1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
“AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA MEJORAR LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL DE SHELL DURANTE EL AÑO 2014”
AUTORA: ALISON LICET SARABIA GARCIA
TUTORA: DRA MIRYAN ARÉVALO
PUYO-PASTAZA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE TESIS
Una vez culminado el trabajo de investigación por parte de la Srita. Alison Licet Sarabia García con el tema:
“Auditoría de Gestión para mejorar los Procesos Administrativos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Shell durante el año 2014”
CERTIFICO
Que el trabajo mencionado es auténtico y original, cumple con las normas y requerimientos de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES“, contiene los aspectos descritos en la tesis así como los elementos técnicos y metodológicos de investigación.
Por tal motivo dispongo hacer uso del presente trabajo para los fines legales consiguientes y la sustentación ante el tribunal correspondiente.
……… Dra. Myrian Janeth Arévalo Haro
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Yo, Alison Licet Sarabia García con el presente trabajo que se presenta a continuación con el tema: “Auditoría de Gestión para mejorar los Procesos Administrativos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Shell durante el año 2014”, declaro ser autora y responsable, es así que eximo expresamente a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES“, para hacer uso de los derechos correspondientes de acuerdo a la normativa que rige la institución.
III
DEDICATORIA
Todo mi esfuerzo, sacrificio, dedicación y empeño plasmado en la presente tesis:
Lo dedico a Dios quien me ha dado salud, vida, mi hermosa familia, sabiduría y la fuerza para cada día no decaer en los momentos difíciles que se presentaron.
A mis padres, por sus inmensas muestras de cariño, amor y apoyo incondicional, porque son mi ejemplo y mis ganas de seguir adelante ya que gracias a ellos he llegado al lugar donde estoy sin dejar de lado de dónde vengo, un hogar humilde, sencillo pero valeroso.
A mis hermanos, por sus consejos, apoyo, cariño y afecto para conmigo.
A mi pequeño sobrino, por ser una de mis motivaciones principales, porque con su carisma y afecto llena mi vida de alegría.
A mi amigo y compañero, por confiar en mí en todo momento, nunca dejar que me rinda, por su motivación a diario y por ser parte de esta lucha.
A mis estimados maestros, que han sido quienes desde el inicio de la carrera universitaria han formado en mí una vida profesional, con paciencia, cariño y buen trato forman en cada alumno una persona de bien.
A mis amigos, que siempre me han demostrado su apoyo de una u otra manera, por su amistad que ha sido una fortaleza que ha contribuido para el logro de mis objetivos.
“El hombre nunca sabe de lo que es capaz hasta que lo intenta”
IV
AGRADECIMIENTO
A Dios por ser mi mayor fortaleza.
Mi fraterno agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES“, Facultad de Sistemas Mercantiles, Carrera de Contabilidad y Auditoría, que me permitió ser parte de esta institución, y abrió sus puertas para adquirir conocimientos en bien de mi vida profesional.
A todos mis maestros que han sido parte de esta lucha de conocimientos, en especial a mi tutora, Dra. Miryan Arévalo, quien se ha encargado de guiarme en todo momento, con su paciencia y carácter ha logrado que sus trabajos sean de calidad, ya que al impartir sus conocimientos ha demostrado su gran profesionalismo.
A toda mi familia, por ser mi inspiración y apoyo para seguir sin rendirme.
A todos quienes forman parte del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Shell, por su tiempo y predisposición para realizar el trabajo de investigación.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE TESIS
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE DE CONTENIDOS
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE GRÁFICOS RESUMEN EJECUTIVO
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
I. Antecedentes de la Investigación... 1
II.Situación Problemática ... 2
III.Problema Científico ... 4
IV. Objeto de Investigación y Campo de Acción ... 4
Objeto de Investigación: ... 4
Campo de Acción ... 4
V. Identificación de la Línea de Investigación ... 4
VI. Objetivos ... 4
Objetivo General ... 4
Objetivos Específicos ... 5
VII. Idea a Defender ... 5
VIII. Preguntas Científicas ... 5
IX. Variables de Investigación ... 6
X. Metodología a Emplear ... 6
XI. Descripción de la Estructura de Tesis ... 9
CAPÍTULO I ... 12
MARCO TEÓRICO ... 12
1.1 Orígen y Evolución del Objeto de Investigación ... 12
1.1.1 Orígen y Evolución de la Administración Pública. ... 12
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 13
1.2.1 Auditoría ... 13
1.2.1.1 Origen y Evolución de la Auditoría ... 13
1.2.1.2 Base legal ... 15
1.2.1.3.1 Normas generales ... 16
1.2.1.3.2 Normas de ejecución de trabajo ... 16
1.2.1.3.3 Normas de Información ... 17
1.2.1.4 Definición de Auditoría ... 18
1.2.1.5 Tipos de Auditoría ... 19
1.2.1.6 Origen y Evolución de la Auditoría de Gestión ... 20
1.2.1.7 Definición de Auditoría de Gestión ... 20
1.2.1.8 Importancia de la Auditoría de Gestión ... 21
1.2.1.9 Objetivo de la Auditoría de Gestión... 22
1.2.1.10 Alcance de la Auditoría de Gestión ... 23
1.2.1.11 Elementos de la Auditoría de Gestión ... 23
1.2.1.12 Riesgo de la Auditoría ... 25
1.2.1.12.1Riesgo Inherente ... 26
1.2.1.12.2 Riesgo de Control ... 26
1.2.1.12.3 Riesgo de Detección ... 26
1.2.1.13 Evaluación del Riesgo de Auditoría de Gestión ... 26
1.2.1.14 Técnicas de Auditoría ... 27
1.2.1.14.1 Tipos de técnicas ... 28
1.2.1.15 Papeles de trabajo... 30
1.2.1.15.1 Concepto ... 30
1.2.1.15.2 Objetivos de los Papeles de Trabajo ... 31
1.2.1.15.3 Clasificación de los Papeles de Trabajo ... 31
1.2.1.16 Índices y Marcas de Auditoría ... 33
1.2.1.16.1 Índices de Auditoría ... 33
1.2.1.16.2 Marcas de Auditoría ... 33
1.2.1.17 Atributos de los Hallazgos de Auditoría ... 34
1.2.1.17.1 Concepto de Hallazgo ... 34
1.2.1.17.2 Elementos del Hallazgo de Auditoría ... 35
