PROCEDIMIENTO PARA REPRESENTACION EXTRAJUDICIAL DE LA UNIVERSIDAD 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD

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Revisado por: Angel Britton Howard Aprobado por: Ricardo Consuegra Charris Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Jefe de la Oficina de Asesorìa Jurídica

Firma: Firma:

Este

procedimiento

tiene

por

objeto

establecer

las

políticas,

actividades,

responsabilidades y controles para lograr la defensa de los intereses de la Universidad del

Atlántico.

Este procedimiento aplica a todos los procesos. Inicia con la citación a la audiencia y

termina con la representación de la Universidad del Atlántico dentro de la audiencia y/o

con acto administrativo.

3.1 JEFE DE LA OFICINA DE GESTION JURÍDICA.

Persona encargada del direccionamiento del proceso de Gestión Jurídica. Así mismo es

quien designa al contratista y/o profesional Universitario que actuara como apoderado de

la Universidad.

3.2 PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, ASESORES EXTERNOS, CONTRATISTAS.

Son los responsables de asistir y representar en calidad de Apoderados a la Universidad

del Atlántico en las distintas audiencias que deban cumplirse.

3.3 SECRETARIA.

Recibir convocatorias, proyectar poderes, gestionar la entrega de actas del comité de

conciliación, recibir actas procedentes de las audiencias de conciliación y registrarlas

físico y digitalmente en la base de datos. Cumplir con la ley general de Archivos.

3.4 DEPENDIENTE JUDICIAL.

Es la persona responsable de apoyar la gestión de los Apoderados.

Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

• ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración de voluntad de un órgano de la

administración pública, de naturaleza reglada o discrecional, susceptible de crear

con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas

de naturaleza administrativa.

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDAD

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• ACTA: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado dentro de una

audiencia, la cual contiene los acuerdos o decisiones tomados.

• AUDIENCIA: Acto solemne o formal donde un moderador neutral escucha a las

partes, para decidir los pleitos y causas.

• APODERADO: Persona que ha recibido mandato de otra para ejercer en su lugar

su representación.

• COMITÉ DE CONCILIACION: Este comité es una instancia administrativa que

actuará como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre

prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y

procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de

conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales

y de control vigentes.

• CONCILIACIÓN:

Procedimiento en el que las partes se avienen, por mutuo

acuerdo, sin necesidad de llegar a juicio o habiendo llegado a él, suscribir un

convenio bajo el patrocinio de un moderador que acerca a las partes para lograrlo.

• MODERADOR: Es un tercero neutral e imparcial que guía o facilita la

comunicación entre las mismas para que lleguen a su mejor acuerdo.

• CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE: Son instituciones que cumplen una

función pública, autorizadas por el Ministerio del Interior y de Justicia, que

coadyuvan a la administración de justicia y prestan a los conciliadores y/o árbitros

los recursos logísticos, físicos, técnicos y financieros necesarios para el desarrollo

de sus funciones.

Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

• La Universidad del Atlántico debe estar representada extrajudicialmente en todas

las audiencias en la que haya sido convocada.

• El Asesor Externo y el Profesional Universitario debe verificar que el asunto a

conciliar haya sido debatido dentro del Comité de Conciliación de la Universidad.

• Dentro de las Audiencias de Conciliación, distintas de las llevadas a cabo por la

Procuraduría, el Asesor Externo y Profesional Universitario deben acatar las

directrices ordenadas por la Alta Dirección.

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• El ejercicio profesional del Asesor Externo, debe estar enmarcado bajo los

principios de lealtad, diligencia, confidencialidad, transparencia, honestidad y

celeridad.

• El cumplimiento de la función del Profesional Universitario y la Secretaria de la

dependencia debe estar enmarcado además de los principios de lealtad,

diligencia, transparencia, confidencialidad, honestidad y celeridad, en los

establecidos en el Artículo 209 de la Constitución Política.

• En la Oficina de Gestión Jurídica debe reposar copia de todas las actuaciones

surtidas dentro las audiencias de conciliación (expedientes).

• El asesor externo y el profesional Universitario deben radicar en la Oficina de

Asesorìa Jurídica mensualmente el Formato OAJ- Control de representación

extrajudicial en las que actúa como apoderado.

No.

Descripción

Responsables

Documento/

Registros

1 Recibir y radicar las convocatorias de conciliación

para asistir a las Audiencias de conciliación remitida

de las distintas entidades competentes y entregar al

jefe de la Oficina de Asesoria Jurídica.

Secretaria

Gestión Jurídica

Convocatorias,

Libro

Radicador

2 Analizar el asunto llamado a conciliar y asignar al

profesional especializado en la materia.

Jefe Gestión

Jurídica

Memorando

Interno

3 Registrar en la base de datos de la dependencia las

Audiencias de Conciliación a las que es convocada

la Universidad.

Secretaria

Gestión Jurídica

Registro Base

de datos

4 Elaborar poder mediante el cual el Asesor a través

del cual le otorgan la potestad para representar a la

Universidad legalmente.

Secretaria

Gestión Jurídica

5 Firmar Poder para dar inicio a la representación de la

Universidad dentro de las audiencias de conciliación

a la que ha sido convocada

Rector(a)

6 Autenticar y enviar poder al apoderado designado

junto con el Acta del Comité de Conciliación.

Secretaria

Gestión Jurídica

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No.

Descripción

Responsables

Documento/

Registros

Conciliación

7 Asistir a la Audiencia de conciliación y representar

oportunamente a la universidad del Atlántico dentro

de la audiencia para la cual fue convocada.

Apoderado

Judicial

(Profesional

Universitario o

Asesor Externo)

8 Entregar al jefe de gestiòn de calidad el acta de

conciliación que contiene la voluntad de la partes

declarada en la respectiva Audiencia de conciliación

Apoderado

Judicial

(Profesional

Universitario o

Asesor Externo

Actas de

conciliacion

9 Presentar informe mensual sobre la gestiòn

realizada.

Apoderado

judicial (asesor

externo o

profesional

Universitario)

Formato OAJ-

Control de

conciliaciones

10 Archivar las Actas de Conciliación acompañada con

el soporte del Acta del Comité de Conciliación de la

Universidad.

Secretaria

Gestión Jurídica

Archivo de la

Oficina de

Asesoria

Jurídica

• Constitución Política

• Normatividad externa e interna, la jurisprudencia y la doctrina.

• Actas del Comité de Conciliación de la Universidad del Atlántico.

• Formato OAJ- Control audiencias

• Actas de comité de conciliación de la Universidad del Atlántico

• Informes de gestiòn

7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. REGISTROS

(5)

VER

FECHA

ELABORÓ

DESCRIPCIÓN

0 Noviembre 24 de

2009

Reinaldo Torres