ALCALDIA MUNICIPAL DE SOYAPANGO
“MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA
ELABORACION DE PLANILLAS DE
SUELDOS”
Preparado por:
Licenciado
Jorge Alberto Mejía Aragón
GERENTE ADMINISTRATIVO
INTRODUCCION
El programa de trabajo de la Gerencia Administrativa establece dentro de sus metas la elaboración de Manuales y Reglamentos que contribuyan en mantener actualizada la normativa interna, para llevar a cabo una gestión operativa eficiente, oportuna y con transparencia.
Dentro de este marco tenemos la necesidad de que la municipalidad cuente con políticas y procedimientos internos sobre la elaboración de planillas de sueldos y salarios, lo que obliga a revisar normativas relativas a ello para proponer su simplificación y permanente actualización. Sobre esta base se ha elaborado el Manual de Políticas y Procedimientos para la elaboración de Planillas de Sueldos.
El manual está elaborado con los objetivos, procedimientos y Diagramas de Flujo que conllevan a facilitar su utilización, tanto por los encargados de elaborar planillas, como por cualquier empleado del área administrativa y del personal de dirección.
El ámbito de difusión de este documento será el de Administración General, Contabilidad, Tesorería y nivel superior, quedando sujeto a revisiones periódicas, a fin de incorporar las modificaciones o adecuaciones que se deriven de la propia operación; por lo que cualquier sugerencia u observación debe presentar a la Gerencia Administrativa.
PROPOSITO DEL MANUAL
Brindar lineamientos necesarios basados en políticas y procedimientos para el registro, control y análisis necesario de las operaciones que se derivan de las planillas de sueldos y salarios; así como los diferentes reportes que surgen para el pago a terceros, como son: AFPs, ISSS, IPSFA, INSAFORP, Bancos Comerciales, Cooperativas de Ahorro y Préstamo, etc.
NORMAS GENERALES
1. El departamento de Recursos Humanos es el área responsable de registrar, preparar, revisar y distribuir las planillas de Sueldos y las que se generan por los Costos Sociales derivados de éstas, así como por retenciones a empleados y los diferentes reportes para depósitos a empleados y pagos a terceros. Refiérese este numeral a planillas de personal Permanente.
2. La Unidad de Informática es el área responsable de brindar apoyo logístico en alimentación del sistema, generar condiciones que contribuyan a mejorar la información en forma oportuna y eficaz.
3. El Departamento de Tesorería es el área responsable de: a) remitir al Banco los reportes del depósito de pago mensual a empleados, pagos de AFPs, ISSS, IPSFA, retenciones de empleados a Bancos Comerciales; b) elaborar cheques de pago para aquellos empleados que por algún motivo no poseen Cuenta de ahorros, para aquellos trabajadores eventuales que se les paga por medio de recibo, para aquellas planillas de trabajadores por Servicios Profesionales y otros.
4. El Departamento de Recursos Humanos, es el área encargada de efectuar conciliación, entre planillas y reportes de renta emitidos, con el propósito de generar confianza en la labor que se realiza y de enviar la conciliación a Tesorería, para los efectos correspondientes.
5. El departamento de Tesorería es responsable de realizar la conciliación sobre Renta, entre planillas de sueldos y salarios, planillas de proyectos, recibos de pago
que generan renta y otros en forma mensual, remitiendo copia a Contabilidad para los efectos contables correspondientes.
OBJETIVOS
o Mantener una depuración de las retenciones de renta y las cuentas contables para obtener información financiera veraz y oportuna.
o Contar con un eficiente registro contable para evitar conflictos entre lo retenido y lo pagado a la Dirección General de Impuestos Internos.
o Establecer normas para el registro homogéneo de las operaciones contables con base a lo que establece el Código Tributario y otras leyes conexas.
o Contar con una base de consulta para resolver diferencias que pudieran surgir al final del año y la presentación en los primeros días del siguiente, del formulario respectivo ante la DGII.
Procedimiento para la elaboración, registro y distribución de Planillas de
Sueldos para Personal Permanente.
1er. Paso:
1. Ingresar nuevo personal (si hubiere)
2. Ingresar descuentos (días sin goce de sueldo, préstamos personales, etc.) 3. Eliminar descuentos, en caso existan cancelaciones
4. Ingresar horas extras
5. Ingresar incrementos o nivelaciones salariales (si hubieren)
6. Ingresar vacaciones
7. Eliminar personal del sistema (si hubiere)
2º. Paso: Codificar modificaciones que hubieren, de conformidad a numerales 1 al 7 del primer paso.
3er. Paso: Impresión de planillas preliminares
4º. Paso: Revisión de planillas preliminares cruzando información con numerales del primer paso.
5º. Paso: Corregir aquellas situaciones que surjan en el cuarto paso 6º. Paso: Impresión de planillas depuradas
7º. Paso: Impresión de boletas de pago
8º. Paso: Enviar planillas a firmas de las diferentes gerencias, unidades y departamentos, entregando boletas a empleados que firman..
9º. Paso: Enviar a firma de funcionarios que autorizan planillas
10º. Paso: Remitir copia de planillas a departamentos que correspondan, archivando la propia de Recursos Humanos.