1.2.1.18 Fases de la Auditoría de Gestión ... 35
1.2.1.18.1 Flujo del proceso de Auditoría de Gestión ... 36
1.2.1.19 Indicadores de Gestión ... 38
1.2.1.19.1 Concepto ... 38
1.2.1.19.2 Clasificación de los Indicadores de Gestión ... 38
1.2.1.19.3 Propósitos y beneficios de los Indicadores de Gestión ... 40
1.2.1.20 Control Interno ... 40
1.2.1.20.1 Concepto ... 40
1.2.1.20.3 Evaluación del Control Interno ... 41
1.2.1.20.4 Componentes del Control Interno ... 41
1.2.2 Administración Pública ... 43
1.2.2.1 Concepto ... 43
1.2.2.2 Alcance de la Administración Pública ... 43
1.2.2.3 Importancia de la Administración Pública en el Ecuador ... 44
1.2.2.4 Elementos de la Administración Pública ... 45
1.2.2.5 Gestión Pública ... 45
1.2.2.6 Sector Público ... 46
1.2.2.6.1 Concepto ... 46
1.2.2.6.2 Funciones del Sector Público ... 46
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 47
1.4 ANÁLISIS CRÍTICO SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ACTUAL. ... 48
1.5 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 50
CAPÍTULO II: ... 51
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 51
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROBLEMA SELECCIONADO PARA LA INVESTIGACIÓN ... 51
2.2 DESCRIPCIÓN DELPROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ... 52
2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO, SISTEMA, METODOLOGÍA, PROCEDIMIENTO, ENTRE OTROS, QUE REALICE EL INVESTIGADOR. ... 53
2.3.1 Población ... 55
2.3.2 Muestra ... 55
2.3.3 Análisis e Interpretación de Resultados ... 56
2.3.3.1 Tabulación de los resultados de las encuestas ... 56
2.3.3.2 Resultados de la entrevista aplicada al Presidente del GADPR de Shell y responsable del área administrativa. ... 67
2.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 69
2.4.1 Conclusiones ... 69
2.4.2 Recomendaciones... 69
CAPÍTULO III ... 70
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 73
FASE I ... 73
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ... 73
3.3.1 Diagnóstico preliminar de la Entidad ... 74
3.3.1.1 Información introductoria ... 74
3.3.1.3 Visión de la entidad... 75
3.3.1.4 Objetivos de la entidad ... 75
3.3.1.4.1 Objetivo general ... 75
3.3.1.4.2 Objetivos específicos ... 75
3.3.1.5 Organigrama de la entidad ... 75
3.3.1.5.1 Estructura del GADPR de Shell ... 75
3.3.1.6 Base legal ... 77
3.3.1.6.1 Normas de creación:... 77
3.3.1.6.2 Normas de regulación: ... 77
3.3.1.6.3 Regulaciones y Procedimientos Internos: ... 77
3.3.1.7 Seguimiento de recomendaciones de auditorías anteriores ... 78
3.3.1.8 Motivo de la auditoría ... 79
3.3.1.9 Alcance de la auditoría ... 79
3.3.1.10 Objetivos de la Auditoría ... 80
3.3.1.10.1 Objetivo General ... 80
3.3.1.10.2 Objetivos Específicos ... 80
3.3.1.11 Programa de Auditoría- Conocimiento Preliminar ... 81
3.3.1.11.1 Orden de Trabajo ... 82
3.3.1.11.2 Entrevista ... 83
3.3.1.11.3 Visita a la entidad ... 85
3.3.1.11.4 Análisis FODA ... 87
3.3.1.11.5 Estructura Orgánica ... 88
3.3.1.11.6 Memorando de Planificación Preliminar ... 89
3.3.1.11.7 Cuestionario de Control interno del Conocimiento Preliminar ... 97
FASE II ... 103
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA ... 103
3.3.2 Planificación Específica ... 104
3.3.2.1 Nivel de ponderación del riesgo para matrices ... 104
3.3.2.2 Programa de Trabajo ... 105
3.3.2.3 Evaluación del Sistema de Control Interno ... 106
3.3.2.4.1 Matriz de Resultados del Nivel del Riesgo ... 121
3.3.2.4.2 Resultados de la Evaluación al Sistema de Control Interno ... 122
3.3.2.4.3 Matrices de Ponderación de Controles Claves y Matrices Preliminar del Riesgo ... 133
3.3.2.4.4 Elaboración de programas de trabajo y cuestionarios del componente... 141
FASE III ... 149
EJECUCIÓN ... 149
HALLAZGO N° 1 ... 154
HALLAZGO N° 2 ... 156
HALLAZGO N° 3 ... 158
HALLAZGO N° 4 ... 160
3.3.2.6 Detalle de Procedimientos Sustantivos-Selección de Personal ... 164
3.3.2.7 Detalle de los procedimientos de Control-Evaluación y Desempeño ... 174
HALLAZGO N° 5 ... 177
3.3.2.8 Detalle de los procedimientos sustantivos-Evaluación y Desempeño ... 187
3.3.2.9 Detalle de los procedimientos de Control-Estructura Organizativa ... 198
HALLAZGO N° 9 ... 201
HALLAZGO N° 10 ... 203
3.3.2.10 Detalle de los procedimientos sustantivos-Estructura Organizativa ... 208
3.3.2.11 Detalle de los procedimientos de Control-Gestión de Planificación ... 217
HALLAZGO N° 11 ... 220
3.3.2.12 Detalle de los procedimientos sustantivos-Gestión de Planificación ... 223
FASE IV ... 230
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ... 230
INFORME DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ... 231
DICTAMEN DE LA AUDITORÍA ... 235
CAPÍTULO I ... 237
1.1 Motivo del Exámen ... 237
1.2 Objetivos del Exámen ... 237
1.2.1 Objetivo General ... 237
1.2.2 Objetivos Específicos ... 237
1.3 Alcance de la Auditoría ... 238
CAPÍTULO II ... 239
2.1 Información de la Entidad ... 239
2.2 Misión de la Entidad ... 239
2.3 Visión de la Entidad ... 239
2.4 Base Legal ... 239
2.4.1 Normas de Creación: ... 240
2.4.2 Normas de Regulación: ... 240
2.4.3 Regulaciones y Procedimientos Internos: ... 240
2.5 Objetivos de la Entidad ... 241
2.5.1 Objetivo General ... 241
2.5.2 Objetivos Específicos ... 241
2.6.1 Estructura del GADPR de Shell ... 242
CAPÍTULO III ... 243
2.3 Atributos del Hallazgo ... 243
CAPÍTULO IV SEGUIMIENTO ... 260
CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES ... 262
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 268
4.1 CONCLUSIONES ... 268
4.2 RECOMENDACIONES ... 269
CAPÍTULO V... 270 BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N°1 ... 27
Variación del Riesgo de Detección de Auditoría ... 27
Tabla N° 2 ... 34
Marcas de Auditoría ... 34
Tabla N° 3 ... 55
Distribución del personal GADPR SHELL ... 55
Tabla N° 4 ... 56
Plan Estratégico ... 56
Tabla N° 5 ... 57
Cumplimiento de la Misión de la Entidad ... 57
Tabla N° 6 ... 58
Cumplimiento del POA ... 58
Tabla N° 7 ... 59
Consecución de Objetivos ... 59
Tabla N° 8 ... 60
Sistema de Control Interno ... 60
Tabla N° 9 ... 61
