Introducir valores reales
1. GUARDAR UNA LÍNEA DE BASE
l administrador del proyecto utiliza Project de dos formas distintas:
Por una parte, introduce la planificación para obtener un programa o plan en el que se especifiquen fechas concretas. En este caso, los valores introducidos son valores previstos.
Más tarde, cuando el proyecto está en marcha, el administrador introduce los valores reales que recoge de la actividad del proyecto. Al introducir estos valores, Project puede recalcular la programación del resto del proyecto y facilitar la información necesaria para realizar su seguimiento.
En esta lección vamos a ver cómo introducir los valores reales y cómo los interpreta Project.
Pero antes de ello, es necesario guardar una línea de base del proyecto. La línea de base es la programación tal como se ha descrito sin la introducción de ningún valor real.
El administrador crea la línea de base del proyecto una vez finaliza su programación y la ha ajustado, de forma que pueda comparar la programación prevista con la actividad que realmente se lleva a cabo.
Para ello, debe utilizar el botón Establecer línea base
en el grupo Programación de la ficha Proyecto. Este botón dispone realmente de dos opciones (para establecer o borrar una línea base). Debe elegir la opción Establecer línea base
y accederá al cuadro de diálogo de la figura adjunta.
E
En Project podemos guardar hasta un total de 11 líneas de base. Lo que estará haciendo es guardar la información prevista sobre tareas,
recursos y asignaciones, por lo que también se conoce como un plan previsto.
Si es la primera vez que guarda una línea de base, asegúrese de que está activada la opción Proyecto completo; si desea guardar una línea de base más tarde, podrá hacerlo para todo el proyecto o solo para algunas tareas previamente seleccionadas.
Esta es la información que se guarda en una línea de base: Tareas: fecha de comienzo y de fin, duración, trabajo,
costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal. Recursos: trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo
de fase temporal.
Asignaciones: fecha comienzo y fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal.
Una vez aceptado el cuadro de diálogo anterior, Project presentará la información prevista como aquella que se almacena en la línea de base.
De esta forma, usted podrá comparar la información prevista con los valores reales que introduce durante el seguimiento del proyecto.
En estos momentos usted ha creado la programación, la ha comunicado a los recursos de trabajo pertinentes y ha guardado la línea de base del proyecto.
Ahora está preparado para introducir los valores reales que surgen de la ejecución del proyecto y utilizar Project para realizar su seguimiento, aplicando las medidas correctoras que puedan ser necesarias.
2. INTRODUCIR FECHAS REALES
ntroducir valores reales de las tareas en Project no tiene ninguna dificultad. Simplemente tiene que mostrar una vista adecuada con los detalles necesarios en la tabla de tareas e introducir los valores que ha recogido durante la ejecución del proyecto.
Sin embargo, lo que sí que es importante es conocer cómo interpreta Project los valores que está introduciendo y cómo los utiliza para revisar la programación del resto del proyecto.
Por ejemplo, si introducimos un retraso en la fecha de inicio de una tarea, Project se encargará de ajustar las fechas de inicio de las tareas que dependan de ella.
Vamos a suponer que el proyecto ya ha empezado y estamos introduciendo los detalles de su seguimiento. La fecha actual será el miércoles 16 de noviembre, 5 días hábiles después del inicio programado del proyecto.
Para actualizar una tarea, primero selecciónela y después muestre la ficha
Tarea de la Cinta de opciones. Debe pulsar en la flecha del botón Actualizar según programación y elegir Actualizar tareas.
En este cuadro de diálogo podremos introducir los valores reales de la ejecución de la tarea. El valor NOD indica que todavía no se ha introducido.
Establecer una fecha de comienzo o de fin reales para una tarea cambia las correspondientes fechas programadas.
Sin embargo, las fechas previstas no se ven afectadas por los cambios realizados en las fechas reales o programadas y se mantienen intactas en la línea de base.
