REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO DE LOS TRABAJADORES DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMATICA – CAFAE INEI TITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES CAPÌTULO I
CONTENIDO, ALCANCE Y BASE LEGAL
Artículo 1º.- El presente Reglamento Interno establece la estructura orgánica y funcionamiento del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo de los Trabajadores del Instituto Nacional de Estadística e Informática – CAFAE INEI.
Artículo 2º.- Las normas contenidas en el presente Reglamento Interno son de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores del INEI, en su condición de beneficiarios del Fondo de Asistencia Y Estímulo del Instituto Nacional de Estadística e Informática.
Artículo 3º.- La base legal del presente Reglamento Interno es el siguiente: - Decreto Supremo Nº 006-75-PM-INAP.
- Decreto Supremo Nº 052-80-PCM. - Decreto Supremo Nº 028-81-PCM. - Decreto Supremo Nº 097-82-PCM. - Decreto Supremo Nº 067-92-EF. - Decreto de Urgencia Nº 088-2001. - Decreto Supremo Nº 179-2001-EF
- Resolución Directoral Nº 028-2001-EF/76.01 - Resolución Directoral Nº 043-2001-EF/76.01
TITULOII
DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO CAPITULO II
DE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO Artículo 4º.- El Fondo de Asistencia y Estímulo de los Trabajadores del INEI, se constituye con recursos provenientes de:
a) Los descuentos por tardanzas e inasistencias impuestas a los trabajadores nombrados del INEI por incumplimiento de las normas institucionales y disposiciones legales pertinentes.
b) Donaciones y legados.
c) Transferencias de recursos que por cualquier fuente reciban de la institución, autorizadas por el Titular del Pliego INEI.
d) Las rentas generadas por los actos propios y/o bajo su administración. e) Los demás ingresos que obtengan por actividades y/o servicios.
Todos los recursos serán depositados en una cuenta corriente única denominada “Fondo de Asistencia y Estímulo de los Trabajadores del INEI”.
Artículo 5º.- El Director Técnico de Administración del INEI, en el mes de enero solicitará al Banco de la Nación la apertura de la cuenta corriente única, a que se refiere el artículo precedente.
Artículo 6º.- El Director Técnico de Administración del INEI, bajo responsabilidad, procederá a depositar en la referida cuenta corriente los descuentos y multas en un plazo no mayor de los cinco primero días útiles de cada mes, dando de inmediato cuenta documentada de dicho depósito al CAFAE INEI.
CAPITULO III
DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO DE LOS TRABAJADORES DEL INEI
Artículo 7º.- El Comité de Administración es el encargado de administrar el Fondo de Asistencia y Estímulo en bienestar de los trabajadores de la institución.
Artículo 9º.- El CAFAE-INEI podrá autorizar a los miembros responsables a que se refiere el artículo anterior a afectar directamente la cuenta corriente para la provisión de aquellos gastos previstos en el Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Ayuda y Estímulo, previamente acordados, así como gastos de menor cuantía y urgentes, con cargo a rendir cuenta documentada en la siguiente sesión y bajo responsabilidad.
CAPITULO IV
DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO
Artículo 10º.- El Fondo de Asistencia y Estímulo de los Trabajadores del INEI, podrá ser utilizado únicamente para los siguientes programas y actividades:
a) Asistencia Familiar, para atender gastos imprevistos, no cubiertos por la Seguridad Social, para los trabajadores nombrados y sus familiares directos: padres, esposo (a) e hijos que dependan económicamente de él, en los siguientes casos:
– Salud. – Fallecimiento.
– Desastres naturales en lugares declarados como zonas de emergencia, en este caso este beneficio se dará una vez por año, salvo casos excepcionales debidamente acreditados.
– Siniestros (incendios, inundaciones y derrumbes)
b) Asistencia Educativa y Recreacional, destinada al apoyo de actividades de tipo socio-cultural, artístico, educativo, vacaciones útiles, recreacionales y deportivas de los trabajadores y sus familias, en base a los topes establecidos por el CAFAE en el Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Ayuda y Estímulo.
c) Apoyo para la adquisición de viviendas de interés social.
d) Premios honoríficos en función de los informes evaluativos del desempeño del trabajador.
e) Inversiones que pasarán a constituir propiedad de los trabajadores del INEI, a través de las asociaciones civiles que los represente para dicho fin. f) Becas de Perfeccionamiento o financiamiento de Estudios o Tesis
g) Aportes para programas o proyectos conjuntos de dos o más organismos públicos, sobre aspectos recreativos, culturales y deportivos.
h) Asistencia Económica, incluyendo aguinaldos, incentivos o estímulos, asignaciones o gratificaciones, en forma equitativa.
