UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
CARRERA INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PORTADA
Proyecto de Investigación previo a la obtención del título de Contadora Pública Autorizada.
Título del proyecto de investigación:
“CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA DEL GAD DEL CANTÓN
PICHINCHA EN EL PERÍODO 2014”
Autor:
María José Chanalata Tuarez
Director de Proyecto:
Ing. Ximena Mishely Guillín Llanos MSc
Quevedo – Los Ríos – Ecuador
ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, María José Chanalata Tuaréz, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente
_____________________________ María José Chanalata Tuárez
iii
CERTIFICACIÓN DE CULMINACIÓN DEL PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN
La suscrita, Ing. Ximena Guillén, MSc., Docente de Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que la egresada: María José Chanalata Tuárez, realizó el Proyecto de Investigación de grado titulado: CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO DEL GAD DEL CANTÓN PICHINCHA EN EL PERIODO 2014, previo a la obtención del título de Contador Público Autorizado, bajo mi dirección, habiendo cumplido con la disposición reglamentaria establecida para el efecto.
___________________________________ Ing. Ximena Guillén.
iv
CERTIFICADO DEL REPORTE DE LA HERRAMIENTA DE
v
CERTIFICADO DE APROBACIÓN POR TRIBUNAL DE SUSTENTACIÓN
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
CARRERA INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Titulo:
“Control Interno y su incidencia en la gestión administrativa del Gad del Cantón Pichincha en el Periodo 2014”
Presentado a la Comisión Académica como requisito previo para la obtención del título de: Contador Público Autorizado
Aprobado por:
____________________________________ Ing. Elsa Leuvany Álvarez Morales, Msc.
PRESIDENTA DEL TRIBUNAL
________________________________ Lic. Luis Orlando García Macías, Msc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
________________________________ Ing. Wilson Javier Toro Álava, Msc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
vi
AGRADECIMIENTO
Con esta investigación deja constancia de mi agradecimiento a las siguientes personas:
Mi eterna gratitud a cada una de las autoridades de esta prestigiosa Institución, por su entrega y dedicación en las funciones desempeñadas.
A la Ing. Dominga Rodríguez Angulo MBA por su trabajo arduo y responsabilidad en favor de la población estudiantil.
A la Ing. Ximena Gillin, quién con sus conocimientos ha sabido guiarme en la investigación, desarrollo y culminación de mi tesis.
A cada uno de los docentes que compartieron sus conocimientos, mi formación y así lograr un objetivo.
A la Unidad Administrativa de Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha por las facilidades brindadas durante el desarrollo de la Tesis.
A todas aquellas personas que de una u otra manera contribuyeron para la elaboración de la presente investigación.
.
vii
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado a Dios por haberme dado una nueva oportunidad de vivir y darme la oportunidad de culminar mis estudios universitarios para lograr la meta de ser una profesional, superando cada uno de los retos que la vida universitaria presenta a lo largo del camino.
De manera muy especial a mi hija, porque ella tuvo que soportar largas horas sin la compañía de su mamá, sin poder entender a su corta edad, el por qué irme y dejarla sola los fines de semana, por ser mi motor de superación, la razón de mi esfuerzo del día a día, mi más grande motivación.
A mi madre por ser la persona que me acompañado en toda mi etapa estudiantil. A mi padre que aunque está lejos siempre me has apoyado incondicionalmente, a ustedes dos quienes día a día me impulsaron a cumplir con todos mis sueños y metas.
A ustedes mi ÁNGELES que desde el cielo me guiaron siempre para cumplir mi objetivo.
Finalmente agradezco a personas muy especiales e importantes, quienes estuvieron a mi lado brindándome su tiempo y dedicación e impulsándome para conseguir mis objetivos.
viii
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se la realizó en el Cantón Pichincha, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha. La fase investigativa tuvo una duración de 120 días, cuyo objetivo general es examinar el CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL GAD DEL CANTÓN PICHINCHA EN EL PERIODO 2014.
Evaluando si existen procesos que cumplan con los requerimientos exigidos para el control interno; como investigando la eficiencia, eficacia y el cumplimiento de los procesos para la Gestión Administrativa; a fin de analizar cómo se manejan cada uno de los procesos para la incidencia en la gestión administrativa en el periodo 2014.
Se aplicó el cuestionario de control interno relacionado con la gestión administrativa del GAD Pichincha, y se obtuvo información veraz y confiable. El presente estudio y evaluación del control interno determinó que la UATH no elaboró la planificación correspondiente desde años anteriores al 2014. Las herramientas de control interno permitieron observar la falta de gestión de la UATH, en la elaboración de una Planificación de Talento Humano, contraviniendo los deberes y atribuciones de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
La contratación de servicios ocasionales en la entidad sobrepasó el 20% de lo permitido, esta contratación se realizó sin previo análisis y supervisión. La entidad no contó con un Manual de Clasificador de Puesto, conteniendo normas estandarizadas que permitieran analizar, describir, valorar y clasificar los puestos que les permitieran conocer las tareas, responsabilidades, y los requisitos de todos los puestos para el cumplimiento eficaz y seguro de los objetivos institucionales.
ix
ABSTRACT
This research was conducted in the Pichincha Canton, in the Autonomous Decentralized Municipal Government of the canton Pichincha. The research phase lasted 120 days, whose overall objective is to examine the INTERNAL CONTROL AND ITS IMPACT ON ADMINISTRATIVE MANAGEMENT OF Pichincha Canton GAD IN THE PERIOD 2014.
Assessing whether there are processes that meet the requirements demanded for internal control; as investigating the efficiency, effectiveness and compliance processes for Administrative Management; to analyze how they are handled each of the processes for influencing the administration in the 2014 period.
It applied internal control questionnaire related to the administration of the GAD Pichincha was applied, and accurate and reliable information was obtained. This study and evaluation of internal control determined that the UATH not developed the corresponding planning from previous years to 2014. Internal control tools allow us to observe the lack of management UATH in the development of a Human Resource Planning, contravening duties and powers of the Organic Law of the Comptroller General.
Hiring occasional services in the state exceeded 20% of the permitted, this contract was done without prior analysis and monitoring. The company did not have a manual Sorter Since, containing standardized rules allow analyze, describe, assess and classify the positions where they know the tasks, responsibilities, and requirements of all positions for effective compliance and safe corporate objectives
x
TABLA DE CONTENIDO
Contenido Pág.
