CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Revisión de contratos y convenios del CeNAT administrados
por FunCeNAT”
INF-023 (03-2009)
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 1 2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ... 2 3. ASPECTOS DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO RELEVANTES EN EL ESTUDIO ... 2 4. PROCEDIMIENTOS ... 5 5. HALLAZGOS ... 7
1. Introducción
1.1 Origen
El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2008, con el fin de evaluar la eficacia, eficiencia y economicidad del proceso de administración de contratos y convenios suscritos por CENAT y administrados por la FunCeNAT, el cual fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad.
1.2. Objetivo General
Analizar y verificar los procedimientos y actividades de control interno que se aplican en el proceso de administración de contratos y convenios suscritos por el CENAT.
1.3. Objetivos Específicos
a) Verificar por medio de pruebas el cumplimiento el control interno de los contratos suscritos por CENAT.
b) Validar la información indicada en el formulario de autoevaluación de control interno preparada por la dirección del CENAT.
1.4. Alcance
Realizar un análisis del control interno relacionado con los contratos del CENAT y la información relacionada con corte al 30 de setiembre del 2008.
Se consideró de importancia tomar una muestra de los proyectos administrados por la FunCeNAT con el Programa Estado de la Nación, ya que estos fueron agregados por la FunCeNAT en el Auxiliar Resumen de Proyectos, extendiendo de esta manera el alcance establecido.
No está dentro del alcance de este estudio la revisión y análisis de los atributos y temas legales, dicha revisión fue asignada al asesor legal de la auditoría para su correspondiente análisis.
1.5. Limitaciones
El alcance fue establecido al 30 de setiembre 2008, sin embargo, a la fecha de la revisión (diciembre 2008), la contabilidad se encontraba hasta el 31 de mayo 2008, y el Auxiliar Resumen de Proyectos fue elaborado por la FunCeNAT con corte al 30 de noviembre 2008.
Bajo estas circunstancias, se tomó la decisión de cotejar la información de los Auxiliares de Bancos de cada uno de los proyectos, mismos que se encontraban al 30 de noviembre 2008 y contemplaban información histórica. De esta manera, en los Auxiliares de Bancos se procedió a efectuar el corte de saldos al 31 de mayo 2008 y al 30 de noviembre 2008 para cotejar toda la información con los reportes correspondientes elaborados a distintas fechas.
2. Responsabilidad de la Administración
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la administración activa. La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno que impera en el manejo y control de los proyectos del Centro Nacional de Alta Tecnología, CeNAT, administrados por FunCeNAT, el cual fue evaluado de conformidad con las normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la República.
3. Aspectos de la Ley General de Control Interno relevantes en el estudio
3.1 Regulaciones de la Ley General de Control Interno
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer
y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.” (inciso e, artículo 2, Ley General de Control Interno).
Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto
de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.” (inciso f, artículo 2, Ley General de Control Interno).
Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que
se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.” (inciso g, artículo 2, Ley General de Control Interno)
Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar,
y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos trazados…” (artículo 16, Ley General de Control Interno).
Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para
valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).
3.2 Responsabilidad por el sistema de control interno
Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
3.3 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:
Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
[…]
a. Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.
[…]
Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
3.4 Los informes de auditoría:
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de
la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al
jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.
Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de septiembre de 1994.
3.5 Causales de Responsabilidad Administrativa:
Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
[…] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
4. Procedimientos
Para el presente estudio se realizaron los siguientes procedimientos con el objetivo de verificar la información y su idoneidad en la administración de los contratos de los proyectos del CeNAT y los del Programa Estado de la Nación administrados ambos por la FunCeNAT, como se detalló en el punto 1.4 de este estudio:
a. Se solicitó a la FunCeNAT el Auxiliar Resumen de los proyectos abiertos y cerrados.
b. Con base a la información brindada por la Fundación, se eligió una muestra de 15 expedientes para ser revisados, 10 activos y 5 cerrados.
c. Se revisaron los expedientes de contratos abiertos, según información brindada en el Auxiliar Resumen de Proyectos, con corte al 30 de noviembre 2008.
d. Se revisaron los expedientes de contratos cerrados, según información brindada en el Auxiliar Resumen de Proyectos, con corte al 30 de noviembre 2008.
