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HOJA DE IDENTIFICACIÓN
CLAVE: SE/MP/0001
Integró Revisó Autorizó
C. Berenice Sánchez Nava BSN (SE) 31 de Agosto de 2018 C. Mónica Vega Hernández MVH (DDAC) 31 de Agosto de 2018 C. Ignacio Alvízar Linares IAL (SEP) 31 de Agosto de 2018
Actualizado al mes Agosto 2018, con fundamentos en los artículos 17, 25, 26 y Capítulo XII Artículo 44 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla; basado en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública en el artículo 17,18, 19, 40, 43, 44.
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Relación de Procedimientos
No. Procedimiento Código Página
Subsecretaría de Educación Superior
1 Procedimiento para la asignación y pago del
Programa Nacional de Becas para la Educación Superior Manutención y Apoya Tu Transporte.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN Y PAGO
DEL PROGRAMA DE BECAS NACIONALES PARA
LA EDUCACIÓN SUPERIOR MANUTENCIÓN Y
APOYA TU TRANSPORTE
CLAVE: SEP/MP/0001
Tiempo promedio: Código:1/PO/01
Asignación 5 meses Pago 5 días hábiles
Elaboró Revisó Validó
C. Berenice Sánchez Nava BSN (SE) C. Mónica Vega Hernández MVH (DDAC) C. Ignacio Alvízar Linares IAL (SE) Fecha de elaboración: 22 de Agosto 2011 Fecha de actualización: 31 de Agosto 2018
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Alcance
Este procedimiento es aplicable al Presidente y losmiembros del Comité Técnico, al personal del Fideicomiso, a los Titulares de las Instituciones Públicas de Educación Superior, Coordinadores (as) Institucionales y Alumnos(as) de las 49 Instituciones Públicas de Educación Superior, que participan en el programa y que solicitan la beca Manutención y Apoya tu Transporte, desde que se recibe el proyecto de convocatoria de la CNBES para su revisión, hasta que presenta el informe de saldos al Comité Técnico.
Objetivo
Realizar la asignación y pago de becas en el tiempoestablecido del Programa de Becas Nacionales para la Educación Superior Manutención y Apoya tu Transporte, a los alumnos (as) solicitantes que cubren con los requisitos establecidos en la Convocatoria Estatal y que se encuentran inscritos en alguna de las 49 Instituciones Públicas de Educación Superior del Estado de Puebla participantes.
Marco Jurídico
Administrativo
FEDERALES
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.
Ley General de Educación. Vigente.
Plan Nacional de Desarrollo. Vigente.
ESTATALES
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. Vigente.
Ley de Educación Superior del Estado de Puebla. Vigente.
Ley de Responsabilidad de Servidores Públicos del Estado de Puebla. Vigente.
Ley de Educación del Estado de Puebla. Vigente.
Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Puebla. Vigente.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Gobierno del Estado de Puebla. Vigente.
Ley Orgánica de la Administración de Pública del Estado de Puebla. Vigente.
INTERNAS
Sexto Convenio Modificatorio Integral al Contrato de Fideicomiso Público de Inversión y Administración Identificado Bajo el Número F/34736-9.
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Convocatoria del Programa de Becas Nacionales para la Educación Superior Manutención- Puebla para el ciclo escolar vigente.
Reglas de Operación del Programa Nacional de Becas para el ejercicio fiscal vigente.
Convenio de Coordinación entre la Secretaría de Educación Pública y el Estado de Puebla. Vigencia del 23 de Septiembre 2014 - 30 de Noviembre 2018.
Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de Desarrollo Social.
Manual de Bienvenida 2015.
Manual de Funciones. Vigente
Organigrama Estructural y Funcional. Vigente.
Matriz de Riesgos. Vigente.
Código de Ética de los Servidores Públicos. Vigente.
Reglamento Interior. Vigente.
Políticas de
Operación
1) La elaboración de la Convocatoria del Programa de Becas Nacionales para la Educación Superior Manutención, es responsabilidad de la Coordinación Estatal.
