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SECRETARIA DE FINANZAS República de Honduras · Tegucigalpa, M.D.C., 21 de diciembre de 2011 Señor PresentePara su conocimiento y demás fines transcribo a usted el acuerdo que literalmente dice:
SECRETARIA DE FINANZAS.REPUBLICA DE HONDURAS ACUERDO NÚMERO 1740-2011 Tegucigalpa, MDC, 23 de noviembre de 2011 EL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO. DE FINANZAS, CONSIDERANDO: Que el Articulo 3 de la Ley Orgánica del Presupuesto establece: Artículo 3.- OBJETIVOS DE LA LEY. Son objetivos de la presente Ley: 1), 2),3),4) Establecer.. a)...c) Procedimientos adecuados que aseguren la conducción eficiente y eficaz de las actividades de los distintos Órganos u Organismos que intervienen en la administración financiera y la evaluación de los resultados de los correspondientes programas, proyectos o actividades;" CONSIDERANDO: Que el Artículo 95 de la Ley Orgánica del Presupuesto contempla como función del subsistema de Contabilidad Gubernamental la de establecer principios, normas, y procedimientos técnicos que integran el subsistema de Contabilidad Gubernamental que deberá aplicar todo el Sector Público. Que el Artículo 129 de la Ley Orgánica del Presupuesto establece entre de otras cosas que la Secretaría de Estado CONSIDERANDO: en el Despacho de Finanzas, realizará los ajustes internos en la estructura orgánico-funcional y administrativos de los Órganos Técnícos Coordinadores responsables de la gestión del Sistema de Administración Financiera del Sector Público. CONSIDERANDO: Que el Artículo 7 de la Ley General de la Administración Pública establece la jerarquía normativa a la que los actos de la Administración Pública deberá someterse. CONSIDERANDO: Que de conformidad al Artículo 29, numeral 1, del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencia del Poder Ejecutivo, publicado mediante Decreto Ejecutivo PCM-008-97, entre las atribuciones del Director General está la de dirigir las actividades técnicas y administrativas de las respectivas dependencias incluyendo la distribución de tareas y asignación de responsabilidades del personal a su cargo.
POR TANTO: En aplicación de los Artículos 3, 95, 98 y 129 de
la Ley Orgánica del Presupuesto; 29 y 60, nwmeral 2, del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo.ACUERDA
:
ARTÍCULO 1.· Aprobaren todas y cada una de sus partes el MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA REPUBLICA, que literalmente dice:"l. PRESENTACIÓN
Con el propósito, de obtener un ordenamiento segregado y documentado de los distintos procesos, mediante los cuales la Contaduría General de la República dependencia de la Secretaría de Finanzas, desarrolla cada una de sus tareas que le permiten a esta Institución Pública cumplir con las funciones qe la Ley Orgánica de Presupuesto le asigna, y así alcanzar las metas y objetivos de su Plan Operativo Anual y que a su vez sea de conocimiento de la ciudadanía y de Organismos Internacionales.
Sobre esta base, una vez concluida la mencionada documentación de los procesos de todos y cada uno de los departamentos que integran la Contaduría General de la República, se analizo cada uno de ellos. En este contexto, el presente manual se sustenta en el estudio de la misión institucional y su comparación frente a las funciones que cada una de las áreas viene cumpliendo. También se tuvo en cuenta las disposiciones legales vigentes, entre otras: Ley Orgánica de Presupuesto (Decreto Legislativo 83-2004), Ley de Administración Pública (D.L. 146-86 y 218-96), Decreto Legislativo 274-2010 del 13 de enero de 2011, Ley de Procedimiento Administrativo (D.L. 152-97) Ley de Simplificación Administrativa (O.l. 255- 2002) y el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo (D.E. PCM- 008-97}.
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Dado el carácter de documento consultivo
y
de guía de acción que tiene el presente Manual, deberá socializarse al interior de la Contaduría General de la República y hacerse de público conocimiento, quedando disponible en la página web de la SEFIN, de igual modo para que pueda mantenerse vigente y prestando la utilidad señalada, deberá estar sujeto a una permanente revisión y su actualización deberá efectuarse en un plazo que no deberá exceder por ningún motiyo de cinco años a partir de su aprobación por el Titular de la Secretaría de Estado en·el Despacho de Finanzas.11. OBJETIVOS
El objetivo general del presente Manual, es mejorar la gestión de la Contaduría General de la República, para que el Esta,do pueda cumplir sus funciones de prestación de servicios a la ciudadanía, de forma equitativa y eficiente. .
El objetivo" específico fundamental es servir de guía para el diario accionar de los empleados y funcionarios y permitir a los distintos niveles jerárquicos de la Contaduría General de la República un conocimiento integral de la organización y de las funciones generales y responsabilidades de cada cargo dentro de la estructura Institucional.
Se ha diseñado responsablemente después de completar la documentación de los procesos y sustentado en criterios de simplificación, racionalización y mejora en los tiempos de respuesta de los trámites administrativos que ejecutan los distintos Departamentos de la Contaduría General de la República.
En resumen,los propósitos particulares de este Manual son los siguientes:
1. Establecer un ordenamiento fluido y documentado de todos y cada uno de los procesos mediante los cuales la Contaduría General de la República da respuesta a los requerimientos de la comunidad en general y al cumplimiento de su misión institucional.
2. Determinar los niveles de responsabilidad de los empleados
y
funcionarios que intervienen en cada uno de dichos procesos, en términos de atribuciones, competencias y obligaciones.3. Explicar en detalle esos procedimientos que deben seguirse y describirlos, como orientación y guía de aplicación para todos y cada uno de los funcionarios que según el caso de que se trate, será responsable de cumplirlos a cabalidad. ·
4. Con base en este marco, definir la estructura y funciones de los distintos departamentos que contribuirán a mejorar los canales de comunicación, de .integración y de gestión fundamentales para cumplir a cabalidad la misión o razón de ser de la Contaduría General de la República.
· 5. Contar con un instrumento permanente de consulta para los emplea9os y funcionarios que prestan sus servicios, documento que deberá ser actualizado como mínimo cada año y en todo caso, cada vez que así se requiera.
Por las razones expuestas, en este Manual están descritos los roles de usuario que habilitan a los empleados y funcionarios para la ejecución de cada tarea, determinando responsabilidades y acciones de cada operador,
e
incluye además, los niveles jerárquicos y la organización que se ha estimado como adecuada para cumplir con los objetivos y metas institucionales.El presente Manual forma parte integral de la normativa que define la Organización y Funciones de la Contaduría General de la República dependencia de la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas y, considerando las características propias del mismo, ·se pretende que sea material de consulta para el conocimiento de las tareas a cargo y, por ende, para un mejor desempeño de las responsabilidades y compromiso que cada empleado y funcionario ha asumido.
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111. MARCO CONCEPTUAL
Este Manuales un instrumento que permite a los distintos niveles jerárquicos de la Contaduría General de la República, un conocimiento integral de la organización y de las funciones generales y responsabilidades de cada cargo dentro de la estructura Institucional.
Este ordenamiento formal debe contribuir a una mejora en los canales de comunicación, coordinación e integración a todos los niveles, con lo cual, se prevé que la misión y objetivos de la organización se puedan alcanzar en mejor forma, ya que elrecurso humano se constituye como un pilar esencial para la misma. Este Manual se ha diseñado de la siguiente forma:
Inicia con la presentación, los objetivos y el marco conceptual, luego se divide en tres (3) secciones: la primera, incluye una Estructura donde se desarrolla la misión y el Organigrama; la segunda, comprende el Manual de las Funciones de los Departamentos; la tercera presenta la descripción de los procedimientos de cada proceso que tiene a cargo la Contaduría General de la República.
