Aprovisionamiento Gestión de Inventarios

Aprovisionamiento

Gestión de Inventarios

Fuente:

Administración

Luis del Prado – Guillermo Spitznagel UCA 2003

Input _{Operaciones Output}

Aprovisionamiento

Inventarios

• Mayores costos por compras mal realizadas o no planeadas

• Mayores niveles de stock => costo

• Falta de cumplimiento con el cliente: interno y externo => costo

Deficiencias en la

gestión genera

Función de Aprovisionamiento

Adquirir, almacenar y proveer los insumos o servicios

determinados en la

cantidad

y

momento

requeridos, y al

mejor

precio

y condiciones de financiación que sea

compatible con los niveles de

calidad y servicio

estipulados.

Cantidad => Presupuesto de Compras

Alto Stock => Costo vs. Bajo Stock => Riesgo de no cumplir

Precio vs. Calidad y Servicio => Equilibrio Calidad: uniforme a través del tiempo

Función de Aprovisionamiento

•

Fuentes de Aprovisionamiento

•

Selección de Proveedores

•

Procedimientos de Compras

•

Planificación de las Compras

Decisiones

Qué

a Quién

Cómo

Comprar

Cuándo

Cuánto

•

Presupuesto de Compras

•

Control de Compras

Fuentes de Aprovisionamiento y

Selección de Proveedores

Decisiones sobre Qué y a Quién comprar

• Análisis de materias primas e insumos

• Análisis del mercado proveedor actual y potencial.

Fuentes

9 Nacional o extranjero

9 Importador representante

9 Distribuidor exclusivo

9 ¿No existe? Desarrollar

9 Etc.

Poder de negociación

¿Competencia o

Selección y Evaluación:

Matriz

Criterios % A B C A B C Estrategia: ¿Socio/Proveedor? 10% 8 9 4 0,8 0,9 0,4 Trayectoria / Know-how / Experiencia 20% 9 8 3 1,8 1,6 0,6 Situación Económico - Financiera 15% 10 8 6 1,5 1,2 0,9 Sistema de Calidad 5% 10 5 5 0,5 0,3 0,3 Calidad/Cantidad Equipo-Servicio-Propuesta 15% 8 7 4 1,2 1,1 0,6

Entrega en fecha y lugar 10% 7 8 3 0,7 0,8 0,3

Precio 25% 4 9 9 1,0 2,3 2,3

Total 100% 56 54 34 7,5 8,05 5,3

Proveedores

Procedimientos de Compras

Decisiones sobre Cómo comprar

¾ Compra Directa: urgencia, único proveedor

¾ Licitación Pública: comunicación por medios públicos, compra de pliegos, presentación en sobres cerrados (propuesta técnica y económica por separado)

¾ Licitación Privada: se invita a determinados proveedores, ídem licitación pública

¾ Cotización o Compulsa entre Proveedores: cuando no se cumplen los requisitos de la licitación, y se vuelven a solicitar cotizaciones a los proveedores que se presentaron.

Planificación de Compras

Decisiones sobre Cuánto y Cuándo comprar

Equilibrio entre “Altos” (Inmovilización de fondos) y “Bajos” (Interrumpir el proceso de transformación) stocks

Cuándo:

determinar el momento de efectuar la compra

=> determinar el “Punto de Pedido”

Cuánto:

cantidad a comprar o “tamaño del lote” según los

distintos modelos de reposición cuantitativos

Cuándo => Punto de Pedido

Depende de diversos factores:

9 Tiempo de Abastecimiento (lead time): período que transcurre entre la emisión de la orden de compra y la recepción de los insumos.

