PERIODO EVALUADO : JULIO-OCTUBRE DE 2016 FECHA DE ELABORACION: NOVIEMBRE DE 2016 MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
La oficina de Talento Humano establece elementos que le permiten a la ESE desarrollar un adecuado talento humano, influyendo de manera adecuada en los procesos de mejoramiento Institucional basada en el marco legal que le es aplicable. En forma permanente direcciona los parámetros de la ética y la moral que deben primar en la función pública, los principios y valores de todos los servidores, la cultura, el clima organizacional y orienta las expectativas de la ciudadanía, de las partes interesadas y de las relaciones con otras Entidades públicas.
Con base en todos los factores mencionados y con una regulación interna pertinente vela por la adecuada prestación de un servicio público con transparencia, eficacia, eficiencia y un uso responsable de los recursos públicos. Los acuerdos, compromisos y protocolos éticos buscan establecer un estándar de conducta en los servidores al interior de la ESE, estos son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos institucionales; manteniendo la coherencia de la gestión con los principios Constitucionales.
Para fortalecer estos compromisos se realizan varias actividades, entre las que se encuentran:
-Proyección y socialización de Resoluciones de seguimiento y valoración al rendimiento laboral y comportamental de los funcionarios, vacaciones, retiro cesantías, vinculación, aceptación de renuncia, Actualización de la Política y el Plan docencia servicio, reporte oportuno de accidentes laborales a la ARL, Informe mensual en el Comité de Calidad de los indicadores de gestión y cumplimiento, Seguimiento al PIC,
Avance en la implementación del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Manual de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo). La ESE desarrolló en la semana comprendida entre el 12 y el 14 de octubre diferentes actividades relacionadas con SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, con asistencia masiva de los funcionarios; realización de examen médico laboral, actividades lúdicas, capacitación, pausas activas con apoyo de la ARL y la Caja de Compensación.
Participación en el comité de salud ocupacional, trámite a procesos disciplinarios, actualización de la documentación del proceso.
Los procedimientos y prácticas del Talento Humano se gestionan de manera articulada a los demás procesos de apoyo de la ESE, demostrando una coherencia entre el desempeño de los funcionarios y las estrategias de la Entidad, fomentando el desarrollo permanente de los servidores públicos durante su vida laboral en la entidad. Esta articulación parte del proceso de planeación de recursos humanos, a través del cual se identifican y cubren las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal y se definen las acciones a realizar para el desarrollo de los tres procedimientos que sustentan esta articulación: Ingreso el cual incluye el procedimiento de vinculación e inducción; permanencia incluye capacitación, evaluación del desempeño y estímulos y por último retiro; situación generada por necesidades del servicio, retiro voluntario, terminación del contrato o por pensión del servidor.
ATENCIÓN EN INTERNCIÓN
Se han mantenido los indicadores del servicio de internación y esterilización En las tendencias esperadas
El cumplimiento de metas de ejecución de los programas de control prenatal, planificación familiar vacunación, joven sano, crecimiento y desarrollo, higiene oral terminaron con coberturas óptimas. Esquemas de vacunación adecuados mayores del 95%.
Se cumple con la adherencia estricta a la guía de Crecimiento y Desarrollo, se cumple con un promedio de 90% de estricto cumplimiento.
Durante el año 2016, se presenta un promedio del 82.3 % de ingresos antes de la semana 12 de gestación.
ATENCIÓN EN CONSULTA EXTERNA (ODONTOLOGÍA)
El servicio de odontología obtuvo como resultado de la última auditoría interna para el periodo (Julio-octubre) una adherencia del 95% a las guías clínicas con las que cuenta el servicio de y un 95% en la calidad del diligenciamiento de las historias clínicas
De las capacitaciones Internas programadas para éste servicio se tiene el cumplimiento del 100% con registro de asistencia, correspondientes a los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, julio Agosto y Septiembre y octubre. Para el trimestre Julio- agosto- septiembre, se tiene como resultado del Indicador de oportunidad en la asignación de citas de odontología general 1,61 días con un total de 2498 citas asignadas. Durante el trimestre Julio-Agosto y Septiembre no se presentaron eventos adversos, ni complicaciones al interior del proceso; fueron tomadas 419 radiografías, solo 17 radiografías repetidas, estas mismas reportadas y gestionadas como incidentes; s atendieron 249 urgencias con un tiempo promedio de espera de 22 minutos, dando cumplimiento a la tendencia esperada de 25 minutos, el indicador de Satisfacción del proceso de odontología dio como resultado 87.2%, siendo el ítem más bajo de la encuesta el relacionado con las recomendaciones dadas al usuario de cómo cuidar su salud en casa, se programa reunión de área para fortalecer este tema, dejando evidencia en la historia clínica.
