COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

(1)

Desde la identificación de solicitudes y necesidades de comunicación hasta la ejcución y evaluación de las estrategias de

comunicación.

LÍDER

Inicio - Terminación

Actividad

Conector

Responsable de Comunicaciones

OBJETIVO

ALCANCE

_{Actividad Externa}

Decisión

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Gestionaremos el posicionamiento de los distintos programas o desarrollos que la institución ha creado acorde a sus temáticas y grupos de interés.

Promoveremos herramientas de comunicación que aumenten la retroalimentación interna y exter

Evaluaremos constantemente la comunicación interna y externa de la entidad para contar con información actualizada y veraz.

Implementaremos y promulgaremos protocolos de enlace interinstitucional e interno.

PROCEDIMIENTO:

Diseñar, establecer y promover estrategias de comunicación para fortalecer los canales de información del FOPAE y

promover su desarrollo interistitucional como entidad .

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

Procedimiento Predefinido

PROCESO:

1 02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip)

ANDREA LINARES-DG (Pl)

VALIDADO POR APROBADO POR

ELABORADO POR

ANDREA GARCIA- SGC&CD

NELSON RINCON-DG (Pl)

CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip)

(2)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

1

Solicitud de requerimientos de

comunicación- GPR-FT-33 Necesidades

Identificar necesidades o recibir solicitudes que requieren del desarrollo de una estrategia de comunicación o el fortalecimiento de la misma.

2

¿Se requiere reunión para analizar requerimiento? 1- Si: Continúa con la actividad No 3.

2- No: Continúa con la actividad No 4.

3 Acta de reunion PLE-FT-09

Realizar reunión para conocer la necesidad frente a lo solicitado y revisar el procedimiento a seguir para determinar requerimientos.

4

Materializar el requerimiento mediante las siguientes estrategias: comunicación asertiva, diseño de piezas y material de comunicación, organización de eventos y Relaciones coorporativas y comunicación interistitucional.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

Profesional o Contratista - Comunicaciones

RESPONSABLE

ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR

1

Profesional o Contratista -

Comunicaciones Revisar

CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip) ANDREA LINARES-DG (Pl)

CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip) LEONARDO MILLAN-DG (Pl)

ANDREA GARCIA- SGC&CD NELSON RINCON-DG (Pl) INICIO

Identificar necesidades o

recibir solicitudes

Realizar reunión de análisis de

requerimiento

Materializar el requerimiento

¿Se requiere reunión para analizar requerimiento?

NO

SI

1

(3)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

5

¿Es comunicación asertiva? 1- Si: Continúa con la actividad No 6. 2- No: Continúa con la actividad No 12.

6 Reconocer las variables que hacen parte de la

comunicación asertiva

7

¿Es un criterio de talento humano? 1- Si: Continúa con la actividad No 8. 2- No: Continúa con la actividad No 9.

8 Instrumento o diagnóstico de

medición

Se remite al proceso Gestión del Talento Humano para su respectivo tramite.

9 Instrumento o diagnóstico de

medición

Identificar las falencias y determinar el método adecuado para difundir la información.

Profesional o Contratista - Comunicaciones Verificar Profesional o Contratista - Comunicaciones COMUNICACIÓN ASERTIVA APROBADO POR CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip)

ANDREA LINARES-DG (Pl)

ANDREA GARCIA- SGC&CD NELSON RINCON-DG (Pl)

ELABORADO POR VALIDADO POR

Identificar las falencias de

comunicación asertiva.

Reconocer las variables que

hacen parte de la

comunicación asertiva

¿Es

comunicación

asertiva?

12

NO

SI

2

¿Es un criterio de

talento humano?

NO

SI

Proceso: Gestión del Talento Humano

FIN 1

(4)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

10 Plan de Divulgación Establecer los párametros para el fortalecimiento de

la comunicación asertiva.

