CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC
AREA GESTION COMERCIAL
TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA LOS EVENTOS CON TRABAJADORES DEL
CONTRATO INTEGRAL Y CONTRATOS DE DISTRIBUCIÓN DE CHEC
TABLA DE CONTENIDO
PARTE I ... 4
1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 4
1.1. CONDICIONESGENERALESDELASOLICITUDDEOFERTA ... 4
1.1.1. OBJETO ... 4
1.1.2. ALCANCE... 4
1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ... 7
1.1.4. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 8
1.1.5. TRANSPARENCIA... 9
1.2. INFORMACIÓNGENERAL ... 9
1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 9
1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 9
1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 10
1.3. PROCESODELASOLICITUDDEOFERTASYCONTRATACIÓN ... 10
1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 10
1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 10
1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11
1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA ... 11
1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 11
1.4. CONDICIONESDELAOFERTA ... 12
1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 12
1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 12
1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 14
1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 15
1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 15
1.4.6. PRECIO ... 16
1.4.7. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 17
1.4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA... 17
1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 18
1.4.10. OTRAS CONDICIONES ... 18
1.5. APERTURAYANÁLISISDELASOFERTAS ... 19
1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 19
1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 19
1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ... 20
1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA... 20
1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA ... 21
1.6. CONDICIONESGENERALESDELCONTRATO ... 24
1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO ... 24
1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 25
1.6.3. FONDOS ... 25
1.6.4. VALOR DEL CONTRATO ... 25
1.6.5. FORMA DE PAGO ... 25
1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS... 26
1.6.7. ADICIÓN O PRÓRROGA ... 26
1.6.8. PLAZO DE EJECUCIÓN ... 26
1.6.9. DOCUMENTOS DEL CONTRATO... 26
1.6.10. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 27
1.7. GARANTÍASDELCONTRATO ... 27
1.8. CLÁUSULAPENALPECUNIARIA... 28
1.10. IMPUESTOS,RETENCIONESYGASTOS ... 28
1.11. DEDUCCIONESPORINCUMPLIMIENTOS ... 30
1.12. COMPENSACIÓN... 31
1.13. COMUNICACIONES ... 32
1.14. REQUISITOSDELASFACTURAS ... 32
1.15. FUERZAMAYOROCASOFORTUITO ... 32
1.16. INTERVENTORÍA ... 33
1.17. RESERVADELAINFORMACIÓN ... 33
1.18. EXCLUSIÓNDERELACIÓNLABORAL ... 33
1.19. EQUIPOSYHERRAMIENTAS ... 34
1.20. SEGURIDADYSALUDENELTRABAJO ... 34
1.21. SALARIOS,PRESTACIONESSOCIALESYSEGURIDADSOCIAL ... 38
1.22. AFILIACIÓNDELCONTRATISTAALSISTEMADESEGURIDADSOCIAL ... 39
1.23. CONTROLDEREGISTROS ... 40
1.24. INDEMNIDAD ... 40
1.25. POLÍTICAAMBIENTAL ... 40
1.26. RESPONSABILIDADDELCONTRATISTA ... 40
1.27. REEVALUACIÓNDEPROVEEDORES ... 41
1.28. TERMINACIÓN ... 41
PARTE II ... 42
2. FORMATOS ... 42
FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ... 42
FORMATO 2 - OFERTA ECONÓMICA ... 45
FORMATO 3 - RELACION DE MULTAS Y/O SANCIONES ... 46
FORMATO 4 - PAGOS PARAFISCALES ... 47
PARTE I
1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA 1.1.1. OBJETO
Prestación de servicios de logística para los eventos con trabajadores del contrato integral y contratos de distribución de CHEC.
1.1.2. ALCANCE
En virtud de la ejecución del objeto contractual, el contratista debe realizar la
logística para
la implementación, producción, montaje, desmontaje, de los siguientes eventos proyectados:
Se realizarán tres (3) eventos en Manizales, uno (1) en Supía, dos (2) en La Dorada y uno (1) en Dosquebradas, para lo cual se tendrán las siguientes especificaciones técnicas con el fin de ofrecer experiencias agradables a los asistentes al evento:
LUGAR EVENTOS ASISTENTES ESPERADOS Manizales 3 1000 La Dorada 2 450 Supía 1 300 Dosquebradas 1 350 Tabla 1.
Contenidos y especificaciones de la actividad para cada uno de los siete (7) eventos Centros recreacionales o lugares con capacidad suficiente para albergar el número de invitados por evento según la tabla 1. El lugar deberá estar adecuado para la realización de actividades al aire libre. Para el caso de Manizales se podrá hacer uso de las instalaciones en la Estación Uribe CHEC o el Ecoparque Los Yarumos, en cuyo caso no se incurre en costos por alquiler de sitio y lo cual incide directamente en la oferta económica.
Alimentación: 2100 unidades aproximadamente (refrigerios y almuerzos). Se tendrán carpas para la entrega de alimentos, los cuales serán suministrados con el respectivo ticket que se entrega a la entrada del evento.
Catering.