e. Se cotejó información entre el Auxiliar de Bancos de algunos proyectos y los contratos archivados.
f. Se cotejó la información entre el Auxiliar de Bancos de algunos proyectos y los saldos contables al 31 de mayo 2008 (última contabilidad elaborada a la fecha de la revisión). g. Se verificó el monto de cada proyecto del Auxiliar Resumen de Proyectos versus los
contratos archivados, de acuerdo a la muestra seleccionada.
h. Se verificaron los contratos vencidos, según el plazo indicado en el Auxiliar Resumen de Proyectos con el plazo indicado en el contrato archivado y con la contabilidad.
i. Se realizaron consultas al personal de la contabilidad de la FunCeNAT, quien administra los proyectos del CENAT, así como al personal del CENAT cuando se consideró necesario.
k. Se verificaron algunos puntos de la información obtenida en las pruebas realizadas, con la administradora del Estado de la Nación, referente a los proyectos administrados por la FunCeNAT y que pertenecen al PEN (Programa Estado de la Nación).
l. Se efectuó una entrevista con el director del CeNAT, para el seguimiento y verificación del cumplimiento de los cuestionarios de control interno completados por él en abril del año 2008.
5. Hallazgos
Del estudio realizado sobre los contratos del CENAT, administrados por la FunCeNAT, se obtuvieron los resultados que a continuación se detallan:
Hallazgo 1: Deficiencias detectadas en los expedientes de los contratos activos. Condición:
Como resultado de la prueba realizada a los expedientes de los contratos activos, se observaron las siguientes debilidades:
a. El Auxiliar Resumen con los proyectos existentes (abiertos y cerrados mostrados en un mismo auxiliar) no cuenta con la totalidad de la información necesaria para el control de los proyectos y sus respectivos contratos. Éste carece en algunos casos del monto inicial, en otros casos el monto inicial está incorrecto, se observó diferencia en el tipo de moneda con la que se pactó el contrato, en algunos casos el saldo disponible está incorrecto, las fechas de inicio y fin del contrato se observaron incorrectas o no fueron anotadas del todo.
b. Algunos de los contratos revisados ya están vencidos, no obstante se mantienen aún en los auxiliares como proyectos activos.
c. No se han elaborado expedientes para todos los contratos registrados en el Auxiliar Resumen de Proyectos, tal es el caso de University California y Fondo de Misiones, expediente necesario en el que se indique y se documente su procedencia, monto, plazo y objetivo del mismo.
d. El proyecto University California, según indicaciones del Director del CNCA, (CNCA una de las áreas del CENAT), tuvo una vigencia del 01-noviembre-2007 al 31-julio-2008. Dicho proyecto se encuentra registrado en el Auxiliar Resumen de Proyectos, no obstante, no fue localizado en la contabilidad del mes de diciembre 2007 ni en la de mayo 2008, período cubierto con la vigencia de dicho proyecto.
e. El Auxiliar Resumen de Proyectos tienen como título que todos los ahí contemplados son Fondos Privados sin embargo, se incluyen también los proyectos financiados con Fondos Públicos.
f. En el caso de los proyectos del Programa Estado de la Nación (PEN), las fechas, de inicio y cierre de los proyectos, indicadas en el Auxiliar Resumen de Proyectos, no coinciden con las fechas brindadas por la administradora del Programa Estado de la Nación (PEN).
g. No existe una directriz que aclare cuál es la información que realmente debe ser custodiada en los expedientes de los contratos, ya que en algunos casos se incluye presupuestos, comprobantes de pago, etc y en otros nada.
h. La información almacenada en los expedientes en algunos casos es en idioma extranjero, y no se mantiene una traducción al español para el claro entendimiento y conocimiento de los usuarios, máxime que las personas del área contable no son contratadas como personal bilingüe y es el área contable quien debe dar seguimiento al adecuado registro de las transacciones de cada proyecto.
i. En el caso del proyecto de Ozonosonda, no se indica si Ozonosonda y Ozonosonda2, son proyectos cerrados, para dar inicio a Ozonosonda3, o si es una continuidad uno del otro. La información en el expediente no aclara nada al respecto.
j. Los nombres asignados a los proyectos no muestran claridad y tienen a confundir y dificultar su localización.
