APROBADO POR: AURELIO GÓMEZ GERENTE REGIÓN I Fecha: 12-05-2014 CAROLINA GONZÁLEZ GERENTE REGIÓN II Fecha: 30-04-2014 REVISADO POR: (*) LEDA ISAAC
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (*) ANA MARÍA MADRÍZ
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN (LAG) (*) MIGUEL TOVAR
GERENTE DE OFICINA (LAG) (*) MARYSOL ROMERO
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN (PBL) (*) DILIA CASIQUE
GERENTE DE OFICINA (SAN) (*) ADELMIRA AGUILAR GERENTE DE OFICINA (VAL) (*) PABLO CHACÍN
GERENTE DE OFICINA (BTO) (*) NOHELIA FIGUEROA
COORD. SOPORTE SERV. INTEGRALES
(*) Revisión electrónica
MANUEL QUINTANA
GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN
AURELIO GÓMEZ GERENTE REGIÓN I CAROLINA GONZÁLEZ GERENTE REGIÓN II ELABORADO POR: LEGNA CABELLO
COORD. DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
APROBACIÓN
ELECTRÓNICA
APROBACIÓN
ELECTRÓNICA
REVISIÓN
ELECTRÓNICA
REVISIÓN
ELECTRÓNICA
REVISADO
1. OBJETIVO
Controlar la emisión de facturas a los proveedores de transporte con la diferencia de tarifas de compra y las tarifas de venta hacia el cliente, resultando a favor de Taurel & Cía. Sucrs. C.A.
2. ALCANCE
Contempla las actividades a realizar desde la evaluación de las tarifas que determina el proveedor de transporte, la determinación del margen de ganancia, recepción de facturas del transportista y emisión de factura por el margen de ganancia a las empresas de transporte. Aplica a las oficinas que prestan servicios de Aduana (excepto Maracaibo). E Interviene el siguiente personal:
Gerencia Comercial Gerente Regional Gerente de Oficina Gerente de Aduana Gerente de Administración Coordinador de Facturación Coordinador Administrativo
Coordinador de Cuentas por Pagar
Supervisor de Facturación
Supervisor de Cuentas por Pagar
Supervisor de Operaciones de Transporte Terrestre
Analista Administrativo de Cuentas por Pagar
Analista de Facturación
Analista y Auxiliar Administrativo
Analista y Auxiliar Atención al Cliente
3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS
Procedimiento de Armado de Expedientes para Facturar el Servicio de
Desaduanamiento (P.32-0303-11/12)
Procedimiento de Facturación de Servicios de Aduanas (P.34-0006-11/96)
Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P.58-0316-02/10)
4. DEFINICIONES
Servicio Logístico: Representa el monto que se obtiene de la tarifa de ventas menos la tarifa de compra.
Tarifas de Venta: Es el monto indicado al cliente para la prestación del servicio por parte de Taurel & Cía, Sucrs. C. A. y sus empresas filiales.
5. NORMAS BÁSICAS
5.1. Es responsabilidad de la Gerencia Comercial con apoyo del Gerente Regional y Gerente
de la Oficina, verificar semestralmente las tarifas de compra de fletes que ofrecen los transportistas, a fin de definir sobre estas un margen de ganancia que será traspasado al cliente y determinar las tarifas que serán cobradas a los clientes.
Nota: en caso de Puerto Cabello, las tarifas se verifican cuatrimestralmente.
5.2. Una vez definido el margen de ganancia, es responsabilidad del Gerente Regional con
apoyo del Gerente de Oficina, acordar con las empresas de transporte la obligatoriedad de emitir las facturas a nombre de los clientes con las tarifas que definió Taurel & Cía Sucrs. C.A.
Nota: Para el caso de la Oficina de San Antonio, el servicio de transporte es facturado al cliente como “Coordinación de Logística” con el monto indicado por el transportista más el margen de ganancia establecidos en las tarifas al cliente en conjunto con la Gerencia Comercial y no emite relación de pagos a servicios logísticos.
5.3. Al momento de recibir las facturas de los transportistas, tomadas como reembolsables
para los expedientes de Aduana, el Analista y/o Auxiliar Administrativo de la Coordinación de Cuentas por Pagar o responsable tiene la responsabilidad de comparar los montos facturados con las tarifas estipuladas por Taurel & Cía, Sucrs. C.A. y dejar registro en el cuadro “Relación de Pagos para Servicio Logístico”.xls.
