MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL

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Texto completo

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1.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

GESTIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL GESTIÓN DE AVALUOS, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO LEGALIZACIÓN DE TIERRAS

PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIÓN DE TIERRAS

ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO

TERRITORIAL Y GESTIÓN DEL SUELO

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0

CÓDIGO PRO-DAOTGS-018

2.

OBJETIVO

Establecer y normar los procedimientos para brindar un servicio oportuno y eficiente para la legalización de terrenos municipales y mostrencos, solicitada por los ciudadanos, para lo cual se deberá cumplir con lo establecido en la Ordenanza que Regula el Plan Social Masivo de Legalización de Terrenos en el Cantón Portoviejo.

3.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para todos los ciudadanos que demuestren estar en posesión de predios municipales o mostrencos dentro del cantón Portoviejo (considerados áreas urbanas, o centros poblados de parroquias rurales) y que por diferentes causas no han podido legalizar sus predios.

4.

BASE LEGAL

 Constitución de la República del Ecuador

 Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)  Código Civil

 Ordenanza que regula el Plan Social Masivo de Legalización de Terrenos en el Cantón Portoviejo.

 Ordenanza de Reglamentación del Área Urbana y Rural del Cantón Portoviejo y sus reformas.

 Leyes conexas.

5.

REGLAS INTERNAS

5.1. Las normas generales y procedimientos establecidos en este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo y Empresas Públicas Municipales.

5.2. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.

5.3. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo.

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5.4. En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en la Constitución, el COOTAD, el Código Civil y la Ordenanza que regula el Plan Social Masivo de Legalización de Terrenos en el Cantón Portoviejo.

6.

POLÍTICAS

6.1 Conocer y entender este procedimiento antes de aplicarlo en el GAD Portoviejo.

6.2 Para poder realizar gestiones en línea a través de la página web del GAD Portoviejo, el usuario debe firmar el Acuerdo de Responsabilidad y Uso de Medios Electrónicos, el cual será provisto en la Ventanilla de Información.

6.3 Todas las declaraciones juramentadas notariadas deben indicar de manera expresa que

“Se libera de responsabilidad a la Municipalidad por toda la información proporcionada”

7.

DEFINICIONES

APROBACIÓN DEL CONCEJO MUNICIPAL: Es la autorización que realiza el Concejo Municipal de que se adjudique la venta al solicitante con el voto de los dos tercios de los integrantes. BIENES MONSTRENCOS: Aquellos bienes inmuebles que carecen de dueño conocido; en este caso, los Gobiernos Autónomos Descentralizados Municipales o Metropolitanos mediante ordenanza establecerán los mecanismos y procedimientos para regularizarlos.

DECLARACION JURAMENTADA: Documento debidamente notariado, donde el solicitante declara ante el notario, que no hay reclamo, discusión o propietario legítimo sobre la propiedad o derechos reales que se aleguen respecto al terreno en cuestión.

EMISIÓN DE TÍTULO DE CRÉDITO: Es el documento que emite la Coordinación de Rentas, donde se plasma el valor a pagar por el beneficiario, de acuerdo a la aprobación que realizó el Concejo Municipal.

ESCRITURA: Documento público en el que se hace constar ante un notario público, el contrato de compraventa autorizado por el Concejo Municipal, donde firma el vendedor

“Alcalde”, y el “Comprador”, dando fe sobre la capacidad jurídica del contenido y de la fecha

en que se realizó.

INFORMES: Documento donde se plasma la información de los informes de los delegados de las diferentes Direcciones involucradas en el proceso de legalización de tierras (Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo; Trabajo Social; Dirección de Gestión Ambiental y Riesgos; Dirección de Comunicación; Procuraduría Síndica).

INSCRIPCIÓN DE ESCRITURA: Inscripción que se realiza en el Registro de la Propiedad de la Escritura de compraventa sobre el terreno materia de legalización.

INSPECCIÓN: Constatación física que se realiza en el sitio donde se encuentra ubicado el bien inmueble motivo de legalización de tierras, donde se comprueban medidas, se toma fotografía y se recepta información de carácter social, se escucha a los moradores o familiares sobre novedades encontradas o inconformidades presentadas sobre la legalización a realizar.

MINUTA: Borrador que se hace del contrato de compra venta del predio a adjudicarse, para posteriormente ser redactado por Notario/a, donde se especifican cada una de las cláusulas del contrato de compra venta.

PROCESO DE PUBLICACIÓN: Difusión en un medio de comunicación escrita (tres veces consecutivas), donde se hace conocer a la ciudadanía sobre la legalización de un predio mostrenco o municipal; en la publicación, se detallan las características del bien inmueble,

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con la finalidad de que las personas que se consideren afectadas presenten sus debidos reclamos.