k. En varios de los expedientes revisados no se localizaron contratos, convenios o cartas de entendimiento que los ampare, ni existe tampoco información que justifique o aclare su ausencia.
l. Se observaron diferencias en el monto del contrato o carta de entendimiento con lo indicado en el Auxiliar Resumen de Proyectos.
m. Se desconoce la cantidad exacta de proyectos activos y cerrados, ya que el Auxiliar Resumen de Proyectos no cuenta con la totalidad de los proyectos ejecutados y cerrados.
n. Se observó que dos proyectos existentes en la contabilidad de mayo 2008, no se encontraron como activos ni como cerrados en el Auxiliar Resumen de Proyectos entregado por la FunCeNAT. Dichos proyectos son Dirige-T y TC4.
Causa:
a. Inexistencia de un adecuado procedimiento que contemple las actividades necesarias para controlar, registrar y monitorear todos los proyectos.
b. Carencia de una base de datos confiable que brinde la información exacta y oportunamente, que garantice los mismos datos a los usuarios que la consulte.
c. Ausencia de un adecuado y constante control entre la FunCeNAT (que administra los proyectos y contratos) y el Programa Estado de la Nación, debido a la ausencia por ambas partes del personal que estaba a cargo por aproximadamente un año.
Efecto:
a. Errores significativos que no brindan confianza en la información brindada ni en el manejo de los proyectos y sus respectivos contratos.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292 , Artículos 8, 15, 16, 17
Recomendación:
a. Documentar formalmente e implementar un adecuado procedimiento para el manejo y administración de los contratos y proyectos, con el cual se garantice la eficiencia en el manejo de la información y se brinden datos confiables y oportunos.
b. Mantener expedientes completos donde se custodie la información pertinente de cada proyecto.
c. Mantener un control adecuado del vencimiento de los proyectos para su oportuno cierre y elaboración del informe final.
d. Implementar un listado de requisitos mínimos (lista de chequeo) que indique la documentación oficial que debe contener los expedientes, sea que se administre en forma manual o digital, garantizando que la información mínima ha sido recopilada, revisada y que se encuentra debidamente archivada y custodiada.
e. Mantener traducciones de la información de relevancia que ampare los proyectos y sus contratos, cuando los mismos sean en un idioma diferente al español.
f. Identificar por separado cada proyecto de acuerdo al convenio establecido.
g. Nombrar los proyectos con una descripción adecuada para su fácil identificación y ubicación, evitando confusión y un mismo nombre repetidamente.
h. Evaluar junto con el asesor legal cada caso y proyecto a ejecutar, con el fin de tener el amparo legal de que la Institución está a derecho y no se verá afectada en ningún momento con el proyecto pactado. Dejar evidencia de dicho criterio legal en los expedientes como amparo de los mismos.
i. Implementar una base de datos para el manejo de los proyectos y todas sus particularidades, evitando errores en los datos básicos de todo contrato y proyecto, brindando de esta manera información exacta, confiable, completa y oportuna.
j. Establecer un adecuado control de los fondos de cada proyecto evitando que estos se sobregiren y no emitir pago alguno hasta no contar con los fondos pertinentes.
Hallazgo 2: Deficiencias detectadas en los expedientes de los contratos de proyectos cerrados.
Condición:
Como resultado del análisis realizado a los proyectos cerrados, se presentaron varias debilidades que a continuación se detallan:
a. Los proyectos cerrados no se custodian por separado de los proyectos activos. Se pudo observar que los proyectos cerrados se mantienen localizados junto con los proyectos activos, lo que tiende a confundir, máxime que no se lleva un adecuado auxiliar que controle los proyectos cerrados. Caso particular del expediente de CR-USA, en donde no se ha manejado por separado una carpeta para cada proyecto, y existe uno cerrado que no pudo ser identificado en dichas carpetas.
b. Los expedientes de los contratos cerrados no reúnen las condiciones necesarias que documente la correcta apertura y cierre de los proyectos. En dichos expedientes no aparece la fecha definitiva de cierre, no se localizó el informe final como cierre del contrato y por ende de la satisfacción en la ejecución del mismo y sus resultados.
