadas a la recepción oportuna de las facturas o recibos, previa recepción de conformidad de los bienes y servicios por parte de la Unidad respectiva.
3. Analizar, revisar, verificar, generar, validar y autorizar propuestas de pago, atendiendo los plazos pactados con los proveedores de bienes y servicios, establecidos en los instrumentos legales respectivos, a fin de asegurar que el pago se realice de forma correcta y oportuna.
4. Garantizar que toda la documentación recibida se remita al Área Técnica de Presupuesto, Área Técnica Tesorería, Encargado de Control de Retenciones o Área Técnica de Contabilidad, según corresponda, relacionada con los pagos a los proveedores de bienes y servicios o reintegros a los Encargados de Fondos Circulantes, con el objetivo de que la misma sea registrada en los módulos auxiliares de obligaciones por pagar y anticipo de fondos.
5. Analizar, revisar, verificar y validar los cheques, asegurar que éstos sean emitidos a nombre de las personas naturales o jurídicas titulares de la obligación por pagar, someter a aprobación del Refrendario de la cuenta, firmar y verificar que los mismos sean entregados en forma oportuna a los respectivos beneficiarios, a fin de garantizar la pertinencia y legalidad de los pagos y velar para que los mismos sean
6. Solicitar el cierre y liquidación de las cuentas bancarias, y verificar que previo al mismo no existan cheques pendientes de cobro, incluyendo el cheque de reintegro al Fondo General de la Nación por saldos no utilizados o cuentas del proyecto respectivo, según corresponda, a efectos de informar dicho cierre y liquidación al SAFI-DGT en los plazos establecidos en la normativa técnica y legal vigente y que las cuentas bancarias sean liquidadas oportunamente.
7. Trasladar de las cuentas bancarias de los proyectos a la Cuenta Fondos Ajenos en Custodia de la Dirección General de Tesorería, según aplique, los montos de las obligaciones devengadas y no pagadas a los proveedores y asegurar que los cheques vencidos en poder de los proveedores se trasladen en forma oportuna con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa técnica y legal vigente.
8. Generar y remitir en forma oportuna los reportes de saldos de bancos, para la elaboración de las conciliaciones bancarias, verificar y efectuar seguimiento permanente al saldo de las cuentas bancarias de la Aplicación Informática SAFI y la banca electrónica, a efectos de velar que todas las operaciones efectuadas en el mes se hayan registrado, y que los saldos que se reportan sean congruentes.
9. Elaborar, analizar, revisar y validar el Informe Mensual de Pagos Efectuados e Informe de Saldos Bancarios que presentan las cuentas bancarias de proyectos y velar que los mismos se encuentren en armonía con los registros efectuados en la Aplicación Informática SAFI, estados de cuenta bancarios y demás controles internos que se manejen en el Área, a fin de contar con información actualizada y debidamente conciliada, que contribuya a la toma de decisiones.
10. Revisar, analizar y firmar las solicitudes de ajustes, velar porque se brinde toda la información y documentación pertinente que dio origen al mismo, a fin de contribuir al registro adecuado y oportuno de los hechos económicos en los módulos auxiliares de tesorería.
11. Coordinar, supervisar, dirigir y asegurar la emisión de los comprobantes de retención del 1% de IVA por las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por el Ministerio de Hacienda, a efecto de dar cumplimiento a la normativa tributaria vigente.
12. Revisar, verificar y validar las Constancias de Retención de Impuesto Sobre la Renta y asegurar que las mismas sean entregadas a los proveedores, a efecto de dar cumplimiento a la normativa tributaria vigente. 13. Revisar, verificar y validar la Declaración Mensual de Impuesto Retenido y Mandamientos de Ingreso, con
el objetivo de garantizar que los mismos sean remitidos a la Dirección General de Tesorería en forma oportuna.
14. Revisar, verificar y validar el Informe Mensual de Retenciones, con el objetivo de garantizar que el mismo sea presentado a la Dirección General de Impuestos Internos de forma oportuna.