11 Plan de Divulgación

Implementar las estrategias para obtener resultados de comunicación asertiva mediante la aplicación del plan de divulgación según los parametros establecidos.

12

¿Requiere diseño de piezas y materiales de comunicación?

1- Si: Continúa con la actividad No 13. 2- No: Continúa con la actividad No 31.

13

¿Es material para remitir a la imprenta? 1- Si: Continúa con la actividad No 14. 2- No: Continúa con la actividad No 21.

14 Según los criterios definidos en el comité se realiza

diseño de las diferentes propuestas.

15 Acta de comité

Revisar y validar diseño de las propuestas teniendo en cuenta el cumplimiento de las etapas y criterios inicialmente establecidas para el diseño y los requisitos de entrada. Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones

Comité de Dirección validar

DISEÑO DE PIEZAS Y MATERIALES DE COMUNICACIÓN

Establecer parametros

Implementar las estrategias

para obtener resultados de

comunicación asertiva.

¿Se requiere

diseño de piezas y

materiales de

comunicación?

SI

NO 2

Revisar y validar diseño de las propuestas

Realizar diseño de las propuestas aprobadas

¿Es material para remitir a la imprenta? 31 NO

SI

21 3 50 4 1 5

(5)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

16

¿Se aprueba diseño de las propuestas? 1- Si: Continúa con la actividad No 18. 2- No: Continúa con la actividad No 17.

17 Hacer las correcciones del diseño de las

propuestas.

18 Enviar diseños a la imprenta según requerimiento.

19 Recoger material divulgativo una vez la imprenta

confirma la impresión de los diseños

20 Cronograma de entrega de material divulgativo

Entrega material divulgativo

GPR-FT-34 Hacer entrega del material según cronograma.

21 Correo electronico Solcitud personal o escrita

Solicitud de requerimientos de divulgación- GPR-FT-33

Recibir solicitud de requerimiento de video, diseño gráfico, acompañamiento de eventos, fotografia o grabación de audios. Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones

VALIDADO POR APROBADO POR

ANDREA GARCIA- SGC&CD NELSON RINCON-DG (Pl) ELABORADO POR

Enviar diseños a la imprenta.

¿Se aprueba diseño de las propuestas?

SI

NO

Recoger material según programación

Entregar material según cronograma

Recibir solicitud de requerimiento FIN

13

Hacer las correcciones del diseño de las propuestas

4 3

1 5

(6)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

22 Solicitud de requerimientos de

divulgación- GPR-FT-33 Asignar responsable para responder solicitud

23 Identificar los requerimientos de la solicitud

24 Propuesta Verificar que la propuesta cumpla con los requisitos

de entrada y las especificaciones establecidas.

25 Presentar propuesta al solicitante para que valide

sus requerimientos.

26

¿Se aprueba propuesta?

27 Propuesta corregida

Hacer ajustes a la propuesta. Una vez se tenga la propuesta final, se eliminan todas las correcciones y se deja la aprobada por el usuario.

28 Entregar el diseño al solicitante.

29

¿Requiere publicación en medios digitales? 1- Si: Continúa con la actividad No 30. 2- No: Continúa con la actividad FIN.

30 Continua con el procedimiento Gestión de portales

de intranet para la publicación del diseño.

CLAUDIA CERVANTES-DG (Ip) LEONARDO MILLAN-DG (Pl) Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones verificar Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista - Comunicaciones

ANDREA GARCIA- SGC&CD NELSON RINCON-DG (Pl) Hacer ajustes a la propuesta

Revisar y verificar el diseño

Presentar propuesta al solicitante Asignar responsable para

responder solicitud ¿Se aprueba propuesta? SI NO Entregar diseño Identificar los requerimientos de la

solicitud 4 ¿Requiere publicación en medios digitales? SI Gestión de portales de Internet FIN FIN NO

(7)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

31

¿Se requiere la organización de eventos? 1- Si: Continúa con la actividad No 32. 2- No: Continúa con la actividad FIN.

