1. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir en la retoma de vehículos usados con retomadores externos.
2. AlcanceEste proceso involucra a las siguientes sedes: Avenida el Dorado, Morato y 127.
3. ResponsabilidadesGerencia General: Define: a) Cupos de Crédito y condiciones de pago a Retomadores, b) Las políticas que afectan el proceso,
c) Aprueba los retomadores autorizados para la prestación de este servicio.
Gerencia Administrativa y Financiera: Da el soporte Administrativo y Financiero que requiera el proceso.
Gerencia de Vehículos Usados: Se encarga de dar cumplimiento a las políticas establecidas por la Gerencia Gerenal, controla los cupos de crédito y gestiona el cobro de la cartera, controla los inventarios de vehículos en tránsito y cargados al retomador y es responsable del adecuado seguimiento al proceso.
Asistente de Vehículos Usados: Recepciona la orden para cargar negocios, carga negocios al sistema DMS, genera facturas de corretaje y entrega documentos solicitando pago.
Coordinador de Avalúos: Se encarga de convocar las ofertas y conseguir el mejor precio de retoma para el cliente. Informa ofertas sustentadas a los Asesores Comerciales. Organiza, dirige y controla las operaciones de los retomadores externos al interior del Concesionario, en el marco de las condiciones contratadas entre ellos y Los Coches.
Retomadores Externos:Elaboran peritajes, presentan ofertas, reciben y revisan documentos, autorizan por escrito cargar a sus cuentas el valor de la retomas, cumplen con los pagos y asignan el personal idóneo que los representará en Los Coches.
4. Definiciones
Para efectos de la correcta aplicación del presente proceso se definen los siguientes conceptos: Para efectos de la correcta aplicación del presente proceso, se definen los siguientes conceptos:
Retoma: Vehículo usado recibido en consignación cuyo valor se imputa a la cuenta por cobrar de otro vehículo.
Prenda: Limitación de la propiedad del vehículo que se recibe en consignación.
Retomador: Persona natural ó Jurídica, independiente al Concesionario, que oferta por vehículos usados a clientes de los Coches.
Factura FOV: Documento de naturaleza debito con la cual se factura el costo de corretaje, intereses, utilidad en venta de usado y todos los valores adicionales que se deriven de la actividad.
Recuperados: Son vehículos que han sido robados y posteriormente recuperados por las autoridades.
5. Políticas y/o Requisitos Generales
Para actuar como Remador en Los Coches, se requiere que el Retomador haya presentado por escrito la aceptación en todos sus terminos de la Oferta Mercantil, emitida por Los Coches.
La oferta presentada por los retomadores, debe ser superior en un 3% a la presentada por Los Coches para tener la primera opción sobre ese negocio. Sin embargo, Los Coches se reserva el derecho a quedarse con cualquier vehículo que le interese.
El vehículo debe cumplir con los estándares de calidad, legales y comerciales exigido por los retomadores externos.
Calidad
a) No se reciben vehículos de salvamento ( que han sufrido siniestros parciales o totales y se ha afectado su estructura), salvo en los casos en que el retomador externo lo acepte.
a) No se reciben vehículos importados directamente por personas o entidades que no sean los representantes de la marca, salvo en los casos en que el retomador externo lo acepte.
b) No se reciben vehículos sobre los que pesen embargos, expedientes (procesos pendientes), requerimientos o actos que lo declaren fuera de comercio.
Comerciales:
a) No se reciben vehículos que hayan sido robados y recuperados ( salvo en los casos en que el retomador lo acepte) .
Aspectos Legales:
b) La vigencia de las ofertas (avalúos) será de 3 días calendario.
Se debe exigir la misma documentación exigida en el procedimiento de Retoma por Los Coches para el vehículo a retomar, debidamente confrontada con la lista de chequeo.
6. Diagrama de Flujo
Actividad Registros Descripción Responsables
1 Convoca retomadores externos solicitando
elaboración de peritaje. Coordinador de Avalúos
2 Elabora peritaje en sus propios documentos. Perito Retomador Externo
3
Procede a recibir ofertas por escrito de manera simultanea, en formatos del Retomador. Selecciona la mejor oferta e informa precio al Asesor Comercial.
Coordinador de Avalúos
4 Presenta oferta al cliente, justificando precio y
negocia. Asesor Comercial CONVOCAR RETOMADORES RECIBIR Y TRASMITIR OFERTAS HACER OFERTA REALIZAR PERITAJE INICIO NO SI 5
Si la oferta es aceptada por el cliente elabora Hoja de Negocio, registra acuerdo y entrega lista de documentos requeridos para legalizar traspaso del vehículo usado. Toma fotocopia tarjeta propiedad y firma en formato de solicitud factura y declaración de importación.
Asesor Comercial
6 GVE-RG-004
En la Hoja de Negocio correspondiente, registra como forma de pago "Consignación con
Intermediario". El valor debe ser el correspondiente a la ofertado por el vehículo, menos los gastos de traspaso. Asesor Comercial 7 Tarjeta de Propiedad Formato Solicitud de Tradición Fact. y Decl. Importación
El Asesor Comercial solicita al Retomador certificado de tradición y copia de la factura y manifiesto si lo requiere, entregándole copia de la tarjeta de propiedad y formato de solicitud de copia de la factura y manifiesto si lo requiere, previa la verificación de multas y comparendos.
