Informe pormenorizado del estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

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Informe pormenorizado del

estado de Control Interno

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de

la Ley 1474 de 2011

Marzo de 2015 a Junio de 2015

Oficina de Control Interno Diana Paola Gaitán Martínez- Jefe de control interno (e)

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Contenido

Módulo de planeación y de gestión

1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

2. Desarrollo del Talento Humano 3. Estilo de Dirección

4. Planes y Programas

5. Administración del Riesgo

Módulo de evaluación y seguimiento

1. Actividades de control, políticas de operación , procedimientos, controles. 2. Informes oficina de control interno

3. Evaluación independiente

4. Fomento de la cultura del autocontrol

Eje transversal información y comunicación

1. Información y comunicación pública

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Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

Se realizó la aprobación de la actualización del código

de ética con la resolución 0351de 2014 la cual contiene

los siguientes valores éticos:

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v Responsabilidad v Compromiso v Servicio v Solidaridad v Equidad v Participación v Transparencia v Inclusión v Respeto 3

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Desarrollo del talento humano

El área de talento humano gestiona el desarrollo programas de capacitación y bienestar de manera

articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas acorde con las necesidades de los servidores. Teniendo en cuenta la situación de provisionalidad de la mayoría de funcionarios estas capacitaciones no tuvieron costo.

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Fuente: Grupo de Talento Humano

Curso Mes Asistentes

Régimen pensional prima media Marzo Todos

Régimen pensional fondo de ahorra individual Mayo Todos

Campaña ahorra institucional- calentamiento global Febrero - Marzo Todos

Actualización en el programa de nómina - inventarios Marzo - Mayo

Grupo de talento humano Grupo de imprenta

Supervisores

Inducción y reinducción Abril - Junio Funcionarios nuevos

Actualización SIIF Nación Enero - Marzo Grupo de financiera

Actualización en procesos imprenta- derechos de autor Febrero Grupo de gestión editorial Actualización en procesos de talento humano- código de conducta en

la gerencia pública Mayo Coordinadora talento humano

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Desarrollo del talento humano

Las actividades de bienestar desarrolladas en este periodo tuvieron

como objetivo atender las necesidades de los funcionarios públicos

y sus familias.

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Mes Actividad Participantes

Marzo Celebración día de la secretaria Asistentes

administrativas

Junio Celebración día del servidor público Funcionarios

Contratistas

Marzo Participación en campeonatos externos Funcionarios

Mayo Jornada sobre clima laboral Funcionarios

Contratistas

Mayo Jornada deportiva y recreativa Funcionarios

Contratistas

Junio Apoyo psicológico Estudiantes SAB

Abril Atención médica urgencias Estudiantes SAB

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Desarrollo del talento humano

Las actividades de salud ocupacional desarrolladas se encuentran en el

marco del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en cumplimiento del Decreto 1441 de 2014.

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Actividad Mes Evaluación Mayo Sensibilización Junio Capacitación Mayo

Donación sangre Marzo

Actualización de elementos de protección personal Mayo Actualización planos de evacuación Junio Brigadas de emergencia Junio Atención de emergencias Abril

Prevención accidentes de trabajo Abril - mayo

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Planes y programas

En el Aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) se encuentran cuatro proyectos de inversión los cuales enmarcan el quehacer misional del Instituto.

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Fuente: SPI corte 30/06/2015

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Planes y programas

Para el periodo de corte reportado la ejecución presupuestal general es del 44.45% en obligaciones y de 91.48% en cdp. La información se desagrega de la siguiente manera.

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Fuente: Reporte SIIF- Nación con corte 30/06

PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO JUNIO 30

CONCEPTO CORTE JUNIO 30

Apropiación vigente 5.478.670.585 CDP 5.126.086.228 % CDP _93,56% Pagos realizados 2.389.571.045 %Pagos 43,60%

PRESUPUESTO INVERSION JUNIO 30

CONCEPTO EJECUCION REAL A _{JUNIO 30}

Apropiación vigente 3.390.908.178 CDP 3.033.168.680 % CDP 89,40% Pagos realizados 1.537.652.981 % Pagos 45,30%

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Planes y programas

Acciones desarrolladas en el periodo evaluado.

v  Seguimiento mensual (presupuesto) y trimestral (avance) del plan de

acción de la entidad.

v  Actualización de 32 procedimientos (talento humano, gestión documental,

formación, planeación estratégica, relaciones interinstitucionales, gestión jurídica, control interno, control disciplinario, gestión contractual) creación de 18 nuevos procedimientos (talento humano, gestión documental) 3 procesos actualizados (gestión jurídica, control interno, gestión contractual).

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Gestión del Riesgo

Se tienen identificados, valorados y analizados un total de 67 riesgos institucionales actualizados los cuales se registraron en mesas de trabajo realizadas con los lideres de cada procedimiento.

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Fuente: Profesional de calidad.

Tipo de riesgo Número de

riesgos Riesgos estratégicos 11 Riesgos operativos 27 Riesgos de cumplimiento 6 Riesgos financieros 9 Riesgos tecnológicos 6 Riesgos de imagen 2 Riesgos de corrupción 2 Zona de

riesgo Número de riesgos

Extrema 7

Alta 15

Moderada 11

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Actividades de control

El 5 de septiembre se realizó el lanzamiento y socialización de la plataforma de soporte de solicitudes. En el periodo de reporte se presentaron las siguientes solicitudes.

