Sistema de Órdenes de Trabajo
SISOT
Para ingresar al sistema, lo primero que se solicita es la clave de usuario:
El primero paso es ir al la configuración :
Es aquí donde indicamos la integración con otros módulos, como por ejemplo: módulo de Contabilidad General, Sistema de Facturación y módulo de Inventarios.
El campo TIPO, nos permite indicar cual va a ser el resultado al final de cada proyecto.
Por Producto: Indica que al final de cada proyecto se tendrá un producto terminado, el cual estará relacionado a un producto terminado en Inventario. Por Proyecto: Indica que la labor no corresponde a un producto terminado, sino más bien a un proyecto, como por ejemplo: construir una casa, una instalación eléctrica, algo que no se puede meter en una bodega.
Además en la configuración, se solicitan ciertos porcentajes, como por ejemplo el de las cargas sociales que se incluye con relación a la mano de obra de cada proyecto.
El % de Imprevistos y el % de Gastos Administrativos aplican para Materiales y Mano de Obra.
El % de Margen de Utilidad, puede aplicar a todos los rubros, o sea Materiales, Mano de Obra, Imprevistos, Gastos Administrativos y Cargas Sociales.
Una vez terminada la configuración, se hace clic sobre el botón ACEPTAR y estamos listos para el siguiente paso.
A continuación deben incluirse los puestos y trabajadores. Esto lo encontramos en el menú principal, en la opción de Mantenimiento:
Ingreso de Puestos: Nos permite, crear un nuevo puesto, modificar los que ya existen y eliminar cualquier puesto siempre y cuando ningún empleado esté relacionado al puesto.
El código es automático, se recomienda utilizar el que viene por defecto, la descripción del puesto como se observa en el ejemplo y el salario por hora para ese puesto. Si se tuviera un mismo puesto con dos salarios diferentes, entonces
se deben crear dos puestos, basándonos en la imagen, crearíamos Carpintero Tipo 1 y Carpintero Tipo 2
Ingreso de Empleados: Permite ingresar nuevos empleados, modificar y eliminar los existentes.
Debe indicar identificación, nombre y puesto del empleado. El listado de puestos que se muestra es el que anteriormente ingresamos.
Después de llenar todos estos datos, ya puede ingresar proyectos, esta opción se encuentra en la ventana principal:
Desde aquí podemos crear nuevos proyectos, modificar los existentes o eliminar alguno de ellos.
Existen muchos datos importantes en esta pantalla de proyectos, en la siguiente imagen vemos algunos:
Con base en la imagen anterior, debe indicarse un nombre y descripción del proyecto. Además una cantidad mínima, por ejemplo, si el proyecto es IMPRESIÓN DE LIBROS posiblemente para una editorial no sea rentable imprimir solo uno, se tiene un mínimo de productos a imprimir. En el caso de un proyecto que no tiene relación a un producto terminado, por ejemplo SERVICIO DE INSTALACION ELECTRICA es algo que no se puede cuantificar por lo tanto se indica uno.
Después de tener el proyecto creado, el siguiente paso es crear un presupuesto de dicho proyecto. La opción está en la ventana principal del Sistema:
En esta ventana, existe una opción muy importante: COTIZAR, desde aquí se puede realizar una cotización interna. La cual muestra el costo de un proyecto para la empresa, esta incluye todos los porcentajes inicialmente configurados:
Los porcentajes configurados pueden ser modificados para cada proyecto. Es aquí donde podemos personalizarlos para el proyecto. Se muestra el costo unitario (cuando la cantidad a producir es diferente de 1) y el costo total, además podemos indicar el tipo de cambio del día y conocer el costo total en dólares. Al darle ACEPTAR nos imprime un reporte con dicha cotización interna.
Es aquí donde se crea el presupuesto del inventario y mano de obra a utilizar en un proyecto específico:
• El primer campo solicitado es PROYECTO, se debe indicar cual es el proyecto al cual vamos a crearle el presupuesto. Podemos digitar el código del proyecto o bien dejar el campo en blanco y seleccionar el proyecto de la lista.
• CANTIDAD: este dato se toma de los datos del proyecto, la cantidad mínima que indicamos es la que se carga por defecto, pero puede ser modificada por el usuario.
• IMPORTAR: este botón nos permite importar el presupuesto de otro proyecto que sea similar al que estamos trabajando, esto nos ahorra tiempo de digitación.