En general en este servicio presenta un incremento del 21% en el total de lo facturado por odontología general y especializada comparada con el mismo trimestre del año anterior, este incremento asociado a facturación particular, evento de Savia y el evento a EPS Sura a través de Comfama IPS, de resaltar el uso racional a la cápita del régimen subsidiado. Hubo una disminución significativa de las glosas de las diferentes EPS, esto como resultado de una acción puntual al interior del proceso que consiste en la asignación de una profesional mensual para auditoria de los listados generados desde facturación final, esto con el fin de verificar que se encuentren todos los soportes que deben adjuntarse.
ATENCIÓN EN AYUDAS DIÁNÓSTICAS (FARMACIA)
En el servicio farmacéutico se continúa con el convenio COHAN-Savia para la entrega de medicamentos y así evitar el desplazamiento de los usuarios hasta la ciudad de Medellín, lo cual ha generado satisfacción. Con el personal del servicio se hace énfasis en agilizar en ventanilla, cuando no hay sistema se activa el plan de contingencia.
Para que el usuario de Riesgo Cardiovascular y planificación familiar no tenga que venir y completar el tratamiento hasta la fecha de la cita se indaga por la fecha de su próximo control, se diligencia en la formula y se realiza el ajuste lo cual ha generado satisfacción y descongestión en el servicio. Se utiliza la semaforización LASA al 100% de los medicamentos la cual evita errores en la medicación y administración.
El indicador de Compras a Cooperativas (PEDI) se supera la tendencia esperada en un 9% a agosto de 2016. La mayoría de adquisiciones se realizan mediante la cooperativa (COHAN). Programación mensual de actividades del personal auxiliar del servicio farmacéutico, disponibilidad del personal ,elaboración de cuadro de turnos mensual, cronograma anual de socialización de los Programas de Farmacovigilancia, tecno vigilancia y reactivo vigilancia, uso correcto de medicamentos, cronograma de visitas a stock, actualización del Manual de funciones de la auxiliar del servicio farmacéutico y de la Regente de farmacia, control de incidentes y no cumplimiento de procedimientos por auxiliar para los que se realiza la gestión necesaria, diligenciamiento de la ficha técnica de indicadores, aplicación de listas de chequeo al personal auxiliar para validar adherencias, Concertación de objetivos con el personal, entrega de acta a cada auxiliar del servicio farmacéutico con aspectos a mejorar y registro demanda insatisfecha para garantizar la llamada al usuario antes de las 72 horas.
AYUDAS DIAGNÓSTICAS (LABORATORIO)
En el periodo julio-Octubre en éste servicio se consolidaron los datos para la elaboración de los indicadores y su presentación en los diferentes comités.
Se realizó el análisis de los indicadores observando el comportamiento de estos con respecto a la tendencia esperada y se implementó acciones de mejora como incrementar la tendencia esperada del indicador de Oportunidad el cual estaba en 10 minutos y se aumentó a 13,5 por trazabilidad.
Se llevó a comité las solicitudes y recomendaciones de los compañeros para el mejoramiento del clima organizacional en lo referente a la participación del personal en las capacitaciones programadas por la institución siendo aprobadas por éste y la Gerencia; lo cual Motiva a los compañeros a participar de las diferentes actividades programadas por la institución facilitándoles el tiempo en forma equitativa.
Se Implementaron acciones de mejora de los eventos e incidentes analizados presentados en el proceso.
Se ha desarrollado el programa de capacitaciones del proceso producto de acciones de mejora del análisis de los eventos e incidentes presentados y se evalúan las capacitaciones realizadas.
