GRUPO DE TRABAJO PLM - CALIDAD DE LA GESTIÓN

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27/05/2008 – 11.30

GRUPO DE TRABAJO PLM - CALIDAD DE LA GESTIÓN

Dinamizador: Esther del Campo / Técnico de referencia: Flor Dupraz

Objetivo del grupo de trabajo

En esta sesión se reflexionó en grupo sobre las fuentes de riesgo en la gestión, selección, preparación y seguimiento de los proyectos de movilidad para proponer a los beneficiarios ejemplos de medidas factibles de reducción de riesgos en la gestión de los proyectos, con vistas a que incorporen los que consideren

oportunos en los proyectos que están gestionando.

Conclusiones Grupo 1

Fuentes de riesgo Problemas existentes Medidas adoptadas Otras medidas deseables/Sugerencias

Desplazamientos En general el grupo reconoce que no hay tantos problemas sobre este tema.

Los problemas más corrientes identificados son: - Algunos participantes vuelven por su cuenta en

coche y el billete de vuelta se pierde. - Vuelta anticipada de los participantes por

causas de fuerza mayor (enfermedad,

accidente). En algunos casos, ni llegan a salir de viaje, después de la preparación lingüística, pero el billete ya está comprado. Los gastos de viaje son elegibles pero el problema es que no queda dinero para subvencionar el viaje de un participantes que le pueda sustituir.

- Algunos beneficiarios piden al participante un anticipo de 100 € sobre el precio del viaje para reforzar su compromiso de realizar la estancia. - Otros le piden al

participante que pague el billete de avión y se le reembolsa el importe cuando ya está realizando la estancia.

- Mas flexibilidad para la elección y los cambios de medios de transporte.

- Crear un fondo o una hucha por parte de la AN para poder precisamente reponer el importe de viaje que se ha gastado pero no se ha realizado, con el fin de que se pueda envían a otro

participante

- Crear mecanismos para que el beneficiario pueda obligar al participante a reembolsar el dinero que ha recibido cuando no realiza la estancia. - Contratar un seguro de viajes que cubra los

riesgos de cancelación de billetes.

Períodos de formación en empresas (falta de conocimiento, experiencia, formación, supervisión)

- Dificultades para elegir socios de acogida, definir los sectores de las prácticas y los planes de trabajo entre los socios.

- El socio intermediario juega un papel

importantísimo. En este caso, los participantes van primero a realizar una preparación

lingüística durante 15 días, y mientras tanto pasan varias entrevistas en las empresas propuestas por el intermediario, lo cual permite una buena adecuación entre sus necesidades y las de la empresa de acogida.

- Los 15 primeros días en la empresa de acogida son claves para el éxito de las prácticas, y podrían utilizarse como periodos de prueba, dando la opción de buscar otra empresa

- Buena práctica: Algunos intermediarios piden a los

participantes que vayan haciendo una selección de las empresas donde les gustaría hacer sus prácticas en la zona de la

estancia, previamente a la salida. Esta medida permite implicarles y motivarles más y las empresas intermediarias intentan así concertar entrevistas con las empresas de acogida elegidas.

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cuando surjan problemas clave, lo que exige el compromiso del socio de estar dispuesto a reubicar al participante en caso de problemas. Es fundamental definir claramente las tareas que va a realizar el participante.

Tema opcional elegido por el grupo:

Alojamiento

Reconocen que es un tema muy complicado. - Los participantes se quejan de que a veces en

los hogares no hay colchones, sábanas, hornos...y de que a veces les piden cuentas a de utillaje que no estaba en la vivienda o que estaba estropeado.

- Trabajar con un

organismo intermediario es una garantía para asegurar una buena calidad del alojamiento y un buen control por parte del tutor.

- Sugieren que la AN pueda conceder mas fondos para las visitas preparatorias que permitiría una elección más cuidadosa del alojamiento.

Conclusiones Grupo 2

Fuentes de riesgo Medidas existentes Medidas adoptadas Otras medidas deseables/Sugerencias

Alojamiento Es un problema para la mayoría de las estancias: - Cuando se envía a un grupo que se aloja en el

mismo sitio la gestión es más fácil. El problema surge cuando son movilidades individuales. - Problemas de duración: Es muy complicado

conseguir un alojamiento para duraciones cortas de 2 o 4 semanas.

- El tutor del organismo

intermediario se encarga del control del alojamiento.

- Con más financiación se podría acompañar a los participantes y dejar organizado el tema del alojamiento.

- Seria deseable hacer un inventario y un

reportaje fotográfico de las casas previamente a la llegada para evitar posibles quejas sobre la falta de utillaje.

- Habría que diseñar un procedimiento estándar para organizar el alojamiento.

- El beneficiario podría alquilar un piso para que estuviera a disposición del proyecto para toda su duración, en caso de tener a muchos participantes saliendo todo el año a un punto concreto.

- Se podría crear una bolsa de alquiler de casas para los proyectos Leonardo.

Tutores y acompañantes (incumplimiento, incapacidad)

Hay problemas en dos sentidos:

- Falta de profesionalidad de algunos tutores en el país de acogida que incumplen sus

responsabilidades.

- Problemas sobre la definición del papel del tutor de la empresa de acogida en caso de no existir ninguna empresa intermediaria.

- Por el contrario, sobreprotección que ejercen ciertos tutores sobre los participantes

- La existencia de un socio

intermediario facilita la autorización de participante

- Sería bueno que cada participante tuviera un tutor localizable las 24h a quien recurrir en caso de emergencias.

