CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES

(1)

GESTIÓN

(2)

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SC= Sección y/o Subsección A.G.= Archivo de Gestión CT= Conservación Total

S= Serie A.C.= Archivo Central E= Eliminación

SB= Subserie R= Reproducción en formato PDF

S= Selección CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E R S SC S SB

01 ACTAS

01 Actas Comité de Archivo 2 20 X X 02 Actas Comité Asesor de Rectoría 2 20 X X 03 Actas Comité de Auto evaluación y

Acreditación. 2 20

04 Actas Comité de Becas y Subsidios 2 20 X X 05 Actas Comité de Biblioteca 2 20 X X 06 Actas Comité de Compras 2 20 X X 07 Actas Comité de Crédito y Cartera 2 20 X X 08 Actas Comité Curricular 2 20 X X 09 Actas Comité de Desempeño Docente 2 20 X X 10 Actas Comité de Investigaciones 2 20 X X 11 Actas Comité Negociación de

Conflictos 2 20 X X

12 Actas Comité Paritario de Salud

Ocupacional 2 20 X X

13 Actas Comité de Práctica 2 20 X X 14 Actas Comité de Procedimientos 2 20 X X 15 Actas de Comité de Selección y

Admisiones 2 20 X X

16 Actas Comité Unificación de sistemas

de Información 2 20 X X

17 Actas Consejo Académico 2 20 X X 18 Actas Consejo Directivo 2 20 X X 19 Actas Consejo de Facultad 2 20 X X

(3)

S= Selección

SC S SB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES

01 20 Actas Consejo de Investigaciones 2 20 X X

21 Actas Consejo de Postgrados 2 20 X X 22 Actas Donaciones por Venta o Baja de

Activos 2 20 X X

23 Actas Escrutinio 2 20 X X

24 Actas Eliminación de Documentos 2 20 X X 25 Actas Entrega de Activos 2 20 X X 26 Actas Entrega de Dotación 2 20 X X

27 Actas de Grado 2 20 X

28 Actas de Habilitación 2 20 X X X 29 Actas de Semilleros de Investigación 2 20 X

30 Actas de Validación 2 20 X

31 Actas de gestión curricular 2 20 X X

02 ACUERDOS

01 Acuerdos Comité Curricular

02 Acuerdos Comité de Investigaciones 5 5 X 03 Acuerdos Comité de Practica 5 5 X 04 Acuerdos Consejo Académico 5 5 X 05 Acuerdos Consejo Directivo

*Cursos de perfeccionamiento *Cursos especiales

*Cursos ascenso al escalafón docente *Especializaciones

*Creación de comités *Planta de Personal *Diplomados

*Plan de Desarrollo Institucional

5 5 X

06 Acuerdos Consejo de Facultades 5 5 X 07 Acuerdos Consejo de Investigaciones 5 5 X 08 Acuerdos Consejo de Postgrados 5 5 X

(4)

S= Selección

03 ACCIONES (unidad documental compuesta)

1 CONSTITUCIONALES Tutela Acción Popular 2 20 X X 2 CIVILES (DEMANDAS) 2 20 X X 3 PENALES (DENUNCIAS) 2 20 X X

04 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 20 X Original en Vicerrectoría Académica

05 CERTIFICACIONES 01 Certificado de Asistencia 2 X 02 Certificado de Becas 2 X 03 Certificado de Créditos 2 X 04 Certificado de Donaciones 2 X 05 Certificado de Notas 2 X 06 Certificado de Exoneraciones 2 X

07 Certificado de Paz y Salvo Académico 2 X Archivar en el respectivo expediente académico 08 Certificado de Retención en la Fuente 2 20 X X Se elaboran anualmente y se entregan al interesado

06 CIRCULARES 2 20 X X

(5)

S= Selección

SC S SB Series y Tipos Documentales A.G. A.C. CT E R S OBSERVACIONES

08 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA INTERNA 01 02 CARTA MEMORANDO 2 20 X X

Consecutivo numérico (asignado por la oficina productora) NTC3393: para carta

NTC 3397: para los memorandos.