Se han socializado los temas de capacitación externa recibida al personal del proceso: Actualización en enfermedades transmitidas por vectores, evaluación externa de calidad en TB y la guía de vigilancia por laboratorio para la tosferina. Se actualizó e implementó las técnicas del laboratorio clínico según las recomendaciones del laboratorio Departamental de Salud Pública, a partir de las capacitaciones recibidas.
OTRAS ACTIVIDADES
Desde la Gerencia se están gestionando cuatro (4) proyectos entre los que se encuentran:
-Adquisición de Equipos Biomédicos su objeto es Mejorar el equipamento biomédico de la E.S.E. San Rafael para atender apropiadamente a los pacientes que hacen uso del servicio, se encuentra con radicado- R 2016010385017 del 05 de octubre de 2016 de la Gobernación de Antioquia con concepto favorable de Viabilidad y con Radicado 201642301947902 del 21 de septiembre de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social.
-Renovación del sistema de información, servidor, cámaras, software y otros componentes), su objeto es fortalecer los servicios de salud y el área administrativa de la E.S.E. con redes, cableados, voz, datos, software y servidor con mayor capacidad y velocidad para el mejoramiento de oportunidad del sistema de información, , se encuentra con radicado R 2016010354978 del 13 de septiembre de 2016 de la Gobernación de Antioquia.
-Adquisición de vehículo para transporte de personal médico y auxiliar en brigadas de salud para el municipio de Girardota, Antioquia, Occidente; su objeto es mejorar las condiciones en la prestación del servicio de salud respecto a las brigadas de salud en el Municipio de Girardota se encuentra con radicado 201642301947852 del 21 de
septiembre de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social .Con concepto favorable de Viabilidad.
MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
La gestión del área de facturación es clave para la E.S.E. Hospital San Rafael de Girardota, porque desde el área de admisión, facturación y facturación final se ha enfatizado en la correcta verificación de los usuarios utilizando las diferentes herramientas como páginas del Fosyga, DNP y los diferentes LINK que facilitan tanto a las EPS como a las aseguradoras SOAT una verificación de derechos de usuarios más efectiva y así poder acceder a soportes que se adjuntan a cada factura.
Se ha mejorado la facturación y minimizado las glosas en un 99 %, se han establecido mecanismos de control en los diferentes procesos como: urgencias, consulta externa, farmacia, odontología, fisioterapia para la oportuna entrega de la facturación. Lo anterior ha permitido identificar facturas a las que no se le había realizado el debido proceso y mejorar la oportunidad de las subfacturas con sus debidos soportes.
Durante este periodo se ha dado cumplimiento a los tiempos de entrega de la facturación los primeros 8 días de cada mes; igualmente se dio cumplimiento al envío de la Circular 009, 014 en los tiempos establecidos. Se realizó capacitación sobre accidentes de tránsito, con el fin de establecer conceptos claros sobre como facturar y soportar las cuentas de estos accidentes y realizar adecuadamente la facturación a las diferentes aseguradoras.
Se realizó socialización de las inconsistencias al personal asistencial y administrativo con el objetivo de retroalimentar los errores que se presentan en la historia clínica con notas claras del suministro del tratamiento a los usuarios; este proceso es un filtro que realiza facturación final, es responsabilidad de todos se evitan errores con las diferentes Entidades. En facturación final se realizó adherencia al proceso de validación de la información en las plataformas implementadas por las diferentes EPS para cruzar la facturación y los RIPS. Se efectúo cobro a las diferentes entidades realizando acuerdos de pago con: Emdisalud, Savia Salud, Nueva Eps, Fundación Medico Preventiva, Hospital San Vicente de Paul (Barbosa), Coosalud, Ecoopsos. A todos los acuerdos de pago se les realiza seguimientos y los que incumplen se han reportado a la Supersalud. Se llevan informes a los diferentes comités mostrando los avances de cartera y el estado en que se encuentra, se logró organizar y realizar conciliaciones mensuales de cartera con el área de contabilidad, se ha venido gestionando envíos de cartera para depuración de saldos y facturas.
Se realizó conciliación con Saludtotal, Coomeva, Eps Sanitas, se ha asistido a mesas de saneamiento de la circular 030 programadas por la SuperSalud y la Dirección Seccional, se enviaron derechos de petición a todas las entidades solicitando el estado de cartera con el fin de poder cruzar con la información nuestra y obtener cifras reales y conciliadas.
