ANEXO Nº 3 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NO PROGRAMADA PARA, FÁRMACOS, INSUMOS CLÍNICOS E INSUMOS NO CLÍNICOS ANEXO Nº 4 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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I N D I C E

CONTEXTO... 4

OBJETIVO... 4

NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA... 5

DEFINICIONES:... 6

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADQUISICIONES DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS... 8

CARGOS Y UNIDADES INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES... 8

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS... 9

EJECUCIÓN PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS... 10

SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA... 11

COMPRA A TRAVÉS DE CONVENIO MARCO... 12

COMPRA A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA... 14

MONTOS SEGÚN LICITACIÓN... 21

COMPRA A TRAVÉS DE LICITACIÓN PRIVADA O TRATO DE CONTRATACIÓN DIRECTA... 21

FORMULACIÓN DE LAS BASES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS... 22

MECANISMO Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE OFERENTES... 23

CIERRE DE PROCESO... 27

GESTIÓN DEL CONTRATO Y PROVEEDORES... 27

RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS... 28

PROCEDIMIENTO DE PAGO... 29

POLÍTICA DE INVENTARIO... 30

CUSTODIA Y CONTROL DE GARANTIAS... 31

ANEXOS... 33

I. BASES ADMINISTRATIVAS... 33

1. ANTECEDENTES GENERALES... 33

2. DISPONIBILIDAD DE BASES Y VISITA A TERRENO... 34

3. DE LAS CONSULTAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES DE BASES... 34

4. BOLETA DE GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA... 35

5. DE LOS PARTICIPANTES... 36

6. DOCUMENTACIÓN QUE RIGE LA PROPUESTA... 37

7. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS... 37

8. DE LOS ANTECEDENTES PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS, DE LA OFERTAS Y APERTURA DE LA PROPUESTA... 38

9. DE LA EVALUACION Y ADJUDICACION DE LAS PROPUESTAS... 43

9.2. DE LA ADJUDICACION... 46

10. FIRMA DEL CONTRATO Y DESISTIMIENTO DE LA PROPUESTA... 46

11. APROBACIÓN DEL CONTRATO, CONTENIDO Y SUS GARANTIAS... 48

11.3.1 DEL PRECIO Y REAJUSTABILIDAD... 50

11.3.2 LA FACTURACION Y FORMA DE PAGO... 50

13. DE LA MODIFICACIÓN Y TÉRMINO DEL CONTRATO... 51

14. DISPOSICIONES GENERALES... 53

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ANEXO Nº 3PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NO PROGRAMADA PARA, FÁRMACOS, INSUMOS CLÍNICOS E

INSUMOS NO CLÍNICOS... 56

ANEXO Nº 4PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PARA BIENES PROGRAMADOS EN EL PLAN ANUAL DE COMPRAS.. 57

ANEXO Nº 5PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE EQUIPOS,MANTENIMIENTO Y OBRAS... 58

ANEXO Nº 6ACTA DE RECEPCIÓN TÉCNICA (ART)... 59

ANEXO Nº 7ACTA DE RECEPCIÓN DE SERVICIOS (ARS)... 60

ANEXO Nº 8FORMULARIOS ANÁLISI DE FACTIBILIDAD... 61

ANEXO Nº 9FORMULARIO DE SOLICITUD DE TRABAJO... 62

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4

C

ONTEXTO

El hospital San Juan de Dios, año a año ha avanzado en cimentar la mejora continua en la atención a sus usuarios. Junto con la renovación de nuestra infraestructura y equipamiento, hemos impulsado también la modernización de nuestros procesos y asumido los desafíos para fortalecer lo mejor de la tradición de ser, el primer hospital fundado en Chile con las herramientas de una gestión hospitalaria moderna centrada en las personas que atendemos.

En este contexto y con el objeto de enmarcarnos en las modificaciones realizadas a la Ley de Compras Públicas y su Reglamento, el Hospital ha procedido a actualizar su Manual de Procedimientos de Adquisiciones.

O

BJETIVO

El objetivo de este manual es regular la forma en que el Hospital San Juan de Dios- CDT, realiza las contrataciones y compra de bienes y servicios para su normal funcionamiento, desde la planificación de la compra del bien o servicio hasta el proceso de recepción conforme y pago del mismo, estableciendo los procedimientos, tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas que implica la adquisición, todo lo anterior enmarcado en la Ley de Compras y normativas propias del Sector Salud.

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N

ORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA

• Artículo Nº 38 de la Constitución Política de la República de Chile.

• DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

• Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

• Decreto Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

• Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

• Resolución Nº 1.600, de 2009, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

• Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

• Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

• Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal ChileCompra.

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6

D

EFINICIONES

:

Para efecto del presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones los siguientes conceptos tienen las definiciones que se indican a continuación:

Adjudicación: Acto Administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más oferentes de una licitación o cotización para la suscripción de un Contrato de Suministros o Servicios, regido por la Ley de Compras Nº 19.886.

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en Proceso de Compras, para la suscripción del contrato definitivo.

Bases Administrativas: Documento aprobado por la Director(a) del Establecimiento, mediante Resolución Exenta, que contienen las etapas, plazos, mecanismos de consulta o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del proceso de compras

Bases Técnicas: Documento aprobado por Director(a) del Establecimiento, mediante Resolución Exenta, que contienen las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.

Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos por el Hospital, con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.

Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y que se encuentran en www.mercadopublico.cl.

Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Compras Públicas.

Contrato de Suministro y Servicio: Contrato que tiene por objeto la contratación o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles o servicios.

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.

Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función resguardar el correcto cumplimiento, por parte del proveedor oferente y lo adjudicado, de las obligaciones emanadas de la oferta y/o del contrato.

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a) Garantía de seriedad de la oferta, corresponde a al documento que respalda las ofertas presentadas por los distintos oferentes. En casos en que el monto de la contratación sea superior a 100 UF se exigirá entre un 1 a 5% del valor total de la licitación.

b) Garantía de Fiel cumplimiento de contrato corresponde a al documento que respalda la observancia de la ejecución del bien o servicio licitado. En casos en que el monto de la contratación sea superior a 100 UF se exigirá entre un 5 y un 10% del valor total de la adjudicación.

Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.

Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual el Establecimiento invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual el establecimiento realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compra, presentando una oferta o cotización.

Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que el Hospital planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por cada Entidad Licitante.

Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de Compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y su Reglamento, incluyendo los Convenios Marco, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.

Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.

Resolución: Acto administrativo dictado por la Director(a) del Hospital, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. Las Resoluciones podrán ser

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8

Resolución de Llamado: Acto administrativo por el cual la Dirección del Establecimiento formaliza la solicitud de compra de un bien o servicio y establece los requerimientos para dar inicio al proceso de publicación en el portal Mercado Público,

Resolución de adjudicación: Acto administrativo por el cual la Dirección del Establecimiento informa el resultado de la evaluación y ratifica o rectifica el proceso adjudicatario presentado por la comisión de Adjudicación

Resolución de pago: Acto administrativo por el cual la Dirección del Establecimiento autoriza el pago respectivo del bien o servicio.

