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OFICIAL
ADMINISTRATIVO
Y
FINANCIERO
Descripción de la Posición
Ubicación: Popayán Cauca, Colombia con viajes esporádicos las oficinas de Mercy Corps en Bogotá.
Estado de la posición: De jornada completa Nivel salarial: Nivel 4
Miembro del equipo corriente: Nuevo
Sobre Mercy Corps
Mercy Corps es un líder global en la organización impulsado por la convicción de que un mundo mejor es posible. En desastre, en penurias, en más de 40 países alrededor del mundo, nos asociamos para poner soluciones audaces en acción — ayudar a la gente a triunfar sobre la adversidad y construir comunidades más fuertes desde dentro. Ahora, y para el futuro.
En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 17 departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.
Resumen del Programa/Departamento
El programa Desarrollo Rural Inclusivo en el Cauca se enfocará en atender productores agrícolas del departamento del Cauca para mejorar los procesos productivos agrícolas, brindando mejores rendimientos, calidad y mecanismos de comercialización sostenible. Este programa promoverá la sustitución de los ingresos económicos en un contexto de economías ilícitas. El programa brindará acceso a activos productivos como los derechos de propiedad sobre la tierra, educación y asistencia técnica, y mejorará las unidades productivas agrícolas y emprendimientos empresariales rurales
Resumen de Posición General
El oficial para el soporte administrativo y financiero de programas, será responsable de prestar soporte operativo, administrativo, financiero, técnico y procedimental al Programa Desarrollo Rural Inclusivo en el Cauca - Algo Nuevo, tendrá buen manejo de Microsoft office (Word, Excel avanzado, Power Point), herramientas de cómputo y de manejo de bases de datos, así como el manejo de los estándares de gestión de programas, base de datos, cronogramas y políticas y procedimientos de retención archivos, asistencia y soporte financiero y técnico al Gerente de programa desarrollo rural inclusivo, especialistas, coordinadores, equipos de terreno y socios locales.
Responsabilidades Esenciales del Trabajo
ESTRATEGIAYVISIÓN
● Reconocer las oportunidades para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos son bienvenidos.
● Priorizar y organizar acciones y recursos para lograr los objetivos de la estrategia del proyecto.
GESTIÓNDEPROGRAMAS
● Asegurar el conocimiento e implementación de las políticas, herramientas, manuales y directrices de la organización.
● Participar de forma proactiva en reuniones que tenga el equipo para la programación de actividades.
● Apoyar y facilitar las actividades, coordinando una buena gestión del presupuesto, gastos, tareas administrativas y de contabilidad junto al(a) Gerente del Programa y resto del personal
programático.
● Supervisar todos los soportes de pagos y facturas, y llevar un ordenado y cuidadoso registro de todos los documentos.
● Apoyar al equipo en los diferentes procesos y procedimientos técnicos.
● Redacción de documentos necesarios para orientar procesos o formalizar decisiones en la operación del proyecto.
● Excelente manejo en Excel de tablas de control como dashboards u otros. ● Velar por el buen uso de los recursos del proyecto y de la oficina.
● Informar oportunamente al(a) Gerente del Programa sobre dificultades o retos que pudiesen presentarse durante la ejecución del proyecto.
● Proponer soluciones cuando se presenten inconvenientes.
● Estar actualizado para adelantarse a los posibles contratiempos que puedan surgir en el proyecto. ● Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones del área.
● Realizar la recolección y revisión de hojas de tiempo (Time Sheet) del equipo para remitir a gestión humana.
● Cuando la organización atienda algún proyecto de emergencia humanitaria apoyar la ejecución del proyecto según sea necesario.
GESTIÓNDEEQUIPO
● Desarrollar, con comprensión y liderazgo, la capacidad administrativa del equipo, para la buena ejecución del presupuesto y otros recursos.
● Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos.
● Promover la rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal con reuniones periódicas de uno a uno y revisiones de rendimiento.
● Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia. Ayuda a contratar a otros miembros del equipo.
● Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente, con poca supervisión, como en equipo.
● Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignada para el efectivo desarrollo del proyecto.
ADMINISTRACIÓNDEFINANZASYCUMPLIMIENTODENORMAS
● Elaboración de informes financieros del programa para ser presentados ante la oficina en Bogotá, de acuerdo con las fechas establecidas en el convenio y/o contrato con el donante.
● Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes y Mercy Corps relacionadas con la programación de emergencia.
● Redactar y/o revisar el ámbito de trabajo para contratar y gestionar cualquier consultor, incluyendo revisión de la eficacia técnica y el presupuesto del contrato.
● Mantener al día y organizados los archivos digitales y físicos según los lineamientos y las políticas de retención de archivos de Mercy Corps y el donante.
● Coordinar, comunicar, priorizar y realizar tareas en forma efectiva y rápida entre Finanzas, Operaciones y equipo de terreno.
● Manejo y custodia de inventario de oficina.
● Custodia, control de entrega de tarjetas a los participantes.
● Realizar las solicitudes de pago a las familias participantes en coordinación con el oficial de M&E. ● Remitir oportunamente y conforme al cronograma establecido la proyección y ejecución
presupuestal, el plan de compras y la matriz de seguimiento contractual del componente a cargo. ● Planificar a nivel presupuestal el desarrollo de las actividades estratégicas a cargo, mantener el
seguimiento y la evaluación de la ejecución presupuestal, e informar al gerente y director del programa de la ejecución de las actividades acorde a la ejecución presupuestal.
APOYOLOGÍSTICOYADMINISTRATIVO
● Verificar y hacer seguimiento a información que envían los equipos de trabajo con relación a bases de datos, matrices o consolidados.
● Brindar asistencia para iniciar, preparar, procesar y cerrar procesos de cotización, elaboración de solicitudes de compras y servicios incluyendo diligenciar formatos, términos de referencia, planes de distribución.
● Llevar a cabo procesos de solicitud de avances operativos, tiquetes aéreos y elaborar informes / legalizaciones de gastos, según la necesidad.
● Elaborar y mantener actualizadas matrices y tablas de seguimiento a procesos de contratación de compras y servicios, bases de datos de contactos clave.
● Elaborar, con la información aportada por el equipo, el plan de compras de cada proyecto y mantenerlo actualizado.
● Brindar el apoyo que sea requerido por el equipo en el proceso de entregas de tarjetas a participantes. Por ejemplo: Convocatorias, revisión de actas de entrega con listados de participantes, control durante las jornadas, asesoría a participantes, proceso de llamadas a participantes para confirmar cargues de tarjetas, entre otros.
INFLUENCIAYREPRESENTACIÓN
● Comunicar con eficacia para asegurar que se cumplan los objetivos generales del proyecto y las obligaciones de los donantes.
LASEGURIDAD
● Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por el liderazgo de los países.
● Asegurar proactivamente que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y son conscientes de las políticas.
● Cumplir con el SG-SST (sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo). ● Velar por la seguridad de la oficina y los elementos que hay en ella.
● Ser el punto focal para hacer seguimiento a las misiones de los integrantes del equipo. ● Ser responsable del diseño y la aplicación de medidas operativas para la bioseguridad para el
cuidado de los equipos a cargo y participantes del programa, de acuerdo a las recomendaciones por parte de Mercy Corps.
● Ser responsable de la aplicación de los protocolos de seguridad para la protección de los equipos a cargo y participantes del programa, de acuerdo a las recomendaciones por parte de Mercy Corps.
APRENDIZAJEORGANIZACIONAL
● Promover la gestión de conocimiento de los aprendizaje y buenas prácticas del componente, con los equipos de los programas de la dirección y otros programas de Mercy Corps.
RESPONSABILIDAD CON LOS PARTICIPANTES
● Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a nuestros participantes y a las normas internacionales que guían el trabajo internacional de socorro y desarrollo, mientras participan activamente en las comunidades de participantes como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de nuestros proyectos de campo.
● Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de Mercy Corps en todo momento y en todos los lugares del país.
● Apoyar y dar respuesta en los requerimientos del mecanismo de rendición de cuentas – CARM del programa.
Responsabilidad de supervisión:
1. Pasantes.2. Técnico administrativo financiero.
3. Auxiliar servicios generales y correspondencia. 4. Asistente SG-SST
Responsabilidad
Informes directamente a: Gerente de programa.
Trabaja directamente con: Gerente de programa, Especialista de programa, Coordinadores de programa, Oficial de soporte administrativo y financiero del programa de tierras y desarrollo rural, Equipo del Programa desarrollo rural inclusivo, Gestión Humana, Operaciones, Finanzas y Compras en Bogotá.