2) La Convocatoria será aprobada por los miembros del Comité Técnico Estatal y enviada al jurídico de la Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior; una vez aprobada por ambos, deberá remitirse a firma del Secretario (a) de Educación Pública del Estado de Puebla.
3) La emisión de la Convocatoria se encuentra sujeta a la disponibilidad presupuestal.
4) El Comité Técnico estará integrado de la siguiente forma;
a) El Secretario de Educación Pública, en calidad de Presidente.
b) El Secretario de Finanzas y Administración, en calidad de Vicepresidente.
c) El Subsecretario de Educación Superior de la Secretaría de Educación Pública en calidad de Secretario Ejecutivo.
d) El Delegado en el Estado de la Secretaría de Educación Pública del Gobierno Federal, en calidad de Primer Vocal.
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e) El Presidente de la región Centro-Sur de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) en calidad de Vocal. f) Un representante de cada uno de los Subsistemas de Educación Superior participantes en el programa, en calidad de Vocales.
5) La publicación de la Convocatoria del Programa de Becas Nacionales para la Educación Superior Manutención para el ciclo vigente, estará sujeta a los tiempos y políticas emitidas por la Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior.
6) Los alumnos (as) interesados (as) en ser beneficiarios de las becas, deberán entregar en tiempo y forma al Coordinador (a) de su institución, su expediente debidamente requisitado, con base a lo estipulado en la Convocatoria Estatal vigente.
7) El proceso de dictaminación de expedientes, se realizará de acuerdo a los lineamientos y políticas que establezca el Comité Técnico.
8) El proceso de asignación de becas deberá ser autorizado por el Comité Técnico y la Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior (CNBES). 9) El Comité Técnico del Programa de Becas Nacionales
para la Educación Superior Manutención, sesionará cuando se requiera. 1/PO/01-009
10) El alumno (a) para identificarse en su institución educativa, debe presentar la documentación que estipule la Convocatoria vigente.
11) El pago de becas, estará sujeto a la suficiencia presupuestaria Estatal y Federal.
12) Aquellos alumnos(as) a los que les sea otorgada la beca Manutención tendrán la posibilidad de recibir la beca complementaria Apoya tu Transporte, siempre y cuando la hayan solicitado en su registro de solicitud de beca en el SUBES y cumplan las características requeridas.
13) Los alumnos que soliciten la beca complementaria Apoya tu Transporte, deberán cumplir con los requisitos que establezca la Convocatoria.
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claramente la asignación de becas de la siguiente forma; alumnos (as) a los que se otorga únicamente la beca Manutención y alumnos (as) a los que se otorga la beca Manutención y la beca complementaria Apoya tu Transporte.
15) Las nóminas de pago a becarios (as) que se entregan al banco, se respaldarán mensualmente en discos magnéticos y serán resguardados por el Coordinador Operativo.
16) El (la) alumno (a) podrá solicitar la beca para el Ciclo Escolar siguiente, mientras cumpla con los requisitos que la Convocatoria emita para tal efecto.
17) La designación de la Institución bancaria que administre los recursos será responsabilidad de la Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del Estado de Puebla.
18) Los servicios no conformes identificados, se registrarán en la bitácora correspondiente y se colocarán en la charola de servicios no conformes de acuerdo al servicio a que se refiera; 1) asignación de becas, 2) pago de becas.
19) La medición del proceso se hará a través de los niveles de calidad en tiempos de entrega por servicio. De acuerdo a la disponibilidad de recursos y a las bajas reportadas de becarios(as) activos durante el ciclo escolar, se podrán asignar adicionalmente becas fuera del periodo de convocatoria, dichas asignaciones serán tomadas de la lista de candidatos (as) en espera que no resultaron beneficiados (as) debido a la disponibilidad presupuestal, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos durante el ciclo escolar vigente.
Entradas iniciales del Proceso
Recursos
Humanos
Secretario de Educación Pública.