Gestión Institucional ... 61
Tabla N° 10 ... 62
Difusión y Conocimiento de la Base legal de la Institución ... 62
Tabla N° 11 ... 63
Satisfacción de los Ciudadanos ... 63
Tabla N° 12 ... 64
Cumplimiento de Normativas ... 64
Tabla N° 13 ... 65
Evaluaciones a la Gestión de Planificación ... 65
Tabla N° 14 ... 104
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1 ... 17
Clasificación de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ... 17
Gráfico N° 2 ... 19
Clasificación de los tipos de Auditoría ... 19
Gráfico N° 3 ... 31
Clasificación papeles de trabajo ... 31
Gráfico Nº 4 ... 36
Fases de la auditoría de gestión ... 36
Gráfico Nº5 ... 37
Fases de la Auditoría de Gestión Propuesta ... 37
Gráfico N°6 ... 42
Componentes del Control Interno ... 42
Gráfico N° 7 ... 56
Plan Estratégico ... 56
Gráfico N° 8 ... 57
Cumplimiento de la Misión de la Entidad ... 57
Gráfico N° 9 ... 58
Cumplimiento del POA ... 58
Gráfico N° 10 ... 59
Consecución de Objetivos ... 59
Gráfico N° 11 ... 60
Sistema de Control Interno ... 60
Gráfico N° 12 ... 61
Gestión Institucional ... 61
Gráfico N° 13 ... 62
Difusión y Conocimiento de la Base legal de la Institución ... 62
Gráfico N° 14 ... 63
Satisfacción de los Ciudadanos ... 63
Gráfico N° 15 ... 64
Cumplimiento de Normativas ... 64
Gráfico N° 16 ... 66
Evaluaciones a la Gestión de Planificación ... 66
RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo investigativo se fundamentó en la realización de una Auditoría de Gestíon, destacándose el estudio del proceso administrativo y operacional en el GADPR de Shell, ejerciendo una actividad de control y valoración del desempeño de los funcionarios con relación a las dispocisiones o normativas que regulan una acción fiscalizadora dirigida a examinar, analizar y evaluar el funcionamiento del control interno de la gestion institucional, determinándose las áreas más criticas para la toma de decisones.
En este sentido, se pretendió determinar el grado de efectividad en la ejecución de los procesos, garantizando el cumplimiento de los fines institucionales mediante evaluaciones de control a los siguientes componentes: Talento Humano, Gestión Administrativa, y como subcomponentes : Selección del Personal, Evaluación y Desempeño, Estructura Organizativa y Gestión de Planificación. Además ,se ha desarrollado el estudio a la planificación estratégica de la entidad, elaborándose el Memorando de Planificación, diseñando cuestionarios, programas de trabajo, matrices de riesgos y ponderación de acuerdo a los componentes antes mencionados; aplicando indicadores, evaluando al sistema de control interno, a fin de recopilar papeles de trabajo y evidencia suficiente para sustentar la elaboracion de hallazgos.
ABSTRACT
The research work was based on conducting an audit, highlighting the study of the Administrative and Operational Process in GADPR Shell, exerting a control activity and employees’ assessment of officials regarding over the provisions or regulations that regulate a supervisory action to review, analyze and evaluate the operation of the internal control of institutional management, determining the most critical areas for making decisions.
In this regard, it pretended to determine the degree of effectiveness in the implementation of processes, ensuring compliance with institutional purposes through control assessments to the following components: Human Talent, Administrative Management, and subcomponents such as: Personnel Selection, Evaluation and performance, Organizational Structure and Management Planning. In addition, the study has developed strategic planning of the organization, being elaborated the Memorandum of planning, designing questionnaires, work programs, risk matrixes and weighting according to the aforementioned components; applying indicators, assessing the internal control system in order to collect working papers and enough evidence to support the elaboration of findings.
Finally, obtained results was done, an auditing inform, including the matrix of conclusions and recommendations that will promote equitable distribution of resources, compliance processes and control assessments to be applied in the entity.
………. MSc. José Miguel Narváez A
1
INTRODUCCIÓN
I. Antecedentes de la Investigación
Para el desarrollo del presente trabajo se ha sustentado en las diferentes investigaciones sobre los siguientes temas:
El autor GUAMAN VERA, Braulio Mauricio , en su tesis elaborada en el año 2012 de la Universidad Nacional de Loja “Auditoria de Gestión a la Junta Parroquial del Cisne Cantón Loja, Provincia de Loja durante el periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012”, cuyo objetivo principal fue evaluar el sistema de Control Interno de la Entidad, verificar si se está acatando con las nuevas disposiciones legales , evaluar el desempeño de los funcionarios y a su vez conocer las falencias para que mediante la aplicación de indicadores de gestión permitan a las autoridades conocer las deficiencias y tomar decisiones correctivas necesarias para un óptimo funcionamiento del Gobierno Autónomo Descentralizado.
La autora YAMPIS, Reina Sara, en su proyecto de investigación previo a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría durante el año 2013, de la Universidad Católica de Cuenca con su Cede en Macas “Planificación de Auditoria de Gestión al cumplimiento de metas y objetivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Sevilla Don Bosco para el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2012 al 31 de Diciembre del 2012”.El aporte de este trabajo de investigación fue : Diseñar un modelo de planificación de Auditoria de Gestión al cumplimiento de metas y objetivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Sevilla Don Bosco que permita una correcta labor de auditoria durante su ejecución.
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los recursos, de esta manera se analizó proyectos y obras establecidas en el POA, procedimientos relacionados, recursos asignados, el personal y la entidad, medidas de control y coordinación.
