Gestión de Proyectos Enfoque PMI

(1)

www.alcance.com.pe

Alcance Consultoría SAC

Curso:

Fundamentos para la Formulación y Evaluación de

Proyectos SNIP

12 de mayo de 2012 – 16 de junio de 2012

Gestión de Proyectos

Enfoque PMI®

(2)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Contenido

1. ¿Qué es el PMI?

2. ¿Qué es el PMBOK?

3. Las certificaciones del PMI

4. ¿Qué es un proyecto? En el marco del PMI

5. Triple de Restricción de un Proyecto

6. Gestión del Alcance del Proyecto

7. Gestión del tiempo del proyecto

8. Gestión de los costos del proyecto

05/07/2012 2

Lista

0.0

(3)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es el PMI?

• El

Project Management Institute (PMI®)

es una organización

internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales

relacionados con la

Gestión de Proyectos

.

• Es la más grande institución del mundo en su rubro, dado que se

encuentra integrada por más de 260.000 miembros en cerca de

170 países.

• La oficina central se encuentra en la localidad de

Newtown

Square

,

en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pennsylvania

(Estados Unidos). Sus principales objetivos son:

–

Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.

–

Generar conocimiento a través de la investigación.

–

Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus

programas de certificación.

05/07/2012 3

Explicación

1.0

(4)

(5)

(6)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es el PMBOK?

05/07/2012 6

Explicación

2.0

El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos.

El PMBOK es un estándar reconocido

internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de

proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.

Actualmente, la versión vigente es la 4ta Edición del año 2008, sin embargo, para este año se ha planificado el lanzamiento de la 5ta edición.

(7)

(8)

(9)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Las certificaciones del PMI

05/07/2012 9

Tabla

3.0

SIGLAS Certificación Dirigida a

PMP Project Management

Profesional

Profesionales en dirección de

proyectos complejos con varios años de experiencia.

CAPM Certified Associate

Professional

Profesionales y estudiantes que se inician en la dirección de proyectos.

PgMP Program Management

Professional

Profesionales con experiencia en dirección de programas.

PMI-RMP PMI Risk Management Professional

Profesionales especializados en identificación y administración de riesgos.

PMI- SP PMI Schedule

Management Professional

Profesionales especializados en elaboración y gestión de

cronogramas. PMI-ACP PMI Agile Certified

Practitioner

Profesionales que aplican en sus proyectos métodos ágiles

(10)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Certificación Project Management

Profesional (PMP)

• Para profesionales con 04 años de duración a más.

• Deben cumplir con:

–

4,500 horas de experiencia en PM, durante por lo menos 3 años, en

los últimos 6 años (Se documenta en el «Project Management

Experience Verificatión From»)

–

35 horas de capacitación específica dirigida a los objetivos específicos

del Project Management . No tiene requerimientos especiales de

cuándo se debe haber tomado esa capacitación.

–

La capacitación debe incluir temas de las áreas de conocimiento

–

Pueden ser brindadas en:

• Carreras.

• Empresas de educación.

• Capítulos del PMI

• Registered Educaction Provider

• Empleadores

• Cursos a distancia.

05/07/2012 10

Requisitos

3.1

(11)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Cómo es el examen?

05/07/2012 11

PMP

3.2

El examen consta de 200 preguntas con la metodología de múltiple opción, a responder en 04 horas.

El examen es tomado en ingles, existe una

opción de traducción, pero no es recomendable Mayor información en:

http://www.pmi.org/Certification/~/media/PDF /Certifications/pdc_pmphandbook.ashx

(12)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Quién toma este examen en el

Perú?

05/07/2012 12

Examen

3.3

(13)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es un proyecto? En el

marco del PMI

• Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado único.

• Temporal:

–

Inicio – Fin

–

No necesariamente significa corta duración

–

En general, esta cualidad no se aplica al producto,

servicio o resultado creado por el proyecto. La mayor

parte de los proyectos se emprenden para crear un

resultado duradero.

05/07/2012 13

Definición

4.0

(14)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué puede generar un

proyecto?

1. Un producto

que puede ser un componente de

otro elemento o un elemento final en si mismo.

2. La capacidad de realizar un servicio

(ejemplo:

una función comercial que brinda apoyo a la

producción o distribución).

3. Un resultado tal como un producto o documento

(ejemplo: un proyecto de investigación que

desarrolla conocimientos que se pueden emplear

para determinar si existe una tendencia o si un

nuevo proceso beneficiara a la sociedad).

05/07/2012 14

Definición

4.1

(15)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la gestión de

proyectos?

• La gestión de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las

actividades del proyecto

para

cumplir con los

requisitos

del mismo.

05/07/2012 15

Definición

4.2

(16)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Cómo es la Gestión de

Proyectos en el PMI?