c. El Auxiliar Resumen de Proyectos elaborado y proporcionado por la contabilidad de la FunCeNAT, no cuenta con los datos mínimos necesarios que demuestren el inicio y cierre del proyecto, ni los respectivos montos de inicio y cierre.
d. En el Auxiliar Resumen de Proyectos aparecen varios contratos vencidos, sin embargo, están activos y con movimiento en los auxiliares de bancos.
e. Se carece de un expediente que contenga toda la información de los proyectos cerrados, como es el caso de los proyectos nombrados IRSE y Lanotec-CEFA:
- En el caso de IRSE únicamente fue entregada una carpeta con el presupuesto firmado sin contar con el contrato correspondiente, y no cuenta con la formalidad en el cierre del mismo.
- En el caso del proyecto Lanotec-CEFA solamente existe una carpeta con un boletín en donde se publica la donación recibida.
f. En el caso de los proyectos cerrados del Programa Estado de la Nación, no se observó carta alguna en donde la Administración de dicho programa solicite clara, oportuna y definitivamente el cierre de cada proyecto, con la que se garantice que fue revisado y aprobado el informe final a satisfacción de las partes.
g. No se cuenta con un auxiliar que brinde la información histórica y actual de forma íntegra y clara de todos los proyectos cerrados.
Causa:
a. Carencia de un procedimiento que defina la forma correcta del manejo de los contratos, siendo una de las principales actividades que está ejecutando la Fundación.
b. Carencia de un procedimiento que norme adecuadamente el manejo, apertura, ejecución y cierre de cada proyecto y sus contratos.
Efecto:
Información no confiable ni oportuna.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 8, 15, 16, 17
Recomendación:
a. Elaborar e implementar un adecuado procedimiento que norme el manejo de los contratos y proyectos que administra la FunCeNAT, estableciendo los puntos de control y los responsables respectivos.
b. Documentar adecuadamente cada expediente cuando un contrato o proyecto ha sido cerrado. Así mismo, que cuente con la documentación pertinente que evidencie su correcta apertura, ejecución y conclusión.
c. Establecer un listado con la información que debe contener cada expediente (lista de chequeo) para estandarizar el control y que se garantice la totalidad y calidad de la información a ser custodiada en cada expediente.
Hallazgo 3: De los expedientes revisados y que cuentan con un contrato, se observó que no todos poseen el refrendo del asesor legal que garantice su transparencia e idoneidad.
Condición:
No se mantiene evidencia en los expedientes de los proyectos revisados, que los contratos hayan sido revisados y avalados por el asesor legal de la Institución, que garantice mediante su revisión que el contrato no expone a la Institución en ningún tipo de conflicto.
Causa:
Ausencia de un adecuado procedimiento que regule las actividades de la Fundación en cuanto a la administración de los contratos y proyectos.
Efecto:
Cláusulas en las que la Institución puede verse afectada.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 8, 15.
Recomendación:
a. Se recomienda que todo contrato sea previamente revisado por el Asesor Legal de la Institución antes de ser firmado por las partes, garantizando la total transparencia e idoneidad en su contenido.
b. Elaborar e implementar un adecuado procedimiento que norme y controle la documentación y contenido de la información de los contratos que debe amparar cada proyecto.
Hallazgo 4: El Auxiliar Resumen de Proyectos presenta proyectos con saldos sobregirados.
Condición:
Se observó que algunos proyectos presentan saldos sobregirados, situación que no debe darse en la administración de fondos restringidos.
Causa:
a. Falta de un adecuado control en los proyectos.
b. Ausencia de un adecuado Manual de Funciones y Procedimientos que controle toda la actividad de una forma adecuada y eficiente.
Efecto:
a. Pérdida de confianza en la información suministrada por la Fundación en el manejo de los proyectos.
b. Contingencia por pérdidas económicas.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 8, 15, 16, 17
Recomendación:
a. Elaborar e implementar un adecuado Manual de Funciones y Procedimientos que controle todas las actividades de la Fundación de una forma adecuada y eficiente.
b. Implementar los controles adecuados para el manejo eficiente de los proyectos que administra la FunCeNAT.
Hallazgo 5: La contabilidad y los libros legales de la Fundación presentan un atraso significativo.