Refrigerio con las siguientes opciones: Helado con galleta
Cholao
Perro caliente con bebida
Sándwich de jamón y queso con bebida Almuerzo con cuatro opciones:
Asado de carne con papa y bebida.
Cuarto de pollo (pechuga y ala) con papas y bebida Lechona con arepa y bebida.
Hamburguesa con papas y bebida. Hidratación.
Para la correcta realización del evento el esquema de actividad tendrá los siguientes componentes:
JUEGOS PARA NIÑOS Y ADULTOS Dummie saltarín dos (2) unidades Cama elástica una (1) unidad Barca de Marcopolo una (1) unidad Toro mecánico una (1) unidad Show de Magia
Torneo de Play Station
Actividad de integración familiar cuyo objetivo es socializar conocimientos generales de empresa, productos, grupo empresarial y región (Ej. Circuito de observación familiar dirigido)
Show de títeres o actividad de integración familiar Bingo
Recrematch Familiar – Juego Dirigido : Encostalados, Pista de obstáculos, carrera con tarros, skies, bolei-pie, carrera camiseta doble, rompecabezas 3d, cascos para escribir, rio humano, cubo humano, carrera con amarras y pesca de pimpones.
Los juegos deben contener temas de empresa suministrados por CHEC (territorios sostenibles, segmentación, grupo EPM)
Juegos de Mesa (Cartas, Jenga, Parques)
Juegos de Feria: Tiro al blanco, mini golf, futbolito, sapo, aros en botellas y casitas. Pintacaritas.
En caso de no haber disponibilidad de una de las atracciones mecánicas para alguno de las fechas establecidas para el evento, se reemplazará por otra con previa aprobación del interventor.
OTROS ELEMENTOS TÉCNICOS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO
Sonido de alta calidad y microfonía para el evento.
Equipo Logística – operarios. (staff de apoyo de actividades que permita cubrir las necesidades del evento.
Alquiler de las sillas necesarias por evento (según tabla 1)
Ubicar pendones o afiches alusivos a temas de empresa. Ej. Mapa de américa con los países donde EPM tiene filiales
Ubicación de stands con productos de la empresa: facturación WEB, PFS, entre otros. Alquiler de 75 Mesas por evento (según localización)
Alquiler de carpas para la entrega de elementos, registro y juegos.
Animadores socioculturales (un presentador general y animadores de apoyo para las actividades.
Transporte de piezas y elementos hasta los lugares donde se realicen los eventos. El montaje de actividades se realizará un día antes de cada evento.
Registro fotográfico.
Se coordinará el apoyo de un estamento de seguridad para contingencias el cual podrá ser Cruz Roja, Defensa Civil o GER, con acompañamiento de servicio de Ambulancia.
Se producirán las fichas o tickets para la entrega de alimentos, las cuales serán entregadas en mesas señalizadas a la entrada del lugar en orden alfabético.
Realizar una evaluación del evento donde se indague no solamente sobre el evento en sí, sino sobre el conocimiento que pudieron adquirir sobre la empresa.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD O EVENTO
Teniendo presente el siguiente orden, se efectuará el evento en cada lugar: • Montaje
• Entrega de fichas
• Bienvenida general y explicación de actividades • Distribución de grupos para actividades
• Desarrollo de las actividades de esparcimiento • Almuerzo
• Show de integración • Cierre y despedida • Desmontaje
1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
Podrán presentar ofertas las personas naturales o jurídicas que tengan experiencia mínima de 1 año en los últimos 3 años contados hasta la fecha de cierre de ofertas, en la realización de eventos iguales o similares a los solicitados en estos términos de referencia, para lo cual cada oferente deberá anexar las certificaciones correspondientes. Una de las certificaciones debe tener ejecución por igual o mayor valor a 80 SMLMV incluido IVA; así mismo, el número de personas impactadas por lo menos en uno de los contratos certificados debe ser como mínimo de 200 personas. Esta experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona para que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
Para incluir la experiencia en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada.
El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes y/o servicios requeridos en esta solicitud de ofertas.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales o cooperativas.
De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
1.1.4. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias. Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones
malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.
1.1.5. TRANSPARENCIA
La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre.
1.2. INFORMACIÓN GENERAL
1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico.
1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades. 1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN
1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día viernes 21 de agosto de 2015.
1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia podrán consultarse en el Área Gestión Comercial de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con el profesional Jorge Hernán
Osorio Restrepo, teléfono 8899000 extensión 1907, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m., o a través del correo electrónico [email protected]. Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
La CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC.
Ni las consultas ni las respuestas correspondientes producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día martes 8 de septiembre de 2015 a las a las 3:00 p.m., horas en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales.
En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares.
1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última.
En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas.
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.
Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta.
Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Los documentos son los siguientes: Documentos contractuales y legales
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1 adjunto. (Subsanable a excepción de la firma).
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
d) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable).
e) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable)
f) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En caso de ser persona natural diligenciar el formato 4 adjunto. (Subsanable).
Documentos técnicos
g) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 3 adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).
h) Oferta económica, para lo cual se debe diligenciar el formato 2 adjunto. (No subsanable, salvo errores aritméticos).
i) Formato 5 APARTAMIENTOS. En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.