Portada
Declaración de Autoria y Cesión de Derechos ... ii
Certificación de culminación del proyecto de investigación ... iii
Certificado del reporte de la herramienta de prevención de coincidencia y/o plagio académico ... iv
Certificado de aprobación por tribunal de sustentación ... v
Agradecimiento ... vi
CAPÍTULO ICONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ... 3
1.1. Problema de investigación ... 4
1.1.1. Planteamiento del problema ... 4
1.1.2. Formulación del problema ... 5
1.1.3. Síntesis del problema ... 5
1.2. Objetivos ... 5
1.2.1. General ... 5
1.2.2. Específicos ... 5
1.3. Justificación ... 6
CAPÍTULO IIFUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 8
2.1. Marco teórico ... 9
2.1.1. Control interno ... 9
2.1.1.1. Importancia del control interno ... 10
xi
2.1.1.3. Objetivos del control interno ... 11
2.1.1.4. COSO I ... 11
2.1.1.5. Componentes del control interno ... 12
2.1.1.5.1. Ambiente de control ... 12
2.1.1.5.2. Evaluación de riesgo ... 15
2.1.1.5.3. Actividades de control ... 16
2.1.1.5.4. Tipos de actividades de control ... 16
2.1.1.5.5. Información y comunicación ... 18
2.1.1.5.6. Información... 18
2.1.1.5.7. Calidad de la información ... 18
2.1.1.5.8. Comunicación ... 19
2.1.1.6. Monitoreo o supervisión ... 20
2.1.1.6.1. Supervisión continua ... 20
2.1.1.6.2. Alcance y frecuencia... 21
2.1.1.6.3. El proceso de evaluación ... 21
2.1.1.6.4. Metodología ... 22
2.1.1.6.5. Documentación ... 22
2.1.1.6.6. Plan de acción ... 23
2.1.1.6.7. Deficiencias ... 23
2.1.1.6.8. Fuentes de información... 24
2.1.2. Empresa ... 25
2.1.2.1. Clasificación de las empresas ... 26
2.1.2.2. Empresas comerciales ... 27
2.1.2.3. Tipos de empresas... 27
2.1.3. Gestión ... 28
2.1.3.1. Gestión administrativa ... 28
2.1.3.2. Importancia de la gestión administrativa ... 29
2.1.3.3. Propósitos de la gestión administrativa ... 30
2.1.3.4. Elementos de gestión ... 30
2.1.3.5. Control de gestión ... 31
2.1.4. Talento humano ... 31
2.1.4.1. Manuales administrativos ... 31
xii
2.1.4.1.2. Objetivo de los manuales ... 32
2.1.4.1.3. Tipos de manuales ... 32
2.1.4.2. Manual de procedimientos ... 33
2.1.5. GAD ... 34
2.1.5.1. Gad cantonales ... 34
2.1.6. Constitucion de la Republica del Ecuador ... 35
2.1.7. Cootad ... 37
2.1.8. Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos ... 40
2.1.9. Codigo del Trabajo ... 41
2.1.10. El Reglamento General a la Ley Organica del Servicio Publico ... 42
2.1.11. Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización. COOTAD ... 43
CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 45
3.1. Localización ... 46
3.2. Tipo de investigación ... 46
3.2.1. Bibliografía – documental ... 46
3.2.2. Descriptiva ... 46
3.3. Métodos de investigación ... 46
3.3.1. Inductivo. ... 46
3.5. Diseño de la investigación ... 47
3.6. Instrumentos de investigación ... 50
3.6.1. Entrevistas... 50
3.6.2. Encuestas. ... 50
3.7. Tratamiento de datos... 50
xiii
3.7.2. Creación de la firma auditora ... 52
3.7.3. Procedimiento metodológico ... 50
3.7.3.2. Tipificación de las áreas implicadas y la respectiva separación de funciones 51 3.7.3.3. Análisis o diagnostico circunstancial del sistema de control interno ... 51
3.7.3.4. Medición del efecto del control interno. ... 51
3.7.3.5. Planteamiento del control interno ... 51
CAPITULO IVRESULTADO Y DISCUSIÒN ... 54
4.1. Resultados ... 55
4.1.1. Carta de solicitud de servicios de auditoria ... 55
4.1.1.1. Estructura orgánica ... 58
4.1.2. Antecedentes del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha... 57
4.1.2.1. Visión ... 57
4.1.2.2. Misión ... 57
4.1.2.3. Objetivos de la entidad ... 61
4.1.3. Evaluación del control interno ... 61
4.1.3.1. Cuestionario de control interno aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pichincha. ... 79
4.1.3.2. Resultados de la investigación del sistema de control interno ... 85
4.1.4. Informe ... 95
4.1.5. Carta de presentación del informe de control interno ... 95
4.1.5.1. Planificación del talento humano... 96
4.1.5.2. Porcentaje de contratación de personal... 98
4.1.5.3. Renovación de contratos ... 101
4.1.5.4. Manual clasificación de puestos y estructura orgánica... 103
4.2. Discusión ... 105
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 107
5.1. Conclusiones ... 108
xiv CAPÍTULO VI BIBLIOGRAFÍA ... 110 6.1. Literatura citada ... 111
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla
Pág.
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura
Pág.
xvii
CÓDIGO DUBLIN
Título: CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL GAD DEL CANTÓN PICHINCHA EN EL PERIODO 2014
Autor: María José Chanalata Tuárez
Palabras clave: Control Interno Gestión Administrativa Talento Humano Auditoría
Fecha de publicación:
Editorial: Quevedo, UTEQ, 2015 Resumen:
(hasta 300 palabras)
Resumen.- La presente investigación se la realizó en el Cantón Pichincha, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha. La fase investigativa tuvo una duración de 120 días, cuyo objetivo general es examinar el Control Interno y su incidencia en la gestión administrativa del GAD del cantón Pichincha, Evaluando si existen procesos que cumplan con los requerimientos exigidos para el control interno; como investigando la eficiencia, eficacia y el cumplimiento de los procesos para la Gestión Administrativa; a fin de analizar como la UATH maneja cada uno de los procesos para la incidencia en la gestión administrativa., determinándose que no existen un manual de procedimientos, ni de clasificación de puestos en la Unidad de Talento Humano, lo que ocasionó incumplir con las normativas vigentes(…)
Summary.- This research was conducted in the Pichincha Canton , in the
Autonomous Decentralized Municipal Government of the canton Pichincha.
The research phase lasted 120 days, whose overall objective is to examine the
Internal Control and its impact on the administrative management of GAD
Pichincha Canton, Assessing whether there are processes that meet the
requirements demanded for internal control; as investigating the efficiency,
effectiveness and compliance processes for Administrative Management; to
analyze how the UATH handles each of the processes for influencing
administrative management. , determined that there are no procedures manual
or job classification in the Unit of Human Talent , resulting in failing to comply
with regulations force ( ... )
Descripción: 90 hojas : dimensiones, 29 x 21 cm + CD-ROM
1
INTRODUCCIÓN
El control interno se refiere es un conjunto de operaciones que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer objetivos de las empresas, con el fin de conseguir con éxito una estrategia. Partiendo del análisis situacional que permitan proveer información oportuna para el desarrollo de sus actividades, siendo una útil herramienta para diagnosticar a las empresas en cualquier lugar del mundo, ya que permite establecer las condiciones de la entidad.