Solicitud de pedido: Es la manifestación de la necesidad de un producto o servicio que el Centro de Responsabilidad o Centro de Costo envía al Centro de Costos de Abastecimiento o al Centro de Responsabilidad de Logística, según sea la naturaleza de la compra: clínicas o no clínicas, respectivamente.

Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada.

Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones.

O

RGANIZACIÓN DEL

S

ISTEMA DE

A

DQUISICIONES DEL

H

OSPITAL

S

AN

J

UAN DE

D

IOS

C

ARGOS Y UNIDADES INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE

A

DQUISICIONES

Director(a): Autoridad competente para autorizar y aprobar las adquisiciones del Hospital. Responsable de velar para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas..

Administrador/a del Sistema de Compra: Subdirector(a) Administrativo(a) del Hospital, corresponde a un perfil del sistema www.Mercadopublico.cl, quién es responsable de: Crear, modificar y desactivar usuarios, determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores, crear, desactivar y modificar Unidades de Compra modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

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Administrador/a Suplente del Sistema Mercado Público: Jefe del Centro de Costo de Abastecimiento, es responsable de administrar el Sistema Mercado Público en ausencia del/a Administrador/a Mercado Público o de acuerdo a atribuciones delegadas, es nombrado por la Subdirector(a) Administrativo(a) del Hospital.

Unidad Ejecutora de Compras Centro de Responsabilidad Logística y Centro de Costos de Abastecimiento, les corresponde ser las unidades técnicas responsable del proceso de compras conforme a la normativa vigente y los procedimientos establecidos en el presente Manual.

Centro de Responsabilidad y/o Centro de Costos: Es la unidad orgánica del Hospital en donde nace la necesidad de compra del bien o servicio y que, de acuerdo a sus necesidades se construye el Plan Anual de Compras del Hospital.

Sección de Bodega: Sección dependiente del Centro de Costo Abastecimiento encargada d e l a recepción, del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

Centro de Costo de Administración y Finanzas: Su función en el proceso de adquisiciones del Hospital, es registrar e informar la ejecución del marco presupuestaria asignado por la Dirección, registro y custodia de las garantías involucradas en el proceso, refrendación presupuestaria, materialización de los pagos y posterior inventario de los bienes.

Gestor/as de Compras: Funcionarios(as) del Centro de Costos de Abastecimiento o del Centro de Responsabilidad de Logística, encargados de gestionar los requerimientos de compra de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento del Hospital.

Gestor de Convenios: Funcionario(a) encargado(a) controlar la correcta ejecución de los convenios suscritos por el Hospital para el suministro de bienes y/o servicios necesarios para el normal funcionamiento del establecimiento

Comisión de Evaluación: Grupo de funcionarios(a) convocados(as) para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y sugerir al Director/a la mejor alternativa, del llamado a Licitación.

P

LANIFICACIÓN DE

C

OMPRAS

Cada Centro de Responsabilidad y/o Costos del Establecimiento, debe contribuir a la elaboración del Plan Anual de Compras que debe contener las necesidades de adquisiciones para el año, en función de la programación de actividades que cada Centro desarrolla, campañas sanitarias, y la disponibilidad según presupuesto definido.

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10

E

JECUCIÓN

P

ROCEDIMIENTOS DE

C

OMPRAS

Las compras y/o contratación de bienes y servicios del Establecimiento serán efectuadas de preferencia, mediante convenio marco. De no existir esta posibilidad se realizará procedimiento concursal denominado licitación.

Para ello, el Establecimiento ha definido criterios de compras, basados en las necesidades de funcionamiento, los que se detallan en los protocolos anexos, a saber:

1. Fármacos e Insumos Clínicos

2. Insumos Clínicos con equipamiento en comodato 3. Artículos de Economato

4. Servicio de Mantenimiento de equipamiento medico e industrial preventivo y correctivo. 5. Obras

6. Equipamiento medico e industrial 7. Servicio de Apoyo Clínico

8. Servicios de Apoyo No Clínico

Todas las compras programadas en el Plan Anual de Compras, serán aprobadas mediante Resolución Exenta de la Director(a) y serán gestionadas por el Centro de Costos de Abastecimiento en el portal Mercado Público, conforme los procedimientos y mecanismos establecidos en la ley de compras y de acuerdo a los procedimientos definidos en el presente Manual.

Al momento de requerir la adquisición de algún producto programado en el Plan Anual de Compras, el Centro de Costos de Abastecimiento utilizará los procedimientos establecidos en este Manual para la adquisición del producto, a partir de la programación realizada en el Sistema Informático ICON, sin mediar nueva autorización ya que cuenta con Resolución Exenta de aprobación de este Plan.

En el caso de las compras de bienes o servicios, fuera del Plan Anual de Compras, será la Director(a) o en quien delegue la facultad, quien otorgará la autorización de compra, para lo cual se enviará memorando o correo electrónico desde las Unidades Ejecutoras (Centro de Responsabilidad de Logística o Centro de Costos de Abastecimiento) adjuntando la solicitud de pedido de los Centros de Responsabilidad del Hospital en base a estudio de factibilidad, técnico y económico.

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S

ELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA

La contratación de bienes y servicios se realizaran mediante lo establecido en la Ley de Compras Públicas y su reglamento, según los siguientes mecanismos:

a) Convenio Marco o Catálogo Chile Express b) Licitación Pública

c) Licitación privada o Trato o contratación directa.

Inicio Proceso de Compra

DIRECCIÓN ESTABLECIMIENTO UNIDAD EJECUTORA CENTRO DE RESPONSABILIDAD O CENTRO DE COSTO No Genera Requerimiento V°B” de Directora o en quien delegue Revisión de Factibilidad INICIO Si Realiza proceso de compra Procedimiento de Compra Si No Convenio Marco Si Licitación Pública Si Procedimiento de Compra No Licitación Privada Procedimiento de Compra

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12

C

OMPRA A TRAVÉS DE

C

ONVENIO

M

ARCO

Paso 1: Solicitud de Pedido.

Los Centros de Responsabilidades, requirentes de una contratación, envía Memorando o correo electrónico, solicitando la adquisición del bien o servicio, especificando claramente las características requeridas en el formato establecido, a la unidad ejecutora, quien evaluara la factibilidad de dicho pedido para solicitar la respectiva autorización de Compra.

Paso 2: Autorización.

Una vez autorizado el requerimiento por la autoridad competente, se remite a través del mismo medio del cual fue recibido a la Unidad Ejecutora que solicitó la autorización para proceder a su compra. En caso de existir reparos al requerimiento, se devuelve con las observaciones correspondientes.

Paso 3: Resolución de Adjudicación.

Es confeccionada por la Unidad Ejecutora considerando la refrendación presupuestaria y es derivada a la Director(a) para su firma.