Entre otros aspectos, constituye:
1. Una fuente de información que permite conocer la organización formal de la Contaduría General de la República.
2. Una herramienta útil y eficaz para organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades.
3. Un documento que describe las funciones de cada cargo y delimita sus responsabilidades y campo de
acción. ··•
4. Un compendio que precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales de los diferentes cargos dentro de la organización.
5. Una guía de permanente consulta que servirá de orientación y pautas para el adecuado accionar de la administración y el mejor desempeño de la función pública.
TÍTULO l. MARCO ESTRATÉGICO CAPÍTULO ÚNICO MISIÓN Y ESTRUCTURA 1.1. Misión .
La Contaduría General de la República es el Órgano Técnico rector del Subsistemas de Contabilidad Gubernamental, siendo responsable de dictar las normas y procedimientos en estas materias y de producir los estados financieros del Estado en forma oportuna y confiable para la toma de decisiones de los responsables de la administración del Estado e información y veeduría de la comunidad en general.
1.2.Estructura Actual
1.2.1.Conceptos Básicos
La Estructura contiene el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de líneas de mando, canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos para cumplir con los objetivo.
La estructura organlzacional debe reflejarse en los instrumentos de organización: Organigrama, Manual de Organización, Manual de Funciones, Manual de Procesos y Manual de Descripción de Cargos. Por consiguiente, la Contaduría General de la República tiene una estructura de gestión y control bien organizada, mejorando los flujos de información, la calidad de ésta, la productividad del personal y el desempeño de las funciones.
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.1.2.2. Principios
Son las premisas que guían el diseño e implantación de una correcta estructura organizacional entre las cuales tenemos:
1. La Transparencia como conjunto de medidas y disposiciones que garantiza la publicidad de la información relativa de los actos de la Institución y el acceso de los ciudadanos a dicha información. 2. La Publicidad como el deber que tienen la Instituciones Públicas de dar a conocer a la población la
información relativa a sus funciones, atribuciones, actividades y a la administración de sus recursos. 3. Información Pública es todo archivo, registro, dato o comunicación contenida en cualquier medio,
documento o registro, impreso o electrónico que no haya sido clasificado como Información reservada.
4. La organización debe ser la expresión de los objetivos.
5. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de toda organización.
6. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.
7. La responsabilidad del subordinado hacia su superior por la autoridad recibida, mediante la delegación, es absoluta y ningún superior puede eludir la respon abilidad por las actividades de su
subordinado. ·
8. Cada funcionario y empleado debe ser responsable ante una sola persona.
9. Pará aseg·urar el cumplimiento de las funciones delegadas, se consigna la obligación de suministrar informes acerca de la gestión realizada.
10. Sólo las decisiones que no puedan ser adoptadas en un determinado nivel deben ser remitidas hacia uno superior.
11. No deben darse órdenes a los subalternos omitiendo la vía del jefe responsable.
12. Toda organización exige una continuidad en su proceso y su constante estudio y mejora. 1.2.3.·Estru.ctura Organizativa
La estructura actual de la Contaduría Generalde la República está conformada por:
La Dirección Ejecutiva, que la conforma el Contador General de la República, el Sub Contador General de la República quienes tienen como apoyo una Secretaria Ejecutiva y una Oficinista.
Las Autoridades Superiores de la Secretaria de Finanzas realizan la contratación de personal con funciones
de Asesores. ·
Se cuenta con dos Delegados Administrativos que realizan las funciones encomendadas por la Gerencia Central de· la Secretaria de Finanzas, entre las cuales están la de ejecutar el Presupuesto de la dependencia, el Control de los Bienes de Uso, el Control de Inventarios, la Autorización de Talonarios de Ingresos Propios, así como el Archivo de la Documentación con una persona encargada.
Departamento de Procesos Contables, conformado por la Jefatura del Departamento y tres Secciones: • Sección de Ingresos
• Sección de Egresos • Sección de Consolidación
Departamento de Normas y Procedimientos conformado por la Jefatura y una Sección: • Sección de Normas y Procedimientos Contables
1.2.4. Base Legal
Esta estructura organizacional tiene sustento en las disposiciones normativas siguientes:
a) La Ley Orgánica del Presupuestó, Decreto N°83-2004 de fecha 21 de Junio del2004, (Artículo 129); b) Decreto Legislativo 274-201O del13 de enero de 2011.
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e) Decreto Ejecutivo N° PCM-008-97, de fecha 7 de junio de 1997, referido al Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo (Artículo 101);
d) El Reglamento de Ejecución General de la Ley Orgánica del Presupuesto Acuerdo No. 0419- de fecha 1O de Marzo del 2005.
e) Las Normas Técnicas de Contabilidad subsistema que integra el Sistema de Administración Financiera
Integrada (SIAFI). .
D
Las Normas Técnicas de Bienes Nacionales subsistema que integra el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI}.1.2.5. Atribuciones de la Contaduría General de la República
Entre sus facultades, sobresalen las siguientes:
1. Dictar las Normas de Contabilidad para todo el Sector Público, estableciendo la metodología contable a aplicar, la periodicidad, la estructura y características de los estados contables y financieros a producir por las Entidades Públicas.
2. Llevar la contabilidad general de la Administración Pública Centralizada, consolidando datos de los diferentes Órganos del Sector Público, realizando las operaciones de ajuste y cierre necesarios y
producir anualmente los Estados Contables y Financieros.
3. Mantener información financiera en forma permanente y actualizada, que permita conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la Administración Pública Centralizada, de cada uno de los Organismos de la Administración Pública
Descentralizada y del Sector Públiyo en su conjunto.
TÍTULO 11
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS CAPÍTULO 1
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1.1. CONTADOR GENERAL
1. Dictar las Normas de Contabilidad para todo el Sector Público y las Normas para el manejo de archivos
de la documentación financiera del Sector Público.
2. Asesorar técnicamente a todas las Entidades del Sector Público en la implantación y aplicación de las
normas y metodologías que en materia contable establezca.
3. Garantizar que los sistemas contables que se establezcan puedan ser desarrollados e implantados por las Entidades, conforme a su naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de
información. .
4. Llevar la contabilidad general de la Administración Pública Centralizada, consolidando datos de los
diferentes Órganos, realizando las operaciones de ajuste y cierre necesarios y producir anualmente los estados contables y financieros.
5. Mantener información financiera en forma permanente y actualizada, que permita conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la Administración Pública Centralizada, de cada uno de tos Organismos de la Administración Pública
Descentralizada y del Sector Público en su conjunto.
6. Elaborar, en coordinación con la Dirección General de Presupuesto, el Informe de Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República.
7. Elaborar anualmente las cuentas económicas del Sector Público de acuerdo al Sistema de Cuentas
Nacionales.
8. Velar porque se cumplan los requisitos legales, administrativos y técnicos relacionados con el descargo
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9. Preparar ante las instancias correspondientes l.os informes relativos ala Contabilidad Nacional.
10. Las demás que le asignen las disposiciones legales y reglamentarias y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
1.2. SUB CONTADOR GENERAL
1. Sustituir al Contador General, en caso de ausencia o de impedimento legal, observando en su caso el orden que aquel determine. .
2. Asistir al Contador General en la formulación de politicas o planes de acción de la Contaduría General de la República, en las funciones de dirección, coordinación y control que le correspondan.
3. Velar porque sus acciones sean compatibles con las de las distintas Dependencias de la Secretaría de Estado eh el Despacho de Finanzas y coordinar con éstas los asuntos de interés compartido;
4. Resolver los asuntos que le delegue el Contador General.
5. Las demás que le señalen las disposiciones lega.les y reglamentarias del Ordenamiento Jurídico.
1.3. DEPARTAMENTO DE PROCESOS CONTABLES
1. Verificar la calidad y la oportunidad del registro en el SIAFI de las transacciones económico-financiera con incidencia en la contabilidad.