- Utilización de la tecnología actual para permitir una comunicación más fácil (messenger) - Sería conveniente definir claramente el perfil del

tutor, quien idealmente tendría que ser un trabajador social.

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impidiéndoles el aprendizaje de la

emancipación. Comportamiento paternalista. (Comentan que se da mucho en los proyectos andaluces)

Contenido de las prácticas

- El puesto de trabajo del participante no corresponde con lo acordado inicialmente. - A veces ni siquiera tienen tareas ni puesto.

- Todos los socios tienen que estar implicados y firmar el acuerdo de formación.

Conclusiones Grupo 3

Participantes (enfermedades, accidentes)

- En algunos casos se han producido urgencias medicas graves por patologías que no se detectaron o no declararon antes de la partida: esquizofrenia o anorexia.

- Posibles responsabilidades civiles derivadas de consecuencias sobre las personas y sobre las cosas debidas a trastornos de la personalidad del participante o problemas de salud severos. - Accidentes laborales

- Se utiliza tarjeta sanitaria europea y no ocurren mayores problemas. - Los tutores del organismo

de envío preparan para el participante una lista de todos los organismos donde pueden acudir en caso de emergencia en el país de acogida.

- Se tiene que prever una formación de los participantes en riesgos laborales preferiblemente realizado por la empresa de acogida. Es

responsabilidad del organismo de envío

asegurar que existe un plan de formación previsto para el participante.

- Se sugiere la posibilidad de pedir a los participantes un certificado médico antes de salir de viaje para evitar malas sorpresas en el extranjero.

- Posibilidad de incluir cláusulas o acuerdos que eximan de responsabilidad a la organización beneficiaria en el caso de actos no previsibles derivados de trastornos de salud severos no declarados previamente.

Viajes dentro del país / ciudad de acogida

No hay mayores problemas pero insisten en la

importancia de tener un buen socio intermediario en la zona.

- El socio intermediario se encarga de explicarles como moverse por la zona,

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y los horarios de los transportes.

- Cuando no hay socio intermediario, se entrega al alumno antes de salir una relación de los medios de transporte que utilizará en su estancia.

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Conclusiones Grupo 4

Seguridad Personal -Se envían a personas adultas y coinciden todos en que no se debería plantear el problema de la seguridad personal. Hay que evitar caer en el paternalismo. En caso de los menores de edad, tampoco se plantea problema porque tienen derecho a acompañantes.

- Se entrega a los participantes, previamente a la partida, una información completa sobre el país y la zona donde van a realizar su estancia.

- La buena selección y preparación del participante es fundamental para asegurar el éxito de su estancia y evitar que no tenga pánico a la hora de salir de viaje.

- Sería bueno entregar a los participantes el material sobre cada país que proporciona la Red Eures.

- El ministerio de AE y las embajadas facilitan también información sobre los posibles problemas de seguridad existiendo en cada país.

- Es conveniente organizar foros de encuentro con los participantes después de su estancia para que compartan sus buenas y malas

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experiencias con los organizadores y los futuros participantes. Podrán así hacer

recomendaciones sobre la seguridad de la zona y de los barrios.

Viajes dentro del país /ciudad de acogida

-Se entrega a los participantes, previamente a la partida, una información completa sobre el país y la zona donde van a realizar su estancia. país

Enfermedades existentes, Daños

Daños a terceros y responsabilidad civil. - Hay que encontrar un seguro que cubra este riesgo, tal y como estipulan las normas de la AN.

OTRAS SUGERENCIAS Y PETICIONES DE LOS BENEFICIARIOS: (cuestiones planteadas desde las anteriores jornadas de apoyo técnico)

1- Contratos entre beneficiarios y participantes: Se tienen que clarificar y estandardizar. Tendría que añadirse cláusulas legales asegurando al beneficiario el reembolso de la beca concedida en caso de que no se realice la estancia, y descargándole también de responsabilidad en caso de un problema medico del participante debido a una enfermedad previa no declarada.

2- Encuestas de los participantes en Leopass: El cuestionario que tienen que cumplimentar los participantes no se ha revisado en muchos años y tiene muchas carencias. Se solicita una revisión y mejora de la encuesta en lo siguiente:

- Hay preguntas que son confusas y que no entienden los participantes (mala traducción).

- La terminología no está adaptada y sigue siendo la misma que para el año 2006, llevando a más confusión a los participantes.

- Hay preguntas tendenciosas que no les permiten dar una opinión matizada porque solo les da la opción de SI/NO, y se traduce por una respuesta mas negativa de lo que realmente piensan.

- Se tienen que preparar cuestionarios distintos en función del tipo de proyecto (PLM/IVT/VETPRO), porque la problemática es muy distinta según el tipo de estancia. - La herramienta no ofrece ningún foro al beneficiario para que vaya aportando su versión de los hechos. Se podría crear una encuesta Leopass para los beneficiarios. 3- Documentos: Los beneficiarios recalcan que se les exige cada vez mas documentos y calidad y a cambio no se ha procedido a resolver estos problemas que evocan. Para los participantes extranjeros nos señalan que tienen muchos cada vez más tramites administrativos que gestionar, a pesar de tratarse de residentes, sobre todo para la obtención del visado.

4- Contratación del seguro: Se ha vuelto a insistir a los beneficiarios que la contratación del seguro privado para el participante sigue siendo responsabilidad suya, aunque no exista una partida especifica para ello en la subvención a partir de la Convocatoria de 2007. El seguro tiene obligatoriamente que cubrir los 3 puntos siguientes:

- Responsabilidad civil, posibles daños que los participantes causen a terceros - Enfermedad/ accidente/ invalidez