El autor MERA MEDINA , Dubal Tarquino en su trabajo de fin de carrera en el año 2012 “Auditoria de gestión a la H. Junta Parroquial de Timbara, Provincia de Zamora Chinchipe periodo de 1 de enero al 31 de Diciembre del 2010”, menciona como objetivos de su auditoría: Evaluar la eficacia en el cumplimiento de sus actividades y logros de metas y objetivos propuestos por la entidad, Verificar el grado de confiabilidad y oportunidad con que se presenta la información financiera para la toma de decisiones, Evaluar los procesos y operaciones de la organización frente a políticas, planes y procedimientos establecidos, para determinar su nivel de cumplimiento y detectar posibles falencias y debilidades a fin de sugerir los correctivos necesarios.
Es así que se establece los distintos problemas que se han venido generando en varias instituciones de gobierno dentro de la gestión administrativa, el cumplimiento de procesos, metas y objetivos al no poseer una correcta y adecuada planificación , ni desarrollar prioridades en la asignación acertada de los recursos que permita avanzar hacia una gestión comprometida con los resultados.
II. Situación Problemática
Una adecuada gestión promueve una cultura sustentable apoyándose en iniciativas para mejorar la calidad de vida. Es necesario el cumplimiento de políticas, la inserción de nuevos mecanismos, estrategias y transformaciones para el mejoramiento de la administración pública.
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sistema de control interno que no permite la efectiva realización de actividades y el inadecuado control de las operaciones.
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales han sido creados desde el año de 1998 por el sistema de elección popular, con el afán de crear una adecuada administración de las parroquias, ejerciendo derechos públicos con autonomías políticas, administrativas y financieras propias. De ésta manera al ser identificadas por el Estado, prescritas en la Constitución de nuestro país y mencionadas en varias leyes, es su obligación brindar obras y servicios de calidad para promover una adecuada organización de los ciudadanos en las distintas parroquias.
El problema parte de varios recursos asignados a los gobiernos en turno que no se ven utilizados acorde a las necesidades que las parroquias presentan, modificando su importancia y deteriorando el bienestar en la ciudadanía. Es así que se presenta la Auditoría de Gestión dentro del GAD Parroquial Rural de Shell, que pretende como una herramienta básica la evaluación de todos los procesos administrativos, financieros y operativos con el propósito de analizar y verificar la eficacia y eficiencia para el logro de las metas y objetivos de acuerdo al adecuado uso y manejo de las normas establecidas por las máximas autoridades de esta entidad. Para ello es necesario recolectar la cantidad suficiente de información y evidencias para de esta manera comprobar que sea confiable y evaluar el grado de cumplimiento de varios factores mediante la aplicación de indicadores de gestión, la utilización de técnicas, normas, procedimientos y demás leyes permitirá lograr un adecuado control en los procesos que se realiza.
4 III. Problema Científico
¿De qué manera afecta los deficientes procesos administrativos, de evaluación y control en el cumplimiento de fines institucionales del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Shell?
IV. Objeto de Investigación y Campo de Acción
Objeto de Investigación:
Administración Pública
Campo de Acción
Procesos Administrativos Financieros
V. Identificación de la Línea de Investigación
Se encuentra dentro de la línea de investigación:
Auditoría
VI. Objetivos
Objetivo General
5 Objetivos Específicos
Fundamentar científicamente el proceso y las bases teóricas de la auditoría de gestión.
Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos, aplicando la metodología científica.
Medir el grado de cumplimiento de los procesos mediante la ejecución del proceso de auditoría.
Emitir conclusiones y recomendaciones, a través del dictamen final de Auditoría.
VII. Idea a Defender
Mediante la realización de una Auditoría de Gestión se pretende contar con una herramienta que brinde mejoras a los procesos Administrativos del GAD Parroquial Rural de Shell, garantizando el buen desempeño de las actividades por parte de los empleados, se permite evaluar el grado de cumplimiento de metas y objetivos para determinar la ineficiencia e ineficacia en el desarrollo de los procesos administrativos, a fin de tomar decisiones para acrecentar la distribución de recursos, gestión administrativa y el cumplimiento de procesos y evaluaciones de control.
VIII. Preguntas Científicas
o ¿Cuál es el proceso y las fases de la Auditoría de Gestión que se va a realizar en el GAD Parroquial Rural de Shell?
o ¿Con qué tipo de políticas, normas o base legal cuenta el GAD Parroquial Rural de Shell?
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o ¿De ser necesario, qué estrategias serian útiles para implementar en el GAD Parroquial Rural de Shell para el logro de objetivos?
o ¿Cómo ayudaría la realización de una Auditoría de Gestión dentro del GAD Parroquial Rural de Shell?
IX. Variables de Investigación
Variable independiente: Cumplimiento de los Fines Institucionales Variable dependiente: Procesos Administrativos de Evaluación y Control
X. Metodología a Emplear
Dentro de este tema de investigación se pretende aplicar procedimientos para determinar situaciones reales que ocurren en el GAD Parroquial Rural de Shell, para ello se ha utilizado lo siguiente:
MÉTODOS
Deductivo:
7 Inductivo:
Mediante este método se empieza por analizar muchos casos y problemas a partir de las observaciones, presentan una posible conclusión y fórmula, también soluciones a problemas familiares. Este caso se razona lógica y sistemáticamente de lo específico a lo general. La práctica de este método nos facilita conocer las particularidades de la gestión dentro de los procesos en estudio para analizar y evaluar las actividades realizadas en el periodo a investigar, de esta manera el investigador se mantiene en contacto con el objeto de investigación, aquí se inicia el diseño, formulación, y aplicación de encuestas en la que se recolecta información importante para emitir conclusiones.
Analítico:
Extrae las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y analizarlos por separado para delimitar, así se analiza las opiniones y características de los integrantes del GAD Parroquial Rural de Shell. Este método se aplica dentro de todo el proceso de la Auditoría de Gestión que se desarrolla en la entidad, la aplicación de cuestionarios y programas para poder entender y explicar dicha información documentada con la evidencia correspondiente.
Sintético:
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TÉCNICAS
Entrevista:
Es la más utilizada y brinda información más compleja y precisa. Por medio de esta técnica nos permite conocer los criterios así como las opiniones de las personas involucradas a la institución, tanto a nivel directivo como operativo, a fin de evaluar las diferentes operaciones y procesos que se manejan. Es así que dentro de la presente investigación, es necesario reunirse con una o varias personas del GAD y entrevistarlas para obtener datos de lo que se requiera. Se tiene previsto entrevistarse con los funcionarios que están al frente del GAD, en este caso, Presidente Contadora, Técnico y Vocales.
Encuesta:
Se la utiliza para conocer cómo se maneja la entidad con el fin de evaluar la gestión de los procesos administrativos para recabar la suficiente información.