La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiente, depende de la cantidad.

una vez cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central, se procede a su reproducción (digitalización)

03 CONSECUTIVO DE

CORRESPONDENCIA DE OTRAS DEPENDENCIAS I.U. CESMAG

2 X

Una vez cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central, se procede a su eliminación por depuración.

Principio de procedencia: los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Acuerdo 027 de 2006 Archivo General de la Nación.

Para su ordenación es opcional el uso de folder AZ

9 CONSILIACIONES BANCARIAS 2 20 X X

10 CONSTANCIAS

01 Constancias de estudios 2 X

(6)

S= Selección

SC S SB Series y Tipos Documentales A.G. A.C. CT E R S OBSERVACIONES HOJA 5 DE 12

11 CONTRATOS Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código

del País (aplicativo MUISCA – DIAN), seguido del ente económico y año. 01 Consecutivo Institucional

*Tipos documentales

Certificado de Cámara de Comercio NIT

Fotocopia de cédula del representante legal

Contrato

Adiciones, renovaciones, prorrogas Comunicaciones

2 20 X X Consecutivo asignado por la I.U. CESMAG

02 Contratos de adhesión o leoninos *Tipos documentales

Certificado de Cámara de Comercio NIT

Fotocopia de cédula del representante legal

Contrato

2 20 X X

04 Contratos de Aprendizaje SENA *Tipos documentales

Hoja de vida

Contrato de aprendizaje Seguridad social salud

(7)

S= Selección

11 18 Contratos de Prestación de Servicios

*Tipos documentales docentes:

Hoja de vida

Contrato de prestación de servicios Seguridad social salud y pensión RUT

2 20 X X Art.24 del CST. Subrogado por la ley 50 de 1990 Sistema de ordenación numérica (números de cedula.)

12 CONVENIOS 2 20 X X Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código

del País (aplicativo MUISCA – DIAN), seguido del ente económico y año. Las instituciones educativas municipales, jardines infantiles, escuelas, colegios, liceos se identifican con el código DANE

13 CONVOCATORIAS 2 20 X X Su ordenación es numérica consecutiva, es una serie documental

compuesta.

14 CONCEPTOS

01 Conceptos Jurídicos 2 20 X X

(8)

S= Selección

15 EGRESOS 01 Comprobantes de Egreso Tipos Documentales: Facturas originales Cuentas de cobro Constancias de cumplido

L 2 Notas de Legalización de Viáticos L 7 Notas de Causación

L 8 Notas de Legalización de anticipos L 9 Notas Pagos con traslados

bancarios

(Línea Virtual) Pensión, salud, SENA, ICBF

5 10 X Los comprobantes de egreso, deben acompañarse de sus anexos originales.

02 Seguridad Social

*Copias de notas L8 Y L9 5 Material de apoyo

16 ESCRITURAS PÚBLICAS 2 10 X

17 ESTADISTICAS 2 10 X X

18 ESTADOS FINANCIEROS 2 20 X Original lo emite contabilidad

19 EVENTOS 01 Eventos Académicos 2 10 X X 02 Eventos Culturales 2 10 X X 03 Eventos Deportivos 2 10 X X 04 Eventos Recreativos 2 10 X X 05 Eventos Religiosos 2 10 X X

(9)

S= Selección

SC S SB Series y Tipos Documentales A.G. A.C. CT E R S OBSERVACIONES HOJA 7 DE 12

20 FICHAS

01 Fichas de Contenidos Programáticos Descripción de la serie: Facultad Programa Asignatura Semestre Periodo académico Docente Descripción de la asignatura Justificación Objetivos

Temas (unidades y subtemas Proceso metodológico Sistema de evaluación Referente Bibliográfico

5 1 X X

02 Fichas de Desarrollo Temático Componente (ej. Derecho Laboral) Asignatura Semestre Grupo Periodo Año Descripción de la asignatura