RECLAMOS: Es el derecho que le asiste a toda persona que se sienta afectada con la legalización de un predio por parte del GAD Portoviejo a favor de terceros. La persona afectada deberá presentar sus pruebas de descargo, debidamente documentada.

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL CONCEJO: Es la redacción de la resolución que tomó el Concejo Municipal con respecto a la autorización de la venta.

TIEMPO DE ESPERA: Es el tiempo (1 mes) que tiene que esperar la Unidad de Legalización para verificar la existencia de reclamos, contado a partir de la última publicación por la prensa.

8.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Coordinadora de la Unidad de Legalización de Tierras, Analista de Avalúos, Analista de Control Territorial, Director de Riesgo, Trabajadora Social, Delegada de Procuraduría Síndica.

b) Responsables del control: Coordinadora de la Unidad de Legalización de Tierras. c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución

mediante correo electrónico. El Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo.

9.

PROCEDIMIENTO:

No. Actividad Documento Responsable Tiempo

proceso

1

Presenta en la ventanilla o módulo de atención de legalización de tierras, los siguientes requisitos: a. Copia de la cédula de ciudadanía y certificado de

votación actualizado.

b. Ser solvente (no adeudar al GAD).

c. Levantamiento planimétrico del área de terreno del que se solicita la venta.

d. Partida de matrimonio (de ser el caso).

e. Certificado del registro de la propiedad (no poseer ningún bien raíz).

f. Certificado laboral de ingresos económicos mensuales si es empleado público o privado, o copia del RISE si es trabajador autónomo.

g. Declaración juramentada notariada, conteniendo:

 Que no hay reclamo, discusión o propietario legítimo sobre la propiedad o derechos reales que se aleguen respecto al terreno que se solicita la legalización.

 Tiempo de posesión del predio.

 Determinación de la ubicación del lote de terreno (barrio, sector, parroquia, características, linderos actualizados).  Determinación de las obras y/o mejoras que

han realizado sobre el bien.

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 Número de personas que habitan en el bien, grado parentesco que mantienen entre sí.  No estar impedido para obligarse y

contratar.

 Especificación de los ingresos económicos mensuales del solicitante y su cónyuge de ser el caso (ya sea casado o unión de hecho).  Justificar su estado civil o unión de hecho.

 Indicar de manera expresa que “Se libera de

responsabilidad a la Municipalidad por toda la información proporcionada”

h. Correo electrónico del solicitante.

2

Verifica que los requisitos estén completos y correspondan a la solicitud.

¿Cumple los requisitos? SI: Paso 3

NO: Informa lo pertinente a solicitante. Paso 1

Coordinador de la Unidad de Legalización de

Tierras

3

a) Ingresa el trámite en el Sistema de Trámites Municipales; el sistema verifica automáticamente que el solicitante esté solvente para permitir el ingreso.

b) Escanea los requisitos presentados por el solicitante.

c) Imprime la “Solicitud de legalización de tierras”

(PRO-DAOTGS-018-001) en original y copia, recepta la firma del solicitante y uno de los ejemplares entrega al solicitante para el seguimiento de su trámite. Solicitud de legalización de tierras (PRO-DAOTGS-018-001) Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 1 4

a) Planifica la fecha de inspección, conjuntamente con la Coordinadora de la Unidad de Legalización de Tierras.

b) Coordina con la Trabajadora Social, delegado de la Dirección de Gestión Ambiental y Riesgos, y delegado de Control Urbano, su asistencia a la inspección (la agenda puede ser modificada de acuerdo a eventualidades).

c) Acude a la inspección con el equipo descrito anteriormente.

Analista de

Avalúos 30

5

Revisa, con los datos de inspección, el predio en el catastro.

¿Está ingresado el predio en el catastro?

SI: Actualiza medidas y linderos, en caso de ser necesario. Paso 6

NO: Dibuja en el sistema ArcMap e ingresa los datos correspondientes en el sistema de catastros. Paso 6

Analista de

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6

Completa el Informe Técnico de Riesgos en el sistema.

¿El predio está en una zona de riesgo?

SI: Emite un informe negativo y despacha el trámite a la Unidad de Legalización de Tierras. FIN

NO: Emite un informe positivo y despacha el trámite a Analista de Avalúos, para que elabore su informe.

Director de Riesgo y/o su

delegado

2

7

Revisa, elabora el “Informe catastral” (PRO-DAOTGS-018-002) y lo firma.

¿Es favorable?

SI: Despacha el trámite a través del sistema y físicamente al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras, a la Trabajadora Social y Delegado de Planificación Territorial.

NO: Niega el trámite exponiendo sus razones. FIN

Informe catastral (PRO-DAOTGS-018-002) Analista de Avalúos 2 8

Elabora “Informe técnico de control urbano” (PRO-DAOTGS-018-003).

¿Es favorable?