En el Ecuador, sobre todo en las entidades públicas se aplica por medio de la entidad reguladora, controles internos a los procedimientos financieros y administrativos a fin de determinar el grado de eficiencia, eficacia que tiene relación a los procesos que ejecutan, detectándose en muchos casos la inobservancia de la normativa vigente, estableciendo responsabilidades por lo actuado. De esta manera el control interno se convierte en una herramienta para los directivos, por cuando a partir de su informe se podrán establecer los correctivos necesarios en caso de encontrarse falencias.
Desde el nacimiento del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización, en la cual en su Art. 28, define los Gobiernos Autónomos Descentralizados (GAD) constituyendo cuatro tipos de acuerdo a las circunscripciones territoriales: 1) las regiones; 2) las provincias; 4) los cantones, y: 4) las parroquias de las zonas rurales. En cada provincia la Contraloría General del Estado tiene una delegación, la misma que es la encargada de realizar Controles Internos a cada una de las entidades públicas o aquellas que de acuerdo a su constitución utilicen recursos públicos, siendo este procedimiento aplicado de igual en manera en Manabí, siempre se designan auditores internos para cierta entidad, previa planificación de la delegación provincial del Contraloría.
2 al igual que todo ente público, estas pueden ser examinadas, determinando si cumplen o no con lo establecidos en las normas de control.
En el GAD del cantón Pichincha, provincia de Manabí dada la naturaleza jurídica en cuanto a la competencia cantonal, se convierte como tal en una entidad la cual se debe de ejercer actividades de control para regular las acciones que deben de realizar o cumplir dentro las funciones y competencias asignadas como GAD. Desde luego por ser una entidad pública, esta debe de estar sujeta a los organismos de control, como es el caso la Contraloría General del Estado que cada cierto tiempo realiza tareas de control o exámenes al GAD del cantón Pichincha, ya sea estas financieras o administrativas.
3
CAPÍTULO I.
4
1.1.
Problema de investigación
1.1.1.
Planteamiento del problema
En el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, en aspecto administrativo presenta limitaciones en cuanto al control interno, debido a que los procedimientos ejecutados no fueron los más adecuados incurriendo en errores que repercutieron en la entidad de gobierno local, la inexperiencia de quienes estuvieron al frente de algunas de las dependencias del cabildo municipal, han sido las causas principales de que no se haya cumplido a cabalidad el rol asignado.
Situaciones de esta naturaleza son normadas y observadas en los exámenes de auditoría que efectúa la Contraloría General del Estado de acuerdo a lo que establece el artículo 211 de la Constitución del Estado, como también por auditorías externas solicitadas o designadas para un determinado caso o procedimiento.
La inobservancia a procedimientos en cuanto a los nombramientos del personal, la no existencia de un manual de funciones de puesto, no contar con un reglamento interno para la unidad de talento humano, entre otras problemáticas que se han podido deducir, por lo tanto frente a esta situación, el presente trabajo lleva como propuesta el planteamiento de un control normativo de eficiencia al control interno que se debe aplicar a la gestión administrativa de este ente gubernamental.
Partiendo de este planteamiento el Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pichincha, donde prima en la gestión administrativa la inobservancia de las leyes y reglamentos reguladores de los organismos de control, han incidido para que se incurra en faltas graves, desconociendo procedimientos que no pueden ser omitidos, los cuales el ente de control, sabrá sancionar conforme a lo que la legislación amerita.
5
1.1.2.
Formulación del problema
¿Cómo el control interno incide en la Gestión Administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, provincia de Manabí?
1.1.3.
Síntematización del problema
¿Cuál es la estructura organizacional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha?
¿Cuál al incidencia en la Gestión Administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, al aplicar el control interno?
¿Qué indicadores de control interno miden la gestión administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pichincha?
¿De qué manera el informe del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pichincha, influye en su gestión administrativa?
1.2.
Objetivos
1.2.1.
General
Aplicar el control interno en la Gestión Administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, durante el período 2014.
1.2.2.
Específicos
6 cantón Pichincha, en el cumplimiento de la normativa vigente exigidos para el control interno.
2. Aplicar el control interno para determinar la eficacia en la gestión administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pichincha
3. Establecer los indicadores para medir la gestión administrativa de la Unidad de Recurso Humano del GAD Pichincha.
4. Redactar un informe del sistema de control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pichincha en el periodo 2014.
1.3.
Justificación
Una entidad pública debe medirse por la calidad de la prestación de un servicio eficiente no solo al público, sino dentro de sus dependencia, que cada una de ella se apegue a los lineamientos del buen vivir, y sobre todo realicen sus actividades bajo una normativa de procedimientos que regule las actividades de cada una de las unidades administrativas con la que cuenta la entidad.
Existen procedimientos que no deben de desconocerse para la realización de las actividades en una entidad pública, por citar un ejemplo el manual de control interno, se lo identifica como un evento de trascendencia objetiva en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, porque al desarrollar sus funciones en el ámbito de la administración de los proceso, contribuye a planificar, organizar, dirigir y controlar la manera más eficiente todas y cada una de las actividades de la dependencia.
7 Dada la característica del presente proyecto resulta beneficioso para quienes dirigen el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pichincha, siendo beneficiarios directos el alcalde, los directores y jefes de áreas, quienes adoptaron las sugerencias planteadas a fin de mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos que se realizan en el entidad, por otra parte sería beneficiarios indirectos los empleados y obreros de la institución, así como la ciudadanía principal usuario del GAD.
Contando con la aprobación del primer personero, y por las facilidades brindadas de los directores y jefe de áreas, el presente proyecto fue factible en su ejecución, cumpliéndose con lo establecido para recabar la información pertinente y establecer los resultados en base al control aplicado en la entidad.
8
CAPÍTULO II.
9
2.1.
Marco teórico
2.1.1. Control interno
El control interno se define como un proceso exhaustivo realizado por los mismos directivos, empleados o funcionario del ente, con la finalidad minimizar los riesgos y garantizando la obtención de la misión u objetivos de la entidad
(Mantilla A. , 2008) El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera. (Pág. 12:22)
(Fonseca Luna, 2009) (Pág. 14) cita al Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – AICPA quien en 1949 estableció: que el Control Interno contiene el Propósito de Organizar de todos los procesos y medios de coordinación acordados dentro de una compañía para proteger los activos, comprobar la corrección y confidencialidad de sus antecedentes contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas un "sistema" de Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas
(Universidad Nacional de Ingeniería, 2013) El Control Interno debe su estructura, a la dirección tanto académica como administrativa que debe de estar a favor de los beneficios generales, propagándolos con bases en los principios de justicia, de la ética, la eficacia, la eficiencia, la economía, en la rendición de cuentas y conservación de nuestro ambiente.