HERRAMIENTAS
Cuestionario:
9 XI. Descripción de la Estructura de Tesis
La Auditoría de Gestión para mejorar los procesos Administrativos en el GAD Parroquial Rural de Shell se lo realizó con el afán de obtener información e interpretar resultados para emitir conclusiones y recomendaciones como una herramienta de apoyo y mejorar la gestión administrativa.
Dentro de la estructura de la tesis se presenta: el primero, segundo y tercer capítulo distribuidos de la siguiente manera:
Capítulo I: El problema, dentro de este capítulo se aborda el origen y evolución del objeto de investigación, análisis de las distintas teorías del objeto de estudio, valoración crítica, análisis y conclusiones parciales, El marco teórico para lo cual se va a recurrir a diversas fuentes bibliográficas lo que logrará obtener varias conceptualizaciones teóricas de varios autores que permitirán tener una visión y explicación más clara y concisa de lo que se está buscando.
Capítulo II: El Marco Metodológico, donde se presenta la modalidad de investigación que se adoptó para determinar causas y efectos de los problemas que se van a detectar en el GAD Parroquial Rural de Shell, así se presenta el motivo de estudio métodos, técnicas e instrumentos a utilizarse, representación gráfica y el análisis e interpretación de resultados. Dentro de este capítulo se determina la población y muestra de la investigación, las técnicas que se van a utilizar para recoger información.
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Dentro de las fases de la Auditoría de Gestión se encuentra:
FASE I Conocimiento Preliminar
•Visita de observación entidad
• Revisión archivos papeles de trabajo • Determinar indicadores
• Detectar el FODA
• Evaluación estructura control interno
• Definición de objetivo y estrategia de Auditoría.
Nota: Se realiza en memorando de planificación y los programas de trabajo.
FASE II Planificación
• Análisis información y documentación
• Evaluación de control interno por componentes •Determinación de objetivos por componente •Diseño de procedimientos de Auditoria •Elaboración plan y programas
FASE III Ejecución
• Aplicación de programas
• Preparación de papeles de trabajo
• Hojas resumen hallazgos por componente • Definición estructura del informe.
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FASE IV Comunicación de Resultados
• Redacción Borrador de Informe
• Conferencia final, para lectura de Informe. • Obtención criterios entidad
• Emisión informe final, síntesis y memorando de antecedentes.
Nota: Se elabora el borrador del informe, el informe y la conferencia final.
FASE V Seguimiento
•De hallazgos y recomendaciones al término de la auditoría •Re comprobación después de uno o dos año
•Determinación de responsabilidades
Mediante el Análisis de Gestión se evalúa los procesos administrativos que se desarrollan en el GAD Parroquial Rural de Shell.
12 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Orígen y Evolución del Objeto de Investigación
1.1.1 Orígen y Evolución de la Administración Pública.
(Bonin, 2004) En su libro “Principios de la Administración Pública” define a la Administración
Pública como una “potencia que arregla, corrige, y mejora todo cuanto existe y da una dirección más conveniente a los seres organizados y a las cosas”. Se trata de un pensamiento necesario del
nuevo grado de organización social, a partir de la separación inmediata del interés público y el interés privado”. (pág. 81)
(Bonin, 2004)A lo largo del siglo XIX y XX cada vez son más los interesados en el estudio de la
Administración Pública. Los estudios se vinculan a otras disciplinas y áreas del conocimiento como
las ciencias políticas, económicas, sociales, el derecho y la administración de las organizaciones,
pero la disciplina se independiza del resto. La Administración Pública asume independencia de
la Administración tradicional llegando a ser una ciencia muy cercana a la ciencia política y a
una ciencia de Estado, más aún asume una triple dimensión: Ciencia de la Administración,
Ciencia Política y Ciencia de Estado. Esto implica que utilizando las herramientas, principios
y valores de la Administración, la misma adoptan características que hacen a lo público, a la
política, a la legalidad, a la promoción de los principios democráticos y del ejercicio de los
derechos ciudadanos, y al marco normativo nacional. (pág. 81)
(Bonin, 2004)La identificación precisa de Administración Publica es relativamente reciente
pero existe evidencia de que se trata de una actividad histórica. Se dice que la Administración
Pública es tan antigua como el gobierno y por lo tanto se trata de una actividad social e
histórica. En todas las comunidades, hasta las más antiguas la actividad organizada de los
asuntos del Estado estuvo presente. En muchos de los casos la misma se confundía con
actividades religiosas, militares, justicia, economía, comercio, entre otras. Con el paso del
tiempo la Administración Pública comenzó a tomar independencia del resto de las actividades y
13
con la cuestión del Estado. Su desarrollo tiene que ver con el desarrollo de las sociedades y su
organización estatal ubicadas en un determinado tiempo y espacio, por lo cual se trata de un
fenómeno que fue evolucionando y que se caracteriza por ser social e histórica. (pág. 82)
(Bonin, 2004)Se ha sostenido que “la Administración Pública aparece desde que el hombre se
organiza en sociedad, más o menos complejas, en las que se distinguen la presencia de una
autoridad, que subordina y rige actividades del resto del grupo y que se encarga de promover la
satisfacción de las necesidades colectivas fundamentales. Se sabe de la existencia de estructuras
administrativas en sociedad como la del antiguo Egipto, en donde bajo el Régimen de Ramses
existía un manual de jerarquía; en China, 500 años antes de Cristo, existió un manual de
organización y gobierno. En Grecia y en Roma, también existieron estructuras administrativas”. De
estos grandes imperios la Administración Pública pasa por la Edad Media y llega al capitalismo
contemporáneo. Los estudiosos entienden que se independiza como área del conocimiento cuando
e separa los administradores de los medios de administrar, hecho que solo es posible de concretar
en el sistema capitalista. (pág. 83)
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1 Auditoría
1.2.1.1Origen y Evolución de la Auditoría
14
Durante la Revolución Industrial, conforme aumentaba el tamaño de las empresas manufactureras, sus propietarios empezaron a utilizar los servicios de administradores contratados. Con esta separación entre los grupos de propietarios y administradores, los propietarios ausentes recurrieron cada vez más auditores para protegerse del peligro de errores involuntarios, lo mismo que eran fraudes cometidos por los ejecutivos y empleados.
(Pany, 2007)En la primera mitad del siglo XX, el trabajo de auditoría empezó a tener otra orientación; en vez de descubrir fraudes se centró en determinar sí los Estados Financieros ofrecían un panorama completo y objetivo de la posición financiera, de los resultados operativos y de los cambios de la situación financiera. Se respondía así el creciente número de accionistas y al correspondiente aumento del tamaño de las empresas. Los auditores ya no eran responsables tan sólo con los nuevos accionistas, sino también con las oficinas gubernamentales, las bolsas de valores que los representaban, lo mismo que con otros que podrían utilizar la información financiera. Los banqueros habían dejado de ser los únicos usuarios externos importantes de esos datos.
