5 motivos por los que
tu empresa necesita un ERP
Ataja los errores fruto de utilizar
Índice
Introducción
1. Porque solucionan los problemas derivados de utilizar múltiples sistemas y BBDD
2. Porque te dan la información que necesitas al momento
3. Porque a estas alturas tu departamento contable te tiene manía
4. Porque tu proceso de venta y la satisfacción de tus clientes son un caos
5. Porque alguna vez has pensado o escuchado “si lo llego a saber antes"
6. “Soy demasiado pequeño para un ERP”
Introducción
Cada negocio es único, por eso
no existe un indicador común
que te avise cuando empiezas
a necesitar los servicios de un
software para gestionar todas
las áreas de negocio (es decir,
un ERP).
Sin embargo, sí hay problemas
y soluciones comunes a
todas las empresas de gran
tamaño o con perspectivas
de crecimiento. En este ebook
vamos a repasar algunos
de los motivos por los que
Debes empezar a replantearte la
automatización de la gestión de tu negocio si:
El stock
No tienes una idea clara del stock en tu almacén y averiguarlo es un proceso largo y tedioso.
Retrasos en las entregas
Tu negocio enfrenta retrasos en las entregas y la falta de información hace que la experiencia de tus clientes sufra.
Tareas repetitivas
Tu departamento financiero y de administración dedica cada vez más tiempo a tareas repetitivas y menos al análisis y optimización de la empresa.
Falta de información
1. Porque solucionan los problemas derivados
de utilizar múltiples sistemas y BBDD
Imagina que en una regata cada
remero habla un idioma diferente
y dispone de un remo de distinta
forma y tamaño. Aunque
consiguieran avanzar (no sin
dificultades), probablemente no
lo harían en línea recta y, desde
luego, pueden ir olvidándose de
ganar la competición.
Conecta todos los procesos con un
mismo software
Si usas programas distintos en cada área de tu empresa, al igual que con una regata
con distintos remos, determinados procesos
pueden verse plagados de errores fruto de duplicidades e información poco fiable. Estos
errores pueden terminar haciendo montaña en el largo plazo y provocar problemas como:
• Que vendas más de lo que puedes entregar • Que produzcas mucho más de lo que tienes
capacidad de vender
• Que se produzcan retrasos o errores si tu producción es bajo demanda
• Que no puedas establecer un sistema in/out
Todos estos supuestos son fruto de pequeños errores que surgen de no tener un sistema de información centralizado en tu empresa. ¿La solución? Instala un software de gestión
úni-co que permita a todas las áreas de tu negocio comunicarse con fluidez entre sí, poniendo
¿Cuántas veces has dicho que
sí a un encargo sin consultar
si tenías suficiente stock del
producto? O, peor aún, ¿no has
podido confirmar un pedido
a tiempo porque no estabas
seguro de que tu empresa
pudiera asumirlo?
En el día a día necesitamos recabar datos
de diferentes áreas para poner en marcha los procesos de producción, venta y cobro de la empresa. Necesitas poder confirmar
la disponibilidad de stock para aceptar los pedidos, su producción para proceder al envío, su entrega para emitir las facturas, etc.
Cuando la información que necesitas para poner en marcha diferentes procesos no se encuentra en un solo sitio y tienes que "pescarla" de cada área, solo puede suceder que:
2. Porque te dan la información
que necesitas al momento
Se produzcan retrasos en procesos como la emisión de facturas o el seguimiento de los cobros
Falten algunos artículos en almacén y esto desemboque en más retrasos y una caída en la satisfacción de tus clientes
No te des cuenta de que algunos productos se están acabando y te quedes sin existencias de manera inesperada
Todos tus empleados, desde comerciales
a gestores de almacén, deberían tener la
capacidad de consultar el estado de cada proceso de la empresa. Esta disponibilidad
inmediata de información les permite
actuar con mayor independencia y acelerar desde las ventas hasta la facturación. Un
ERP como Sage Murano es la herramienta ideal para coordinar la entrada y salida de bienes, los tiempos de entrega y disponibilidad en casos de servicios.
1.
2.
3. Porque a estas alturas tu departamento
contable te tiene manía
El área financiera suele dedicar varias horas a la semana a introducir
las facturas y órdenes de venta de tu empresa de manera manual en
diferentes sistemas de contabilidad y ventas. ¿Por qué gastar tantas
horas en estas tareas si un software ERP podría solucionarlo en un
instante?