En cuanto a requisitos subsanables, éstos serán solicitados vía correo electrónico y deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo. 1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada.
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo. 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta debe ser presentada en sobre cerrado en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA
PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
LOGÍSTICA PARA LOS EVENTOS CON TRABAJADORES DEL CONTRATO
INTEGRAL Y CONTRATOS DE DISTRIBUCIÓN DE CHEC”
(Original o copia según sea el caso)Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
b) Foliar todos los documentos requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC, (el cual puede ser consultado en la página www.chec.com.co)y acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
1.4.6. PRECIO
Los oferentes deben presentar la oferta en pesos colombianos.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto estipulado en los términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de las obligaciones prestacionales, pago a de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. La oferta deberá dar cuenta de precios firmes y fijos, los cuales se mantendrán durante toda la etapa precontractual y contractual; así las cosas, no podrán cotizarse precios reajustables, ni considerarse que son ajustables, en este caso se rechazará la oferta presentada.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo al porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.
Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que
propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Es por ello que cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.”
1.4.7. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Se podrá optar por una de las siguientes opciones:
Presentar la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada entre PARTICULARES, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país.
Presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono 8899000 Ext. 2448.
Para cualquiera de los casos se deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) expedido por la entidad aseguradora, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit. 890.800.128-6.
El valor asegurado será el 10% del valor de la oferta incluido IVA. La vigencia de la garantía será mínimo de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos:
No mantener las condiciones de la oferta.
El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC.
La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio para el cual se ofertó.
Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado de este proceso de contratación.
1.4.10. OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él
como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. 1.5. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor de la total de la oferta incluido IVA.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia.
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a) Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único.
b) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas.
c) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
d) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC. e) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el
representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
f) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.
g) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
h) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no corresponde a la realidad.
i) Cuando el oferente presente precios reajustables.
La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.
A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas no se presente ninguna oferta.
1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.
Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.
1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA 1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final:
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Experiencia y requisitos de participación:
Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
c) Calidad técnica:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.
d) Calidad comercial de la oferta:
Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC.
La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.
1.5.1.1.2. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, antes de IVA.
La CHEC verificará el precio de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el total, prevalecerá el unitario, a menos que la CHEC pueda determinar, con certeza, que el valor real se encuentra en la oferta, según se deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario en los formularios diligenciados por el oferente. En este caso el valor unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta. Si el error u omisión es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados.
Las correcciones establecidas según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
Dónde:
P: Puntaje de ponderación.
P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando.
Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones.
En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.
1.5.1.1.3. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
Al oferente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
100 * 1 X P P P
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el oferente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.
En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.
Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información darán como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
1.5.5.2. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
La CHEC aceptará la oferta de acuerdo con los resultados de la evaluación. Si es del caso, la Empresa podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.
1.5.5.2.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA
Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente.
Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.
El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.
Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.
1.5.5.2.2. AJUSTE ECONÓMICO
Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.
1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta.
Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual.
En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero
de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.
El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta.
Se deben enviar las garantías requeridas al proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).
Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC.
1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO
El contrato se entenderá como de PRESTACIÓN DE SERVICIOS y por lo tanto el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía, y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.
1.6.3. FONDOS
El valor del contrato será cancelado con recursos propios. 1.6.4. VALOR DEL CONTRATO
El contrato será de cuantía estimada y su valor real será el que resulte de multiplicar los servicios realmente ejecutados por el contratista y recibidos a satisfacción por CHEC, por los precios unitarios cotizados y aceptados.
1.6.5. FORMA DE PAGO
Pagos parciales por cada evento realizado.
CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley.
En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:
Número de la suborden
Número de batch de recepción (en caso de que aplique)
Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)
Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)
Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.
En ningún caso se concederá anticipo. 1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS
La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista.
En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.
Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.
1.6.7. ADICIÓN O PRÓRROGA
El contrato podrá ser adicionado o prorrogado por convenio entre las partes. 1.6.8. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del contrato es de ciento ochenta (180) días calendario, contados a partir de la firma del Acta de Iniciación.
1.6.9. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas
que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado.
1.6.10. DOMICILIO CONTRACTUAL
Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO
El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago).
El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:
Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.
Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista.
En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas.
A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar.
Estas garantías serán las siguientes:
De cumplimiento, equivalente al 10% del valor del contrato incluido IVA y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo de la carta de aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y 60 días calendario adicional.
De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, equivalente al 5% del valor del contrato incluido IVA y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo de la carta de aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y 3 años más.
De responsabilidad civil extracontractual, equivalente al 20% del valor del contrato incluido IVA y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo de la carta de aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y 60 días calendario adicional.
El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista.
En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato.
Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna.
Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.
1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.
1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN
El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito de quien haya firmado el contrato por parte de CHEC.
Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.
1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS
El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta.
CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, contribución de obra pública…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos.
El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada.
La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley.
Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista.
El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.
Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA
Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta.
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA
El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas.
RETENCIÓN DEL IVA
Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura.
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención.