Artículo 11º.- Los recursos del Fondo de Asistencia y Estímulo del CAFAE INEI, no podrá ser empleado en los siguientes casos:
- La asistencia económica no reembolsable a que se refiere el inciso h) del artículo 10º, no podrá ser aplicada en ningún caso, a los servidores sujetos al régimen laboral de la actividad privadas, al personal contratado para proyectos de inversión, a los consultores, profesionales o demás contratados a cargo del PNUD u organismos similares, a las personas contratadas por servicios no personales y otra modalidad que no implique vínculo laboral.
- Asumir los gastos por cursos de capacitación, que directamente o a través de terceros, otorgue el Instituto Nacional de Estadística e Informática para la preparación o reforzamiento de habilidades de su personal.
- Sufragar el pago de servicios por contratación de seguros particulares u otros de naturaleza similar, ni las cargas sociales.
- Para las asignaciones de combustible.
- El pago de subvenciones, bonificaciones o bonos por situaciones determinadas de carácter no remunerativo que se otorgan a los trabajadores, de acuerdo a dispositivos legales específicos.
Artículo 12º.- El otorgamiento del préstamo por concepto de vivienda de interés social, se otorgará siempre y cuando el monto que obtiene el trabajador de su Remuneración Compensatoria por Tiempo de Servicio no cubra la cuota requerida, sólo en estos casos el CAFAE cubrirá la parte diferencial. Estos préstamos serán reembolsados en un plazo máximo de doce (12) meses sin intereses.
Artículo 13º.- Los recursos programados para inversiones, podrán acumularse año a año y sólo serán canalizados a través de Asociaciones Civiles debidamente constituidas, reconocidas e inscritas que presenten proyectos viables de beneficio a los trabajadores y sus familiares.
- Artículo 15º.- El CAFAE-INEI, además de préstamos, programar y financiar celebraciones en beneficio de los trabajadores y familiares con ocasión de las siguientes fechas: Día del INEI, Día de la Madre, Día del Trabajador Público, Día del Padre, Fiestas Patrias, Navidad, Año Nuevo y otros.
Artículo 16º.- El CAFAE-INEI determinará en su Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Asistencia y Estímulo la prioridad y los montos máximos a otorgarse por préstamos o subsidios, los mismos que serán atendidos en el orden en que se presenten, según la disponibilidad económica del Fondo y las normas establecidas en el presente Reglamento, para lo cual el CAFAE INEI emitirá las Directivas correspondientes.
Artículo 17.- Para el otorgamiento del monto a ser asignado en el caso de los subsidios, se requerirá previamente la evaluación del Departamento de Bienestar Social.
Artículo 18º.- El trabajador que quiera acogerse a un préstamo deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Presentar una solicitud dirigida al Presidente del CAFAE INEI. - Acreditar el motivo con documentos originales o copias. - Autorizar, por escrito, el descuento por planilla.
Cuando el trabajador solicite subsidio por fallecimiento, deberá acompañar a la solicitud, la partida de defunción o una copia de la misma; en el caso de siniestro en la mencionada solicitud deberá indicar las circunstancias que motivan su pedido.
Artículo 19º.- Las solicitudes que presenten los interesados para el otorgamiento de préstamos o subsidios deberán ser recepcionados por el Secretario del CAFAE INEI, teniendo el siguiente procedimiento:
a) Informe del Departamento de Bienestar Social de la Oficina Ejecutiva de Personal, en casos necesarios.
b) Será puesto en conocimiento del Comité de Administración en la sesión respectiva.
c) Los miembros del Comité de Administración en sesión opinarán sobre el mérito de la solicitud y por mayoría de sus miembros, la cual podrá ser aceptada o denegada.
d) A cada solicitud aprobada, se determinará el monto respectivo, así como el rubro de recepción de parte del interesado.
e) El cheque será entregado al Presidente y al representante titular de los trabajadores nominado para tal efecto, a fin de que sea firmado; luego será entregado al interesado.