9 Consumo: ritmo de consumo en función del programa de

producción

9 Stock de Seguridad: es el nivel mínimo de stock, imprescindible para no correr el riesgo de interrumpir el proceso de transformación por falta de insumos, que dependerá de:

• Variabilidad del Tiempo de abastecimiento (lead time) • Variabilidad del consumo (demanda)

• Criticidad del material (cuán problemático es la su falta)

• Tamaño del lote: a mayor dimensión del lote, menor frecuencia de pedidos

Stock de Seguridad Unidades de stock Unidades de stock Tiempo Tiempo

Lead Time Tiempo Total

de Consumo

Cuándo => Punto de Pedido

Punto de Pedido

Cuánto => Tamaño del lote

Costo Unidades de stock Costo Total Esperado Q Costo total de mantenimiento de stock Costo Total Esperado en el período T Costo administrativo de emisión de la orden de compra

Cuánto => Tamaño del lote

Modelos de Reposición Cuantitativos:

9 Modelo Simple: se determina cantidad a comprar, cantidad de veces en el año, momento de compra

9 Modelo Simple con Stock de Seguridad

9 Modelo Simple con Costo de Agotamiento: se estima el costo asociado a la demora causada por el faltante del insumo

9 Modelo con Precios de adquisición o Producción variable según el tamaño del lote (bonificaciones por volumen de compra)

9 Modelos Estáticos de Demanda Aleatoria

9 Modelos con Restricciones Especiales (por disponibilidad del almacén, tiempo de conservación del insumo perecedero, etc.

P. Económico Balance Inicial P Financiero Balance Proyectado

P. de Ventas Ventas Ds. x Ventas Cobranzas Ds. x Ventas

Mano de Obra Compras de M P

P de Producción Materia Prima Stock Inicial Sueldos y Salarios Stock Final

P de Compras Gs. De Fabricación Gs. De Fabricación

Amortizaciones Deudas Comerciales Deudas Comerciales

Rem y Cs. Ss a pagar Rem y Cs. Ss a pagar

P. Gs. Administrativos Gs. Administrativos Deudas Gs. Administrativos Deuda

P. Gs. Comerciales Gs. Comerciales Deuda Comercial Gs. Comerciales Deuda Comercial

Sistema Impositivo Impuestos sobre ventas Deuda Fiscal Impuestos sobre ventas Deuda Fiscal

P. de Inversiones P.Neto y Ds. Largo Plazo Aumento de Capital y

Deudas de L Plazo P.Neto y Ds. Largo Plazo Aumento de Amort. y

Activos Fijos Activo Fijo Activo Fijo

Resultado Operativo Saldo de Ingresos y

Egresos

Caja Inicial Colocaciones

Deuda Deuda

Intereses Intereses Caja Final

¿Fondos?

¿Financiación?

Presupuesto de Compras

Factores a considerar en el Presupuesto de Compras:

• Necesidades periódicas de Producción

• Capacidad de almacenamiento de los depósitos

• Capacidad financiera: ¿es posible cumplir con los pagos? • Tiempo de abastecimiento o “lead time”, y tiempo entre su recepción y entrega a producción

• Desperdicios por almacenaje y transporte • Nivel de stock de seguridad

Presupuesto de Compras

Presupuesto Económico y Financiero (según plazos de pago)

Presupuesto de Producción Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4

a Unidades a producir (q) 1.500 1.700 2.000 1.800

Presupuesto de Compras de MP

b Cada unidad requiere 5 kg. de MP (kg/q) 5 5 5 5

(Incluye desperdicio de producción)

c = a x b Consumo de Producción (kg) 7.500 8.500 10.000 9.000

menos

d Inventario Inicial (sin stock de seguridad) 5.000 0 0 0

más

e Stock de Seguridad 4.000 4.000 4.000 4.000

f = c - d + e Cantidad a comprar (kg) 6.500 12.500 14.000 13.000

g = d + f - c - e Inventario Final (sin stock de seguridad) 0 0 0 0

Monto de Compras

h Precio por kg ($/kg) 10 10 10 10

Control de Compras

Análisis de Variaciones o Desvíos

Variaciones por Precio

q p $ $ q p 6.500 5 32.500 33.000 6.000 5,5 -500 0,5 31.500 7.000 4,5 500 -0,5 35.750 6.500 5,5 0 0,5 3.250 500 -1.000 Monto de Compras Real Monto de Compras Presupuesto