10 2.1.1.1. Importancia del control interno
El control interno radica su importancia en el establecimiento de las posturas para el cumplimiento de los objetivos, las metas y los indicadores de una empresa.
El Control Interno es parte esencial de la seguridad del sistema administrativo / contable que en una empresa se utiliza, mediante el cual se fija y se evalúan los procedimientos administrativos, contables y financieros, permitiendo de esta manera que la empresa alcance su objetivos. Mediante este procedimiento se pueden detectar las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el profesional de la rama pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
2.1.1.2. Responsables del control interno
El control interno es responsabilidad de todos cuanto constituyen le entidad, pero se ha determina como responsables de ejecutar el control interno a los siguientes:
Administración.- Principal ejecutor del sistema de control interno dentro de la organización, entidad o empresa.
Consejo Directivo.- Es que proporciona la guía, quien además realiza una supervisión con la que regula las actividades dentro de la empresa u organización.
Auditores Internos.- Son lo que determinan si existen o no deficiencias en el sistema de control dentro de la entidad o empresa
Otro Personal.- Por su participación activa dentro de la empresa, este tiene cierto grado de injerencia en las actividades que se llevan a cabo en la organización.
11 2.1.1.3. Objetivos del control interno
Según (Fonseca Luna, 2009) :
Impulsar la eficiencia. la eficacia, economía y transparencia en los procedimientos de la institución, que se reflejará en los aceptables servicios que brinda a la colectividad..
Ser custodios, protegiendo los recursos y bienes de la entidad o del Estado según fuere el caso, frente a cualquier pérdida, desperfecto o avería, el uso inadecuado e indebido que incurra en procedimientos ilegales; en resumen contra toda situación considerada irregular o perjudicial que afecte.
Efectuar con la normativa inherente a la empresa y a sus acciones u operaciones.
Legitimar la confidencialidad y oportunidad de la información
De acuerdo a (Universidad Nacional de Ingeniería, 2013) :
Conducción efectiva, mostrada en la eficiencia, eficacia y la transparencia en el uso de los recursos de la empresa o el Estado.
Seguridad, Confianza y transparencia en proceso presentación de resultados o rendición de cuentas
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
2.1.1.4. COSO I
(PricewaterhouseCoopers, 2014) El COSO como es conocido, es un desarrollo de actividades integradas por una serie de sistemas y procedimientos en la empresa, el mismo que se compone de cinco mecanismos o componentes básicos.
12 integrada. Además se formalizan 17 principios relevantes que ya estaban implícitos en un sistema con control interno efectivo.
Como refiere (Cabello, 2011) que el informe COSO es el instrumento documentado donde se encuentran los lineamientos fundamentales para el establecimiento, gestión y control de un sistema de control, es decir los procesos a seguir para cumplir con el control interno en un entidad.
Tomando en cuenta el grado de aceptación que tiene desde que fue publicado allá por el año 1992, el informe COSO, es ya el modelo de referencia a la hora de realizar un control interno.
(Buzo, 2014) COSO 2013 toma la esencia del COSO 1992 y enfatiza que los cinco componentes de COSO deben estar presentes (diseñados) y funcionando (ser efectivos) conjuntamente de manera integrada. Además se formalizan 17 principios relevantes que ya estaban implícitos en un sistema con control interno efectivo.
2.1.1.5. Componentes del Control Interno
(Fonseca Luna, 2009) Los componentes del control interno hacen las veces de criterios generales que aseguran la preparación de los estados financieros libre de errores materiales o fraude, dentro de niveles de riesgo aceptables. (Pág. 40)
Conforme lo indica en la página web de la Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas (fccea.unicauca.edu.co, 2013) el control interno está constituido por los siguientes componentes interrelacionados derivados de la forma de gestionar la organización.
Ambiente de Control
13 (Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 2013) El procedimiento evaluativo de riesgos implica una fase activa y participativa donde se identificará y analizará aquellos aspectos considerados riegos y que tiene afectación en la consecución de los objetivos.
Según lo describe (Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 2013)
Es la agrupación de normativas, de procesos y estructuras que determina los lineamientos con los cuales se efectuaran el Control Interno a través de la organización. El directorio y la alta gerencia establecen el ejemplo en relación con la importancia del Control Interno; así como las normas de conducta esperada.
Engloba la totalidad de la empresa u organización, marcando influencia en la conciencia colectiva en el aspecto del riesgo, del personal de la empresa.
Para (Guitierrez, 2012) El ambiente de control es un factor intangible bien importante en las actividades de la entidad, el cual a veces no se le brinda la atención debida. Sin embargo, es el primero de ocho componentes interrelacionado de la gestión de riesgo empresarial (ERM, en sus siglas en inglés) siendo la base de los otros componentes de la gestión de riesgo.
Es necesario considerar que el ambiente de control interno se dirige a obtener:
Operaciones Eficientes y Eficaces,
Confiabilidad de la Información Financiera,
Cumplimiento de las leyes, regulaciones y las normas aplicables, Reducción en las pérdidas,
Salvaguardar los recursos disponibles.
14 Por lo tanto, parte de este proceso, debe ser la consideración del factor humano envuelto y determinar el grado de control que existe en la entidad.
Para tener una idea de lo importante y necesario que conlleva el ambiente de control interno en la entidad, debemos considerar algunos factores, con los cuales se determina si la entidad tiene controles robustos relacionados al ambiente de control interno en sus operaciones:
Integridad y Valores Éticos
(Guitierrez, 2012) La existencia e implementación de código de conducta, código de ética, normas sobre las prácticas comerciales aceptables, normas sobre conflictos de interés y normas para dirigir las operaciones diarias, el establecimiento de un alto grado de ética con los empleados, clientes, proveedores, vendedores, acreedores, competidores, auditores y otros.
El Establecimiento de un Compromiso de Competencia:
(Guitierrez, 2012) La descripción trasparente del trabajo a realizar, definir bien las tareas en los trabajos especializados, analizar las destrezas y conocimientos necesarios para desempeño del trabajo, la retención de empleados cualificados, y una adecuada capacitación.
Filosofía Gerencial y Estilo Operacional
(Guitierrez, 2012) Actitudes y acciones hacia los informes financieros, aceptación de riesgos, la frecuencia de integración y comunicación entres gerentes y otro personal, la gerencia que asume los riesgos vs gerencia conservadora en asumir los riesgos.
Estructura Organizacional:
15 responsabilidades de la gerencia y si esta las entiende, determinar si la gerencia tiene el conocimiento y experiencia para manejar sus responsabilidades.