g) Todo expediente que no cumpla con los requisitos mínimos y/o no se ajuste a los dispositivos legales vigentes y al presente Reglamento será devuelto al interesado, a fin de que complete la documentación o rectifique su petición. h) El CAFAE INEI se reserva el derecho de verificar la veracidad de los motivos
de la solicitud y la aplicación de los montos otorgados a través del Departamento de Bienestar Social de la Oficina Ejecutiva de Personal. El trabajador que falsee algún dato o documento con el fin de conseguir ayuda del CAFAE INEI perderá durante el año vigente toda opción a solicitar ayuda al CAFAE INEI, independientemente de las sanciones administrativas y acciones legales a que hubiera lugar.
i) Las solicitudes que resulten denegadas, serán devueltas al interesado con el proveído respectivo y con la firma de dos miembros asistentes a dicha sesión, uno de los cuales será el Secretario, señalándose el motivo de su no aprobación.
TITULO III
DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO
CAPITULO V ORGANIZACIÓN
Artículo 20º.- El Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo del CAFAE INEI es el órgano permanente y autónomo encargado de la aplicación del Fondo de Asistencia y Estímulo con sujeción a las normas generales establecidas por las disposiciones legales vigentes, así como otras específicas o complementarias que se fijen y la señaladas en el presente Reglamento.
Artículo 21º.- El Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo se constituye cada dos años, en el mes de enero, por Resolución del Jefe del INEI, y está integrado por los siguientes miembros:
a) Un representante del Titular del Jefe del INEI, quien lo presidirá.
b) El Director Ejecutivo de Personal, quien ejercerá las funciones de Secretario. c) El Director Ejecutivo de Administración Financiera, quien ejercerá las
funciones de Tesorero.
d) Tres trabajadores titulares y tres suplentes, elegidos en votación directa y secreta por los trabajadores nombrados del INEI, mediante listas presentadas por los trabajadores ante el Comité Electoral, las cuales contendrán tres titulares y tres suplentes.
Todos los miembros del Comité desempeñarán sus funciones ad-honoren y mientras sean miembros no podrán hacerse acreedores a estímulos especiales financiados con cargo al Fondo.
Artículo 22º.- En caso de ausencia del Presidente del Comité por razones de enfermedad, licencia, vacaciones o comisión de servicios, será reemplazado por el Tesorero del Comité.
Artículo 23º.- Los representantes de los trabajadores serán elegidos de acuerdo al Reglamento Interno del Comité Electoral. Las elecciones se deberán llevar a cabo a más tardar en el mes de noviembre.
CAPITULO VI
DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ
Artículo 24º.- El Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo tienen las siguientes funciones y responsabilidades:
a) Controlar los depósitos efectuados en el Fondo de Asistencia y Estímulo. b) Elaborar y proponer para la aprobación del Jefe del INEI, las normas
especificas o complementarias que sean necesarias para mejorar la aplicación del Fondo de Asistencia y Estímulo.
c) Elaborar y aprobar a más tardar en el mes de diciembre de cada año, el Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Asistencia y Estímulo. d) Aprobar Proyectos que permitan el desarrollo de actividades de promoción
asistencial a los trabajadores del INEI.
e) Normar el otorgamiento de los premios del Fondo de Asistencia y Estímulo. f) Tomar decisiones sobre la aplicación del Fondo de Asistencia y Estímulo,
dejando constancia de ello en Actas y autorizar los gastos, con cargo a la cuenta corriente del CAFAE INEI mediante cheques con la firma del Presidente y el representante titular de los trabajadores que obtuvo mayor votación en su elección.
g) Sesionar ordinariamente una vez al mes y en forma extraordinaria cuando lo convoque el Presidente o lo soliciten por lo menos un tercio de sus miembros integrantes.
h) Adoptar acuerdos con el quórum reglamentario, los mismos que son de obligatorio cumplimiento.
i) Controlar en forma permanente y hacer el seguimiento de los depósitos efectuados en la Cuenta Corriente del Fondo de Asistencia y Estímulo. j) Suscribir convenios y contratos, con organizaciones públicas y/o privadas,
k) Presentar al Jefe del INEI, copia de las Actas de Instalación, del Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Asistencia y Estímulo, dentro de los quince días siguientes de la aprobación del Plan por el Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estimulo; así como del Informe Final de sus actividades al término de cada año calendario, a más tardar en el mes de enero del siguiente año.