15. Revisar y desarrollar mejoras en los perfiles y procesos de trabajo bajo su ámbito, así como fomentar la participación de los empleados en las propuestas de mejora, y promover una filosofía dinámica, transparente, responsable y abierta a las innovaciones, con el fin de aplicar la mejora continua en la gestión financiera y transparencia en el actuar de los empleados.
16. Supervisar y velar porque la documentación relacionada con las actividades que desarrolla y que le corresponde custodiar, sea archivada y se encuentre debidamente ordenada y referenciada, a efecto de asegurar la disponibilidad y fácil localización de la información, cuando sea requerida.
17. Evaluar al personal bajo su cargo a través de las evaluaciones de desempeño disponibles en la Intranet, según los lineamientos emitidos por la Dirección de Recursos Humanos.
18. Monitorear y supervisar el control financiero y administrativo previo y concurrente de la documentación e información recibida en el Departamento de Tesorería Institucional, vinculada con la gestión técnica administrativa financiera que se realiza, así como la relacionada con las tareas eventuales que le competen realizar, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normativa técnica y legal vigente.
20. Apoyar a la Jefatura del Departamento en la revisión, análisis, seguimiento y emitir opinión técnica sobre los reportes que presentan las diferentes áreas, vinculados con tiempos de respuesta a órdenes de descuento, constancias de sueldo, constancias de impuesto sobre la renta, pagos a terceros, pagos de impuesto sobre la renta de años anteriores y transferencias de fondos efectuadas, entre otros, con la finalidad de prestar un servicio con calidad y oportunidad.
21. Apoyar a la Jefatura del Departamento en la coordinación, orientación, supervisión, seguimiento y monitoreo de los trabajos asignados a la Coordinación del Área Técnica, Pagadurías Auxiliares (Bienes y Servicios, Obligaciones Generales, Remuneraciones y Fondos Especiales), Fondos Circulantes, Encargado de Recuperación de Subsidios ante el Instituto Salvadoreño del Seguro Social y Colecturía Auxiliar y Encargado de Recepción de Documentos, con la finalidad de asegurar respuestas oportunas enmarcadas en la normativa técnica y legal vigente, y de velar porque los pagos se realicen en forma oportuna.
22. Revisar, analizar y determinar la procedencia de las solicitudes de fondos y documentación de soporte que presentan las instancias respectivas con cargo a los recursos de los Convenios de Condonación de Deuda El Salvador -Francia y El Salvador –España y efectuar la conciliación de registros, con la finalidad de contribuir a garantizar la legalidad de los mismos.
23. Efectuar seguimiento a los recursos colectados del Fondo de Actividades Especiales de la Finca Rinaldi-Parque de la Familia y del Fondo Especial de la Dirección General de Aduanas, y que éstos sean enterados en forma oportuna a la Dirección General de Tesorería, a efecto de asegurar que los fondos sean depositados en las cuentas bancarias respectivas.
24. Apoyar a la Jefatura del Departamento en las actividades de supervisión, monitoreo y seguimiento de los procesos que realiza el Pagador Auxiliar de la Finca Rinaldi-Parque de la Familia y del Fondo Especial de la Dirección General de Aduanas, asegurar que las operaciones por concepto de crédito y débito fiscal sean declaradas y liquidadas dentro del plazo legalmente establecido y que la información sea real, exacta, íntegra y congruente, entre otras Unidades y el Departamento de Contabilidad, a fin de garantizar que las operaciones realizadas estén de conformidad a la normativa técnica y legal vigente.
25. Efectuar seguimiento mensual al proceso de conciliación de retenciones de Impuesto Sobre la Renta e Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, realizadas por los Pagadores Auxiliares y Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo, apoyar en la revisión y verificación oportuna de la información consolidada de los reportes respectivos, a fin de asegurar que la información sea real, exacta e íntegra y que las mismas sean declaradas y liquidadas dentro del plazo legal establecido en la normativa tributaria vigente.