Comité de Auditoría de la Junta de Directores:
(Guitierrez, 2012) La acción del Comité en revisar los controles internos y las actividades de auditorías, conlleva una influencia positiva para la entidad en el ambiente del control interno.
Asignación de Autoridad y Responsabilidad:
(Guitierrez, 2012) La asignación de responsabilidad y la delegación de la autoridad, estas tienen que ser cónsono con las metas y objetivo de la entidad, funciones operacionales, requerimientos regulatorios, e incluyendo la responsabilidad del sistema de información y las autorizaciones de cambios.
Prácticas y Políticas de Recursos Humanos
(Guitierrez, 2012) Determina si el empleo, adiestramiento, promoción, compensación y despido de los empleados están cónsono con dichas prácticas y política establecidas.
Evaluación de Riesgo
Es la acción donde se evalúa la afectación del riesgo, de acuerdo a (Beltrán Pardo, s.f.) La entidad deber ser consciente de enfrentar los riesgos de origen interno y externo y previa su valoración se establecerá los objetivos y las medidas preventivas a los distintos niveles en todos los procedimientos y operaciones de la entidad relacionados con los ingresos, ventas, servicios, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades, de manera que operen asociados con el cambio. También debe establecer mecanismos para planificar analizar y administrar todos los riesgos
16 control (organización). Estos pueden provenir del medio ambiente o de la empresa, entidad u organización misma. Por ello es preciso establecer un amplio proceso que nos permita identificar y analizar las interrelaciones relevantes de todas las áreas de la entidad o empresa y de estas áreas con el medio circundante, para de esta manera ser determinantes en los posibles riesgos.
Actividades de Control
(Fonseca, 2011) Las actividades de control son parte integral de las tareas del banco y, en consecuencia deberían estar diseñadas e implementadas para atender los riesgos que han sido identificados a través de la gestión de riesgos, la que por su naturaleza incluyen a todos los niveles del personal de la organización, incluso a la administración superior. (Pág. 182)
Por otra parte (Coopers & Lybrand, 2010), las actividades de control son normas y procedimientos (que constituyen las acciones para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplen las directrices que pretenden asegurar que se cumplen las directrices que la dirección ha establecido con el fin de controlar los riesgos. (Pág. 67)
(Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 2013) Actividades de Control son funciones que se establecen como políticas y normas de procedimientos que ayudan a quienes fungen de directivos administrativos que de manera segura se atenúen los riegos, que pueden comprometer la consecución de los objetivos propuestos.
Este conjunto de procedimientos se efectúan sin exceptuar los niveles que posea la empresa, al igual que se ejecutan en diversos periodos de la empresa; incluyendo en este proceso al contexto tecnológico.
Tipos de actividades de control
17 los controles preventivos hasta los controles detectivos, al igual que los controles manuales, así como los controles informáticos y los controles de dirección.
Conforme a estos conceptos se establece la siguiente clasificación:
Análisis que efectúa la dirección: Se refiere a los resultados que se obtienen, los
mismos que se analizan para compararlos con los con los resultados de los ejercicios de años anteriores, al igual que los presupuestos y las previsiones.
Gestión directa de funciones por actividades: Los comprometidos de las numerosas
ocupaciones o actividades que revisan los informes sobre resultados aprendidos.
Proceso de información: Se ejecuta una serie de controles para demostrar con
puntualidad y total autorización de las actividades comerciales.
Controles físicos: Es necesario que los equipos que se producen, las inversiones de carácter económico (financieras), la caja o tesorería, así como otros activos, se les efectúe de manera periódica un reconteo físicos, resultados que deberán ser comparados con los registrado en las fichas de control realizadas para el efecto..
Indicadores de rendimiento: Se realiza un examen prolijo compuesto de una serie de
datos tanto operativos como financieros, que una vez obtenido los resultados permiten establecer tareas correctivas, que mejoren el estado situacional de la empresa, este tipo de acciones son parte de las actividades de control interno.
18 Información y comunicación
(Coopers & Lybrand, 2010) Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante de un modo y en un plazo tal que permitan que cada uno de los que componen le entidad asuma sus compromisos, obligaciones y responsabilidades. Este tipo de información que se genera o produce, acumula información o incidencias financiera, operativas y de cumplimiento, necesarias para que a nivel directivo se tomen las medidas necesarias pare el correcto manejo de las actividades de la entidad o empresa. (Pág. 81)
(Fonseca, 2011) El componente Información y Comunicación, está conformado por los métodos y procedimientos diseñados por la organización para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras que, generalmente, se muestran en una estructura formalizada denominada estados financieros. (Pág. 107)
Información
(Fonseca, 2011) Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar estos datos. El término “sistemas de información” se utiliza generalmente para denominar el procesamiento de datos generados internamente, relativos a las transacciones, y, a las actividades operativas internas. (Pág. 83)
(Coopers & Lybrand, 2010) Todo proceso contable se concentra en la acumulación de saldos que se derivan de las transacciones realizadas y que al procesarse en un libro contable, por ejemplo, el Mayor General, se convierten en información financiera. (Pág. 108)
Calidad de la información
(Fonseca, 2011) La naturaleza, cuantía o calidad de la información que el sistema proporciones, tiene afectación directa en la toma de decisiones por parte de la dirección, decisiones que deben ser las más adecuadas al momento de administrar y dirigir las actividades de la empresa.
19 Contenido. Si esta está compuesta por toda la información pertinente, necesaria y
adecuada.
Oportunidad. Que se la haya obtenido o facilitado en el tiempo oportuno y requerido. Actualidad. Es preciso que este actualizada, con los registros y acontecimientos más
recientes
Exactitud. Debe de ser concisa y sobre todo precisa, sin inexactitudes Accesibilidad. La facilidad de obtención de los datos de la fuente precisa.
Comunicación
(Fonseca, 2011) La comunicación es inherente a los sistemas de información, es necesario que exista la comunicación más amplia, que aborde las expectativas y responsabilidades de las personas y los grupos, así como otras cuestiones importantes.
Comunicación Interna
(Fonseca, 2011) Al mismo tiempo que la información precisa para efectuar las actividades necesarias, es obtenida o recibida, todo el personal de la empresa, y sobre todos aquellos que tienen responsabilidades o situaciones de control a cargo, deben de entender la importancia de actividades y funciones que están implicadas con el control interno. Cada rol o puesto especifico, deberá ser especificado con Cada función concreta ha de especificarse con trasparencia, y cada individuo estará consciente la relevancia que tiene el sistema de control de interno, conociendo su funcionabilidad para que estén informado como debe desempeñarse y el compromiso responsable dentro del sistema.
