Sesión No. 10
Nombre: pagos y cobros anticipados.
Contextualización
¿Qué sucede cuando hemos pagado algo por adelantado? ¿Estamos seguros de poder exigirlo o de que tenemos derecho sobre eso que ya hemos pagado?
En esta sesión conoceremos algunos de los pagos anticipados que pueden generarse en la operación de una entidad, así como su repercusión en la contabilidad.
Introducción al Tema
“Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio, y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.
Los pagos anticipados, igual que los activos intangibles, constituyen en la mayoría de los casos un bien incorpóreo, que implica un bien o derecho y para que puedan reconocerse deberán ser capaces de generar beneficios o evitar desembolsos en el futuro; ambos representan costos que se aplicarán contra resultados futuros.”
En el Tema IV estudiamos los pagos anticipados como parte del activo circulante, pero cabe aclarar que formarán parte de este rubro siempre y cuando su beneficio futuro no se lleve a cabo en un plazo mayor a un año; de otra manera, tendrán que presentarse en el estado de situación financiera como activo no circulante.
Algunos ejemplos de pagos anticipados: • Papelería y útiles
• Rentas pagadas por anticipado • Seguros y fianzas
• Regalías pagadas por anticipado • Intereses pagados por anticipado
Explicación
Pagos y cobros anticipados
Seguros y fianzas
Un seguro es un contrato por el cual una persona física o moral se compromete a indemnizar a otra de un daño o perjuicio que pueda sufrir mediante el pago de una cantidad de dinero.
Por su parte, una fianza es un contrato mediante el cual una persona física o moral adquiere obligación sobre una deuda en caso de que ésta no sea cubierta por el deudor principal.
En ambos casos, el desembolso se lleva a cabo al adquirir dichos instrumentos, pero la utilización que las entidades hagan de los mismos no se realiza en ese mismo momento.
Pensemos en la contratación de un seguro para proteger el equipo de reparto de la entidad. La aseguradora nos venderá un seguro que ampare algún accidente o robo del equipo por un periodo determinado. El pago se hace al contratar el seguro, pero el beneficio del mismo durará el plazo contenido en la póliza, por ejemplo, un año.
Rentas
El concepto de renta proviene de la actividad del arrendamiento, contrato por el cual una persona dueña o poseedora de un bien permite a otra, mediante el pago de una cantidad de dinero, el uso o goce del mismo por un periodo determinado.
En ocasiones, por diversas circunstancias, el arrendatario entrega al arrendador cantidades anticipadas por el uso de los bienes que se han contratado en arrendamiento, lo que implica un derecho de uso futuro sobre los mismos. Esto se conoce como una “renta pagada por anticipado”. En términos contables,
podemos darle ese mismo nombre a una cuenta, la cual forma parte del activo circulante dentro del rubro de pagos anticipados.
En sentido inverso, es decir, desde el punto de vista del arrendador que cobra cantidades por anticipado por otorgar el uso o goce de los bienes contratados en arrendamiento, hablamos de “rentas cobradas por anticipado”. Ése es el nombre que se le dará a la cuenta que formará parte del pasivo a corto plazo, pues al cobrar una renta anticipada el dueño del bien arrendado adquiere la obligación de permitir el uso futuro del mismo.
Registro contable
Como ya se mencionó, existen dos tiempos: en el primero se lleva a cabo el desembolso por la adquisición de la póliza o el pago anticipado de la renta, en tanto en el segundo se refleja ese gasto por el periodo correspondiente.
El registro contable sería de la siguiente manera. Caso 1
Supongamos que la compañía aseguradora “X”, S.A. nos ha vendido un seguro contra incendios para una bodega. El costo de dicha póliza es de $10 500.00 más IVA y tiene vigencia de un año.
1. 31 de julio
Debe Haber • Seguros y fianzas $10 500.00
• iva acreditable $1 575.00
• Bancos $12 075.00
Transcurrido un mes, es necesario reconocer el gasto por seguro y, por ende, disminuir el activo en una doceava parte (10 850/12).
2. 31 de agosto
Gastos de venta
Seguros $ 875.00
Seguros y fianzas $875.00
CASO 2
Nuestra empresa renta unas oficinas cuyo monto mensual asciende a $5 000.00 más iva. En el contrato nos obligamos a pagar tres meses por adelantado.
1. 30 de abril
Debe Haber Rentas pagadas por anticipado $15 000.00
IVA Acreditable $2 250.00
Bancos $17 250.00
Transcurrido un mes, es necesario reconocer en el gasto el arrendamiento correspondiente a ese periodo de la siguiente forma:
2. 30 de mayo
Debe Haber Gastos de administración
Arrendamiento $5 000.00
Rentas pagadas por anticipado $5 000.00
CASO 3
Nuestra empresa renta una bodega a una empresa refresquera por $120 000 más iva mensuales. En el contrato de arrendamiento se estipula que la refresquera deberá pagarnos dos meses por adelantado.
1. 29 de junio
Debe Haber Bancos $276 000.00
Rentas cobradas por anticipado $240 000.00 IVA trasladado $36 000.00 Transcurrido un mes, es necesario registrar que ya se ha cubierto la mitad de la obligación que adquirimos al cobrar la renta anticipada, reconociendo así que ésta se vuelve un ingreso para nosotros.
2. 31 de julio
Debe Haber Rentas cobradas por anticipado $120 000.00
Conclusión
Hoy aprendimos que es necesario reconocer en el gasto los pagos anticipados conforme transcurra el tiempo.
También que el desembolso realizado por una empresa para hacer uso de una sala de exhibición en un centro comercial puede ser considerado como arrendamiento.
Y por último que los intereses pagados por anticipado y la papelería son ejemplos de pagos anticipados.
Para aprender más
Tutorial para contabilidad
• UNAM. (2003) Tutorial para contabilidad. Fondo editorial FCA. .
http://brd.unid.edu.mx/tutorial-para-contabilidad/
Pagos y cobros por anticipado
• Rentería Gutiérrez, A. (2011). Pagos y cobros por anticipado.
Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
La actividad a realizar es con el fin de reforzar el tema de pagos y cobros anticipados detectando en donde irá cada movimiento.
Se realizarán los siguientes movimientos en el libro diario.
1. Pagamos publicidad y propaganda el 15 de mayo por un importe de $65 000 más IVA, lo que incluye anuncios publicitarios por cinco meses.
2. Se reconoce el gasto por publicidad y propaganda del punto anterior del mes de junio.
El ejercicio lo pasarás a Word, el cual deberás subir a la plataforma para ser revisado, teniendo en cuenta que esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación.
Bibliografía
• Guajardo Cantú, G. (2002). Contabilidad financiera. México: McGraw Hill.
• Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2006). Normas de
Información Financiera. México: imcp.
• Rentería Gutiérrez, A. (2011). Pagos y cobros por anticipado. Documento consultado el día 27 de junio del 2013 de http://maestraanarenteria.blogspot.mx/2011/05/xii-pagos-y-cobros-por-anticipado.html
• Romero López, Á. (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw
Hill.
• UNAM. (2003) Tutorial para contabilidad. Fondo editorial FCA. Documento
consultado el día 27 de junio del 2013 de http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/2/conta2.pdf