A partir de la década de 1960 la detección de fraudes a gran escala asumió un papel más importante en el proceso de la auditoría. Las normas profesionales, que utilizaban el término de irregularidades en lugar de fraude, describían los informes financieros, los informes financieros fraudulentos y la posesión ilegal de fondos. Este cambio de actitud para asumir mayor responsabilidad en la detección de fraudes se debió a 1) un aumento enorme de la presión del Congreso para asumir mayor responsabilidad en los fraudes a gran escala. 2) a varias demandas exitosas en que se alegaba que los auditores independientes no habían descubierto el fraude y 3) a la creencia de los contadores públicos de que las auditorías tenían a obligación de detectar el fraude material.
15 1.2.1.2Base legal
(Contraloría General del Estado, 2011) El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión, utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia. (pág. 2)
(Contraloría General del Estado, 2011)El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada para practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría. (pág. 2)
Las actividades de control estarán dirigidas a las instituciones del Estado que administren recursos públicos, a las corporaciones, fundaciones, sociedades civiles y compañías mercantiles y en general a las entidades privadas, respecto de los activos o del capital de carácter público e, igualmente, a las empresas adscritas a instituciones del sector público, o que se hubieren constituido originalmente mediante Ley o Decreto con activos de carácter público.
16
metodológicas, instructivos y más disposiciones necesarias para el ejercicio de las funciones de control, fiscalización y auditoría. (pág. 2)
1.2.1.3 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
(Pany, 2007) La existencia de estas normas prueba que la profesión quiere mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores públicos independientes. Si todos tienen una buena preparación técnica y si realizan las auditorías con habilidad, meticulosidad y juicio profesional, aumentará el prestigio de los contadores y el público dará mayor importancia a la opinión que los auditores incorporan a los estados financieros. (pág. 28)
1.2.1.3.1 Normas generales
La auditoría la realizará una persona o personas que tengan una formación técnica, adecuada y competencia como auditores.
En todos los asuntos concernientes a ella, el auditor o auditores mantendrán su independencia de actitud mental
Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear, efectuar la auditoría y al preparar en informe.
1.2.1.3.2 Normas de ejecución de trabajo
El trabajo se planeará adecuadamente y los asistentes deberán ser supervisados rigurosamente.
Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, a fin de planear la auditoría y determinar la naturaleza, alcance y extensión de los procedimientos de la auditoría.
17 1.2.1.3.3 Normas de Información
El informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El informe especificará las circunstancias en que los principios no se observaron consistentemente en el período actual respecto al período anterior.
Las revelaciones informativas de los estados financieros se considerarán razonablemente adecuadas salvo que se especifique lo contario en el informe.
El informe contendrá una expresión de opinión referente a los Estados Financieros tomados en su conjunto o una aclaración, de que no puede expresarse una opinión. Gráfico N° 1
Clasificación de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS GENERALES (cualidades personales del auditor) EJECUCIÓN DEL TRABAJO(desempeñ
o del auditor)
DE INFORMACÍON (contenido del
informe)
CODIFICADOS COMO:
1. Conformidad de los estados con los PCGA. 2. Uniformidad en
la aplicación de PCGA.
3. Suficiencia de revelación. 4. Expresión de
opinión. 1. Planear el trabajo y
supervisar a los asistentes.
2. Conocer el control interno.
3. Obtener suficiente evidencia
competente. 1. Formación y
competencia técnica. 2. Independencia
de actitud normal. 3. Debido cuidado
profesional.
STATEMENTS ON AUDITING STANDARS SAS
18 1.2.1.4Definición de Auditoría
(Porter & Jhon, 2009)Definen la Auditoría como el examen de la información por una tercera persona distinta de quien la preparó y del usuario, con la intención de establecer su veracidad; y el dar a conocer los resultados de este examen, con la finalidad de aumentar la utilidad de tal información para el usuario.
(Holmes, 1984) Obtiene como conclusión en su concepto moderno que la Auditoría es "el examen crítico y sistemático de la actuación y los documentos financieros y jurídicos en que se refleja, con la finalidad de averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los mismos." ((AICPA), 1983) El Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA), tiene como definición de Auditoría la siguiente: Un examen que pretende servir de base para expresar una opinión sobre la razonabilidad, consistencia y apego a los principios de Contabilidad generalmente aceptados, de estados financieros preparados por una empresa o por otra entidad para su presentación al Público o a otras partes interesadas.
La anterior definición aunque es de las más conocidas, puede ser considerada como muy sectorizada, pues no comprende en manera alguna toda la gama de auditorías existentes y las que se desarrollarán en el futuro y se queda limitada solamente a la Auditoría de los estados financieros.
(Association, 1972) La "American Accounting Association" con un criterio más amplio y moderno define en forma general la Auditoría identificándola como un proceso de la siguiente manera:
19 1.2.1.5Tipos de Auditoría
(Muñoz, 2002)Dependiendo del criterio y finalidad de la información podemos distinguir diversos tipos de auditoría:
Gráfico N° 2
Clasificación de los tipos de Auditoría
Fuente: Auditoría de Sistemas Computacionales Autor: Alison Sarabia
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA
AUDITORÍA FINANCIERA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AUDITORÍA OPERACIONAL AUDITORÍA INTEGRAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DE
SISTEMAS
AUDITORÍA AL ÁREA MÉDICA AUDITORÍA AL DESARROLLO
DE OBRAS Y
CONSTRUCCIONES AUDITORÍA FISCAL AUDITORÍA LABORAL
AUDITORÍA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
AUDITORÍA A LA CAJA CHICA O CAJA MAYOR
AUDITORÍA AL MANEJO DE MERCANCÍAS
AUDITORÍA AMBIENTAL
AUDITORÍA INFORMÁTICA AUDITORÍA A LA GESTIÓN
INFORMÁTICA
AUDITORÍA AL SISTEMA DE COMPUTO
AUDITORÍA A LOS SITEMAS DE REDES
AUDITORÍA A LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUDITORÍA INTEGRAL A LOS CENTROS DE COMPUTO
TIP O S D E A UD IT O R ÍA
AUDITORÍAS POR SU LUGAR DE APLICACIÓN
AUDITORÍAS POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
AUDITORÍA ESPECIALIZADAS EN ÁREAS ESPECÍFICAS
20
1.2.1.6 Origen y Evolución de la Auditoría de Gestión
(James, 2011) En 1945 en el seno de la América Economic Association, sentó las bases para lo que el llamo “Auditoría Administrativa”, la cual, en sus palabras, consistía en “Una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de sus ambiente presente y futuro probable. Viendo la necesidad de las revisiones integrales y analizando a la empresa como un todo, en este año también, el Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. A fines de 1940 cuando los analistas financieros y los banqueros expresaron el deseo de tener información que le permitiera realizar una evaluación administrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditoría, la de Gestión.”