Rectores, Directores o Encargados de Despacho de las IES. Coordinador (a) Institucional.
Comité Técnico Estatal de la Beca de Manutención. Coordinación Estatal.
Materiales
Papelería de oficina (hojas, lapiceros, marcadores, folders, consumibles).8
Tóner.
Cartucho para impresoras.
Maquinaría
Equipos de cómputo.Impresora. Copiadora. Línea telefónica. Internet.
Requisitos
Convocatoria del Programa de Becas Nacionales para la Educación Superior Manutención-Puebla.Disponibilidad Financiera (Estatal y Federal)
Entradas durante el proceso
No.
Describir la Entrada
Etapa del proceso
donde ingresa
1
La Coordinación Estatal recibe el proyecto de convocatoria de la CNBES para su revisión.
1.1.
2
La Coordinación Estatal envía la convocatoria a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Relaciones Laborales de SEP para su validación.
3.1.
3
El Coordinador (a) Institucional recibe por parte de los aspirantes y revisa el
expediente.
10.1
4
La Coordinación Estatal realiza el proceso de dictaminación para la selección de aspirantes.
13.1 5 La Coordinación Estatal, envía padrón de
aspirantes para validación a CNBES. 15.1 6
La Coordinación Estatal actualiza mensualmente la nómina para la realización del pago correspondiente.
33.1
7
La Coordinación Estatal envía instrucción de pago a la institución bancaria para la dispersión de recursos a becarios(as) hasta que concluya el ciclo escolar
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Descripción del Procedimiento
Secuencia de
etapas Actividad Responsable Formato a ocupar
1. Recibe el
proyecto. 1.1 Recibe el proyecto de
convocatoria de la CNBES para su revisión. Coordinación Estatal Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla
2. Analiza la Convocatoria
2.1 Analiza la Convocatoria, valida las carreras existentes en las IPES y tabla de ponderaciones del Programa de Becas Nacionales para la
Educación Superior
Manutención, para el ciclo escolar vigente y la envía al Secretario Ejecutivo para su aprobación. Coordinación Estatal Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla 3. Envía la Convocatoria 3.1. Envía la convocatoria a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y
Relaciones Laborales de SEP para su validación. Coordinación Estatal Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla
4. Presenta la Convocatoria
4.1 Presenta la Convocatoria y formatos al Comité Técnico Estatal y los autoriza.
Presidente del Comité Técnico Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla 5. Envía la Convocatoria 5.1 Envía la convocatoria a la CNBES para su autorización y publicación. Coordinación Estatal Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
13 6. Presenta la Convocatoria 6.1 Presenta la Convocatoria y capacita a los 49 coordinadores institucionales y enlaces informáticos. Coordinación Estatal 7. Publica la convocatoria autorizada 7.1. Publica la convocatoria autorizada en el periódico, páginas electrónicas de la SEP y CNBES. Coordinación Estatal Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla 8. Difunde la Convocatoria 8.1 Difunde la Convocatoria en la Instituciones Públicas de Educación Superior. Coordinador (a) Institucional Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación Superior del Estado de
Puebla
9. Captura Información
9.1 Captura información en el sistema nacional y estatal y genera recibo para integrar a su expediente y entregar al Coordinador. Aspirante Acuse de solicitud Beca Manutención Coordinación Estatal (1/PO/01-017) Acuse de solicitud Beca complementaria “Apoya tu transporte” Coordinación Estatal (1/PO/01-018) 10. Expedientes
10.1 Recibe por parte de los
aspirantes y revisa el expediente. Coordinador (a) Institucional Expediente del Solicitante ¿Está completo el expediente?