Se han tenido acercamientos de cruces de cartera con: Cafesalud, Cruz Blanca, Coomeva, Emdisalud, EPS Sura, EPS Sanitas y Savia Salud EPS.
Se da cumplimiento al programa anual de auditorías, todos los procesos misionales se han auditado según cronograma propuesto, aquellos procesos auditados que han generado hallazgos se les realiza el plan de mejoramiento correspondiente con sus respectivos seguimientos y cierre de hallazgos. Cuando por alguna razón las acciones propuestas como oportunidades de mejora no garantizan una mejora al interior del proceso se reformulan para garantizar su eficacia.
Los riesgos y las barreras de control de los diferentes procesos han sido actualizados y publicados según requerimientos legales, se les realiza seguimiento a los riesgos registrando el seguimiento y los resultados obtenidos.
EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
El área de comunicación de la E.S.E Hospital San Rafael de Girardota trabaja para desarrollar estrategias, planes y proyectos que lleven al mejoramiento de las relaciones con nuestros colaboradores, usuarios, partes interesadas y comunidad en general para fortalecer la identidad institucional y corporativa; nuestro eje fundamental es contribuir a la consolidación de una cultura organizacional para así lograr que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes. A continuación se mencionan algunas estrategias que se construyeron a nivel interno y externo en nuestra entidad:
-Las carteleras y pantallas de la E.S.E ubicadas en diferentes áreas, para que nuestros colaboradores y usuarios se enteren de las noticias recientes, su actualización general se realiza mensualmente y durante el mes se realizan algunos ajustes parciales por vencimiento de la información.
-Las redes sociales como Facebook, Instagram y Twitter se alimentan con información de interés para nuestros seguidores, el desarrollo de las comunicaciones es mediante mensajes cálidos y amigables que permitan la interacción y buena relación entre todos los públicos.
-Capacitación a los empleados de la ESE, aplicando métodos de comunicación organizativa para medir el clima organizacional de la organización.
-Envío de información a los empleados por canales oportunos y con retroalimentación eficaz del mensaje.
-La información se recibe y se procesa, como aquella que se produce al interior de la entidad, fluye ágilmente entre los servidores y el público en general y garantiza una adecuada comunicación.
-Campañas de promoción que ayudan a mejorar la identidad Corporativa, esta estrategia esta apalancada con la Administración Municipal.
Para garantizar que este eje transversal del Modelo Estándar de control interno sea una verdadera fortaleza en la ESE y así poder garantizar la interacción comunicativa, todos los medios de comunicación (Diseño de piezas gráficas del Festival de Seguridad y Salud en el trabajo del Hospital y de las jornadas de aprendizaje , acompañamiento al comité de seguridad y salud en el trabajo, realización del simulacro junto con el asesor de la ARL , diseño de piezas del día internacional contra el cáncer de mama, pendón a la entrada del hospital haciendo honor al día internacional contra el cáncer de mama, reunión y planeación sobre el 5to simulacro nacional con la Administración Municipal,
coordinación de la jornada de vacunación realizada el 29 de Octubre en el Municipio de Girardota ,difusión en las redes sociales, diseño de volantes y Afiches, Perifoneo , publicación de la habilitación de los servicios de la institución en las salas de
Municipal para articular la información que se publique y tener apoyo para
aumentar los seguidores en las redes sociales, participación en los diferentes
comités, capacitación sobre el tema de fármaco-vigilancia y tecno-vigilancia, toma
de fotos del personal de enfermería para el carnet,coordinación y planeación de la
reunión del Capítulo del Valle de Aburra de la Asociación de Empresas Sociales del Estado de Antioquia (AESA), diseño e implementación de plantillas para los comunicados de la ESE, Contacto con las diferentes parroquias del Municipio de Girardota para la difusión en los avisos parroquiales y sus carteleras de los nuevos
servicios que presta el Hospital. Todos estos mecanismos articulan y son inherentes
al suministro de información oportuna y necesaria que facilita el desarrollo de los procesos y las actividades institucionales, garantizando la circulación suficiente y transparente de la información y promoviendo la participación ciudadana con una oportuna rendición de cuentas y con el control social como componentes que permiten reorientar el quehacer institucional.
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