2. Justificar y pr.eparar asientos manuales de ajustes que resulten de la verificación y análisis de la información procesada en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).
3. Mantener la información financiera en forma permanente y actualizada, que permita conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros de la Administración Pública Centralizada, Descentralizada y del Sector Público en su conjunto.
4. Preparar el Informe sobre la Situación Financ.iera Consolidada del Sector Público, el Balance General de la Aqmi11istración Centraldel Gobierno y la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República para su presentación al Poder Legislativo.
5. Elaborar y analizar los Estados Financieros de la Administración Central y de las Instituciones Descentralizadas
6. Las otras asignadas por la Dirección.
Estructura Interna delDepartamento de Procesos Contables
Seccion de Ingresos
Funciones:
1. Verificar que las transacciones Económico-Financiera con incidencia en la contabilidad sean registradas de forma eficiente y oportuna en el Sistema Integrado de AdministraCión Financiera Integrada. (SIAFI). 2. Preparar y justificar asientos manuales, que resulten de ajustes de la verificación y análisis de la
información procesada en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI). ·
3. Mantener información financiera en forma actualizada y permanente, que permita conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros de la Administración Pública Centralizada, Descentralizada y del Sector Público en su conjunto.
4. Conciliación de Saldos, Libros, Banco y Libretas entre Modulo Contable Tesorería y la Institución Bancaria.
5. Colaborar en la elaboración y análisis de los Estados Financieros. 6. Otras labores que estén relaCionadas con la Sección.
Seccion de Egresos
Funciones:
1. Verificar la calidad y la oportunidad del registro en el SIAFI de las transacciones económico-financiera con incidencia en la contabilidad.
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2. Justificar y preparar asientos manuales de ajustes resultados de la verificación y análisis de la información procesada en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).
3. Mantener información financiera en forma permanente y actualizada, que permita conocer la gestión presupuestarla, de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros de la Administración Pública Centralizada, Descentralizada y del Sector Público en su conjunto.
4. Control, seguimiento y evaluación de las cuentas y subcuentas afectadas por: • Movimientos de la Deuda Interna
y
Externa.• Movimientos Extrapresup.uestarios: - Capitalizaciones de obras - species Fiscales - Materiales y Suministros - Embargos
5. Colaborar en la elaboración y análisis de los Estados Financieros. 6. Otras labores que estén relacionadas con la Sección.
Seccion de Conso/idacion
Funciones:
1. Elaborar el Informe de situación financiera consolidada del Sector Publico. 2. Realizar Análisis de las siguientes Informaciones:
2.1 Revisión y análisis de los Estados Financieros y de los cuadros requeridos a las Instituciones de la Administración Descentralizada.
2.2 Consistencia Financiera de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central y Descentralizada
2.3 Análisis de la coherencia de los datos incorporados al Sistema Integrado de Información Financiera.
2.4 Consolidación de Estados Financieros que presenten Flujos Financieros de la Administración Central y·organismos Descentralizados.
3. Determinar el patrimonio neto de las Instituciones Descentralizadas.
4. Justificar y preparar asientos manuales de ajustes resultados de la verificación y análisis de la información procesada en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).
5. Mantenr información financiera en forma permanente y actualizada, que permita conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros de la Administración Pública Centralizada, Descentralizada y del Sector Público en su conjunto.
6. Brindar asesoría técnica a las instituciones descentralizadas en relación a la información contable que presentan a la CGR y sobre la aplicación del plan de cuentas contable único para el sector público. 7. Formar parte de la comisión sobre la implementación del SIAFI de las Instituciones Descentralizadas,
Instituciones, Publicas Financieras bancarias y no bancarias, universidades nacionales, e instituciones de seguridad social que se vayan incorporando al SIAFI.
8. Otras labores relacionadas con la Sección.
1.4 DEPARTAMENTO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. Preparar las Normas
y
Procedimientos de Contabilidad para todo el Sector Público, estableciendo la metodología contable a aplicar, la periodicidad, la estructura y características de los estados contables y financieros a producir por las entidades públ!cas. .2. Preparar Normas y Procedimientos para el manejo del Archivo de la documentación Financiera del Sector Publico.
3. Asesorar técnicamente a todas las Entidades del Sector Público en la implantación y aplicación de las normas y metodologías que en materia contable establezca.
:...
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4. Preparar las normas necesarias para que se proceda al registro contable primario de las actividades desarrolladas por órganos y Organismos del.Sector Público.
5. Elaborar y Remitir a todos los Organismos y Entidades Públicas las Normas para el Cierre Contables del Ejercicio Fiscal vigente.
6. Responsable de la actualización de la información de la página Oficial de Contaduría General de la República, en el Sitio de la Secretaria de Finanzas.
7. Miembro del Comité Técnico lnterinstitucional de SIAFI
8. Capacitar al personal del Sector Publico en lo inherente a la aplicación de Normas y Procedimientos de Contabilidad y en la Operatividad del SIAFI.
9. Otras asignadas por la Dirección.
Estructura Interna delDepartamento de Normas
y
ProcedimientosSeccion de Normas y Procedimientos Contables
Funciones:·
1. Preparar las Normas de Contabilidad para todo el Sector Público,estableciendo la metodología contable a aplicar, la periodicidad, la estructura y características de los estados contables y financieros a producir por las entidades públicas.
2. Asesorar técnicamente a todas las Entidades del Se9tor Público en la implantación y aplicación de las normas y metodologías que en materia contable se establezca.
3. Preparar las normas necesarias para que se proceda al registro contable primario de las actividades desarrolladas por órganos y organismos del Sector Público.
4. Preparar las Normas para el Cierre Contables del Ejercicio Fiscal vigente y presentarlo a la Dirección. 5. Asesorar a las Instituciones del Sector Publico sobre la implementación del SIAFI, elaboración de las
tablas de conversión de las etapas del registro contable, homologación del plan de cuentas, definición de auxiliares contables y homologar los procesos administrativos de las Instituciones que se van incorporando al SIAFI.
6. Efectuar revisiones periódicas a:
6.1. Normas, manuales y procedimientos apliéados para la Administración Central.
6.2. Tablas de conversión de las etapas del registro contable en el Sistema de Administración Financiera Integrada
7. Brindar capacitación del Módulo de Contabilidad
8. Participar en el desarrollo de nuevos programas de computación relacionados con el Sistema de Administración Financiera Integrada
9. Participar en la Identificación y solución de problemas técnicos en el Sistema de Administración Financiera Integrada
10. Efectuar estudios permanentes de legislaciones comparada a nivel nacional e internacional. 11. Otros asignados por el Jefe de Normas y Procedimientos.
CAPÍTULO 11
PROCEDIMIENTOS
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1. PROPÓSITO
Este proceso tiene como propósito conciliar las cuentas de la TGR contra los extractos bancarios del BCH y la contabilidad registrada en elSIAFI,asimismo ingresar las partidas manuales de ajustes que se requieran en elcaso de la gestión de años anteriores.
2. ALCANCE
Desde que se genera por cuenta el reporte de movimientos en el libro banco y el de contabilidad; hasta que se revisan y conciliación las cuentas, y en caso de años anteriores se efectúa el registro contable de ajuste en el SIAFI, se imprime, revisa y firma el asiento manual y se aprueba la partida en dicho sistema.
3. DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS BCH: Banco Central de Honduras
CGR: Contaduría Generalde la República DGCP: Dirección General de Crédito Público GA: Gerencia Administrativa
SEFIN: Secretaría de Finanzas
SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada TGR: Tesorería General de la República
INBAN: Cuenta lnterbancaria 4. ELEMENTOS A UTILIZAR
Ley Orgánica del Presupuesto
Normas de Cierre Contable del Ejercicio Vigente Normas Técnicas de Contabilidad
5. PERSONAL QUE INTERVIENE PUESTO QUE
Jefe Supervisor
Contador Personal
DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA DESEMPEÑA Depto. de Procesos Contables, CGR
Sección de Egresos, Depto. de Procesos Contables Sección de Egresos,Depto.de Procesos Contables Depto. de Conciliación, TGR
6. PROCEDIMIENTO
1. El Contador de la Sección de Egresos revisa el estado de las conciliaciones por cuenta, para lo cual
ingresa al SIAFI con el año de la gestión requerida, a las siguientes opciones:
Perfil (913) Consultas - Todo - Tesorería - Cuenta Única - Consulta de Movimientos - Consulta de Movimientos en Libro Banco.
2. Busca por cuenta requerida en el momento ingresando la siguiente información:
• %cuenta
• Fecha de Gestión.
3. El SIAFI Genera el Reporte de Movimiento de libro banco y lo revisa contra el Extracto Bancario del BCH que recibe mensualmente de la DGCP, (los archivan por cuentas).
4. Genera los reportes de contabilidad ir.grese a las siguientes opciones:
Perfil (912) Consultas todo Contabilidad - Contabilidad por partida doble - Reportes de Contabilidad - Reportes por Auxiliares.
5. Ingrese los parámetros de búsqueda para reportes de mayores auxiliares y de la siguiente forma :
• Por Detalle (solo créditos y débitos) y luego por resumen (saldo)
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• En Banco: Cuenta y Libreta, BCH y Cuenta correspondiente. • Institución y GA (0220- 0449)
• GA: todas (01 y 02)
• Fondos externos y nacionales (para verificar si están todos los datos·por el lado de los fondos externos, consulta por la cuenta 11123, la imprime y anexa a los documentos para dejar constanciá si hubo o no movimientos).
6. Verifique que las.cuentas estén conciliadas en los reportes de contabilidad contra los movimientos de
libro banco y elextracto bancario. Siidentifica diferencias según año de gestión, realice lo siguiente: 6.1.Si e la gestión del año vigente, se comunica con el Departamento de Conciliación de la TGR para
que efectúe la operación requerida antes de cerrar la gestión y finalice el Procedimiento.
Nota:
• Si la TGR ya realizó la operación
y
en el módulo de Contabilidad no sale registrado ya que algunas veces estos no se reflejan, puede proceder según el punto 1.26.2.Si es la gestión de años anteriores, y si el Departamento de Conciliación de la TGR ya cerró el año en el sistema, deberá ingresar en ei·SIAFI la.s partidas manuales de ajustes que se requieran, verifique el registro contable, imprima y adjunte el asiento manual, saque copia de las hojas de los reportes donde se encuentra la diferencia para anexarlos como soporte y entregue los documentos al Jefe del Departamento de Procesos Contables.
Notas:
• En el caso de la Gestión del 2006, si se requiere el Contador realiza consultas en el viejo SIAFI.
• Si la conciliación es de años anteriores, pero la TGR no ha cerrado la Conciliación, puede proceder según el punto 1.1
7. El Jefe del Departamento de Procesos Contables revisa el Asiento Manual contra los documentos soporte y lo ingresado en el SIAFI. ¿Está correcto?
7.1 Si no está, comunica las observaciones al Contador para que realíce los ajustes en los documentos y/o en el SIAFI y lo vuelva a verificar.Regresar al paso N° 1
7.2 Si está, firma de visto bueno el Asiento Manual, aprueba en el SIAFI dicha partida y archiva los
documentos de la partida manual.
Fin del Procedimiento
7. DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Extractos Bancarios del BCH
7.2 Reportes de movimientos en libro banco
7.3 Reporte de Contabilidad
7.4 Asiento Manual en el SIAFI
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DEPARTAMENTO DE PROCESOS CONTABLES
Proceso: CONCILIACIÓN DE LIBRETAS AUXILIARES
:.
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1.-PROPÓSITO
Este proceso tiene como propósito conciliar las libretas auxiliares de las cuentas bancarias de la TGR registros de. libro bancos del SfAFI, contra los registros de fa Contabilidad registrados en el SIAFI, asimi mo ingresar las partidas manuales de ajuste que se requieran en el caso de la gestión de años anteriores y reportar ante las instancias correspondientes los ajustes del periodo.
2.·ALCANCE
Desde que se genera por cuenta el reporte de movimientos en libro banco y de contabilidad; hasta que se revisan y conciliación las libretas, y en caso de años anteriores se efectúa el registro contable de ajuste en el SIAFI, se imprime, revisa y firma el Asiento Manual y se aprueba la partida en dicho sistema.
3.·DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS BCH: Banco Central de Honduras
CGR: Contaduría General de la República
DGCP: Dirección General de Crédito Público
GA: Gerencia Administrativa SEFIN: Secretaría de Finanzas
SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada TGR: Tesorería General de la República
4.·ELEMENTOS A UTILIZAR Ley Orgánica del Presupuesto
Normas de Cierre Contable del Ejercicio Vigente
Normas Técnicas de Contabilidad 5.·PERSONAL QUE INTERVIENE
PUESTO QUE DESEMPEÑA DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA
Jefe Supervisor Contador Personal
Depto. de Procesos Contables, CGR
Sección de Egresos,Depto. de Procesos Contables Sección de Egresos, Depto. de Procesos Contables Depto. de Conciliación, TGR
6.· PROCEDIMIENTO
1. El Contador de la Sección de Egresos revisa el estado de las conciliaciones por cuenta para lo cual ingresa al SIAFI con el año de la gestión requerida, a las siguientes opciones:
Perfil (913) Consultas todo Tesorería Cuenta Única
Consulta de Movimientos
Consulta de Movimientos en Libro Banco
2. Busca por cuenta requerida en el momento ingresando la siguiente información:
2.1. %cuenta
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3. Genera el Reporte a nivel de cuenta bancaria y libretas según el·periodo correspondiente.
4. Genera los reportes de contabilidad para lo cual ingresa a las siguientes opciones:
Perfil (912) Consultas todo Contabilidad · Contabilid.ad por partida doble
Reportes de Contabilidad Reportes por Auxiliares
5. Ingresa los parámetros de búsqueda para reportes de mayores auxiliares: 5.1. Por.Detalle (solo créditos y débitos) y luego por resumen (saldo) 5.2. En Cuentas Contables: Auxiliares por libretas
5.3 En Banco: Cuenta y Libreta. 5.4 Institución y GA (0220 - 0449)
5.5.GA: todas (01 y 02) .
5.6 Fondos externos y nacionales (para verificar si están todos los datos por el lado de los fondos externos, consulta por la cuenta.11123, la imprime y anexa a los documentos para dejar constancia si hubo o no movimientos).
6. Verifica que las cuentas estén conciliadas en los reportes de contabilidad contra los movimientos de libro banco y el extrac.to bancario si lo hubiere. Si identifica diferencias realiza lo siguiente según el año de gestión.
7. Se procede a cotejar las transacciones registradas en ambos reportes para determinar el porqué de dicha diferencia.
8. Para facilitar el proceso de conciliación cuando los reportes contienen varias páginas es necesario convertir a Excel mediante el uso del programa Able2extract, ya que de esta manera permite ordenar por tipo de transacción.