Condición:
a. La contabilidad se encuentra con un atraso de 5 meses. A la fecha de la revisión los Estados Financieros estaban elaborados al 31 de mayo 2008.
b. Los libros legales se encuentran atrasados en 7 meses. A la fecha de la revisión se encontraban al 29 de febrero 2008. Se observaron errores en los saldos e información poco legible en los mismos, al haber registrado datos encima de datos anteriores.
Debido a lo anterior, no se logró verificar el correcto registro contable en el manejo y administración de los fondos, ya que no se mantiene un verdadero control cruzado entre los auxiliares y la contabilidad, que garanticen confianza y exactitud de la información a ser revisada.
Causa:
a. El 75% del personal administrativo-contable de la Fundación renunció (3 personas).
b. El período para la nueva contratación de personal y el período de conocimiento del manejo de la Fundación llevó a un atraso significativo de la contabilidad.
c. Carencia de un adecuado Manual de Funciones y Procedimientos que guíe a los funcionarios en las labores de la FunCeNAT.
Efecto:
a. Atraso en la información financiera-contable.
b. Errores significativos no detectados a tiempo, evidenciando información poco confiable. c. Imagen negativa de la Fundación ante sus clientes y/o patrocinadores.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 8, 15, 16, 17
Recomendación:
a. Elaborar e implementar un adecuado Manual de Funciones y Procedimientos que guíe al personal en el manejo y cumplimiento de sus labores.
b. Actualizar la contabilidad y libros legales, con el fin de brindar información oportuna y confiable.
c. Mantener los registros contables al día garantizando un adecuado control y supervisión en cumplimiento del mismo.
Hallazgo 6: El saldo de los proyectos en los Estados Financieros al 31 de mayo 2008, no coincide con el saldo disponible en el Auxiliar de Bancos de cada uno de los proyectos.
Condición:
De la verificación de los saldos al 31 de mayo del 2008 entre el Mayor y los Auxiliares de 15 proyectos, se pudo evidenciar que solamente en 2 proyectos los saldos fueron exactos. En los 13 proyectos restantes se mostraron diferencias.
FUNDACION CENTRO DE ALTA TECNOLOGÍA AL 31 DE MAYO 2008 PASIVOS SALDOS SEGÚN CONTABILIDAD SALDOS SEGÚN
AUXILIAR DE BCOS DIFERENCIAS X MES
Fondos Restringidos: En colones En colones En colones
Estado de la Nación (557.737,97) (1.008.086,63) 450.348,66 UICN (393.742,23) (644.383,76) 250.641,53 Danida 54.719.093,37 49.009.527,97 5.709.565,40 OPS (181.373,73) 11.174,10 (192.547,83) Embajada Canadá 1.979.134,70 1.641.561,25 337.573,45 INCAP 18.815.485,93 (5.459.206,07) 24.274.692,00 CSUCA PAIRCA (249.377,71) (1.431.485,28) 1.182.107,57 Caja de Ande 217.779,29 3.217.779,29 (3.000.000,00) UNESCO 3.028.212,07 1.130.977,57 1.897.234,50 IDELCA 998.828,53 13.012.151,72 (12.013.323,19) OCCEFT-CGR (5.435.313,26) 525.056,29 (5.960.369,55)
ASOCIACION SOT ZIL 4.236.312,64 4.236.312,64 -
ISRSE 499.773,77 500.000,00 (226,23)
Dirige-T 4.909.410,00 4.909.410,00 -
Iguales resultados se obtuvieron al revisar los saldos entre el Mayor y el Auxiliar al 30 de Abril del 2008.