Paso 4: Orden de Compra (OC)

Una vez recepcionada la resolución de adjudicación, las unidades ejecutoras proceden a generar y enviar la Orden de Compra respectiva, a través del catálogo electrónico Chilecompra Express.

Paso 5: Aceptación Orden de Compra (OC) por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios:

El proveedor acepta la orden de compra y envía los bienes (producto) a bodega del Establecimiento, y cuando se trate de servicios ejecutará lo convenido. Si un oferente no acepta la orden de compra respectiva, se procederá a realizar una nueva resolución de adjudicación, con aquel oferente que haya obtenido el segundo lugar en las evaluaciones respectivas.

Paso 6 Recepción de bien y servicio.

Las Unidades Ejecutoras o el Gestor de Convenios serán los encargados de recepcionar lo bienes o servicios y deberán realizar los controles pertinentes conforme a las especificaciones establecidas. Una vez realizado este procedimiento emitirá un Acta de Recepción Conforme, que será remitido al Centro de Costo de Administración y Finanzas con la Factura correspondiente para proceder a la confección de la Resolución de Pago.

Paso 7 Resolución de pago.

Una vez recepcionada la documentación desde la unidad Ejecutora o Gestor de Convenio, el Centro de Costo de Administración y Finanzas procederá a elaborar la Resolución Exenta de Pago, por los bienes o servicios recepcionados, la que será remitida a la Director(a) para la firma y su posterior pago.

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Compra a través de catálogo electrónico Chilecompra Express, (Convenio Marco) CONVENIO MARCO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROVEEDOR DIRECCIÓN ESTABLECIMIENTO UNIDAD EJECUTORA CENTRO DE RESPONSABILIDAD Si INICIO

Genera Acta o Informe de Recepción Conforme y Factura Realiza Resolución de Pago Elabora certificado de Refrendación Presupuestaria V°B” de Directora o en quien delegue Genera Requerimiento Revisión de Factibilidad No No Resolución de Adjudicación y Orden de Compra Si Acepta Si Recibe bien o servicio Aprueba Resolución de Adjudicación Aprueba Resolución de Pago No Solicitud de refrendación presupuestaria Entrega los bienes o servicios solicitados Nuevo proceso de Adjudicación No Recepción Conforme Devolución del Bien oServicio Pago de bien o

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14

C

L

ICITACIÓN

P

ÚBLICA

Este tipo de licitación, se realiza cuando el bien o servicio, no se encuentra en el convenio marco, para ello se han definido el siguiente procedimiento general:

Una vez autorizado el requerimiento por la autoridad competente se remite a través del mismo medio del cual fue recibido a la Unidad Ejecutora que solicitó la autorización para proceder a su compra. En caso de existir reparos al requerimiento, se devuelve con las observaciones correspondientes.

Paso 3: Elaboración de Bases

La Unidad Ejecutora, en conjunto con el Centro de Responsabilidad y/o Centro de Costos solicitante del bien y/o servicio, deben realizar las Bases Técnicas según sea el monto, incluyendo toda la información adicional necesaria para la elaboración de las bases administrativas, de acuerdo al formato establecido (anexo)

Paso 4 Publicación de las Bases

Dichas bases, son enviadas por la Unidad Ejecutora a la Director(a) del Establecimiento, para la autorización respectiva. Una vez firmada la Resolución Exenta de Licitación, son publicadas en el portal Mercado Público.

Paso 5: Evaluación de las Ofertas

La unidad ejecutora cita a la comisión evaluadora, para revisar las ofertas recibidas, aplicando los factores y criterios de evaluación y todos los parámetros cuantitativos y objetivos, definidos en las bases de la licitación, desarrollando un cuadro comparativo.

Paso 6. Cierre de Procesos

Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el informe o Acta de Evaluación, la unidad ejecutora, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la información necesaria para fundamentar la decisión final, la cual se traduce en la Resolución Exenta de adjudicación o deserción aprobada por la Director(a) del establecimiento. Posteriormente es publicada en el portal Mercado Público, para generar la orden de compra respectiva.

Paso 7. Elaboración del Contrato

Una vez recepcionada la Resolución Exenta de adjudicación y la orden de compra, se procede confeccionar el Contrato correspondiente. En los casos en que la adquisición sea menor a 100UTM la Orden de Compra y la recepción de esta por el proveedor, formalizarán el Contrato. Sin embargo en los casos de contratación de servicios cuyo monto sea superior a 1000 UTM la formalización del contrato

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será obligatoria, y se realiza mediante Resolución Exenta que apruebe el contrato respectivo. Este contrato entrará en vigencia una vez que, el acto administrativo, haya sido totalmente tramitado.

El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba se debe anexar en la ficha del proceso publicado en www.mercadopúblico.cl.

Paso 8. Recepción del Bien o Servicio

Las Unidades Ejecutoras o el Gestor de Convenios serán los encargados de recepcionar lo bienes o servicios y deberán realizar los controles pertinentes conforme a las especificaciones establecidas en la Bases de licitación. Una vez realizado este procedimiento emitirá un informe de Recepción Conforme que será remitido al centro de Costo de Administración y Finanzas con la Factura correspondiente para proceder a la confección de la Resolución de Pago.

Paso 9. Resolución de Pago

Una vez recepcionada la documentación desde la unidad Ejecutora o Gestor de Convenio, el Centro de Costo de Administración y Finanzas procederá a elaborar la Resolución Exenta de Pago, por los bienes o servicios recepcionados, la que será remitida a la Director(a) para la firma y su posterior pago.

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16

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(18)

18

Licitaciones Sobre 5.000 UTM

Una vez autorizado el requerimiento por la autoridad competente se remite a través del mismo medio del cual fue recibido a la Unidad Ejecutora que solicitó la autorización para proceder a su compra. En caso de existir reparos al requerimiento, se devuelve con las observaciones correspondientes.

Paso 3: Elaboración de Bases

La Unidad Ejecutora, en conjunto con el Centro de Responsabilidad y/o Centro de Costos solicitante del bien y/o servicio, deben realizar las Bases Administrativas y especificaciones técnicas, de acuerdo al formato establecido (anexo).

Paso 4: Aprobación de Bases mediante Resolución Afecta:

La Director(a) aprueba las Bases mediante Resolución Afecta y las envía a la Contraloría General de la República para su Toma de Razón. Este Órgano Contralor toma de razón, con esta evaluación se procede al proceso de Licitación Pública. Si hay observaciones se acogen y se procede a la rectificación en las nuevas bases.

Paso 5 Publicación de las Bases

Dichas bases, son enviadas por la Unidad Ejecutora a la Director(a) del Establecimiento, para la autorización respectiva. Una vez firmada la Resolución Exenta de Licitación, son publicadas en el portal Mercado Público.