SI: Despacha por el sistema el trámite, así como físicamente al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras

NO: Niega el trámite exponiendo sus razones. FIN

Informe Técnico de Control Urbano (PRO-DAOTGS-018-003) Delegado de Control Urbano 2 9

Elabora el “Informe Social” (PRO-DAOTGS-018-004), y envía el trámite tanto físicamente como por el sistema al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras. Informe Social (PRO-DAOTGS-018-004) Trabajadora Social 1 10

Revisa todos los informes emitidos.

¿Son positivos y no se han presentado novedades? SI: Despacha el trámite vía sistema, por correo electrónico y físicamente a la Dirección de Comunicación, adjuntando el listado de todos los predios solicitados en venta, donde se detallará el número de trámite, características del predio y su dirección. Paso 11

NO: Se devuelve al técnico correspondiente para que se corrija. Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 3 11

a) Crea un trámite de publicación de medios unificados.

b) Envía trámite a la Directora Corporativa para su aprobación. Dirección de Comunicación 20 12 Revisa el trámite. ¿Se aprueba?

SI: Envía la aprobación mediante correo electrónico. Paso 15

NO: Informa la negación mediante correo electrónico. Paso 13

Directora Corporativa

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13 Informa al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras que no se autorizó el trámite.

Dirección de Comunicación

14

Informa a cada usuario la opción de realizar la publicación por su cuenta.

¿El usuario elige esta opción?

SI: Entrega el formato de la publicación. Paso 16 NO: Retiene trámite hasta que el GAD Portoviejo gestione la publicación. Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 15

a. Envía al Diario la solicitud.

b. Sube las fechas de publicación en el trámite creado, conjuntamente con las facturas, para que la Dirección Financiera lo despache y se generan dos subtrámites de contabilización y generación de títulos.

Dirección de

Comunicación 20

16

a. Revisa la publicación.

b. Emite la “Certificación de Publicación” (PRO-DAOTGS-018-005), una vez realizada la misma e individualizado el costo.

c. Envía el trámite al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras, tanto en físico como en el sistema. Además, publica el certificado en la página web. Certificación de Publicación (PRO-DAOTGS-018-005) Dirección de Comunicación 5 17

Certifica que no ha habido reclamos por la legalización del predio, al mes después de la última publicación.

¿Se han presentado reclamos? SI: Se da por finalizado el trámite NO: Paso 18 Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 30 18

Elabora el “Informe Jurídico de la Unidad de Legalización de Tierras” (PRO-DAOTGS-018-006), y envía a la Alcaldía, con todo el expediente, para que el Señor Alcalde disponga a Secretaría del Concejo lo incluya en el orden del día de sesión del Concejo Municipal. Informe Jurídico de la Unidad de Legalización de Tierras (PRO- DAOTGS-018-006) Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 2 19

Incluye en el orden del día la legalización de tierras por disposición el Sr. Alcalde, para que sea el Concejo Municipal quien apruebe o niegue dicho pedido. Secretario General 9 20 Revisa el expediente. ¿Existen observaciones?

SI: Se solicitan cambios y se envía a Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras para que los corrija. Paso 18

NO: Acoge favorablemente la petición.

Concejo Municipal

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21

a. Estructura “Oficio de notificación” (PRO-DAOTGS-018-007) considerando lo dispuesto en la resolución del Concejo.

b. Envía oficio de notificación a la Coordinación de Rentas para que emita el título de crédito. c. Envía oficio de notificación, con expediente, al

Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras. Oficio de notificación (PRO-DAOTGS-018-007) Secretario General 5 22

Entrega “Oficio de notificación” (PRO-DAOT-018-007) al solicitante para que se acerque a cancelar los valores correspondientes por la compra del terreno en cuestión. Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 2

23 Realiza el pago de los valores correspondientes. Solicitante

24

Elabora la minuta correspondiente, una vez que se haya cancelado todo el valor del terreno y la notificación por la prensa.

Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 3 25

a. Realiza el trámite de certificado de avalúo y pago de alcabalas.

b. Acude a Notaría para la elaboración de protocolo.

Solicitante 2

26 Elabora Protocolo Notaría 2

27

a. Recibe protocolo elaborado por Notaria y lo revisa.

b. Envía protocolo a Procuraduría Síndica para su la revisión correspondiente. Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras 2 28 Revisa protocolo Procurador Síndico o su delegado 5 29 a. Legaliza el protocolo.

b. Envía protocolo legalizado al Coordinador de la Unidad de Legalización de Tierras.

Alcalde 15

30 Entrega protocolo a solicitante.

Coordinador de la Unidad de Legalización de

Tierras

5

31 Inscribe en el Registro de la Propiedad la

correspondiente escritura. Solicitante 10

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11. FORMATOS DE REGISTRO:

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FORMATO 6: PRO-DAOTGS-018-006 Informe Jurídico de la Unidad de Legalización de Tierras

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