26. Generar y remitir en forma oportuna los reportes de saldos de bancos de las cuentas bancarias relacionados con los Convenios de Condonación de Deuda El Salvador-Francia y El Salvador-España, a fin de elaborar las conciliaciones bancarias.
27. Apoyar a la Jefatura del Departamento a realizar el seguimiento de las actividades que realiza el Encargado de Recuperación de Subsidios del ISSS, a efecto de asegurar que las incapacidades por enfermedad y recuperación de fondos de las mismas, sean gestionadas en forma oportuna.
28. Apoyar a la Jefatura del Departamento en la revisión, análisis y verificación de la documentación relacionada con los embargos judiciales, asegurar que la misma cumpla con lo establecido en la normativa técnica y legal vigente, así como garantizar que se ejerza el control interno en los procesos que conlleva dicho componente, a efecto que se realicen las gestiones pertinentes y el seguimiento respectivo de manera oportuna.
29. Planificar, coordinar y verificar la elaboración del Informe Anual de Retenciones de Renta efectuadas por las diferentes Áreas del Departamento de Tesorería Institucional (sin incluir Fondo Especial de la DGA y Fondo de Actividades de la Finca Rinaldi Parque de la Familia) y remitir al Jefe del Departamento en forma oportuna para efectos de su consolidación y presentación oportuna a la Dirección General de Impuestos Internos.
30. Analizar, revisar, verificar y firmar eventualmente como Pagador Adjunto, cheques y transferencias de fondos de las cuentas bancarias que se manejan en el Departamento de Tesorería Institucional, así como otros documentos de carácter administrativo, de aquellos cargos que les corresponde gestionar directamente el pago a terceros y que por motivos de fuerza mayor el titular de cada cargo no se presente a laborar, a efecto de garantizar la continuidad en el servicio prestado.
31. Planificar, organizar y coordinar la elaboración del Plan Anual de Trabajo del Departamento de Tesorería Institucional, en armonía con los objetivos estratégicos institucionales, normativa técnica y legal vigente, y participar en la elaboración del Plan Anual de Trabajo de la Dirección Financiera, así como velar por el cumplimiento de las metas establecidas en el mismo y emprender en forma oportuna las acciones correctivas pertinentes.
32. Atender y satisfacer las necesidades de información requeridas por los usuarios internos y externos, así como cualquier otra información complementaria requerida por el SAFI-DGT relacionada con la administración de las cuentas bancarias, a efecto de brindar un servicio con calidad y oportunidad a los usuarios que la soliciten.
33. Atender, documentar y justificar en forma plena, oportuna y con base a criterios técnicos y legales, las peticiones de información y/o explicaciones del proceso administrativo financiero, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora, recomendaciones y comentarios generales del período vigente examinado y las de períodos anteriores que se reflejan en los informes de entes contralores; a fin de presentar en forma correcta, oportuna y definitiva los informes de respuesta y la documentación de respaldo al Jefe inmediato y velar para que en lo sucesivo no se susciten nuevamente los hallazgos determinados. 34. Comunicar a la Jefatura inmediata, en forma oportuna, cuando se presenten casos determinados que
contravengan la normativa técnica y legal, o que afecten en detrimento de los registros de carácter presupuestario, de tesorería y contables, así como cualquier otra circunstancia que amerite ser del conocimiento de la Jefatura, con el fin de buscar alternativas viables y garantizar la legalidad de las operaciones.
35. Fomentar, propiciar y velar por el desarrollo de una comunicación y coordinación permanente y efectiva con las áreas de trabajo con las cuáles existe un vínculo laboral, a fin de fomentar la mística de trabajo en equipo a nivel interno del área, así como con otras Unidades con las que existe relación de trabajo.
