Sistema de Administración y Control de Proyectos Web

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Sistema de Administración y Control de Proyectos Web

Con la utilización de este Sistema online de administración, será posible visualizar, controlar y almacenar de una manera organizada y automatizada todos los planes institucionales, permitiendo conocer su evolución, sus fuentes de su financiamiento, ejecución, situación (pendiente, en proceso de adjudicación, con observaciones, aprobado, etc.).

Aspectos Técnicos:

Lenguaje de Programación: Active Server Page - ISS

Plataforma Cliente: Windows XP Windows 2.000

Windows 7

Modalidad de Ejecución: Multi Usuario

Motor de la Base de Datos: MS SQL Server 2000 o superior

Navegador de Internet: Internet Explorer 6.0 o superior

Impresoras: Inyección de Tinta

Láser

*Sistema Desarrollado en 32 Bits.*

El orden y transparencia frente a la gran cantidad de proyectos que se desarrollan al interior de una institución son requisitos fundamentales y prioritarios. La desorganización, unida a la falta de datos y descentralización de la información relativa a un proyecto, terminan por alargar los tiempos de respuesta a la hora de conocer el estado de estos. Por ello, CAS-CHILE® ha desarrollado el Sistema de Administración de Proyectos Web, que tiene por objetivo llevar un control exhaustivo de cada una de las etapas que involucra el desarrollo de un proyecto, permitiendo dar respuesta a todo el procedimiento administrativo y su trazabilidad.

Características:

El sistema contempla todo tipo de proyectos, ya sea aquellos que se originan de los agentes locales (juntas de vecinos, clubes deportivos, centros de madres, etc.), como los que nacen de la misma Municipalidad. De igual manera, tanto las iniciativas de menor tamaño, como las de mayor envergadura, necesitan de un sistema que realice seguimiento, control y otorgue conocimiento sobre su evolución.

Asimismo, el Sistema de Administración y Control de Proyectos Web requiere de la participación activa de la Secretaría de Planificación y Desarrollo, ya que posee un papel fundamental en cuanto a la creación y administración de una cadena de responsabilidades e información entre las diferentes direcciones involucradas.

De esta manera, a través de la web y por medio de alertas vía e-mail que el mismo sistema produce, será posible articular y mantener informados a todos los departamentos que posean alguna relación (directa o indirecta) con la ejecución de un proyecto (Secretaría Municipal, Administración y Finanzas, Jurídico, etc.), otorgando transversalidad, orden y coordinación.

Por su parte, Alcaldía y Administración Municipal, direcciones que constantemente deben manejar muchos datos y a las que generalmente se les realizan consultas sobre estados de proyectos, podrán estar informadas en detalle y con exactitud de la situación de estos. Por medio de Internet y desde cualquier dispositivo móvil, el Alcalde podrá acceder a las diversas planificaciones para consultar y visualizar su estado, junto con todos los documentos relacionados (desde la evaluación ex – ante, licitación, gasto real, ejecución, hasta su evaluación ex – post).

Módulos:

Módulo Etapa de Evaluación:

 Evaluación Ex – Ante.

 Evaluación Ex – Post. (término)

Módulo de Administración:

 Administración de Proyectos.

Módulo de Evaluación de TTR:

 Antecedentes de la Licitación.

Módulo Etapa de Ejecución:

 Proceso Ejecución Física.

 Proceso de Ejecución Financiera.

Módulo Informes.

Módulo Administración de Usuarios. Módulo de Transacciones.

Módulo de Mantenedores.

Usuarios que Intervienen:

Formulador. Secplan. Comisión Evaluadora. Secretario Municipal. Jurídico. Finanzas. Unidad Técnica.

Cada usuario Interviene en el proceso administrativo del proyecto, que describiremos a continuación.

Cómo funciona:

Formulador:

Realiza el ingreso al sistema adjuntando todos los datos del proyecto en la ficha Ex - Ante. Luego, deberá grabar la información y el software enviará automáticamente un correo electrónico que dará aviso a Secplan, que deberá revisar y gestionar la información creada.

Ficha Evaluación Ex – Ante:

Secplan:

Deberá dar el OK al proyecto ingresado por el Formulador. Luego de realizado este paso, el estado de proyecto cambiará a “aprobado” en la etapa de Formulación. Luego de grabar los datos nuevamente, Secplan deberá ingresar este proyecto al Módulo Administración.

Módulo de Administración:

Ficha de Proyectos:

Comisión Evaluadora:

Deberá dar el OK a los TTR. Al dar la conformidad (todos integrantes) se enviará un correo dando aviso a Secplan para que cambie el estado del proyecto a “Licitación”. Automáticamente, se generará un correo a Secretaría Municipal quién deberá ingresar al Módulo de Licitaciones y llenar la ficha de la licitación, además de ingresar distintos decretos asociados, con su fecha correspondiente. Posteriormente, Secplan se encargará de llenar los datos de la ficha de licitación, de acuerdo a los estados en que se encuentra el proyecto. Dependiendo de estos estados, intervendrá el Secretario Municipal para generar los decretos necesarios. En el caso de que ya haya sido adjudicado, se detonará un correo a Jurídico para que ingrese la fecha de inicio y de término de contrato.

Módulo Licitación:

Ficha de Licitación:

Jurídico:

Ingresará los datos de la ficha de Licitación y Secplan deberá cambiar el estado del proyecto a “Ejecución Física / Financiera”.

Módulo Etapa Ejecución:

Unidad Técnica:

En el Módulo de Ejecución la Unidad Técnica deberá llena la ficha física. Dependiendo si es que tiene o no ampliación de obra o de plazos, intervendrá nuevamente el usuario Secplan, aprobando los plazos. Si esto es efectivo, Secplan dará paso a la intervención del Secretario Municipal y del Jurídico para colocar los decretos respectivos y la modificación del contrato.

En el caso de que no se ampliaran los plazos, la Unidad Técnica deberá grabar los datos ingresados y se enviará e-mail a usuario Finanzas para que llene la ficha financiera.

Ficha Física:

Finanzas:

Deberá ingresar al Módulo de Ejecución y llenar los datos de la ficha financiera. Luego, Secplan deberá cambiar el estado del proyecto a “Terminado”.

Unidad Técnica:

Deberá Ingresa al Módulo de Evaluación, opción Ex Post y llenar la ficha incluyendo el el informe final.

Módulo Etapa de Evaluación:

Otras Vistas:

Pantalla de Acceso al Sistema.