20 Comunicación Externa
(Fonseca Luna, 2009) La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanas en general, se lleve a cabo de manera seguro, correcta y oportunidades, generando confianza e imagen positivas a la entidad. (Pág. 116)
(Fonseca, 2011) Además de buena comunicación interna, ha de existir una eficaz comunicación externa. Al disponer de líneas abiertas de comunicación, tanto proveedores como clientes aportarán información valiosa, que incidirán en la calidad y diseño de artículos que se producen, al igual de los servicios de la empresa, permitiendo que la entidad responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los clientes. (Pág. 89)
2.1.1.6. Monitoreo o Supervisión
(Fonseca, 2011) Un sistema de control interno, es preciso ser supervisado, esto quiere decir que deberá existir un seguimiento adecuado, que determine mediante evidencia que el sistema funcione convenientemente en el transcurrir del tiempo. Para conseguir ese objetivo es necesario actividades supervisadas continuamente, las que se evaluarán en forma periódica; este proceso se lo lleva a cabo durante las operaciones que se realizan, en las cuales están las acciones de control normales, como aquellas que son efectuadas por agentes externos, que examinan los procesos que se ejecutan, permitiendo evaluar riesgos y eficiencia en los mismos.
Supervisión Continua
21 Alcance y Frecuencia
(Fonseca, 2011) De acuerdo a la magnitud de los riesgos y de la importancia que se dé a los controles, variaría tanto la frecuencia como el alcance de una evaluación de control interno, con la que determinarán las acciones para disminuir los riesgos. De esta manera los controles intervendrán sobre los riesgos prioritarios y críticos a fin de reducirlos, actuando frecuentemente sobre un riesgo específico, para su disminución.
Una evaluación de control interno es un procedimiento normal de un proceso de auditoría interna, pero puede ser parte de un pedido especial por los administradores, sean estos: dirección general, filial o divisional. De igual manera, el trabajo que ejecute una auditoría externa, es un elemento con el que se puede analizar y establecer la eficacia que ha tenido, tiene o podrá tener un control interno. Efectivamente al combinar tanto la auditoria interna como la externa, da la posibilidad a la alta dirección que pueda efectuar los procedimientos evaluativos necesarios.
El proceso de evaluación
(Fonseca, 2011) Es un proceso que se lleva a cabo cuando se evalúa un sistema de control, aunque las técnicas y procedimientos varíen, se mantiene una misma norma o conducta durante el desarrollo evaluativo del sistema de control. Quien evalúa debe de tener conocimiento de cauda de cada actividad o acción de la empresa, departamento u unidad que sea objeto de evaluación del sistema de control interno. Es preciso que se conozca y se inicie con el funcionamiento del sistema de control, esto se refiere al conocimiento de su diseño, y de los procedimientos a efectuarse, lo que involucra personalizarse en esta actividad manteniendo dialogo y entrevista con el personal de la empresa, departamento o unidad donde se ejecute este proceso, incluyendo además la observación y verificación de la investigación que existe y tiene relación directa con la evaluación.
22 ocasiones se determinan controles adicionales que no se conocen por quienes describieron el sistema, debido a que no se encuentra los documentos que los relaciona, es la razón por lo que la conversación con el personal involucrado sean fluida y constante, revisando la información que se encuentra registrada relacionada con el cumplimiento de los controles.
Metodología
El proceso evaluativo del control interno está conformado con un buen grupo diverso de de metodologías, al igual que varias herramientas evaluativas, lo que incluye cuestionarios, hojas de control, técnicas cuantitativas, técnicas de flujogramas, objetivos relacionados con el control, que permita identificar cuáles son los objetivos genéricos que persigue el procedimiento del control interno.
Un gran número de entidades o empresas realizan lo que se conoce como “benchmarking” que no es otra cosa que la comparación de sus sistemas de control interno, con el de otras empresas o entidades similares en cuanto a funcionamiento y procedimiento.
Documentación
Al referirnos a la documentación base del sistema de control en una empresa, dependencia o unidad, esta tiene variaciones de acuerdo al tamaño y lo complejo que pueda ser, incluyendo otros aspectos que tienen relación la misma. Debido a esto empresas grandes y medianas en algunos casos cuentan manuales de descripción de puestos, de procedimientos, de documentación entre otros, al igual que organigramas formales, diagramas de flujo del sistema de documentación entre otras.
Algunos de estos controles son sencillos y sin documentación de soporte, pero los aplican en forma constante que tienen eficacia en los resultados, comprobándose que al igual que los controles que se documentan también resultan eficaces.
23 Plan de acción
Es necesario que para el plan de acción se consideren ciertas sugerencias elementales en consideración a lo que se va a realizar y de donde comenzar.
Establecer la trascendencia del proceso de evaluación, relacionado con las metas u objetivos que se pretende alcanzar en este proceso evaluativo.
Reconocer cuales de las actividades de supervisión que son normales y continuas, garantizan que el control interno sea eficiente y eficaz.
Examinar los resultados del trabajo evaluativo del control interno que hayan realizado tanto de los de auditoría interna, como de la externa, para deliberar sobre las conclusiones emitidas al final del proceso.
Determinar cuáles son las áreas prioritarias en las que se concentran el mayor riesgo ya sea por el componente del control interno, la unidad u otros, a fin de disponer inmediata atención.
Tomando en consideración lo antes descrito, se procede a la elaboración sistemática de evaluaciones donde se determinen actividades en corto y largo plazo.
Juntar al equipo de trabajo que realizará el proceso evaluativo, estableciendo con ellos el alcance y el plazo en tiempo, de igual manera con la el procedimiento metodológico y el conjunto de herramientas que se usaran durante el proceso, así mismo verificar y comprobar las conclusiones tanto de los auditores internos, como de los externos y de los entes públicos, a fin de establecer formalidades de presentación en las conclusiones y en la documentación que se emitirá al fin de la evaluación.
Mantener un constante seguimiento al proceso evaluativo, verificando su avance, como las conclusiones que se emitan.
Tener la certeza que sean las acciones precisas y necesarias las que se tomen, pudiendo modificar de ser preciso los resultados de evaluaciones anteriores de acuerdo a la situación.
Deficiencias
24 en la empresa o entidad, segundo con las evaluaciones precisas al sistema de control interno, y el otro a través de observaciones o comunicación de terceros.
Para referirse a un elemento o proceso del control interno que merece ser atendido, se lo hace con la expresión “deficiencia”, siendo esta deficiencia una falla percibida, que puede ser potencial o real, o más bien el momento oportuno para mejorar el sistema de control interno fortaleciendo ese elemento o proceso, a fin que no se afecte la obtención que persigue la empresa.