Nota: En el caso de la oficina de Puerto Cabello, las facturas son recibidas y revisadas por el área de transporte verificando tarifas, moras, pernoctas y solicita autorización por parte del Gerente de Aduana antes de entregar al área de cuentas por pagar.
5.4. En los casos de presentar errores en la factura, el Analista Administrativo /Analista ATC
(San Antonio) debe hacer la devolución al transportista para que se realicen las modificaciones correspondientes y se emita nuevamente.
Nota: En el caso de Puerto Cabello si es por errores de datos fiscales las devuelve Cuentas por Pagar, si es por errores de tarifas, destino cobros demás es devuelta por el área de transporte.
5.5. Una vez vaciada la información en la “Relación de Pagos para Servicio Logístico” (Ver
Anexos 7.1 y 7.2) por cada una de las empresas de transporte, realiza el registro de la factura en el sistema como un reembolsable y entrega las facturas a la coordinación de cuentas por pagar para dar continuidad con el “Procedimiento de Armado de Expedientes para Facturar el Servicio de Desaduanamiento” (P.32-0303-11/12) (LAG) y “Procedimiento de Facturación de Servicios de Aduanas” (P.34-0006-11/96).
Nota: En el caso de Puerto Cabello el cuadro es emitido cuando es aprobado para el pago con el monto que haya sido aprobado y SAN No emite relación.
5.6. El Analista Administrativo de Cuentas por Pagar debe hacer llegar semanalmente vía correo electrónico la información del cuadro “Relación de Pagos para Servicio Logístico”. xls. a los Analistas de Facturación con copia al Supervisor de Facturación, Coordinador de Cuentas por Pagar y Gerente de Administración para su información.
5.7. Es responsabilidad del Analista de Facturación, al recibir el cuadro “Relación de Pagos
para Servicio Logístico”. xls entrar el Sistema Administrativo y realizar la Orden de Venta bajo el concepto de “Servicio Logístico” por cada una de las empresas transportistas, verificar si aplica IVA y entregar información al Supervisor de Facturación para verificación.
Nota: en los casos de encontrar errores, realiza ajustes en el sistema y procede a emitir la factura.
5.8. Una vez verificado por el Supervisor de Facturación con su firma como soporte, el Analista
de Facturación debe emitir la Factura en formato control SENIAT a nombre de la empresa de transporte y entregar al Analista Administrativo del área de Cuentas por Pagar.
5.9. El Analista Administrativo tiene la responsabilidad de hacer la cobranza de las facturas a
las empresas de transporte.
5.10. Una vez la empresa de transporte realice el pago de la factura, el área de Caja debe entregar la factura original.
Nota: En el caso de Puerto Cabello, al momento de realizar la transferencia al transportista para el pago, se descuenta el diferencial establecido en el cuadro, de aquellas facturas que se están cancelando y entregar las facturas originales cuando el proveedor entregue el comprobante de retención.
5.11. En el caso que los transportistas no realicen el pago correspondiente a las Facturas por concepto de Servicio Logístico y estos tengan facturación pendiente por cobrar a Taurel, les será descontada la cantidad correspondiente de su próximo pago.
5.12. Es responsabilidad del Analista Administrativo, mantener resguardada la información de tarifas de compra y venta, así como todos los registros que se generen durante la ejecución del procedimiento, cumpliendo con lo establecido en el “Procedimiento para el Manejo y Control de Registros” (P.58-0316-02/10).
Nota: Por San Antonio esta información la maneja la Coordinadora Operativa, Analista y Auxiliar Atención al Cliente en el Expediente del Cliente y la Analista y Auxiliar Administrativo y Facturación en una carpeta electrónica de Condiciones de Clientes.
7. ANEXOS
7.1. Relación de Pagos para Servicio Logístico (Modelo LAG)
Entrega de documentos (facts costo) a Ctas por pagar 135934 COOPERATIVA MILENIUM 2009 R.L. Beneficiario Nº de factura Monto en Bs. Fecha Recibida por LTI Fecha de Orden Fecha Vencimiento OBSERVACION TOTAL NETO VENTA Taurel 11449 10.850,00 23/10/2013 23/10/2013 13/11/2013 VENCIDA 10.850,00 Taurel 11451 1.347,43 24/10/2013 24/10/2013 14/11/2013 VENCIDA 1.347,43 Taurel 11454 2.480,00 24/10/2013 24/10/2013 14/11/2013 VENCIDA 2.480,00 Taurel 11455 3.056,00 24/10/2013 24/10/2013 14/11/2013 VENCIDA 3.056,00 181.994,77 Total en Venta Bs. Continuación ORDEN DE
COMPRA FLETES ACARREO AYUDANTES MORA 50% SERVICIO
FALLIDO PERNOTA
EMERGENCIA 30% Total sin IVA
Dif. T-Venta Menos
T-Suma Sub- Total IVA Total
435955 8.640,00 651,00 9.291,00 1.559,00 1.391,96 167,04 1.559,00 239080 1.067,43 280,00 1.347,43 - - - -436250 1.604,46 420,00 2.024,46 455,54 406,73 48,81 455,54 436251 1.604,46 420,00 481,34 2.505,80 550,20 491,25 58,95 550,20
149.758,92
Total Serv. Logistico Bs. 32.235,85 3.453,8428.782,01 32.235,85 Total en Compra Bs.
7.2. Relación de Pagos para Servicio Logístico (Modelo PBL)
TAUREL & CIA SUCRS CA
PROVEEDOR: INVERSIONES Y TRANSPORTE ROANCA, C.A. CODIGO: 1041455
FECHA: 10-01-2014
Factura EXPEDIENTE CLIENTE DESTINO CANTIDAD
1 837 20135241005329 TETRA PAK CA MARIARA 1
2 838 20135241005333 TETRA PAK CA MARIARA 1
3 836 20135241005066 HILADOS FLEXILON SA MARACAY 1
4 835 20135241005066 HILADOS FLEXILON SA MARACAY 1
FLETE
MORA O
FALLIDO PERNOCTA TOTAL Bs. FLETE
MORA Y/O
FALLIDO PERNOCTA TOTAL DIFERENCIA
8.663,00 8.663,00 7.525,00 7.525,00 1.138,00 8.663,00 4.331,50 12.994,50 7.525,00 3.762,50 11.287,50 1.707,00 9.286,00 9.286,00 8.316,00 8.316,00 970,00 9.286,00 9.286,00 8.316,00 8.316,00 970,00 40.229,50 35.444,50 4.785,00 IMPUESTO MUNICIPAL -33,50 SUB TOTA 4.751,51 IVA 12% 570,18 5.321,69 VENTAS COMPRAS
7.3. Tabla de Registros
A continuación se especifican los registros y su control, que se generan del “Procedimiento para la Facturación del Servicio Logístico”.
Titulo del Registro
y/o Objetivo PresentaciónForma de Contenido Básico Ubicación del Registro Tiempo de Archivo enOficina Elaboración Forma de Relación de Pagos para Servicios Logísticos Mantener control de aquellas facturas emitidas por proveedores de transporte como gastos reembolsables, de los cuales Taurel considera una ganancia calculada para su cobro al transportista. Documento de Excel con identificación de la empresa
Beneficiario, Nº de factura, sub total factura, Monto en Bs., Fecha Recibida por LTI, Fecha de Orden, Fecha Vencimiento, Observación, Retención IVA 75%, Retención ISLR 2% Y 3%, Total Neto Venta, Orden de Compra, Fletes, Acarreo, Ayudantes, Mora 50%, Servicio Fallido, Servicio Nocturno / Pernocta, Emergencia 30%, Devolución de Contenedor, Total Sin IVA, Suma Diferencial, IVA, Total, Total en Ventas, Total en Compras, Total Servicio Logístico.
Carpeta electrónica del área Cuentas por
Pagar o área administrativa.
Un (01) año luego
se destruye Microsoft Excel Electrónica en
Factura por concepto de Servicio Logístico
Registrar el monto que por concepto de
servicio logístico es cobrado a los proveedores de transporte. Documento tamaño carta con logo de la empresa
N° de Control, Lugar y Fecha, Factura Serie, Código Cliente, Nombre y Dirección Fiscal del Cliente, Rif y Nit, Master N°, Bultos, Vehículo, Valor Declarado, Documento Transporte, Peso Kgrs, Fecha de Llegada, Fecha de Recepción, Fecha de Salida, Remitente, Descripción del Servicio, Exento, Gravable, Alícuota, Bolívares, Referencias, Condiciones de Pago, Forma de Pago, Elaborado Por.
Carpeta Enviado a Facturar (Electrónico) Carpeta por Correlativo
Control SENIAT (Físico) Un (01) año luego se destruye Cuatro (04) años en la oficina y tres (03) en el archivo general, luego se destruye Electrónica en el Sistema Administrativo