32 Plan de trabajo del evento Se determinan los requerimientos (check list) y

cronograma de planeación del evento.

33 Piezas impresas y digitales Diseñar las piezas impresas imprresas y digitales

para la promoción del evento.

34

Establecer la estructura de la organización y la distribución de funciones en el grupo de trabajo para la organización del evento.

Determinar recursos fidicos y humanos.

Establecer plan de relacionamiento para identificar patrocinios, relaciones interistitucionales, apoyo intelectual y demás requerimientos.

35 Si requiere divulgacion en algún medio de

comunicación ir al procedimiento Manejo de medios. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ANDREA GARCIA- SGC&CD NELSON RINCON-DG (Pl) Profesional o Contratista - Comunicaciones

¿Se requiere la

organización de

eventos?

Realizar la planeación del

evento.

10

NO

Crear imagen corporativa del

evento.

Establecer la estructura de la

organización.

SI

5 Manejo de Medios 36

(8)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

36

¿Requiere diseño de piezas y materiales de comunicación?

37 Realizar las actividades de la 13 a la 30 de este

procedimiento.

38 Realizar las actividades para la contratación de los

lugares y servicios.

39 Ejecutar el evento.

Responsables de Comunicación Interna

Realizar las actividades para la

contratación de los lugares y

servicios.

Ejecutar el evento.

¿Requiere diseño

de piezas y

materiales de

comunicación?

NO

5

SI

Realizar las actividades de la

13 a la 30 de este

procedimiento

(9)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

40

¿Se requiere Relaciones Coorporativas y Comunicación interistitucional?

1- Si: Continúa con la actividad No 41. 2- No: Continúa con la actividad No FIN.

41

Identificar la necesidad de adquirir contactos externos como apoyo de las diferentes estratégias de comunicación que se quieran implementar.

42 Identificar y buscar los contactos requeridos para

suplir la necesidad.

43

Realizar reunión para concertar los requerimientos y los compromisos adquiridos entre la entidad y las diferentes partes.

44 Realizar convenio o acuerdo de acciones según lo

convenido en la reunión de concertación.

Profesional o Contratista - Comunicaciones Profesional o Contratista -

Comunicaciones Director (cuando sea necesario)

Profesional o Contratista - Comunicaciones RELACIONES COORPORATIVAS Y COMUNICACIÓN INTERISTITUCIONAL

Identificar contactos

¿Se requiere

Relaciones

Coorporativas y

Comunicación

interistitucional?

NO

SI

Identificar la necesidad de

adquirir contactos externos

Realizar reunión de

concertación

Realizar convenio o acuerdo de

acciones

FIN

31

(10)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

INGRESA

FLUJOGRAMA

(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

QUE GENERA

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

45

¿Se requiere acuerdo de acciones? 1- Si: Continúa con la actividad No 48. 2- No: Continúa con la actividad No 46.

46 Se envia al proceso de contratación para la

elaboración del convenio.

48

Definir actividades y responsables de las diferentes partes para llevar a cabo el acuerdo de acciones o el convenio.

49 Plan de fidelización Realizar estrategias para mantener los contactos ya

establecidos.

¿Se realiza

acuerdo de

acciones?

NO

SI

Gestion contractual

Establecer y ejecutar

cronograma

Realizar plan de fidelización

6

(11)

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

No.

DOCUMENTO QUE

_INGRESA

FLUJOGRAMA

_(QUE)

DOCUMENTO O REGISTRO

_{QUE GENERA}

DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSIÓN:

02/09/2011

FECHA DE REVISIÓN

CONTROL

RESPONSABLE

1

50 Evaluar el impacto, alcance, eficiencia y prestación

del servicio

51 Programa de evaluación Identificar los mecanismos y herramientas para

evaluar las campañas internas o externas

52 Programa de evaluación Programa de evaluación Ejecutar programas de evaluación