Conocimiento y Experiencia
● Profesional en ciencias administrativas, economía, contabilidad o sistemas, u homologado por 5 años de experiencia adicional específica a la requerida.
● Experiencia especifica en asistencia administrativa y financiera, manejo de información, sistemas de archivos físicos y medio magnético.
● Experiencia laboral mayor de 2 años en las competencias requeridas.
● Experiencia previa y conocimiento en proyectos humanitarios financiados por donantes internacionales (preferible).
● Experiencia en atender requerimientos logísticos y operativos de oficinas de terreno y programas en forma ágil, proactiva y autónoma.
● Amplio dominio en sistemas y programas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y Google Docs y Google Drive.
● Experiencia en construcción de informes estadísticos (preferible)
● Conocimiento de la región y del contexto, donde se implementa el proyecto.
Factores de éxito
El/la Oficial administrativo y financiero exitoso/a con habilidad para trabajar en equipo, actitud proactiva para resolver problemas ágilmente. Con capacidad para el establecimiento de relaciones interpersonales constructivas, planificación y organización del trabajo para cumplir con tiempos y capacidad para responder eficientemente en situaciones de trabajo bajo presión. Con flexibilidad y adaptabilidad. Comunicación verbal y escrita clara y eficiente. Disponibilidad para viajar y trabajar en otras zonas del país.
Aprendizaje Continuo
Como parte de nuestro compromiso con el aprendizaje organizacional y en apoyo de nuestro entendimiento de que las organizaciones de aprendizaje son más efectivas, eficientes y relevantes para las comunidades a las que sirven, empoderamos a todos los miembros del equipo para que dediquen 5% de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y / o profesional.
Diversidad, equidad e inclusión
Lograr nuestra misión comienza con la forma en que construimos nuestro equipo y trabajamos juntos. A través de nuestro compromiso de enriquecer nuestra organización con personas de diferentes orígenes, creencias, antecedentes y formas de pensar, podemos aprovechar mejor el poder colectivo de nuestros equipos y resolver los desafíos más complejos del mundo. Nos esforzamos por una cultura de confianza y respeto, donde todos aporten sus perspectivas y su autenticidad, alcancen su potencial como individuos y equipos, y colaboren para hacer el mejor trabajo de sus vidas.
Reconocemos que la diversidad y la inclusión no se logran de la noche a la mañana, y estamos comprometidos con aprender, escuchar y evolucionar para ser más diversos, equitativos e inclusivos de lo que somos hoy.
Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Mercy Corps ofrece igualdad de oportunidades y no tolera la discriminación por ningún motivo. Buscamos de forma activa a personas con diversidad de conocimientos, perspectivas y habilidades para poder ser colectivamente más fuertes y tener un impacto global sostenido.
Estamos comprometidos a proporcionar un entorno de respeto y seguridad psicológica en el que todas las oportunidades de empleo estén disponibles para todos. No participamos ni toleramos la discriminación por motivos de raza, color de piel, identidad de género, expresión de género, religión, edad, orientación sexual, origen nacional o étnico, discapacidad (incluido el estado de VIH /SIDA), estado civil, estado de veterano militar o cualquier otro grupo protegido en las ubicaciones donde trabajamos.
Salvaguardia y ética
Mercy Corps se compromete a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes del programa u otros, sean tratados con respeto y dignidad. Estamos comprometidos con los principios básicos sobre la prevención de la explotación y abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de los miembros de nuestro equipo o hacia ellos. Como parte de nuestro compromiso con un entorno de trabajo seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y se adhieran a las políticas y valores del Código de conducta de Mercy.
Proceso de Aplicación
Todas las aplicaciones deben cumplir con las siguientes condiciones: ➔ Diligenciar toda la información del formulario de aplicación
➔ Enviar hoja de vida debidamente diligenciada en formato PDF, de acuerdo a las instrucciones al final del formulario
➔ Las personas que no cumplan con los requisitos específicos requeridos, por favor abstenerse de enviar su aplicación.
➔ Sólo los candidatos preseleccionados serán contactados
➔ Sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones que cumplan en su totalidad con las condiciones mencionadas anteriormente