Paso 6: Evaluación de las Ofertas

La unidad ejecutora cita a la comisión evaluadora, para revisar las ofertas recibidas, aplicando los factores y criterios de evaluación y todos los parámetros cuantitativos y objetivos, definidos en las bases de la licitación, desarrollando un cuadro comparativo.

Paso 7. Cierre de Procesos

Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el informe o Acta de Evaluación, , la unidad ejecutora, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la información necesaria para fundamentar la decisión final, la cual se traduce en la Resolución Exenta de adjudicación o deserción aprobada por la Director(a) del Establecimiento. Posteriormente es publicada en el portal Mercado Público, para generar la orden de compra respectiva.

Paso 8. Elaboración del Contrato

Una vez recepcionada la Resolución Exenta de adjudicación y la orden de compra, se procede confeccionar el Contrato correspondiente En los casos de contratación de servicios cuyo monto sea superior a 5.000 UTM se formalizará el contrato mediante Resolución Afecta. Este contrato entrará en vigencia una vez que, el acto administrativo, haya sido totalmente tramitado.

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El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba se debe anexar en la ficha del proceso publicado en www.mercadopúblico.cl.

Paso 9. Recepción del Bien o Servicio

Las Unidades Ejecutoras o el Gestor de Convenios serán los encargados de recepcionar los bienes o servicios y deberán realizar los controles pertinentes conforme a las especificaciones establecidas en la Bases de licitación. Una vez realizado este procedimiento emitirá un informe de Recepción Conforme que será remitido al Centro de Costo de Administración y Finanzas con la Factura correspondiente para proceder a la confección de la Resolución de Pago.

Paso 10. Resolución de Pago

Una vez recibida la documentación desde la unidad Ejecutora o Gestor de Convenio, el Centro de Costo de Administración y Finanzas procederá a elaborar la Resolución Exenta de Pago, por los bienes o servicios recepcionados, la que será remitida a la Director(a) para la firma y su posterior pago.

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20

Licitación Pública Sobre 5000 UTM

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA PROVEEDOR DIRECCIÓN ESTABLECIMIENTO UNIDAD EJECUTORA CENTRO DE RESPONSABILIDAD O CENTRO DE COSTO Si No No Si No No Si No No Si Elabora certificado de Refrendación Presupuestaria Solicitud de Refrendación presupuestaria Presentan ofertas de los bienes o servicios solicitados Evaluación de

las ofertas, junto con comité (acta

del comité) Completa Formulario y publica en Mercado Público V°B” de Directora o en quien delegue Formulación de Bases Técnicas y Resolución de aprobación Bases Revisión de Factibilidad Técnica y presuestaria Genera requerimiento Revisa Resolución de Bases Toma de Razón Si Genera y Firma Contrato respectivo Autoriza Resolución de Adjudicación Resolución de Adjudicación y Orden de Compra Acepta Revisa Resolución de Contrato Recepción Conforme TERMINO Entrega los Bienes o Servicios solicitados Devolución del Bien o Servicio Pago de bien o servicio Realiza Resolución de Pago Aprueba Resolución de Pago Nuevo Proceso de Adjudicación Genera Acta Recepción Conforme Toma de Razón SI No

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M

ONTOS

S

EGÚN

L

ICITACIÓN

De acuerdo a lo establecido en la Ley de Compras, la licitación pública reciben una nomenclatura distinta de acuerdo a sus montos: lo que define los plazos de publicación y adjudicación o deserción, tal como se indica en la siguiente tabla

Montos Licitación Tiempo de Publicación Tiempo de Adjudicación o Deserción

Menores a 100 UTM (L1)

10 días corridos a contar del ingreso al portal Mercado

Público, pudiendo ser rebajadas a 48 horas.

15 días corridos a contar de la fecha de cierre de recepción de ofertas

Entre 100 y 1000 UTM (LE)

10 días corridos a contar del momento de ingreso al portal,

pudiendo ser rebajados a 5 días

15 días corridos a contar de la fecha de cierre de recepción

de ofertas

Mayores a 1000 UTM (LP)

20 días corridos a contar del momento de ingreso en el

portal, pudiendo ser rebajadas a 10 días

Para adquisiciones entre 03 y 10 UTM)

5 días corridos a contar del momento de ingreso al

portal, pudiendo ser rebajadas a 48 horas.

De acuerdo al Art. 25 de la Ley de compras 19.886, los plazos señalados precedentemente podrán rebajarse en el evento que se trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de ofertas.

C

L

ICITACIÓN

P

RIVADA O

T

RATO DE

C

ONTRATACIÓN

D

IRECTA

.

El Hospital realizará licitaciones privadas o trato de contratación directa en forma excepcional y en casos de urgencia fundada. Para esto se enmarcara en los lineamientos establecidos en la de Compras Públicas y su Reglamento. Los casos en los que procederá este tipo de licitación son los siguientes:

a.- Cuando así lo autorice la Dirección del Establecimiento por urgencia calificada, dada necesidades de buen servicio en beneficio de la atención oportuna y de calidad de los usuarios del hospital.

(22)

22 b.- Si en las licitaciones públicas respectivas no se hubieren presentado interesados o ésta fuere

declarada desierta, debido a que las ofertas presentadas no se ajustan a los intereses del Establecimiento.

Las bases de licitación, la evaluación de ofertas y el procedimiento interno de contratación serán los mismos establecidos para la licitación pública, salvo en lo que dice relación con la publicación del aviso de licitación, etapa que será reemplazada con el envío de una invitación a los proveedores que hayan sido elegidos para participar.

F

ORMULACIÓN DE LAS

B

ASES Y

E

SPECIFICACIONES

T

ÉCNICAS

Las Bases de Licitación se componen de un apartado administrativo, que regula el objeto, procedimiento, plazos y demás etapas a cumplir y, un apartado de especificaciones técnicas, que regula, entre otras materias, las características o requisitos del bien o servicio requerido. (Ver anexo) En lo que respecta al apartado administrativo, ellas deben considerar al menos la siguiente información:

• Objetivos de la Licitación.

• Perfil y requisitos de los participantes. • Etapas y Plazos de la Licitación.

• Calificación e idoneidad de los participantes. • Entrega y Apertura de las ofertas.

• Definición de criterios y evaluación de las Ofertas, según los criterios de compras definidos de acuerdo a las necesidades de funcionamiento del Hospital.

• Principales Contenidos del Contrato tales como: su objeto, condiciones, duración, causales de término anticipado, etc.

• Modalidad de Pago.

• Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo, cuando correspondan, así como la forma y oportunidad de su restitución.

• Multas y Sanciones,

• Nombre y Medio de contacto con la Empresa.

En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes o servicios a contratar, se requiere al menos de lo siguiente:

• Descripción de los bienes y/o servicios, en términos de calidad y condiciones técnicas • Plazos de entrega definiendo formas y tiempos en que se espera la entrega del bien y/o

servicio.

Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.

(23)

Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (Artículo 22 del Reglamento).