La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período determinando. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde el mismo momento que surgió el comercio se llevaron auditorías de algún modo. Las primeras fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Hoy en día, el inversionista, el accionista, las actividades de gobierno y el público en general, buscan información con el fin de juzgar la calidad administrativa. (pág. 37)
1.2.1.7Definición de Auditoría de Gestión
(Muñoz, 2002)Es la revisión exhaustiva, sistemática y específica que se realiza a las actividades de una empresa, con el fin de evaluar su existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de sus operaciones, cualesquiera que estas sean, tanto en el establecimiento y cumplimiento de métodos, técnicas y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de sus operaciones, en coordinación con los recursos disponibles, como en las normas, políticas, lineamientos y capacitación que regulan el buen funcionamiento de la empresa.
21
programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. La auditoría operativa abarca la economía, eficiencia y la auditoría de los programas.
(Lens, 2007) “Es un examen independiente con el fin de promover a la legislatura una evaluación e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencia del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva”
La auditoría de gestión es entonces, un exámen y evaluación que se realiza en una entidad para establecer el grado de eficiencia y eficacia de la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, como su planificación y control administrativo interno.
1.2.1.8Importancia de la Auditoría de Gestión
(Contraloría General del Estado, 2011)La auditoría de gestión a las entidades y organismos del sector público, determina el grado de efectividad en el logro de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar una auditoría de gestión con un enfoque integral. (pág. 8)
22 1.2.1.9Objetivo de la Auditoría de Gestión
(Contraloría General del Estado, 2011) La auditoría gubernamental tiene como objetivo general básico, examinar las actividades operativas, administrativas, financieras y ecológicas de un ente, de una unidad, de un programa o de una actividad, para establecer el grado en que sus servidores cumplen con sus atribuciones y deberes, administran y utilizan los recursos en forma eficiente, efectiva y eficaz, logran las metas y objetivos propuestos; y, si la información que producen es oportuna, útil, correcta, confiable y adecuada. (pág. 4)
Este objetivo general básico puede ser proyectado para cada una de las modalidades o tipos de auditoría, en consecuencia para la auditoría gubernamental los principales objetivos son los siguientes: (pág. 4)
Evaluar la eficiencia, efectividad, economía y eficacia en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ecológicos y de tiempo.
Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de servicios o la producción de bienes, por los entes y organismos de la administración pública y de las entidades privadas, que controla la Contraloría, e identificar y de ser posible, cuantificar el impacto en la comunidad de las operaciones examinadas.
Dictaminar la razonabilidad de las cifras que constan en los estados de: Situación Financiera, Resultados, Ejecución Presupuestaria, Flujo del Efectivo y Ejecución del Programa Periódico de Caja, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas ecuatorianas de contabilidad y, en general, la normativa de contabilidad gubernamental vigente.
Ejercer con eficiencia el control sobre los ingresos y gastos públicos.
23
Propiciar el desarrollo de sistemas de información, de los entes públicos y privados que controla la Contraloría, como una herramienta para la toma de decisiones y para la ejecución de la auditoría.
Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno, contribuir al fortalecimiento de la gestión institucional y promover su eficiencia operativa y de apoyo.
1.2.1.10 Alcance de la Auditoría de Gestión
(Contraloría General del Estado, 2011) En la auditoría de gestión tanto la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance debe tener presente:
1. Satisfacción de los objetivos institucionales. 2. Nivel jerárquico de la empresa.
3. La participación individual de los integrantes de la institución. 4. Por tanto el auditor debe estar alerta ante diferentes situaciones.
La auditoría de gestión tiene un alcance muy limitado puesto que no les interesa mucho la visión retrospectiva, merece insistirse que este criterio bajo ningún motivo sostiene que no dejen de examinarse y revelarse irregularidades que se puedan presentar al momento de realizar la misma.
1.2.1.11 Elementos de la Auditoría de Gestión
24
de los administradores de las instituciones públicas en razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas sobre demostrar su gestión, sus resultados, y la del auditor gubernamental al evaluar la gestión, en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGIA Y ETICA, que a continuación se definen:
Economía;
Uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.
Eficiencia:
El grado de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por otro. Una actuación eficiente es aquella que con uno recursos determinados obtiene un resultado máximo, o que con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado.
Eficacia:
25
Ecología:
Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o actividad.
Ética:
Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.
1.2.1.12 Riesgo de la Auditoría
(Pany, 2007)Es la posibilidad de emitir un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe.
El riesgo global de Auditoría es el conjunto de:
Aspectos aplicables exclusivamente al negocio o actividad del ente (Riesgo Inherente)
Aspectos atribuibles a los sistemas de control, incluyendo auditoria interna (Riesgo de control)
26 1.2.1.12.1 Riesgo Inherente
(Pany, 2007)Es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores o irregularidades significativos, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del auditor. Difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo, porque es propia de la operatoria del ente. (pág. 119)
1.2.1.12.2 Riesgo de Control
(Pany, 2007)Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativos en forma oportuna. Éste tipo de riesgo también está fuera del control de los auditores. Aunque la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica la existencia de buenos procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado en una etapa anterior. (pág. 120)
1.2.1.12.3 Riesgo de Detección
(Contraloría General del Estado, 2011) Es el riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en los estados contables.
Es controlable por la labor del auditor y dependen exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoría, es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de control. (pág. 120)
1.2.1.13 Evaluación del Riesgo de Auditoría de Gestión
27
riesgo presente en cada caso. El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles:
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. La tabla adjunta muestra la variabilidad del riesgo:
Tabla N°1
Variación del Riesgo de Detección de Auditoría
NIVEL DE RIESGO
SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE
RIESGO
PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DE ERRORES MÍNIMO No significativo No existen Remota
BAJO Significativo Existen algunos poco importantes
Improbable
MEDIO Muy Significativo Existen algunos Posible ALTO Muy Significativo Existen varios y son
importantes
Probable
1.2.1.14 Técnicas de Auditoría
(Contraloría General del Estado, 2011)Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas para cumplir satisfactoriamente los objetivos de la revisión. Las técnicas de auditoría
Grado
Mínimo Bajo Medio Alto
28
son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza con el objeto de obtener información básica de su comprobación, necesaria para emitir los resultados de su revisión.