11º. Paso: Imprimir reportes de: Depósitos Cuentas de Ahorro para empleados, Renta, Préstamos del Sistema Financiero, etc. y enviarlos a Tesorería para el pago respectivo. 12º. Paso: Conciliar reporte de Renta con planillas de sueldos
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargada Planillas Administración Rec. Humanos Tesorería
INICIO Ingresar personal nuevo, descuentos, hrs. extras, incrementos, vacaciones, eliminar descuentos y personal Concilia reporte de Renta con Planillas. Revisión de planillas preliminares cruzando información con el primer paso Codificar modificaciones que hubieren, de conformidad a paso anterior. Corrección de aquellas situaciones que surjan en la revisión. Impresión de las planillas preliminares. Impresión de planillas depuradas y boletas de pago Enviar planillas a firma de las diferentes áreas de trabajo y entrega de boletas. Enviar a firma de funcionarios que autorizan planillas. ¿Existen errores? Imprimir reportes de Depósitos a Ctas. Bancarias, Renta, Préstamos y enviar a Tesorería. Remitir copia de planillas a los Departamentos que correspondan
Recibe reportes que genera el sistema de planillas y realiza acciones propias de Tesorería. Autoriza conciliación, previa revisión de la misma. FIN Si No A A Retorna al paso anterior
Procedimiento para la elaboración, registro y distribución de Planillas de
Pago para Personal por Servicios Profesionales, Eventuales y Otros.
1er.Paso: El Area responsable (Proyección Social, Cuentas Corrientes, CAM u otra área remite lista de personal contratado a Recursos Humanos. El listado debe incluir datos de DUI, NIT entre otros.
2º. Paso: Recursos Humanos solicita a Secretaría Municipal certificación de Acuerdo del Concejo en que se autoriza la contratación de personal, ya sea por Servicios Profesionales, Eventuales, Agentes aspirantes, etc.
3er. Paso: Administración elabora planillas de pago por Servicios Profesionales, Personal Eventual y de Programa de Salud, verificando información de acuerdo a pasos 1 y 2.
4º. Paso: Encargada de Expedientes elabora planillas de aspirantes a Agentes del CAM y de interinatos.
5º. Paso: Las diferentes planillas, una vez elaboradas y previamente firmadas de elaboradas, revisadas y/o autorizadas se envía a Contabilidad para el proceso de pago posterior en Tesorería.
6º. Paso: Contabilidad recibe y coloca sello para el DESE y VISTO BUENO de Alcalde y Síndico(a) Municipal.
7º. Paso: Después de colocar sello del DESE y VISTO BUENO se remite a Sindicatura y Despacho, las planillas respectivas para que Tesorería elabore los cheques respectivamente.
DIAGRAMA DE FLUJO
Proyección Social Contabilidad
u otra Area Administración Encarg. Expedientes Recursos Humanos y Tesorería
INICIO Remiten lista de personal a Rec. Humanos .con información necesaria Contabilidad recibe y coloca sello del DESE y VISTO BUENO Previa firma de elaboradas, revisadas y/o autorizadas se envían a Contabilidad. Se remiten a Tesorería para elaborar cheques de pago. Elabora planillas de pago por servicios varios verificando datos. Se remiten planillas a Sindicatura y Despacho para firmas. Solicita a Secretaría Municipal, Acuerdo del Concejo Mpal. Elabora planillas de aspirantes al CAM e interinatos FIN ¿Existen errores? SI NO B B Retorna al paso anterior
Procedimiento para la elaboración, registro y distribución de Planillas de
Dietas para Concejales.
1er. Paso: Secretario Municipal recopila, registra y remite a Recursos Humanos las listas de Asistencia y firma de cada Concejal para gestionar el pago de Dietas conforme establece el Art. 46 del Código Municipal.
2º. Paso: Encargada de Planillas recibe listados y luego de revisar registro de firmas confirma descuentos, préstamos y elabora las planillas.
3er. Paso: Encargada imprime planillas preliminares
4º. Paso: Administración revisa documentación contra planillas elaboradas y de estar todo bien firma autorizando, caso contrario devuelve para las modificaciones o cambios respectivos.
5º. Paso: Encargada de planillas, luego que verifica que todo está bien envía planillas a Contabilidad para que se coloque sello del DESE y VISTO BUENO del Alcalde y Síndico(a) Municipal.
6º. Paso: Contabilidad remite a Sindicatura y Despacho las planillas para la firma respectiva y luego a Tesorería para la elaboración de cheques.
DIAGRAMA DE FLUJO
Contabilidad
Secretario Mpal. Encarg. Planillas Administración y Tesorería
INICIO Recopila, registra y remite a RR. HH. Listas para Dietas de Concejales Elabora planillas preliminares e imprime para revisión Recibe listados y luego de reviser firmas, confirma descuentos y otros Revisa documentación contra planillas elaboradas y firma y devuelve Contabilidad remite a Sindicatura y Despacho para la firma respectiva Verifica que todo esté bien y remite a Contabilidad para sello. ¿Existen errores? Tesorería elabora cheques y entreg a Concejales FIN Si No C C Retorna al paso anterior
RECOMENDACIONES
1ª. El nivel superior debe considerar la posibilidad de crear dentro del Departamento de Recursos Humanos la sección de Sueldos y Salarios, en la cual se deberían elaborar todo tipo de pagos, tales como: Planillas de Sueldos de Personal Permanente, planillas de sueldos de personal en Proyectos, planilla de sueldos por servicios profesionales, por servicios eventuales, planillas del ISSS, AFPs, INPEP, IPSFA, etc.
2ª. La concentración de pagos en un solo receptor de pagos generaría eficacia al momento del pago de Renta ante la Dirección General de Impuestos Internos.
3ª. Que el nivel superior autorice que a partir del 1 de Enero del 2008 se elabore una sola planilla para personal permanente, ya que actualmente están separadas por: Contrato, Jornal y Ley de Salarios; y la Ley de la Carrera Administrativa Municipal, adopta solamente un tipo de Contratación basado en la Carrera Administrativa.
BIBLIOGRAFIA
1. MANUAL PARA ELABORAR MANUALES DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS. Martín G. Alvarez Torres. Panorama Editorial, S.A. de C.V. 1997.
2. CODIGO MUNICIPAL. Decreto Legislativo No. 274. Asamblea Legislativa de la República de El Salvador.