FUNDACION CENTRO DE ALTA TECNOLOGÍA AL 30 DE ABRIL 2008 PASIVOS SALDOS SEGÚN CONTABILIDAD SALDOS SEGÚN
AUXILIAR DE BCOS DIFERENCIAS X MES
Fondos Restringidos: En colones En colones En colones
Estado de la Nación (557.737,97) (207.185,63) (350.552,34) UICN 5.091.940,72 4.846.818,74 245.121,98 Danida 54.438.288,70 62.277.865,79 (7.839.577,09) OPS (181.373,73) 11.174,10 (192.547,83) Embajada Canadá 2.394.134,70 2.056.561,25 337.573,45 INCAP 18.815.485,93 (5.459.206,07) 24.274.692,00 CSUCA PAIRCA (249.377,71) (1.431.485,28) 1.182.107,57 Caja de Ande 217.779,29 3.217.779,29 (3.000.000,00) UNESCO 5.491.808,07 5.185.777,57 306.030,50 IDELCA 7.646.768,58 13.055.682,58 (5.408.914,00) OCCEFT-CGR 1.441.035,74 1.325.957,29 115.078,45
ASOCIACION SOT ZIL 4.236.312,64 4.236.312,64 -
ISRSE 499.773,77 500.000,00 (226,23)
Dirige-T 4.909.410,00 4.909.410,00 -
Ozonosonda 53.050,58 - 53.050,58
NOTA:
a) En el archivo dice Ozonosonda3
b) Según Auxiliar se inicia hasta en Mayo 08, y en Bcos. aparece mov. en abril 08
Causa:
a. Carencia de un adecuado control y supervisión.
b. Falta de procedimientos formales que regulen esta actividad.
Efecto:
Información financiera poco confiable.
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 8, 15, 16, 17
Recomendación:
Establecer formalmente un adecuado control que garantice la eficiencia, oportunidad y confiabilidad de la información procesada.
Hallazgo 7: Resultado de la verificación de los cuestionarios de control interno del CeNAT.
Condición:
Referente al seguimiento de los cuestionarios de control interno completados en el 2008 por el Director del CENAT, se pudo evidenciar que el control interno requiere de mejoras, como se detalla a continuación:
1. Sobre el Ambiente de Control:
1.1. Con respecto a la estructura organizativa del Programa CENAT, se encuentra parcialmente formalizada, debido a que los procedimientos, las funciones, delimitaciones y responsabilidades por empleado no se encuentran formalmente establecidas y recopiladas en un solo documento al que se le pueda dar seguimiento y evaluarlo para mejoras.
1.2. No se obtuvo evidencia de las reuniones periódicas que se realizan con el personal, donde se plasmen los temas tratados, así como los puntos acordados para su posterior seguimiento, ya que no se levantan minutas. El Director indica que son pocos funcionarios en su área, así que cada funcionario conoce su rol y lo ejecuta según lo indicado.
2. Sobre la Evaluación de Riesgos:
2.1. No se han definido los riesgos por cada uno de las áreas que conforman el CENAT.
3: Sobre las Actividades de Control:
3.1. No se obtuvo evidencia de la implementación formal de la segregación de funciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios del CENAT, esto debido a la cultura misma del CONARE que no ha gestionado dicha implementación.
3.2. No existe un adecuado Manual de Funciones y Procedimientos, que valore, controle y mitigue los riesgos en las operaciones.
3.3. Carece de un control de activos fijos actualizado y debidamente valuado.
3.4. La Contabilidad y Libros Legales se encuentran atrasados y los mismos son indispensables para la conciliación y verificación de los Auxiliares y para brindar información confiable, exacta, completa y actualizada.
4. Sobre el Sistema de Información:
4.2. No se pude garantizar que la información registrada en varios auxiliares sea exacta a la contable.
4.3. Los controles existentes no permiten garantizar la integridad de la información.
5. Sobre el Seguimiento del Sistema de Control Interno:
5.1. Como parte de las debilidades detectadas en el sistema de información, así como en los controles de las actividades financiero-contables el CeNAT, a través de la FunCeNAT, ha iniciado la mejora con la compra e implementación de un nuevo sistema de Contabilidad.
Dicho sistema no pudo ser evaluado por la auditoría a la fecha de la revisión, porque el personal de la contabilidad de FunCeNAT, apenas estaba alimentando el nuevo sistema con los saldos al 31 de Mayo del 2008.
Causa:
Ausencia de un Sistema de Control Interno institucional, que promueva la cultura de control interno a cada una de las dependencias y programas que la conforman.
Efecto:
Debilidades que afectan la eficiencia y eficacia de las operaciones y actividades que se ejecutan
Criterio:
Ley General de Control Interno No.8292, Artículos 7, 8, 10, 11, 12.
Recomendación:
a. Evaluar las necesidades en materia de control interno que tiene el programa e implementarlas satisfactoriamente, en beneficio de la Institución y del área del CENAT.