8.1 Si es la gestión del año vigente, se comunica con el Depto. de Conciliación de 'la TGR para que
efectúe la operación requerida o se comunica con la Institución que genero la transacción u/o
SECRETARIA DE FINANZAS
República
de
Honduras Acuerdo 1740 23nov-2011 13 des9Nota:
Sila TGR ya realizó la operación y en el módulo de Contabilidad no sale registrado ya que algunas
veces estos no se reflejan, puede proceder según el punto 1.2
8.2 Si es la gestión de años anteriores, y siel Depto. de Conciliación de la TGR ya cerró el año en el sistema, se deberá ingresar en el SIAFI las partidas manuales de ajustes que se requieran, verifica el registro contable, imprime y adjunta el Asiento Manual, saca copia de las hojas de los reportes donde se encuentra la diferencia pa'ra anexarlos como soporte y entrega los documentos al Jefe del Depto. de Procesos Contables.
Nota:
En el caso de la Gestión del 2006, si se requiere el Contador realiza consultas en el viejo SIAFI. Si la conciliación es de años anteriores, pero·la TGR no ha cerrado la conciliaCión, puede proceder según el punto 1.1
9. El Jefe del Depto. de Procesos Contables revisa el Asiento Manual contra los documentos soporte l. ¿Está correcto?
9.1 Si no está, comunica las observaciones al Contador para que realice los ajustes en los documentos y/o en elSIAFI y la vuelva a verificar. Regresar al paso N° 1. .
9.2 Si está, firma de visto bueno el asiento manual, aprueba en el SIAFI dicha partida y archiva los documentos de la partida manual. .
9.3 Se generan nuevamente los reportes de· Contabilidad y Tesorería correspondientes para la
verificación de los saldos finales de las libretas. Fin del Procedimiento
7.· DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Extractos·Bancarios del BCH si los hubieren 7.2 Reports de movimientos en libro banco ·
7.3 Reporte de Contabilidad 7.4 Asiento Manual en el SIAFI
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Departamento de Procesos Contables Proceso: CONCILIACIÓN DE LA DEUDA EXTERNA
A LARGO PLAZO Código: PR-CGR-3
1.·PROPÓSITO
Este procedimiento tiene como propósito revisar las diferencias de los saldos de deuda externa que están tanto en el SIAFI como en el SIGADE y realizar los asientos manuales de manera que ambos sistemas queden conciliados.
2.·ALCANCE
·se reciben las instrucciones para que se efectúe la conciliación de la deuda externa, revisión de las
SECRETARIA DE FINANZAS
República de
HondÚras
Acuerdo 174023-llOV-2011 14 de 59
3.- DEFINICIÓN
DE
SIGLAS Y ABREVIATURAS CGR: Contaduría General de la República DGCP: Dirección General de Crédito PúblicoSIAFI:Sistema de.Adminístración Financiera Integrada SIGADE: Sistema de Gestión y Análisis de Deuda
4.- ELEMENTOS A UTILIZAR
./ Ley Orgánica del Presupuesto.
5.·PERSONAL QUE INTERVIENE
PUESTO QUE DESEMPEÑA Contador General Jefe Contador Secretaria Secretaria Ejecutiva Recepcíonísta DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA CGR
Departamento de Procesos Contables, CGR Departamento de Procesos Contables Departamento de Procesos Contables, CGR CGR
· cGR
6.·PROCEDIMIENTO
1.- El Jefe del Departamento de Procesos Contables, instruye a la secretaria que elabore un Oficio a la DGCP,en elcual solicita los saldos de la Deuda Externa mensual.
2.- La Secretaria del Departamento, elabora dicho oficio y lo entrega al Jefe para su revisión. 3.- El Jefe del Departamento de Procesos.Contables, revis·a este oficio. ¿Está de acuerdo?
3.1.- Sí está de acuerdo, instruye a la Secretaria que lo envíe a firma del Contador General. 3.2.- Si no está de acuerdo, lo devuelve para su ajuste, y regresar al paso N° 2
4.- La secretaría, imprime el oficio (original y copia) y lo entrega a la Secretaria Ejecutiva para que el Contador Genera·l lo firme.
5.- ElContador, revisa,firma dicho oficio y lo entrega a la Secretaria Ejecutiva.
6.- La Secretaria Ejecutiva, sella este oficio, a su copia coloca facsímile, lo entrega a la Secretaria del Departamento de Procesos Contables y ésta lo envía a la DGCP.
7.- La DGCP., firma de recibido la copia del oficio y lo devuelve al Departamento de Procesos Contables, luego emite del SIGADE el informe de Deuda Externa y a través de un oficio lo remite a la CGR.
8.- La Recepcionista de la CGR, recibe de la DGCP, dicho Informe, marca con fecha y hora para constancia
y envía al Contador. ·
9.- La Secretaria Ejecutiva del Contador General, recibe dicho informe y entrega al Contador.
10.- El Contador General, da instrucciones a su secretaria para que la envíe al Jefe del Departamento de Procesos Contables.
11.- La Secretaria Ejecutiva, anota en su libro de control y la envía al Departamento de
Procesos Contables. ·
12.- La Secretaria del Departamento de Procesos Contables, recibe, firma de conformidad, y entrega el informe al Jefe del Departamento.
13.- El Jefe del Departamento de Procesos Contables asigna el informe al Contador de la Sección de Egresos y entrega a la Secretaria.
14.- La secretari3 del Departamento de Procesos Contables entrega el informe por medio de libro de control al Contador del Departamento.
.
DEPARTAMENTO DE. PROCESOS CONTABLES CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Proceso: CONTABILIZACIÓN DE IMPUESTOS
INTERNOS DEl Código: PR-CGR-4
SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
23-UOV-2011
15 desg
15.- El Contador del departamento, firma el libro de control para constancia de que recibe la documentación, y realiza las siguientes acciones:
v' ·Emite del SIAFI el reporte de Mayores Auxiliares por código SIGADE,
../ Elabora en Excel el cuadro "Prestamos del Sector Externo de Largo Plazo", este incluye: a) Código SIGADE, b) N° de préstamo, e) Organismo financiador, d) Referencia del acreedor, e) ·Saldo de la deuda CGR,
D
Debe, g) Haber, h) Saldo CGR, i) Saldo de la deuda y j) Diferenciaentre CGR y Crédito Público. ·
../ Compara el Informe de Deuda Externa suministrado por la DGCP con el cuadro de excel "Prestamos del Sector Externo de Largo Plazo", anota las diferencias de saldos entre SIAFI y SIGADE y envía éste último documento por correo electrónico al oficial de Deuda Externa de la DGCP.
../ Establecidas dichas diferencias, se reúne con el Oficial de Deuda Externa de la
v' DGCP para verificar en SIGADE las operaciones de los distintos préstamos que
../ se han hecho y de ésta manera se det rmina que las discrepancias se deben por ../ diferencial cambiario,por amortizaciones de los Préstamos y por Desembolsos.
16.- El Oficial de Deuda Externa de la DGCP imprime del SIGADE las operaciones efectuadas de los préstamos, ·anota en el cuadro ."Prestamos del Sector Externo de Largo Plazo" lo pendiente de operar u operado en SIGADE y lo envía por correo electrónico al Contador del Departamento de Procesos Contables.
17.- El Contador delDepartamento de Procesos Contables,recibe dicho cuadro, efectúa el registro contable en el SIAFI 11, lo verifica, imprime el Asiento Manual conciliando de esta manera la diferencia encontrada entre (SIAFI y SIGADE) y entrega al Jefe delDepartamento con toda la documentación soporte.
18.- El Jefe del Departamento de Procesos Contables revisa el Asiento Manual en el SIAFI. ¿Está correCto?
18.1.- Si no está correcto, le comunica las observaciones al Contador del Departamento para que realice los ajustes en el SIAFI y la vuelva a verificar.Regresar al paso N° 17.