Fuentes de Información
Una de las mejores fuentes de información relativa a las deficiencias de control es el propio sistema de control interno. Las actividades de supervisión continua de una entidad, incluyendo las de gestión y supervisión diarias del personal, proporcionan la percepción de las personas directamente involucradas en las actividades de la entidad. El personal puede advertir aspectos de relevancia en tiempo real que pueden servir para identificar las deficiencias existentes rápidamente. Las evaluaciones puntuales del sistema de control interno constituyen otra fuente de detección de las deficiencias de control. Las evaluaciones realizadas por la dirección, los auditores internos u otros empleados pueden señalar áreas que necesiten mejoras.
¿Qué deficiencias se deben informar?
A la hora de responder esta interrogante, se puede decir que es necesario que se ponga en conocimiento de los directivos, todas aquellas deficiencias que puedan influir negativamente en la obtención de las metas propuestas de la empresa, a fin de que ellos puedan establecer los correctivos necesarios; es preciso que para que se determinen las deficiencias, realizar una proyección del posible impacto que pueda tener en la empresa
25 ¿Cómo evaluar la supervisión?
Al evaluar la supervisión se debe tomar en cuenta la supervisión continua y las evaluaciones consideradas puntuales en el sistema de control interno, detallando los principales aspectos los cuales servirán como punto referencial.
Supervisión continúa
Para la realización de esta actividad es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos e interrogantes:
¿Hasta dónde el empleado o personal de la empresa, en sus actividades diarias logra tener la certeza de que el sistema de control interno funciona correctamente?
¿Cuál es el grado de corroboración de la información obtenida de terceros, con la que se genera internamente?
Establecer periódicamente balances entre los registros de los importes que se registran en el sistema contable de la empresa, con los activos físico que posee.
Una fluida comunicación receptiva de parte de los directivos, prestando atención a las recomendaciones que emitan tanto el auditor interno y como externo, en relación a la manera de que el control interno mejore su proceso.
¿Cuál es el alcance que se obtiene de las reuniones que entregan información sobre la operación eficaz del control interno de la entidad?
Determinar si se efectúan periódicamente encuestas en las cuales el personal o empleado de la empresa, si conoce o entiende código de ética o conducta que posea la empresa.
2.1.2. Empresa
26 (Andrade, Diccionario de Economía, 2012) Es aquella entidad formada con un capital social, y que aparte del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o la prestación de servicios.
En la práctica, las empresas preocupadas por su avance financiero siempre optan por los recursos de estimar información, con el fin de proyectar la manera en que se puedan realizar las operaciones a futuro, sobre todos en estos tiempos, cuando al competencia establece un límite a aquellos negocios que afrontan muchos obstáculos, o carecen de información y que, por consiguiente, no pueden tomar decisiones oportunamente.
Una empresa es una organización dedicada a actividades con fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de los bienes o servicios de los demandantes.
2.1.2.1. Clasificación de las empresas
(Andrade, Diccionario de Economía, 2012) Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:
1.- Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de materias primas.
2.- Comerciales: (Andrade, Diccionario de Economía, 2012) Son intermediarios entre productor y consumidor, su función primordial es la compra – venta de productos terminados.
27 2.1.2.2. Empresas comerciales
(Andrade, Diccionario de Economía, 2012) Se trata de empresas intermediarias entre el productor y el consumidor en donde su principal función es la compra y venta de productos terminados aptos para la comercialización. Las empresas comerciales se pueden clasificar
2.1.2.3. Tipos de empresas
Públicas
Campiña y Fernández (2010). Se caracterizan porque su capital es público porque no persigue el beneficio económico, sino un beneficio social.
Franklin (2007). Aquella en que tanto la propiedad del capital, como su gestión y toma de decisiones están bajo el control gubernamental. Uno de los principales objetivos, pudiendo tener otros, como seguridad nacional u obtener ganancias. Las organizaciones estatales que tienen autonomía financiera no constituyen empresas públicas.
Privadas
Campiña y Fernández (2010). Es el resto de empresas que funcionan con capital privado y cuyo objetivo último es la obtención de beneficios.
Empresas agrícolas
Bertone (2012). La empresa es una unidad de producción cuyo objetivo es maximizar sus beneficios.
28 Actividad Agropecuaria: Kell y Boyton (2008). Se define como el desarrollo o proceso de explotación de la tierra y ganadería, caracterizado por la correlación que existe entre ellos, Esta correlación está dada porque los productos que genera la actividad agrícola, pueden utilizarse en la alimentación de las especies animales.
Empresa agropecuaria
Blanco, (2009). Organizaciones comerciales o grupos de personas que por su iniciativa o unión voluntaria se dedican a la explotación agrícola, persiguiendo objetivos encaminados a lograr el proceso de desarrollo agropecuario. El desarrollo de estas empresas implica la provisión y utilización de recursos renovables, pues en ellos está plasmado el esfuerzo que el hombre realiza mediante la aplicación de procedimientos diversos que hacen tomar de la naturaleza todos sus elementos sin cambiar su estructura para satisfacer necesidades.
2.1.3. Gestión
(Robbins, 2009) Gestión proceso con el cual toda entidad, empresa u organización asegura la obtención de recursos, al mismo tiempo que determina su eficaz y eficiente empleo, que tienen que ver con el cumplimiento de los objetivos establecidos. Buscando fundamentalmente que la empresa o entidad superviva y crezca, desde luego enmarcada en los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo estratégico que involucra a todos los niveles de responsabilidad de la organización. (p. 32)
Es la acción y el efecto de administrar o gestionar un negocio, a través de una gestión se llevarán a cabo diversas diligencias, trámites, los cuales, conducirán al logro de un objetivo determinado de un negocio. (Definicion ABC, 2015)
2.1.3.1. Gestión administrativa
29 Para (Van Den, 2012), es la acción que se desarrolla a base de una facultad concedida para el buen uso de los recursos disponibles de una entidad, con el propósito de alcanzar y ejercitar sus objetivos, mediante los mecanismos de la planificación, organización, dirección, coordinación y control como elementos del proceso administrativo.
Como lo define la (Real Academia Española, 2015), la administración es la acción de administrar, la misma que se realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto, es acción y efecto de administrar.
(Real Academia Española, 2015) A nivel administrativo, la gestión; consiste en brindar soporte administrativo en los procesos de las diferentes áreas o unidades funcionales que una entidad o empresa posee, con la finalidad de obtener resultados efectivos, que se reflejen en una gran ventaja competitiva revelada en los estados financieros, de la gestión administrativa depende el éxito que tenga una empresa.
2.1.3.2. Importancia de la gestión administrativa
Gestionar administrativamente tiene su importancia en el soporte que brinde en la empresa, sea al inicio de la misma o a su mantenimiento.
En todos los niveles de gobiernos el construir una sociedad económicamente mejor; es una tareas que se asume, donde normas sociales mejoradas y un gobierno más eficaz, deben ser los mecanismos para cumplir con ese objetivo.