36. Conducir las actividades promoviendo el cumplimiento permanente al sistema de control interno establecido de las operaciones financieras, efectuar las autoevaluaciones al control interno, analizar los resultados en forma conjunta con la Jefatura inmediata, con la finalidad de proponer y ejecutar las acciones correctivas pertinentes, apoyar en la elaboración y remisión del informe técnico respectivo y efectuar el seguimiento en la implementación de acciones.
37. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por la Jefatura inmediata y el Director, con la finalidad de contribuir al logro de los objetivos del Departamento, Dirección y de la Institución.
ESTRUCTURA DEL PUESTO
Título del Puesto Función Básica
Técnico Financiero Revisar, analizar, verificar y controlar las actividades de la gestión financiera que se realiza en la Pagaduría Auxiliar de Bienes y Servicios, Pagaduría Auxiliar de Remuneraciones, y Pagaduría Auxiliar General, las cuales están relacionadas con los procesos de pago, elaboración de informes técnicos, conciliación de información financiera, seguimiento a observaciones de los entes contralores, elaboración de notas de ajustes, así como otros aspectos relacionados a la gestión financiera que sean requeridos, de acuerdo a lo establecido en la normativa técnica y legal pertinente, con la finalidad de contar con información útil y oportuna
Título del Puesto Función Básica
Técnico Administrativo Financiero
Coordinar actividades orientadas al cumplimiento de metas y objetivos, a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, participar en la elaboración del Plan Anual de Trabajo, atender y dar seguimiento a observaciones de los entes contralores, así como otras actividades que se requieran en apoyo al proceso técnico administrativo-financiero, con el objetivo de contribuir al desarrollo y cumplimiento de los objetivos y metas establecidas.
Asistente Técnico de Tesorería
Revisar, verificar, controlar, registrar y tramitar las gestiones administrativas y financieras relacionadas con los documentos que respaldan los pagos a realizar en el Departamento de Tesorería Institucional y las Pagadurías Auxiliares de Bienes y Servicios, Transferencias y Obligaciones Generales del Estado y Pagaduría Auxiliar General, enmarcados en la normativa técnica y legal vigente, con el propósito de brindar un servicio ágil, eficiente y oportuno a los usuarios internos y externos.
Auxiliar de Tesorería Desarrollar actividades de recepción, revisión y control de la información y documentación relacionada con la gestión técnica administrativa y financiera que se ejecuta en el proceso de Pago de Remuneraciones, Transferencias y Obligaciones Generales del Estado y Bienes y Servicios, de conformidad con lo establecido en la normativa técnica y legal vigente y en los procedimientos de control interno específicos, con el propósito que la documentación e información fluya en forma adecuada, coordinada y oportuna entre las áreas involucradas, a fin de contribuir a que los servicios de pago a los usuarios internos y externos se realicen con calidad y oportunidad.
CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO Resultados Principales.
Pago oportuno de bienes y servicios.
Liquidación de impuestos retenidos.
Generación de informes técnicos para toma de decisiones.
Declaraciones tributarias.
Mandamientos de ingreso (liquidación de IVA retenido).
Informe mensual de retenciones de IVA.
Servicio eficaz y eficiente a los usuarios internos y externos.
Informes de saldos bancarios.
Conciliación de Información.
Atención de consultas efectuadas por usuarios internos y externos.
Pagos efectuados en concepto de embargos judiciales.
Informes técnicos y gerenciales.
Respuestas a informes de entes contralores.
Plan de trabajo del Departamento de Tesorería Institucional.
Propuesta de mejora de perfiles y procedimientos.
Cumplimiento de objetivos y metas.
Informe de autoevaluación del Sistema de Control Interno del Departamento.Marco de Referencia para la Actuación.