En la parte de materiales, se indican todos los materiales que vamos a utilizar en el proyecto, con su respectiva cantidad. El listado de productos corresponde a los que creamos con anticipación en el Sistema de Inventarios. Solamente basta con
indicar el código y dar ENTER o bien si no lo conocemos, dejar el campo en blanco y seleccionar el producto de la lista que se muestra.
En la parte de Mano de Obra, se indica las horas por puesto que se van a utilizar en el proyecto.
Una vez que contamos con el presupuesto del proyecto, ya podemos cotizarle a nuestros clientes, la opción está en la ventana principal del programa:
La ventana de cotizaciones para clientes nos solicita los siguientes campos:
Vale mencionar que en la cotización puede incluirse productos del inventario. Por ejemplo, al cliente le cotizo los productos y el costo de la instalación por separado en una misma cotización. Al darle ACEPTAR imprime la cotización del cliente.
La opción VER muestra el listado de cotizaciones para clientes que se han realizado en el sistema. Desde aquí se pueden reimprimir, anular o editar dichas cotizaciones.
Ahora bien, una vez que el cliente aprueba la compra y se hecha a andar el proyecto. Se crean las Órdenes de Trabajo, esto está en la ventana principal del sistema:
Es aquí donde se crean, actualizan, anulan y finalizan las OT de los proyectos, además se nos indica a simple vista el estado de las ordenes de trabajo. Se pueden ver las que están en proceso y las que ya se terminaron:
Al crear una nueva OT se debe indicar el código de proyecto, el cliente y el número de cotización que se le realizó si es que la hubo, sino simplemente no se digita nada.
Para Actualizar la OT se utilizan los botones de la izquierda, y el botón Agregar, esto sirve para realizar requisiciones del Inventario, agregar horas trabajadas de los empleados y agregar cualquier costo como gasto indirecto que haya surgido durante el proceso de la OT.
Posteriormente aparece la ventana donde agregamos requisiciones, cuando el sistema de costos no afecta directamente el sistema de inventarios entonces acá se carga la lista de requisiciones pendientes de aplicar. De lo contrario, si el sistema de costos afecta directamente el sistema de inventarios aquí prácticamente nunca va a ver nada:
Cuando se hace una requisición se deben indicar ciertos datos. A continuación puede observarse la ventana donde se realiza dicho movimiento:
Como nos indica la imagen, desde acá se hacen solicitudes de materiales al inventarios, también se hacen devoluciones en caso que hayan sobrado o bien se hayan pedido de más. Algo importante en esta ventana, es el botón IMPORTAR este nos permite importar del presupuesto, el listado de productos que se asignaron a este proyecto. Al darle ACEPTAR pueden suceder dos cosas:
1. Si el sistema está configurado para que afecte directamente el inventario, entonces se genera la requisición y el traslado de materiales del proyecto en el sistema de inventarios y en el sistema de costos.
2. Si el sistema está configurado para que NO afecte directamente el inventario, entonces se realiza la requisición en el sistema de costos pero queda pendiente que la apliquen en inventario y posteriormente en el sistema de costos.
En la siguiente imagen se observa donde se asignan horas a la Orden de Trabajo:
La siguiente ventana muestra donde se agregan los gastos indirectos:
Una vez que se da clic al botón APLICAR el o los gastos digitados son aplicados a la Orden de Trabajo.
Una vez que se han digitado todos los materiales, mano de obra y gastos indirectos que se vieron involucrados en la orden de trabajo, estamos listos para liquidar dicha orden, esta opción la encontramos en la misma ventana de Ordenes de Trabajo donde se crean por primera vez:
A continuación se deben indicar todos los resultados:
El sistema de Costos nos permite hacer liquidaciones parciales y liquidaciones totales. En la ventana anterior se muestran las cantidades de materiales utilizados y los presupuestados. Así como también existe una columna de Sobrante, donde se indica si sobro algo de algún material o no.
Una vez finalizada la OT, el sistema realiza los debidos cálculos. Por medio de reportes podemos ver comparativos entre el presupuesto realizado y los costos reales del proyecto. Vale mencionar que para ver estos proyectos NO necesitamos haber terminado el proyecto, lo que nos facilita ver el desarrollo de éste a lo largo de su realización. Los reportes los podemos ver desde la ventana Principal del Sistema:
Los diferentes reportes se pueden exportar a EXCEL, WORD, verlos por pantalla o mandarlos a imprimir:
