NOMBRE DEL PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
OBJETIVO: Administrar en forma eficiente y eficaz los recursos físicos, financieros y económicos de la institución, teniendo en cuenta los
lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo.
ALCANCE: Inicia con la realización de presupuesto institucional, hasta la identificación e implementación de acciones correctivas preventivas y
de mejora para el proceso.
LIDER DE PROCESO: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
ENTRADA / INSUMO PH
VA
ACTIVIDADES CLAVE DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS - PROCESOS
RESULTADO INTERNO EXTERNO
Plan de desarrollo Institucional. Planes operativos aplicables al proceso.
Proyección de necesidades de las dependencias.
Reportes Históricos de Ejecuciones. Presupuestales Activa y Pasiva, de los últimos cuatro años.
P § Clasificación y agrupación de rubros presupuestales § Estudio de necesidades y viabilidad. § Elaboración de proyecto de presupuesto.
§ Envío del proyecto de
presupuesto al Consejo
Superior Universitario.
§ Revisión, ajustes y aprobación del proyecto de presupuesto.
§ Presupuesto aprobado anual § Plan de adquisición de bienes y servicios Todos los procesos Entes de control
Presupuesto Aprobado anual P § Elaboración del Plan Anual de
Caja (PAC)
§ Plan Anual de Caja
(PAC)
Todos los procesos
Entes de Control
Plan de desarrollo P § Identificación de objetivos y
diseño de estrategias § Clasificación de actividades § Establecimiento de metas
§ Asignación de recursos y
responsables
§ Plan de acción anual Todos los
procesos
Entes de Control
Normatividad vigente
Procedimiento para la selección y aprobación de proveedores H § Inscripción, evaluación y selección de proveedores § Listado de proveedores viabilizados Todos los procesos Proveedores
Plan de adquisición de bienes y servicios
Presupuesto aprobado anual
H § Recepción de solicitudes § Estudios previos
§ Autorización Comité de
Compras (> 50 SMMLV)
§ Solicitud, estudio y aprobación de cotización § Solicitud de elaboración de CDP § Elaboración de la Orden de Compra. § CXP § Obligación § Adquisición de bienes y servicios Todos los procesos Proveedores Entes de control
Adquisición de bienes y servicios Documentos requisito Orden de compra Cuenta H § Elaboración de comprobantes de egreso § Aplicación de descuentos de ley
§ Generación de las formas de pago § Elaboración de cheques o transferencias bancarias § Realización de consignaciones § Entrega de insumos § Control de inventarios § Ordenes generales, orden de prestación de servicios, contrato de prestación de servicios, orden de obra, contrato de obra, orden compra y contrato de compra § Orden de pago § Pago a proveedores Todos los procesos Proveedores Entes de control Autorización de viáticos Liquidación de viáticos CDP Acuerdos de viáticos H § Obligación
§ Registro de información en SIF § Comprobante de egreso
§ Elaboración de cheques o
transferencias bancarias
§ Pago de viáticos Todos los
procesos
Entes de Control
Solicitud del Director y Consejo Superior
Entes de Control
Información contable del periodo a reportar, requerimientos, normas, cartas de solicitud de información
H § Elaboración de informes
trimestrales, semestrales y anuales de ingresos, egresos y tributarios.
§ Envío de información de pago de estampillas departamentales § Elaboración de certificados de retención en la fuente § Informes financieros y tributarios § Liquidación y pago de estampillas § Certificado de retención en la fuente Dirección Consejo superior Todos los procesos Entes de Control Gubernamen tales Contratistas Entidades bancarias Contaduría general de la nación DIAN MEN Distrito capital BRC Información de Saldos bancarios.
Liquidación de nómina
Paz y salvo Gestión humana para OPS
H § Pago de nómina: personal de
planta, pensionados,
contratados, OPS, catedráticos.
§ Comprobante de egreso, cheque o transferencias bancarias
§ Orden de Pago
§ Pago por Dispersión de nómina. § Registro en el SIF Todos los procesos. Entes de Control y Bancos Extractos bancarios Consignaciones CXC, recibos de caja Tarjetas de depreciación
H § Elaboración de notas y ajustes contables § Información contable conciliada Todos los Procesos Entes de control Entidades bancarias Contaduría general de la nación Información financiera contable y
trimestral
Informes financieros de ingresos y gastos
Fichas de gestión de indicadores
V § Auditar y realizar seguimiento a la información financiera
§ Calificación de proveedores § Medición del proceso a través
de indicadores § Información financiera y contable verificada § Listado de proveedores evaluados y aprobados § Indicadores medidos y analizados Todos los procesos Entes de control
Información financiera y contable verificada
Listado de proveedores evaluados y aprobados
Informes de auditorías internas y externas
Indicadores medidos y analizados
A § Toma de acciones correctivas preventivas y de mejora para el proceso
§ Plan de mejoramiento del proceso § Acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas Todos los procesos Entes de control Comunidad
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA PARAMETROS DE CONTROL
Subdirector administrativo Secretarias
Jefe de la unidad de Contabilidad auxiliares contables
Jefe de la unidad de Presupuesto Jefe de la unidad de almacén Coordinador de inventarios Conductores
Mensajeros
Equipos de cómputo, oficinas, Internet, caja fuerte, software contable y financiero, Sistema de seguridad especial, almacén.
· Características de calidad del producto y/o servicio
· Tiempos de entrega bienes y/o servicio
· Proveedor
· Costo/ beneficio
· Cumplimiento de la normatividad y las leyes
· Administración de los bienes (consumo y devolutivos)
· Eficiencia financiera
REQUISITOS LEGALES REQUISITOS SIG
Ver Normograma SGC MECI
5.2 Enfoque al cliente 6. Gestión de los recursos
7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.4 Adquisición de bienes y servicios 8.2 Seguimiento y medición
8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora
1. Módulo de control de planeación y gestión
1.2 componente direccionamiento
estratégico
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos 1.2.4 Indicadores de Gestión
RIESGOS SEGUIMIENTO MEDICION
Ver mapa de riesgos · Acta de baja de elementos
· Acta de entrega de inventario
· Arqueo de caja
· Conciliaciones bancarias
· Constancias de prestación de servicios
· Control de inventarios
· Cotizaciones
· Cronograma de presentación de informes
· Cumplimiento de requisitos legales
· Ejecución presupuestal
· Estados financieros
· Estudios de necesidad, conveniencia y oportunidad
· Informes de interventoría y supervisión
· Listado de proveedores aprobados
· Listas de chequeo de cumplimiento de requisitos
· Normograma
· Pago y cobro de estampillas
· Plan anual de adquisiciones
· Presupuesto aprobado mediante acuerdo
· Relación del IVA pagado
· Salidas de elementos
· Seguimiento a las solicitudes
· Selección y evaluación de proveedores
· Sistema de información financiero
· Solicitud de disponibilidad presupuestal
· Tiempos establecidos en contratos y órdenes
· Verificación de las ordenes de pedido, facturas y elementos
Ver manual y fichas de indicadores para el control sobre:
· Nivel de Respuesta frente a solicitudes de bienes
· Nivel de desempeño de los
proveedores.
· Nivel de recaudo financiero
· IVA no recaudado
· Recepción de elementos
ASPECTOS – IMPACTOS PELIGROS - RIESGOS
Ver matriz de identificación de aspectos e impactos http://www.ufpso.edu.co/siga/mai.html
PELIGROS Y RIESGOS MODERADOS:
Psicosocial: Características del grupo de social
Biomecánico: Postura mantenida y prolongada en sedente;
movimientos repetitivos
Condiciones de Seguridad: Locativos orden y aseo.
Condiciones de Seguridad:
Publico: Robos, asaltos y atentados de orden público.
Aprobado Firma: Nombre:
JORGE CAÑIZARES AREVALO
Cargo:
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN
13-09-2010 Creación del documento A
22-08-2011 Actualización de las actividades claves del proceso B
05-06-2012 Se agregaron el alcance del proceso y los parámetros de control del proceso. Se ampliaron los mecanismos de seguimiento y medición y el objetivo
C
31-10-2013 Cambio en el objetivo y alcance del proceso
Actualización de todas las actividades del PHVA Actualización de los recursos humanos
Inclusión de los Peligros-Riesgos y Aspectos-Impacto del proceso Actualización de la plantilla del documento
D
23-06-2015 Actualización de los Parámetros de control, mecanismos de seguimiento y medición
Actualización de los requisitos del MECI con vigencia 2014 y los requisitos SGC