l) Presentar al Jefe del INEI, a la Contraloría General de la República y a la Contaduría Pública de la Nación, sus Estados Financieros debidamente auditados al término de cada ejercicio, en los términos que señala la ley. m) Mantener informados a los trabajadores sobre los avances y resultados de
su gestión.
n) Elaborar y aprobar el Reglamento Interno del Comité, y sus modificaciones cuando sea necesario.
o) Inscribir en el Libro de Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo de la Oficina Registral de Lima, la constitución del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo, la renuncia o separación de sus miembros y la designación de quien o quines los reemplacen; así como el Reglamento Interno, su ratificación o modificación. Igualmente deberá inscribir los actos que se establezcan por normas reglamentarias, o que a criterio de la autoridad administrativa o judicial sean relevantes para dar publicidad a terceros.
CAPITULO VII
DE LOS ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE ADMINISTRACION
Artículo 25º.- Corresponde a los miembros del Comité de Administración:
a) Asistir a las sesiones.
b) Pronunciarse sobre los aspectos relacionados con las funciones y actividades del Comité.
c) Cumplir y hacer cumplir sus acuerdos y normas sobre la materia.
Artículo 26º.- Los miembros Titulares del Comité de Administración del CAFAE INEI tienen derecho a voz y voto. Cuando además de los trabajadores titulares asistan los suplentes a las sesiones, estos últimos tendrán únicamente derecho a voz.
Artículo 27º.- Son funciones del Presidente del CAFAE INEI:
b) Representar legalmente al Comité en todos sus actos. c) Convocar, presidir y dirigir las sesiones.
d) Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento. e) Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.
f) Preparar conjuntamente con el secretario, la agenda para cada sesión. g) Cursar las comunicaciones oficiales que sean necesarias.
h) Firmar, conjuntamente con el representante de los Trabajadores designado para este fin, los comprobantes de pago y cheques girados con cargo al Fondo de Asistencia y Estímulo.
i) Firmar el balance mensual y la rendición de cuentas con el Tesorero y el representante de los trabajadores.
j) Informar periódicamente al Titular de la institución sobre la actividades del CAFAE.
Artículo 28º.- Son funciones del Secretario del CAFAE INEI:
a) Citar a las sesiones ordinarias con 48 horas de anticipación y a las extraordinarias con 24 horas de anticipación o hasta en el mismo día de su realización dependiendo de la urgencia del tema de convocatoria.
b) Preparar la Agenda de las sesiones ordinarias y extraordinarias, debiendo ejercer las funciones de Relatoría durante el desarrollo de las mismas. c) Redactar el Acta de cada sesión y llevar el Libro respectivo.
d) Preparar las comunicaciones y documentación pertinente y llevar el archivo correspondiente.
e) Prestar apoyo y asesoramiento al Comité y a los trabajadores beneficiarios en los asuntos de su competencia.
f) Otras funciones que le encomiende el Comité. Artículo 29º.- Son funciones del Tesorero del CAFAE INEI:
a) Organizar y llevar los registros contables con arreglo a ley.
b) Presentar mensualmente al Comité los balances y rendición de cuentas debidamente documentadas, informando sobre la situación económica y financiera del Fondo.
c) Verificar los depósitos de los fondos recaudados dentro del plazo establecido.
d) Recaudar los ingresos que se establezcan por conceptos distintos a los retenidos por planillas.
e) Firmar conjuntamente con el Presidente los Balances y Estados de Caja y visar los comprobantes de pago.
Artículo 30º.- Son funciones de los representantes de los Trabajadores ante el CAFAE INEI:
a) Participar en la elaboración del Programa de Actividades y Prestaciones del Fondo de Asistencia y Estímulo, coordinar, organizar, supervisar, controlar y evaluar su ejecución.
b) Proponer y promover las normas y actividades especificas necesarias para la óptima utilización del Fondo en beneficio de los trabajadores, constituyendose en un Comité de Vigilancia por lo cual serán informados de los ingresos y gastos (Estados Financieros) en forma mensual.
c) Conducir las comisiones de trabajo que se conformen para la ejecución de los programas y actividades aprobadas por el CAFAE.
d) Revisar, visar y/o firmar convenios, contratos y otros documentos. e) Informar a los trabajadores sobre la situación del CAFAE INEI. f) Otras funciones que le encomiende el Comité.