No, pasa a actividad 11 Sí, pasa a actividad 12 11. Modifica
Expedientes 11.1 Modifica el expediente. Aspirante N/A
12. Valida Expedientes
12.1 Valida en el Sistema Nacional las solicitudes.
Coordinador (a) Institucional De acuerdo a lo establecido a Convocatoria del Programa Nacional de Becas Manutención para la Educación
14 Superior del Estado de
Puebla 13. Proceso de Dictaminación 13.1 Realiza el proceso de dictaminación para la selección de aspirantes. Coordinación Estatal 1/PO/01-015 14. Proceso de validación
14.1 Valida resultados del
proceso de dictaminación. Coordinación
Estatal Resultado de la entrega, revisión y dictaminación de los expedientes de solicitudes de alumno
(as). Ciclo Escolar 20_____-20_____.
(1/PO/01-016)
15. Proceso de validación
15.1 Envía padrón de
aspirantes para validación a CNBES. Coordinación Estatal N/A 16. Recibe padrón 16.1 Recibe padrón de
aspirantes validado por parte de la CNBES.
Coordinación
Estatal N/A
17. Presenta los resultados
17.1 Presenta los resultados al Comité Técnico. Presidente del Comité Técnico Relación de Beneficiarios de Nueva Beca. (1/PO/01-011) Relación de Beneficiarios; Beca Manutención y Apoya tu Transporte. (1/PO/01-014) 18. Autorización del padrón 18.1. El Comité Técnico autoriza el padrón de beneficiarios.
Comité Técnico N/A
19. Envío del padrón
19.1. Envía a la CNBES el padrón de beneficiarios para que autorice su publicación.
Coordinación Estatal N/A 20. Publicación del padrón 20.1 Publica el padrón de beneficiarios Manutención y Apoya tu Transporte en la IPES. Coordinador (a) Institucional Relación de Beneficiarios de Nueva Beca. (1/PO/01-011) Relación de Beneficiarios; Beca Manutención y Apoya tu Transporte. (1/PO/01-014)
15 21. Revisión del
padrón
21.1 El aspirante revisa el
padrón de beneficiarios. Aspirante N/A
¿Está de acuerdo con los resultados?
22. Reunión con alumno
22.1 Reunión con alumno inconforme. Coordinador (a) Institucional En caso de que se requiera, podrá mostrar el expediente y
explicar el motivo del rechazo
23. Envío del Lay Out
23.1 Envía a la institución bancaria base de datos (Lay
Out) de nuevos(as)
becarios(as) para la emisión de documentos bancarios y asignación de números de cuenta. Coordinación Estatal N/A 24. Recepción de Documentos 24.1 Recibe documentos bancarios de nuevos(as)
becarios(as) y los entrega a las IPES para su distribución a los nuevos becarios.
Coordinación
Estatal N/A
25. Autorización de pago
25.1 Solicita autorización al
Comité Técnico para el
primer pago correspondiente a la Beca Manutención y Beca Complementaria Apoya tu Transporte, a través de la emisión de la instrucción de pago.
Presidente del
Comité Técnico N/A
26. Envío de la instrucción
26.1 Envía instrucción de pago a la institución bancaria para la primera dispersión de
recursos a nuevos becarios(as) y renovantes y Apoya tu Transporte. Coordinación Estatal Oficio de Instrucción de pago 27. Entrega de Beca
27.1 Entrega de la Beca del
Programa de Becas
Nacionales para la Educación Superior Manutención para el ciclo escolar vigente y Apoya tu Transporte.
Presidente del
16 28.Entrega del
pago de la beca
28.1 Verifica el pago de la beca Manutención y la Beca Complementaria Apoya tu Transporte
Becario N/A
29. Notificación bancaria
29.1 Recibe notificación del seguimiento de la instrucción de pago de becas por parte de la institución bancaria. Presidente del Comité Técnico Oficio de notificación de pago 30. Incidencias 30.1 Recibe mensualmente los oficios de informes de bajas de becarios por parte de los titulares de las IPES.
Coordinación
Estatal (checar) N/A
¿Existen oficios de bajas de becarios?