• Se logra mediante la aplicación e integración

adecuadas de los

42 procesos

de la gestión de

proyectos, agrupados lógicamente, que conforman

los

5 grupos de procesos

siguientes:

1. Iniciación

2. Planificación

3. Ejecución

4. Seguimiento y Control

5. Cierre

05/07/2012 16

Explicación

4.3

(17)

(18)

05/07/2012 18

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N° Integración

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

4.3 Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto

4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

4.6 Cerra el Proyecto o Fase

4.5 Realizr el Control Integrado de Cambios Alcance 5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verificar el Alcance

5.2 Definir el Alcance 5.5 Controlar el Alcance 5.3 Crear la EDT

Tiempo 6.1 Definir las

actividades. 6.6 Controlar el cronograma 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar recursos de las actividades 6.4 Estimar la duración de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma

Costo 7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos 7.2 Determinar el

presupuesto

Calidad 8.1 Planificar la calidad

8.2 Realizar aseguramiento de la calidad 8.3 Realizar control de calidad 3 RR.HH 9.1 Realizar el plan de Recursos Humanos 9.2 Conseguir el equipo de proyecto. 9.3 Desarrollar el equipo de proyecto. 9.4 Gestionar el equipo de proyecto Comunicaciones 10.1 Identificar interesados 10.2 Planificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la información 10.5 Comunicar el rendimiento 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados Riesgos 11.1 Planificar la gestión

de riesgos 11.6 Monitorear y controlar los riesgos 11.2 Identificar los riesgos 11.3 Analizar cualitativmente los riesgos 11.4 Analizar cuantitativamente los riesgos 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos Adquisiciones 12.1 Planificar las

adquisiciones 12.2 Realizar las adquisiciones 12.3 Administrar las adquisiciones 12.4 Cerrar las adquisiciones 4 TOTAL 2 20 8 10 2 42 # 4 5 6

Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Área de Conocimiento 6 5 6 3

(19)

05/07/2012 19

(20)

05/07/2012 20

Al inicio de un proyecto

• La influencia de involucrados, el riesgo y la incertidumbre son altos

• Los costos de efectuar cambios son bajos

En ejecución de un proyecto

• La influencia de involucrados, el riesgo y la incertidumbre son bajos

• Los costos de efectuar cambios son altos

(21)

(22)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué implica gestionar un

proyecto?

• Identificar requisitos

• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y

expectativas de los interesados según se planifica y

efectúa el proyecto.

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto

que se relacionan entre otros aspectos con:

–

El alcance

–

La calidad

–

El cronograma

–

El presupuesto

–

Los recursos

–

El riesgo

05/07/2012 22

Lista

4.4

(23)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la Oficina de Gestión de

Proyectos (PMO)?

05/07/2012 23

Explicación

4.5

• La PMO es un cuerpo o una entidad

dentro de una organización que

tiene varias responsabilidades

asignadas con relación a la gestión

centralizada

y coordinada de

aquellos proyectos que se

encuentran bajo su jurisdicción.

• Las responsabilidades de una PMO

pueden abarcar desde proveer

funciones de apoyo a la gestión de

proyectos hasta responsabilidad de

gestionar proyectos directamente.

(24)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la Oficina de Gestión de

Proyectos (PMO)?

• Una función fundamental de la PMO es brindar apoyo a los

Gerentes de proyecto de diferentes formas entre ellas:

–

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos

dirigidos por la PMO

–

Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y

normas para la dirección de proyectos.

–

Instruir, orientar, capacitar y supervisar.

–

Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas,

procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos

mediante auditorias del proyecto.

–

Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra

documentación compartida del proyecto (archivos de los

procesos de la organización)

–

Coordinar la comunicación entre proyectos.

05/07/2012 24

Explicación

4.6

(25)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la Gestión de proyecto,

gestión de programas y gestión

de portafolio?

• En organizaciones maduras en gestión de

proyectos, dicha gestión se desarrolla en un

contexto más amplio regido por

la gestión de

programas y la gestión del portafolio.

• La planificación de la organización ejerce un

impacto en los proyectos a través del

establecimiento de prioridades

basadas en los

riesgos, el financiamiento y el plan estratégico de

la organización.

05/07/2012 25

Explicación

4.7

(26)

(27)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la gestión de portafolio?

• Portafolio: es el conjunto de proyectos o programas y

otros trabajos (actividades) que se agrupan para

facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir

con los objetivos estratégicos del negocio.

• Gestión de Portafolio: se refiere a la gestión

centralizada de uno o más portafolios, que incluye

identificar, establecer prioridades, automatizar, dirigir

y controlar proyectos, programas y otros trabajos

relacionados para alcanzar los objetivos específicos y

estratégicos del negocio.

05/07/2012 27

Explicación

4.7.1

(28)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la gestión de

programas?