18.2.- Si está correcto, firma da visto bueno al asiento manual, aprueba en el SIAFI dicha partida y entrega todos los documentos al Contador del Departamento.
19.- El Contador archiva los documentos de la partida manual. Fin del Procedimiento.
7.·DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Reporte de Mayores Auxiliares por Código SIGADE 7.2 Cuadro "Prestamos del Sector Externo de Largo Plazo 7.3 Deuda Pública generada por SIGADE
7.4 Asiento Manual
'
1.· PROPÓSITO
Llevar y mantener actualizado los r'3gistros de los Reparos Tributarios y Aduaneros que están firmes, líquidos y exigibles y los Planes de Pago.
SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
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2.· ALCANCE
Se verifica, analiza
y
co cilia la información recibida de la Dirección Ejecutiva de Ingresos, se preparan los asientos manuales y se Ingresan al Sistema Informático de Administración FinancieraIntegrada (SIAFI), así mismo se ingresan partidas de ajustes que se requieran en caso de operaciones que correspondan a ejercicios anteriores.
3.·DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
CGR: Contaduría General de la República DEl: Dirección Ejecutiva de Ingresos SEFIN: Secretaría de Finanzas · SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada
4.·INSTRUMENTOS LEGALES Ley Orgánica del Presupuesto
Normas de Cierre Contable del Ejercicio Vigente· Normas Técnicas de Contabilidad
5.·PERSONAL QUE INTERVIENE PUESTO QUE DESEMPEÑA Contador General Jefe Contadores DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA Contaduría General de la República Depto..de Procesos Contables,CGR Depto. de Procesos Contables
6.·PROCEDIMIENTO
1. La Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEl) remite a la Contaduría General de la República un informe mensual de los movimientos referentes a las Cuentas:
• Reparos Tributarios y Aduaneros que están firmes, líquidos y exigibles • Planes de Pago
2. Se verifica lo siguiente:
• Que la documentación de cada una de las Cuentas este completa
y
que corresponda al mes que se está registrando.• Que los saldos iniciales sean los saldos finales del mes anterior.
• Que la suma de los movimientos de cada uno de los Impuestos sea igualal total de la Cuenta. 3. Verificada la información se elaboran los cuadros del movimiento mensual de cada una de las Cuentas
que serán los soportes para elaborar el respectivo Asiento Manual. 4. Se elabora el Asiento manual en el SIAFI.
Por ser un Asiento Manual la Jefatura de Procesos Contables verifica nuevamente la documentación, antes de aprobarlo en el sistema.
5. Se archiva y resguarda la documentación soporte Fin de Procedimiento.
7.• DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Movimiento mensual de Reparos Aduaneros que estén firmes, líquidos y exigibles 7.2 Movimiento mensual de Reparos Tributarios que estén firmes, líquidos
y
exigibles 7.3 Informe mensual de Planes de pago.SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740 23-UOV-2011 17des9
7.4 Partidas manuales
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DEPARTAMENTO DE PROCESOS CONTABLES Proceso: CONTABILIZACIÓN DE ESPECIES
FISCALES Código: PR-CGR-5 1.· PROPÓSITO
Mantener actualizado el inventario de las especies fiscales a cargo del Banco Central de Honduras, de las Administraciones de Aduanas, de los Consulados de Honduras en el exterior y de la Dirección
General de Migración y Extranjería. · 2.· ALCANCE
Se r cibe, la información del Banco Central de Honduras, de las Administraciones de Aduanas, de los Consulados de Honduras en el exterior y de la Dirección de Migración y Extranjería. Se verifica, analiza, concilia
y
se preparan los asientos manualesy
se Ingresan al Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI), así mismo se ingresan partidas de ajustes que se requieran en caso de operaciones que correspondan a ejercicios anteriores.3.- DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
CGR: Contaduría General de la República. BCH: Banco Central de Honduras
Admon Aduanas: AdministraCión de Aduanas Dir. Gral. De Extranjería: Dirección General de Extranjería SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada
4.·INSTRUMENTOS LEGALES Ley Orgánica del Presupuesto
Normas de Cierre Contable delEjercicio Vigente · Normas Técnicas de Contabilidad
5.·PERSONAL QUE INTERVIENE
PUESTO QUE DESEMPEÑA DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA Contador General Jefe Contadores
Contaduría General de la República
Depto. de Procesos Contables,CGR Depto. de Procesos Contables
6.·PROCEDIMIENTO
1. El Banco Central de Honduras, remite mensualmente al Departamento de Procesos Contables, un cuadro resumen del movimiento de Especies Fiscales, que comprende timbres
y
blancos consulares,libretas para pasaporte, timbres de contratación, timbres de producción de licor, y tarjetas para
CONTADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DEPARTAMENTO DE PROCESOS CONTABLES
Proceso:
ELABORACION E INGRESO DE LAS ÓE CONSUMO
Código: PR-CGR-6
SECRETARIA DE FINANZAS
Repú blica de Honduras Acuerdo 1740
23-nOV-2011
18 des9
2. La recepción de la CGR recibe qe los consulados el m.ovimiento mensual de los pasaportes, timbres y blancos consulares. ·
3. El Departamento de Procesos Contables,procede a elaborar en hojas
electrónicas en Excel. a} Resumen de los movimientos del mes de Especies
Fiscales que comprende
los timb es de licor compuesto, timbres de contratación y los impresos (Leyes BCH}. .
b) Res-umen de los movimientos de las libretas para pasaportes detallado por Consulado (remitidas por los consulados). .
).Resumen del movimiento de los timbres y blancos consulares por consulado (Remitido-por los consulados.} ·
d} Resumen del moviendo de los Papeles de las Adu nas.
e) Resumen del movimiento de·libretas para pasaporte, remitido por la Dirección General·de Migración y Extranjería.
D
Resumen de tarjetas para identificación.de Marinos.4. Se procede a la elaboración de partidas manuales·, en el Sistema de Administración Financiera Integrad.
5. El Jefe del Departamento de ProcesóContables revisa y aprueba las partidas manuales. Fin de Procedímiento.
7.- DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Cuadro de resumen del movimiento de Especies Fiscales.
7.2 Movimiento mensual de pasaportes, timbres y blancos consulares
t.3
Informe mensual de Papeles Aduaneros. 7.4 Partidas ManualesPARTIDAS CONTABLES DE LOS BIENES
1.· PROPÓSITO
Este proceso detalla las actividades realizad·as para que las Instituciones del Sector Público
trimestralmente presenten a la CGR los Informes de Bienes de Consumo; esta entidad a
través del
Departamento de Procesos Contables elaborará de forma manual las partidas
contables de dichos bienes y las ingresara al Sistema de Administración Financiera
Integrado (SIAFI). 2.- ALCANCE
Partidas Contab!es emitidas e ingresadas al Sistea de Administración Financiera Integrada (SIAFI}.
3.·DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS CGR:
Contaduría General dela
República SEFIN: Secretaría de Finanzas
SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada V.B.: Visto Bueno
SECRETARIA DE FINANZAS
Repúblic_a de Honduras Acuerdo 1740
23-nOV-2011 19 de 59
4.·INSTRUMENTOS LEGALES
Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 105 y 107.
5.·PERSONAL QUE INTERVIENE
PUESTO QUE DESEMPEÑA Contador General Jefe Contador Secretaria Secretaria Ejecutiva Recepcionista DEPARTAMENTO
·Contaduría General de la República Procesos Contables
Sección de Egresos,Departamento de Procesos Contables Departamento de Procesos Contables,
Contaduría General de la República
6.- PROCEDIMIENTO
1. La Recepcionista de la CGR, recibe de·la Administración Central, en forma trimestral, el Informe de
Bienes de Consumo, marca con fecha y hora para constancia y envía alContador.