M

ECANISMO Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE OFERENTES

La unidad ejecutora cita a la comisión de adjudicación, para revisar las ofertas recibidas, aplicando los factores y criterios de evaluación y todos los parámetros cuantitativos y objetivos, definidos en las bases de la licitación, desarrollando un cuadro comparativo de los oferentes, a saber:

Criterios Económicos: Factor de evaluación referido al precio final del producto o servicio.

Criterios Técnicos: Incluye factores relacionados con la calidad técnica del bien o servicio, característica del oferente, servicio de post venta, plazos de entrega, etc.

Criterios Administrativos: Incluye factores como: la experiencia del oferente, condiciones laborales con los trabajadores, comportamiento en el mercado, otros.

Estos criterios o variables deberán quedar claramente indicados en las bases administrativas y técnicas, al ser presentadas, como en la puntuación asignada en función de un estándar.

Para los diferentes procesos de compra de bienes o servicios, los criterios se ponderarán de distinta manera en función de:

• Los criterios de compras definidos de acuerdo a las necesidades de funcionamiento del Establecimiento.

• Si el bien o servicio es de carácter crítico o no, en función de la especificidad del trabajo e impacto al usuario.

(24)

24

Método de evaluación:

Criterios

Sub Criterios

ponderación

Económicos.

Precio

50%

70%

50%

Administrativos

Experiencia de los

Oferentes

5%

Técnicos

Calidad Técnica de los

Bienes o Servicios

40%

30%

15%

20%

Técnicos

Servicio o Asistencia

Técnica

0%

Técnicos

Servicio Post Venta

5%

10%

0%

10%

Técnicos

Plazo de Entrega

5%

10%

15%

10%

Administrativos

Contratación de

Personas

Discapacitadas

0%

Administrativos

Condiciones de empleo

y remuneración

0%

5%

Administrativos

Comportamiento

contractual anterior

0%

Porcentaje total

100%

Criterios de evaluación para adjudicación de la oferta.

Farmacia-Insumos

Economato

Obras

Categoría

Insumos con

equipamiento en

(25)

Criterios Sub Criterios ponderación ponderación ponderación ponderación Económicos. Precio 60% 65% 60% 60% Administrativos Experiencia de los Oferentes 3% 3% Técnicos

Calidad Técnica de los Bienes o Servicios 20% 20% 20% 20% Técnicos Servicio o Asistencia Técnica 10% 5% 10% 5%

Técnicos Servicio Post Venta 5% 5% 5% 5%

Técnicos Plazo de Entrega 2% 5% 2% 5%

Administrativos Contratación de Personas Discapacitadas Administrativos Condiciones de empleo y remuneración

Crítico Critico No Crítico

Equipamiento (compra)

No Crítico

Criter ios de evaluación para adjudicación de la oferta.

M antenimiento ( * sólo para equipamiento médico / Categoría

(26)

26 Sub categoria Labores en el

Hospital

Labores fuera del Hospital Criterios Sub Criterios ponderación ponderación

Económicos. Precio 60% 60% 50%

Administrativos

Experiencia de los

Oferentes 5% 5% 0%

Técnicos

Calidad Técnica de los

Bienes o Servicios 20% 20% 30%

Técnicos

Servicio o Asistencia

Técnica 0% 0% 0%

Técnicos Servicio Post Venta 2% 10%

Técnicos Plazo de Entrega 2% 9% 10%

Administrativos Contratación de Personas Discapacitadas 1% 1% 0% Administrativos Condiciones de empleo y remuneración 10% 5% 0% Administrativos Comportamiento contractual anterior 0% 0% 0% Porcentaje total 100% 100% 100%

Servicio Apoyo No clínico

Criterios de evaluación para adjudicación de oferta.

Categoría Servicios apoyo

Clínico. ponderación

(27)

Con el desarrollo de de las evaluaciones de los oferentes y con los análisis correspondientes que realice la comisión, se efectuará un Acta de Evaluación la que será considerada para decidir la adjudicación de los bienes y servicios requeridos, junto con la conveniencia económica.

Lo anterior, sin perjuicio que el establecimiento pueda declarar desierto el proceso, si las ofertas no se ajustan a lo solicitado en la bases

C

IERRE DE

P

ROCESO

Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el acta de evaluación, según corresponda y aprobada o rechazada la sugerencia de la comisión por la autoridad competente, la unidad ejecutora, debe realizar el cierre del proceso, mediante la realización de una Resolución Exenta de Adjudicación o Deserción aprobada por la Director(a) del Establecimiento. Posteriormente es publicada en el Mercado Público, para generar la orden de compra respectiva.

G

ESTIÓN DEL

C

ONTRATO Y

P

ROVEEDORES

Corresponde a un documento contractual definitivo entre el Hospital y el Adjudicatario que contiene la individualización del proveedor, las características del bien o servicio contratado, el precio, los plazos de duración, las garantías, las multas, las causales de término y otras especificaciones técnicas comprometidas en las bases de licitación. Todo ello, con la finalidad de minimizar los riesgos e ineficiencias entrega o post venta del bien o servicio.

Las Unidades ejecutoras serán las responsables de la gestión integral de los contratos debiendo realizar evaluaciones con el objeto de controlar si el bien o servicio entregado se ajusta a lo solicitado en las bases y establecido en el contrato.

Para ello, es importante desarrollar a lo menos las siguientes actividades claves:

• Definir los indicadores de entrega conforme del bien o servicio.

• Definir y gestionar los indicadores del servicio de post venta.

• Establecer criterios de evaluación del contrato

(28)

28

R

ECEPCIÓN DE

B

IENES Y

S

ERVICIOS

Corresponden a las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios, conforme a las definiciones de las Bases, acogidas en los contratos pertinentes.

Recepción de Bienes:

En el caso de productos, el encargado de Bodega verificará que los artículos o servicios comprometidos en la orden de compra o contrato correspondan a lo solicitado, de acuerdo al siguiente procedimiento.

Paso 1: Control del Producto

El encargado de recepción debe controlar que la factura haga mención a la orden de compra. Debe verificar nombre del Hospital, Rut, Dirección, detalle de los artículos, precios unitarios de los artículos y monto de la operación. Conforme a este control se recibirá la factura, en el caso que el proveedor no haya emitido aún la factura, deberá realizar la entrega de una guía de despacho.

En el caso que algunos de los productos no cumplan con las especificaciones requeridas o estén deteriorados, se procederá a su devolución sin firmar la factura o guía y se registrará el motivo de la devolución. Si la entrega comprende más productos que cumplen y se deben recibir, se dejará constancia en la factura o guía del proveedor y la copia interna de los productos devueltos. En tanto los restantes productos serán recepcionados siguiendo con el procedimiento.

Paso 2 Recepción conforme del producto

Si hay conformidad en la recepción, se firmará el documento factura o guía del proveedor.

Paso 3: Ingreso Sistema ICON

Recibidos los productos en conformidad, el funcionario de bodega deberá hacer el ingreso en el sistema informático ICON, que entregará un documento de recepción con número correlativo. Para el caso de los medicamentos, se utilizará el lector código de barra para la identificación de los productos, ingresando además el número de lote y fecha de vencimiento de éstos.