Como poníamos antes en evidencia, cada departamento es un engranaje. Por eso se hace vital tener actualizada y disponible la información de cada uno de ellos. En el caso de los departamentos de administración y financiero esto es especialmente importante, ya que deben invertir una gran parte de su tiempo en recopilar esta información de cada área de tu empresa. Sin embargo, con un ERP como Sage Murano, los contables y gestores de tu empresa verán cómo:
Recopilan información rápidamente
Pueden recopilar en apenas unos clicks toda la información que necesitan para ejercer un control férreo del flujo de caja, previniendo (o previendo, al menos) entrar en "números rojos" y contando con una herramienta más que te facilite la concesión de préstamos y créditos.
Gracias a eso, ven facilitada la tarea de elaborar informes financieros que, de otra forma, podrían requerir semanas de trabajo de consolidación de datos mediante herramientas manuales. Crean una empresa a prueba de morosos
Cuentan con la posibilidad de establecer alarmas de emisión y vencimientos de facturas, asegurándote una empresa a prueba de morosos e impagos.
Cuando las empresas crecen, dos de sus mayores desafíos son la gestión
de los inventarios y de las expectativas de sus clientes. Tus usuarios quieren
mucho más que adquirir un producto o servicio, y demandan disponer de
toda la información del estado de su pedido en cada momento.
Mantener de forma separada las ventas, el inventario y los datos de tus clientes, puede crear al final serios colapsos, como que un cliente llame para preguntar por su pedido y tus empleados no tengan acceso a su seguimiento. En pleno 2016, lo más probable es que esto desemboque en una ruptura de la experiencia.
Todas estas particularidades se pueden solucionar con un software que sea capaz de:
4. Porque tu proceso de venta y la satisfacción
de tus clientes son un caos
Coordinar las órdenes de compras de los clientes
enlazando todo el proceso de recepción, cobro, producción y envío para que cada fase se active forma automática.
Conseguir un proceso de venta y entrega a prueba de imprevistos
disponiendo de la información del estado de cada área y pudiendo establecer alarmas que anticipen problemas como rupturas de stock.
Mejorar la visibilidad de tu inventario
5. Porque alguna vez has pensado
o escuchado “si lo llego a saber antes”
La toma de decisiones en tu empresa es el principal aspecto que determina el éxito o fracaso de la misma. Algo que es aún más cierto en un mundo que demanda que esas decisiones se tomen en tiempo real, bajo pena de perder oportunidades comerciales y competitividad.
¿Has pensado cuánto tiempo te llevaría averiguar cuál es el margen promedio
de ventas de tu negocio?, ¿en qué lugar guardas métricas como los pedidos o
ventas diarios? ¿Quién es tu comercial/vendedor más rentable y qué recursos
te dan pérdidas? ¿Sabes si hay clientes que tengan negocios en otros sectores
a los que puedan darte entrada?
Las oportunidades perdidas y soluciones a problemas muchas veces nos parecen obvias a "toro pasado". Un dilema que suele saldarse con tu negocio como víctima y el pensamiento de "si hubiera sabido antes que...". ¿La causa de todo? La falta de información actualizada; la imposibilidad de
anticiparnos.
Sin duda, éste es el gran problema de confiar en sistemas de gestión más simples. Un problema que puede acarrear desde desconocimientos del estado del almacén hasta rupturas de stock en épocas críticas. Algo que puede desembocar, a su vez, en consecuencias más graves, como la pérdida de clientes o llegar a números rojos.
Una sola equivocación debería ser suficiente para tomar medidas que
nos ofrecieran un margen de error menor.
La modalidad online de un ERP como Sage200c Online, te ofrede un
6. “Soy demasiado
pequeño para un ERP”
Si trabajas en una
pequeña compañía,
probablemente piensas
que aún no ha llegado
el momento de invertir
en un sistema ERP
pero, la pregunta más
importante es, ¿cuáles
son tus perspectivas de
crecimiento?
Quizá estés pensando que invertir en un sistema ERP no tiene mucho sentido ahora que tu empresa aún es pequeña. Sin embargo, si tu plan de negocio incluye un crecimiento a corto o medio plazo, adquirir a
tiempo un software de gestión global tiene tres ventajas claras:
La implantación es
inmensamente más sencilla, dada la falta de complejidad actual de tu negocio.
Controlarás y podrás
estructurar el crecimiento de tu empresa con el ERP como guía, evitando estructuras demasiado complicadas o inconexas.
Aumentará la información de que dispones para tomar las decisiones que más faciliten el crecimiento de tu negocio. 1
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