2. La Secretaria Ejecutiva del Contador General, recibe dicha documentación y entrega al mismo.
3. El Contador General, da instrucciones a la Secretaria Ejecutiva para que lo envíe al Departamento de Procesos Contables. .
4. La Secretaria Ejecutiva, anota en su libro de.controly envía al Departamento de Procesos Contables. 5. La Secretaria del Departamento de Procesos Contables,. firma para constancia, anota en su registro la
documentación recibida y entrega al Jefe del Departamento.
6. El Jefe delDepartamento de Procesos Contables, éla instrucciánes a la Secretaria, para que la entregue
al Auxiliar de Contabilidad que corresponda.
7. El Auxiliar de Contabilidad que conoce de!caso, firma para constancia de recibida la documentación y la
revisa. ¿Está todo conforme? ·
7.1. Siesta conforme este realice lo siguiente: .
../ Elabore y Verifique en el SIAFI la Partida Manual tanto para las adquisiciones como para
registrar·el consumo a la fecha, ·
../ Actualice el Cuadro de Movimiento de Materiales y Suministros
../ ingrese dichas partidas al SIAFI
7.2: No está.de acuerdo;Elabore el oficio de remisión (original y copia), con el cual envía a la Institución el Informe para que lo corrija, entregue a la Secretaria Ejecutiva y ésta al Contador General para su firma. Continuar con el paso N° 9
8. El Contador General, revisa, firma el oficio y entrega a la Secretaria.
9. La Secretaria Ejecutiva, sella dicho oficio y entrega al A xiliar Contable.
10. El Auxiliar Contable, se comunica con el responsable de la Institución para que se avoque al Departamento de ProcesoContables y recoja el Informe con su Oficio respectivo; una vez que se presenta, se le entrega, le solicita que anote en la copia de dicho oficio, el nombre, la fecha y la firma
respectiva y archiva la información. Cuando la Institución presenta el Informe corregido, el proceso
regresa alpaso N° 1. .
10.1. El Auxiliar Contable, remite el asiento contable Impreso del SIAFI al jefe del
Departamento de Procesos Contables, éste revisa el asiento con la documentación soporte y aprueba en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) y entrega todos los
documentos al Auxiliar Contable.
SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
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Fin delProcedimiento. Nota:
No todas·1as Instituciones de la Administración Central presentan trimestralmente el Informe de Bienes de Consumo; sin embargo la CGR les envía una circular para que presenten dicho Informe
y
de manera obligato ia en el mes de Septiembre se requieren nuevamente en las Normas de Cierre del Ejercicio.7.· DOCUMENTOS DEL PROCESO
7.1 Informe de Bienes de Consumo
7.2 Comprobantes de Partida Manual
7.3 Oficios
y
Memorandos de Remisión7.4 Asiento Manual 8.-ANEXOS
Anexo 1 Comprobante de Partida Manual Anexo 2 Asiento Manual en el SIAFI
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Departamento de Procesos Contables
Proceso: AUTORIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES Código: PR-CGR-7
1.·PROPÓSITO
Este procedimiento tiene como propósito autorizar a los Hospitales, Regiones Sanitarias, Institutos o Centros de Educación Básica, el Libro contable de Ingresos
y
Egresos para que a través de éste registren sus diferentes operaciones.2.· ALCANCE
Desde que se recibe la solicitud de autorización, elaboración
y
firma de la misma; hasta que se entrega al Interesado el Libro Contable autorizado.3.·DEFINlCIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
SIAFI: Sistema Integrado de Administración Financiera CGR: Contaduría General de la República
4.·INSTRUMENTOS LEGALES
/ Ley Orgánica del Presupuesto,artículos 104, numeral13;
5.·PERSONAL QUE INTERVIENE
PUESTO QUE DESEMPEÑA Contador General Jefe Contador Secretaria Secretaria Ejecutiva Recepcionista DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA
Contaduría Genéral de la República
Departamento de Procesos Contables, CGR
Sección de Ingresos o Egresos,Departamento de Procesos Contables
Departamento de Procesos Contables, CGR Contaduría General de la República
SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
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6. PROC OIMIE TO .
1. La Recepcionista de la Contaduría General de la República, recibe del Hospital, Región Sanitaria, e
Institutos o Centros de Educación Básica un oficio en el cualsolicita al Contador General autorizar el Libro Contable de Ingresos y Egresos para anotar en elmismo,las operaciones respectivas. Marca con fecha y
hora para constancia y envía al Contador. ·
No: ·
El Libro Contable de Ingresos y Egresos, viene foliado por el Interesado; sin embargo no es obligatorio.
2.- La Secretaria Ejecutiva del Contador Gene,ral,_recibe dicha solicitud y entrega al mismo.
3.- El Contador General, da instrucciones a la Secretaria para que envíe lo solicitado al Jefe del
Departamento de Procesos Contables. · .
4.- La Secretaria Ejecutiva, lo anota en su libro de control y lo ·envía al Departamento de Procesos
Contables. · ·
5.- La Ser.retaria del Departamento de Procesos Contables, -firma de conformidacl, y entrega los documentos
al Jefe del Departamento. · ·
6.- El Jefe del Departamento de Procesos Contables asigna los documentos al Contador de la Sección de
Ingresos o Egresos y los entrega
-a
la Secretaria.7.- La Secretaria entrega los documentos por medio de libro de control al ya sea al Contador de la Sección
de Ingresos o de Egresos.
8.- El Contador, firma el libro de control para constancia de que recibe el Libro Contable de Ingresos y
Egresos, el que en el primer folio del libro elabora la autorización, dentro de la Sección de Ingresos o
Egresos, la cual manifiesta que la Contaduría General de la República, autoriza dicho Libro donde se
anotaran las operaciones del Hospital, Región Sanitaria, Instituto o Centro de Educación Básica, etc., sella
cada folio y lo entrega a la Secretaria,del Departamento de Procesos Contables. ·
9.- La Secretaria Ejecutiva, firma de recibido la copia del memorando para controi del Departamento de Procesos Contables, y luego entrega el Libro Contable de Ingresos y Egresos al Contador General para
firma de la autorización.
10.- El Contador General, firma y lo devuelve a la Secretaria Ejecutiva.
11.- La Secretaria Ejecutiva, sella dicha autorización y lo mantiene en custodia hasta que el interesado lo recoge.
Fin delProcedimiento.
Nota:
En el Libro Contable de Ingresos y Egresos, se registran las diferentes operaciones de los Hospitales, Regiones Sanitarias, e Institutos o Centros de Educación Básica, etc., y es la Secretaria de Educación o Salud la responsable de consolidar estas operaciones, ingresándolas al SIAFI cuando son ingresos como
recursos propios, o cuando son egresos como ejecución del gasto. ·
7. DOCUMENTOS DEL PROCESO 7.1 Oficio de Remisión
7.2 Libro Contable de Ingresos y Egresos
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS CONTABLES
Proceso: REVERSIÓN DE PAGOS
SECRETARIA DE 'FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
23-nov-2011 22 des9
1.·PROPÓSITO
Este proceso detalla las actividades realizadas por la CGR para autorizar las reversiones de documentos de gastos que ya han sido pagados y no cuentan con una boleta de depósito ya que los reintegros se han hecho por otro medio, o en los casos en que se necesita hacer una corrección que no
se puede efectuar por los mecanismos habilitados delSIAFI. 2.·ALCANCE
Desde que se recibe, por correo electrónico o en físico la solicitud con la documentación soporte presentada por la Institución o Dependencia interesada, se revisa, se carga la autorización de la
reversión sin boleta de depósito; hasta que se verifica y aprueba dicha autorización de la reversión sin
boleta de depósito.
