Microsoft Excel – Episodio IV
Referencias Relativas y Absolutas
Como recordará (espero que así sea…), cuando construye una fórmula NO UTILIZA LOS VALORES QUE INTERVIENEN, SINO LAS DIRECCIONES O NOMBRES DE CELDAS QUE LOS CONTIENEN…
es decir, hace usted REFERENCIA a dichas celdas.
Existen dos maneras de referirse a las celdas o rangos:
1. Referencias Relativas 2. Referencias Absolutas
(También conocido como direccionamiento relativo y absoluto).
Referencias relativas a celdas
Cuando una misma fórmula va a ser utilizada en varias celdas, lo más rápido y adecuado es introducirla en una de ellas (por lo general la primera del grupo…) y copiarla al resto, a través de la técnica analizada anteriormente y
conocida como “Copiado Rápido” o “Copiado Inteligente” (si no lo recuerda luego de tantos penosos ejercicios, entonces una terrible desazón me invade…)
De todos modos, es imprescindible su recuerdo por lo que trataré de ayudarla/o:
Ingrese a modo de ejemplo, los siguientes datos en una planilla en blanco:
Intente comprender la fórmula introducida y explíqueme de qué se trata. Estoy esperándolo/a… Asignaré una buena calificación a su respuesta correcta.
Para efectuar el copiado, siga atentamente las instrucciones del siguiente paso a paso:
1) Seleccione la celda a copiar (en el ejemplo, E2).
2) Ubique el puntero del Mouse sobre el manejador de la celda (la marca ubicada en la esquina inferior derecha de la selección) hasta que asuma la forma de cruz fina.
3) Arrastre hasta la última posición del rango a copiar (en el ejemplo, E4).
4) Suelte el Mouse y no deje de sorprenderse con los resultados obtenidos.
5) Exhiba ante sus docentes un rostro que manifieste asombro.
Lo que se ha copiado efectivamente en las celdas es la fórmula, que actualiza automáticamente su sistema de referencias al copiarse, por tratarse de referencias relativas (es decir, dependen realmente de la posición que ocupan).
Es posible observar en las fórmulas la manera en la que sus referencias fueron actualizadas según la posición en la que se encuentren.
Referencias absolutas a celdas
En ocasiones, nos interesa Fijar alguna de las celdas que intervienen en fórmulas, de manera tal que cuando se copien en otro rango, dicha celda no varíe (es decir, no se actualice). Resulta necesario entonces utilizar referencias absolutas a la, o las celdas que correspondan (referencia
fija). El modo de referenciar absolutamente una celda es anteponiendo el signo
$ a cada coordenada de la dirección de la celda a fijar. Por ejemplo: $A$2 o
$C$5.
Por caso, la planilla siguiente necesita la aplicación de este concepto:
Ingrese los datos de las columnas A y B, incluyendo el cálculo del total (imagino que no es necesario que le recuerde como hacerlo… ¿o si?).
¡Muy bien! Supongamos que su planilla presenta el siguiente aspecto luego de realizar algunas modificaciones de formato, además de la incorporación de la función que permite la sumatoria de los importes.
¡Felicitaciones! ¡Su “mini” planilla se asemeja a la de la imagen anterior!
Es el momento de ingresar una fórmula adecuada que refleje el porcentaje que representa cada rubro, respecto del total de gastos. Voy a
suponer que tanta insistencia de mi parte en relación al cálculo de porcentajes mediante la tristemente célebre “regla de tres simple” ha dado sus frutos y en consecuencia usted no presenta dudas al respecto… ¿verdad? Pues es sumamente sencillo: en la celda C2 debe ingresarse la siguiente fórmula: =B2/B8, que calcula la relación entre el primer gasto (B2) y el total de gastos (B8). Luego deberá copiar la fórmula al resto de las celdas (rango C3:C8).
El “sorpresivo” resultado es el que se muestra en la figura siguiente. Si antes de realizar el copiado usted ya había imaginado que algo no estaría bien, pues tenía razón y eso acredita una calificación de 10(Diez) por lo que le ruego me lo haga saber en este momento para dejarlo asentado en mis registros.
Deténgase un instante a analizar el resultado: efectivamente, cada una de las fórmulas obtenidas divide un gasto distinto (el importe de cada rubro). Sin embargo, todos estos gastos deben dividirse por el mismo total.
Esto no es precisamente lo que sucedió: observe en la figura siguiente, la manera en que las referencias de celdas se fueron actualizando:
Como en otros órdenes de la vida, existen diferencias entre lo que
“debió ser” y lo que realmente “fue”…
¿Y cómo daremos solución a esto? –Preguntará usted, con una interesante ansiedad.
Pues, mi trabajo consiste en erradicar sus dudas, por lo que le solicito que se relaje y disfrute… -Diré yo, con cierta resignación…
Me permito exponer hasta tres maneras de resolverlo:
a) No utilizar el copiado rápido o inteligente: Para decirlo de otro modo, esta solución consiste en registrar las fórmulas de a una por vez (=B2/B8 en C2, luego =B3/B8 en C3, y así sucesivamente) con todo lo que eso significa…
(Piense usted en 2000 rubros de gastos diferentes que implican la introducción de 2000 fórmulas…). Pues es demasiado trabajo innecesario (de por sí, cualquier trabajo es escasamente agradable, imagine usted un trabajo innecesario…). Conclusión: Procedimiento Descartado.
b) Reemplazar el divisor B8 por su “momentáneo” valor: Es decir, en lugar de utilizar la referencia a la celda correspondiente, se ingresa directamente su valor que en nuestro ejemplo es 3221 con lo que la fórmula resultaría:
=B2/3221. Me agrada asignar el título “lo atamos con alambre” a este procedimiento puesto que cualquier cambio que se produzca sobre alguno de los importes de gastos, actualizaría la sumatoria en forma automática,
c) Aplicar referencias absolutas a celdas: Así resultará posible mantener FIJA una referencia mientras se efectúa el copiado. Esto es: la fórmula
=B2/$B$8 establece la relación planteada y permite el copiado rápido ya que se ha determinado como fija (referencia absoluta) a la celda B8…
Conclusión: Procedimiento Aceptado puesto que brinda solución a los problemas generados en los apartados anteriores.
¡Muy bien! Ha llegado usted al final de este aburrido apunte, por lo que le propongo practicar…
Pero no llore, no desespere, es cuestión de prestar un poquito de atención. Piense que es por su propio beneficio, aunque entiendo que su “propio beneficio” le acarrea angustias… existen en la vida muchas razones que ameritan un llanto, pero créame, no es este el caso…
Para poner en práctica…
a) Modifique las actividades 14 y 15 desarrolladas con anterioridad, aplicando lo aquí aprendido, en aquellas fórmulas que estime conveniente…
b) Descargue el libro de trabajo “Córdoba Libre de PCB” (recursos de la actividad 16) y complete con las fórmulas adecuadas conforme a lo allí indicado.
c) Asigne propiedades de formato para mejorar la “estética” de la planilla.
d) Guarde el libro con el nombre “Actividad 16”.
e) Cierre todas las ventanas, apague el equipo, acomode sus cosas, la silla, deshágase de los desperdicios (no considere a sus compañeros como tales…) y espere al sonido del timbre.
f) ¡Hasta la próxima clase y gracias por su atención y paciencia!