GUÍA PARA LA TRAMITACION DE PAGOS Y EL MANTENIMIENTO DE BIENES DE INVESTIGACIÓN ADQUIRIDOS EN LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA DEL HCSC

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Instituto de Investigación Sanitaria San Carlos (IdISSC)

Fundación para la Investigación Biomédica del Hospital Clínico San Carlos C/ Profesor Martín Lagos s/n ES28040 Madrid

Tel.: +34 91 3303793; Fax: +34 91 3303515 E-mail: fuinvest.hcsc@salud.madrid.org

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GUÍA PARA LA TRAMITACION DE PAGOS Y EL

MANTENIMIENTO DE BIENES DE INVESTIGACIÓN

ADQUIRIDOS EN LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN

BIOMÉDICA DEL HCSC

Contenido

PRESENTACIÓN _______________________________________________________________ 2 TIPOLOGÍA DE GASTOS _________________________________________________________ 2 A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS _______________________________________________ 2 B. SUMINISTRO DE BIENES _________________________________________________ 3 a. Fungible ______________________________________________________________ 3 b. Inventariable __________________________________________________________ 3

C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES ____________________ 4

D. CURSOS FORMACIÓN ___________________________________________________ 4

E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS ____________________ 5 MANTENIMIENTO DE BIENES INVENTARIABLES _____________________________________ 5

A. MANTENIMIENTO PREVENTIVO ___________________________________________ 5

B. MANTENIMIENTO CORRECTIVO ___________________________________________ 6 CALIBRACIONES Y VERIFICACIONES DE BIENES INVENTARIABLES ________________________ 7 CONTACTOS _________________________________________________________________ 7 ANEXO A ____________________________________________________________________ 8 ANEXO B ____________________________________________________________________ 9 ANEXO C ___________________________________________________________________ 15

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GUÍA PARA LA TRAMITACION DE PAGOS Y EL

MANTENIMIENTO DE BIENES DE INVESTIGACIÓN

ADQUIRIDOS EN LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN

BIOMÉDICA DEL HCSC

PRESENTACIÓN

La presente guía pretende facilitar al investigador la tramitación de pagos a través del Órgano de Gestión del IdISSC, que es la Fundación para la Investigación Biomédica del HCSC.

En la misma encontrará los formularios, contactos y requisitos que se les solicitará según la tipología de gasto.

A su vez, en lo tocante a los gastos relativos a la adquisición de bienes inventariables, se detallan los criterios para hacer frente a los mantenimientos, verificaciones y validaciones de dichos bienes.

Los investigadores lo primero que deberán conocer es la tipología de gasto en que quieren incurrir. Los tipos disponibles son:

A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

B. SUMINISTRO DE BIENES

a. Fungibles b. Inventariables

C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES

D. CURSOS FORMACIÓN

E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS

En función del tipo de gasto, habrá que cumplimentar una documentación u otra. A continuación se detalla caso a caso.

TIPOLOGÍA DE GASTOS

A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo I a dicho formulario. Dicho formulario puede consultarse al final del presente documento en el Anexo B. El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf

Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por mail a los investigadores del IdISSC.

Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su

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valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de Gestión, se procederá a tramitar el pago.

B. SUMINISTRO DE BIENES

Lo primero que deberá preguntarse el investigador es si el bien a adquirir es:

a. Fungible: todo aquello no susceptible de ser inventariado al ser consumido: material

de laboratorio, reactivos, etc.

b. Inventariable: todo aquello susceptible de ser inventariado: equipamiento científico,

maquinaria, hardware y software informático, sondas, mobiliario para laboratorio, etc.

a. Fungible

El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo II a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf

Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por mail a los afectados.

Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de Gestión, se procederá a tramitar el pago.

b. Inventariable

Los pasos a seguir serán los siguientes:

1. El investigador deberá en primer lugar rellenar el documento SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES INVENTARIABLE I-FIB-PO-03-06, versión Enero 2016 (disponible en Anexo A, al final del documento). El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/documentos.php en el Apartado de Documentación para la Gestión de Proyectos.