Asesor Comercial 8 Tarjeta de Propiedad Formato Solicitud de Tradición Fact. y Decl. Importación
Gestiona ante la oficina de Tránsito correspondiente
el certificado de tradición. Retomador Externo
9 Certificado de
Tradición
Informa al Asesor Comercial el resultado del
certificado de tradición. Retomador Externo Fin SOLICITAR CERTIFICADO DE TRADICIÓN La oferta fue aceptada? TRAMITAR TRADICIÓN INFORMAR RESULTADO INCLUIR FORMA DE PAGO
11
12 VUS-RG-010
13
10 VUS-RG-004
Recibe del cliente contra lista de chequeo, la documentación completa para legalizar el usado y diligencia el contrato de consignación.
Retomador Externo
VUS-RG-005
Verfica que el vehículo este de acuerdo al peritaje inicial y si no hay ninguna novedad elabora el inventario de recibo, entrega copia al cliente y conserva original.
Retomador Externo
Solicita al Coordinador de Avalúos autorización de traslado al lugar de almacenamiento acordado según contrato con Los Coches. Para esto debe presentar fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo indicando el nombre del Asesor Comercial responsable del negocio. Cualquier excepción de traslado del vehículo debe ser autorizado por Gerencia de Usados ó el Coordinador de Avalúos.
Retomador Externo
El Coordinador de Avalúos le entrega la copia de la tarjeta de propiedad a la Asistente de Usados para que cargue del vehículo al inventario de vehículos en tránsito retomadores del DMS
Asistente de Vehículos Usados REUNIR DOCUMENTACIÓN RECIBIR VEHÍCULO CARGAR EL VEHÍCULO AL INVENTARIO EN TRÁNSITO DE RETOMADORES TRASLADAR VEHÍCULO 14 15 16
tránsito retomadores del DMS.
VUS-RG-007
Verifica que la documentación este completa, que el inventario del vehículo indique que fue recibido a satisfacción, realiza consulta a la DIJIN y que no figuren multas ni comparendos a cargo del cliente. Procede a elaborar el respectivo contrato de consignación por el valor total que se recibe el vehículo, y elabora liquidación de gastos de traspaso.
Retomador Externo
Entrega a la Asistente de Vehículos Usados la comunicación en la cual le autoriza cargar al retomador el valor del vehículo (menos los gastos de traspaso) con abono al cliente, copia de la liquidación de gastos de traspaso, copia del peritaje con la respectiva oferta y el original del formulario de traspaso.
Retomador Externo
Descarga del inventario en tránsito el vehículo, adjudica el usado al retomador mediante la generación de ND retomador y NC al cliente, por el valor neto de la retoma y genera factura de corretaje.
Asistente de Vehículos Usados RETOMADORES ENTREGAR DOCUMENTOS Y LIQUIDACIÓN DESCARGUE INVENTARIO EN TRÁNSITO ELABORAR CONTRATO CONSIGNACIÓN
VUS-RG-012 CAR-RG-005 20 17 18 Asistente de Vehículos Usados
Elabora una carta de cobro al retomador, donde relaciona las facturas de corretaje y le recuerda el pago del vehículo correspondiente.
Asistente de Vehículos Usados Carga el vehículo al inventario definitivo de
retomadores del DMS.
VUS-RG-011
Cartera elabora planilla donde se específica las notas a las que se debe aplicar el pago, el retomador cancela en caja y regresa por la orden de salida del vehículo y descarga inventario.
Cartera
Formulario TraspasoConfirma pago y entrega formulario de traspaso a los retomadores. Asistente de Vehículos Usados 19 CARGAR EL USADO AL INVENTARIO DE RETOMADORES CARTA DE COBRO AUTORIZAR SALIDA ENTREGA TRASPASO
retomadores. Vehículos Usados
7. Control de los Registros
Código Nombre Cargo
Respons.
Lugar Archivo
Accesso Archivo Disposición
Dura Magn Activo Inactivo
GVE -RG-004 Hoja de Negocio
Asistente de Vehículos
Usados
Archivo X 1 AÑO Digitalización
VUS-RG-010 Salida Provisional Dpto. de
Seguridad Archivo X 1 AÑO Destrucción
VUS-RG-007 Contrato de Consignación
Asistente de Vehículos
Usados
Archivo X 1 AÑO Digitalización
VUS-RG-012 Carta Cobro
Asistente de Vehículos
Usados
Archivo X 1 AÑO Digitalización
CAR-RG-005 FACTURA POR OTRAS VENTAS (Factura Corretaje)
Asistente de Vehículos
Usados
Archivo X 1 AÑO Digitalización
VUS-RG-004 Lista de Chequeo Documentos
Asistente de vehiculos
usados
Archivo X 1 AÑO
VUS-RG-005 Registro de Inventario Físico
Asistente de vehiculos usados Archivo X Orden de Salida Asistente de Vehículos Usados Archivo X Digitalización 1 AÑO Digitalización 1 AÑO Digitalización NA Tarjeta de Propiedad Asistente de Vehículos Usados
Archivo X 1 AÑO Digitalización VUS-RG-011 Usados Digitalización NA Formulario Traspaso Asistente de Vehículos Usados Archivo X 1 AÑO Archivo X Digitalización NA Revisión DIJIN Asistente de Vehículos Usados Archivo X 1 AÑO 1 AÑO Digitalización 8. Control de Cambios
FECHA DESCRIPCIÓN REVISIÓN
NA Certificado de Tradición
Asistente de Vehículos
Usados
19/09/2005 DOCUMENTO NUEVO 1
27/09/2006 DEFINICION DE RESPONSABILIDADESTENIENDO EN CUENTA CARGOS NUEVOS 2
SG-PL-001 / V1 13/08/2008 AJUSTES AL PROCEDIMIENTO SEGÚN SOLICITUD GERENCIA DE USADOS 3