• Programa:

es un grupo de proyectos relacionados

y gestionados de forma coordinada para

beneficios y control, que no se obtendrían si se

gestionaran de forma individual.

• Los programas pueden incluir elementos de

trabajo relacionados que están fuera del alcance

de los proyectos específicos del programa.

• Un proyecto puede o no formar parte de un

programa, pero un programa siempre incluye

proyectos.

05/07/2012 28

Explicación

4.7.2

(29)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué es la gestión de

programas?

• Gestión de programas: se define como la gestión

coordinada y centralizada de un conjunto de

proyectos para lograr los objetivos y beneficios

estratégicos de la organización.

• Dentro de un programa, los proyectos se relacionan

mediante

el resultado común o la capacidad colectiva

.

Si la relación entre los proyectos esta dada

únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o

recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar

como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo

como un programa.

05/07/2012 29

Explicación

4.7.3

(30)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Tipos de Gestión

05/07/2012 30

Tabla

4.7.4

(31)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Tipos de Gestión

05/07/2012 31

Tabla

4.7.4

(32)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Cuales son los objetivos del

Gerente de Proyecto y la PMO?

• El Gerente de Proyecto y la PMO persiguen objetivos

diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades

diferentes:

–

El Gerente de proyecto

se concentra en los objetivos

específicos del proyecto, mientras que la PMO gestiona

cambios importantes relativos al alcance del programa que

puede considerar oportunidades potenciales de alcanzar

mejor los objetivos de negocio.

–

El Gerente de proyecto

controla los recursos asignados al

proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos, por su

parte, la PMO optimiza el uso de los recursos de la

organización que son compartidos entre todos los

proyectos.

05/07/2012 32

Explicación

4.8

(33)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Cuales son los objetivos del

Gerente de Proyecto y la PMO?

• El Gerente de Proyecto

gestiona las restricciones

(alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los

proyectos individuales, mientras que la

PMO

gestiona las

metodologías, normas, oportunidad / riesgo global e

interdependencia entre proyectos nivel empresarial.

05/07/2012 33

Explicación

4.8.1

(34)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué diferencia la Gestión de

Proyectos y Gestión de

Operaciones?

• Operaciones:

–

Las operaciones son una función de la organización que

se efectúa permanentemente, con actividades que

generan un mismo producto o proveen un servicio.

Ejemplo: Operaciones de producción, operaciones de

fabricación, operaciones de contabilidad.

• Proyectos:

–

Su naturaleza es temporal y generan un producto o

servicio único.

05/07/2012 34

Explicación

4.8.2

(35)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Qué diferencia la Gestión de

Proyectos y Gestión de

Operaciones?

• Proyectos



Gestión de Proyectos

• Operación



Gestión de procesos de negocio o

Gestión de operaciones.

05/07/2012 35

Explicación

4.8.2

(36)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Quién es el Gerente o Jefe de

Proyecto?

• El Gerente de Proyecto es la persona asignada por

la organización para alcanzar los objetivos del

proyecto.

• El rol del Gerente de Proyecto es diferente del de

un Gerente Funcional o del de un Gerente de

Operaciones.

–

Gerente Funcional



se dedica a la supervisión

gerencial de un área técnica o administrativa.

–

Gerente de Operaciones



es responsable de una

faceta del negocio básico.

05/07/2012 36

Explicación

4.9

(37)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Quién es el Gerente o Jefe de

Proyecto?

• Existen varias herramientas y técnicas específicas

para la Gestión de proyectos, que se reconocen

como buenas prácticas, sin embargo

comprenderlas y aplicarlas no es suficiente para

Gestionar los Proyectos de manera eficaz.

• La Gestión de proyectos eficaz requiere que el Jefe

de Proyecto cuente con las siguientes

características:

1. Conocimiento:

Se refiere a lo que el jefe de proyecto

sabe sobre la Gestión de Proyectos

05/07/2012 37

Explicación

4.9

(38)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

¿Quién es el Gerente o Jefe de

Proyecto?

05/07/2012 38

Explicación

4.9 2. Desempeño:

se refiere a lo que el

Jefe de Proyecto puede hacer o

lograr si aplica los conocimientos en

Gestión de Proyectos.