2. Este documento debe remitirse al Gestor del Proyecto a cargo del cual quiere hacer esa compra para su visto bueno. El Gestor del Proyecto responderá por escrito a dicha solicitud.

3. En caso de conformidad, el investigador podrá continuar con el trámite de compra. Una vez disponga el investigador del equipo y/o la factura (según los casos y los requisitos del proveedor), ésta la remitirá a la Unidad Técnica de Gestión del IdISSC junto al Formulario de Solicitud de Pagos I-FIB-PO-03-02 (y su correspondiente anexo II). Este documento está disponible a través del Gestor de su proyecto o en: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf 4. El gestor de proyectos revisará la cumplimentación del formulario y que en todo caso

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la compra cumpla el Resumen Instrucciones de Contratación de la FIB del HCSC. Si todo está conforme, se visará la Solicitud y se procederá al pago.

5. El Gestor de proyectos, una vez el equipo haya quedado instalado; solicitará al Investigador la información contenida en el documento I-FIB-PO-02-09 FICHA DE INVENTARIO, a fin de proceder a inventariar dicho equipo una vez ya adquirido. Dicho documento puede verse en Anexo C del presente documento.

En los casos excepcionales donde sea inevitable por parte del investigador realizar un adelanto de caja, se solicitará a la UT de la FIB el abono de la cantidad si presenta correctamente la siguiente documentación (acorde a la normativa de aplicación al proyecto que cubra el gasto y a la normativa de contratación FIB-PS-02-PNT-01 de la FIB del HCSC):

 Factura pagada  Albarán de entrega

 Formulario de Solicitud de Pagos I/FIB-PO-03-02 (y su correspondiente anexo II) debidamente cumplimentado y acorde al objeto y memoria del proyecto.

 Ficha de Inventario I-FIB-PO-02-09 debidamente cumplimentada.

C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES

El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo III a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf

A efectos de clarificar este tipo de gastos, puede leerse la Guía para la justificación de gastos

de alojamiento, manutención y desplazamiento FIB-PO-03-G-01 (Anexo D)

D. CURSOS FORMACIÓN

El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo IV a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf

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E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS

El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo V a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf

MANTENIMIENTO DE BIENES INVENTARIABLES

El mantenimiento de los equipos permite prolongar la vida útil de los mismos y asegurar su fiabilidad; de ahí que desde el IdISSC se haya procedimentado su realización.

Los investigadores deben saber que existen dos tipologías de mantenimiento: preventivo o correctivo.

A. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Este mantenimiento será responsabilidad de la FIB para aquellos equipos considerados

básicos. Se considera equipamiento básico, al menos: 1. Neveras, combis y congeladores

2. Ultracongeladores 3. Purificadores de agua

4. Algunos bienes que correspondan a una Unidad con sistema de gestión de calidad certificado externamente (se analizará caso a caso).

Con carácter general éste tendrá carácter anual para los tres primeros casos, valorándose su periodicidad en el cuarto caso.

El mantenimiento de estos equipos estará en todo caso condicionado a su uso, pudiendo, en caso de que transitoriamente un equipamiento no estuviera en uso, paralizar los mantenimientos. En ese caso se identificará el bien en la base de datos “Inventario IdISSC” como fuera de uso.

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A su vez los equipos considerados estructurales podrán contar con un mantenimiento preventivo siempre sujeto a la demanda individual por parte del investigador que hace uso del mismo, debidamente justificada y aprobada por la Dirección del Órgano de Gestión.

Se consideran equipos estructurales aquéllos:

procedentes de financiación estructural del IdISSC con fecha posterior a 2009 (ej convocatorias de institutos, de infraestructuras, etc.) o

asociados a Unidades Transversales de Soporte (UTS) que sean claves para la actividad del IdISSC.

Los manuales de uso de los equipos, en caso de disponerse, son útiles no solo para los usuarios del equipo sino para los técnicos, que deben conocer con detalle cómo se usa el dispositivo. El manual de mantenimiento es fundamental para la inspección, el mantenimiento preventivo, la reparación y la calibración conforme estipula el fabricante. Los manuales asociados a cada equipo serán custodiados en el Servicio/Unidad donde está ubicado el equipo.