31. Presentación de informe
31.1 Presenta el informe de saldos al Comité Técnico.
Presidente del
Comité Técnico N/A
32. Autorización del Comité
32.1 Solicita autorización al Comité Técnico para el pago subsecuente.
Presidente del
Comité Técnico N/A
33. Actualización de la nómina
33.1 Actualiza
mensualmente la nómina
para la realización del pago correspondiente. Coordinación Estatal N/A 34. Instrucción de pago 34.1 Envía instrucción de pago a la institución bancaria
para la dispersión de
recursos a becarios(as) hasta que concluya el ciclo escolar
Coordinación
Estatal Instrucción de pago
35. Notificación bancaria
35.1 Recibe notificación del seguimiento de la instrucción de pago de becas por parte de la institución bancaria.
Coordinación
Estatal N/A
36. Presentación de informe
36.1 Presenta el informe final de saldos al Comité Técnico.
Presidente del
Comité Técnico N/A
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Registros
Registro Tiempo de retención Tipo de documento Responsable de conservarlo Código Ubicación de resguardo Informe de Dispersión de Pagos Un Ciclo Escolar Impreso Coordinación Estatal 1/PO/01-009 Carpeta, ubicada en Manutención Niveles de Calidad en Tiempos de Entregapor Servicio. 1 año
Impreso Coordinación Estatal 1/PO/01-010
Carpeta, ubicada en Manutención Relación de becarios
beneficiarios nueva
beca para el Ciclo Escolar 20__-20____. Un Ciclo Escolar Impreso Coordinación Estatal/ Institución Educativa 1/PO/01-011 Carpeta, ubicada en Manutención Relación de Beneficiarios; Beca Manutención y “Apoya tu Transporte”. Un Ciclo Escolar Impreso Coordinación Estatal/ Institución Educativa 1/PO/01-014 Carpeta, ubicada en Manutención Etiqueta para identificación de expediente. Un Ciclo Escolar Impreso Institución Educativa 1/PO/01-015 Institución de Educación Superior Resultado de la dictaminación de expedientes de solicitudes de alumno (as) de nueva beca. Ciclo Escolar 20_____-20_____. Un Ciclo Escolar Impreso Institución Educativa/ Coordinación Estatal 1/PO/01-016 Carpeta, ubicada en Manutención Acuse de solicitud Beca Manutención
Coordinación Estatal Un Ciclo
Escolar Impreso Institución Educativa/ Coordinación Estatal 1/PO/01-017 Carpeta, ubicada en Manutención Acuse de solicitud Beca complementaria “Apoya tu transporte” Coordinación Estatal Un Ciclo Escolar Impreso Institución Educativa/ Coordinación Estatal 1/PO/01-018 Carpeta, ubicada en Manutención
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Salidas e Indicadores de Medida
Salidas 1. Pago exitoso. 2. Pago rechazado.
Indicador Fórmula Unidad de medida Frecuencia de medición Frecuencia de entrega Responsable Becarios dados de baja por ciclo
escolar No. de becarios dados de baja por ciclo escolar X 100 No. de becas otorgadas por ciclo escolar Porcentaje Mensual Mensual (los 5 primeros días) Coordinación Estatal Becas autorizadas No. de becas autorizadas X 100 No. de becas solicitadas que cumplen con los requisitos Porcentaje Mensual Mensual (los 5 primeros días) Coordinación Estatal Becas otorgadas No. de becas otorgadas X 100 No. de becas que cumplen con requisitos Porcentaje Mensual Mensual (los 5 primeros días) Coordinación Estatal
19
Cambios a esta versión
Número de revisión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
1 Agosto 2011. Revisión y actualización a la nueva estructura.
2 Julio del 2012.
Cambio del nombre por la actualización del procedimiento y adecuación al Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla. Cambio de nomenclatura porque el proceso pasa a la Subsecretaría de Educación Superior.
3 Septiembre 2014.
Se modifican las Políticas de Operación, se agrega un indicador, se revisa y actualiza por nuevo reglamento interior y se integra el lenguaje incluyente.
4 Marzo 2015.
Se actualizaron los siguientes apartados; II. Alcance y Objetivo.