3. Personal:

Se refiere a la manera en

que el Jefe de Proyecto se comporta

cuando ejecuta el proyecto o

actividades relacionadas. La

capacidad personal abarca

actitudes, características básicas de

la personalidad y liderazgo (la

capacidad de guiar al equipo de un

proyecto mientras se cumplen los

objetivos del proyecto se equilibran

las restricciones del mismo)

(39)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Triple de Restricción de un

Proyecto

05/07/2012 39

Diagrama

5

(40)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Gestión del Alcance del Proyecto

05/07/2012 40

Explicación

6.0

Es necesario diferenciar claramente el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio de ese proyecto

Alcance del Producto

Funciones y características del producto

Ejemplo:

Producir un celular muy liviano, innovador, con una pantalla amplia, táctil,

acceso a internet, con tv HD, compatible con office, AutoCAD y otros software pesados

Alcance del Proyecto

Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto o servicio cuente con todas las funciones y características necesarias

Ejemplo:

Definir los procesos y el trabajo necesarios para producir el nuevo teléfono celular antes

(41)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Gestión del Alcance del Proyecto

05/07/2012 41

Explicación

6.0

Área de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Iniciación Planificación Ejecución

Seguimiento y Control Cierre N° Alcance 5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verificar el Alcance 5 5.2 Definir el Alcance 5.5 Controlar el Alcance 5.3 Crear la EDT

La Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el proyecto contenga todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente.

(42)

(43)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Gestión del tiempo del proyecto

05/07/2012 43

Explicación

7.0

Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N°

Tiempo 6.1 Definir las

actividades. 6.6 Controlar el cronograma 6 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar recursos de las actividades 6.4 Estimar la duración de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma

La Gestión del tiempo del proyecto Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión de un proyecto a tiempo

A tiempo significa:

• Dentro del periodo de tiempo asignado y aprobado

• En las fechas acordadas para cada uno de los entregables

(44)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Definir actividades

• Las actividades son más fáciles de entender y

manejar.

• Las actividades deben ser nombradas con verbos.

• Partiendo de cada paquete de trabajo de nuestra

EDT se descompone en las actividades que

permiten obtenerlos.

• La lista de actividades y el diccionario de la EDT

pueden definirse en forma secuencial o de forma

concurrente.

05/07/2012 44

Explicación

7.1

(45)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Definir actividades

05/07/2012 45

Explicación

7.1

(46)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Secuenciar actividades

(relaciones lógicas)

05/07/2012 46

Explicación

7.2

Dependencias

Obligatorias (lógica dura)

Son inherentes a la naturaleza del trabajo.

Generalmente implican limitaciones

Discrecionales

Son las que el equipo de dirección de proyecto establece.

Deben usarse con mucho cuidado y deben documentarse

Externas

Son las que relacionan las actividades del proyecto con

actividades que no pertenecen al proyecto

No cablear sin antes haber instalado los ductos.

Empastar y pintar luego del tarrajeo

No iniciar las pruebas hasta que los trabajos de limpieza hayan concluido.

No instalar el mobiliaria hasta que la pintura haya secado totalmente No alimentar con gas a los

calderos hasta que Calidda i Osinergmin lo autoricen.

La construcción no puede iniciar sin haber obtenido la licencia.

(47)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Estimar los recursos para las

actividades

05/07/2012 47

Esquema

7.3 Actividad «XYZ»

Recurso de Trabajo: Persona Equipos Recurso Material: Materiales

Cantidad,

Tipo y

Calidad

(48)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Estimar la duración de las

actividades

05/07/2012 48

Métodos

7.4

Análisis de

reserva Lista de Riesgos

Revisiones Periódicas Estimación por tres valores

6

4 M

O

P

E

E = esperado P = Pesimista M = Más probable O = Optimista Estimación Paramétrica Estimación Análoga Juicio de expertos Información Histórica Juicio de Expertos

(49)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Desarrollar el cronograma

• Método de la ruta crítica

05/07/2012 49

Método

7.5

En el cronograma se calculan

Fecha de inicio temprano  ES

Fecha de Finalización Temprana  EF

Fecha de inicio Tardía  LS

Fecha de Finalización Tardía  LF

Holgura Libre (HL): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin atrasar el inicio temprano (ES) de cualquier actividad inmediata sucesora.

(HL = ES_i+1-EF_i-1)

Holgura u Holgura Total (H = HT): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha planeada de termino del proyecto.

(H=HT= LF-EF=LS-ES)

Holgura del Proyecto: Tiempo que puede retrasarse el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización

Actividad crítica: Aquella cuya holgura total es cero

(50)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Compresión del cronograma

05/07/2012 50

Concepto

7.5.1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Intensificación (Crashing)

Despues

Antes

• Consiste en reducir la duración de una o más actividades en la ruta crítica

• Puede requerir mayores recursos e incrementar el costo.

• Sacrifica costo por tiempo

(51)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Compresión del cronograma

05/07/2012 51

Concepto

7.5.2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Despues

Ejecución rápida (Fast Tracking)

Antes

• Consisten realizar en paralelo actividades que normalmente eran

secuenciales.

• No siempre es posible, dependerá de las

relaciones lógicas entre las actividades.

• Puede originar mayor riesgo y reproceso.

(52)

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Gestión de los costos del

proyecto

05/07/2012 52

Tabla

8.0

Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Iniciación Planificación Ejecución