30 2.1.3.3. Propósitos de la gestión administrativa
Una gestión administrativa se enmarca dentro de los siguientes propósitos:
Gestionar el sistema de información contable eficiente y confiable.
Detectar y anticipar las necesidades de financiamiento de la empresa, en algún caso, en otros seleccionar una combinación de fuentes de financiamientos que satisfaga estas necesidades de forma eficiente.
Analizar desde el punto de vista administrativo las decisiones de la empresa en cuanto a: inversiones, políticas – comerciales, políticas de crédito, precios de los productos, presupuestos, inherentes y relacionadas con la empresa
2.1.3.4. Elementos de gestión
Economía.- Se refiere al oportuno uso de los recursos de forma idónea, tanto en cantidad y calidad en el momento preciso, en el ámbito indicado, donde lo adquisitivo y productivo tenga un bajo costo, en relación a los programados por la entidad.
Eficiencia.- Hace referencia a la relación entre los recursos que se han consumido y la producción de bienes y servicios, expresándose como porcentaje comparando la relación insumo - producción de bienes y servicios.
Eficacia.- Es la relación de servicios y productos, los objetivos y metas programados. La eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos o metas que se había propuesto.
Ecología.- Relacionado con el impacto en el ambiente, lo componen las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión de un proyecto.
31 organización, la misma que se basa los deberes establecidos, en el código de ética, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.
2.1.3.5. Control de gestión
(Estupiñán G., 2010) El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de administración y de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño
2.1.4. Talento Humano
“La capacidad de la persona que entiende y comprende de manera inteligente la forma de resolver problemas en determinada ocupación, asumiendo sus competencias (habilidades, conocimientos y actitudes) destrezas, experiencias y aptitudes, estas capacidades se adquieren con el entrenamiento, la educación y la experiencia de cada uno y que lo hacen potencialmente productivo. Esto es la inversión que la empresa realiza en el entrenamiento del personal como medios para lograr el objetivo general de incrementar la productividad”.
(Chiavenato A. , 2013) Conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos de los cargos gerenciales relacionados con las personas, incluidos el reclutamiento, selección, capacitación, recompensas y evaluación del desempeño.
2.1.4.1. Manuales Administrativos
Definición de los Manuales
32 Objetivo de los manuales
(Universidad Rafael Landivar, 2011) Los manuales de organización permiten a las organizaciones, cumplir con los siguientes objetivos:
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Tipos de manuales
(Delgado, 2014) Se pueden elaborar distintos tipos de manuales de acuerdo a las necesidades de la empresa así:
Manuales de técnicas: Son aquellos que explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica.
Ejm: Manual para conectar un módulo de alimentación para una impresora.
Manual de actividades: Nos muestran todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo.
Ejm: Manual de inducción del personal
33 Ejm: Manual de descripción del cargo de un gerente
Manual de Políticas: Estos manuales documentan las guías de acción generales que tiene una empresa en diferentes áreas, enunciando las políticas en forma declarativa.
Ejm: Manual de prestaciones sociales
Manual de procedimientos y normas: Detallan los procedimientos que se realizan en la empresa, estableciendo normas y pautas a seguir para regular la actuación de los empleados.
Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario. Las normas detallan la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento, tienen carácter específico y no general.
2.1.4.2. Manual de procedimientos
(Dunkley & Torres, 2012) Se refiere a la documentación tecnológica que la entidad, dirección, área o departamento utiliza. En este manual se detallan los lineamientos, así como interrogantes que dan las pautas para la correcta administración de la empresa, dirección, área o departamento.
Al implementar un manual de procedimiento en una empresa, esté servirá para se asegure que el personal o empleados de la empresa, utilice de manera correcta los procedimientos administrativos allí indicados, con la finalidad de ejecutar sus labores conforme lo establecido.
34 2.1.5. GAD
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados (GAD) son instituciones descentralizadas que gozan de autonomía política, administrativa y financiera, y están regidos por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad, interterritorial, integración y participación ciudadana. Los GAD están organizados de la siguiente manera:
- GAD Regionales - GAD Provinciales - GAD Cantonales - GAD Parroquiales
2.1.5.1. GAD Cantonales
Este nivel de gobierno de carácter cantonal se encarga de planificar y ejecutar obras públicas, además de otros servicios. Los GAD cantonales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera; están integrados por las funciones de Participación Ciudadana, Legislación y Fiscalización, y Ejecutiva.El Alcalde o Alcaldesa son elegidos mediante votación popular, así como los Concejales y Concejalas, y de entre ellos se elige al Vicealcalde o Vicealcaldesa.
Entre sus responsabilidades están:
Establecer el régimen de uso del suelo y urbanístico, para lo cual determina las condiciones de urbanización, parcelación, lotización, división o cualquier otra forma de fraccionamiento de conformidad con la planificación cantonal, asegurando porcentajes para zonas verdes y áreas comunales.
Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de los derechos y la gestión democrática de la acción municipal.
35 realizar en forma permanente el seguimiento y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las metas establecidas.
Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la Constitución y la ley, prestar los servicios públicos y construir la obra pública cantonal correspondiente, con criterios de calidad, eficacia y eficiencia, observando los principios de universalidad, accesibilidad, regularidad, continuidad, solidaridad, interculturalidad, subsidiariedad, participación y equidad.
2.1.6. CONSTITUCIÓN DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR CAPÍTULO QUINTO
Función de Transparencia y Control Social Sección primera Naturaleza y funciones
Art. 204.- El pueblo es el mandante y primer fiscalizador del poder público, en ejercicio de su derecho a la participación.
La Función de Transparencia y Control Social promoverá e impulsará el control de las entidades y organismos del sector público, y de las personas naturales o jurídicas del sector privado que presten servicios o desarrollen actividades de interés público, para que los realicen con responsabilidad, transparencia y equidad; fomentará e incentivará la participación ciudadana; protegerá el ejercicio y cumplimiento de los derechos; y prevendrá y combatirá la corrupción.
La Función de Transparencia y Control Social estará formada por el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General del Estado y las superintendencias. Estas entidades tendrán personalidad jurídica y autonomía administrativa, financie ra, presupuestaria y organizativa.
36 realizar un nuevo proceso de designación. En ningún caso la Función Legislativa podrá designar al reemplazo.
Sus máximas autoridades deberán ser ecuatorianas o ecuatorianos en goce de los derechos políticos y serán seleccionadas mediante concurso público de oposición y méritos en los casos que proceda, con postulación, veeduría e impugnación ciudadana.
Sección tercera
Contraloría General del Estado
Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Art. 212.- Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las que determine la ley:
1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la Fiscalía General del Estado.
3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones. 4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.
Sección tercera
Servidoras y servidores públicos