3.·DEFINICIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS CGR:
Contaduría General de la República SIAFI:Sistema de Administración Financiera Integrada
4.·PERSONAL QUE INTERVIENE PUESTO QUE DESEMPEÑA
Contador General Jefe Secretaria Ejecutiva Recepcionista Contador Jefe DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA
Contaduría Generalde la República Departamento de Procesos Contables CGR Contaduría Generalde la República Contaduría General de la República Departamento de Procesos Contables, CGR Normas y Procedimientos CGR
5.- PROCEDIMIENTO
1. La Recepcionista de la Contaduría General de la República, recibe de la Institución del Sector Público la solicitud de Reversión sin Boleta de Depósito con el F-01 original, F-01 corregido a nivel de elaborado en el SIAFI, y elF-07 reversión a nivel de elaborado, marca con fecha y hora en constancia y envía al Contador.
2. La Secretaria Ejecutiva del Contador General, recibe dicha documentación y entrega al mismo.
3. El Contador Gen.eral, da instrucciones a la Secretaría Ejecutiva para que la envíe al Departamento de Procesos Contables y continúe el trámite administrativo.
4. La Secretaría Ejecutiva, registra en su libro y envía dicha documentación al Departamento referido. 5. El Jefe de Procesos Contables, recibe, firma para constancia, verifica los documentos presentados y
la justificación del caso, revisa en SIAFI la Información proporcionada, si se requiere documentación complementaría o corregida se comunica con la Institución o Dependencia para solicitar que la envíe por fax o físicamente.
¿Procede la reversión?
5.1.Si procede; la entrega al Contador asignado del Departament9 de Procesos Contables para que
elabore en el SIAFIIa Boleta de Depósito, contin ar con el paso N° 8.
5.2.No procede; elabora una nota dirigida a la Institución o Dependencia, usuaria de la aplicación,
notificando que la reversión no procede y envía con la documentación soporte para firma del
·Contador General.
6. El Contador General, revisa, firma el oficio y entrega a la Secretaria.
7. La Secretaria Ejecutiva sella dicho oficio a sus copias coloca facsímile, envía a la Institución o
Dependencia con su documentación soporte, y ésta firma de recibido la copia del oficio que devuelve al Departamento de Procesos Contables de la CGR.
•
CONTADURIA GENERAL DE LA REPÚBLICAProceso: CAPITALIZACIÓN SOBRE PROYECTOS DE
OBRAS Código: PR-CGR-9
SECRETARIA DE FINANZAS
República de Honduras Acuerdo 1740
23-nOV-2011 23 des9
8. El Contador, del departamento de Procesos Contables carga en el SIAFI la información en la autorización de la reversión sin Boleta de Depósito.
9. Luego procede a clasificarla entre los tres tipos de justificación:
9.1 ·Cuando el F01 es sustituido por otro documento de gasto: Hacen lo siguiente: consignan el N° del formulario F-01 que se está reversando con un resumen de la justificación, en el
caso que la reversión esté relacionada con otro formulario F-01, lo registra en el formato de la Boleta de Depósito quien al ingresar a la gestión el Número de formulario y la Institución
automáticamente lo relaciona ya que ese documento sustituye al anterior y le asigna la fecha límite para que sea verificada por la institución,
9.2 En el caso de Créditos en el Extracto Bancario: Hacen siguiente: Si el Documento está
relacionado a una del{olución o reintegro de fondos que no fue efectuada con Boleta de
Deposito, debe anotarse elCódigo,numero y fecha del extracto bancario en elque se realizo la devolución de los fondos.
9.3 Otros:En el caso que no aplique para ninguno de los casos anteriores,
10. El Contador del Departamento de Procesos Contables verifica la autorización de la Reversión sin Boleta de Depósito y notifica al Jefe de Procesos Contables para que proceda a revisarla y apruebe la autorización en el SIAFI.
11. El Jefe de Normas y rocedimientos revisa la autorización de la reversión sin boleta de depósito. ¿Tiene observaciones?
11.1. Si tiene observaciones; ·comunica al Contador para que desverifique y realice los ajustes. Regresar al paso N° 8
11.2. Si no tiene observaciones;aprueba la autorización de la reversión, imprime la autorización, archiva la documentación, se comunica vía correo o teléfono con la Subgerencia de Presupuesto de la Institución solicitante o de la correspondiente dependencia interna que haga
las veces de ésta para que realice en término de tres días la verificación y aprobación del F-07 de reversión y el F-01 corregido.
No: .
Las Instituciones tienen tres días para verificar elF-07 de Reversión y elF-01 Corregido; si no lo
hace en ese lapso de tiempo, tiene que volver a solicitarla nuevamente a la CGR, ya que el sistema no le permite verificar y aprobar eldocumento; cuando lo solicita nuevamente, la CGR anula las operaciones anteriores y la vuelve a cargar.
Fin delProcedimiento.
1O. DOCUMENTOS DEL PROCESO
1. Solicitud de Reversión
2. F-01 original
3. F-07 de Reversión a nivel de elaborado
4. F-01 Corregido a nivel de elaborado
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PROPOSITO
Verificar, Revisar, Analizar y Contabilizar en el Modulo Contable del Sistema de Administración Financiera Integrado, la Capitalización de los Proyectos de Obras Públicas que han finalizado su proceso de construcción. · ·
ALCANCE
Desde que se recibe la documentación necesaria se somete a revis.ión, verificación de los F-01 en el SIAFI hasta quse elaboran, ve.rifican y aprueban periódicamente los asientos manuales para capitalizar los proyectos de Carréteras, Calles y puentes, Obras Urbanísticas, Infraestructura Aeroportuarias y Edificios Públicos que han finalizado su proceso de construcción y que están registrados en la cuenta de Construcciones por los pagos efectuados a los contratistas , supervisores,indemnizaciones
DEFINICION DE SIGLAS Y ABREVIATURAS CGR:.Contaduría General de la República
SIAFI: Sistema de Administración Financiera Integrada DGBN: Dirección General de Bienes Nacionales BIP:Banco Integrado de Proyectos
F01:Formulario de Ejecución del Gasto MARCO LEGAL
1. Ley Orgánica de Presupuesto
2.· El Reglamento de la ejecución de la Ley Orgánica de Presupuesto 3. Ley Orgáníca del Tribunal Superior de Cuentas
4. Normas Técnicas de Contabilidad 5. Normas de Cierre del Ejercicio Vigente
PERSONAL QUE INTERVIENE
Contador General de la República . Sub Contador General de la República Secretaria Ejecutiva
Jefe de Depto. de Procesos Contables Secretaria del Opto. de Procesos Contables Supervisor de la Sección de Egresos Analista Contable
Encargado del Archivo PROCEDIMIENTOS
1. La CGR recibe mediante Memorando (Oficio) de la Dirección General de Bienes Nacionales un informe de las Obras finalizadas de los proyectos con la siguiente documentación:
a) Copia del Acta de Recepción Finaldel Proyecto
b) Documentación soporte del Acta de recepción del Proyecto
e} Copia de la Certificación firmada por el Director General de la DGBN
2. El Contador General remite al Jefe delDepartamento de Procesos Contables/CGR toda la documentación recibida.
3. El Jefe del Departamento de Procesos Contables asigna el memorando con toda la documentación al Supervisor de Egresos para que el Analista Contable proceda a la verificación de la misma
4. El Analista del Departamento de Procesos Contables, verifica, revisa y analiza el Acta de Recepción Final y la Certificación enviada por la DGBN el nombre del Contratista, el Supervisor encargados de la construcción del Proyecto y el monto total de la obra.