Variaciones por Cantidad

Control de Compras

Análisis de Variaciones o Desvíos

Índice de Desperdicios =

cantidad material desperdiciado cantidad material comprado

Real vs. Estándar (promedio)

Índice de Costo funcional de Compras (Eficiencia administrativa)

Gastos Administrativos de Compras

Monto Total de Compras

Materia Prima

Productos

Semielaborados

Productos

Terminados

Inventarios

Inversión

Capital de Trabajo

Recursos

Inmovilizados

Input Operaciones Output

“Altos” => Costo

(Mantenimiento)

“Bajos” => Costo

(Paro)

Visión

Funcional

Gte. RRHH Gte. Sist. de Información Gerente General

Gte. Comercial Gte. Adm. y

Finanzas Gte. Producción

Finanzas

Stock = Inmovilización de capital => alternativas de inversión

Tiende a: disminuir stocks

Producción

Cumplir con Comercial

Alto volumen para bajar costos Tiende a: aumentar stocks

Problema

Básico

Comercial

“El cliente no debe esperar”

Tiende a: aumentar stocks

Input Operaciones Output

Visión de

Proceso

-Alta

Dirección

Equilibrio: Inversión mínima en stocks, con el mínimo costo de mantenimiento y distribución, y el máximo de servicio a los clientes: interno y externo

Inventarios

Función:

- Independizar las operaciones de:

¾ Ventas y Producción

¾ Producción y Compras

Tipos:

- de Seguridad: por fluctuaciones impredecibles de la demanda - de Movimiento: en función del proceso y lay out de la planta - de Anticipación: largo plazo, por estacionalidad

Centralización y Descentralización de la Función

Ventajas de la Centralización Ventajas de la Descentralización

Gerente General

Gte. Hogares Gte. Pymes Gte. Grandes _Empresas

Rec u rsos Gte. Adm. y Finanzas Gte. de Aprovisiona Comercial So porte Té cn ic o Rec u rsos Comercial So porte Té cn ic o Rec u rsos Comercial So porte Té cn ic o Prov eedore s Pa go s Contab ili d a d Contro ller S ist. de Inf. Mes a Gerente General

Gte. Hogares Gte. Pymes Gte. Grandes _Empresas

Rec u rsos Gte. Adm. y Finanzas Gte. Recursos Humanos Comprasl So porte Té cn ic o Rec u rsos Compras So porte Té cn ic o Rec u rsos Coompras So porte Té cn ic o Ca paci ta c ió n Re l. La bo lare s Contab ili d a d Contro ller S ist. de Inf. Admi n istra ción

• Mayor poder de negociación hacia proveedores, menor costo

• Corporaciones: proveedores grandes y complejos, globales

• Menor costo de estructura: mejora de productividad

• Estandarización de insumos de uso común en los negocios, menor costo

• Gestión de stocks más eficiente

• Mayor autonomía y flexibilidad para los negocios / divisiones / gerencias

• Insumos únicos o perecederos • Compras de poca relevancia

Planificación: Evolución

Planificación del Requerimiento de Materiales

MRP

• Materiales • Mano de Obra • Otros insumos Gestión soportada por sistemas de información

MRP II

MRP (Requerimiento) más • Disponibilidad de recursos • información de Finanzas • información Comercial

Modelo Just In Time (JIT)

Objetivo: disminuir al mínimo posible las inversiones de capital inmovilizado en stocks y los costos asociados

Consiste en: producir y entregar los productos terminados “justo a tiempo”

para venderlos, producir los productos semielaborados ”justo a tiempo” para armar el producto terminado, y comprar los insumos

“justo a tiempo” para transformarlos en productos semielaborados.

“Pull, no Push”

• Incorporar al proveedor: compartir información, coordinación

• Canales: idem

Input Operaciones Output