Para aquellos equipos no considerados como estructurales ni básicos para la actividad del IdISSC, el mantenimiento preventivo correrá a cargo de la Unidad o Grupo de Investigación que lo adquiera. Corresponderá a éste evaluar la periodicidad y el proveedor (cumpliendo en todo caso las normas de contratación vigentes en la FIB). En esos casos el gestor de proyectos o ensayos clínicos de la UT gestionará el mantenimiento como un gasto más del proyecto notificando la fecha del mantenimiento para su inclusión en el Inventario IdISSC.

B. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Se lleva a cabo siempre que se detecte algún error de funcionamiento del equipo. El coste de dicho mantenimiento será a cargo de la Unidad o Grupo de Investigación donde se halle el equipo, salvo para aquellos equipos estructurales en los que el coste puede ser asumido por la FIB tras valorar internamente la pertinencia. En todos los casos, estructurales o no, se evaluará la necesidad por la Dirección del Órgano de Gestión.

La asistencia técnica en caso de avería se efectúa de forma que se garantice que los equipos conserven la seguridad y las prestaciones previstas por sus fabricantes durante el periodo de utilización.

Una vez comprobado que el error no es fácilmente subsanable con el manual de uso del equipo, el investigador se pondrá en contacto con la persona responsable del equipo del Servicio que notificará a la Unidad de Gestión Técnica la necesidad de llevar a cabo un mantenimiento correctivo, indicando el proyecto que asumirá dicho mantenimiento y entregando el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con el Anexo I.

La asistencia técnica en caso de avería se efectúa de forma que se garantice que los equipos conserven la seguridad y las prestaciones previstas por sus fabricantes durante el periodo de utilización.

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CALIBRACIONES Y VERIFICACIONES DE BIENES INVENTARIABLES

De igual manera que en los mantenimientos, la FIB asumirá el coste de las calibraciones y/o verificaciones considerados estructurales1 y de los equipos considerados básicos.

Se consideran equipos básicos:  Centrífugas

 Sondas de medición  Electrocardiógrafos

Para aquellos equipos NO considerados como esenciales, la calibración o verificación correrá a cargo del Grupo o Unidad que lo adquiera, siendo potestad de éste decidir la periodicidad y el proveedor (cumpliendo en todo caso las normas de contratación vigentes en la FIB). En esos casos el gestor de proyectos o ensayos clínicos de la UT gestionará la calibración como un gasto más del proyecto.

CONTACTOS

A nivel informativo y orientativo se detalla a continuación los contactos de los/as gestores/as de proyectos actuales en la Unidad Técnica de Gestión de la Fundación:

Gestión Proyectos Públicos Nacionales Marga Esnaola Zabala fibproyectos.hcsc@salud.madrid.org Gestión Proyectos Internacionales Marina López Pérez fibinternacional.hcsc@salud.madrid.org

Gestión de RRHH Esther Olmedilla María _{fibrrhh.hcsc@salud.madrid.org}

Gestión de Donaciones y Proyectos Privados

Pilar Martín-Toledano

Gallego-Iniesta pilar.martin-toledano@salud.madrid.org Facturación de Ensayos Clínicos Pilar Orozco Alonso _{fibensayos.hcsc@salud.madrid.org} Gestión de Contratos de Estudios

Clínicos Patricia Rodríguez Lega ceiccontratos.hcsc@salud.madrid.org

Gestión Administrativa Carolina García Espinosa _{cgarciae@salud.madrid.org}

Gestión Administrativa Esther Santamaría fuinvest.hcsc@salud.madrid.org

Secretaría Técnica de Investigación Joana Modolell Aguilar fibsectec.hcsc@salud.madrid.org Gestión de Instituto de Investigación Carmen Martínez Valero cmartinezv@salud.madrid.org Gestión Económico-Financiera y

Contable Fernando Blanco Andrino fernando.blanco@salud.madrid.org

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