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En una definición simple, tener rentabilidad es tener beneficios.

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Academic year: 2021

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¿QUÉ ES LA RENTABILIDAD?

En una definición simple, tener rentabilidad es tener beneficios.

Si pensamos un poco más, que nuestro negocio sea rentable significa poder hacer frente a todos los pagos, y que lo que quede, el beneficio, sea suficiente para cubrir nuestras necesidades, y recompensar nuestro esfuerzo.

Entonces, ¿qué dificultades encontramos para saber si somos o no rentables y controlarlo de alguna forma? ¿No es tan sencillo como que los ingresos sean superiores a los gastos?

En cierto modo sí, aunque si lo que entendemos por rentabilidad es disponer de dinero, la liquidez está también relacionada con la financiación de la inversión y el funcionamiento en cobros y pagos de la empresa.

Nuestros abuelos decían que un negocio que no tiene dinero no es un buen negocio. Y evidentemente no les faltaba razón, pues sin rentabilidad se acaba la liquidez.

Por tanto la primera conclusión es que para que la rentabilidad se traduzca en liquidez, no debe de verse entorpecida por problemas financieros. Primero hay que solucionarlos.

Por lo que se refiere a la rentabilidad, podemos decir que en los negocios funciona un mecanismo en el que están en relación tres factores principales: los PRECIOS, las UNIDADES y los GASTOS. Que la rentabilidad es particularmente sensible al factor de las unidades vendidas. Y que, para saber si nuestros productos o servicios y el conjunto de nuestro negocio están siendo rentables, es importante conocer cómo se relacionan estos factores.

El punto de partida es siempre conocer a fondo los componentes del precio de lo que hacemos, es decir los gastos de la empresa. Desde la amortización de las inversiones, pasando por las cargas financieras de los préstamos, los costes de materias y servicios y los gastos generales.

¿QUÉ TIPOS DE GASTOS TENEMOS?

Podemos decir que tenemos dos tipos de gastos: los costes y los gastos fijos.

Llamamos costes a los gastos que se producen en el proceso de elaboración y venta.

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Los costes pueden ser materias primas, productos elaborados o servicios. Y pueden ser proporcionales a las unidades producidas, o depender del precio del producto.

Si son proporcionales a las unidades elaboradas los llamamos fijos, en el sentido de que para una unidad de producto necesitaremos siempre los mismos costes, costes que solo cambiarán si se modifican sus precios. Y aunque trabajemos bajo presupuesto, y las unidades, por ejemplo metros cuadrados de pared de ladrillo cara-vista cambien, nosotros sabemos que en tantos metros de pared entran tantos ladrillos.

Los costes que dependen del precio, son normalmente comerciales; como los gastos de negociación, las comisiones de venta o los descuentos. Los llamamos costes variables en este sentido, pues dependen del precio.

El MARGEN de un producto es la diferencia entre el precio y los costes. Es el que nos permite cubrir parte de los gastos fijos de la empresa y, si es mayor que los que le correspondan al producto o servicio, éste es rentable. Los gastos fijos son los que tenemos con independencia de lo que fabricamos o vendemos. Como son la amortización de las inversiones, los pagos de los préstamos, los costes salariales de los empleados, nuestro propio sueldo, y la interminable lista de gastos generales.

Una independencia relativa, porque son sensibles a la mayor o menor actividad de la empresa, pero no están, normalmente, en relación directa, como los costes, con lo que vendemos.

Y si lo estuvieran, debemos tratarlos como costes.

Llevado a su extremo el razonamiento, tenemos gastos fijos aunque no produzcamos ni vendamos.

Para distinguir costes y gastos fijos podemos utilizar esta regla: los gastos fijos los tenemos siempre, y los costes solo si producimos y/o vendemos.

Suponiendo pues que conocemos los costes de cada producto y el total de los gastos fijos de la empresa.

¿CÓMO REPARTIMOS LOS GASTOS FIJOS?

Es de vital importancia que en los cálculos de la rentabilidad de un producto acertemos en los gastos fijos que le corresponden, y no nos quedemos cortos, corriendo el riesgo de no tener beneficios; o nos pasemos y fijemos precios excesivos, y menos atractivos para el cliente.

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Por eso están relacionados con las unidades vendidas. Pues evidentemente los gastos fijos de un año quedan repartidos entre las unidades que finalmente elaboramos y vendemos en ese año.

Será más rentable el producto o servicio que nos aporta más margen en menos tiempo, porque nos permite elaborar y vender un mayor número, y absorbe más rápidamente gastos fijos.

Si los productos que vendemos son iguales es fácil. Si solo vendemos manzanas, dividimos el total de los gastos entre el total de manzanas vendidas.

Si elaboramos o vendemos distintos tipos de productos o servicios, una forma de calcular los gastos por unidad sería dividir el número máximo de unidades/año que somos capaces de elaborar de cada producto si dedicamos toda nuestra capacidad productiva a ese producto.