Si especifica una fecha de fin real para una tarea, Project actualiza el porcentaje completado para que sea 100%, además de actualizar los valores de duración real, duración restante, trabajo real y costo real.
3. INTRODUCIR DURACIÓN REAL
l introducir la duración real de una tarea, estaremos indicando la cantidad de tiempo que ha sido necesario para terminarla.
A
En el caso de que la tarea haya empezado antes de lo previsto, también es interesante reflejarlo en Project, ya que podría liberar los recursos que tiene asignados.Cuando se introduce una duración real menor o igual que la prevista, Project entiende que la tarea no ha finalizado, sino que su progreso es el esperado, calculando el valor de la duración restante.
Podemos ver la parte completada de la tarea en la barra que la representa en el Diagrama de Gantt. Con un color más oscuro se indica el porcentaje de realización de la tarea.
Si introduce un valor de duración real mayor del previsto, Project interpreta que la tarea ha finalizado, aunque necesitando más tiempo del esperado.
En este caso, actualizará el valor de los campos porcentaje completado y duración restante, además de actualizar el trabajo
realizado por los recursos asignados, así como el costo de la tarea. Por otra parte, si lo que hacemos es introducir un valor en el campo
Duración restante, Project interpreta que se ha comenzado a trabajar en la tarea y que su finalización debe calcularse a partir del valor introducido.
Project utiliza las fórmulas:
Duración = Duración restante + Duración real
para calcular la nueva duración programada y
Porcentaje completado = Duración real / Duración
para el porcentaje de finalización.
Introducir la duración real de la tarea no es adecuado cuando tenemos asignados recursos y se utiliza la programación condicionada por el esfuerzo.
En este caso, debería especificar el trabajo real necesario para realizar la tarea y no la duración, ya que esta puede variar en función de añadir o eliminar recursos a la tarea.
Es importante recordar que, por defecto, Project actualizará el estado de los recursos asignados a una tarea cuando esta sea actualizada. Esto es lógico, ya que así conseguimos que Project se encargue del seguimiento de la utilización de los recursos, contabilizando los costes y la disponibilidad.
Si no desea este comportamiento, desactive la opción Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso, que podrá encontrar en la categoría Programación de las opciones de Project.
4. INTRODUCIR PORCENTAJE REALIZADO
ndicar el porcentaje realizado de una tarea ayuda a realizar un seguimiento del progreso real. Al especificar un porcentaje de finalización entre 0 (para una tarea que no ha comenzado) y 100 (para una tarea que ha finalizado), se puede comparar el progreso planeado con el real.
La forma más rápida de aplicar un determinado porcentaje de realización es a través de los botones disponibles en el grupo
Programación de la ficha Tarea.
Cuando se especifica el porcentaje de finalización de una tarea, Project calcula la duración real y la duración restante de acuerdo con las fórmulas:
Duración real = Duración * Porcentaje completado
y
Duración restante = Duración – Duración real.
Además, introduce la fecha de comienzo real, suponiendo que es la que estaba programada, y actualiza los valores correspondientes al trabajo de los recursos asignados y del coste actual de la tarea.
Project calcula el porcentaje completado de las tareas de resumen a partir del mismo detalle de sus subtareas. Sin embargo, también permite introducir directamente el valor de realización para una tarea de resumen.
5. INTRODUCIR TRABAJO REALIZADO
uando las tareas se programan según la disponibilidad de los recursos, es conveniente realizar el seguimiento del trabajo realizado.
A este respecto puede introducir el trabajo realizado en la tarea o el trabajo realizado por cada uno de los recursos que tiene asignados. Esto dependerá de la información que tenga disponible.
Por ejemplo, si recibe información de cada uno de los recursos, entonces lo lógico es que actualice la tarea indicando el trabajo de cada uno de ellos (la asignación) y no el trabajo global en la tarea.