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Área # de solicitudes atendidas Servicios en la nube 14 Comunicaciones y prensa 6

Sistema Integrado de gestión 5

Soporte técnico de TI 664

Recursos físicos 15

Préstamo de espacios y equipos 75

11

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Autoevaluación institucional

Se llevó a cabo la el 19 de febrero la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentó el plan de acción institucional, las actividades de gestión documental y las actividades del plan estratégico institucional.

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A. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO.

Plan de acción

• Consolidación del plan de acción y primer seguimiento presupuestal y de ejecución.

•  Aprobación de las TRD insItucionales para ser enviadas al AGN.

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Informes oficina de control interno

En el periodo comprendido entre los meses de marzo y junio se

presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las

copias publicadas en la página web.

v 

Austeridad del gasto

v 

Informe cuenta anual

v 

Revisión del informe de PQRS

v 

Trimestral de contratación

v 

Fenecimiento de la cuenta

v 

Informe pormenorizado de control interno

v 

Seguimiento al informe de personal y costos

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Evaluación independiente

En el periodo comprendido entre los meses de marzo y junio se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web.

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Auditorias en proceso Seguimiento a planes de mejoramiento

Auditoría del proceso de gestión

documental Gestión del Seminario Andrés Bello

Auditoría de convenios

interinstitucionales Gestión de talento humano.

Revisión del inventario de publicaciones

Gestión de comunicaciones Revisión venta de publicaciones BLAA Gestión de contratación

(15)

Fomento de la cultura del auto control

La Oficina de Control Interno adelantó una campaña de

sensibilización para socializar en la entidad las

actualizaciones del modelo integrado de planeación y

gestión. Se publicaron 1 video con la información

correspondiente al componente de talento humano.

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Información y comunicación pública

El Instituto cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica.

3. E

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Fuente: Oficina de gestión documental

1. AVANCE

INDICADORES DE GESTION Y PONDERACION

1. Radicación y control de documentos (enviados) 34

2. Radicación y control de documentos (recibidos) 52

CANTIDAD DE COMUNCIACIONES COMUNICACIONES EXTERNAS MARZO FEBRERO ENERO ABRIL MAYO JUNIO

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v  Peticiones, quejas y reclamos recibidos por los diferentes medios

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Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 30/06/2015

RADICACIÓN Y CONCEPTO Total

Quejas y reclamos

0

Derechos de petición-denuncias radicados por oficio, según reporte Grupo de gestión documental. 9

Felicitaciones y Agradecimientos 14

Ciudadanos participantes en los Hangouts. 29

SUBTOTAL CONSULTAS, QUEJAS RECLAMOS Y/O SOLICITUDES 42

Ciudadanos atendidos canal presencial 735

Ciudadanos atendidos Telefónicamente 55

Ciudadanos atendidos Electrónicamente 71

Ciudadanos atendidos por Redes Sociales 44

TOTAL DE CIUDADANOS ATENDIDOS POR LOS CANALES, EN LOS DIFERENTES SERVICIOS Y

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v  Encuesta de satisfacción de ciudadanos.

Factores evaluados:

}  Conocimiento y dominio del tema

}  Claridad para transmitir los conocimientos

}  Tiempo de respuesta

}  La actitud y disposición

}  La satisfacción del servicio

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Fuente: Oficina de atención al ciudadano

Decano del Seminario Andrés

Bello, Juan Manuel Espinosa Video chat en Vivo 10 minutos 40 segundos 5/6

Comunidad en Académica -‐ General https://www.yout ube.com/watch?v= 63ayb-‐UHdEs

Cristian Velandía, Profesional especializado de planeación y Camilo Andrés Rodríguez,

Profesional de Calidad.

Video chat en Vivo 32 minutos 45 segundos 7/9 Comunidad en _General

https://www.yout ube.com/watch?v=

LIqrK4EYP0Y

Cristian Velandía, Profesional especializado de planeación y Camilo Andrés Rodríguez,

Profesional de Calidad.

Video chat en Vivo 9 minutos y 20 segundos 4/15

Comunidad en Genera, participantes concurso de cuento

https://youtu.be/ m0X9cAAUraU

Auris Margarita Mendoza Ureche Coordinadora Financiera

Video chat en Vivo 8 minutos y 50 segundos 3/4 Comunidad en _General https://youtu.be/d_zghUfhuV4c

Paola Gaitán Martínez, Jefe de Planeación y Sistemas y líder

GEL.

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v  Canal Virtual. Página web

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La entidad no cuenta con un software o sistema de radicación que permita oportunidad en el proceso y en el reporte de la información.

La entidad cuenta con un software para el control de inventarios pero es necesario que los controles y procedimientos se cumplan eficazmente para no generar desajustes.

Dada la vacancia del Jefe de Control Interno se han proyectado programas de auditoria que no cubren la totalidad de procesos.

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En el marco del Sistema de Control Interno, el Instituto Caro y Cuervo debe:

v  Continuar apoyando la implementación, actualización y fortalecimiento

del Sistema de Control Interno a través de sus áreas y dependencias funcionales a fin de alcanzar un alto grado de madurez del mismo.

v  Fortalecer la política de gestión del riesgo y realizar el seguimiento

periódico a los riesgos identificados en cada una de las áreas.

v  Realizar actividades para reforzar la revisión y aplicación efectiva de los

indicadores de gestión de la entidad y su respectivo seguimiento.

v  Realizar revisión al proceso de gestión documental el cual es vital de

cara a la Ley de transparencia de la información.

R

eco

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(23)

Además de las dificultades planteadas para cada subsistema, se recomienda:

v  Continuar con el fortalecimiento del componente administración del riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas en el logro de los objetivos institucionales

v  Realizar la revisión de los puntos de control de cada unos de los procedimientos y la