Luego los deberá almacenar en el área de tránsito a la espera que el bodeguero realice una verificación y entrada definitiva a la bodega, desde donde los productos serán despachados.

Paso 4 Cierra del Proceso

Una vez efectuada la recepción y teniendo debidamente cuadrada la relación orden de compra- factura- guía de recepción, el encargado de la Unidad Ejecutora del proceso, previa revisión, remitirá toda la documentación correspondiente al Centro de Costos de Administración y Finanzas.

Para ello, realiza un acta o informe de recepción, si todo se encuentra conforme. Si por el contrato no hay conformidad se devuelven al proveedor para su corrección o cambio.

Una vez recepcionados los productos, el encargado de bodega será el responsable de mantener actualizada las bodegas, inmediatamente después de cualquier movimiento producido, en el sistema informático ICON.

(29)

Recepción de Servicios:

En el caso de los Servicios, es importante certificar la ejecución de los mismos, para ello se ha definido:

Paso 1: Control del Servicio

El encargado de recepción de dicho servicio, debe controlar que la factura haga mención a la orden de compra. Debe verificar nombre del Hospital, Rut, Dirección, detalle del servicio prestado y montos. Conforme a este control se recibirá la factura, en el caso que el proveedor no haya emitido aún la factura, deberá realizar la entrega de una guía de despacho.

En el caso que algunos de los servicios no cumplan con las especificaciones requeridas o estén deteriorados, se procederá a su devolución sin firmar la factura o guía y se registrará el motivo de la devolución.

Paso 2 Recepción conforme del Servicio

Una vez recepcionados los servicios en los respectivos Centros de Responsabilidad o Centros de Costos, la Unidad ejecutora del proceso, debe remitir el Acta de Recepción de Servicios (ARS) y/o el Acta de Recepción Técnica (ART), verificando la recepción conforme de dichos servicios. Si hay conformidad en la recepción, la Unidad Ejecutora, firmará la factura o guía de despacho del proveedor, a fin de proceder al pago respectivo. Si no existe conformidad, se devuelve la factura, dejando constancia de la situación, hasta que corrija o cambie la situación puntual de disconformidad, de acuerdo a las especificaciones definidas en las bases.

Paso 3 Cierra del Proceso

Una vez efectuada la recepción y teniendo debidamente cuadrada la relación orden de compra- factura- guía de recepción, el encargado de la Unidad Ejecutora del proceso, previa revisión, remitirá toda la documentación correspondiente al Centro de Costos de Administración y Finanzas.

P

ROCEDIMIENTO DE PAGO

Una vez que el proveedor entrega la factura correspondiente a la Unidad Ejecutora del proceso, ésta deberá remitir todos los antecedentes al Centro de Costos Administración y Finanzas, quien revisa toda la documentación para generar la Resolución Exenta de Pago. Dicha Resolución es remitida a la Director(a) para su aprobación y posterior procedimiento de pago al proveedor.

Lo anterior, conforme a lo establecidos en el Decreto Supremo Nº 38/2005, en donde establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 60 días desde la recepción de la factura.

La documentación que se deberá adjuntar para cursar el pago de la respectiva Factura o Boleta, deberá ser la siguiente:

• Factura o Boleta de Prestación de Servicios.

(30)

30

• Compromiso presupuestario generado mediante el sistema SIGFE

• Garantías correspondientes

P

OLÍTICA DE

I

NVENTARIO

Consiste en definir los mecanismos de registro y control de los bienes que ingresan al Establecimiento, y de esa forma asegurar su seguimiento y disposición de elementos que apoyen la gestión del mismo. Para ello el Hospital cuenta con funcionarios(as) encargados(as) y autorizados(as) para ordenar y retirar materiales. Las mercaderías deben estar ordenadas e identificadas, lo que facilita el mejor control y su conteo, tal como lo indica el método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas), lo que se encuentra sujeto a la estructura de la Bodega en lo físico, pero regulado por el sistema informático ICON que permite el despacho por orden a la fecha de vencimiento.

Por lo tanto, el control de inventario se debe realizar sobre la base de registros actualizados, preocupándose fundamentalmente, de los vencimientos, y bajas de los bienes o materiales, así como también, del ingreso de bienes que tienen carácter de inventariables, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Control de Existencias del Centro de Costos Administración y Finanzas, en donde se establece el procedimiento respectivo, los tipos de control y cuando existan diferencias de bienes o productos, que medidas correctivas se deben aplicar.

(31)

C

USTODIA Y CONTROL DE GARANTIAS

Referido principalmente a los procedimientos y revisiones necesarias que deben tener las garantías generadas por las licitaciones efectuadas por el Establecimiento, tal como lo indica el siguiente procedimiento

Paso 1: Envío Garantía de Seriedad de la Oferta

La Unidad Ejecutora responsable de la licitación, envía memorando al Centro de Costo Administración y Finanzas, adjuntando la Boleta Bancaria correspondiente a la Garantía de Seriedad de la Oferta, el día hábil siguiente de la apertura de las ofertas, identificando el ID de la licitación, el nombre del oferente, la institución bancaria, tipo de documento, su número, y monto.

Paso 2: Contabilización y Resguardo

Una vez recibido el documento, el Centro de Costos Administración y Finanzas revisa que se cumpla con los requisitos estipulados en las bases, en cuanto a monto y plazo, para luego contabilizarla en la cuenta de orden y resguardarla en Caja.

Paso 3: Devolución Garantía Seriedad de la Oferta

Cuando se anula o declara desierta una licitación, la Unidad Ejecutora responsable de la licitación, debe dar aviso al Centro de Costos de Administración Financiera a través de correo electrónico, a fin de proceder con la devolución de las boletas de Garantía de Seriedad de la Oferta de todos los oferentes. En el caso que se adjudique la licitación, la devolución de las garantías procederá una vez firmado el contrato con la empresa adjudicada.

Paso 4: Generación de Garantía de Fiel cumplimiento de Contrato

La Unidad Ejecutora encargada la licitación, debe generar el contrato respectivo, de acuerdo a lo estipulado en las bases y preocuparse que la empresa o persona natural que se adjudicó dicha licitación emita la Boleta de Garantía por Fiel cumplimiento de Contrato, por lo que, debe enviarla mediante memorando al Centro de Costos de Administración y Finanzas, el primer día hábil después de firmado el contrato, ya que se esa manera se podrá realizar la devolución de la Boleta de Garantía por Seriedad de la Oferta, siempre que se encuentre estipulado en la Resolución de adjudicación.

Paso 5: Devolución Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato y Pago del Bien o Servicio

Cuando la Unidad Ejecutora, emita el informe o acta de recepción conforme o informe el término de un convenio al Centro de Costos Administración y Finanzas, éste procederá a. contabilizar el movimiento, informar al proveedor, vía correo electrónico, que el documento se encuentra disponible para su retiro. Dicha devolución se hará efectiva de acuerdo al plazo definido según bases y posterior al término del contrato. Si las garantías están por vencer y no se ha recibido información de devolución por parte de las Unidades Ejecutoras responsables de la licitación, el Centro de Costos Administración y Finanzas comunicará a los responsables a fin de determinar las situaciones puntuales y continuar con el procedimiento establecido.

(32)

32

Diagrama de Flujo de Custodia

CUSTODIA DE GARANTIAS GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE PROVEEDOR UNIDAD EJECUTORA Garantía de Seriedad de la Oferta Genera Contrato Contabiliza y resguarda en Caja Informa Adjudicación o Deserción Si Cumplimiento de Requisitos No Oferente que no gano licitación Devolución Garantía Si Oferente que se le Adjudicó No Firma Contrato Garantía de Fiel Cumplimientto Recepción Conforme Devuelve Garantía de Seriedad de la Oferta Si No Resguarda Garantía Si No Cumple Resguarda Garantía Devuelve Garantía de Fiel Cumplimeinto Acta o Informe Recepción Conforme

(33)

A

NEXOS

ANEXO Nº 1FORMATO DE BASES ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS

I. BASES ADMINISTRATIVAS.

1. ANTECEDENTES GENERALES.

1.1. Objeto de la Licitación.

El objeto de la presente licitación es contar con un servicio deXXXXXXXXX, además de altos niveles de calidad, XXXXXXXXXXXX..

En el aspecto Técnico se evaluarán los servicios ofertados, la idoneidad y calidad técnica del oferente, con el objeto de asegurar que el adjudicatario se ajuste a los requisitos que el Hospital San Juan de Dios-CDT ha especificado para la ejecución de la prestación licitada.

En el aspecto económico se espera recibir ofertas ventajosas dentro de los precios de mercado, factor que también será evaluado.

1.2. Objeto Específico.

Mediante la presente propuesta pública se espera contar con un servicio de XXXXXXXXXXXXX del Hospital San Juan de Dios-CDT lo que incluye XXXXXXXXXl, cuyos requerimientos específicos se encuentran contemplados en las Bases Técnicas.

Por lo anterior el servicio de XXXXXXXX incluye las siguientes prestaciones específicas:

• XXXXXXXXXX.

• XXXXXXXXXX

• Otras.

Sin perjuicio de lo anterior, el servicio a contratar deberá permitir la opción de ser ampliado o reducido, de acuerdo a las necesidades del Hospital San Juan de Dios-CDT.

1.3. Del presupuesto.

Para la contratación de este servicio el Hospital San Juan de Dios-CDT cuenta con un presupuesto estimativo anual de $XXXXXXXX.-, impuestos incluidos.

El gasto que irrogue la contratación de los servicios licitados, será imputado al itemítem correspondiente, del presupuesto del Hospital San Juan de Dios.

(34)

34

1.5. Comunicación con la Entidad Licitante.

Estará prohibido tanto a los que hayan obtenido estas Bases como a los proponentes, subcontratistas, su personal directo o indirecto, establecer contactos formales o informales con funcionarios del Hospital San Juan de Dios-CDT para fines relacionados con esta licitación, salvo los contemplados en estas Bases. De presentarse este tipo de situaciones, el involucrado quedará excluido del presente proceso licitatorio cualquiera sea la fase en que éste se encuentre. Toda comunicación deberá ser hecha a través del portal del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública.

1.6. Llamado a Licitación.

La publicación del llamado a licitación se efectuará dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha en la que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que aprueba las presentes Bases.

2. DISPONIBILIDAD DE BASES Y VISITA A TERRENO.

2.1. Las Bases estarán disponibles en el portal de www.mercadopublico.cl

2.2.Cuando proceda se efectuará una visita a terreno, a las XXXX horas, del XXXX día corrido siguiente a la publicación del llamado a licitación pública, conforme a lo indicado en ficha de la licitación en el portal del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública, teniendo como punto de partida la Unidad Central de Producción, ubicada en piso XXXXXXX.

2.3.La participación en esta visita es obligatoria y es requisito para presentar ofertas, de modo que quien no asista quedará fuera de bases levantándose un acta cuando proceda.

3. DE LAS CONSULTAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES DE BASES.

3.1. Las empresas podrán solicitar las aclaraciones y/o consultas relativas a cualquier punto contenido en las Bases Administrativas, Bases Técnicas y/o Visita a Terreno, las que se deberán hacer a través del portal www.mercadopublico.cl, y en los plazos establecidos para ello en el punto XXX de estas Bases.

Las consultas deben indicar expresamente el punto pertinente de las bases y/o sus anexos a que se hace referencia. Las consultas deberán formularse en forma precisa y deben ser pertinentes al desarrollo de la presente licitación

Las respuestas a las consultas sólo estarán disponibles a través del portal www.mercadopublico.cl, a partir del segundo día corrido siguiente al cierre del período de consultas habilitado para licitación en dicho Sistema.

Sólo se responderán consultas dentro del plazo establecido y por la vía señalada. Las respuestas que se entreguen forman parte integrante de las presentes Bases.

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3.2 Con todo, el Hospital se reserva la facultad de introducir enmiendas o modificaciones a las presentes bases, hasta XX (XX) días antes de la fecha final de recepción de las propuestas. El Hospital comunicará el contenido de esas modificaciones por medio del portal del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública una vez que se haya cursado el acto administrativo que las apruebe, siendo anexadas a las bases disponibles. Las modificaciones podrán referirse a todo tipo de aspectos técnicos y administrativos, de prórrogas o suspensiones de plazos o de cualquier otra índole, relevantes para el desarrollo de la licitación y posterior suscripción del contrato.

El Hospital tendrá la facultad en el plazo señalado en el párrafo anterior y con los mismos trámites administrativos, de prorrogar el plazo para la presentación de las ofertas si el nivel de enmiendas y aclaraciones así lo amerita, lo que será debidamente notificado a través del Portal ya individualizado. 4. BOLETA DE GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.

Los Oferentes deberán entregar una Boleta de Garantía Bancaria o Vale Vista Bancario de seriedad de la oferta, tomada en un banco comercial o institución financiera con Oficinas en Santiago, pagadera a la vista, con carácter irrevocable y a nombre del Hospital San Juan de Dios, RUT 61.608.204-3, en moneda nacional, por un monto de $XXXXXXX (XXXXXX de pesos) con la siguiente glosa “NOMBRE DE LA LICITACIÓN”, señalando el nombre y número de ID de la licitación y expresando claramente la obligación que cauciona, esto es, Garantía de Seriedad de la Oferta, y con un vigencia de XXX (XXXXX días) días corridos, contados desde la fecha de cierre de la presentación de propuestas en el Sistema.

La garantía de seriedad de la oferta se hará efectiva en los siguientes casos:

• Si el proponente se desiste de su propuesta o la retira, durante el período de vigencia de la misma.

• Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del plazo respectivo o no se inscribe en el Registro Electrónico de Proveedores del Estado, dentro del plazo señalado en las presentes bases.

• Si el adjudicatario no entrega en forma oportuna la Boleta de Garantía de Fiel cumplimiento del Contrato.

• Si se comprobare falsedad, omisión, distorsión o falsificación en la oferta del proponente o en alguno de los antecedentes requeridos por las Bases.

Toda oferta que no esté acompañada de la Garantía de Seriedad de la Oferta o que acompañándola sea tomada por un periodo inferior al solicitado en las presentes Bases, será declarada inadmisible, por no ajustarse a los términos de las presentes Bases.

La Garantía de Seriedad será devuelta a los oferentes no favorecidos con su propuesta una vez que el acto administrativo de adjudicación se encuentre totalmente tramitado.

En el caso del oferente cuya propuesta haya sido adjudicada por el Hospital, el documento de garantía entregado como seriedad de la oferta le será devuelto una vez que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que aprueba el contrato respectivo y efectúe la entrega de la garantía por Fiel cumplimiento del Contrato a que se refiere el punto XXX de estas Bases

(36)

36 5. DE LOS PARTICIPANTES.

Podrán presentar propuestas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyo giro social comprenda los servicios solicitados en estas Bases y que, en forma individual o como consorcio, cumplan con los requisitos exigidos, lo que deberá ser acreditado en su oportunidad, con la documentación correspondiente.

No obstante, en la postulación de consorcios, cada propuesta deberá ser presentada por una única persona jurídica a la que se denominará OFERENTE. Dicha persona jurídica, cuando forme parte de un consorcio, actuará por sí y en representación del resto de los integrantes de éste y será responsable directa de la propuesta ante el Hospital San Juan de Dios, sin perjuicio de la responsabilidad solidaria de las otras empresas del consorcio e independientemente de cualquier alianza o acuerdo que haya efectuado con éstas con el objeto de presentarse a la licitación.

Un proponente podrá presentarse a la licitación incluyendo la subcontratación de otras personas jurídicas o naturales, siempre que la función que vayan a desempeñar se indique claramente en la propuesta, y que la subcontratación no exceda del 30% (treinta por ciento) del valor anual del contrato y que se acompañen todos los antecedentes señalados en las bases. La subcontratación no eximirá al proponente de ninguna de sus obligaciones, deberes o responsabilidades contraídas en virtud del Contrato.

Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones contenidas en la Ley N° 20.123, sobre Subcontratación.

5.1. PERSONAS JURÍDICAS

Las firmas o empresas que sean sociedades deberán cumplir con los requisitos que señala la legislación chilena para operar válidamente en el país, condición que será exigible una vez adjudicada la propuesta. Sin perjuicio de lo anterior, las firmas o empresas extranjeras interesadas en participar en la licitación deberán suministrar la información correspondiente para determinar su nacionalidad, además deberá constituir una sociedad de nacionalidad chilena o una agencia de la extranjera en el país y constituir mandatario con poder suficiente, según lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley 19.886.

5.2- PERSONAS NATURALES

Los participantes que tengan la calidad de Personas Naturales pueden actuar personalmente o representados por un tercero, conforme a lo prescrito en el inciso 5º del artículo 41 del Decreto Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

5.3. PROHIBICIÓN DE PARTICIPAR

No podrán participar en este proceso licitatorio aquellos oferentes afectados por alguna de las prohibiciones e inhabilidades contenidas en la Ley 19.886 y su Reglamento, especialmente aquellas contenidas en los incisos 1º y 6º del artículo 4º de la citada Ley.

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5.4.Todo proponente interesado en presentar oferta deberá informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten el costo y ejecución de los trabajos, tales como permisos y licencias que deben obtenerse, Leyes y Reglamentos en materia laboral, de impuestos y previsión que afecten las actividades relacionadas con la prestación de los servicios o trabajos y cualquier otra clase de normas, leyes o reglamentos que puedan ser aplicables. Cualquier omisión por parte del proponente, será a su propio riesgo y sólo él será responsable de los errores u omisiones en que incurrirá.

6. DOCUMENTACIÓN QUE RIGE LA PROPUESTA.

Esta licitación se rige por lo previsto en la Ley Nº 19.886 y su Reglamento y por la siguiente documentación, en el orden de precedencia que se indica:

• Bases Administrativas, Bases Técnicas, y formularios o Anexos.

• Aclaraciones de Bases, de oficio o con motivo de alguna consulta de los proponentes.

• Preguntas de los oferentes y sus respuestas.

• Oferta completa del adjudicatario.

Los documentos antes señalados, se considerarán parte integrante del contrato que se suscriba, sin necesidad de mención expresa, complementando las obligaciones que allí se detallen.

En todo caso deberá darse cumplimiento a la normativa legal y reglamentaria sobre la materia, entre otras:

a) Ley Nº 19.886, Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su Reglamento.

b) Otras propias de la licitación.

7. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.

Para la correcta interpretación de las presentes Bases, de los documentos de la licitación y del contrato que se celebre, se convienen las siguientes abreviaciones y definiciones:

El Hospital o el Mandante: El Hospital San Juan de Dios-CDT, representado por su Director(a).

Proponente u Oferente: La persona natural o jurídica, que se presenta a la licitación y que cumple con los requisitos exigidos en las bases administrativas y técnicas.

Empresa o Proveedor: La persona natural o jurídica, que por un precio determinado, mediante la celebración del contrato respectivo, contrae la obligación de prestar el servicio.

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38

Bases Administrativas, Bases Técnicas, Formularios y sus Anexos: Son el conjunto de disposiciones a que quedan sometidas las relaciones del Hospital San Juan de Dios y la Empresa, durante la vigencia del Contrato.

Contrato: Convenio firmado entre el Mandante y el Proponente adjudicado, que incluye todos los documentos de la presente licitación.

Portal www.mercadopublico.cl: sitio de Internet. a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública.

Provisión: corresponde a la compra, elaboración y distribución.

8. DE LOS ANTECEDENTES PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS, DE LA OFERTAS Y APERTURA DE LA PROPUESTA.

8.1.- DE LOS ANTECEDENTES PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS.

8.1.1. Antecedentes de la licitación.

Antecedentes del Organismo Demandante:

Razón Social: Hospital San Juan de Dios-

Unidad de Compra: Hospital San Juan de Dios-

RUT: 61.608.204-3.

Dirección: Av. Huérfanos 3255

Comuna: Santiago-

Región en que se genera la Adquisición: Región Metropolitana de Santiago.

Datos del Contacto para esta Adquisición: Nombre completo: Cargo: Teléfono: E-Mail: Antecedentes Administrativos: Nombre de Adquisición: Descripción: Tipo de Adquisición: Tipo de Convocatoria: Tipo de Adjudicación:

Moneda: Peso chileno.