Sin embargo, si solo conoce las horas de trabajo que se han invertido hasta ahora para realizar la tarea, deberá actualizar el valor en la tarea y no en sus asignaciones.
Para actualizar el trabajo de una asignación, utilice la vista Uso de tareas y elija la tabla de datos Trabajo.
Cuando especifica el trabajo real para una asignación de recursos, Project calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante para la asignación de acuerdo con las fórmulas:
Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo
y
Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.
Para cada tarea, Project calcula y muestra la suma del trabajo realizado por los recursos individuales.
Si lo que deseamos es indicar el trabajo realizado en la tarea y no conocemos el trabajo individual realizado por cada recurso, lo único que tenemos que hacer es introducir el valor en el campo Real de la tarea y no de la asignación.
6. INTRODUCIR COSTOS REALES
omo hemos visto, Project actualiza el costo de las tareas (y en definitiva del proyecto) a medida que introducimos los valores reales.
Esto lo hace contabilizando el trabajo realizado por los recursos asignados y teniendo en cuenta otros costos fijos.
Para introducir este tipo de información, puede trabajar en la vista
Uso de tareas, mostrando la tabla de datos Costo.
C
Project resalta los datos que se han modificado al introducir un valor real. Por defecto lo hace sombreán– dolos con el
Por defecto, Project calcula automáticamente el costo de las tareas, por lo que no le permite que usted los introduzca.
Puede modificar este comportamiento a través de la opción Project siempre calcula los costos reales en la categoría Programación.
Tenga en cuenta que si permite la introducción de costos reales y después decide que sea Project el que los vuelva a calcular, activando de nuevo la casilla, entonces perderá todos los valores que haya introducido manualmente.
Cuando se especifica un porcentaje de completitud de una
tarea, Project actualiza el trabajo realizado por los recursos,
así como el costo correspondiente. Sin embargo, esto no ocurre
para los recursos de costo.
Deberá ser usted el que establezca el costo real de la utilización de un recurso de costo. Esto solo lo puede hacer para la asignación (ya que el costo de un recurso de este tipo solo tiene sentido en una asignación, es decir, al utilizarlo para llevar a cabo la tarea).
Recuerde que debe introducir manualmente los costos reales de un recuso de costo, ya que Project no lo hace en su cálculo general.
7. ACTUALIZAR VARIAS TAREAS A LA VEZ
i tenemos varias tareas que se han programado según lo previsto y queremos que así quede reflejado en sus valores reales, podremos utilizar el comando Actualizar proyecto.
Para seleccionar tareas, pulse en alguno de sus campos manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Si las tareas son adyacentes, también puede pulsar en la primera y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, hacer clic en la última.
Una vez seleccionadas las tareas, puede elegir el comando
Actualizar proyecto a través de la ficha Proyecto de la Cinta de opciones.
Siga este procedimiento:
1.- Asegúrese de que la fecha sea correcta en el cuadro Actualizar trabajo completado al y seleccione las opciones oportunas:
Por porcentaje completado, si desea que Project calcule el porcentaje realizado en función de la fecha establecida anteriormente.
Sólo al 0% o al 100%, si desea que Project marque las tareas por completar con el valor 0% y las completadas totalmente con el valor de 100%.
2.- Asegúrese de activar la opción Tareas seleccionadas para no actualizar todo el proyecto.
3.- Acepte el cuadro de diálogo.
De esta forma podremos actualizar varias tareas al mismo tiempo, sin necesidad de ir introduciendo los valores en cada una de ellas.
La casilla Reprogramar el trabajo restante deberá activarse
para que Project se encargue de reprogramar las tareas que no han finalizado y en las que el trabajo restante está programado para realizarse en una fecha que ya ha pasado.
El resultado que obtendrá es la división de aquellas tareas que así lo necesiten, indicando el porcentaje completado y la reprogramación del comienzo del trabajo restante.
Esta casilla tiene sentido solo en aquellas tareas que no están siguiendo la programación prevista.