Cuando es posible asignamos los gastos fijos en proporción al tiempo de elaboración. Y, para ello calculamos los gastos fijos por unidad de tiempo, hora o minuto.

Pero para que el reparto sea correcto, igual que cuando los dividimos por las unidades, lo hacemos por las realmente vendidas, cuando lo hacemos por tiempo será necesario dividir los gastos entre el tiempo realmente vendido. Pues, si lo dividiéramos entre el tiempo presencial de las personas que elaboran y finalmente no se vendiera todo ese tiempo, las previsiones de beneficio no se cumplirían, pues no habríamos recuperado todos los gastos fijos.

Sabemos el tiempo presencial de las personas que interviene en la elaboración, pero ¿qué es el tiempo efectivamente vendido?

Si tenemos los partes de trabajo, sabemos el total de horas de producción y podremos calcular las horas correspondientes a los productos vendidos. También, si sabemos el tiempo teórico de elaboración de cada producto o servicio y multiplicamos por los elaborados en un período podemos obtener el total del tiempo efectivo.

Y, si dividimos las horas efectivas entre las presenciales, obtendremos un porcentaje, al que podemos llamar coeficiente de efectividad. Que suele ser un valor similar de unos años a otros.

Multiplicando las horas presenciales de cada año de las personas dedicadas a la elaboración, por el coeficiente de efectividad histórico, tendremos una estimación bastante certera de las horas que podemos vender en ese año. Si estamos iniciando un proyecto, también podemos estimarlas, multiplicando las unidades que prevemos vender de cada producto por el

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tiempo de elaboración de cada una, obtendremos el total del tiempo vendido previsto.

Una vez que hemos calculado los gastos fijos por unidad o por unidad de tiempo, normalmente horas o minutos, ya podemos calcular la rentabilidad de un producto servicio.

¿CÓMO CALCULAMOS LA RENTABILIDAD DE CADA PRODUCTO?

Disponiendo de los datos de costes y gastos de cada producto, se trata de resolver una simple ecuación:

COSTES + GASTOS FIJOS + BENEFICIO = PRECIO

O, dado un precio, PRECIO – COSTES - GASTOS FIJOS = BENEFICIO

Esa es la teoría. La cuestión es que en el día a día de la empresa, todos los factores, precios, gastos y unidades, sufren alteraciones, y solamente un programa de gestión perfectamente conectado con nuestra contabilidad nos podría decir qué está sucediendo en el interior de nuestro mecanismo de rentabilidad. Lo cual no está al alcance de la mayor parte de las pequeñas empresas o emprendedores.

En mi opinión, la asignatura pendiente de muchas empresas es poder interpretar los resultados del negocio que aporta la contabilidad y relacionarlos con la rentabilidad de cada producto o servicio.

Nos parece lógico que si los precios o los costes cambian el beneficio sea distinto al esperado. En lo que no solemos pensar es en la repercusión de que los gastos fijos queden repercutidos en distinto importe en función de las unidades vendidas. Y es precisamente la razón oculta de la mayor parte de las desviaciones de los presupuestos y de los problemas en muchas empresas

¿CÓMO CONOCER ENTONCES TU MECANISMO DE RENTABILIDAD?

La realidad es que cuando no vendemos lo suficiente, los gastos de cada producto aumentan, y puede que alguno ya no resulte rentable.

Por tanto, para entender por qué se producen las desviaciones, y tener elementos de juicio para tomar decisiones sobre la rentabilidad, lo recomendable es relacionar en un esquema los datos de cada producto y obtener los del conjunto de la empresa. Lo podemos hacer con las unidades de venta previstas, o con las que realmente hayamos vendido

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Propongo la siguiente manera:

Conociendo los precios, costes y gastos de tus productos o servicios, informa en una tabla los datos de cada producto. Como en este ejemplo:

A continuación, en otro esquema, multiplica las unidades de venta previstas, por los datos de cada producto. Y obtendrás un cuadro como el siguiente:

La línea de totales es como ves similar a los datos de una cuenta de explotación contable. La diferencia es que en este caso ves lo que hay dentro, y tienes la información del tiempo efectivo vendido.

Precisamente esa es la clave, el tiempo o las unidades.

En este ejemplo mostramos que el tiempo efectivo que prevemos vender es el 60,44% del presencial de las personal que elaboran.

Si para el cálculo del reparto de los gastos fijos hemos partido de ese supuesto, la realidad final tiempo vendido es esa, y las desviaciones en precios, costes y gastos no son significativas, el beneficio obtenido tenderá a cuadrar con el previsto.

El análisis de cómo se relacionan los distintos factores, y la repercusión de sus cambios, particularmente el de las unidades o tiempo efectivo vendidos, es tu mecanismo de la rentabilidad.

Espero que te sea de ayuda para avanzar en tu rentabilidad y agradezco al Instituto Aragonés de Fomento su ofrecimiento para colaborar en este blog.

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