CAPITULO VIII
DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Artículo 31º.- El Comité de Administración realizará sesiones ordinarias y extraordinarias. Las sesiones ordinaria se realizarán por lo menos una vez al mes, con 48 horas de anticipación. Las sesiones extraordinarias cuando el Presidente del CAFAE las convoque a solicitud de dos o más de sus miembros, con 24 horas de anticipación o hasta el mismo día de su realización.
Artículo 32º.- El quórum necesario para adoptar los acuerdos en las sesiones deberá ser por mayoría, considerándose como tal a la mitad más uno de los miembros titulares del Comité, siendo imprescindible la asistencia del Presidente o quien lo reemplace. Las inasistencias de sus miembros deberán ser necesariamente justificadas.
Artículo 33º.- Los acuerdos del Comité se tomarán por mayoría de los asistentes a las reuniones. En caso de empate se repetirá la votación luego de un cuarto intermedio. De subsistir el empate, el Presidente ejercerá voto dirimente.
Artículo 34º.- Las sesiones se desarrollaran en el siguiente orden: a) Lectura del Acta Anterior.
b) Después de leída el acta anterior, el Presidente la pondrá a la aprobación de los otros miembros, sino hubieran observaciones o si se formularán, estas serán consignadas al final y luego se procederá a firmar el Acta.
c) Durante la lectura del Despacho , el Secretario podrá en conocimiento de los demás miembros del Comité, los documentos recibidos y/o remitidos, los que anotará en el acta respectiva, guardando estricto orden correlativo. d) Durante la sesión, el Presidente dará cuenta de lo acontecido, y/o de las
acciones que hubiera realizado, a continuación se invitará a los demás miembros a presentar sus informes.
e) Durante la sesión Pedidos, el Presidente invitará a todos los miembros a formular sus pedidos, los que serán breves y concisos y fundamentados en la sesión Orden del Día.
f) El Orden del Día en las sesiones ordinarias se concretará a la agenda correspondiente, observándose el más estricto orden, tanto para los pedidos como para la resolución de los expedientes presentados, los que previamente deben haber cumplido con el trámite regular correspondiente. Aquellos documentos que no contengan todos los informes requeridos serán devueltos a la Secretaría para su subsanación y presentación en la próxima sesión.
g) El Orden del Día de las sesiones extraordinarias se concretará a la Agenda correspondiente, no pudiendo verse otros asuntos. Si hubiera asuntos pendientes y que según su urgencia sean necesarios tratarlos, el Presidente los someterá a consideración de los miembros del Comité.
Artículo 35º.- La inasistencia injustificada de cualquier miembro del Comité de Administración será sancionada a propuestas del Presidente del Comité. Los representantes de los trabajadores que no asistan tres veces consecutivas a las reuniones ordinarias sin justificación alguna, serán automáticamente reemplazados por el suplente de mayor votación.
TITULO IV
DEVOLUCIONES Y DISPOSICIONES FINALES CAPITULO IX
DEVOLUCIONES
Artículo 36º.- Para la devolución por descuentos o depósitos indebidos, cuyo monto hubiese ingresado al Fondo de Asistencia y Estímulo, se solicitará al CAFAE INEI, según el caso, mediante oficio con documentación sustentatoria para la devolución de la cantidad indebidamente descontada o depositada.
Artículo 37º.- Para los efectos a que se contrae el artículo anterior, el CAFAE establecerá la validez del expediente, y girará a nombre del solicitante el monto requerido para su devolución y dispondrá se efectúe los movimiento de caja correspondiente.
Artículo 38º.- Para el cumplimiento de lo especificado en los artículos que anteceden, el CAFAE utilizará los fondos de Cuenta Corriente Interna.
CAPITULO X DISPOSICIONES FINALES
Artículo 39º.- El presente Reglamento Interno podrá ser revisado, modificado o ratificado cuando las circunstancias lo requieran o cuando se constituya el Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo. Estos actos deberán ser inscritos en el Libro de Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo de la Oficina de Registros Públicos de Lima.
Artículo 40º.- Los asuntos no contemplados en el presente Reglamento Interno serán resueltos por el CAFAE INEI, de acuerdo a las normas legales vigentes, Artículo 41º.- El Comité continuará ejerciendo sus funciones hasta que los miembros del Comité reemplazante ocupen sus cargos, incluso mientras se registre las firmas de los nuevos integrantes, acto que deberá efectuarse en el más breve plazo.