Actividades que se desarrollarán en las diferentes semanas del semestre así: Número de la semana, y los

contendidos, propósitos, metodología Recursos, evaluación; estrategia de evaluación

Nombre del docente

5 1 X X Desarrollo de los temas, propósitos, metodología y cronograma de una asignatura

(10)

S= Selección

SC S SB Series y Tipos Documentales A.G. A.C. CT E R S OBSERVACIONES HOJA 7 DE 12 20 03 Fichas de Microdiseño curricular

*Identificación del espacio académico: Ej.: Metodología de la investigación Ciclo, área, componente, espacio académico, número de créditos, semestre.

*Contenidos analíticos: competencias *Contenidos temáticos: Unidades y temas

*Metodología

*Estrategias didácticas *Criterio de evaluación *Bibliografía

*Nombre del docente

5 1 X X

21 (Sin asignar)

22 HISTORIAS

01 Historias Académicas F 03

Recibo de pago de inscripción Certificado médico, Registro civil Fotocopia de documento identidad TI o C.C.

Carnet EPS

Fotocopia del diploma bachillerato Notas de 6 a 11, Tarjeta ICFES Libreta Militar, Acta de Matrícula Certificado de Paz y salvo académico Certificado de paz y salvo financiero Certificado de judicatura (externo) Y relacionados con el estudiante

2 20 X X Las historias académicas que ingresen mediante transferencia al archivo central contendrán los siguientes descriptores

El número de cédula; en el entendido que el estudiante que va a obtener su título y con miras a obtener su paz y salvo académico hace entrega de la fotocopia de la cédula. Apellidos y nombres y agrupadas por programa.

(11)

S= Selección

22 02 Historias Crediticias de Estudiantes 2 X

03 Historias Deportivas de Estudiantes 2 X X

04 Historias Laborales 2 80 X X X 05 Historias de Practicantes 2 X 23 INFORMES 2 20 X X 24 INGRESOS Facturas Recibos de caja 2 20 X X 25 INVENTARIOS 01 Inventarios de Activos 2 3 X 02 Inventarios Bibliográficos 2 3 X 03 Inventarios de Consumo 2 3 X 04 Inventarios Documentales 2 3 X

05 Inventarios de Partes y Repuestos 2 3 X 06 Inventarios de Publicaciones 2 3 X

(12)

S= Selección

27 LIBROS

01 LIBROS CONTABILIDAD 1. Libro Anexos de Balance 2. Libros Auxiliares

3. Oficiales *Libro de Diario *Libro de Inventario *Libro de Mayor y Balance

2 10 X X Requisitos legales; LEY 962/2005

ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

02 LIBROS CONSULTORIOS JURÍDICOS 1. Libro Radicador de Actas de

Conciliación

2. Libro de Control de Constancias 3. Libro Radicador de Solicitudes

10 10 X

03 LIBROS SECRETARÍA GENERAL 1. Libro de Registro de actas 2. Libro Registro de Diplomas

(13)

S= Selección

28 (Sin asignar) 29 (Sin asignar) 30 NOMINA 2 80 X X X 31 NOTAS 01 Notas Bancarias L 1 2 10 X X 02 Notas de Cartera L17 2 10 X X 03 Notas Cliente L15 2 10 X X 04 Notas Contables N2 2 10 X X 05 Notas Internas N1 2 10 X X 06 Notas de Nomina N5 2 10 X X 07 Notas de Pagaduría L6 2 10 X X

08 Notas de Recaudos de Bancos L33 2 10 X X 09 Notas de Remisiones y Descarga de

Publicaciones S1 2 10 X X

10 Notas de Registro de Nomina L60 2 10 X X 11 Notas de Salida de Activos H1 2 10 X X 12 Notas Salida de kárdex H3

(14)

S= Selección

31 13 Notas de incapacidades N3

*Certificado de incapacidade laboral *Certificado de licencia de maternidad, paternidad

*Incapacidades Riesgos profesionales *Liquidación de Prestaciones

económicas

*Notificación de pago de prestaciones económicas

5 10 X Las notas N3 deben acompañarse de sus anexos originales.

14 Notas de causación N4 5 10 X

32 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

01 Declaraciones

*Declaración del impuesto sobre las ventas

*Declaración del impuesto de industria y comercio.

*Declaración de Retención en la Fuente *Declaración del impuesto sobre la renta

*Impuestos nacionales

2 X

Material de apoyo, los originales del pago se archivarán con el respectivo comprobante de egreso.

(15)

S= Selección

33 ORDENES

01 Órdenes de Compra 1 X

02 Ordenes de Servicio 2 10 X X

34 PLANES

01 Planes de Acción 2 3 X X

02 Planes de Desarrollo Institucional 5 5 X Instrumento orientador; Lo realiza Planeación y lo aprueba el Consejo Directivo mediante Acuerdo.

03 Planeación docente 2 X

04 Planes de mejoramiento

35 PRESUPUESTO

01 Presupuesto 5 10 X X

(16)

S= Selección

36 PROCESOS

01 Procesos Disciplinarios

*Acuerdo del Consejo de Facultad o Acuerdo del Consejo Académico *Citación

*Notificaciones

*Comunicaciones de descargos del Estudiante

*Comunicaciones de solitud de pruebas *Comunicaciones de alegatos de conclusión

*Recursos de reposición y apelación *Comunicaciones de recusación a Investigadores

*Respuesta a la recusación por parte del Vicerrector Académico y/o Rector si se declara impedido el primero.

*Comunicación de designación de autoridad que adelantará el proceso

El proceso disciplinario es una serie documental compuesta Artículo 114 y 115 del reglamento estudiantil.

Sí se tramita en primera instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo de facultad, si se tramita en alzada de segunda instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo académico.

37 PROYECTOS

01 Proyecto Educativo Institucional PEI Tipos Documentales:

Cambio de Carácter Académico

5 5 X Guía para la alta acreditación de programas, Lo realiza el V. Académico y lo aprueba el Consejo Directivo, Futuro de la Institución

02 Proyectos Pedagógicos 2 5 X Los realizó el V. Académico con el Comité Curricular de cada programa. Disciplinar, etc.

(17)

S= Selección

38 PUBLICACIONES 2 5 X 39 PUBLICIDAD 01 Audio Visual 2 5 X 02 Escrita 2 5 X 03 Hablada 2 5 X 04 Gráfica *Prospectos *Afiches 2 5 X 40 REGISTROS

01 Registros Audio Visual 2 1 X X

02 Registro Contable SIIGO 2 1 X Solamente para (copia de seguridad)

03 Registro Fotográfico 2 1 X X

04 Registro de Propiedad Intelectual

COPYRIGHT 2 5 X

(18)

S= Selección

42 RESOLUCIONES 5 1 X

01 Resoluciones Ministerio de Educación Aprueban:

 Personería Jurídica de la Institución _{Licencias de Funcionamiento} _{Autorización para expedición de}

Títulos  Nombramientos de Profesores externos _Estatutos  Reformas Estatutarias  Acreditación de Programas  Registro Calificado de Programas _{Archivo de Solicitud de Registro}

Calificado

 Inactivación del Registro de un Programa

43 SISTEMA DE EVALUACIONES 2 X

01 Evaluación Administrativos 2 X

02 Evaluación Docentes 2 X Las impresiones que se hacen de ZEUS se someten al comité de desempeño docente y se genera ACTA

03 Autoevaluación Institucional Es un proceso participativo busca identificar puntos fuertes y débiles, diagnostica la situación de la Institución, el plan de desarrollo se basa en la autoevaluación.

44 TRAMITES DE CONCILIACIÓN QUE TERMINAN EN OTRO RESULTADO (ARCHIVO DE LA SOLICITUD)