Código Tributario y su Reglamento
Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento
Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su Reglamento
Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento
Ley de Servicio Civil
Ley de Ética Gubernamental
Código de Comercio
Código de Trabajo
Código Civil y Mercantil
Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Ministerio de Hacienda
Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República
Disposiciones Generales del Presupuesto
Acuerdo Nº 793 Funcionamiento de la Dirección General de Administración y Dirección Financiera
Acuerdo Ejecutivo No. 1535 del 4 de octubre de 2012
Acuerdo Ejecutivo No. 1467 del 14 de agosto de 2013
Normativa del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información del Ministerio de Hacienda
Normativa del Sistema de Gestión de la Calidad del Ministerio de Hacienda
Manual Técnico del SAFI
Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria
Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público
Manual de Organización para las Unidades Financieras
Manual de Políticas de Control Interno del Ministerio de Hacienda
Instructivos, Reglamentos y Circulares emitidos por la DINAFI
Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)
Otras disposiciones normativas relacionadas con la Gestión Financiera del Sector PúblicoPERFIL DE CONTRATACIÓN Formación Básica
Indispensable o Deseable
Grado Universitario Indispensable
Especialidad: Graduado o Egresado en cualquiera de las carreras de
Ciencias Económicas o afines al Área Financiera. (Lic. Admón. de Empresas, Lic. en Contaduría Pública, Lic. en Economía, etc.).
Conocimientos Específicos Indispensable o Deseable
1. Leyes que regulan el ámbito financiero gubernamental: Ley AFI y su Reglamento, Ley de la Corte de Cuentas de la República, Ley de Servicio Civil, LACAP y su Reglamento, Disposiciones Generales del Presupuesto.
Indispensable
2. Leyes tributarias: Código Tributario, Ley de IVA y su Reglamento y Ley de Renta y su Reglamento.
Indispensable 3. Conocimiento del Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI
(Presupuesto-Tesorería-Contabilidad)
6. Análisis e interpretación de Estados Financieros tanto del sector público como del sector privado
Indispensable 7. Gestión técnica administrativa financiera que se realiza a nivel del
Departamento de Tesorería Institucional.
Indispensable
Experiencia Previa.
Haberse desempeñado en cualquiera de los siguientes puestos en la Áreas de:
Administración financiera pública o privada. De 2 a 4 años
Técnico UFI (Presupuesto, Tesorería o Contabilidad). De 2 a 4 años
Coordinador Área Técnica de Tesorería. De 1 a 2 años
Pagador Auxiliar de Tesorería (Remuneraciones, Bienes y Servicios o
Transferencias y Obligaciones Generales del Estado). De 1 a 2 años
OTROS ASPECTOS
El puesto requiere asumir de manera eventual la supervisión de los puestos que dependen del Jefe del Departamento de Tesorería Institucional cuando éste tenga que ausentarse de su puesto de trabajo por motivos de fuerza mayor. Así mismo, firmará los documentos que le corresponde firmar a dicha Jefatura para garantizar la continuidad del servicio; además, asumirá de manera eventual, las actividades de los cargos, según corresponda, de Pagadores Auxiliares, Coordinador de Área Técnica de Tesorería, Encargados de Fondos Circulantes y Colector Auxiliar, específicamente en el caso que el titular de dichos cargos no se presente a laborar por motivos de fuerza mayor, a efecto de garantizar la continuidad en el servicio que se brinda.
Cumplir lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
Custodiar la información confidencial que le ha sido confiada en cuanto al manejo y divulgación de la misma. Marcar la información confidencial cuando sea asignado.
Reportar inmediatamente los incidentes de seguridad a su Jefe inmediato. Buenas relaciones interpersonales.
Habilidad numérica.
Capacidad de planeación y organización. Capacidad de análisis y síntesis.
Toma de decisiones.
Habilidad para la negociación.
Facilidad de expresión verbal y escrita. Capacidad para trabajar en equipo.
Disposición para trabajar con base a metas y objetivos. Creatividad e iniciativa. Liderazgo. Discreción y responsabilidad. Rendición de fianza. Espíritu de servicio. Ética y valores.