A continuación se describen las técnicas de auditoría que se emplean comúnmente y que los auditores de la Entidad de Fiscalización deberán aplicar a fin de obtener evidencia suficiente y competente que se requiera para sustentar debidamente los resultados y recomendaciones. (pág. 22)
1.2.1.14.1 Tipos de técnicas
Técnicas oculares:
Observación
Consiste en cerciorarse en forma ocular de ciertos hechos o circunstancias o de apreciar la manera en que los empleados de la compañía llevan a cabo los procedimientos establecidos.
Comparación
Es el estudio de los casos o hechos para igualar, descubrir, diferenciar, examinar con fines de descubrir diferencias o semejanzas.
Revisión
Consiste en el exámen ocular y rápido con fines de separar mentalmente las transacciones que no son normales o que reviste un indicio especial en cuanto a su originalidad o naturaleza.
Rastreo
29 Técnicas verbales:
Indagación
Consiste en obtener información verbal de los empleados de la entidad a través de averiguaciones y conversaciones. En esta técnica hay que tener mucho cuidado cuando se pregunta, hay que saber hacerla.
Técnicas Escritas:
Análisis
Consiste en separar las partes con relación con el todo en consecuencia el análisis de una cuenta tiene por finalidad lo siguiente:
• Determina la composición o contenido del saldo.
• Determina las transacciones de las cuentas durante el año y clasificarlas en forma ordenada.
Conciliación
Consiste en hacer que concuerde dos cifras independientes.
Confirmación
- POSITIVA.- cuando el cliente protesta su saldo, su conformidad, son de dos clases:
Directa.- cuando suministramos de su saldo para que una vez rectificada con su registro proporcione respuesta sobre su conformidad o disconformidad.
30
- NEGATIVA.- se puede optar por este método cuando el saldo del cliente es poco significativo.
Declaraciones o certificaciones.
Esta técnica se aplica cuando la importancia de los datos obtenidos del resultado del examen o de las investigaciones que los requiere y consiste en hacer constar o escrito con firma del garantizador manifestaciones expuestas por ésta.
1.2.1.15 Papeles de trabajo
1.2.1.15.1 Concepto
(Cuellar Guillermo, 2009)En auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del exámen.(pág. 193)
(Cuellar Guillermo, 2009)Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el auditor (pág. 193)
(Cuellar Guillermo, 2009)Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio auditor, y se denominan cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo(pág. 193)
31
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.”
1.2.1.15.2 Objetivos de los Papeles de Trabajo
(Cuellar Guillermo, 2009)Los papeles de trabajo ayudan al auditor a garantizar en forma adecuada que la auditoría se hizo de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, que corresponden a la auditoría del año actual, se archivan en el denominado corriente y los que contienen información que se puede utilizar en varios años se denomina permanente; son una base para planificar la auditoría, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría y una base de análisis para los supervisores y socios. (pág. 194)
1.2.1.15.3 Clasificación de los Papeles de Trabajo Gráfico N° 3
Clasificación papeles de trabajo
1.ARCHIVO PERMANENTE O EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORÍA
2. PAPELES DE TRABAJO DEL PERÍODO
CÉDULAS SUMARIAS
CÉDULA ANALÍTICA
CÉDULA SUBANALITICA
CÉDULA DE INFORME
CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
32
Archivo permanente o expediente continúo de Auditoría
(Contraloría General del Estado, 2011) El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normativa jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal de las dependencias, actas y documentos de entrega recepción a Organismos Descentralizados o Entidades de Gobierno. (pág. 30)
(Contraloría General del Estado, 2011)La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la auditoría, cuando se obtenga información general sobre la dependencia, órgano descentralizado o entidad para auditar (organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control). (pág. 30)
(Contraloría General del Estado, 2011)El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su autorización deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la integración y actualización del archivo permanente, emitido por la Contraloría General del Estado. (pág. 30)
Papeles de trabajo del período
33
Los papeles de trabajo denominadas cédulas de auditoría se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe y de seguimiento de recomendaciones.
1.2.1.16 Índices y Marcas de Auditoría
1.2.1.16.1 Índices de Auditoría
(Contraloría General del Estado, 2011)Es necesaria la anotación de índices en los papeles de trabajo ya sean en el curso o al concluirse la auditoría, para lo cual primeramente se deben definir los códigos a emplearse que deben ser iguales a los utilizados en los archivos y su determinación deben considerarse la clase de archivo y los tipos de papeles de trabajo. La codificación de índices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres formas: a) alfabético, b) numérica y c) alfanumérica. Para el archivo permanente, índices numéricos y para el archivo corriente índices alfabéticos y alfanuméricos. (págs. 66,67)
1.2.1.16.2 Marcas de Auditoría
(Contraloría General del Estado, 2011)Las marcas de auditoría, conocidas también como: claves de auditoría o tildes, son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer además, cuáles partidas fueron objeto de la aplicación de los procedimientos de auditoría y cuáles no.
34 Tabla N° 2
Marcas de Auditoría
MARCAS Ligado Rastreado Indagado Verificado
*
Analizado
©
InspeccionadoΦ
No cuenta?
Confirmaciones, respuestas afirmativas?
Confirmaciones, respuestas negativasComparado
∑
CálculosAnalizado
1.2.1.17 Atributos de los Hallazgos de Auditoría
1.2.1.17.1 Concepto de Hallazgo
(Araya Juan de Dios) El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada- SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.
35 1.2.1.17.2 Elementos del Hallazgo de Auditoría
A) CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en términos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno.
B) CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado.
C) CAUSA: Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se Requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor
D) EFECTO: Importancia relativa del asunto, señalando el impacto entre lo que es y lo que debe Ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que Se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno.
1.2.1.18 Fases de la Auditoría de Gestión
(Contraloría General del Estado, 2011)Es importante cada fase de la auditoría, es todo un procedimiento para definir los objetivos a alcanzar con el operativo de la auditoría; el alcance de los controles y exámenes, las actividades o tareas a realizar, el perfil técnico que el equipo de trabajo tendrá a cargo la labor, el nivel de supervisión del operativo para lograr una buena calidad técnico profesional en los informes y el seguimiento de la implantación por parte del auditado.
La práctica de la Auditoria se divide en cinco fases:
1- Planificación Preliminar 2- Planificación Específica 3- Ejecución