III. Políticas de Operación. IV. Entradas del Procedimiento. V. Diagrama de Flujo.
VI. Descripción del Procedimiento. V.II Formatos.
VIII. Cambios a esta versión.
X. Salida del Procedimiento e indicadores de medida.
-Glosario.
5 Agosto 2015.
Se actualizaron los siguientes apartados; II. Alcance y Objetivo.
III. Políticas de Operación. IV. Entradas del Procedimiento. V. Diagrama de Flujo.
VI. Descripción del Procedimiento. V.II Formatos.
VIII. Cambios a esta versión.
IX. Salida del procedimiento e indicadores de medida.
Cambio el nombre del procedimiento. 6 Septiembre 2015 Cambio de nomenclatura.
7 Octubre 2015 En el apartado de Normas y Políticas de Operación, se agrega Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos
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Obligados del Estado de Puebla. 8 Noviembre 2015 Se modifica Indicador 2 Beca Pagada
9 Julio 2016
II. Alcance y Objetivo.
III. Normas y Políticas de Operación. IV. Entradas del Procedimiento. V. Diagrama de Flujo
VI. Descripción del Procedimiento. VII Formatos.
VIII. Cambios a esta versión.
IX. Salida del Procedimiento e indicadores de medida.
-Glosario.
10 Diciembre 2016
En el apartado de Normas se agrega:
Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de Desarrollo Social.
En el apartado de Políticas de Operación se agrega la número 3.
11 Marzo 2017
La fecha de revisión se modifica por día, mes y año.
Modificación a la leyenda de pie de página. Modificación a las Políticas de Operación 9 y 11
Modificación al formato de indicadores de medida
12 Agosto 2017
La fecha de revisión se modifica.
Nombre de la persona que elaboró el procedimiento.
Modificación de las Políticas de Operación 1, 7 y 16.
Se modificaron los apartados: Diagrama de Flujo y Descripción del Procedimiento, de las actividades 1, 2 y 19 de acuerdo a la solicitud 17-123.
Se dio de alta el formato con el código SEP-3-SES/PO/01-016, en la actividad 17, de acuerdo a la solicitud 17 128.
.
13 Noviembre 2017 Se modificó el Alcance y Objetivo, se agregó un conector entre la actividad 18 y 19, de acuerdo a la Solicitud de Cambios, Altas y Bajas de Información Documentada (Documentos) 17 178.
21
14 Febrero 2018
Se actualizó el procedimiento de acuerdo a los lineamientos y en función del nuevo reglamento interior de la SEP del 26 de enero del 2018.
15 Agosto 2018
Se eliminan los formatos: 001, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 012 y 013 de acuerdo a la solicitud 18 071.
Derivado del cambio de la Nueva Estructura y Registro Interior de la Secretaría de Educación Pública, se realizan las actualizaciones correspondientes.
Se actualizaron los siguientes apartados;
Cambió el nombre del procedimiento.
Título.
Alcance.
Objetivo.
Marco Jurídico.
Políticas de Operación.
Entradas iniciales del proceso.
Entradas durante el proceso.
Diagrama de Flujo.
Descripción del Procedimiento.
Formatos.
Cambios a esta versión.
Salida e indicadores de medida.
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GLOSARIO
ANUIES Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior.
Becario(a) Es la persona que mantiene una relación de aprendizaje con una institución de educación y que recibe una aportación para el apoyo en la realización de sus estudios a partir de su inscripción en la misma.
Comité Técnico Órgano de Gobierno integrado por titulares y /o representantes de dependencias Federales y Estatales, así como de instituciones de educación superior.
Convocatoria Documento mediante el cual se establecen las condiciones y requisitos para la obtención de una beca de Manutención y Apoya tu Transporte.
CNBES Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior
Dictaminación Proceso de revisión de expedientes para la pre-selección de todos aquellos que cumplan con los requisitos de la Convocatoria.
SUBES Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior