GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN SENADO DE LA REPÚBLICA

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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: S. Mateus yC. Martínez Nombre: Magdalena Morera Rebolledo _Nombre:_{GRUPO EVALUADOR SGC}

Cargo: Jefe Sección de Presupuesto yContratista División

de Planeación y Sistemas. Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto No. Acta y Fecha: 024 del 6 de octubre de 2014

Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada

1. OBJETIVO

Establecer las condiciones y actividades para solicitar la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario del aplicativo SIIF Nación.

2. ALCANCE

Aplica para la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en SIIF Nación del Senado de la República.

3. RESPONSABLES

Coordinador SIIF Nación del Senado de la República: es responsable de: enviar e inscribir a los usuarios interesados (de acuerdo al perfil asignado), a través de correo electrónico la citación de las capacitaciones programadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

4. CONDICIONES GENERALES

Para las cuentas de usuario de cajas menores (cuentadantes), deben anexar el acto administrativo por el cual fueron designados y tendrá vigencia por ese periodo.

El soporte técnico para el correcto funcionamiento del SIIF Nación, será realizado por la División de Planeación y Sistemas.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Descripción de la Actividad Responsable o

Rol Registros

1

DESIGNAR COORDINADOR DE SIIF NACIÓN.

Mediante acto administrativo designar al funcionario de planta que desempeñara el rol de Coordinador SIIF Nación de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Director General Acto administrativo

2

SOLICITAR CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN

Mediante oficio solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creación de cuenta de usuario, adjuntando: acto administrativo, certificación laboral, fotocopia de la cédula y formato creación de usuario SIIF Nación.

Coordinador SIIF

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3

CREAR CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN

Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crear usuario para coordinador SIIF Nación del Senado de la República y comunicar capacitación.

Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad No. 2

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Solicitud 4 ASISTIR A CAPACITACIÓN

Asistir a capacitación programada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Coordinador SIIF Nación del Senado

5

DESIGNAR FUNCIONARIO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN (REGISTRADOR)

Designar funcionarios que sean necesarios para apoyar al coordinador en la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en el SIIF Nación, los cuales tendrán el rol de registradores.

6

REGISTRAR CREACIÓN DE CUENTA DE LOS PERFILES EN SIIF NACIÓN

Registrar la solicitud de creación de cuenta en el SIIF Nación, determinando el perfil (ver anexo 1 de este instructivo).

Posteriormente, SIIF Nación emite un numero de solicitud, que será aprobada una vez se imprima el formato de solicitud y se diligencien los pasos de autorización (firma) por parte de:

 Jefe inmediato del responsable de la cuenta de usuario.

 Servidor público responsable de la cuenta de usuario.

 Coordinador SIIF Nación del Senado.

Registro SIIF Nación

7

ENVIAR SOLICITUD AL SIIF NACIÒN

Enviar al correo electrónico destinado por el Coordinador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, formato de solicitud debidamente diligenciado, adjuntando los documentos requeridos: fotocopia de la cedula y certificación laboral o contrato.

8

AUTORIZAR SOLICITUD

Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crea usuario para SIIF Nación, comunica el usuario y clave para ingresar al aplicativo.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

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Rol

Si no cumple con los requisitos se devuelve la solicitud, para completar la información requerida. Actividad No. 6

9

SOLICITAR AL COORDINADOR SIIF NACIÓN DEL SENADO, CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO

Solicitar mediante oficio al coordinador del SIIF Nación del Senado de la República, crear, modificar o eliminar cuenta de usuario para el aplicativo SIIF Nación.

El oficio debe especificar los siguientes datos:  Nombre completo del funcionario.  Número de cedula de ciudadanía.  Dirección de residencia.

 Números telefónicos (fijo y celular).  Correo institucional.

 Perfil (de acuerdo al anexo 1 de este instructivo).  Debe especificar si se requiere firma digital. Anexando también los siguientes documentos:

 Certificación laboral o copia del contrato.  Fotocopia de la cedula de ciudadanía.

 Acto administrativo de designación (para cuentadantes únicamente).

Nota: Si requiere firma digital tener en cuenta las actividades No. 11,12, 13, 14 y 15 de este instructivo.

Jefes de dependencia del área financiera y los autorizados por

el ordenador del gasto

Oficio

10

REVISAR SOLICITUD

Revisar que la solicitud y la documentación este completa teniendo en cuenta la actividad anterior, el perfil solicitado debe estar de acuerdo con las funciones u obligaciones del servidor público.

Si cumple con los requisitos, continua con lo establecido en las actividades No. 6, 7 y 8 consecutivamente.

Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad No. 9 o se rechaza por no cumplir con los requisitos.

o registrador.

Solicitud

ASIGNACIÓN FIRMA DIGITAL SIIF NACIÓN

11

SOLICITAR A CERTICAMARA FIRMA DIGITAL

Enviar al correo electrónico destinado por Certicamara la misma documentación que se envía al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (ver actividad No. 9).

Paralelamente diligenciar la solicitud en la página web de

o asistente administrativo

presupuesto

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Certicamara, generando orden de pedido para el pago del certificado digital.

12

SOLICITAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL

Solicitar mediante oficio a la División de Bienes y Servicios, la autorización de la compra por caja menor del certificado digital, de acuerdo a la orden de pedido emitido por Certicamara.

Coordinador SIIF

Nación del Senado Solicitud

13

REALIZAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL

Presentar la orden de pedido al banco autorizado por Certicamara, para realizar el pago. Teniendo en cuenta que el banco solo aceptara pagos en efectivo.

Orden de pedido

14

ENVIAR SOPORTES DE PAGO A CERTICAMARA

Una vez realizado el pago, se envía los soportes a Certicamara, para la activación de la firma digital (Token)

o asistente administrativo

presupuesto

15

ACTIVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL (TOKEN)

Una vez recibidos los soportes de pago, hacer entrega del kit para firma digital, que incluye: token, usuario, clave y manual de usuario.

Nota: La activación del token tendrá vigencia de un año.

Certicamara

6. PUNTOS DE CONTROL

 Verificar el tipo de perfil a asignar, acorde a las funciones u obligaciones del servidor público. 7. ANEXOS

Anexo 1: perfiles SIIF Nación.

Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA DE APLICACIÓN

01 Emisión del documento para divulgación e

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NOMBRE PERFILES SIIF NACIÓN

Consulta.

Consolidador programación presupuestal. Gestión caja menor.

Gestión contable.

Administrador fuente especifica. Administrador gestión presupuestal. Aprobador contable.

Autorizador endosos. Beneficiario cuenta.

Central de cuentas por pagar. Consolidación contable.

Gestión modificación presupuestal Programador presupuestal

Registrador usuarios

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Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación.

INICIO

Designar coordinador SIIF Nación.

Solicitar creación de cuenta de usuario coordinador SIIF

Nación

Crear cuenta de usuario coordinador SIIF Nación

¿Cumple con los requisitos?

Asistir a capacitación Designar funcionario para

crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF

Nación (registrador) No

Registrar creación de cuenta de los perfiles en SIIF Nación

Enviar solicitud al SIIF Nación Autorizar solicitud ¿Cumple con los

requisitos?

Solicitar al coordinador SIIF Nación del Senado, crear,

modificar o eliminar cuentas de usuario

Revisar solicitud Registrar creación de

cuenta de los perfiles en SIIF Nación Enviar solicitud al SIIF

Nación

¿Cumple con los requisitos? ¿Requiere firma digital? FIN No Solicitar a Certicamara firma digital. Solicitar pago de certificado digital Realizar pago de certificado digital Enviar soportes de pago

a Certicamara Activación de la firma digital (token) FIN Si No Si Autorizar solicitud Si CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividad Decisión Conector de actividades No Si